Chuyên đề Một số vấn đề hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị

gửi Ngân hàng Sổ tài sản cố định Thẻ tài sản cố định Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm Thẻ kho Sổ chi tiết tiền vay Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua Sổ chi phí sản xuất kinh doanh Thẻ tính giá thành sản phẩm dịch vụ. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số loại sổ chi tiết khác nhằm phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh do công ty tự thiết kế đã được sự đồng ý của Bộ tài chính như là sổ chi tiết bao bì… 1.4.6. Đặc điểm hệ thống báo cáo tài chính Các báo cáo tài chính của công ty được lập tuân thủ theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 về chế độ báo cáo tài chính. Định kỳ theo quý, năm, phó phòng kế toán lập các báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước dưới sự giám sát chỉ đạo của kế toán trưởng. Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN): Công ty sử dụng theo đúng mẫu để lên báo cáo. Đối với các chỉ tiêu không sử dụng công ty để trống trên báo cáo. Các chỉ tiêu này thường bao gồm các mã số 120, 134, 135, 210, 240, 251, 262, 331, 412, 417, 418, 419, 420, 430 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B02-DN): Công ty sử dụng theo mẫu quy định. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B03-DN): Công ty sử dụng theo mẫu quy đinh. Có nhiều mã số thường có ghi giá trị 0 trên báo cáo gồm: 25, 31, 32, 61 Thuyết minh báo cáo tài chính: Bản thuyết minh theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Việc lập các báo cáo trên của công ty được thực hiện vào cuối tháng, quý kỳ kế toán (cuối năm tài chính). Một số báo cáo quản trị phục vụ nội bộ doanh nghiệp: Do yêu cầu quản lý doanh nghiệp, phòng kế toán lập 1 số báo cáo quản trị phục vụ đắc lực cho công tác quản lý tài chính tại công ty. Các báo cáo quản trị cung cấp thông tin về tình hình công nợ, khả năng thanh toán, dự kiến các chi phí phát sinh. Bao gồm: Báo cáo thanh toán tạm ứng; Báo cáo về công nợ của khách hàng; Báo cáo về tình hình sử dụng hoá đơn, Báo cáo dự toán các chi phí theo tháng... Các báo cáo này phục vụ cho công tác kế hoạch là chính. 1.4.7. Phần hành kế toán máy đang đươc sử dụng tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Hiện tại công ty đang sử dụng phần hành kế toán máy ADVAN ACCOUNTING là phần hành kế toán máy do công ty tự thiết kế nên phù hợp với hoạt động của công ty. ADVAN ACCOUNTING gồm các phân hệ sau: Hệ thống Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ phải thu Kế toán công nợ phải trả Kế toán tiền mặt Kế toán tiền gửi ngân hàng Kế toán chi phí và giá thành Kế toán nguyên vật liệu Kế toán công cụ dụng cụ Kế toán tài sản cố định Kế toán bán hàng Sơ đồ 1.5. Trình tự xử lý số liệu của phần mềm kế toán ADVAN ACCOUNTING Chứng từ, tài liệu (về nghiệp vụ kinh tế) Nhập dữ liệu vào máy(nhập các thông tin trên chứng từ) Khai báo các yêu cầu với máy Máy tự xử lý thông tin Lập báo cáo sổ sách theo yêu cầu Quy trình xử lý số liệu của phần mềm kế toán ADVAN ACCOUNTING Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ Chứng từ kế toán Nhập chứng từ vào các phân hệ nghiệp vụ tương ứng Các tệp nhật ký chứng từ Chuyển sang sổ cái các TK Tệp sổ cái các TK Lên báo cáo Báo cáo kế toán, sổ sách kế toán. Trước khi sử dụng phần mềm kế toán phải khai báo các tham số hệ thống và hệ thống các danh mục cho phân mềm. Trong quá trình sử dụng cũng có thể khai báo thêm hoặc khai báo lại cho phù hợp với công việc kế toán, đúng với chính sách chế độ kế toán của Nhà nước. CHƯƠNG - 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Một số đặc điểm của nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Một trong những điều kiện thiết yếu của quá trình sản xuất là nguyên vật liệu, nguyên vật liệu được thể hiện dưới dạng vật chất chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và giá trị của nó được chuyển dịch ngay vào giá trị của thành phẩm. Tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị do đặc điểm là công ty sản xuất bánh kẹo, các mặt hàng thực phẩm nên nguyên vật liệu chính mà công ty sử dụng cũng mang tính đặc thù riêng: các loại đường, bột mỳ, tinh dầu, mạch nha, bơ, sữa, các loại gia vị….Với khối lượng sản phẩm sản xuất hàng năm hơn 8000 tấn sản phẩm, với nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau, nên nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng. về chủng loại và yêu cầu về nguyên vật liệu cũng rất phức tạp. Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là hàng thực phẩm mang tính thời vụ và phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện thời tiết và công tác sản xuất của ngành nông nghiệp. Nguyên vật liệu công ty sử dụng có thời gian sử dụng ngắn yêu cầu bảo quản cao, nếu để quá hạn hoặc bảo quản không tốt sẽ bị biến đổi tính chất do đó làm ảnh hưởng tới chất lượng của sản phẩm, qua đó sẽ ảnh hưởng tới uy tín của công ty. Do đặc điểm của sản xuất nông nghiệp tại nước ta mang tính thời vụ, không ổn định chịu ảnh hưởng nhiều của thời tiết nên chất lượng và sản lượng của nguyên vật liệu mà công ty thu mua cũng không được ổn định. Mặt khác giá cả nguyên vật liệu cũng thay đổi theo thời vụ và thay đổi theo năm, trong khi đó quá trình sản xuất của công ty thì luôn phải diễn ra liên tục không thể để gián đoạn, do đó công ty cần phải có kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên vật liệu linh động và phù hợp với thực tế. Ngoài ra số lượng, chủng loại nguyên vật liệu của công ty rất đa dạng, nguyên vật liệu là các chất hữu cơ rất dễ bị phân huỷ, chịu ảnh hưởng nhiều bởi điều kiện môi trường bảo quản nên mỗi loại nguyên vật liệu cần phải có điều kiện bảo quản cẩn thận đúng tiêu chuẩn và có khoa học. 2.2. Đặc điểm công tác quản lý và thu mua nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao !ấp Hữu Nghị Quản lý nguyên vật liệu là một khâu rất quan trọng trong quá trình sản xuất, quản lý tốt các ihâu thu mua, dự trữ, và sử dụng tốt nguyên vật liệu sẽ làm tăng chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí giảm giá thành và do đó làm tăng lợ) nhuận của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất sản phẩm nên công tác quản lý và thu mua nguyên vật liệu tại công ty được thực hiện rất kỹ càng. Các kế hoạch về thu mua, dự trữ được công ty chuẩn bị cận thận , hợp lý và có hiệu quả. Đối với khâu thu mua nguyên vật liệu: Do đặc điểm nguyên vật liệu của công ty là sản phẩm của sản xuất nông nghiệp, có tính thời vụ nên các kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dựng trên kế hoạch sản xuất và tình hình thực tế về nông nghiệp, các kế hoạch không chỉ được lập cho một tuần, tháng mà phải được lập cho cả năm. Hàng tháng, quý, năm dựa vào khả năng sản xuất và khả năng tài chính của công ty, căn cứ vào định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các loại sản phẩm, công ty xây dựng kế hoạch thu mua và thực hiện công tác thu mua Jguyên vật liệu cho sản xuất. Nguyên vḭt li᳇u trưồc khi thu mua v` trước khi nhập kho đều đİợ# kiểm tra chặt chᚽ bởi phòng KCS về tất cả các mặt chủng loại, số lượng, chất lượng… Đốh với khâu bẢo quản: công ty có khối lượng nguyên vật liệu lớn và phần lớn là hàng thực phẩm dễ hỏng, khó bảo quản nên khâu bảo quản āược công ty rất chú trọng. Tai mỗi cơ sở sản xuất công ty đều xây dựng kho bảo quản nguyên vật liệu cạ.h các phbn xưởng sản xuất. Các kho nguyên vật liệu đảm bảo đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, có đầy đủ phương tiện thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu trong kho được sắp xếp gọn gàng, có quy tắc thuận lợi cho việc nhập xuất nguyên vật liệu. Mỗi kho có trưởng kho trực tiếp quản lý công việc tại kho và các nhân viên kho phục vụ cho công tác bảo quản nguyên vật liệu và công tác nhập xuất nguyên vật liệu. Tại kho công ty có trang bị hệ thống thiết bị như máy tính, máy in… phục vụ cho công tác bảo quản nguyên vật liệu và hỗ trợ công việc cho các nhân viên kho. Đối với khâu sản xuất: Nguyên vật liệu được đưa vào sản xuất đều đã được kiểm tra chất lượng bởi phòng KCS của công ty. Nguyên vật liệu đưa vào sử dụng theo đúng định mức đã được lập và nhu cầu sản xuất, thường không có hiện tượng xuất thừa hoặc thiếu do các khâu từ xây dựng định mức tới việc xuất nguyên vật liệu và sản xuất được tổ chức chặt chẽ và có khoa học. Tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xưởng được theo dõi chặt chẽ và được phòng kế hoạch vật tư tổng hợp lại, từ đó xây dựng nên định mức sử dụng nguyên vật liệu đối với từng sản phẩm và từng phân xưởng. Công ty cũng có chính sách khuyến khích việc tiết kiệm nguyên vật liệu mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Đối với khâu dự trữ: Để tránh sự biến động của thời tiết và giá cả thị trường không làm gián đoạn quá trình sản xuất, công ty xây dựng định mức dự trữ đối với từng loại vật tư dựa trên kế hoạch sản xuất và nhu cầu sản xuất thực tế đối với từng loại sản phẩm và từng phân xưởng. Đặc biệt đối với các loại nguyên vật liệu mang tính thời vụ thì thường có kế hoạch dự trữ cho cả năm. Phân loại nguyên vật liệu tại công ty Do sự đa dạng, và khối lượng nguyên vật liệu tại công ty rất lớn nên việc phân loại nguyên vật liệu là rất quan trọng, nó không chỉ để phục vụ cho nhu cầu sản xuất mà còn phục vụ cho nhu cầu quản lý, nhất là đối với công tác bảo quản nguyên vật liệu. Tại công ty, nguyên vật liệu được phân loại như sau: Nguyên vật liệu chính: Bao gồm: đường, sữa, bột mỳ, bột gạo, mạch nha, thịt lợn… đây chính là cơ sở vật chất chính cấu thành nên sản phẩm. Công ty có hơn 300 loại nguyên vật liệu chính. Vật liệu phụ: Bao gồm Các loại bao gói để đóng gói sản phẩm, các loại hương liệu, nhãn mác, chất chống ẩm, phẩm màu…Các vật liệu này vừa tạo thêm hương vị, màu sắc giữ được cho sản phẩm lâu hỏng, tạo hình thức bên ngoài của sản phẩm, nâng cao tính năng và mẫu mã cho sản phẩm. Các loại nhiên liệu: Bao gồm than, dầu Diezel, gas, dầu…dùng cho các loại máy móc trong phân xưởng, Các phụ tùng thay thế để sửa chữa: Bao gồm pin, dây curoa, bánh răng, bulong… dùng để thay thế và sữa chữa các bộ phận của máy móc khi có hiện tượng hư hỏng nhằm tránh sự gián đoạn của quá trình sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. Phế liệu thu hồi: Bao gồm thùng cactong, bao bì hỏng… Đây là các loại nguyên vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất Tính giá nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Công tác tính giá nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị được thực hiện theo Chuẩn mực kế toán 02 – Hàng tồn kho, nguyên vật liệu tại công ty được xác định giá trị theo giá thực tế Đối với nguyên vật liệu nhập kho Tất cả nguyên vật liệu của công ty đều là do mua ngoài, do đó căn cứ tính giá là các hoá đơn mua hàng, hoá đơn vận chuyển…Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá trị nguyên vật liệu không bao gồm thuế GTGT. Giá trị thực tế nguyên vật liệu mua nhập kho được xác định như sau: Giá thực tế NVL mua ngoài nhập kho = Giá mua chưa có thuế GTGT + Chi phí thu mua thực tế phát sinh - Các khoản được giảm trừ Trong đó: Giá mua chưa có thuế GTGT: là giá được ghi trên hoá đơn mua hàng. Chi phí thu mua thực tế phát sinh: là các chi phí phát sinh trong quá trình mua nguyên vật liệu nhập kho: chi phí bốc dỡ, chi phí vận chuyển… Các khoản được giảm trừ : là giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại… Ví dụ: Theo hoá đơn số 0089867 ngày 14/1/2008 công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị mua 200 Kg Super Rise SSL của công ty TNHH TM-DV Nam Giang với giá 61.198,00 đồng / Kg ( giá chưa có thuế GTGT), hoá đơn mua hàng có kèm theo vận đơn với giá chưa thuế là 600.000,00. Như vậy, giá của lô hàng trên là: 200* 61.198 +600.000 = 12.839.600.000 Đối với nguyên vật liệu xuất kho Hiện tại công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền theo tháng. Hàng ngày, khi xuất kho nguyên vật liệu kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng, đến cuối tháng mới tiến hành xác định đơn giá bình quân và giá trị thực tế xuất kho. Đơn giá và giá thực tế xuất kho được xác định theo công thức sau: Giá đơn vị bình quân NVL xuất kho = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ số lượng thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho * Giá đơn vị bình quân NVL xuất kho Ví dụ: Vào cuối tháng 11 năm 2008, số liệu về nguyên vật liệu bột mỳ của công ty như sau: Biểu số 2.1. Tính giá NVL xuất kho Chỉ tiêu Số lượng(kg) Đơn giá Thành tiền Tồn đầu tháng 2.000 7,500 15.000 Nhập trong tháng 8.525 7,450 63.511,25 Cộng tồn và nhập trong tháng 10.525 78.511,25 Giá đơn vị bình quân trong tháng Xuất dùng trong tháng 9.030 7,4595 67.359,285 Nhờ sử dụng phần mềm kế toán máy nên công việc tính giá nguyên vật liệu tại công ty trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu nhập các chứng từ : Hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… vào máy. Cuối tháng, máy tính sẽ tự động tính ra giá bình quân cả tháng của từng danh điểm nguyên vật liệu theo công thức trên, như vậy độ chính xác sẽ cao hơn và giảm bớt sự phức tạp cho kế toán nguyên vật liệu. Tổ chức chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ vật tư tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Các chứng từ về nhập kho nguyên vật liệu Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và kế hoạch dự trữ NVL, công ty sẽ tiến hành tìm hiểu về thị trường, tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp, ký kết hợp đồng mua bán nguyên vật liệu và nhập kho. Các chứng từ được sử dụng: Đối với hoá đơn mua hàng, thường là hoá đơn GTGT do nhà cung cấp giao, công ty giữ liên thứ 2 (hoá đơn đỏ) có ghi đầy đủ các thông tin cần thiết theo mẫu của bộ tài chính đã ban hành, tuy nhiên công ty cũng có mẫu hóa đơn trên phần mềm kế toán của công ty, khi nhận được hóa đơn, kế toán nguyên vật liệu sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào màn hình nhập liệu. Mẫu hóa đơn trên phần mềm kế toán của công ty như sau: Biểu số 2.2. Mẫu hóa đơn nhập hàng Biểu số 2.3. Hóa đơn mua hàng Biếu số 2.2: Hóa đơn mua hàng HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 14 tháng 11 năm 2008 Mẫu số: 01 GTKT-3LL AA/2008N 0089878 CTY TNHH TM-DV NAM GIANG 133/11 Hồ Văn Huệ - P9 – Q.PN MST: 0301442146-1 Số TK: 102010000110460-NH CÔNG THƯƠNG CN2-TP HCM Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty CP bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Địa chỉ: 122 Định Công, Q. Hoàng Mai, Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: ….TM/CK……MS 01 021009239 STT Tên hàng hoá,dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Super Rise SSL (25kg/carton) Tỷ giá: 17,65 Kg 300 61.198 18.359.400 Cộng tiền hàng 18.359.400 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT 1.835.940 Cộng tiền thanh toán 20.195.340 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu một trăm chín mươi lăm nghìn ba trăm bốn mươi đồng chẵn Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Trước khi nhập kho, nguyên vật liệu còn phải được kiểm tra về chất lượng, mẫu mã, số lượng…, đối chiếu với hợp đồng mua hàng và hoá đơn GTGT bởi phòng KCS của công ty. Việc kiểm nghiệm về nguyên vật liệu được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu số ). Nếu vật tư đủ tiêu chuẩn sẽ tiến hành cho nhập kho. Biếu số 2.4. Biên bản kiểm nghiệm C.TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ BM-KS.03.01-BBKN PHÒNG KỸ THUẬT SỐ: 23/11 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (Vật tư, sản phẩm, hàng hóa) Ngày…14… tháng….11 năm 2008 Căn cứ HĐ số …………..ngày …24... tháng… 11… năm 2008 Của đơn vị…….CTy TNHH TM - DV Nam Giang …………………………………….. Chúng tôi tiến hành kiểm nghiệm và nghiệm thu các loại: STT Tên nhãn hiệu hàng hóa Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Số lượng kiểm nghiệm Kết quả kiểm nghiệm Lượng đúng quy cách Lượng sai quy cách Super Rise SSL (25kg/carton) Kg 300 KCS ĐẠI DIỆN BÊN GIAOHÀNG _ Căn cứ vào hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư công ty tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu sẽ căn cứ vào các chứng từ trên viết phiếu nhập kho (Biểu số ). Phiếu nhập kho nguyên vật liệu có thể được lập cho nhiều nguyên vật liệu cùng loại trong cùng một lần nhập. Các thông tin trên phiếu nhập kho được thực hiện theo đúng quy định của bộ tài chính. Chủ yếu do kế toán nguyên vật liệu nhập các thông tin về nguyên vật liệu nhập kho lên phần mềm kế toán máy và in thành 3 liên. Liên 1 lưu tại phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán chi tiết Liên 2 thủ kho giữ và là căn cứ ghi vào thẻ kho Liên 3 phòng kế hoạch vật tư giữ Sau khi nhập liệu các chứng từ, các hóa đơn, các thông tin có liên quan trên phần mềm kế toán của công ty ta có ví dụ về nhập kho nguyên vật liệu tại ông ty trên màn hình nhập liệu sau: Biếu số 2.5. Hóa đơn nhập hàng (nhập dữ liệu về PNK trên máy) Biếu số 2.6. Phiếu nhập kho nguyên vật liệu Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 Mẫu số 01-VT (Ban hành theo QĐ số: 115/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Số: PNK 160309-006 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 14 tháng 11 năm 2008 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Hồng Phương – Vũ Thị Như Ngọc Lý do nhập: Phiếu nhập kho Nhập tại kho: Kho nguyên liệu STT Tên,nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Super Rise SSL (25kg/carton NL0404 Kg 300 61.198 18.359.400 Cộng 18.359.400 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười tám triệu ba trăm năm mươi chín ngàn bồn trăm đồng chẵn Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Các chứng từ xuất kho nguyên liệu Khi các phân xưởng có nhu cầu sử dụng vật tư (khi tiến hành sản xuất) sẽ lập Giấy đề nghị cấp vật tư. Căn cứ vào nhu cầu cụ thể như là : loại vật tư sử dụng, số lượng sử dụng… các phân xưởng sẽ ghi vào Giấy đề nghị cấp vật tư và nộp cho ban giám đốc. Ban giám đốc công ty sẽ xem xét nhu cầu và Giấy đề nghị cấp vật tư, căn cứ vào định mức sử dụng vật tư sẽ quyết định cho xuất hay không cho xuất vật tư. Nếu yêu cầu sử dụng vật tư là hợp lý sẽ đồng ý cho xuất vật tư. Việc xuất kho nguyên vật liệu cho các phân xưởng sản xuất là theo định mức do phòng kế hoạch vật tư đã xác định, các phân xưởng sẽ căn cứ vào định mức và kế hoạch sản xuất để lập Giấy đề nghị cấp vật tư. Sau khi nhận được sự phê duyệt của ban giám đốc công ty, các phân xưởng sẽ gửi Giấy đề nghị cấp vật tư cho phòng kế toán, kế toán nguyên vật liệu sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho và có sự xét duyệt của Kế toán trưởng. Phiếu xuất kho được lập 3 liên theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Liên 1: được lưu tại phòng kế toán và là căn cứ để kế toán nguyên vật liệu ghi sổ chi tiết và các phân hệ kế toán khác như xác định chi phí và tính giá thành. Liên 2: lưu tại kho, do thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho. Liên 3: lưu tại phòng kế hoạch vật tư làm căn cứ xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu và các vấn đề phục vụ nhu cầu quản lý. Biếu số 2.7. Phiếu xuất kho nguyên vật liệu Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 Mẫu số 01-VT (Ban hành theo QĐ số: 115/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC Số: PNK 160309-006 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 22 tháng 11 năm 2008 Họ tên người nhận hàng: …………………………… Lý do xuất kho: Phiếu xuất kho Xuất tại kho: Kho nguyên liệu STT Tên,nhãn hiệu,quy cách,phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Sorbate NL0133 Kg 100 70.830 7.083.000 2 Acid Sorbic NL0139 Kg 100 68.796 6.879.600 Cộng 13.962.600 Tổng số tiền(viết bằng chữ): Mười ba triệu chín trăm sáu mươi hai nghìn sáu trăm đồng Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Kế toán sẽ tiến hành nhập liệu các vấn đề liên quan đến xuất kho, như là phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, mã hàng hóa xuất kho trên màn hình nhập liệu của phần mềm kế toán máy của công ty. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo cao cấp Hữu Nghị Trong công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty đang được thực hiện đồng thời tại kho và tại phòng kế toán theo phương pháp thẻ song song. Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song tại công ty được khái quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu THẺ KHO PHIẾU NHẬP KHO SỔ CHI TIẾT NVL PHIẾU XUẤT KHO BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NVL KẾ TOÁN TỔNG HỢP : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Tổ chức hạch toán tại kho: Công ty mở thẻ kho cho tất cả các danh điểm nguyên vật liệu chính và phản ánh các nghiệp vụ nhập - xuất vật tư vào thẻ kho hàng ngày căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, ngay khi có nghiệp vụ nhập - xuất vật tư. Trên thẻ kho không phản ánh giá trị của nguyên vật liệu xuất - nhập mà chỉ phản ánh về mặt số lượng của vật tư nhập vào, xuất ra hay tồn kho. Biểu số 2.8. Thẻ kho nguyên vật liệu CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/01/2008 Tên vật liệu: …………….Super Rise SSL (25kg/carton)……… Trang: Quy cách phẩm chất:……………….. Đơn vị tính: Kg Cộng 0 120 CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ LƯỢNG Ghi chú Ngày tháng Số hiệu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất 31/10 Tồn đầu 120 14/11 0089878 Nhập kho 300 420 14/11 0045986 Xuất sx LK 150 270 18/11 0045996 Xuất sx LK 170 100 22/11 0089920 Nhập kho 200 300 …… ……. ……….. …….. …….. 30/11 004621 Xuất sx LK 120 100 Đối với các nghiệp vụ nhập kho: căn cứ vào PNK thủ kho dựa vào cột số lượng thực nhập ghi vào thẻ kho, mỗi phiếu ghi vào một hàng trên thẻ kho. Thủ kho phải ghi đầy đủ các thông tin như ngày tháng, số hiệu chứng từ, nội dung … Đối với các nghiệp vụ xuất kho: căn cứ vào số lượng vật tư thực xuất và căn cứ vào PXK, phiếu yêu cầu xuất vật tư… thủ kho ghi đầy đủ các thông tin như ngày tháng, số hiệu chứng từ, số lượng xuất kho, tồn… Mỗi lần xuất ghi vào một hàng trên thẻ kho. Cuối tháng, thủ kho cộng trên thẻ kho số lượng vật liệu thực nhập và thực xuất để tính ra số tồn kho cho mỗi loại nguyên vật liệu để đối chiếu với kế toán nguyên vật liệu trên sổ chi tiết vật tư về mặt số lượng. Đồng thời thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ về nhập kho, xuất kho và chuyển lên phòng kế toán để kế toán nguyên vật liệu làm căn cứ ghi sổ. Định kỳ, kế toán nguyên vật liệu xuống kho kiểm tra việc ghi chép vào thủ kho và ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời, thủ kho còn phải lập Bảng Xuất – Nhập nguyên liệu. Đây là cơ sở để phòng kế hoạch vật tư tính ra định mức đối với từng loại nguyên vật liệu. Bảng Xuất – Nhập nguyên vật liệu phải có sự xác nhận của thủ kho ( người giao nguyên vật liệu ) người nhận nguyên vật liệu , thủ kho nhận (người nhận nguyên vật liệu ) và người giao Biểu số 2.9. Bảng Xuất- nhập nguyên vật liệu CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ PHÒNG KẾ HOẠCH – VẬT TƯ Mẫu số : PX-CT-01 Lần ban hành: 01 Ngày :01/01/2008 Số : 233 BẢNG XUẤT-NHẬP NGUYÊN LIỆU BÁNH MỲ STAFF… Ngày 14/11/2008 Ca sản xuất : I Thu Quản đốc phân xưởng : A.Thắng Loại bánh Mỳ ruốc staff Mỳ D.d ưỡng Mỳ lucky Mẻ bột 35,0 0,0 0,0 Mẻ nước sốt 13,0 0,0 0,0 Stt Danh mục ĐVT Xuất KH Bổ sung lần 1 Bổ sung lần 2 Bổ sung lần 3 Nhập lại Thực sản xuất Ghi chú 1 Đường RS Kg 260,8 0 0 0 0 2 Ruốc Kg 80,5 18,2 0,3 … ……….. …. …. … … … … … … Lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho giao (ký, ghi rõ họ tên) Người nhận (ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho nhận (ký, ghi rõ họ tên) Người giao (ký, ghi rõ họ tên) Nhận bổ sung (ký, ghi rõ họ tên) Tổ chức kế toán tại phòng kế toán Hàng ngày, khi nhận được PNK, PXK kế toán nguyên vật liệu tiến hành ghi sổ kế toán. Công việc ghi sổ được thực hiện như sau: Bước 1: Kiểm tra danh điểm vật tư xem đã cập nhập thông tin về vật tư hay chưa ( nếu là PNK). Nếu chưa có thì tiến hành khai báo vật tư mới vào danh mục vật tư mới. Bước 2: Nhập dữ liệu từ PNK, PXK… vào máy vi tính. Quy trình nhập dữ liệu như sau: Sơ đồ 2.2. Quy trình nhập dữ liệu nghiệp vụ vật tư Từ PNK và hóa đơn mua hàng… kế toán ghi vào Bảng kê chi tiết nhập vật liệu nhằm theo dõi tình hình nhập nguyên vật liệu trong tháng cả về mặt giá trị và số lượng. Biểu số 2.10. Bảng kê chi tiết nhập vật liệu Đơn vị: CÔNG TY CP BÁNH KẸO CAO CẤP HỮU NGHỊ Địa chỉ: Định Công-Hoàng Mai-Hà Nội Mã số thuế:0102109239 Điện thoại: 043 643362 BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP VẬT LIỆU Tháng 11 năm 2008 Kho: Nguyên liệu Đơn vị tính: Đồng STT Chứng từ Tên hàng hóa vật tư Đơn vị tính Nhập Ngày tháng Số hiệu Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 1/11 1 Bột nở Kg 2.000 4.500 9.000.000 2 3/11 6 Bột mỳ Kg 18.000 6.500 117.000.000 …. …. …. ……… ….. ….. ….. …… Cộng Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán (Ký, họ tên) Mỗi nghiệp vụ nhập vật tư được phản ánh trên một dòng và phản ánh đầy đủ các thông tin theo trình tự ngày tháng. Từ PXK và các chứng từ có lien quan kế toán ghi vào Bảng kê chi tiết xuất vật tư nhằm theo dõi tình hình nhập vật tư trong cả tháng chỉ về mặt số lượng, cuối tháng khi tính được đơn giá xuất thì kế toán m