Chuyên đề Một số ý kiến góp phần tăng cường bộ máy kiểm soát chi phí xây lắp tại xí nghiệp cơ khí và xây lắp - Công ty cổ phần đường Quảng Ngăi

sản xuất chung dự toán nhằm t́m ra nguyên nhân chênh lệch, từ đó có hướng giải quyết và có thể t́m ra những thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung hữu hiệu hơn. II/ Một số ư kiến góp phần tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Xí nghiệp Cơ khí và Xây lắp - Công ty Cổ phần Đường Quảng Ngăi 1/ Một số ư kiến góp phần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Xí nghiệp 1.1/ Về môi trường kiểm soát Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ th́ cần phải xây dựng và phát triển một môi trường kiểm soát vững mạnh. Sau đây là một số ư kiến nhằm hoàn thiện môi trường kiểm soát tại Xí nghiệp Cơ khí và Xây lắp - Công ty Cổ phần Đường Quảng Ngăi: - Đối với việc lập kế hoạch, cần phải xây dựng một cách khoa học, cụ thể và khi triển khai kế hoạch vào thực tế th́ phải luôn đánh giá và điều chỉnh kế hoạch để đạt được hiệu quả cao nhất. Bên cạnh đó, đối với các định mức cần phải xây dựng sát với thực tế hơn, nên xoá bỏ các định mức quá cũ, quá lạc hậu... - Sổ sách cần phải được đóng chắc chắn để có thể dễ dàng và đảm bảo trong quá tŕnh lưu trữ, cất giữ, thực hiện đúng nguyên tắc ghi chép đă quy định (không tẩy xoá, không ghi chèn ḍng, không bỏ cách ḍng,...). - Định kỳ phải so sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán với tài sản hiện có tại Xí nghiệp để hạn chế việc mất cắp tài sản hoặc phản ánh không đúng tài sản hiện có của Xí nghiệp. - Phải xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết và sơ đồ tài khoản. Ngoài ra, cần xây dựng sổ tay kế toán bao gồm những nội dung cần thiết để các kế toán viên tra cứu khi cần thiết. - Ban hành quy định về bảo mật thông tin kế toán trong đơn vị như các kế toán không được tiếp cận với các phần hành mà ḿnh không phụ trách. - Giáo dục ư thức của công nhân viên trong công việc và những sai sót có thể xảy ra xung quanh công việc của họ. - Để khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trong Xí nghiệp và lực lượng lao động thuê ngoài, ban lănh đạo Xí nghiệp cần phải có chính sách khen thưởng hợp lư. Khen thưởng cho những cá nhân và tập thể có thành tích làm việc xuất sắc nhằm động viên họ phát huy và cố gắng nhiều hơn nữa trong công việc, khuyến khích tinh thần làm việc của họ tốt hơn. Bên cạnh đó, Xí nghiệp vẫn duy tŕ quan điểm xử phạt khiêm khắc đối với bất kỳ nhân viên nào có sai phạm nhiều lần mà không chịu sửa chữa, c̣n đối với với những sai phạm nhẹ Xí nghiệp sẽ có biện pháp phê b́nh, khiển trách và nhắc nhở thoả đáng. Điều này sẽ giúp cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp có tinh thần trách nhiệm hơn trong công việc và đối với bản thân ḿnh, hạn chế được những sai phạm xảy ra, góp phần quản lư Xí nghiệp đạt được hiệu quả cao hơn. 1.2/ Về hệ thống kế toán 1.2.1/ Tổ chức bộ máy kế toán ở Xí nghiệp Bộ máy kế toán của Xí nghiệp không đáp ứng kịp thời, nhanh chóng về thông tin, phân chia khối lượng công việc giữa các phần hành kế toán chưa phù hợp. V́ vậy, Xí nghiệp nên xây dựng mô h́nh kế toán tài chính kết hợp với kế toán quản trị, chú trọng nhiều hơn về kế toán quản trị nhằm mục đích giúp cho công tác quản lư kế toán hoạt động được tốt hơn, công việc được giao đúng cho từng người, được thực hiện đều đặn mà không bị ùn tắt vào cuối năm. - Nên mở rộng bộ máy kế toán, tăng cường thêm một vài nhân viên kế toán, phân chia lại trách nhiệm cụ thể của từng nhân viên cho phù hợn. Cụ thể: Xí nghiệp sẽ tăng cường thêm hai nhân viên kế toán cho đơn vị ḿnh, việc phân chia lại trách nhiệm cho mỗi kế toán viên nên được thực hiện như sau: + Kế toán trưởng: kiêm kế toán tổng hợp. + Nhân viên kế toán 1: thực hiện trách nhiệm của kế toán thanh toán. + Nhân viên kế toán 2: thực hiện trách nhiệm của kế toán vật tư và kế toán công nợ. + Nhân viên kế toán 3: thực hiện công việc của kế toán giá thành ; kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh. + Nhân viên kế toán 4: Thực hiện trách nhiệm của một thủ quỹ. Việc mở rộng bộ máy kế toán, phân chia lại trách nhiệm cho từng kế toán viên như trên sẽ giúp cho khối lượng công việc của mỗi kế toán viên sẽ giảm đi, đáp ứng nhanh chóng kịp thời thông tin kế toán khi cần thiết. - Xí nghiệp cần xem xét lại việc phân công khối lượng công việc cho các nhân viên kế toán để đảm bảo công việc được xử lư hiệu quả và nhanh chóng hơn. Mặc khác, việc ghi chép sổ sách, chứng từ, nghiệp vụ phát sinh tại các công tŕnh nên thường xuyên tổng hợp và gửi về pḥng kế toán, đừng để dồn lại cuối năm công việc sẽ nhiều và dễ sai sót, gian lận. - Thường xuyên tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên kế toán để họ có thể nắm bắt kịp thời sự thay đổi của các chuẩn mực, giúp công tác kế toán gặp nhiều thuận lợi hơn. 1.2.2/ Hoàn thiện một số chứng từ liên quan đến việc phát sinh chi phí xây lắp tại Xí nghiệp Nh́n chung các mẫu chứng từ đă được Xí nghiệp thiết kế và tổ chức tốt, tuy nhiên vẫn c̣n một số chứng từ chưa hoàn hảo và chúng cần phải được hoàn thiện hơn để phục vụ tôt công tác kiểm soát. Tất cả các chứng từ phải được đánh số thứ tự liên tục từ trước do một người độc lập thực hiện để giúp cho việc kiểm soát được chặt chẽ hơn. Bởi v́, một khi sự liên tục của chứng từ bị gián đoạn đột ngột th́ ta có thể dễ dàng phát hiện được ra ngay và kịp thời t́m hiểu lư do, t́m nguyên nhân cho những chứng từ bị mất, hạn chế được những sai phạm xảy ra. a/ Hoàn thiện phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Các phiếu nhập, phiếu xuất kho đều phải được lập ngay tại thời điểm phát sinh nhằm phục vụ tốt cho việc kiểm tra đối chiếu số lượng, giá trị chủng loại vật tư giữa các chứng từ, giảm thiểu rủi ro xuống mức thấp nhất trong quá tŕnh kiểm soát.Cần phải ghi đầy đủ các yếu tố trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho th́ chứng từ mới hợp lệ. + Đối với phiếu nhập kho, nên thêm các yếu tố như: họ tên người nhập, địa chỉ người nhập, lư do nhập, ... + Đối với phiếu xuất kho, nên thêm các yếu tố như: phương án thi công số...ngày..., mă công tŕnh, mă đội,... Sau đây là mẫu chứng từ đă được hoàn thiện của phiếu nhập kho, xuất kho: + Mẫu phiếu nhập kho đă hoàn thiện: Công ty Cổ phần Đường Quảng Ngăi Cộng hoà xă hội chủ nghĩa Việt Nam Xí nghiệp Cơ khí và Xây lắp Độc lập-Tự do-Hạnh phúc PHIẾU NHẬP KHO VẬT TƯ Mẫu số: 01-VT Số: (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐBTC Ngày … tháng … năm … ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) Nợ Có Số tiền Họ tên người giao hàng: …. …. ……. Theo hoá đơn Số .. Ngày … tháng … năm … Của : Họ tên người nhập: Lư do nhập: Nhập tại kho: STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Người giao hàng Thủ kho Kế toán Thủ trưởng đơn vị (kư, họ tên) (kư, họ tên) (kư, họ tên) (kư, họ tên) + Mẫu phiếu xuất kho đă hoàn thiện: Công ty CP Đường Quảng Ngăi Xí nghiệp Cơ khí và Xây lắp PHIẾU XUẤT KHO VẬT TƯ Mẫu số 02-VT Số: (Ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Ngày .. tháng … năm … ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC) Họ và tên người nhận hàng: Nợ Có Số tiền Đơn vị (bộ phận) …. ….. …… Lư do xuất: Mă CT: Mă đội: Xuất tại kho Phương án thi công số..ngày… ĐVT: đồng STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Người nhận Thủ kho Kế toán Thủ trưởng đơn vị (kư, họ tên) (kư, họ tên) (kư, họ tên) (kư, họ tên) b/ Hoàn thiện phiếu lĩnh vật tư Phiếu lĩnh vật tư nên thêm các yếu tố như: họ tên người lĩnh vật tư, lư do lĩnh,… + Mẫu phiếu lĩnh vật tư đă hoàn thiện: Công ty CP Đường Quảng Ngăi Xí nghiệp Cơ khí và Xây lắp PHIẾU LĨNH VẬT TƯ Mẫu số 04 - VT Số:….. QĐ số 200TCKT/PPCĐ Ngày …tháng…năm… Ngày 24-3-1983 Họ tên người lĩnh vật tư: Lư do lĩnh: Bộ phận sử dụng: Nợ Có Đối tượng sử dụng: …. …. Xuất tại kho: STT Tên vật tư ĐVT Mă vật tư Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất Bộ phận sử dụng Pḥng kế hoạch Người lĩnh Giám đốc (kư, họ tên) (kư, họ tên) (kư, họ tên) (kư, họ tên) c/ Hoàn thiện Phiếu báo vật tư c̣n lại cuối kỳ Xí nghiệp chưa xây dựng mẫu phiếu theo dơi vật tư c̣n lại cuối kỳ để ban hành cho các bộ phận nên công tác kiểm tra, kiểm soát c̣n nhiều khó khăn. V́ vậy, để theo dơi số lượng vật tư c̣n lại cuối kỳ hạch toán tại bộ phận sử dụng mà vẫn c̣n tiếp tục được sử dụng, th́ bộ phận sử dụng cần lập phiếu báo vật tư c̣n lại cuối kỳ làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm và kiểm tra t́nh h́nh thực hiện định mức sử dụng vật tư. Phiếu này được lập thành 2 liên, một liên giao cho pḥng kế hoạch vật tư, một liên giao cho pḥng kế toán. + Mẫu “Phiếu báo vật tư c̣n lại cuối kỳ” được thiết kế như sau: Đơn vị…. Địa chỉ…. PHIẾU BÁO VẬT TƯ C̉N LẠI CUỐI KỲ Ngày….tháng….năm….. Bộ phận sử dụng:………………………………………….. STT Tên vật tư Mă vật tư ĐVT Số lượng Ghi chú Phụ trách bộ phận sử dụng (kư, họ tên) 1.2.3/ Hoàn thiện hệ thống sổ sách tập hợp chi phí xây lắp tại Xí nghiệp Xí nghiệp cần phải tiến hành quyết toán vật tư theo đơn đặt hàng để biết rơ được lượng vật tư xuất dùng cho đơn đặt hàng đó thừa hay thiếu so với định mức, từ đó xác định nguyên nhân thừa hay thiếu mà có biện pháp xử lư, tránh t́nh trạng nguyên vật liệu bị thất thoát, bị sử dụng lăng phí trong quá tŕnh sản xuất. + Mẫu “Bảng quyết toán vật tư theo hạn mục” được thiết kế như sau: BẢNG QUYẾT TOÁN VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Đơn đặt hàng số:………… Sản phẩm:………………… STT Sản phẩm ĐVT Vật tư sử dụng theo hạn mức Vật tư sử dụng thực tế Chênh lệch Mức Tỷ trọng (%) 1.3/ Về các thủ tục kiểm soát Việc thiết kế thủ tục kiểm soát của Xí nghiệp tương đối tốt, tuy nhiên vẫn c̣n tồn tại một số bất cập và thiếu sót nên khi áp dụng vào thực tế th́ chưa được thực hiện một cách hữu hiệu. Sau đây là một số ư kiến nhằm góp phần tăng cường kiểm soát chi phí tại Xí nghiệp: - Tăng cường công tác kiểm tra đối với các đội thi công trực thuộc đơn vị, kiểm tra thường xuyên các công tŕnh thi công. - Thời gian kiểm tra mỗi hạng mục công tŕnh nên diễn ra dài hơn, để việc kiểm tra có thể được thực hiện một cách chặt chẽ và đầy đủ hơn. Việc thường xuyên kiểm tra chặt chẽ của Xí nghiệp sẽ giúp cho mỗi đội thi công có ư thức hơn trong công việc của ḿnh, làm việc nghiêm túc hơn và thực hiện đúng mọi quy định mà Xí nghiệp đă đề ra. Việc kiểm soát của Xí nghiệp đối với các đội thi công sẽ được hoàn thiện và chặt chẽ hơn. - Nên tổ chức các lớp tập huấn, đào tạo cho các nhân viên tham gia công tác kiểm tra, kiểm soát. Nhằm mục đích trang bị cho các nhân viên nâng cao tŕnh độ và hiểu thêm về công việc mà ḿnh cần phải làm, tránh được t́nh trạng lúng túng của một số nhân viên khi đă bắt tay vào việc mà vẫn chưa nhận rơ ra được ḿnh cần phải làm ǵ. Giúp cho công tác kiểm tra kiểm soát đạt được hiệu quả cao hơn. - Phân công phân nhiệm rơ ràng cụ thể cho các thành viên trong ban kiểm tra để tránh sự làm việc chồng chéo lên nhau, và giúp nhân viên nắm vững được ḿnh phải làm ǵ. Ví dụ cụ thể như, trong đoàn kiểm tra các nhân viên được phân công phân nhiệm như sau: người thực hiện kiểm tra công tác quản lư TSCĐ, MMTB; cá nhân khác thực hiện kiểm tra công tác quản lư vật tư; người khác lại kiểm tra công tác quản lư lao động tiền lương;... - Đối với mỗi công việc cần nêu rơ ràng nội dung cần kiểm tra, kiểm soát để việc thực hiện được dễ dàng và nhanh chóng hơn. - Việc xử lư kết quả kiểm tra cũng cần được ban lănh đạo Xí nghiệp quan tâm nhiều hơn nữa, từ đó phân tích rút ra những nhược điểm để rút kinh nghiệm trong những lần sau. Bên cạnh đó, việc hoàn thiện các thủ tục kiểm soát cho từng loại chi phí cũng rất cần thiết và cần được quan tâm chú trọng. Những giải pháp hoàn thiện sẽ được nêu cụ thể trong phần " Một số ư kiến góp phần tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Xí nghiệp". 2/ Một số ư kiến góp phần tăng cường công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Xí nghiệp 2.1/ Về công tác tổ chức xây lắp Hạn chế và cũng là điểm yếu của Xí nghiệp là chưa phát huy được sức mạnh tập thể, chưa có sự phối hợp chặt chẽ giữa các pḥng ban trong quá tŕnh tiến hành thi công. Dó đó, để có thể kiểm soát mọi mặt của quá tŕnh thi công xây lắp tại Xí nghiệp, ban quản lư cần biết tổ chức và tạo được sự phối hợp chặt chẽ giữa các pḥng ban với nhau, phải có sự liên kết chặt chẽ từ khâu thiết kế, lập dự toán chi phí đến quá tŕnh tiến hành thu mua vật tư, tiến hành thi công và nghiệm thu, quyết toán công tŕnh. Các pḥng ban liên quan phải biết hổ trợ, giúp đỡ lẫn nhau nhưng phải tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tạo được sự độc lập trong khi làm việc, tạo được thuận lợi cho việc kiểm tra chéo nhưng không được làm việc chồng chéo lên nhau. Điều này sẽ giúp cho công việc được thực hiện thuận lợi, dễ dàng phát hiện những gian lận sai sót nếu có tồn tại, từ đó có được những biện pháp thủ tục thích hợp hơn góp phần làm tăng hiệu quả của công việc kiểm soát tại Xí nghiệp. 2.2/ Về công tác kiểm soát chi phí xây lắp Việc thiết kế thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp của Xí nghiệp vẫn c̣n một số bất cập và thiếu sót, chưa phát huy được hết hiệu quả khi áp dụng vào thực tế. Sau đây em xin có được một số ư kiến nhằm bảo đảm cho hệ thống kiểm soát chi phí xây lắp tại Xí nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn. - Về tổ chức nhân sự cho quy tŕnh kiểm soát chi phí Nên phân chia những cá nhân bộ phận có liên quan đến chi phí thành những phân tổ riêng để thuận tiện cho việc kiểm soát và theo dơi công việc của các cá nhân, bộ phận đó.Việc này sẽ giúp nhà quản lư Xí nghiệp có thể xác định trách nhiệm rơ ràng của các cá nhân, bộ phận đối với các nghiệp vụ chi phí phát sinh đồng thời có những chính sách và quy định cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận này trong kiểm soát chi phí. + Những người quản lư chi phí: là những người thường xuyên phải kiểm tra mọi hoạt động phát sinh chi phí. Xí nghiệp cần thiết lập đội ngũ cán bộ này một cách cẩn thận và lựa chọn những người thật sự đủ khả năng đảm nhận. + Những người thực hiện chi phí: đây chính là các cá nhân bộ phận trực tiếp hoặc gián tiếp tác động làm phát sinh chi phí. Tuy nhiên, các chứng từ phát sinh chi phí th́ đều phải quy trách nhiệm cho người thực hiện v́ như vậy sẽ có thể giải quyết được vấn đề khi nghiệp vụ phát sinh chi phí đó xảy ra bất cập. + Những người tập hợp chi phí: chi phí phát sinh ở mọi nơi do đó cần phải có sự quy định những người tập hợp chi phí để phục vụ công tác kiểm soát chi phí. Ở mỗi hạn mục công tŕnh thi công nên tổ chức một người tập hợp chi phí riêng nhằm tránh gian lận, sai sót. - Về tổ chức cơ sở vật chất cho quy tŕnh kiểm soát chi phí Cơ sở vật chất là nhân tố bảo đảm cho việc thực hiện quy tŕnh kiểm soát. Một khi cơ sở vật chất được thiết lập tốt th́ những rủi ro trong các hoạt động về chi phí cũng giảm đi. Hiện nay, cơ sở vật chất của Xí nghiệp luôn được đảm bảo, tuy nhiên không phải v́ vậy mà Xí nghiệp lơ là,không quan tâm đến việc kiểm soát cơ sỏ vật chất của đơn vị nữa. Xí nghiệp nên: + Đối với hệ thống kho băi: dù là kho kiên cố sử dụng lâu dài hay chỉ là kho tạm bợ th́ đều phải đạt được mức độ an toàn cho phép, không bị phá dỡ hay xâm nhập một cách dễ dàng. Hệ thống kho băi phải luôn có người bảo vệ đáng tin cậy để đảm bảo chất lượng cũng như số lượng vật tư, tài sản luôn được bảo đảm. + Cần tổ chức địa điểm ăn ở tốt, tạo mọi điều kiện sinh hoạt thuận lợi cho công nhân viên khi công tŕnh thi công ở xa để công nhân đảm bảo được sức khoẻ, hoàn thành tốt công việc được giao. Về công tác kiểm soát từng loại chi phí cụ thể, em xin có những ư kiến sau góp phần tăng cường công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại xí nghiệp: 2.2.1/ Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ lệ tương đối lớn và đóng vai tṛ quan trọng cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu đầu vào cao sẽ ảnh hưởng đến chi phí và lợi nhuận của đơn vị sau này. Bên cạnh đó, việc quản lư nguyên vật liệu kém hiệu quả c̣n thể hiện qua lượng vật tư tồn kho không phù hợp với nhu cầu thi công xây lắp của đơn vị. Chẳng hạn nếu vật tư dự trữ quá ít sẽ ảnh hưởng đến sự liên tục của quá tŕnh hoạt động thi công xây lắp, ngược lại, nếu vật tư được dự trũ quá nhiều dẫn đến tăng chi phí bảo quản và ứ đọng vốn, tăng nguy cơ hư hỏng. V́ vậy, ta phải thường xuyên xem xét, điều chỉnh các thủ tục kiểm soát sao cho phù hợp với điều kiện t́nh h́nh sản xuất thi công của Xí nghiệp, đem lại hiệu quả cao là vấn đề cần thiết. Đối với công tác thu mua vật tư, Xí nghiệp cần phải tổ chức một đội ngũ nhân viên mua hàng có kinh nghiệm, năng động, có khả năng nghiên cứu thị trường, nắm bắt được t́nh h́nh biến động của các loại vật tư liên quan về giá cả, chính sách của nhà nước, về loại hàng...Ngoài ra, ban lănh đạo Xí nghiệp cũng cần sớm đưa ra chính sách hướng dẫn cụ thể về công tác thu mua, quản lư vật tư tại Xí nghiệp, cụ thể: - Xác định thời điểm và số lượng cho mỗi lần đặt hàng, dự trữ sao cho quá tŕnh thi công xây lắp được diễn ra liên tục. - Có chính sách cụ thể về chất lượng và giá cả vật tư mua nhằm xác định thứ tự ưu tiên trong điều kiện mua hàng. - Vật tư thiết bị mua sắm nhất thiết phải đúng chủng loại, số lượng trong kế hoạch đă được duyệt. Trường hợp thay đổi về chủng loại, số lượng phải làm văn bản nêu rơ lư do thay đổi được cấp có thẩm quyền phê duyệt bổ sung trước khi mua sắm. - Bên cạnh đó việc lựa chọn nhà cung cấp cũng là vấn đề cần quan tâm, Xí nghiệp cần phải có mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp để luôn đảm bảo đầu vào của ḿnh. - Nên t́m kiếm những nhà cung cấp ở gần để thuận lợi hơn trong việc tổ chức thu mua vật tư, giảm được chi phí vận chuyển vật tư về Xí nghiệp. - Nên tổng hợp nhu cầu mua nguyên vật liệu của những đơn đặt hàng trong cùng một đợt lại với nhau để tổ chức việc thu mua, điều này giảm được chi phí phát sinh trong quá tŕnh thu mua, vận chuyển nguyên vật liệu. Bên cạnh đó, việc mua vật tư với số lượng lớn sẽ giúp cho Xí nghiệp hưởng được những ưu đăi, chiết khấu về giá của nhà cung cấp, giảm được số lượng tiền phải trả để mua nguyên vật liệu. - Việc tổ chức và sắp xếp kho cũng là một thủ tục quan trọng và cần thiết trong việc bảo đảm chất lượng, số lượng vật liệu mua về. Đặc biệt, Xí nghiệp cần tiến hành công tác kiểm kê vật tư định kỳ và xử lư chênh lệch rơ ràng (nếu có). Việc kiểm kê cần được tiến hành luân phiên theo chu kỳ sẽ giúp Xí nghiệp phát hiện kịp thời các trường hợp thiếu hụt, mất mát, ứ đọng, mất phẩm chất hoặc lỗi thời của vật liệu, nâng cao trách nhiệm của thủ kho. - Vật tư nên được pḥng kế hoạch tổ chức thu mua và chuyển thẳng đến cho các công tŕnh phục vụ thi công, hạn chế trường hợp các đội tự tổ chức thu mua vật tư. Dù vật tư mua chuyển thẳng đến công tŕnh hay nhập kho cũng đều phải được kiểm nghiệm vật tư một cách nghiêm túc để đảm bảo được chất lượng của vật tư. - Khi nhập kho vật tư chỉ nên nhận hàng khi đă nhận được đơn đặt hàng hợp lệ do bộ phận thu mua chuyển đến. Thủ kho nên thực hiện các biện pháp thích hợp để đo lường hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cách. - Việc bảo quản vật tư phải theo dơi một cách chi tiết, nên mă hoá chúng theo đối tượng sử dụng hay theo nhóm để dễ dàng trong việc bảo quản cũng như xuất dùng. - Khi tiến hành sản xuất thi công theo đơn đặt hàng, đơn vị thường liệt kê tất cả các loại vật tư cần thiết để sản xuất thi công. Tuy nhiên, có loại vật tư được sử dụng ở giai đoạn đầu của quá tŕnh thi công, nhưng cũng có loại khi thi công xây lắp sắp hoàn thành mới đưa vào sử dụng. V́ vậy, nếu xuất kho một lần mà vật tư chưa được sử dụng sẽ có thể không được bảo quản tốt, c̣n trường hợp xuất kho nhiều lần th́ khối lượng ghi chép sẽ lớn. Để khắc phục nhược điểm này, Xí nghiệp nên tổ chức phiếu xuất kho theo hạn mức. Phiếu này theo dơi số lượng vật tư xuất kho trong trường hợp lập phiếu xuất kho một lần theo định mức nhưng xuất nhiều lần trong tháng cho bộ phận xuất dùng vật tư theo định mức, tạo điều kiện cho việc kiểm tra vật tư được thuận tiện hơn. PHIẾU XUẤT KHO VẬT TƯ THEO ĐỊNH MỨC Ngày...tháng...năm... Nợ:....... Có........ Bộ phận sử dụng:...................................................................................... Lư do xuất:............................................................................................... Xuất tại kho:............................................................................................ TT Tên vật tư ĐVT Hạng mức do duyệt trong tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày ngày …. Cộng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ….. Cộng Người nhận kư Ngày …..tháng…..năm2007 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung ứng Thủ kho (Kư, họ tên) (kư, họ tên) (kư, họ tên) + Phiếu này được lập làm 2 liên và giao cả 2 liên cho bộ phận sử dụng. Khi lĩnh lần đầu, bộ phận sử dụng mang hai liên đến kho, người nhận vật tư kư vào 2 liên ở ḍng cuối cùng và ngày lĩnh tương ứng. Lần lĩnh vật tư tiếp theo, người nhận mang phiếu đến kho lĩnh không phải qua kư duyệt. Cuối tháng, dù hạn mức c̣n hay hết thủ kho thu cả hai phiếu, cộng số thực xuất để ghi vào thẻ kho và kư tên, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho chuyển lên pḥng vật tư một liên để lưu trữ, pḥng kế toán một liên để làm căn cứ hạch toán. + Trường hợp chưa hết tháng mà hạn mức vật tư được duyệt đă lĩnh hết (do vượt kế hoạch sản xuất, vượt định mức), bộ phận sử dụng muốn lĩnh thêm phải lập phiếu nhập vật tư theo hạn mức mới. - Ban quản lư công tŕnh cần kiểm soát chặt chẽ khâu sử dụng vật tư cũng như quá tŕnh vận chuyển vật tư đến công trường, hạn chế vật tư bị rơi văi làm tăng hao hụt định mức. - Công tác xuất vật tư phải thực hiện nhanh gọn, Xí nghiệp nên có xe vận chuyển riêng không nên để đội tự điều động v́ như vậy rất khó quản lư trong quá tŕnh vận chuyển vật tư, có thể có sự tráo đổi hay gian lận vật tư từ phía người nhận và vận chuyển vật tư. - Đối với một số vật tư tồn đọng lâu ngày, không có nhu cầu sử dụng nữa th́ nên giải quyết thanh lư thu hồi vốn. Các vật tư sử dụng thừa cần phải quản lư chặt chẽ khâu hoàn nhập lại kho, những phế liệu có thể tái sử dụng cần được thu hồi tránh t́nh trạng thất thoát, lăng phí, chiếm đoạt của những người có liên quan. - Sau khi lập bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng hạng mục công tŕnh xây lắp, xí nghiệp nên có sự so sánh đối chiếu với dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đă được lập trước đó, t́m ra mức chênh lệch giữa dự toán và thực tế để từ đó phân tích t́m ra được nguyên nhân gây ra sự chênh lệch nhằm đưa ra những giải phám quản lư chi phí nguyên vật liệu được tốt hơn. Sau khi đă đưa ra các thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, Xí nghiệp cần cho áp dụng ngay vào thực tế tại các công tŕnh xây lắp, bên cạnh đó cũng theo dơi, giám sát quá tŕnh áp dụng này để thấy được hiệu quả của các thủ tục này như thế nào, có thích hợp không. Từ đó sẽ đưa ra các thủ tục bổ sung thích hợp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của quá tŕnh kiểm soát. 2.2.2/ Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp cũng đóng một vai tṛ không nhỏ trong việc cấu tạo nên một thực thể sản phẩm xây lắp. Tuy đă có những thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp rất hữu hiệu, nhưng bên cạnh đó vẫn c̣n tồn tại nhiều thiếu sót. Do đó, để góp phần quản lư tốt chi phí nhân công trực tiếp, đặc biệt là quản lư tiền lương, nâng cao năng suất lao động của công nhân tại Xí nghiệp em xịn tŕnh bày một số biện pháp sau: - Để cải thiện được t́nh trạng làm việc thiếu nghiêm túc, năng suất kém mà vẫn được hưởng lương th́ ban giám đốc công tŕnh cần phải thực hiện việc chấm công công khai, nghiêm túc, giám sát chặt chẽ giờ công, ngày công của từng công nhân. Kế toán nên mở sổ theo dơi chi tiết lương cho từng nhân viên. - Để góp phần đẩy nhanh tiến độ thi công công tŕnh th́ pḥng tổ chức hành chính phải có chính sách tuyển dụng đầy đủ số nhân công thuê ngoài trước khi thi công, có hồ sơ theo dơi cụ thể các đối tượng thuê ngoài đồng thời báo cáo cho ban giám đốc và gửi hồ sơ cho pḥng kế toán tính lương. Bên cạnh đó, cần tổ chức kiểm tra tay nghề công nhân trước khi thuê mướn và cho nhận việc. - Xí nghiệp nên sử dụng dịch vụ của ngân hàng, phát trả lương cho nhân viên qua tài khoản để giảm bớt công việc của pḥng kế toán và hạn chế tối đa khả năng xảy ra sai phạm. - Xây dựng một chính sách nhân sự hợp lư, có những chính sách khen thưởng và xử phạt rơ ràng tại Xí nghiệp, giúp cho công nhân biết rơ hơn về trách nhiệm của bản thân và ư thức hơn trong việc làm của ḿnh. Luôn tạo mọi điều kiện để công nhân có thể phát huy hết năng lực của ḿnh. - Sau khi chi phí nhân công được tập hợp đầy đủ, kế toán phải có sự so sánh với dự toán chi phí nhân công trực tiếp đă lập, cụ thể: So sánh số lượng lao động trực tiếp thi công với dự toán; So sánh bảng thanh toán lương cho bộ phận công nhân trực tiếp với bảng chấm công do đội trưởng gửi lên. Từ đó phân tích t́m ra nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch nhằm t́m ra được những giải pháp tốt nhất, giúp công tác kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp đạt được hiệu quả cao hơn. 2.2.3/ Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công Chi phí sử dụng máy thi công phát sinh tương đối lớn trong quá tŕnh thi công xây lắp, nó là một nhân tố không thể thiếu tạo nên thực thể sản phẩm xây lắp. Xí nghiệp đă quản lư chi phí này tương đối tốt, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những hạn chế. Xét t́nh h́nh thực tế của đơn vị, em xin được phép tŕnh bày một số ư kiến sau nhằm t