Chuyên đề Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương VINATRANS Hà Nội

cơ hội thăng tiến cho nhân viên. Chủ yếu các hoạt động kinh doanh trong Công ty là các dịch vụ vận chuyển nhận được do sự môi giới giao dịch của các nhân viên Sales – Marketing, bởi vậy Vinatrans luôn chú trọng tuyển chọn những nhân viên có trình độ chuyên môn nhất định và sự năng động nhiệt tình trong công việc. Nhằm đảm bảo tăng doanh thu và hiệu quả kinh doanh, Công ty luôn có những chính sách thu hút nhân lực rất hấp dẫn. Cụ thể như chế độ lương thưởng rất cao, nghỉ Tết Vinatrans thưởng 4 tháng lương, nghỉ lễ 30-4 thưởng 2 tháng lương; hoặc thỉnh thoảng Công ty thưởng cho mỗi nhân viên 500000 VNĐ nhằm khuyến khích sự nhiệt tình trong công việc của nhân viên. Người lao động trong Vinatrans ngoài tiền lương, phụ cấp được hưởng rất hấp dẫn còn được cấp tiền đồng phục mỗi tháng 100000 VNĐ, nhận 6 tháng một lần. Đối với nhân viên Sales ngoài mức lương cơ bản nhận được theo hợp đồng ký kết còn được hưởng trên 35% doanh thu dịch vụ bán được cho Công ty. Do chính sách tuyển dụng được áp dụng thường xuyên nên kết cấu lao động trong Công ty luôn có sự thay đổi, nhưng nhìn chung các nhân viên đều có chuyên môn cao về giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu và đặc tính nhanh nhậy với biến động của thị trường. 1.2.2. Các hình thức tiền lương và quỹ tiền lương tại Công ty Quỹ tiền lương là toàn bộ số tiền Công ty phải trả cho tất cả các loại lao động thuộc Công ty quản lý tuyển dụng. Thành phần chủ yếu của quỹ tiền lương gồm: + Tiền lương chính: là tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian làm việc chính của họ theo quy định. Nó bao gồm các khoản như: tiền lương cấp bậc, tiền thưởng, tiền phụ cấp,… + Tiền lương phụ: là tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian không làm việc chính theo quy định nhưng vẫn được hưởng lương. Đó là thời gian họ nghỉ phép, thời gian đi làm nghĩa vụ xã hôi, hội họp, đi học,… Việc quản lý và sử dụng quỹ tiền lương tại VINATRANS đều rất chặt chẽ và hiệu quả, các tính toán và phân bổ lương cho nhân viên đều được thực hiện một cách kịp thời và chính xác. - VINATRANS áp dụng hai hình thức trả lương sau: + Hình thức thả lương theo thời gian: trả lương theo hình thức này sẽ dựa vào thời gian lao động thực tế trong tháng để làm căn cứ tính lương cho người lao động. + Hình thức trả lương theo sản phẩm: tiền lương tính theo hình thức này sẽ căn cứ vào vị trí công tác, kết quả thực hiện nhiệm vụ của mỗi cán bộ công nhân viên (đối với lực lượng lao động gián tiếp) và dựa vào kết quả khối lượng công việc hoàn thành (đối với lao động trực tiếp). 1.2.3. Chứng từ, sổ sách và tài khoản sử dụng trong kế toán tiền lương Kế toán về lương trong Công ty tuân thủ những quy định chung sau: + Bộ luật Lao động: được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá IX, kỳ họp thứ 5 thông qua ngày 23 tháng 6 năm 1994. Bộ Luật Lao động điều chỉnh quan hệ lao động giữa người lao động làm công ăn lương với người sử dụng lao động và các quan hệ xã hội liên quan trực tiếp với quan hệ lao động. + Luật số 84/2007/QH11 ngày 02/04/2007 sửa đổi, bổ sung Điều 73 của Bộ luật lao động ngày 23 tháng 6 năm 1994 đã được sửa đổi, bổ sung theo Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Bộ luật lao động ngày 02 tháng 4 năm 2002 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Bộ luật lao động ngày 29 tháng 11 năm 2006. Thời gian lao động theo chế độ quy định 8h/ ngày, 6 buổi/ tuần và nghỉ phép theo chế độ quy định. - Kế toán tiền lương tại Công ty sử dụng các chứng từ cơ bản sau: + Bảng chấm công + Bảng thanh toán tiền lương + Bảng phân bổ tiền lương và BHXH + Phiếu thanh toán lương + Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH + Phiếu báo làm thêm giờ + Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành + Bảng thanh toán tiền thuê ngoài - Sổ kế toán sử dụng là các sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 334, 335, 338. ª Các tài khoản sử dụng để hạch toán tiền lương bao gồm: * Tài khoản 334 “Phải trả người lao động”: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của công nhân viên. - Bên Nợ: Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH, và các khoản đã trả, đã ứng trước cho người lao động. Các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động - Bên Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác thực tế phải trả cho người lao động. - Số dư bên Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng còn phải trả cho người lao động. Trường hợp cá biệt tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ phản ánh số tiền đã trả quá số tiền phải trả cho người lao động. * Tài khoản 3382 “Kinh phí công đoàn”: - Bên Nợ: Chi tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị, hoặc nộp kinh phí công đoàn cho cấp trên. - Bên Có: Trích KPCĐ tính vào chi phí kinh doanh. - Số dư bên Có: KPCĐ chưa nộp, chưa chi. - Số dư bên Nợ: KPCĐ vượt chi. * Tài khoản 3383 “BHXH”: - Bên Nợ: BHXH phải trả cho người lao động hoặc nộp cho cơ quan quản lý quỹ. - Bên Có: Trích BHXH vào kinh phí kinh doanh hoặc trừ vào thu nhập của người lao động. - Số dư bên Có: BHXH chưa nộp. - Số dư bên Nợ: BHXH chưa được cấp bù. * Tài khoản 3384 “BHYT”: - Bên Nợ: Nộp BHYT. - Bên Có: Trích BHYT tính vào chi phí kinh doanh hoặc trừ vào thu nhập của người lao động. - Số dư bên Có: BHYT chưa nộp. * Tài khoản 335 "Chi phí phải trả": Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản được ghi nhận là chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế chưa phát sinh mà sẽ phát sinh trong kỳ này hoặc nhiều kỳ sau. - Bên Nợ : Các chi phí thực tế phát sinh thuộc nội dung chi phí phải trả. Chi phí phải trả lớn hơn số chi phí thực tế được hạch toán giảm chi phí kinh doanh. - Bên Có: Chi phí phải trả đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh. - Dư Có: Chi phí phải trả đã tính vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh. Ngoài các tài khoản 334, 338, 335, 351 kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 622, TK 627, TK 111, TK 112, TK 138... 1.2.4. Kế toán số lượng, thời gian và kết quả lao động tại Công ty 1.2.4.1. Kế toán số lượng lao động Hạch toán số lượng lao động là hạch toán về mặt số lượng từng loại lao động theo đặc điểm công việc và trình độ chuyên môn của mỗi công nhân viên trong Công ty. Chi tiết về số lượng lao động được phản ánh trên “Sổ danh sách lao động” nhằm thường xuyên nắm chắc số lượng và loại lao động bao gồm lao động dài hạn, lao động tạm thời, lao động trực tiếp, lao động gián tiếp,… trong từng phòng ban và toàn Công ty. Căn cứ để ghi “Sổ danh sách lao động” là các chứng từ ban đầu về việc tuyển dụng lao động, thôi việc, thuyên chuyển,… và căn cứ vào Sổ này để tính lương và các chế độ phải trả khác cho người lao động. Hiện nay, tổng số nhân viên của Vinatrans khoảng 200 người, đều được tuyển chọn rất cẩn thận. Do đặc điểm hoạt động kinh doanh luôn chịu sự biến động của thị trường nên Vinatrans có chính sách tuyển dụng rất thường xuyên và rộng rãi nhằm tìm được những nhân viên ưu tú nhất cho Công ty. Mẫu cụ thể một Hợp đồng lao động được ký kết tại Công ty như sau: Bảng 04: Hợp đồng lao động CÔNG TY CỘNG HÒA Xà HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM VINATRANS HÀ NỘI Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 03-08 /HĐLĐ/APT-HN Hà Nội, ngày 01 tháng 03 năm 2008 HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG (Ban hành theo thông tư số 21/2003/TT- BLĐTBXH, ngày 22/9/2003của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội) Chúng tôi, một bên là Ông/ Bà: Khúc Văn Dụ Quốc tịch: Việt Nam Chức vụ: Tổng Giám đốc Đại diện cho: CT CP Giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội, Điện thoại:7321090 Địa chỉ: Số 2 Bích Câu, P. Quốc Tử Giám, Q. Đống Đa, Tp. Hà Nội Và một bên là Ông/Bà: Bùi Ngọc Bích Quốc tịch: Việt Nam Sinh ngày 21 tháng 10 năm 1984 tại: Hà Nội Nghề nghiệp: Kinh doanh Địa chỉ thường trú: 84 Ngõ Văn Chương – Hà Nội Số CMTND: 012385006 Cấp ngày: 19/09/2000 Tại: CA TP Hà Nội Số sổ lao động (nếu có): Cấp ngày: Tại: Thỏa thuận ký kết hợp đồng lao động và cam kết làm đúng những điều khoản sau đây: Điều 1: Thời hạn và công việc hợp đồng Loại hợp đồng lao động: 12 tháng Từ ngày 01 tháng 03 năm 2008 đến ngày 28 tháng 02 năm 2009 Thử việc từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm Địa điểm làm việc: Số 2 Bích Câu - Quốc Tử Giám - Đống Đa – Hà Nội. Chức danh chuyên môn: Kinh doanh Chức vụ (nếu có): Nhân viên. Công việc phải làm: Làm hàng và đánh bóng thương hiệu Công ty. Điều 2: Chế độ làm việc Thời gian làm việc: Theo yêu cầu công việc Được cấp phát những dụng cụ làm việc gồm: Theo yêu cầu công việc Điều 3: Nghĩa vụ và quyền lợi của người lao động Quyền lợi: Phương tiện đi lại làm việc: Nhân viên tự trang bị Mức lương chính hoặc tiền công: 1.000.000 đ/ tháng Hình thức trả lương: Chuyển khoản Phụ cấp gồm: Theo chính sách của công ty gồm các phụ cấp công việc theo Phụ lục hợp đồng lao động Được trả lương vào các ngày 26 hàng tháng. Tiền thưởng: Theo quy chế của công ty Chế độ nâng lương: Theo quy chế của công ty Được trang bị bảo hộ lao động gồm: theo yêu cầu công việc Chế độ nghỉ nghơi ( nghỉ hàng tuần, phép năm, lễ tết…): 12 ngày phép năm và 9 ngày lễ tết Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế: NSDLĐ trích nộp 15% BHXH, 2% BHYT NLĐ trích nộp 5% BHXH, 1% BHYT Chế độ đào tạo: Theo quy chế của công ty Những thỏa thuận khác: 2. Nghĩa vụ: - Hoàn thành những công việc đã cam kết trong hợp đồng lao động. - Chấp hành lệnh điều hành sản xuất – kinh doanh, nội quy kỷ luật lao động, an toàn lao động… - Bồi thường vi phạm và vật chất: Điều 4: Nghĩa vụ và quyền hạn của người sử dụng lao động Nghĩa vụ: Bào đảm việc làm và thực hiện đầy đủ những điều đã cam kết trong hợp đồng lao động. Thanh toán đầy đủ, đúng thời hạn các chế độ và quyền lợi cho người lao động theo hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể (nếu có). Quyền hạn: Điều hành người lao động hoàn thành công việc theo hợp đồng (bố trí, điều chuyển, tạm ngừng việc …). Tạm hoãn, chấm dứt hợp đống lao động, kỷ luật người lao động theo quy định của pháp luật, thỏa ước lao động tập thể ( nếu có) và nội quy lao động của doanh nghiệp. Điều 5: Điều khoản thi hành Những vấn đề về lao động không nghi trong hợp đồng lao động này thì áp dụng quy định của thỏa ước lao động tập thể, trường hợp chưa có thỏa ước lao động tập thể thì áp dụng quy định của pháp luật lao động. Hợp đồng lao động được lập thành 02 bản có giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ 01 bản và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 03 năm 2008 . Khi hai bên ký kết phụ lục hợp đồng lao động thì nội dung của phụ lục hợp đồng lao động cũng có giá trị như các nội dung của bản hợp đồng lao động này. Hợp đồng này làm tại Công ty CP giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội, ngày 01 tháng 03 năm 2008 NGƯỜI LAO ĐỘNG NGƯỜI SỬ DỤNG LAO ĐỘNG (ký tên) (Ký tên, đóng dấu) Ghi rõ họ và tên Ghi rõ họ và tên 1.2.4.2. Kế toán thời gian lao động Kế toán về thời gian lao động nhằm quản lý việc sử dụng thời gian lao động và kiểm tra việc chấp hành kỷ luật lao động; đảm bảo tính kịp thời, chính xác trong ghi chép về số ngày công, giờ công thực tế, ngày nghỉ, ngày ngừng việc,… để việc tính lương thưởng cho từng nhân viên được chính xác. Để hạch toán thời gian lao động cần có chứng từ ban đầu là “Bảng chấm công”. Đây là bảng để ghi chép thời gian thực tế làm việc, nghỉ việc, vắng mặt theo từng ngày của người lao động và được lập riêng cho từng bộ phận, phòng ban theo từng tháng. Tại Vinatrans Bảng chấm công được kế toán lập, ghi chép và theo dõi trên máy tính. Căn cứ vào số lao động có mặt, vắng mặt đầu ngày làm việc, kế toán trực tiếp phản ánh vào Bảng chấm công. Các ngày nghỉ lễ tết, ngày thứ bảy chủ nhật cũng được phản ánh vào Bảng chấm công; đối với các trường hợp nghỉ việc do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động,… đều được ghi vào bảng theo những ký hiệu quy định cụ thể và phải có phiếu nghỉ ốm hay biên bản ngừng việc để làm căn cứ đối chiếu. Cuối mỗi tháng, kế toán phòng in Bảng chấm công ra giấy sau đó nộp cho trưởng phòng kiểm tra, xem xét lại tình hình sử dụng lao động tại phòng mình, rồi được chuyển tới phòng kế toán tổng hợp. Tại đây, kế toán tiền lương kiểm tra lại số liệu trên bảng rồi tiến hành tính lương, thưởng, trợ cấp cho mỗi nhân viên. céng hßa x· héi chñ nghÜa viÖt nam §éc LËp - Tù Do - H¹nh Phóc ***************************** PhiÕu x¸c nhËn ng­êi lao ®éng nghØ viÖc tr«ng con èm §¬n vÞ : C«ng ty Cæ phÇn giao nhËn vËn t¶I ngo¹i th­¬ng Vinatrans Hµ Néi. M· sè thuÕ: 0 1 0 1 3 5 2 8 5 8 X¸c nhËn :Trong th¸ng 03 quÝ I N¨m 2009 c¸c «ng, bµ nh©n viªn cña ®¬n vÞ cã tªn trong danh s¸ch d­íi ®©y ®· nghØ viÖc tr«ng con èm. Sè TT Hä vµ tªn sè sæ hä vµ tªn ngµy th¸ng sè ngµy tõ ngµy ®Õn ngµy luü kÕ ghi chó ng­êi lao ®éng BHXH con n¨m sinh nghØ tõ ®Çu n¨m  1.  NguyÔn §øc Nguyªn  0108071427  NguyÔn §øc H¹nh 11/04/2008 19 10 31 19 §Ò nghÞ B¶o hiÓm x· héi xem xÐt gi¶i quyÕt ®Ó c¸c «ng, bµ cã tªn trªn ®­îc h­ëng trî cÊp nghØ viÖc tr«ng con èm theo ®óng chÕ ®é hiÖn hµnh Hµ Néi, ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2009 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ ( Ký tªn , ®ãng dÊu ) BiÓu 01: PhiÕu x¸c nhËn ng­êi lao ®éng nghØ viÖc tr«ng con èm Biểu số 02: Bảng chấm công 1.2.4.3. Kế toán kết quả lao động Ngoài số lượng và thời gian lao động của người lao động thì kế toán số lượng và chất lượng công việc hoàn thành của từng người, từng bộ phận cũng là nội dung rất quan trọng. Hạch toán kết quả lao động phải đảm bảo sự chính xác và phù hợp giữa kết quả thực tế với tiền lương nhận được của từng người. Căn cứ để hạch toán kết quả lao động là các loại chứng từ ban đầu như “Hợp đồng giao khoán”, “Phiếu xác nhận công việc hoàn thành”, “Phiếu báo hỏng”,… Mỗi loại chứng từ đều cần có sự ký duyệt của người chịu trách nhiệm liên quan. Trong đó “Hợp đồng giao khoán” là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc, thời gian làm việc và là cơ sở để thanh toán tiền công cho người nhận khoán; “Phiếu xác nhận công việc hoàn thành” do người giao việc lập xác nhận số lượng công việc hoàn thành và được chuyển cho phòng kế toán để tính lương thưởng cho cá nhân hay đơn vị lao động. Các chứng từ hạch toán kết quả lao động sau khi được ký duyệt kiểm tra sẽ được chuyển tới phòng kế toán để làm căn cứ tính lương thưởng cho người lao động. 1.2.5. Tính lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Hàng tháng kế toán tính lương, thưởng và các khoản phải trích theo lương cho người lao động căn cứ vào các chứng từ liên quan: Giấy nghỉ phép, Biên bản ngừng việc, Bảng chấm công,… sau đó phản ánh số tiền phải trả qua “Bảng thanh toán tiền lương” để trả lương cho công nhân viên. “Bảng thanh toán tiền lương” được lập cho từng bộ phận phòng ban tương ứng với “Bảng chấm công” của phòng ban đó. Sau khi kiểm tra lại các chứng từ gốc, kế toán lương tiến hành tính lương, thưởng, các khoản trích theo lương và trợ cấp phải trả cho người lao động. * Tính lương phải trả: - Công thức tính lương theo thời gian: Mức lương thời gian = Mức lương tối thiểu x Hệ số lương cấp bậc x Số ngày làm việc thực tế Số ngày làm việc theo chế độ + Mức lương tối thiểu là 540000VNĐ áp dụng theo quy định của Nhà nước. + Hệ số lương cấp bậc: là hệ số được quy định tuỳ thuộc vào chức vụ của người lao động + Số ngày làm việc thực tế: là số ngày thực tế người lao động đi làm trong tháng + Số ngày làm việc theo chế độ: theo quy định của Công ty là 26 ngày - Công thức tính lương theo sản phẩm _ khối lượng dịch vụ hoàn thành: Mức lương theo dịch vụ hoàn thành = Tổng doanh thu từ dịch vụ 2,7 Tổng doanh thu từ dịch vụ là tổng doanh thu mà người lao động đem lại cho Công ty từ việc thực hiện dịch vụ và 2,7 là một hệ số cố định. Ví dụ: Trong tháng 3 nhân viên Chu Trà My hoàn thành 1 dịch vụ bán hàng qua điện thoại với tổng tiền thanh toán là 2700000VNĐ thì khi tính lương chị sẽ được nhận thêm một khoản phần trăm lương dịch vụ nữa là: 2700000 : 2,7 = 1000000 VNĐ - Các khoản phụ cấp: + Công tác phí: 4000VNĐ/ngày + Tiền xăng xe: Đối với nhân viên Sales là 20lít/tháng Đối với nhân viên chứng từ là 13lít/tháng + Tiền điện thoại: Đối với nhân viên Sales là 200000VNĐ/tháng Đối với nhân viên chứng từ là 100000VNĐ/tháng + Tiền ca trưa: 20500VNĐ/ngày * Các khoản trích theo lương: - Quĩ BHXH: là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp họ bị mất khả năng lao động như: ốm đau, thai sản, hưu trí,… Quỹ được hình thành bằng cách tính theo tỉ lệ 20% trên tổng quĩ lương cơ bản của công ty, trong đó: + 15% tính vào chi phí kinh doanh + 5% do người lao động đóng góp Toàn bộ quỹ BHXH nộp lên cơ quan bảo hiểm cấp trên. Công ty thanh toán với công nhân viên khi có chứng từ hợp lệ và được cơ quan bảo hiểm xã hội duyệt. - Quĩ BHYT: là quỹ được sử dụng để trợ cấp cho những người có tham gia đóng góp quỹ trong các hoạt động khám, chữa bệnh. Vinatrans sử dụng BHYT Xanhpon. Quỹ được thành lập bằng cách tính 3% trên tổng quĩ lương cơ bản, trong đó: + 2% tính vào chi phí kinh doanh + 1% trừ vào lương người lao động. - Kinh phí công đoàn: là nguồn tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Quỹ được hình thành bằng cách tính theo tỉ lệ 2% vào quĩ lương thực tế và được tính toàn bộ vào chi phí kinh doanh. Ví dụ cụ thể về cách tính lương cho một nhân viên như sau: Bảng 05: Mẫu phiếu thanh toán lương VINATRANS HANOI PHIẾU THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 11 NĂM 2008 Họ và tên: Chu Trà My Mã NV: VT0106 Số tài khoản: 0 0 1 1 0 0 2 6 7 1 4 7 2 Bộ phận: Phòng Hàng Không Xuất 1/ Hệ số lương 2.43 2/ Hệ số phụ cấp 0.00 3/ Lương và phụ cấp 1,312,200 4/ Lương cơ bản 857,977 5/ Lương khoán 1,687,800 6/ Tổng lương 3,000,000 7/ Ngày công 17.00 8/ Ngày công thực tế 17.00 9/ Tổng lương TL 2,545,777 10/ Lít xăng thực lĩnh 13 11/ Mức khoán CTP/ngày 4,000 12/ Tiền xăng xe 169,000 13/ Tiền công tác phí 68,000 14/ Tiền điện thoại 200,000 15/ Tiền ca trưa 348,500 16/ Các khoản khấu trừ Thuế TNCN phải nộp 0 BHXH 65,610 BHYT 13,122 Đoàn phí 17/ Tổng thu nhập 3,331,277 18/ Tổng thực lĩnh 3,252,545 Phân tích cách tính lương từ mẫu phiếu lương ở trên như sau: + Lương và phụ cấp = 540000 x 2,43 = 1312200 + Lương cơ bản = 1312200 x 17 : 26 = 857977 + Lương khoán = 3000000 – 1312200 = 1687800 + Tổng lương thực lĩnh = 1687800 + 857977 = 2545777 + Tổng tiền phụ cấp = 68000 + 169000 + 200000 + 348500 = 785500 + Các khoản khấu trừ = 65610 + 13122 = 78732 BHXH = 1312200 x 5% = 65610 BHYT = 1312200 x 1% = 13122 + Tổng thu nhập = 2545777 + 785500 = 3331277 + Tổng thực lĩnh = 3331277 – 78732 = 3252545 1.2.6. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty 1.2.6.1. Kế toán tổng hợp về tiền lương tại Công ty Lương của các cán bộ công nhân viên trong Công ty được trả chính xác theo hợp đồng ký kết và khối lượng dịch vụ hoàn thành, phù hợp với chất lượng kết quả công việc của mỗi nhân viên nhằm khuyến khích, phát huy tinh thần làm việc và năng lực mỗi người. Tiền lương phải trả được căn cứ vào “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”. Bảng này cung cấp những thông tin đầy đủ về mức lương của người quản lý (lao động gián tiếp) và tiền lương mà người lao động trực tiếp được hưởng. Căn cứ vào bảng phân bổ này, kế toán tiền lương sẽ tiến hành nhập số liệu vào máy tính theo định khoản và số liệu ghi trên bảng phân bổ máy tính tự động kết chuyển sang các sổ liên quan: sổ Nhật ký chứng từ số 7, sổ cái TK 334, TK 338… VINATRANS Hà Nội trả lương cho nhân viên bằng cách chuyển khoản qua tài khoản tại ngân hàng Vietcombank. Số tiền lương mỗi nhân viên nhận được sẽ được ghi cụ thể trong phiếu thanh toán lương phát cho mỗi người. Việc thanh toán lương được thực hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 07: Thủ tục thanh toán lương Phòng tài chính kế toán chuyển lương vào tài khoản nhân viên Nhân viên nhận tiền và ký xác nhận vào phiếu thanh toán lương Phòng kế toán tổng hợp xét lại và lập Bảng lương Giám đốc ký duyệt chi Lập Bảng chấm công Trưởng phòng xét duyệt Cuối mỗi tháng, tại một số phòng ban đặc biệt có kế toán riêng, kế toán phòng căn cứ vào thời gian làm việc và kết quả đạt được của mỗi nhân viên để lập Bảng chấm công rồi chuyển lên cho trưởng phòng xét duyệt. Sau đó Bảng chấm công được chuyển đến phòng kế toán tổng hợp; tại đây kế toán lương sẽ kiểm tra, xem xét, tính toán lại và tổng hợp xếp lương, lập Bảng lương cho nhân viên toàn Công ty. Bảng lương được chuyển lên cho Giám đốc duyệt ký chi lương sau đó chuyển về phòng tài chính kế toán, và đến ngày 26 hàng tháng Công ty tiến hành trả lương cho nhân viên, kế toán lương căn cứ vào Bảng lương sẽ chuyển tiền vào tài khoản cho các nhân viên; nhân viên Công ty sau khi kiểm tra tài khoản nếu đã nhận được đầy đủ lương sẽ phải ký xác nhận vào một phiếu thanh toán lương được phát. - Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật kí- Chứng từ Biểu số 04: Quy trình luân chuyển sổ kế toán Chứng từ kế toán và các Bảng phân bổ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1,2,3,4,7,8,10 Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái tài khoản 334, 335, 338 Báo cáo tài chính và các Báo cáo về lao động tiền lương Bảng kê Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Khi tính ra tiền lương phải trả công nhân viên kế toán lập Bảng phân bổ số 1 (Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội), từ Bảng phân bổ số 1 để vào nhật kí chứng từ số 7 (ghi Có TK 334). Khi có các khoản khấu trừ vào lương công nhân viên, kế toán tiền lương phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 10. Khi thực hiện thanh toán hoặc ứng trước các khoản cho công nhân viên kế toán phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 1. Có thể mô tả cụ thể chu trình qua các mẫu bảng biểu số liệu sau: Biểu 05: Bảng thanh toán lương B¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng bé phËn: phßng hµng kh«ng xuÊt Th¸ng: 3/2009 Stt Hä ®Öm Tªn Lương kho¸n PC vµ c¸c kho¶n TN kh¸c Tæng tiÒn Gi¶m trõ Thùc lÜnh Ký nhËn BHXH + YtÕ C«ng Møc l­¬ng Thµnh tiÒn BHXH +YtÕ ThuÕ TNCN ph¶i nép ThuÕ TNCN ®· khÊu trõ ThuÕ TNCN ph¶i truy thu Truy thu BHXH Tõ C«ng ty Tæng 1 Vư¬ng Xu©n TiÕn 26.0 2,500,000 2,500,000 12,500,000 15,000,000 150,000 675,000 675,000 14,850,000 425,000 575,000 2 Vò Phóc Thµnh 26.0 2,000,000 2,000,000 5,500,000 7,500,000 120,000 89,000 89,000 7,380,000 340,000 460,000 3 Ph¹m ThÞ Thanh 26.0 1,500,000 1,500,000 3,000,000 4,500,000 90,000 - - 4,410,000 255,000 345,000 4 Do·n ThÞ Hưêng 26.0 1,500,000 1,500,000 2,000,000 3,500,000 90,000 - 3,410,000 255,000 345,000 5 NguyÔn ThÞ Thanh 26.0 1,500,000 1,500,000 2,000,000 3,500,000 90,000 - 3,410,000 255,000 345,000 6 Ph¹m V¨n Ngäc 26.0 1,500,000 1,500,000 2,000,000 3,500,000 90,000 3,410,000 255,000 345,000 7 NguyÔn §øc Nguyªn 7.0 1,500,000 403,846 1,000,000 1,403,846 90,000 1,313,846 255,000 345,000 Céng 12,000,000 10,903,846 28,000,000 38,903,846 720,000 764,000 764,000 - - 38,183,846 2,040,000 2,760,000 B»ng ch÷: Ba m¬i bẩy triÖu bèn tr¨m mêi chÝn ngh×n t¸m tr¨m bèn s¸u BHXH +BHYT Tõ C«ng ty 2,040,000 VN§ Tõ NL§ 720,000 VN§ 1,800,000 VN§ BHXH 600,000 VN§ 240,000 VN§ BHYT 120,000 VN§ Ng­êi lËp KÕ to¸n tr­ëng gi¸m ®èc CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI NGOẠI THƯƠNG VINATRANS HÀ NỘI Bộ phận: Phòng Hàng không xuất BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM Xà HỘI Tháng 03 năm 2009 STT Ghi Có TKGhi Nợ TK TK 334 - Phải trả người lao động TK 338 - Phải trả, phải nộp khác TK 335Chi phí phải trả Tổng cộng Lương Phụ cấp và các khoản khác Cộng Có TK 334 KPCĐ BHXH BHYT Cộng CóTK 338 1 TK 641 - CPBH 8,403,846 15,500,000 23,903,846  190,000 1,425,000 190,000 1,805,000 25,708,846 2 TK 642 - CPQLDN 2,500,000 12,500,000 15,000,000  50,000 375,000 50,000 475,000 15,475,000 Cộng 10,903,846 28,000,000 38,903,846  240,000 1,800,000 240,000 2,280,000 41,183,846 Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán lương Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 06: Bảng phân bổ tiền lương và Bảo hiểm xã hội Căn cứ vào bảng phân bổ trên, kế toán tiến hành nhập số liệu vào Nhật ký chứng từ số 7 trong máy tính, việc nhập có thể mô tả qua biểu sau: Biểu 07: Nhật ký chứng từ số 7 Đơn vị: Công ty Cổ phần giao nhận vận tải ngoại thương Vinatrans Hà Nội Số 2 Bích Câu-P.Quốc Tử Giám-Q.Đống Đa-Tp.Hà Nội NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Tập hợp chi phí kinh doanh toàn doanh nghiệp Tháng 03 năm 2009 STT Ghi CóTK Ghi NợTK TK111 TK334 TK3382 TK3383 TK3384 Tổng cộng 1 2 3 4 5 6 7 8 1. … … … … … … … 2. TK 3383 … 822,115 … … … … 3. TK 641 … 23,903,846 190,000 1,425,000 190,000 … 4. TK 642 … 15,000,000 50,000 375,000 50,000 … … … … … … … … Tổng cộng … … … … … … Đã ghi Sổ Cái ngày 31 tháng 03 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 03 năm 2009 Kế toán trưởng Ký, họ tên) Sau khi cập nhật số liệ