Chuyên đề Một số vấn đề về công tác hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại xí nghiệp chế biến thủy đặc sản số 10 Đà Nẵng

Phương pháp hạch toán: * Hạch toán tiền Việt Nam gởi ngân hàng: 1. Thu tiền bán hàng bằng Sec, bằng chuyển khoản qua Ngân hàng (đã nhận được giấy báo có): Nợ TK 112 Có TK 511 2. Thu từ các hoạt động tài chính, hoạt động bất thường bằng chuyển khoản qua ngân hàng (đã nhận được giấy báo có): Nợ TK 112 Có TK 711,721 3. Thu hồi các khoản nợ bằng chuyển khoản (nhận được giấy báo có của NH): Nợ TK 112 Có TK 131,136,138... 4. Thu hồi các khoản đầu tư bằng chuyển khoản: Nợ TK 112 Có TK 121,221,222... 5. Rút tiền gởi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt: Nợ TK 111 Có TK 112 6. Rút (chuyển) tiền gởi ngân hàng mua vật tư, hàng hóa, tài sản ...: Nợ TK 152,156,211 Có TK 112 7. Chuyển tiền gởi ngân hàng trả nợ: Nợ TK 311,331,333 Có TK 112 8. Chuyển tiền gởi ngân hàng đi đầu tư: Nợ TK 221,222,128... Có TK 112 9. Cuối tháng số liệu của đơn vị khác số liệu ngân hàng -> ghi theo số liệu của ngân hàng, sang tháng sau tìm nguyên nhân giải quyết: a. Nếu số liệu của ngân hàng > số liệu trên sổ kế toán của đơn vị: a1. Nợ TK 112 Có TK 338 (3381) Sang tháng sau tìm nguyên nhân điều chỉnh : a2. Nợ TK 338 (3381) Có TK 721 Chênh lệch b. Nếu số liệu của ngân hàng < số liệu trên sổ kế toán của đơn vị: b1. Nợ TK 138 (1381) Có TK 112 Chênh lệch Sang tháng sau tìm nguyên nhân điều chỉnh : b2. Nợ TK112 Có TK138 (1381) SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TIỀN GỞI NGÂN HÀNG TK 112 TK 111 TK 511 (1) TK 711,721 (2) TK 136,138 (3) TK 121,222 (4) TK 721 9(b2) TK 338 TK 152,153 (5) (6) TK 331,333 TK 221,222 (7) (8) 9 (a1) TK 138 9(b1) 9 (a2) Phần II TÌNH HÌNH THỰC TẾ VÀ HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ VỐN BẰNG TIỀN Ở XÍ NGHIỆP 10 A. KHÁI QUÁT CHUNG TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SẢN XUẤT Ở XÍ NGHIỆP CHẾ BIỂN THỦY ĐẶC SẢN SỐ 10 ĐÀ NẴNG: I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN Ở XÍ NGHIỆP: 1. Quá trình hình thành và phát triển ở Xí nghiệp: Do nhu cầu khách quan của sự phát triển ngành thủy sản miền Trung và hòa vào quá trình đổi mới, phát triển kinh tế của đất nước. Ngày 30/10/1986 xí nghiệp Chế biến Thủy đặc sản số 10 Đà Nẵng chính thức được thành lập theo quyết định số 360QĐ-TC của Giám đốc công ty XNK Thủy sản Việt Nam. Cũng theo quyết định này, Xí nghiệp Chế biến Thủy đặc sản số 10 là đơn vị thành viên của Công ty Xuất nhập khẩu Thủy sản miền Trung, được công ty giao vốn, tài sản, lao động. Xí nghiệp được quyền tự chủ và chịu trách nhiệm trong mọi lĩnh vực sản xuất kinh doanh theo chức năng nhiệm vụ công ty giao và hoạt động theo định mức hướng điều hành thống nhất của giám đốc công ty. Tiền thân của xí nghiệp 10 chỉ là phân xưởng thu gom tái chế hàng khô. Vì thế sau hơn 1 năm khẩn trương xây dựng, lắp đặt thiết bị dây chuyền công nghệ. Ngày 01/4/1987 Xí nghiệp 10 chính thức đi vào hoạt động, sản xuất mẻ hàng đông lạnh đầu tiên. Từ đó ngày 01/4 hàng năm đã trở thành ngày truyền thống của xí nghiệp. Chức năng của Xí nghiệp là chế biến các mặt hàng thủy sản để xuất khẩu. Với một cơ sở ban đầu khá hoàn chỉnh gồm: một dây chuyền chế biến hàng đông, một dây chuyền chế biến hàng khô, một tủ đông 500Kg/mẻ, một kho đông 50T, một máy đá 5T/ngày, một xe lạnh Isuzu 5T... với độ ngũ lao động gần 80 CBCNV, Xí nghiệp có nhiệm vụ thu gom phế liệu, chế biến các mặt hàng thủy sản xuất khẩu theo đơn đặt hàng của trung tâm thương mại. Năm đầu tiên hoạt động, Xí nghiệp đã đạt 768.000USD ngạch xuất khẩu với sản lượng 87T. Ra đời vào thời điểm cả nước đang chuyển mình, chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước, Xí nghiệp đã phải đối diện với muôn vàng khó khăn, những khó khăn đó không chỉ tồn tại trong những năm đầu tiên do tình trạng “Ngăn sông cấm chợ” quản lý hành chính của địa phương nguyên liệu... mà đến năm 1989, khi cơ chế thị trường bắt đầu phát huy tác dụng, tỷ giá đồng USD chuyển đổi cách thanh toán, trong môi trường kinh doanh mới, Xí nghiệp lại phải tự điều chỉnh để thích nghi với cơ chế mới. Xí nghiệp đã từng bước tháo gỡ khó khăn bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh tương đối ổn định và phát triển. Có thể nói thời kỳ 1987 - 1990 là giai đoạn hình thành của Xí nghiệp, tạo tiền đề nền móng cho giai đoạn phát triển của Xí nghiệp giai đoạn 1991 - 1995. Đây là giai đoạn xí nghiệp phát triển năng động trong cơ chế thị trường, Xí nghiệp xây dựng cơ chế hoạt động chế biến hải sản có nề nếp, hạch toán kế toán kịp thời, chú trọng phát triển mặt hàng mới... từ đó tạo ra doanh số và sản lượng tăng vượt bậc và hiệu quả mang lại cao. Tốc độ tăng doanh số trung bình các năm 1992 - 1993 - 1994 là: 70% nhưng đến năm 1995 có phần nào chựng lại, đây là năm khó khăn nhất của Xí nghiệp nói riêng và ngành chế biến thủy hải sản nói chung, do sức ép về chi phí tăng, giá hải sản xuất khẩu không tăng tỷ giá đồng VND/USD ít biến động nhưng chi phí giá cả đầu vào tăng liên tục. Mặt khác do sự cạnh trang không lành mạnh, thiếu sự quản lý giữa các đơn vị , xí nghiệp trong việc thu mua nguyên liệu cũng như tiêu thụ... vì thế đòi hỏi khách quan là phải đổi mới kỹ thuật nhằm tạo ra sản phẩm mới có hàm lượng kỹ thuật cao, tăng khả năng cạnh tranh, và năm 1996 tuy doanh số đạt được khá khiêm tốn, nhưng bắt đầu Xí nghiệp kinh doanh có hiệu quả, đời sống CBCNV đã dần dần ổn định, uy tín Xí nghiệp được khôi phục. Đây cũng là năm bắt đầu giai đoạn phát triển mới của Xí nghiệp, đổi mới kỹ thuật để tiếp tục tồn tại và phát triển. 2. Đánh giá khái quát tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp 10 trong những năm qua (1992 - 2002): Mười năm là khoảng thời gian ngắn đối với quá trình hoạt động của một doanh nghiệp, nhưng Xí nghiệp 10 đã có những bước tiến vững chắc với những thành công đáng kể. Trong khu vực miền Trung, Xí nghiệp luôn là một trong các Xí nghiệp đông lạnh có doanh số và sản lượng cũng như sức cạnh tranh, không những thế, Xí nghiệp còn dẫn đầu về sản xuất mặt hàng mới, áp dụng công nghệ mới và mô hình quản lý mới. Hoạt động chính của Xí nghiệp là chế biến các mặt hàng thủy sản xuất khẩu theo phương pháp đông lạnh, đông rời hàng khô và hàng ăn liền. Các sản phẩm truyền thống của Xí nghiệp như tôm hùm, tôm sú, cá fillet, mực tẩm gia vị, mực nang Sashimi... luôn được khách hàng tín nhiệm. Xí nghiệp đã không ngừng mở rộng, nâng cấp, đầu tư mới máy móc thiết bị, tăng cường năng lực chế biến của Xí nghiệp từ 3T nguyên liệu/ngày lên 15-18T/ngày. Một mặt, xí nghiệp nổ lực tìm kiếm khách hàng , đa dạng hóa và nâng cao chất lượng mặt hàng, mặt khác tổ chức khâu thu mua nguyên liệu rộng khắp từ Quảng Ninh đến Quảng Ngãi, Quy Nhơn, nhằm đáp ứng kịp thời đầy đủ nguyên liệu cho sản xuất. Năm 1994 đã đánh dấu đỉnh cao về sản lượng và doanh số xuất khẩu. So với năm thấp nhất (1987) thì sản lượng tăng hơn 10 lần, doanh số tăng lên gàn 8 lần. Nhìn chung doanh số xuất khẩu của Xí nghiệp không ngừng tăng lên qua các năm. Riêng năm 1996, sản xuất có giảm do khắc phục khó khăn năm 1995 và đến năm 1997 tình hình sản xuất của Xí nghiệp đã có chiều hướng đi lên. Về mặt hàng cao cấp đòi hỏi chất lượng mực nang Sashimi chiếm 29% cao nhất. Năm 1997, sản xuất tôm sú Nobashi chiếm 27% sản lượng sản xuất cả năm thị trường xuất khẩu chính vẫn là Nhật (65%) Hồng Kông (20%) các thị trường khác (15%). Nhìn lại chặng đường đầy gian nan đã qua với biết bao thăng trầm , nhưng với nổ lực vượt bậc của toàn thể đội ngũ CBCNV, xí nghiệp đã lớn mạnh không ngừng. Vì thế hoàn toàn có thể tin rằng Xí nghiệp 10 sẽ từng bước vượt qua mọi khó khăn, thử thách, không ngừng phát triển và khẳng định vị trí của mình trong sự phát triển của ngành chế biến tại miền trung. II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI XÍ NGHIỆP 10 1. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp: Do đặc thù là xí nghiệp chế biến hải sản xuất khẩu, xí nghiệp 10 sản xuất hoàn toàn theo đơn đặt hàng, chính vì bị động trong thị trường đầu ra nên việc sản xuất chế biến gặp không ít khó khăn. Mặc khác, nguồn nguyên liệu hải sản với đặc tính mau ươn, chóng thối, số lượng, chủng loại, chất lượng, quy cách phụ thuộc hoàn toàn vào mùa vụ, khả năng khai thác, đánh bắt của ngư dân nên để ổn định sản xuất thực hiện tốt hợp đồng và giải quyết công ăn việc làm cho gần 500 cán bộ công nhân viên luôn là vấn đề hàng đầu của xí nghiệp . Chính vì bị động trong cơ cấu thành phẩm nên xí nghiệp phải cân nhắc kỹ lưỡng khi ký hợp đồng. Tuy nhiên trong tình hình hiện nay do sự cạnh trạnh gay gắt trong thu mua nguyên liệu, cũng như thị trường đầu ra , cũng như sự sự biến động quá lớn về giá cả sản phẩm, nên có thể nói xí nghiệp buộc phải hoạt động trong điều kiện hiệu quả rủi ro cao . 2. Đặc điểm quy trình công nghệ chế biến hải sản ở xí nghiệp: Xí nghiệp 10 chủ yếu sản xuất các loại sản phẩm đông lạnh xuất khẩu: tôm , mực , cá , cua ... với quy trình chế biến liên tục , giữa các giai đoạn chế biến không có sự tách rời hay điểm dừng và thành phẩm cuối quy trình công nghệ phải được bảo quản lạnh trong kho . Ở xí nghiệp , việc sản xuất sản phẩm được thực hiện liên tục từ khâu tiếp nguyên liệu đến khi chế biến xong đóng gói nhập kho thành phẩm , nguyên liệu dùng cho sản xuất sản phẩm xuất khẩu phải đảm bảo tươi sống , nguyên vẹn , đảm bảo tiêu chuẩn quy định của ngành thủy sản . Nguyên liệu chở đến xí nghiệp được người bán hay nhân viên thu mua giao cho đội tiếp nhận , tại đây tiến hành phân loại, phân cở, loại bỏ tạp chất và những nguyên liệu không đủ tiêu chuẩn dưới sự giám sát kiểm tra của nhân viên kỹ thuật. Tùy vào cơ cấu thành phẩm theo các hợp đồng kinh tế xí nghiệp đã ký (được tính kèm theo các phụ kiện kỹ thuật) mà có phương pháp xử lý chế biến nguyên liệu khác nhau. SƠ ĐỒ CHẾ BIẾN HÀNG ĐÔNG Nguyên liệu Phân loại nguyên liệu Rửa sạch Sơ chế Tinh chế Phân cỡ, loại Cân, xếp khay Cấp đông Bao gói Bảo quản thành phẩm Xử lý chế biến + Đối với tôm: Tôm vỏ bỏ đầu : rửa sạch, vặt đầu. Tôm thịt : vặt đầu, lột vỏ, xé lưng, lấy ruột. + Đối với cá: Cá nguyên con : rửa sạch , đánh chảy mang cá , lấy sạch nội tạng. Cá phi-lê: đánh vảy, loại bỏ nội tạng, có thể để đầu hoặc cắt đầu, rửa sạch, lọc philê. + Đối với mực : Mực nang phi-lê CF hoặc mực nang IQF tinh màng, tách mai, tách đầu, lột da, bỏ nội tạng, tách vè, định hình, làm sạch mạng nhầy. Việc phân cở cho từng loại được quy định với tôm thường là số con/ pound, với cá, mực là số miếng/ kg . Song song với việc phân cở , tất cả đều được phân loại 1, 2 hay nếu trường hợp không đủ tiêu chuẩn xuất khẩu thì xếp vào hàng nội địa. Sau khi cân sản phẩm theo từng cở , xếp vào khay để chuyển qua giai đoạn đông lạnh. Giai đoạn này có 3 khâu: chờ đông -> chạy đông lạnh -> tách khuôn mạ băng. Thời gian của giai đoạn chạy đông: 4 -> 6 giờ , nhiệt độ của tủ đông là 40oC. Kết thúc giai đoạn này, sản phẩm được bao gói theo cùng block cùng kích cở. Sau khi đóng thùng thành phẩm được bảo quản lạnh để chờ xuất khẩu, chúng được sắp xếp theo từng lô. Thời gian bảo quản lạnh của sản phẩm đông lạnh thủy sản xuất khẩu không quá 3 tháng. Trong suốt quá trình chế biến sản phẩm qua mổi giai đoạn đều phải được kiểm tra kỹ thuật. Trước khi xuất kho , nhân viên KCS kiểm tra chất lượng thành phẩm lần cuối để đảm bảo chất lượng giữ vững uy tín của xí nghiệp . SƠ ĐỒ QUÝ TRÌNH CHẾ BIẾN HÀNG KHÔ Nguyên liệu tồn tại ở hai dạng Từ nguyên liệu tươi sống (cá bò) Từ bán thành phẩm đã phơi khô (mực khô...) Xử lý ban đầu (Loại bỏ nội tạng, da...) Tách đầu, vè Lọc fillet Rửa sạch Tẩm gia vị Bảo quản lạnh Xếp vỉ Phơi khô lần I Ủ ẩm Phơi khô lần II Bao gói Bảo quản thành phẩm Đánh chải sạch các tạp chất Phơi khô Nướng Xé, cán mảnh Cân, phân cở, đóng gói Bảo quản thành phẩm 3. Tổ chức sản xuất ở Xí nghiệp 10: Xuất phát từ đặc thù của ngành chế biến hải sản... quay trình sản xuất ngắn, nguyên liệu phải đảm bảo tươi sống từ khâu tiếp nhận cho đến khi đóng gói và bảo quản thành phẩm nên việc bố trí sản xuất ở xí nghiệp 10 có nhiều nét riêng. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA XÍ NGHIỆP 10 PX Chế biến PXSX hàng nội địa PX cơ điện Xí nghiệp Tổ giao nhận nguyên liệu Tổ phục vụ Tổ chế biến Tổ cấp đông Các cửa hàng Tổ vận hành Tổ sửa chữa a. Phân xưởng chế biến: Là bộ phận trực tiếp sản xuất sản phẩm khô và đông lạnh thủy sản xuất khẩu của xí nghiệp. Việc tổ chức sản xuất trong phân xưởng chế biến được chia ra thành các tổ sản xuất phù hợp với từng công đoạn sản xuất: Tổ giao nhận nguyên liệu, tổ phục vụ, tổ chế biến, tổ cấp đông. + Tổ giao nhận nguyên liệu trực tiếp kiểm tra, phân loại, đánh giá chất lượng nguyên liệu, tiếp nhận nguyên liệu đảm bảo yêu cầu của sản xuất, đồng thời cân nguyên liệu và giao cho tổ chế biến. + Tổ phục vụ bảo quản, kiểm tra, cung cấp dụng cụ cho sản xuất, vận chuyển nguyên liệu, đá lạnh từ bộ phận giao nhận đến các tổ chế biến. + Tổ chế biến: Xí nghiệp có 5 tổ chế biến và 1 tổ hàng khô; làm việc từ 1 đến 2 ca/ngày tùy thuộc vào lượng nguyên liệu. + Tổ cấ đông: có nhiệm vụ chạy đông sản phẩm đã chế biến xong ở các tổ chế biến, sau đó đóng gói nhập kho thành phẩm. b. Phân xưởng sản xuất hàng nội địa: Là bộ phận vừa khai thác thu mua, vừa kinh doanh những mặt hàng thủy sản phục vụ nhu cầu trong nước. c. Phân xưởng cơ điện: Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo dưỡng máy móc thiết bị, kiểm tra sửa chữa, vận hành các thiết bị lạnh để đảm bảo cho các kho chờ đông, cấp đông, kho bảo quản hoạt động liên tục, đều đặn theo dõi và điều hành việc cung cấp điện, nước, đá lạnh cho sản xuất cũng như cho quản lý. 4. Tổ chức quản lý ở xí nghiệp 10: a. Tổ chức bộ máy quản lý xí nghiệp: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp là cơ cấu theo loại hình trực tuyến - chức năng vừa đảm bảo cho người lãnh đạo toàn quyền, quản lý và ra quyết định, vừa phát huy khả năng chuyên môn của các phòng ban chức năng. SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ Giám đốc PGĐ kinh doanh PGĐ kỹ thuật P.Kế toán tài vụ P.SX-KD P.KT-KCS P.TC-HC PXSX hàng nội địa PX cơ điện PX chế biến Xí nghiệp tổ chức quản lý bộ máy và điều hành theo chế độ một thủ trưởng. Giám đốc trực tiếp điều hành các bộ phận chức năng phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán tài vụ, phòng sản xuất kinh doanh, phòng kỹ thuật KCS, các phân xưởng. Các phó giám đốc giúp việc cho giám đốc, trực tiếp điều hành các lĩnh vực kỹ thuật chế biến; kinh doanh: phân xưởng chế biến, phân xưởng cơ điện, phân xưởng hàn nội địa. Bộ máy được cấu thành bởi 4 chức năng; 3 phân xưởng. Mối quan hệ từ giám đốc đến các bộ phận được phân cấp vừa đảm bảo theo quản lý chức năng, vừa quản lý theo trực tuyến. b. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: Giám đốc: là người có quyền quyết định và chịu trách nhiệm cao nhất; trực tiếp theo dõi quan sát và đề ra các biện pháp cần thiết để thực hiện tốt các mặt hoạt động của xí nghiệp. Hai phó giám đốc: là người giúp việc và chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác cung ứng vật tư, thực hiện kế hoạch sản xuất của xí nghiệp. Phòng Tổ chức - Hành chính : Tham mưu cho phó giám đốc về tổ chức bộ máy nhân sự; lao động, tiền lương, khen thưởng; kỷ luật. Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác hành chính và quản trị, soạn thảo các văn bản quy chế phục vụ cho công tác quản lý và điều hành. Phòng Sản xuất - Kinh doanh: tổng hợp cân đối và cung ứng các yêu cầu nguyên liệu, vật tư, dụng cụ và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh cho xí nghiệp. Tổ chức thu mua nguyên liệu. Tham gia ký hợp đồng kinh tế và cung ứng nguyên liệu; bán thành phẩm cũng như tiêu thụ sản phẩm. Đồng thời phối hợp với phòng kế toán tài vụ đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh để có biện pháp khắc phục. Phòng kỹ thuật KCS: tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý kỹ thuật trên cơ sở soạn thảo các tiêu chuẩn kỹ thuật quy định; quy phạm kỹ thuật. Định mức kinh tế kỹ thuật, tham gia quản lý chất lượng sản phẩm, đồng thời tổ chức đào tạo, kiểm tra nâng cao tay nghề cho công nhân. Phòng kế toán tài vụ: tham mưu và chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi hoạt động tài chính của xí nghiệp, tổ chức công tác thông tin, thống kê, kiểm kê, hạch toán kế toán chính xác, kịp thời về toàn bộ tài sản và nguồn vốn của Xí nghiệp. Phân tích tình hình tài chính của xí nghiệp, cung cấp kịp thời những số liệu kế toán để có biện pháp nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. III. TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP 10: 1. Tổ chức bộ máy kế toán ở xí nghiệp: SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở XÍ NGHIỆP Kế toán trưởng Phó kế toán trưởng KT tổng hợp Kế toán thanh toán công nợ tạm ứng Kế toán vật tư BHXH Kế toán thành phẩm tiêu thụ ngân hàng Thủ quỹ  Xí nghiệp 10 là đơn vị thực hiện hạch toán kinh tế độc lập. Bộ máy kế toán của xí nghiệp gồm: Kế toán trưởng: có chức năng giúp giám đốc xí nghiệp tổ chức chỉ đạo công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế đồng thời hướng dẫn và trực tiếp chỉ đạo các bộ phận công nhân viên trong phòng kế toán cũng như xí nghiệp tuân thủ chế độ kế toán thống kê, quản lý tài chính. Tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý tài chính xí nghiệp cũng như có quyết định tài chính mang hiệu quả cao. Phó kế toán trưởng - Kế toán tổng hợp kiêm giá thành có nhiệm vụ tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất, tính giá thành thành phẩm nhập kho. Tổng hợp toàn bộ số liệu ghi vào sổ cái, lập báo cáo theo quy định. Đồng thời giúp kế toán trưởng điều hành, giải quyết công việc lúc kế toán trưởng đi vắng. Kế toán thanh toán công nợ tạm ứng: theo dõi thu chi các khoản tạm ứng, hoàn ứng. Kế toán vật tư - BHXH: theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật tư và các khoản trích bảo hiểm. Kế toán thành phẩm - tiêu thụ - ngân hàng: theo dõi tình hình nhập xuất, tồn kho thành phẩm, hàng hóa. Phản ánh tình hình tiêu thụ của xí nghiệp. Đồng thời theo dõi tài khoản tiền gởi ngân hàng. Thủ quỹ: là người trực tiếp quản lý tiền mặt, tiền gởi ngân hàng của xí nghiệp, thực hiện thu chi theo quyết định của kế toán trưởng. Hằng ngày lập báo cáo quỹ trên cơ sở kiểm tra tiền mặt, tiền quỹ, báo cáo số liệu cho kế toán tổng hợp. 2. Hình thức kế toán ở xí nghiệp: Để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý và nghiệp vụ kế toán, xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ cái biên. TRÌNH TỰ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ Ở XÍ NGHIỆP Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng kê chứng từ Kế toán chi tiết Bảng tổng hợp bảng kê kiêm chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi cuối quý Quan hệ đối chiếu Cuối tháng, kế toán tổng hợp số phát sinh của từng tài khoản trên bảng tổng hợp, bảng kê kiêm chứng từ ghi sổ rồi tiến hành cân đối số phát sinh, nợ một tài khoản tương ứng, có nhiều tài khoản hoặc ngược lại. Nếu có sự chênh lệch thì tiến hành đối chiếu nếu đúng thì ghi vào sổ cái. Sổ cái bao gồm các tài khoản, mỗi tài khoản được dành một hay nhiều trang tùy thuộc vào số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều hay ít. Sau khi ghi số cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh, số lũy kế, số dư cuối tháng của các tài khoản đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết. Cuối quý, kế toán khóa sổ, lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra việc ghi chép trên sổ sách và bảng tổng hợp chi tiết trên cơ sở đó lập các báo cáo kế toán. B. HẠCH TOÁN NGUỒN VỐN BẰNG TIỀN TẠI XÍ NGHIỆP: I. HẠCH TOÁN TIỀN MẶT: Tiền mặt tại quỹ công ty bao gồm: tiền mặt, ngân phiếu do ngân hàng Việt Nam phát hành. Để phản ánh tình hình biến động của các loại tiền quỹ dùng vào tài khoản 111 được chi tiết thành các tiểu khoản như sau: + TK 1111: Tiền Việt Nam. + TK 1112: Ngoại tệ. + TK 1113: Vàng bạc, đá quý. 1. Thu tiền mặt: MẪU PHIẾU THU TIỀN MẶT Seaprodex. Danang Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam XN chế biến TS 10 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc PHIẾU THU Số: 01 - TM Nhận của : Nguyễn Văn Thu Đơn vị : Công ty Điện máy Miền Trung Về khoản : Thu nợ tạm ứng mua hàng Số tiền : 4.000.000 (Bằng chữ: Bốn triệu đồng chẵn) Tỷ giá : Tương đương Kèm theo 01 chứng từ gốc. Ngày 15 tháng 9 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quỹ Cuối tháng căn cứ vào phiếu thu hoặc sổ theo dõi tiền mặt, nhân viên kế toán lập bảng kê ghi Nợ TK 111 và lên chứng từ ghi sổ. Seaprodex. Danang Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam XN chế biến TS 10 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI SỔ TÀI KHOẢN 111 Từ ngày 1/9 đến ngày 31/9/2002. Số CT Ngày Diễn giải Loại tiền Số tiền TK Nợ TK Có 1 2 3 4 3/9 10/9 21/9 25/9 Rút Ngân hàng nhập quỹ Thu tiền TƯ mua hàng Thu bán hàng Thu tiền nợ mua hàng VND “ “ “ 21.000.000 4.000.000 20.000.000 25.000.000 111 111 111 111 112 141 511 131 Tổng cộng 50.000.000 CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 1 Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Tiền mặt tháng 9/2002 111 112 141 511 3331 131 52.000.000 21.000.000 4.000.000 20.000.000 2.000.000 5.000.000 Cộng: 52.000.000 52.000.000 Ngày 30 tháng 9 năm 2002 Kế toán trưởng Người lập biểu SỔ CÁI XNCBTĐS 10 TK 111 Đà Nẵng Tiểu khoản: Ngày TKĐƯ Số CT Chi tiết Số tiền Việt Nam Ghi chú Nợ Có 112 141 511 131 Dư đầu tháng PS trong tháng Rút NH nhập quỹ Thu tiền tạm ứng Thu bán hàng Thu nợ mua hàng 52.000.000 21.000.000 4.000.000 20.000.000 2.000.000 5.000.000 Cộng PS 52.000.000 52.000.000 2. Chi tiền mặt: MẨU PHIẾU CHI TIỀN MẶT Seaprodex. Danang Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam XN chế biến TS 10 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc PHIẾU CHI Số Xuất kho: Đơn vị: Về khoản: Số tiền Tỷ giá Tương đương Tài khoản ghi Nợ: Kèm: Chứng từ gốc. Ngày tháng năm Cán bộ thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đã nhận đủ số tiền Ngày tháng năm Khi có phát sinh chi tiền mặt phải có chứng từ ban đầu đã được kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt từ chứng từ ban đầu kế toán thanh toán lập phiếu và ghi thành 2 liên được kế toán trưởng ký và sau đó tổng hợp tình hình giám đốc phê duyệt. Khi có phiếu chi thủ quỹ mới xuất tiền ta khỏi quỹ. Trong 2 liên, 1 liên thủ quỹ giữ để ghi vào số tiền mặt và cuối tháng gởi toàn bộ cho kế toán thanh toán vào sổ quỹ tiền mặt của kế toán. Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm tra tồn quỹ giữa thực tế và sổ sách. Nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân. Ngoài ra, kế toán thanh toán và thủ quỹ cũng phải thường xuyên đối chiếu sổ sách với nhau để đảm bảo sự chính xác giữa tồn quỹ sổ sách và thực tế, báo cáo lãnh đạo để có kế hoạch chi tiêu kịp thời. Cuối tháng căn cứ vào phiếu chi hoặc sổ theo dõi tiền mặt, nhân viên kế toán lập bảng kê ghi có tài khoản 111và lên chứng từ ghi sổ. Seaprodex. Danang Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam XN chế biến TS 10 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GHI CÓ TK 111 Từ ngày 1/9 đến ngày 31/9/2002 Số CT Ngày Diễn giải Loại tiền Số tiền TK Nợ TK Có Mua NVL Chi lương CBCNV Mua vật tư sửa chữa Trả tiền điện thoại VND “ “ “ 6.000.000 20.000.000 4.000.000 1.000.000 152 334 627 642 111 111 111 111 Cộng 31.000.000 CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ 2 Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Tiền mặt tháng 9/2002 152 334 627 642 111 6.000.000 20.000.000 4.000.000 1.000.000 31.000.000 Cộng: 31.000.000 31.000.000 Ngày tháng năm Kế toán trưởng Người lập biểu SỔ CÁI XNCBTĐS 10 TK 111 Đà Nẵng Tiểu khoản: Ngày TKĐƯ Số CT Chi tiết Số tiền Việt Nam Ghi chú Nợ Có 152 334 627 642 Dư đầu tháng PS trong tháng Mua NVL Chi lương CBCNV Mua vật tư sửa chữa Trả tiền điện thoại Cộng PS II. HẠCH TOÁN TIỀN GỞI NGÂN HÀNG: * Chứng từ ban đầu: Kế toán sử dụng các chứng từ chủ yếu như ủy nhiệm thu, chi, giấy báo nợ của ngân hàng và giấy nộp tiền vào ngân hàng. Ủy nhiệm chi đây là lệnh của đơn vị gởi đến ngân hàng , yêu cầu ngân hàng chi số tiền mở tại ngân hàng cho số đơn vị khác theo nội dung nghiệp vụ. MẪU ỦY NHIỆM CHI Lập ngày 15/9/2002 phần do NH ghi TK Nợ Tài khoản Có Số tiền bằng số : 5.000.000 ỦY NHIỆM CHI Về khoản: chuyển tiền tư, điện. Số: Tên đơn vị trả tiền: Xí nghiệp Chế biến Thủy đặc sản 10 Đà Nẵng. Số Tài khoản : 36.111.0000.23. Tại ngân hàng: VCB Thành phố Đà Nẵng. Đơn vị nhận tiền: Công ty TNHH Trúc An Số TK: 36.1131.000056. Tại ngân hàng: VCB TP Nha Trang. Nội dung thanh toán: trả tiền mua hàng. Số tiền (bằng chữ) Năm triệu đồng chẵn. Đơn vị trả tiền Kế toán chủ TK Ngân hàng A ghi sổ ngày... Kế toán TP. KTóan Ngân hàng B ghi sổ ngày... Kế toán TP K.toán BẢNG KÊ Liên: Ngày 21 tháng 9 năm 2002. TT Ký hiệu CT Số CT TKĐƯ Diễn giải Số tiền 1 2 VV NK 00130 02646 Công ty Vĩnh Tiến Công ty TSản Nam Hà 50.000.000 40.000.000 * Tiền gởi ngân hàng tăng do nộp tiền vào ngân hàng: Khi thủ quỹ đi nộp tiền vào ngân hàng phải có giấy nộp tiền do nhân viên kế toán lập thành 2 liên, 1 liên xí nghiệp giữ để lưu lại vào chứng từ quỹ tiền mặt để ghi giảm tài khoản 111, 1 liên đem đến ngân hàng nộp vào ngân hàng, căn cứ vào 2 chứng từ, kế toán ghi tăng tài khoản tiền gởi ngân hàng vào sổ theo dõi TK 112. MẪU GIẤY NỘP TIỀN NGÂN HÀNG GIẤY NỘP TIỀN Số Ngân hàng: Nộp để ghi vào tài khoản Ngày 15 tháng 9 năm 2002 Người nộp : Nguyễn Thị Dung Địa chỉ: XNCBTĐS 10 Đà Nẵng. Người nhận: Ngân hàng ngoại thương Đà Nẵng. Nội dung nộp: NFTT vào tài khoản tiền gởi Số tiền: hai trăm tám mươi sáu