Chuyên đề Một số vấn đề về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Bánh kẹo Hải Hà

t động kinh doanh trở lên. Khi áp dụng phương pháp này, giá trị vật liệu xuất được tính theo công thức: Giá trị VL xuất trong kỳ = Giá trị VL tồn đầu kỳ + Giá trị VL mua vào trong kỳ - Giá trị VL tồn kho cuối kỳ Khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán sử dụng TK 611 (Mua hàng) để theo dõi tình hình mua VL theo giá thực tế (giá mua + chi phí thu mua). Nội dung kết cấu TK 611 - Mua hàng: Bên nợ: Giá trị VL thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ Bên có: Giá trị VL xuất thiếu hụt trong kỳ và tồn cuối kỳ TK 611 cuối kỳ không có số dư do đã kết chuyển tồn kho vào TK thích ứng b. Trình tự hạch toán các nghiệp vụ: Sơ đồ hạch toán VL theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Sơ đồ số 05). Xuất VL bán Sơ đồ số 05 TK 412 TK 412 Thiếu hụt, mất mát ... Chênh lệch do đánh giá giảm Chênh lệch do đánh giá tăng Giảm giá hàng mua, hàng mua bị trả lại TK 331, 111, 138 TK 138, 111, 334 Xuất dùng VL cho SXKD Kết chuyển VL tồn cuối kỳ TK 151, 152 TK 151, 152 Nhận góp vốn LD, cổ phần, cấp phát bằng VL TK 128, 222 Nhận lại vốn góp LD bằng VL Nhập kho vật liệu trong kỳ Kết chuyển VL tồn kho đầu kỳ TK 632 TK 621, 641, 642, ... TK 133 TK 411 TK 111, 112, 141, 331,311 TK 611 V - Kiểm kê vật liệu và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: 1 - Kiểm kê vật liệu: Kiểm kê vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất nhằm xác định chính xác số lượng, chất lượng và giá trị từng thứ VL hiện có, kiểm tra tình hình bảo quản, nhập, xuất và sử dụng, phát hiện kịp thời và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, ứ đọng, kém phẩm chất, v.v. Trên cơ sở đó đề cao trách nhiệm của người bảo quản, sử dụng VL, từng bước chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác quản lý và hạch toán VL ở đơn vị. Công việc kiểm kê VL phảI được tiến hành ít nhất mỗi năm một lần vào cuối năm trước khi lập báo cáo quyết toán năm và do Ban kiểm kê tàI sản của đơn vị tiến hành. Phương pháp áp dụng vào kiểm kê VL phải thích hợp với từng loại VL như: Cân, đo, đong, đếm... Đối với loại VL chất đống có khối lượng lớn như than, củi, gỗ... có thể sử dụng công thức tính toán để ra số lượng hiện có. Việc kiểm kê phảI được ghi vào Biên bản kiểm kê, được lập thành 2 liên, gửi cho phòng kế toán để đối chiếu kết quả với số liệu trên sổ sách kế toán. Toàn bộ kết quả kiểm kê, các khoản chênh lệch giữa kết quả kiểm kê và số liệu sổ sách (nếu có) được báo cáo với thủ trưởng đơn vị để ra quyết định xử lý cho từng trường hợp cụ thể và kế toán căn cứ vào đó để ghi sổ kế toán. 2 - Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tiến hành vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính nhằm ghi nhận bộ phận giá trị giảm sút so với giá gốc của HTK. Qua đó phản ánh được giá trị thực hiện thuần tuý của HTK trên báo cáo tài chính. Giá trị thực hiện thuần tuý của HTK = Giá gốc của HTK - Dự phòng giảm giá HTK Dự phòng giảm giá HTK được lập cho các NVL chính dùng cho sản xuất. * Phương pháp xác định dự phòng giảm giá HTK như sau: Mức dự phòng cần lập năm tới cho HTK i = Số lượng HTK i cuối niên độ x Mức giảm giá của HTK i * Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng TK 159 - Dự phòng giảm giá HTK Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá Số dư có: Dự phòng giảm giá HTK hiện còn * Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá HTK: Cuối niên độ kế toán sau, căn cứ vào số dự phòng giảm giá HTK đã lập của năm trước và tình hình biến động giá HTK năm nay để tính số dự phòng giảm giá HTK cần lập cho năm sau: + Trường hợp số dự phòng cần lập cho năm sau nhỏ hơn số dự phòng đã lập của năm trước thì chênh lệch lớn hơn được hoàn nhập ghi tăng thu nhập bất thường, ghi: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá HTK Có Tk 721 - Các khoản thu nhập bất thường + Trường hợp số dự phòng cần lập cho năm sau lớn hơn số dự phòng đã lập của năm trước thì phảI trích lập thêm số dự phòng còn thiếu, ghi: Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có Tk 159 - Dự phòng giảm giá HTK VI. Các loại sổ kế toán chủ yếu trong hạch toán nguyên vật liệu: 1 - Hình thức Nhật ký-sổ cái: Trong bốn hình thức sổ kế toán thì hình thức “Nhật ký sổ cái” là hình thức đơn giản nhất cả về mặt đặc trưng, kết cấu sổ cũng như tổ chức đối chiếu, ghi chép. Theo hình thức này, hạch toán NVL chỉ thể hiện trên Nhật ký sổ cái và các sổ chi tiết có liên quan. Các hình thức khác như “Nhật ký chung”, Nhật ký chứng từ” hay “Chứng từ ghi sổ” thì phức tạp hơn kể cả về cách ghi chép cũng như công việc đối chiếu. 2 - Hình thức Nhật ký chung: Nếu đơn vị sử dụng hình thức sổ “Nhật ký chung” thì quá trình hạch toán NVL sẽ thể hiện trên các sổ chi tiết, sổ Nhật ký chung, sổ cáI TK 152... và được mô tả qua sơ đồ sau: Sơ đồ số 06 Sơ đồ hạch toán tổng hợp vật liệu theo hình thức Nhật ký chung: Sổ cái Nhật ký mua hàng Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Nhật ký chung Báo cáo kế toán Bảng cân đối TK 152 Sổ chi tiết Chứng từ N-X 3 - Hình thức sổ Chứng từ ghi sổ: Nếu đơn vị sử dụng hình thức sổ “Chứng từ ghi sổ” thì cần xác định hướng mở chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ nhập-xuất. Có thể mở chung hoặc riêng cho hai nghiệp vụ này. Theo hình thức này, quy trình hạch toán NVL được phản ánh qua sơ đồ sau: Sơ đồ 07 Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo hình thức Chứng từ ghi sổ: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Bảng cân đối số phát sinh TK 152 Báo cáo kế toán Sổ đăng ký CT-GS Sổ chi tiết Sổ cái TK 152 Lập chứng từ ghi sổ Chứng từ nhập-xuất 4 - Hình thức Nhật ký chứng từ: Nếu đơn vị sử dụng hình thức “Nhật ký chứng từ” thì trình tự hạch toán như sau: Sơ đồ số 08 Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo hình thức Nhật ký chứng từ: Bảng phân bổ VL Chứng từ nhập-xuất Sổ chi tiết TK 331 NKCT liên quan NKCT số 5, 6 Báo cáo kế toán Sổ cái TK 152 Bảng kê số 4 NKCTsố 7 Bảng kê số 5 Bảng kê số 6 Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Phần thứ hai thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà ----------------------------- I - Những đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh, quy trình công nghệ và tổ chức quản lý của công ty: 1 - Qúa trình hình thành và phát triển của công ty: Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một doanh nghiệp Nhà nước, hạch toán kinh tế độc lập, tự điều chỉnh về tài chính, có tư cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản, con dấu riêng và trực thuộc Bộ Công nghiệp: Tên giao dịch: Hải Hà Confectionery Company (Haiha Co.). Trụ sở giao dịch: 25 Trương Định, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà nội. Lĩnh vực kinh doanh của Công ty: + Sản xuất bánh kẹo các loại mã số 01.14.08 + Kinh doanh các vật tư ngành bánh kẹo + Xuất nhập khẩu trực tiếp 0703 Công ty Bánh kẹo Hải Hà được thành lập chính thức theo quyết định số 216/CN/TCLD ngày 24/3/1993 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nhẹ. Đăng ký kinh doanh số 106286 do Trọng tài Kinh tế Thành phố Hà nội cấp ngày 07/4/1993. Ngày 12/4/1997, Công ty đã được Bộ Thương Mại cấp Giấy kinh doanh xuất nhập khẩu số 1011001. Tiền thân của Công ty là Xưởng miến Hoàng Mai do Tổng Công ty Nông thổ sản miền Bắc (trực thuộc Bộ Nội thương) quản lý. Năm 1960, do yêu cầu quản lý xưởng miến Hoàng Mai được chuyển sang Cục Thực phẩm. Bộ Công nghiệp nhẹ, với cơ sở vật chất nghèo nàn và đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ còn hạn chế. Tuy gặp nhiều khó khăn, nhưng xưởng miến Hoàng Mai vẫn đảm bảo sản xuất và xây dựng cơ sở hạ tầng. Năm 1966, trước yêu cầu của đất nước giao cho Xưởng miến Hoàng Mai được đổi tên là “Nhà máy thực phẩm Hải Hà” với nhiệm vụ là vừa sản xuất, vừa thực nghiệm các đề tài Thực phẩm để đáp ứng cho nhu cầu giải quyết hậu cần tại chỗ. Được sự hỗ trợ của Bộ Công nghiệp nhẹ, nhà máy đã trang bị thêm một số thiết bị nhằm nâng cao sản lượng sản phẩm và sản xuất thêm một số sản phẩm mới như: mạch nha, dầu đậu tương, nước chấm lên men... Đây là một tiến bộ vượt bậc của nhà máy. Tuy nhiên trong thời gian này, nhà máy không phải là một đơn vị sản xuất kinh doanh mà chỉ là cơ sở thực nghiệm của Viện Công nghệ phẩm, làm theo sự chỉ đạo của cấp trên cho nên việc phát hu quyền chủ động sáng tạo và năng lực sản xuất bị hạn chế rất nhiều. Tháng 6/1970 được tiếp nhận của Xí nghiệp Bánh kẹo Hải Châu một phân xưởng sản xuất kẹo với công suất 900 tấn/năm và đổi tên thành “Nhà máy thực phẩm Hải Hà”, sản xuất các loại sản phẩm: kẹo, mạch nha, giấy, tinh bột,... trong suốt thời gian này nhà máy luôn mở rộng sản xuất, nâng cao số lượng, chất lượng sản phẩm và tiết kiệm. Quãng thời gian từ năm 1971 đến năm 1985, nhà máy gặp không ít khó khăn nhưng vẫn sản xuất thêm nhiều sản phẩm mới, bước đầu có một số sản phẩm xuất sang nước ngoài và được trang bị thêm một số dây chuyền sản xuất từ các nước Trung Quốc, Ba Lan, Cộng hoà Dân chủ Đức. Năm 1975, nhà máy hoàn thành kế hoạch trước thời hạn với giá trị tổng sản lượng là 11.055.000 đồng đạt 111,15%. Tháng 12/1976, nhà máy được Nhà nước phê chuẩn phương án thiết kế mở rộng diện tích mặt bằng khoảng 300.000m2, với công suất thiết kế 600 tấn/năm. Từ năm 1986-1990: Từ sau Đại hội Đảng VI, đất nước ta từng bước chuyển mình trong không khí đổi mới, nền kinh tế chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước. Đây là giai đoạn thử thách đối với nhà máy vì rất nhiều nhà máy trong thời kỳ này không bắt kịp xu hướng nên phải đóng cửa do bị phá sản nhưng nhà máy đã tìm được hướng đi đúng cho mình. Năm 1987 một lần nữa nhà máy được đổi tên thành “Nhà máy Bánh kẹo Hải Hà” trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm. Năm ấy, nhà máy tồn kho 250 tấn kẹo trị giá trên 1 tỷ đồng, phải đóng cửa một phân xưởng kẹo cứng, cho 200 công nhân nghỉ việc và nợ Ngân hàng trên 2 tỷ đồng, vốn bị chiếm dụng trên 500 triệu đồng. Đầu năm 1990, Nhà máy vẫn gặp khó khăn, ứ đọng 100 tấn kẹo. Đứng trước tình hình đó, Ban lãnh đạo nhà máy đã từng bước tháo gỡ khó khăn, vừa học hỏi, vừa rút kinh nghiệm, vừa sửa sai và tìm ra phương thức quản lý thích hợp. Vì vậy nhà máy đã trụ vững được qua thử thách gay go nhất và từng bước phát triển đến ngày nay. Tháng 7/1992, nhà máy chính thức được đổi tên thành “Công ty Bánh kẹo Hải Hà” trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ. Hiện nay, công ty có 5 thành viên là: - Xí nghiệp kẹo - Xí nghiệp phụ trợ - Xí nghiệp bánh - Xí nghiệp thực phẩm Việt Trì - Nhà máy bột dinh dưỡng trẻ em Nam Định Công ty đã được Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh cấp Giấy phép số 04/TCLĐ cho phép đặt chi nhánh tại thành phố. Ngoài ra, Công ty còn tham gia đầu tư vốn để thành lập Công ty liên doanh với nước ngoài là: Tháng 5/1993, Công ty tách một bộ phận sản xuất để thành lập Công ty liên doanh với TNHH “Hải Hà-Kotobuki” với Công ty Kotobuki - Nhật Bản nhằm tiếp cận với công nghệ mới, huy động được tối đa các yếu tố sản xuất đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường sản phẩm là bánh kẹo các loại, bánh tươi, Cookies, Swaek, bánh gatô, kẹo cao su. Năm 1995, Công ty liên doanh với hãng Miwon - Hàn Quốc để sản xuất bột ngọt Việt Trì. Năm 1996, Công ty thành lập Công ty liên doanh TNHH “Hải Hà - Kemepo” ở Nam Định chuyên sản xuất bánh quy giòn từ bột gạo và ngũ cốc với Giấy phép hoạt động 20 năm trong đó phía Hải Hà góp 30% vốn nhưng đến tháng 11/1998 Công ty này bị phá sản. Sau đây là một số chỉ tiêu chủ yếu của Công ty trong những năm 1998 - 2000: Biểu 1: số liệu báo cáo tình hình vốn năm 1999-2000: Vốn Năm 1999 Năm 2000 So sánh Số tiền Tỷ trọng % Số tiền Tỷ trọng % Tuyệt đối Tương đối I-Theo cơ cấu 1.Vốn lưu động 35.025.296.790 47,85 36.729.550.751 48,23 +1.704.253.961 +4,87 2.Vốn cố định 38.170.298.246 52,15 39.418.661.064 51,77 +1.248.362.818 +3,27 Tổng vốn 73.195.595.036 100 76.148.211.815 100 +2.952.516.779 +4,033 I. Theo nguồn vốn -Vốn chủ sở hữu 31.517.008.514 43 33.032.518.769 43,37 +1.515.510.225 +4,8 -Vốn vay 41.678.586.522 57 43.115.693.046 56,63 +1.437.106.524 +3,44 Tổng vốn 73.195.595.036 100 76.148.211.815 100 +2.952.616.779 +4,033 Biểu 2: Một số chỉ tiêu của Công ty trong những năm gần đây: Stt Chỉ tiêu Đơn vị tính 1999 2000 So sánh Tổng sản lượng tấn 11.700 11.730 +30 Doanh thu thuần đồng 165.365.277.856 169.995.963.095 +4.630.685.239 Nộp Ngân sách đồng 8.307.412.786 9.522.783.425 +1.215.370.639 Tổng cộng NV người 1.960 1.700 -260 Lương BQ 1 CN đồng 780.000 800.000 +20.000 Biểu 3: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2000: Chỉ tiêu 1999 2000 Chênh lệch Số tiền % Tổng doanh thu 165.365.722.856 170.121.633.095 +4.755.910.239 +2,88 Trong đó: Doanh thu hàng XK 1.265.975.683 1.303.954.953 +37.979.270 +3 -Các khoản giảm trừ 125.670.000 +125.670.000 1.Doanh thu thuần 165.365.722.856 169.995.963.095 +4.630.240.239 +2,8 2.Giá vốn hàng bán 148.664.533.993 150.361.179.332 +1.696.645.339 +1,14 3.Chi phí bán hàng 2.050.575.050 2.970.805.000 +920.229.950 +44,87 4.Chi phí quản lý DN 11.674.942.966 13.256.918.378 +1.581.975.421 +13,55 5.Lợi nhuận thuần từ HĐKD 2.975.668.847 3.407.060.387 +431.391.540 +14,49 6.Lợi nhuận từ HĐTC (151.214.837) (164.710.386) (134.955.549) (8,92) 7.Lợi nhuận trước thuế 2.824.454.010 3.242.350.001 +417.895.991 +14,79 8.Thuế thu nhập DN 903.825.283 1.037.552.000 +133.726.717 +14,79 9.Lợi nhuận sau thuế 1.920.628.727 2.204.798.001 +284.169.274 +14,79 Qua kết quả sản xuất kinh doanh, sự phát triển của Công ty bánh kẹo Hải Hà trong những năm qua đã khẳng định vị trí, uy tín của Công ty ngày càng lớn mạnh trong nền kinh tế thị trường và Công ty cũng là một trong những doanh nghiệp Nhà nước đang sản xuất kinh doanh có hiệu quả và đầy triển vọng trong nền kinh tế quốc dân. 2 - Tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Để hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì Công ty cần phải có bộ máy quản lý phù hợp với điều kiện sản xuất của Công ty. Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một đơn vị sản xuất kinh doanh theo chế độ hạch toán độc lập lấy thu bù chi và đảm bảo có lãi. Do vậy, để đáp ứng với đặc điểm hiện tại, Công ty đã xây dựng bộ máy như sau: Sơ đồ 09: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý: Tổng Giám đốc Văn phòng Miwon Kotobuki Phó TGĐ điều hành SX Phó TGĐ điều hành KD Phòng Tài vụ (Kế toán) XN bột DD Nam Định Khu vực Hà Nội XN Thực phẩm Việt Trì CH Giới thiệu sản phẩm Phòng Kinh doanh Bảo vệ XN bánh XN kẹo XN phụ trợ Phòng KT & đầu tư phát triển Tổng Giám đốc: là đại diện pháp nhân của Công ty, chịu trách nhiệm về tất cả các hoạt động kinh doanh, làm tròn nghĩa vụ với Nhà nước theo đúng quy định hiện hành. Tổng Giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh theo chế độ thủ trưởng, có quyền quyết định cơ cấu tổ chức quản lý và các cơ cấu đơn vị thành viên theo nguyên tắc tinh giảm, gọn nhẹ bảo đảm sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Giúp việc cho Tổng Giám đốc là 2 Phó Giám đốc. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ giúp ban lãnh đạo Công ty quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu sự quản lý trực tiếp của ban Giám đốc Công ty. * Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban như sau: Phòng kinh doanh: lập kế hoạch sản xuất kinh doanh (dài hạn, ngắn hạn) điều động sản xuất và thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư sản xuất, cân đối kế hoạch, ký hợp đồng thu mua vật tư, thiết bị, ký hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng tiêu thụ (quảng cáo, tổ chức mạng lưới tiêu thụ thăm dò thị trường...). Phòng kỹ thuật và đầu tư phát triển: gồm bộ phận kỹ thuật phát triển, và bộ phận KCS có nhiệm vụ là theo dõi thực hiện quy trình công nghệ để đảm bảo chất lượng sản phẩm, nghiên cứu, chế thử sản phẩm mới, quản lý kỹ thuật và công nghệ sản xuất, đào tạo lý thuyết và tay nghề. Phòng tài vụ: huy động vốn phục vụ cho sản xuất tính tổng sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, thanh toán các khoản nợ, tổng hợp lập báo cáo kế toán định kỳ và quyết toán năm. Văn phòng Công ty: có nhiệm vụ lập định mức thời gian cho các loại sản phẩm, tính lương, tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty, tuyển dụng lãnh đạo, thực hiện các hoạt động hành chính của Công ty, phụ trách bảo hiểm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phục vụ tiếp khách. Bảo vệ, nhà ăn, y tế: có chức năng kiểm tra, bảo vệ cơ sở vật chất của Công ty, chăm sóc sức khoẻ và bảo vệ bữa ăn trưa cho toàn cán bộ nhân viên của Công ty. Ngoài ra, Công ty còn có hệ thống các cửa hàng có chức năng giới thiệu và bán ra các sản phẩm của Công ty. Qua đây cho ta thấy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty rất chặt chẽ, được chỉ đạo xuyên suốt từ cấp trên xuống cấp dưới. Việc sắp xếp hình thành các phòng ban trong Công ty gọn nhẹ, hợp lý, bộ máy tổ chức của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng, đứng đầu là Tổng Giám đốc. Cơ cấu bộ máy được chuyên môn hoá tới từng phân xưởng, từng xí nghiệp, phòng ban, bộ phận. 3 - Tổ chức bộ máy kế toán của công ty: 3.1. Hình thức tổ chức công tác kế toán: Với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất của Công ty, công tác kế toán được tổ chức khá chặt chẽ và khoa học. Công ty thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 do Bộ Tài chính ban hành. Công ty áp dụng tổ chức kế toán theo hình thức tập trung tại văn phòng Công ty, các Xí nghiệp thành viên có bộ phận hạch toán nội bộ và ghi chép ban đầu. Định kỳ gửi báo cáo về văn phòng phục vụ cho việc hạch toán và lập báo cáo của toàn Công ty. 3.2. Hình thức tổ chức sổ kế toán: Hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chứng từ với niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm. Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chứng từ: Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Thẻ và sổ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng kê Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu 3.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán và chức năng của từng bộ phận: Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một doanh nghiệp Nhà nước có cơ cấu tổ chức và quản lý theo mô hình Công ty. Trực thuộc Công ty là các sản xuất thành viên, không có tư cách pháp nhân, không có quan hệ trực tiếp với Ngân sách. Do đó để phù hợp với sự phân cấp quản lý, phòng kế toán được thiết lập theo mô hình kế toán tập trung . Phòng kế toán hiện nay có 9 người và một người trợ giúp. Nhiệm vụ: là một đơn vị kế toán hoàn chỉnh, tuân theo các quy chế của Công ty quy định trong chế tài và các quy định về quản lý kinh tế của Nhà nước. Phòng kế toán có nhiệm vụ quan trọng là: Vận dụng hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và quá trình sản xuất kinh doanh cua Công ty. Đảm bảo ghi chép, tính toán phản ánh một cách chính xác, trung thực, kịp thời liên tục và có hiệu quả các hoạt động kinh tế phát sinh, thu nhập, tổng hợp số liệu và tài liệu cho việc điều hành, kiểm tra và phân tích các hoạt động kinh tế tài chính phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tê. Ngoài ra còn có nhiệm vụ kiểm tra tình hình thu chi tài chính, kiểm tra việc thực hiện chế độ hạch toán kinh tế, chế đọ quản lý tài chính trong toàn Công ty và các Xí nghiệp thành viên, phát hiện, xử lý kịp thời mọi hoạt động tham ô, lãng phí. Sơ đồ 11: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Bánh kẹo Hải Hà: Kế toán trưởng Kế toán Tổng hợp & TSCĐ Kế toán TP & Tiêu thụ Kế toán XDCB Kế toán Tiền gửi NH Kế toán tiền mặt Kế toán giá thành và lương Thủ quỹ Kế toán NVL & CCDC Kế toán XN thành viên Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm chỉ đạo hướng dẫn toàn bộ công tác kế toán thống kê thông tin kinh tế trong toàn bộ Công ty. Kế toán tổng hợp: Giúp kế toán trưởng tham gia công tác chỉ đạo, làm công tác tổng hợp, phụ trách một số tài khoản, ghi sổ cái, lập báo cáo kế toán, hạch toán nội bộ, phân tích kinh tế, bảo quản lưu trữ hồ sơ. Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: có nhiệm vụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình nhập, xuất từng loại vật tư như: vật liệu phụ, công cụ dụng cụ và vật liệu khác. Do đặc điểm sản phẩm sản xuất ở Công ty đòi hỏi nhiều chủng loại vật tư nên công tác kế toán vật tư có khối lượng công việc khá lớn. Kế toán TSCĐ: hạch toán TSCĐ theo dõi ghi sổ quá trình tăng giảm TSCĐ và tính, trích khấu hao TSCĐ trong kỳ. Kế toán tài sản: hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình thu chi tồn quỹ, tiền gửi Ngân hàng của Công ty. Tổn hợp tình hình thanh toán nội bộ và bên ngoài, hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình vay vốn lưu động và quá trình thanh toán tiền vay. Phụ trách các TK 111, 112, 141, 311, 341,... Kế toán XDCB: hạch toán các khoản chi phí sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên của tài sản. Kế toán tiền lương: tổ chức hạch toán bảo hiểm xã hội, các quỹ của Công ty, theo dõi tình hình lập quỹ, sử dụng quỹ. Phụ trách TK: 334, 338, 441, 414,... Kế toán giá thành: hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí phát sinh cho các đối tường chịu phân bổ. Tổng hợp chi phí theo từng đối tượng và tiến hành tính giá nhập kho mở sổ hạch toán chi tiết và tổng hợp cho chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm của Công ty. Phụ trách một số TK: 154, 641, 642, 142,... Kế toán thành phẩm và tiêu thụ: tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp sản phẩm hoàn thành nhập kho và tiêu thụ của Công ty, xác định doanh thu, kết quả tiêu thụ, nộp thuế doanh thu, theo dõi tình hình bán hàng, tổ chức ghi sổ chi tiết. *Bộ máy kế toán ở các Xí nghiệp thành viên: Các Xí nghiệp thành viên không tổ chức bộ máy kế toán đầy đủ như ở Công ty. Tổ chức kế toán ở Xí nghiệp thành viên gồm 2-3 người, dưới sự điều hành của Giám đốc Xí nghiệp và sự chỉ đạo chuyên môn của kế toán trưởng Công ty như: thu thập chứng từ, thực hiện ghi chép ban đầu... và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu kinh tế theo định kỳ và đột xuất của Công ty. Nhiệm vụ: Tổ chức hạch toán các chi phí trực tiếp phát sinh tại Xí nghiệp gồm: Tổ chức ghi chép ban đầu. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất, các khoản phải thanh toán với Công ty. Mở sổ chi tiết sản phẩm nhập kho. Lập bảng cân đối phát sinh và báo cáo tài chính mang tính nội bộ. II - Tình hình chung về vật liệu tại công ty: Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong quá trình sản xuất. Mỗi một doanh nghiệp, muốn cho hoạt động kinh doanh được bình thường thì cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. 1 - Đặc điểm và phân loại vật liệu: Đặc điểm: Như đã nói trên, sản phẩm chính của công ty bánh kẹo Hải Hà là bánh và kẹo các loại. Do đó nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất sản phẩm rất đa dạng và phong phú với hàng trăm loaị khác nhau. Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác, nguyên vật liệu của công ty đều mang đặc điểm chung về nguyên vật liệu tức vừa là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở để cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất sản phẩm và bị tiêu hao toàn bộ, không giữ nguyên hình thái ban đầu, giá trị của nguyên vật liệu được chuyển dịch hết vào giá trị sản phẩm. Nguyên vật liệu của công ty một phần cũng được nhập từ nước ngoài như: hương liệu, bơ, sữa bột béo, bột mì... nhập từ Pháp, Đức, Đan Mạch... Còn các nguyên vật liệu khác được cung cấp ở trong nước. Đây là những nguyên vật liệu cần được bảo quản tốt tránh ẩm mốc, sử dụng đúng thời gian quy định vì chúng phụ thuộc nhiều vào điều kiện môi trường khí hậu. Phân loại vật liệu: Công ty bánh kẹo Hải Hà có hàng trăm loại nguyên vật liệu, tuy nhiên để có thể quản lý chặt chẽ từng loại nguyên vật liệu và tổ chức tốt kế toán vật liệu, công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa vào nội dung kinh tế, vài trò và tác dụng của chúng như sau: Nguyên vật liệu chính: đường, sữa, bột mì... Vật liệu phụ: có tác dụng làm tăng thêm chất lượng sản phẩm mẫu mã sản phẩm và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường. Ví dụ: nhãn bánh kẹo các loại, đóng hộp, hương liệu... Nhiên liệu: được sử dụng trực tiếp vào quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. Phụ tùng thay thế, sửa chữa: là những chi tiết, phụ tùng được sử dụng để thay thế, sửa chữa cho các máy móc thiết bị. Thiết bị xây dựng cơ bản: tôn lợp, sắt thép... Phế liệu thu hồi. 2 - Tính giá vật liệu của công ty: Nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế, được xác định theo từng nguồn nhập tương ứng. Đối với VL nhập kho do mua ngoài: Giá thực tế = Giá mua theo hoá đơn + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí thu mua - Giảm giá, hàng mua trả lại cho người bán Đối với VL tự chế nhập kho: Giá thực tế = Giá trị VL xuất ra tự chế + Chi phí tự chế biến Đối với VL thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế = Giá trị VL xuất ra thuê ngoài chế biến + Tiền công phải trả cho người nhậ chế biến + Chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ... khi đI và về Đối với VL nhận góp liên doanh: Giá thực tế = Giá trị vốn góp được hội đồng LD chấp thuận Đối với VL được viện trợ, biếu tặng: Giá thực tế = Giá thực tế của VL tương đương Nguyên vật liệu xuất kho: Tại công ty bánh kẹo Hải Hà vật liệu xuất kho được tính theo giá bình quân cả kỳ dự trữ. Như vậy, việc tính trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho trở nên đơn giản, số lượng công việc tính toán, ghi chép giảm nhiều. Song vì sử dụng giá trị thực tế nên đến cuối tháng mới tính được giá vật liệu xuất kho cho nên không đảm bảo được tính kịp thời của kế toán. Trong tháng khi xuất vật tư chỉ ghi số lượng. Ví dụ: Trong tháng 3/2001 có số liệu về sữa gầy như sau: Tồn kho đầu thá