Chuyên đề Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp ở xí nghiệp xây lắp I

987 tới nay với đường lối đổi mới của Đảng chuyển nền kinh tế từ quan niêu bao cấp sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước, xí nghiệp xây lắp I đã tự tìm kiếm việc làm, tự hạch toán kinh tế theo quy định của pháp luật xí nghiệp xây lắp I đã khẳng định được vị trí của mình giải quyết tương đối đủ việc làm cho cán bộ công nhân viên doanh thu hàng năm đều tăng, bình quân sản lượng đều tăng từ 30 - 40 tỷ đồng, năm sau luôn đạt cao hơn năm trước, đóng góp đáng kể cho ngân sách nhà nước và tích lũy lớn cho xí nghiệp. Hiện nay xí nghiệp đang thi công xây dựng các công trình trong nước như: Đài phát thanh, trường học, văn phòng Bộ thuỷ sản Và cả công trình nước ngoài tại Việt Nam như công trình XUYOU Liên doanh quốc tế, liên doanh thép Việt Nam - Úc, nhà máy sơn Thái Lan. Lợi nhuận thu được luôn có phần danh cho tích lũy để đầu tư cho trang bị kỹ thuật, phương tiện máy móc để cơ động và tiên tiến. Xí nghiệp luôn hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất giải quyết đủ việc làm, cải thiện đời sống cho công nhân viên góp một phần ngân sách nhà nước. Năm Chỉ tiêu Đơn vị tính 2000 2001 2002 KH TH KH TH KH TH Giá trị tổng sản lượng Trđ 40.000 43.000 40.000 47000 40.000 49.000 Tổng doanh thu Trđ 30.000 34.000 3400 36.659 36.000 48.165 Nộp ngân sách Trđ 1.727 1862 1600 1748 1.700 2.320 Lợi nhuận Trđ 650 693 650 800 700 750 Tổng quỹ lương Trđ 6000 6210 6200 7930 8.000 8.670 Thu nhập bình quân Ng/th 700 750 750 800 800 850 1.1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp xây lắp I Là một doanh nghiệp xây lắp nên có 2 ngành nghề kinh doanh chủ yếu sau: + Xây dựng: Các công trình xây dựng công nghiệp: nhà máy, kho tàng, đường giao thông, đường điện cao, hạ thế, đường ống cấp thoát nước. Các công trình dân dụng như : nhà ở và khách sạn, trường học + Sản xuất: Khung nhà thép kiểu khung kho Tiệp 720 m2 -900 m2 các kiểu nhà thép không theo tiêu chuẩn , các bộ phận lẻ của nhà thép theo đơn đặt hàng, tôn tráng kẽm và tôn màu lợp mái ,đà giáo thép,cốp pha,cột chống thép. + Xí nghiệp đã tham gia đấu thầu nhiều công trình lớn và đã bàn giao những công trình , hạng mục , có chất lượng cao được các đối tác đánh giá cao - Nhà máy sản xuất gạch Granit , công ty Hồng Hà . - Nhà máy Lông Vũ liên doanh Hàn Quốc- Việt Nam . - Việc nghiên cứu nuôi trồng thuỷ sản . - Nhà máy giầy gia Phú Thuỵ – Gia Lâm . - Tháp nước liên doanh sản xuất ô tô Hoà Bình . - Xây dựng trạm biến thế treo. - Sản xuất và lắp dựng đường điện trường 35KW Hoà Bình – Sơn La- Yên Bái, đường dây 500KW Quảng Nam. Như vậy, sản phẩm của xí nghiệp mang đặc điểm của xí nghiệp xây lắp: đó là những sản phẩm xây lắp có quy mô vừa và lớn mang tính chất đơn chiếc, thời gian sản xuất kéo dài, chủng loại yếu tố đầu vào đa dạng đòi hỏi có nguồn vốn đầu tư lớn. Để đảm bảo sử dụng có hiệu quả vốn đàu tư, xí nghiệp phải dựa vào các bản vẽ thiết kế dự toán xây lắp, giá trúng thầu, hạng mục các công trình do bên A cung cấp để tiến hành sản xuất thi công. Chi phí giá thành sản phẩm được tính theo từng giai đoạn và so sánh với giá dự toán, giá trúng thầu là cơ sở để nghiệm thu, xác định giá quyết toán để đối chiếu thanh lý hợp đồng. Quá trình sản xuất của xí nghiệp là quá trình thi công sử dụng các yếu tố vật liệu, nhân công máy thủ công và các yếu tố khác để tạo nên công trình. Có thể tóm tắt quy trình sản xuất sản phẩm của xí nghiệp xây lắp I như sau: Sơ đồ quy trình sản xuất sản phẩm của XNXL I như sau: Căn cứ vào dự toán được duyệt, hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công, bản vẽ công nghệ quy phạm định mức kinh tế kỹ thuật từng công trình. Sử dụng các yếu tố chi phí ( vật tư + chi phí sản xuất chung) để tiến hành tổ chức thi công xây lắp. Sản phẩm xây lắp ( công trình + hạng mục công trình) hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng. 1.1.3- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp xây lắp I Xí nghiệp xây lắp I là 1 trong 7 xí nghiệp trực thuộc công ty xây lắp và sản xuât công nghiệp, xí nghiệp có 15 đội trực tiếp sản xuất. Toàn xí nghiệp có 275 công nhân viên trong đó nhân viên quản lý là 41 người còn lại là công nhân bao gồm công nhân cơ khí, công nhân xây lắp, công nhân hợp đồng theo thời vụ, theo công việc 200 – 300 người. Do đặc điểm sản xuất của xí nghiệp và tính chất tổ chức sản xuất mang tính chuyên môn hoá nên mô hình tổ chức sản xuất của xí nghiệp là mô hình trực tuyến theo chiều dọc. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Giám đốc Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật khối sản phẩm cơ khí. Phó giám đốc phụ trách khối sản phẩm xây lắp. Phó giám đốc kiêm bí thư đảng uỷ. . Phòng Tổ chức- Hành chính Phòng kế hoạch kỹ thuật. Phòng Tài chính Kế toán Khối trực tiếp sản xuất ( 15 đội) Đứng đầu là giám đốc xí nghiệp. Giám đốc xí nghiệp là người có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất , quyết định chỉ đạo xuống các phòng ban . Giám đốc là người đại diện pháp nhân của xí nghiệp về hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý, giúp cho giám đốc là các phó giám đốc Phó giám đốc giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công của giám đốc ,tham mưu cho giám đốc và trực tiếp quản lý các dội công trình ,các phòng ban thuộc trách nhiệm của mình . Cụ thể là : - Phó giám đốc phụ trách khối kỹ thuật sản phẩm cơ khí là đội trưởng trực tiếp chỉ huy một xưởng cơ khí xây dựng , là người có quyền tuyển dụng lao động và chịu trách nhiệm báo cáo kết quả xây dựng với giám đốc . - Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật khối xây lắp đồng thời là đội trưởng trực tiép chỉ đạo một đội xây lắp phụ trách an toàn kỹ thuật xây lắp của toàn xí nghiệp . - Phó giám đóc kiêm Bí Thư Đảng uỷ thủ trưởng cơ quan đồng thời cũng là người chỉ đạo trực tiếp một đội xây lắp , phụ trách công tác bồi dưỡng nâng cao trình độ công nhân ,điều hành các hoạt động của Đảng bộ trong xí nghiệp. Các phòng ban chức năng cuả xí nghiệp xây lắp I bao gồm : - Phòng tổ chức hành chính : có chức năng tổ chức lao động tiền lương, tuyển dụng đào tạo nâng cao tay nghề cho cán bộ công nhân viên . Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo xí nghiệp về công tác tổ chức nhân sự , tham mưu cho lãnh đạo xí nghiệp về công tác sắp xếp cán bộ công nhân theo khả năng , năng lực để phát huy tính năng động sáng tạo trong công tác quản lý cũng như trong sản xuất . Hướng dẫn kiểm tra các đội về quản lý , sử dụng lao động theo bộ lao động về chấp hành các chủ trương , chính sách của Đảng và của nhànước. Soạn thảo các văn bản liên quan đến công tác tổ chức các quyết định cung cấp số liệu một cấch chính xác và kịp thời - Phòng kế toán tài chính: có chức năng quản lý tài chính ,hạch toán kế toán , kiểm tra và phân tích hoạt đông kinh tế . Chấp hành các chế độ chính sách pháp luật của nhà nước trong xí nghiệp, sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả các nguồn vốn của xí nghiệp. Tổ chức luân chuyển chứng từ , kiểm tra chứng từ cập nhật lên bảng kê và hạch toán kế toán , thông qua số liệu phát sinh đẻ vào các loại sổ sách chi tiết và tổng hợp theo pháp lệnh kế toán thống kê do nhà nước ban hành , đồng thời làm báo cáo kế toán hàng quý , hàng năm báo cáo với nhà nước . Liên hệ với các cấp , các ngành nhằm đảm bảo vốn hoạt động sản xuất kinh doanh , tiền lương của công nhân xí nghiệp : Nộp hồ sơ thanh quyết toán vay vốn ngân hàng . . . cân đối kiểm tra cụ thể các chứng từ hợp pháp để trả thưởng cho công nhân viên chức , trường hợp chứng từ không hợp lệ có quyền theo quy định của nhà nước . - Phòng kế hoạch kỹ thuật : có chức năng lập kế hoạch , điều động sản xuất , đấu thầu và chào thầu các công trình , lập hồ sơ nhận thầu , tham mưu cho giám đốc về mặt kỹ thuật , nhận thiết kế trên cơ sở đó lập biện pháp thi công cụ thể cho từng công trình và hạng mục công trình . Lập công nghệ chi tiết phát hiện những sai sót trong thống kê để xử lý đồng thời giám sát công trình thi công , đảm bảo chất lượng công trình .Thanh quyết toán công trình , nghiệm thu , bàn giao của công ty với chủ đầu tư và đơn vị . Hướng dẫn kiểm tra các đội về công tác xây lắp lập phương án kỹ thuật an toàn, các yếu tố dự thảo văn bản đấu thầu và các công trình đề giám đốc . Khảo sát điều tra các năng lực , lập dự toán thi công giao cho các đơn vị và tổ chức cung ứng vật tư theo phân công của xí nghiệp . Các đội trực tiếp sản xuất : có nhiệm vụ thực hiện các công việc được giao, đảm bảo đúng thời gian và tiến độ quy định . Kết quả thi công quyết định sự tồn tại và phát triển của công ty . Vì vậy việc duy trì hoạt động có hiệu quả là yêu cầu quan trọng và là nhiệm vụ chung cho tất cả các phòng ban trong xí nghiệp . Mối quan hệ giữa các phòng ban: mặc dù mỗi phòng ban trong xí nghiệp đảm nhận mỗi lĩnh vực riêng nhưng trong quá trình làm việc giữa các phòng có mối quan hệ với nhau . Sau khi trúng thầu ký kết được hợp đồng cán bộ xí nghiệp xuống thực địa khảo sát phân tích , lập báo cáo và xây dựng mô hình kiến trúc , sau đó chuyển hồ sơ xuống phòng kế hoạch kỹ thuật , cán bộ thiết kế sẽ thiết kế công trình và lập dự toán thiết kế , các nhân viên của phòng sẽ thực hiện việc lắp đặt đơn giá các loại để lập ra bảng dự toán công trình về giá trị sau đó sẽ trình lên giám đốc , công trình sẽ được giao cho các đội thi công trực tiếp dựa vào năng lực của các đội và tính chất của công trình . Sau khi phòng tổ chức đã hoàn thành các thủ tục giấy tờ dự toán sẽ được chuyển xuống phòng kế toán tài chính , phòng này sẽ lập luận chứng kinh tế để vay vốn ngân hàng đầu tư cho công trình . Trước khi các đội tiến hành thi công xí nghiệp sẽ lập hợp đồng giao khoán cùng vối sự tham gia của các phòng ban có liên quan . 1.2.- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp xây lắp I Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý, xí nghiệp xây lắp I áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán hình thức tập trung, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện ở phòng kế toán tài chính của xí nghiệp từ khâu thu nhập chứng từ đến khâu ghi sổ và lập báo cáo tài chính . Xí nghiệp đã thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán và phục vụ kịp thời cho các đối tượng cần thông tin . Bộ máy kế toán ở xí nghiệp xây lắp I gồm 6 cán bộ : - Người đứng đầu là kế toán trưởng , kế toán trưởng trực tiếp giúp giám đốc xí nghiệp tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác thống kê thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế mọi hoạt động kinh doanh của xí nghiệp . Lập và theo dõi kế hoạch tài chính, kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch mua sắm đầu tư và khấu hao tài sản cố định kế hoạch thanh toán công cụ nợ : phải thu, phải trả nội bộ, khách hàng công ty và nhà nước. Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm với cấp trên về việc chấp hành pháp luật thể lệ, chế độ kế toán. - Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp , kế toán ngân hàng ( tiền gửi và tiền vay) kế toán quỹ và thanh toán , kế toán công nợ và nội bộ. Tổng hợp số liệu từ các bộ phận để lập báo cáo cần thiết cung cấp kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh của xí nghiệp giúp giám đốc đề ra các biện pháp hữu hiệu đem lại kết quả kinh doanh tốt nhất cho xí nghiệp, lập báo cáo tài chính, bảo quản lưu trữ hồ sơ, chứng từ . - Kế toán bán hàng, theo dõi doanh thu, tiêu thụ và là kế toán tổng hợp chi phí sản xuất và giá thành chung của xí nghiệp đồng thời kế toán đội công trình 2, 6, 7 và 10, xưởng cơ khí xây dựng . Hạch toán chi tiết và tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh cho các đối tượng, lập báo cáo chi phí sản xuất theo yếu tố , kiểm tra , giám sát tình hình bán hàng , doanh thu . . . - Kế toán thuế VAT đồng thời kế toán đội công trình 3, 4 và 8 có nhiệm vụ tính thuế đầu ra, đầu vào, khấu trừ thuế từng đội, từng công trình và hạng mục công trình. Sau mỗi công trình phảI lập bản tổng hợp số thuế và nộp chuyển cho kế toán tổng hợp . - Kế toán vật tư dụng cụ lao động , kế toán đội công trình 5, 9, đội xây lắp điện số 1, 2 và 3 là người theo dõi nhập , xuất , tồn các loại vật liệu , công cụ - dụng cụ trong kỳ . Định kỳ hàng năm phải ghi số liệu từ các chứng từ vào sổ chi tiết, tính giá thực tế xuất kho cuối tháng lập bảng tình hình nhập xuất vật liệu và công cụ - dụng cụ , lập chứng từ và ghi sổ chuyển cho kế toán tổng hợp. - Thủ quỹ, kế toán bảo hiểm xã hội , quyết toán tiền lương , thưởng cho cán bộ công nhân viên xí nghiệp , quyết toán với cơ quan bảo hiểm của Hà Nội . Thêm vào đó mỗi đội công trình của xí nghiệp có nhiệm vụ tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đội , cuối mỗi tháng mỗi đợt phải chuyển các chứng từ trên về phòng kế toán để kiểm tra tính pháp lý của chứng từ và hạch toán, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh trên sổ sách . SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP XÂY LẮP I Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán bán hàng, chi phí giá thành Kế toán thuế VAT Kế toán vật tư dụng cụ Thủ quỹ Xí nghiệp xây lắp I mặc dù là đơn vị thuộc công ty xây lắp và sản xuất công nghiệp nhưng là một doanh nghiệp nhà nước thực hiện hạch toán kinh tế độc lập. Quá trình sản xuất kinh doanh tương đối phức tạp nên xí nghiệp xây lắp I áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ với hệ thống tài khoản , hệ thống sổ sách chứng từ được áp dụng thêo chế độ kế toán quy định hiện hành. Hệ thống sổ sách xí nghiệp sử dụng chủ yếu là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Tại xí nghiệp xây lắp I niên độ kế toán bắt đầu từ 01/ 01 đến 31/ 12 hàng năm , kỳ kế toán trong xí nghiệp xây lắp I là quý . Xí nghiệp xây lắp I tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ , nguyên vật liệu nhập theo giá nào thì xuất kho theo giá đó , tài sản cố định ở xí nghiệp xây lắp I được khấu hao theo quý . Trên cơ sở chứng từ gốc kế toán cập nhật hàng ngày số liệu bảng tổng hợp ghi vào chứng từ gốc và các sổ kế toán liên quan và ghi vào chứng từ sổ và sổ cái , cuối kỳ kế toán ghi vào tổng hợp chi tiết bẩng cân đối số phát sinh từ đó để lập báo cáo tài chính . Do nhu cầu ngày càng cao về việc cung cấp thông tin nhanh nhạy kịp thời đã áp dụng kế toán trên máy vi tính . Vì vậy phần nào đã áp ứng được nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng và giảm đáng kể phần nào công việc kế toán . S Ơ ĐỒ TRÌ N H T Ự GHI S Ổ K Ế TO ÁN TH EO H Ì NH TH Ứ C CH Ứ NG T Ừ GHI S Ổ C Ủ A XÍ NGHI Ệ P XÂY L Ắ P I Chứng từ gốc Sổ quỹ S ổ đă ng ký Chứng từ ghi sổ Sổ cái B ả ng cân đố i s ố phát sinh Báo cáo tài chính ch ứ ng t ừ ghi s ổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc  Sổ thẻ kế toán chi tiết Bẳng tổng hợp chi tiết Ghi chú: - Ghi hàng ngày: - Ghi cuối tháng: - Đối chiếu kiểm tra: 2. KẾ TOÁN CHI PHÍ XÂY LẮP 2.1. Đặc điểm về chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Xí nghiệp xây lắp I 2.1.1. Đặc điểm về chi phí xây lắp Khi nhận thầu được một công trình xí nghiệp đều thực hiện cơ chế giao khoán cho các đội trực tiếp thi công thông qua hợp đồng giao khoán với giá trị giao khoán như sau: Mức chi phí khoán với tỷ lệ 89% - 89,5% tổng giá trị hợp đồng, số còn lại xí nghiệp chi cho các khoản khác: - Nộp kinh phí quản lý cấp trên - Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp và VAT - Tiền sử dụng vốn ngân sách và lãi vay ngân hàng - Chi phí quản lý của xí nghiệp - Trích lập các quỹ của xí nghiệp Các đội nhận khoán lập biện pháp thi công tổ chức thi công, chủ động cung ứng vật tư máy móc thiết bị, nhân công đảm bảo tiến độ chất lượng, an toàn lao động và các chi phí cần thiết để bảo hành công trình. Các đội nhận khoán được vay vốn của xí nghiệp, thay mặt xí nghiệp quản lý sử dụng vốn đúng mục đích. Hàng tháng, hàng quý đội phải báo cáo giá trị sản lượng thực hiện về phòng quản lý sản xuất. Khi công trình hoàn thành bàn giao đội cùng xí nghiệp bàn giao quyết toán thuế với nhà nước, thanh lý hợp đồng nội bộ xí nghiệp phải tổ chức tốt công tác ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ nhằm phản ánh đâỳ đủ khách quan, chính xáckịp thời mọi hoạt động kinh tế phát sinh. Cuối mỗi quý phải tiến hành kiểm kê khối lượng xây lắp dở dang, xây dựng định mức đơn giá, lập kế hoạch tháng về vật tư, máy móc thiêt bị, nhân công, tiến độ, biện pháp thi công công trình. 2.1.2. Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất ở xí nghiệp xây lắp I Xác định đúng đắn đối tượng tập hợp chi phí sản xuất phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh, phù hợop với yêu cầu quản lý chi phí sản xuất có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với công tác hạch toán chi phí sản xuất, phục vụ cho công trình tính giá thành ở xí nghiệp chính vì thế ở xí nghiệp việc xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất đã được quan tâm và coi trọng đúng mức. Sản phẩm chủ yếu của xí nghiệp là công trình xây dựng và lắp đặt đòi hỏi quá trình thi công lâu, thời gian sử dụng lâu dài. Vì thế đối tượng tập hợp chi phí sản xuất được xác định là công trình, hạng mục công trình. 2.1.3. Phân loại chi phí sản xuất trong xí nghiệp xây lắp I Do dự toán công trình xây dựng cơ bản lập theo từng công trình, hạng mục công trình và phân tích theo từng khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm nên ở xí nghiệp xây lắp I cũng được tiến hành phân loại chi phí sản xuất theo công dụng của chi phí, việc phân loại này nhằm so sánh kiểm tra việc thực hiện các khoản mục chi phí với giá thành dự toán và tiến hành phân tích đánh gái hiệu quả sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, gồm các chi phí sau: - Chi phí NVL trực tiếp bao gồm, sắt, thép, xi măng, cát, sỏi chiếm tỷ trọng lớn khoảng 70 - 75%) trong giá thành sản phẩm. - Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm: Tiền lương công nhân các đội (cán bộ công nhân viên chưa trong biên chế) lương công nhân thuê ngoài theo hợp đồng vụ. - Chi phí sản xuất chung là chi phí dùng để quản lý, phục vụ sản xuất bao gồm. + Chi phí nhân viên quản lý + Chi phí NVL quản lý + Chi phí công cụ - dụng cụ quản lý + Chi phí khấu hao TSCĐ + Chi phí máy thi công 2.2. Phương pháp hạch toán chi phí sản xuất xây lắp ở xí nghiệp xây lắp I. Sử dụng số liệu thu được từ việc xây dựng nhà làm việc Bộ thuỷ sản. 2.2.1. Hạch toán chi phí NVL trực tiếp * Chứng từ sử dụng: Chứng từ được sử dụng trong kế toán chi phí NVL trực tiếp tại xí nghiệp xây lắp I gồm giấy đề nghị tạm ứng tiền, hoá đơn GTGT, phiếu nhập, xuất kho. * Tài khoản sử dụng. Để hạch toán chi phí NVL trực tiếp, kế toán sử dụng TK 621 "Chi phí NVL trực tiếp" TK 152 "Nguyên liệu, vật liệu" TK 154 "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang" Và các TK thanh toán khác như TK 111, TK 112, căn cứ vào các chứng từ như phiếu xuất kho, phiếu xuất vật tư theo hạn mức bảng phân bổ đã giáo cốp pha Kế toán phản ánh tổng hợp trên TK 621 "Chi phí NVL trực tiếp" TK này phản ánh chi phí NVL sử dụng trực tiếp cho hoạt động xây lắp của doanh nghiệp xây lắp. - Kết cấu TK 621. Bên Nợ: Giá trị thực tế NVL đưa vào sử dụng trực tiếp cho hoạt động xây lắp trong kỳ hạch toán. Bên Có: + Giá trị NVL không hết nhập lại kho + Kết chuyển NVL thực tế sử dụng cho hoạt động xây lắp trong kỳ. TK 621 cuối kỳ không có số dư và được mở chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình * Phương pháp hạch toán cụ thể Đối với ngành xây lắp nói chung và XNXL I nói riêng, chi phí NVL trực tiếp chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm xây lắp, nên việc sử dụng vật tư tiết kiệm hay lãng phí, hạch toán NVL chính xác hay không có ảnh hưởng lớn đến quy mô giá thành. Do đím việc tăng cường quản lý NVL, hạch toán, chính xác đầy đủ chi phí này góp phần đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm vật tư nhằm hạ thấp chi phí sản xuất dẫn đến hạ giá thành sản phẩm xây lắp đồng thời góp phần quan trọng trong việc xác định mức tiêu hao NVL trong quá trình thi công để đảm bảo tính chính xác của giá thành công trình. Dựa vào dự toán công trình, lập bảng giao khoán cho đội trực tiếp tự tổ chức khảo sát thi công sau đó đội trưởng dựa vào bảng giao khoán của phòng kế hoạch nghiên cứu lập biện pháp thi công, tính toán xem cần mua loại vật tư nào trước thì đi lấy giấy báo giá hoặc ký hợp đồng mang về rồi xem tạm ứng tiền để chuyển trả cho khách hàng. Khi đã thanh toán các thủ tục xem xét, xác nhận của phòng kế hoạch, kế toán trưởng và giám đốc sẽ viết phiếu chi cho đội công trình và định khoản ngay trên chứng từ đó. Nợ TK 141 Có TK 111 Sau khi nhận được tiền nhân viên của phòng kế hoạch kỹ thuật và chủ nhiệm công trình chyển đến cho khách hàng. Tuy nhiên do nhu cầu sử dụng vật tư lớn nên nhiều khi xí nghiệp phải mua chịu hoặc thanh toán bằng chuyển khoản. Sau khi xuất hàng giao cho xí nghiệp, bên bán hàng sẽ chuyển hoá đơn đến, tuỳ theo từng trường hợp hàng và hoá đơn cùng về hay hàng về trước hoá đơn về sau kế toán định khoản ngay trên phiếu nhập kho. Bảng 2.1. Phiếu nhập kho PHIẾU NHẬP KHO Số: 01 Ngày 2/12/2003 Nợ TK 152 Có TK 111 Họ tên người giao hàng: Ông Tuấn Theo hoá đơn số: Ngày 2/12/2003 của cửa hàng số 29 - NT Nhập tại kho: Đội CT6 STT Tên, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép phi 10 TF10 Kg 447,5 3880 1763.300 2 Thép phi 18 TF 18 Kg 815,0 4000 326.000 3 Gạch đặc GĐ Viên 10670 295 3147650 18143950 Nhập 2/12/2003 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Ghi chú: Hàng về trước hoá đơn về sau Để thuận lợi cho việc xây dựng công trình tránh việc vận chuyển tốn kém, các loại vật tư đều được hợp đồng với nhà cung cấp và được chuyển thẳng tới chân công trình, sau đó thủ kho, cán bộ phòng kỹ thuật sẽ kiểm tra số lượng cũng như chất lượng theo đúng hợp đồng rồi thiết lập biên bản nghiệm thu, chuyển hoá đơn lên phòng kế toán. Khi hàng nhập kho thủ kho chuyển thẻ kho lên phòng kế toán, kế toán viết phiếu nhập, phiếu xuất đồng thời hoàn tạm ứng. Kế toán định khoản. Nợ TK 153 : 8143950 Có TK 331 : 8143950 Đồng thời: Nợ TK 331 : 8143950 Có TK 141 : 8143950 Bảng 2.2. Phiếu xuất kho PHIẾU XUẤT KHO Số: 27 Ngày 2/12/2002 Nợ TK 621 Có TK 152 Họ tên người nhập hàng Lý do xuất kho: Nhà 3 tầng Bộ Thuỷ sản Xuất kho tại: Đội công trình 6 STT Tên, quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép phi 10 TF10 Kg 447,5 3880 1763.300 2 Thép phi 18 TF 18 Kg 815,0 4000 326.000 3 Gạch đặc GĐ Viên 10670 295 3147650 Tổng cộng 18143950 Xuất kho ngày /2/12/2002 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Căn cứ vào đơn hoặc phiếu xuất kho kế toán tính được toàn bộ chi phí NVL trực tiếp của công nhân và tiến hành định khoản Nợ TK 621 : 8143950 Có TK 152 : 8142950 Đồng thời lập bảng tổng hợp chứng từ gốc, ở đây là bảng kê chứng từ. Bảng 2.3. Bảng kê chứng từ Đội công trình 6  BẢNG KÊ CHỨNG TỪ Từ ngày 1/12/2003 đến 31/12/2003 Nhà ba tầng Bộ thuỷ sản Ngày Chứng từ Diễn giải Số tiền TK Nợ TK Có 2/12 Kho số 2 1.875.000 621 152 2/12 CH Minh chiến - 29 NT 2.400.000 621 331 2/12 Kho số 1 8.143.950 621 152 Tổng cộng 12.418.950 Nhập 31/12/2003 Kế toán trưởng (Đã ký) Căn cứ vào bảng kê chứng từ kế toán lập chứng từ ghi sổ và vào sổ chi tiết TK 621. Có 3 chứng từ ghi sổ cấu lập - Chứng từ ghi sổ cho hàng nhập - Chứng từ ghi sổ cho hàng xuất - Chứng từ ghi sổ kết chuyển sang TK 154 Bảng 2.4. chứng từ ghi sổ mở cho hàng nhập kho Đơn vị: XNXL I Đội: CT 6 Số: CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ Trích yếu Số liệu TK Số tiền (đồng) Ghi chú Số Ngày Nợ Có Nợ Có 1 2/12 Mua NVL (xi măng) 152 331 1.875.000 1.875.000 2 2/12 Mua vật tư 152 331 8.143.950 8.143.950 Cộng 10.018.950 10.018.950 Kèm theo 1 chứng từ gốc Người lập (Ký, ghi rõ họ tên)  Kế toán trưởng ( Ký, ghi rõ họ tên) Bảng 2.5. chứng từ ghi mở cho hàng xuất kho Đơn vị: XNXL I Đội: CT 6 Số: 5 CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ Trích yếu Số liệu TK Số tiền (đồng) Ghi chú Số Ngày Nợ Có Nợ Có 1 2/12 Xuất kho xi măng 621 152 1.875.000 1.875.000 2 2/12 Mua cát vàng 621 331 2.400.00 2.400.00 3 3/12 Xuất kho vật tư 621 152 8.143.950 8.143.950 Cộng 12.418.950 12.418.950 Kèm theo 1 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) Bảng 2.6. Chứng từ ghi sổ kết chuyển chi phí NVL sang TK 154 Đơn vị: XNXL I Đội: CT 6 Số: 5 CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ Trích yếu Số liệu TK Số tiền (đồng) Ghi chú Số Ngày Nợ Có Nợ Có 1 Kết chuyển vào chi phí SXKD dở dang cuối kỳ (quý/2003) 154 621 12.418.950 12.418.950 Cộng 12.418.950 12.418.950 Kèm theo 1 chứng từ gốc Người lập (Ký, ghi rõ họ tên)  Kế toán trưởng ( Ký, ghi rõ họ tên) Bảng 2.7: Sổ Cái tài khoản 621 Số dư dầu năm  SỔ CÁI TÀI KHOẢN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP (TK 621) Năm 2003 Ghi có các TKĐƯ Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Luỹ kế TK 152 - NVL 8.747.341.006 13.338.627.829 9.866.720.012 7.331.807.357 39.284.496.204 Cộng phát sinh Nợ Có 8.747.341.006 8.747.341.006 13.338.627.829 13.338.627.829 9.866.720.012 9.866.720.012 7.331.807.357 7.331.807.357 39.284.496.204 39.284.496.204 Số dư cuối quý Nợ Có Bảng 2.8. Sổ chi tiết tài khoản 621 Đội: CT6  SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN TK 621 Đối tượng: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Từ 1/12/2003 đến 31/12/2003 Ngày Số liệu CT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ TK621 Có TK 621 01 - 12 02 -12 05 -12 07 - 12 0- 12 12 -12 18 - 12 ... 56 57 58 59 60 61 62 . Nhà 3 tầng Bộ Thuỷ sản Nhà 3 tầng Bộ Thuỷ sản Nhà 3 tầng Bộ Thuỷ sản Nhà 3 tầng Bộ Thuỷ sản Nhà 3 tầng Bộ Thuỷ sản Nhà 3 tầng Bộ Thuỷ sản Nhà 3 tầng Bộ Thuỷ sản 152 152 152 152 152 152 152 .. 2.700.000 10.088.000 25.476.364 858.450 7.650.000 1.020.000 5.657.520 . . Cộng phát s