Chuyên đề Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê

qua tài khoản tại ngân hàng. Tiêu thụ qua đường bưu điện hoặc internet: Khách hàng gửi giấy đăng ký mua sách qua đường bưu điện hoặc đăng ký qua website của Nhà xuất bản. Kế toán viết hoá đơn GTGT kèm theo sách chuyển theo địa chỉ tới khách hàng, chi phí chuyển sách do Nhà xuất bản chịu. Khách mua có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc séc. Tiêu thụ nội bộ: Nhà xuất bản dùng thưởng cán bộ công nhân viên, hoặc mua bán xuất bản phẩm giữa các phòng sách. Các trường hợp khác coi như tiêu thụ: biếu, tặng, quảng cáo, triển lãm. Phương thức thanh toán với người mua. Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt: Khách mua lẻ, mua khối lượng lớn trực tiếp tại phòng sách thanh toán với nhân viên phòng sách khi mua sách. Cuối ngày hoặc sau một số ngày nhất định nhân viên phòng sách thanh toán với thủ quỹ. Khách mua hàng qua điện thoại, bưu điện, net nếu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt thì thanh toán trực tiếp vơi thủ quỹ. Khách mua hàng theo hợp đồng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt theo quy định hợp đồng và giao cho nhân viên giao hàng (giao đồng thời Hoá đơn GTGT do Nhà xuất bản xuất). Nhân viên giao phải hàng thanh toán trong ngày với thủ quỹ. Thanh toán bằng phương thức chuyển khoản: Các khoản tiền có giá trị từ 20.000.000đ đều bắt buộc thực hiện thanh toán qua chuyển khoản. Khách hàng mua hàng qua điện thoại, bưu điện, net thường thực hiện thanh toán bằng chuyển khoản. Khách hàng mua hàng theo hợp đồng cũng thường thanh toán bằng chuyển khoản và cả truờng hợp khi chưa nhận được Hoá đơn GTGT do Nhà xuất bản xuất ngay khi nhận hàng cũng sử dụng phương thức thanh toán này. Kế toán thành phẩm Nhà xuất bản Thống kê Nguyên tắc hạch toán thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê Hạch toán nhập, xuất kho thành phải được phản ánh theo giá thực tế. Giá thực tế của thành phẩm nhập kho: giá thành xuất bản. Phương pháp tính giá thực tế của thành phẩm xuất kho: phương pháp giá thực tế đích danh. Hạch toán chi tiết thành phẩm phải được thực hiện theo: Từng kho (PS Thống kê, PS Kinh tế và In, PS Tin học và Giáo trình), từng loại (Bìa, Phụ bản, Sách, Tờ gấp), từng nhóm (Đầu sách/ Tên sách). Phương pháp hạch toán tổng hợp thành phẩm: phương pháp kiểm kê định kỳ. Cuối tháng, nhân viên kế toán phụ trách theo dõi thành phẩm tham gia kiểm kê thành phẩm tồn kho và ghi chép số liệu, đối chiếu với số liệu theo dõi tại kho. Phương pháp tính giá thành sản xuất của thành phẩm Giá thành phẩm nhập kho và xuất kho chính là giá thành xuất bản thành phẩm. Giá thành sản phẩm sản xuất (giá thành xuất bản) của đơn vị bao gồm các khoản chi phí: Chi phí nhuận bút: đối với các xuất bản phẩm phải trả nhuận bút. Chi phí in ấn: đơn vị thuê cơ sở ngoài thực hiện in ấn và gia công hoàn thiện sản phẩm nên giá thành in thực tế bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến việc nhân bản xuất bản phẩm gồm: chi phí in và chi phí hoàn thiện sản phẩm. Trong một số trường hợp, đơn vị sử dụng các dịch vụ của nhiều hơn 1 cơ sở để hoàn thiện cùng 1 sản phẩm: 1 cơ sở in ruột và bìa hoặc 1 cơ sở in ruột và 1 cơ sở in bìa; 1 cơ sở gia công hoàn thiện sản phẩm. Chi phí in: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (chi phí giấy in ruột, chi phí giấy in bìa, chi phí làm phim, chi phí chế bản), chi phí cung cấp dịch vụ của cơ sở in, chi phí khác (vận chuyển, bốc dỡ); Chi phí thuê gia công hoàn thiện sản phẩm: chi phí vật liệu đóng xén, chi phí cung cấp cung cấp dịch vụ của cơ sở gia công; chi phí khác (vận chuyển, bốc dỡ) Chi phí sản xuất chung: chi phí văn phòng phẩm, mực in cho máy in laze tại phòng sách, giấy viết, tiền ăn trưa của nhân viên phòng sách. Kế toán chi tiết thành phẩm Tổ chức chi tiết thành phẩm ở 2 nơi: phòng kế toán và kho Thủ tục nhập kho thành phẩm Chứng từ sử dụng: Tờ trình (Biểu số 30- trang 51), Phiếu tính giá (Biểu số 3-trang 22), Hợp đồng kinh tế giữa Nhà xuất bản với cơ sở in (Hợp đồng in) (Biểu số 31- trang 53), Biên bản thanh lý hợp đồng hoặc Biên bản nghiệm thu và quyết toán hợp đồng (Thanh lý hợp đồng in) (Biểu số 32- trang 55), Giấy đề nghị tạm nhập (Biểu số 2- trang 21), Hoá đơn GTGT(cơ sở in xuất) (Biểu số 4- trang 23). Lập và luân chuyển chứng từ: Phòng sách căn cứ vào kế hoạch xuất bản, Hợp đồng kinh tế ký kết giữa Nhà xuất bản với khách hàng để lập và nộp Tờ trình lên Ban giám đốc và phòng Kế toán- Tài vụ. Tờ trình là bản dự trù về tài chính và kế hoạch về thời gian thực hiện, như: xác định chi phí vật liệu, chi phí in ấn, chế bản, làm phim, phát hành và các chi phí khác có thể phát sinh; thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. TRƯỞNG PHÒNG KÝ DUYỆT PHIẾU TÍNH GIÁ NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH - NHẬN BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG, HOÁ ĐƠN GTGT - LẬP PHIẾU TÍNH GIÁ KẾ TOÁN HÀNG HOÁ - HOÁ ĐƠN GTGT - BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG, - PHIẾU TÍNH GIÁ - LẬP BẢNG KÊ THÀNH PHẨM, DỊCH VỤ NHẬP-XUẤT-TỒN KHO TỔNG HỢP BẢNG KÊ THÀNH PHẨM, DỊCH VỤ NHẬP-XUẤT-TỒN KHO NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH GHI SỎ THEO DÕI TẠI P. SÁCH Luân chuyển chứng từ: Nhập kho thành phẩm khi cơ sở in giao hàng Sau đó, nhân viên phòng sách tiến hành tìm kiếm và ký kết Hợp đồng kinh tế với cơ sở in. Hợp đồng kinh tế này thường do cơ sở in lập, nêu rõ trách nhiệm các bên. Nhà xuất bản có thể sử dụng trọn gói dịch vụ từ làm phim, in ấn cho tới gia công hoàn thiện, hoặc có thể sử dụng riêng các dịch vụ do các cơ sở khác nhau cung cấp: thiết kế, làm phim, in ấn ruột, in ấn bìa và gia công hoàn thiện. Khi nghiệm thu thành phẩm, bên cơ sở in lập biên bản thanh lý. Biên bản thanh lý là cơ sở xác định chính thức số lượng sản phẩm hoàn thành đúng chất lượng và giá trị phải thanh toán, cơ sở để xác định giá vốn hàng bán sau này. Căn cứ vào Biên bản thanh lý, nhân viên phòng sách lập Phíếu tính giá. Phiếu tính giá là một chứng từ quan trọng phục vụ tính giá thành sản xuất sản phẩm, trên đó thể hiện đầy đủ chi phí phục vụ xuất bản một xuất bản phẩm: chi phí in, chi phí gia công, chi phí nhuận bút, chi khác nếu có. Nhà xuất bản không sử dụng Phiếu nhập kho mà sử dụng Phiếu tính giá thay thế. Nếu có Hoá đơn GTGT do có sở in xuất thì nhập kho ngay, nếu hoá đơn đến thời điểm cuối tháng chưa về thì căn cứ Phiếu tính giá để lập Giấy đề nghị tạm nhập gửi phòng Kế toán – Tài vụ để tạm nhập. Giấy đề nghị tạm nhập Chuyển tất cả các chứng từ: Tờ trình, Hợp đồng in, Biên bản thanh lý hợp đồng, Phiếu tính giá, Hoá đơn GTGT lên phòng Kế toán-Tài vụ để kế toán hàng hoá lập Bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho. Phiếu tính giá Hoá đơn GTGT (Cơ sở in xuất) Thủ tục xuất kho thành phẩm Chứng từ sử dung: Bảng kê sách biếu, nộp, lưu chiểu (Biểu số 5- trang 24), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Biểu số 7- trang 26), Hoá đơn GTGT (NXB xuất) (Biểu số 13- trang 32), Hợp đồng kinh tế giữa Nhà xuất bản với khách hàng (Biểu số 33- trang 56), Đơn đặt hàng nhận từ khách hàng qua internet hoặc qua bưu điện. Lưu chuyển chứng từ Nhân viên phòng sách kê khai lượng sách biếu, nộp lưu chiểu vào cuối tháng và phụ trách phòng ký duyệt. Bảng kê sách biếu, nộp, lưu chiểu Khi xuất nội bộ thì lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, cuối tháng chuyển lên phòng Kế toán – Tài vụ. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho biết số lượng và giá trị thành phẩm chuyển từ phòng sách này sang phòng sách khác. Nó là 1 trong chứng từ để xác định giá trị doanh thu tiêu thụ nội bộ. Trường hợp xuất tiêu thụ phải có các chứng từ: Hợp đồng kinh tế giữa NXB với khách hàng (Biểu số 33-trang 60), Biên bản nghiệm thu và quyết toán hợp đồng (Biểu số 34- trang 62), Hoá đơn GTGT (NXB xuất). Hoá đơn GTGT phải có phê duyệt của Trưởng phòng (tiêu thụ trực tiếp, bán hàng qua điện thoại, bưu điện, net ) hoặc Giám đốc (Tiêu thụ theo hợp đồng hoặc qua đại lý). Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Tại từng kho sách, một nhân viên phòng sách được phân công nhiệm vụ theo dõi xuất nhập thành phẩm. Việc theo dõi được ghi chép hàng ngày vào Sổ theo dõi tại phòng sách. Cuối tháng, nhân viên phòng sách đối chiếu kết quả theo dõi của mình với kết quả theo dõi của nhân viên kế toán. Việc đối chiếu này thực hiện sau khi đơn vị thực hiện kiểm kê kho. Tại phòng kế toán Căn cứ vào chứng từ được chuyển lên hàng ngày, kế toán lưư giữ chứng từ và ghi chép chi tiết thành phẩm nhập kho vào sổ tay, làm cơ sở kiểm tra quá trình lập Bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho cho từng kho vào ngày cuối tháng. Phiếu kiểm kê Cuối tháng, căn cứ vào kết quả kiểm kê thành phẩm tại mỗi kho, kế toán ghi số tồn cuối kỳ vào Bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho. Giá trị thành phẩm xuất kho được so sánh với giá trị theo dõi trên sổ theo dõi tại phòng sách, giá trị thành phẩm xuất bán trên Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra và các giấy tạm nhập, bảng kê sách biếu, nộp lưu chiểu. Bảng kê thành phẩm nhập, xuất và tồn kho Kế toán tổng hợp thành phẩm Tài khoản sử dụng: TK155 Trình tự ghi chép tổng hợp: tổng hợp bảng kê, chứng từ ghi sổ, Sổ cái. Kế toán hàng hoá lập Bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho (Biểu sô 8) cho từng kho và Tổng hợp bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho cho toàn xuất bản (Biểu số 9). Giá trị thành phẩm tồn kho đầu kỳ, giá trị sản xuất phát sinh trong kỳ của từng kho được chuyển sang từ các Bảng kê. Giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ được lấy từ Phiếu kiểm kê. Giá vốn hàng bán bị trả lại được xác định căn cứ trực tiếp vào chứng từ. Từ đó tính giá vốn hàng bán theo công thức: GVHB của TP tiêu thụ trong kỳ=Giá trị của TP tồn ĐK+GTSX trong kỳ-Giá trị của TP tồn CK Tổng hợp bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn - Căn cứ vào Tổng hợp bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn kho, kế toán hàng hoá lập các CTGS và lên sổ cái tài khoản 155. Chứng từ ghi sổ 12/5 Sổ cái tài khoản 155 Kế toán tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê Hạch toán giá vốn hàng bán. Trình tự hách toán giá vốn hàng bán vào tài khoản kế toán - Đầu kỳ kết chuyển giá trị thành phẩm tồn kho từ TK155 sang tài khoản 632 (1). - Cuối tháng, kế toán kết chuyển giá trị thành phẩm, dịch vụ đã hoàn thành trong kỳ từ TK631 (2) và giá trị thành phẩm tồn kho cuối kỳ từ TK155 sang TK 632 (3). 5 6 7 8 1 2 4 3 TK155,157 TK631 TK632 TK521,531,532 TK511, 512 TK131,111, 112 TK911 Trình tự hạch toán vào tài khoản để khi tiêu thụ thành phẩm (PP KKĐK) Kế toán tính ra giá vốn hàng bán đã xác định tiêu thụ: GVHB của TP tiêu thụ trong kỳ=Giá trị của TP tồn ĐK+GTSX trong kỳ-Giá trị của TP tồn CKDo TK632 không có số dư cuối kỳ nên giá trị này được kết chuyển sang TK911 (4). Thời điểm cuối tháng 05 năm 2008, kế toán hàng hoá lập CTGS 12/5 (Biểu số 10- trang 29) thực hiện 2 bút toán kết chuyển giá trị thành phẩm tồn kho đầu kỳ và giá trị sản xuất trong kỳ. Số liệu được lầy từ bản Tổng hợp bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn. -Kết chuyển từ 155 đầu tháng sang 632 giá trị thành phẩm tồn kho là: Giá trị của TP tồn ĐK=825.311.894đ - Kết chuyển từ 631 trong tháng sang 632 giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ là: GTSX trong kỳ=175.030.871đ - Kết chuyển từ 155 cuối kỳ sang 632 giá trị thành phẩm tồn kho cuối tháng thu được khi thực hiện kiểm kê là Giá trị của TP tồn CK=786.365.986đ: - Từ đó kế toán hàng hoá xác định được giá vốn hàng bán của thành phẩm tiêu thụ trong kỳ là: GVHB của TP tiêu thụ trong kỳ =825.311.894đ+175.030.871đ-786.365.986đ=213.976.779đ Giá trị này được ghi trên Chứng từ ghi sổ 19/5 (Biểu số 12- trang 32). Căn cứ vào các Chứng từ ghi sổ 12/5 và 19/5 để ghi sổ cái tài khoản 632. Chứng từ ghi sổ 19/5 (hạch toán giá vốn hàng bán) Sổ cái tài khoản 632 Hạch toán doanh thu bán hàng Thời điểm xác định doanh thu là khi kế toán hàng hoá lập Hoá đơn GTGT. Trong trường hợp tiêu thụ trực tiếp, khi kế toán lập Hoá đơn GTGT thì ghi nhận luôn doanh thu. Trường hợp tiêu thụ qua đại lý, kế toán phải có bảng kê từ đại lý mới ghi nhận doanh thu. Trường hợp tiêu thụ theo đơn đặt hàng thì khi kế toán nhận được biên bản thanh lý hợp đồng từ nhân viên phòng sách, kế toán mới lập Hoá đơn GTGT và ghi nhận doanh thu. Tại Nhà xuất bản, kế toán hàng hoá đồng thời theo dõi các nghiệp vụ về hàng tồn kho và các nghiệp vụ thanh toán. Việc lập hoá đơn GTGT do Nhà xuất bản xuất và ghi chép vào sổ chi tiết tài khoản 511 và tài khoản 131 do kế toán hàng hoá thực hiện. Do vậy các khoản thu từ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ cũng như doanh thu tiêu thụ nội bộ đều được hạch toán vào tài khoản 131, sau đó tuỳ vào hìnhthức thanh toán của khách hàng (thông qua dịch vụ ngân hàng hay trực tiếp thanh toán bằng tiền mặt) để hạch toán nghiệp vụ thu chi (kế toán tổng hợp thực hiện). Tiêu thụ trực tiếp: Chứng từ sử dụng: Hoá đơn GTGT (Nhà xuất bản xuất), Phiếu thu, Khi có khách hàng mua lẻ, kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT và nhân viên phòng sách thu tiền mặt của khách ngay tại phòng sách. Hoá đơn GTGT được lập 3 liên, trong đó liên 1 (màu tím) lưu tại quyển, liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng và liên 3 (màu xanh) kẹp với biên lai thu tiền. Đến cuối ngày, hoá đơn GTGT bán lẻ (liên 3) được tập trung và thanh toán tiền hàng với thủ quỹ. (Biểu số 13 và 14) Khi có khách mua với khối lượng lớn, phòng sách xem xét và nếu thấy đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, nhân viên phòng sách yêu cầu kế toán lập hoá đơn GTGT và khách hàng thanh toán tiền mặt trực tiếp với thủ quỹ. (Biểu số 15) KẾ TOÁN HÀNG HOÁ LẬP HOÁ ĐƠN GTGT BÁN HÀNG TRƯỞNG PHÒNG KÝ DUYỆT HÓA ĐƠN GTGT NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH GIAO HÀNG VÀ THU TIỀN TẬP TRUNG HOÁ ĐƠN GTGT KẾ TOÁN TỔNG HỢP -LẬP TỔNG HỢP BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA THỦ QUỸ NHẬN HOÁ ĐƠN GTGT LẬP PHIẾU THU KẾ TOÁN HÀNG HOÁ NHẬN HOÁ ĐƠN GTGT, PHIẾU THU LẬP BẢNG KÊ THÀNH PHẨM NHẬP-XUẤT-TỒN KHO Luân chuyển chứng từ:trường hợp tiêu thụ trực tiếp Hoá đơn GTGT bán lẻ (NXB xuất) Phiếu thu (PS thanh toán tiền khách mua lẻ với phòng kế toán ) Phiếu thu (Khách mua số lượng lớn thanh toán với thủ quỹ) Nếu khách hàng mua lẻ nhận phát hành sách cho Nhà xuất bản thì được hưởng phí phát hành (thoả thuận giữa Nhà xuất bản với khách hàng). Giấy biên nhận (Khách lẻ phát hành sách) CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---------------------------------------- GIẤY BIÊN NHẬN Tôi tên là: Chị Thuý Địa chỉ: Viện nghiên cứu thương mại Đã nhận phát hành cho NXB Thống kê cuốn sách: Báo cáo tổng hợp nhanh kết quả điều tra 2007 01cuốn 50.400đ Báo cáo thường niên Nông nghiệp và Phát triển nông thông Việt Nam 2006 01cuốn 178.500đ Thực trạng Doanh nghiệp 2005, 2006, 2007 01cuốn 241.500đ Tổng 470.400đ Theo Hoá đơn số 0043920 và Phiếu thu ngày 06/05/2005 (50.400đ+178.500đ +241.500đ) Số tiền phí phát hành : 470.400đ x 20% = 94.080đ (Chín mươi tư nghìn không trăm tám mươi đồng chẵn/.) Ngày 06 tháng 05 năm 2008 Đại diện Nhà xuất bản Theo Hợp đồng số 0043920 và Phiếu thu ngày 06/05/2008, tôi đã nhận đủ số tiền trên. Ngày 06 tháng 05 năm 2008. Ký nhận Thuý Tiêu thụ theo đơn đặt hàng: Trường hợp tiêu thụ theo đơn đặt hàng, số hàng được chuyển đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, khi khách hàng chấp nhận thanh toán thì kế toán hàng hoá mới lập Hoá đơn GTGT. -Các chứng từ cần có khi kế toán lập hoá đơn: Hợp đồng kinh tế giữa Nhà xuất bản với khách hàng (Hợp đồng xuất bản) (Biểu số 33- trang 59), Tờ trình, Phiếu tính giá, Biên bản nghiệm thu và quyết toán hợp đồng (Biểu số 34-trang 61 ). - Hoá đơn được lập thành 3 liên, liên 1 (màu tím) lưu tại quyển, liên 2 ( màu đỏ) giao khách hàng qua EMS (Biên lai của EMS phải giữ lại), liên 3 (màu xanh) kẹp vào phiếu thu hoặc nếu thanh toán qua chuyển khoản thì kẹp sổ phụ ngân hàng. Luân chuyển chứng từ: tiêu thụ theo hợp đồng NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH LẬP BIÊN BẢN THANH LÝ HĐ GIÁM ĐỐC PHÊ DUYỆT KÝ BIÊN BẢN THANH LÝ HĐ KẾ TOÁN TỔNG HỢP -LẬP TỔNG HỢP BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH GIAO HÀNG NHẬN BIÊN BẢN THANH LÝ HĐ CÓ DẤU CỦA KHÁCH HÀNG KẾ TOÁN HÀNG HOÁ NHẬN BIÊN BẢN THANH LÝ HĐ LẬP HOÁ ĐƠN GTGT LẬP BẢNG KÊ THANH PHẨM, DỊCH VỤ NHẬP-XUẤT-TỒN KHO Trong tháng 04 năm 2008, Nhà xuất bản có ký kết hợp đồng kinh tế với Công ty cổ phần tập đoàn dược phẩm và thương mại (Sohaco group) để xuất bản 1000 cuốn sách: Sohaco – 15 năm một chặng đường. Ngày 20 tháng 05 năm 2008, Nhà xuất bản giao hàng cho công ty Sohaco và lập biên bản thanh lý hợp đồng. Theo biên bản, Công ty Sohaco đã chấp nhận thanh toán cho Nhà xuất bản số tiền mà 2 bên đã thoả thuận. Nhưng chỉ khi xuất Hoá đơn GTGT thi Nhà xuất bản mới ghi nhận đó là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Tiêu thụ qua đại lý Trường hợp giao sách cho các cơ sở đại lý hoặc chi nhánh TP HCM, chỉ viết Phiếu xuất kho (kiêm vận chuyển nội bộ), khi được báo đã tiêu thụ hàng, kế toán hàng hoá mới viết hoá đơn GTGT cho số hàng được tiêu thụ và vào sổ chi tiết. Luân chuyển chứng từ: tiêu thụ qua đại lý NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH LẬP PHIẾU XUẤT KHO (KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ) TRƯỞNG PHÒNG KÝ DUYỆT PHIẾU XUẤT KHO (KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ) KẾ TOÁN TỔNG HỢP -LẬP TỔNG HỢP BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA KẾ TOÁN HÀNG HOÁ NHẬN PHIẾU XUẤT KHO (KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ) LẬP HOÁ ĐƠN GTGT KHI BÁO ĐÃ TIÊU THỤ LẬP BẢNG KÊ THÀNH PHẨM, DỊCH VỤ NHẬP-XUẤT-TỒN KHO NHÂN VIÊN PHÒNG SÁCH GIAO HÀNG Ghi chép vào sổ sách: Tài khoản 511, 131 được mở chi tiết cho từng phòng sách: 5111 (PS Thống kê), 5112 (PS Kinh tế và In), 5113 (PS Tin học và Giáo trình), 1311 , 1312, 1313. Theo đó kế toán mở các Sổ chi tiết: Doanh thu bán hàng phòng sách Thống kê, Doanh thu bán hàng phòng sách Kinh tế và In, Doanh thu bán hàng phòng sách Tin học và Giáo trình. Kế toán ghi chép vào sổ chi tiết tài khoản 511, 131 theo ngày dựa vào Hoá đơn GTGT và các chứng từ có liên quan. Vì chỉ khi xuất chứng từ đơn vị mới ghi nhận doanh thu nên chỉ khi đó kế toán mới ghi bút toán doanh thu bán hàng. Cuối tháng, kế toán lập Bảng kê hoá đơn, chứng từ bán ra nêu rõ từng phòng sách, sau đó lên Tổng hợp các bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Trên Bảng kê này chỉ ghi giá trị doanh thu chưa bao gồm thuế GTGT. Tổng hợp bảng kê hoá đơn , chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra được lập theo mẫu dùng để kê khai thuế GTGT. Giá trị tổng cộng doanh thu trên từng sổ chi tiết phải trùng với tổng giá trị các hoá đơn bán hàng trên Bảng kê hoá đơn, chứng từ bán ra chi tiết cho từng phòng sách. kế toán phải xác định tổng giá trị doanh thu toàn đơn vị trên Bảng kê này. Căn cứ vào Bảng kê và Tổng hợp bảng kê , lập 1 chứng từ ghi sổ và lên sổ cái tài khoản 511. Trên chứng từ ghi sổ được lập cuối tháng chỉ ghi tổng giá trị doanh thu toàn đơn vị trong tháng. Số chi tiết tài khoản 511 (mở cho phòng sách tin học và giáo trình) Ngày 06/5 khách hàng mua lẻ sách tại phòng sách Tin học và Giáo trình, kế toán hàng hoá lập Hoá đơn GTGT, giao cho nhân viên phòng sách liên 2 và 3. Liên 2 được giao cho khách hàng khi nhân viên giao hàng và thu tiền. Cuối ngày, nhân viên phòng sách thanh toán số tiền 1.820.000 đ với thủ quỹ và giao Hoá đơn GTGT liên 3 cho kế toán công nợ. Khi lập Hoá đơn, kế toán ghi sổ bút toán ghi nhận doanh thu. Bảng kê hoá đơn, chứng từ bán ra Cuối tháng, sau khi lập bảng kê hoá đơn, chứng từ bán ra, kế toán lập chứng từ ghi sổ ghi nhận doanh thu bán hàng trong kỳ, số thuế GTGT phải nộp và tổng giá trị phải thu khách hàng, và vào sổ cái tài khoản 511. Trong tháng 05 năm 2008, đây là chứng từ ghi sổ số 5/5 (Biểu số 20- trang 41). Chứng từ ghi sổ 5/5 Chứng từ ghi sổ 20/5 Sổ cái tài khoản 511 Đồng thời kế toán hàng hoá thực hiện theo dõi thanh toán với khách hàng, ghi sổ cái tài khoản 131 căn cứ vào chứng từ ghi sổ lập cuối tháng. Doanh thu nội bộ: hạch toán trên tài khoản 512 và ghi chép sổ cái tài khoản 512, theo dõi trên phạm vi toàn đơn vị, không tách ra các tài khoản chi tiết. Doanh thu nội bộ chủ yếu phát sinh từ nghiệp vụ mua bán xuất bản phẩm giữa các phòng sách. Khi nghiệp vụ phát sinh, kế toán lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và ghi nhận doanh thu nội bộ, thanh toán qua tài khoản 131. Sổ chi tiết tài khoản 512 Nhà xuất bản Thông kê86 Thụy Khê - Tây Hồ - Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 512 Phát sinh Nợ 45,782,500 Phát sinh Có 45,782,500 STT Ngàytháng Sốchứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Nợ Phát sinh Có 0097965 PS KT chuyển sang PS TH 131 12,513,286 0097966 PS KT chuyển sang PS TK 131 20,674,210 0097967 PS KT chuyển sang PS TK 131 12,595,004 kết chuyển sang 911 911 45,782,500 Tổng Sổ cái tài khoản 512 Nhà xuất bản Thống kê 98 Thụy Khê - Tây Hồ - Hà Nội SỔ CÁI Năm 2008 Tên TK 512 Doanh thu nội bộ Đơn vị tính: Đồng NTghi sổ CTGS Diễn giải Số hiệu Số tiền Ghichú Số NT Nợ Có Dư đầu tháng 31/5 1. Doanh thu tiêu thụ nội bộ 131 45,782,500 31/5 2. Kết chuyển doanh thu thuần 911 45,782,500 Tổng số phát sinh 45,782,500 45,782,500 Dư cuối tháng Kế toán thuế giá trị gia tăng do kế toán trưởng thực hiện. Căn cứ vào Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra, Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào, kế toán tổng hợp lập Tổng hợp bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra, Tổng hợp bảng kê hàng hoá dịch vụ mua vào và các chứng từ gốc, kế toán trưởng lên Tờ khai thuế Giá trị gia tăng. Các tổng hợp bảng kê do kế toán tổng hợp thực hiện và lên sổ cái tài khoản 133 và 3331. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Thành phẩm mang trả phải có Hoá đơn GTGT của doanh nghiệp và một số giấy tờ khác có liên quan nếu có. Khi được sự đồng ý của giám đốc, chủ yếu với các hợp đồng xuất bản, kế toán huỷ thủ tục Hoá đơn cũ, giữ biên bản và Hoá đơn cũ, lập Hoá đơn mới . Khi có đầy đủ thủ tục, nhân viên phòng sách tiến hàng nhập kho thành phẩm và ghi sổ chi tiết theo dõi tại phòng rồi gửi chứng từ trả lại phòng kế toán để lưu giữ. Đến thời điểm cuối tháng, kế toán tổng hợp tập hợp chứng từ, lập CTGS và ghi vào sổ cái tài khoản 531. (Nghiệp vụ này không thường xuyên xảy ra.) Hạch toán chi phí bán hàng. Kế toán sử dụng tài khoản 641, 335, 911. Nhà xuất bản sử dụng TK641 để ghi nhận các khoản chi phí phát sinh tại các phòng sách, gồm: lương và bảo hiểm xã hội, khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền (chi phí tiếp khách, quảng cáo, làm từ thiện), chi phí phát hành sách. Tài khoản này mở chi tiết cho từng phòng sách và không có số dư cuối kỳ. Đối với chi phí lương và các khoản trích theo lương của nhân viên các phòng sách, nhà xuất bản không theo dõi chi tiết chi phi phát sinh cho từng bộ phận trong phòng như nhân viên phụ trách kinh doanh, nhân viên biên tập, nhân viên bán hàng mà lương tính cho tất cả các nhân viên của phòng đều được coi là chi phí bán hàng. Lương của nhân viên được trả theo thời gian. Tương tự như vậy đối với chi phí khấu hao TSCĐ tại các phòng sách. TK335 là một tài khoản trung gian giữa TK641 và TK111, TK112. Khi khách hàng mua sách với khối lượng lớn hoặc cơ sở đại lý lấy sách, họ được hưởng phí phát hành sách theo thoả thuận trên hợp đồng. Nhà xuất bản trích trước khoản phí này khi xác định chi phí bán hàng trong kỳ và khi chính thức thanh toán với khách hàng thì giảm số đã trích trước, do đó chi phí phát sinh kỳ nào được tính đúng vào kỳ đó, không bị bỏ sót. Chứng từ sử dụng: Hợp đồng phát hành sách, Giấy biên nhận, Phiếu thu. Bảng chấm công, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo toán tiền lương, Hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT, Bảng kê chi phí dịch vụ mua ngoài, Bảng kê chi phí bằng tiền khác. Phiếu chi, giấy báo nợ, Bảng trích khấu hao TSCĐ, Luân chuyển chứng từ và trình tự ghi sổ: Chi phí lương: Các phòng sách lập Bảng chấm công và xác định thời gian làm thực tế trong tháng. Cuối tháng, kế toán viên phụ trách lương xác định tiền lương và các khoản trích theo lương của từng người theo quy định. Tính tiền lương theo công thức: Tiền lương tháng=hệ số lương×Tiền lương tối thiểu Ngày công chế độ×Giờ công chế độ×Tổng giờ công làm thực tế trong tháng Trong đó: Hệ số lương được xác định theo công việc, trình độ và số năm công tác, Tiền lương tối thiểu theo quy định của nhà nước, Ngày công chế độ: 22ngày/tháng, Giờ công chế độ: 8giờ/ngày. Sau đó vào Sổ lương, lên Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. Nhân viên kế toán phụ trách lương và các khoản trích theo lương lập CTGS vào cuối tháng. Đây là căn cứ để vào sổ cái TK641, 642, 334, 338 Bảng tổng hợp thanh toán với CNV – Trích BHXH-BHYT-KPCĐ Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương Chứng từ ghi sổ 13/5 Chứng từ ghi sổ 14/5 Chi phí khấu hao: Căn cứ vào Bảng trích khấu hao TSCĐ, kế toán lập Bảng tính và phân bổ khấu hao. Dựa vào Bảng này ta xác định được số khâu hao trích trong tháng cho các phòng sách và lập CTGS cũng như vào sổ cái TK641, 642 Chi phí dịch vụ mua ngoài không bao gồm chi phí văn phòng phẩm, chi phí mực in dùng cho máy in laze, chi phí giấy viết, mà thường là chi tiền điện, nước, điện thoại. Căn cứ vào các chứng từ gốc: hoá đơn GTGT của dịch vụ mua ngoài, PC, kế toán hàng hoá lên Bảng kê chi phí dịch vụ mua ngoài, ghi sổ chi tiết TK641. Bảng kê trích khấu hao TSCĐ Chứng từ ghi sổ 15/5 Phiếu chi thanh toán cước vận chuyển Sổ cái tài khoản 641 CHƯƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ Nhận x