Chuyên đề Một số ý kiến nhằm hạ thấp thấp chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên

ác Marketing : Thị trường là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp , vừa tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển , vừa loại bỏ đào thải những doanh nghiệp làm ăn kém hiệu quả . Cùng với sự phát triển không ngừng của xã hội thì nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng cũng thay đổi theo . Điều này đòi hỏi mỗi doanh nghiệp muốn tiêu thụ được sản phẩm của mình , muốn ký kết được hợp đồng với các khách hàng thì phải thường xuyên nghiên cứu thị trường , tìm hiểu nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng . Từ đó có thể mới đẩy mạnh được sản xuất phát triển , tăng doanh thu để bù đắp chi phí đã bỏ ra . Nhờ nắm bắt tốt nhu cầu của thị trường thông qua nghiên cứu thị trường đã góp phần hạ thấp chi phí sản xuất kinh doanh ,mở rộng sản xuất và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho daonh nghiệp . * Tận dụng cao nhất khả năng phục vụ của cơ sở vật chất kỹ thuật của doanh nghiệp : Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì cơ sở vật chất kỹ thuật chủ yếu là máy móc thiết bị , dây chuyền công nghệ , nhà xưởng ... Do đó việc bảo quản , bảo dưỡng và sử dụng tốt tài sản cố định là rất cần thiết . Trước hết , doanh nghiệp phải khai thác hết công suất và kéo dài tuổi thọ của máy móc làm tăng năng suất lao động , tiết kiệm được chi phí sản xuất kinh doanh . Khai thác hết khả năng của tài sản cố định trong hoạt động sản chính là phát triển kinh doanh theo chiều sâu . Bên cạnh đó doanh nghiệp phải có biện pháp thưởng phạt vật chất thích đáng nhằm khuyến khích phát huy sáng kiến , cải tiến sử dụng tiết kiệm vật tư , tận dụng phế liệu thay thế , ngăn ngừa tình trạng lãng phí , hư hỏng mất mát nguyên vật liệu của công ty . * Tổ chức tốt việc cung ứng nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất : Thông thường giá mua nguyên vật liệu và giá mua thực tế hàng hoá khi kết chuyển vào chi phí sản phẩm hàng hoá , sản phẩm là tương đối lớn . Do đó việc giảm chi phí này là hết sức quan trọng và tuỳ thuộc vào khâu cung ứng . Để thực hiện tốt việc giảm giá mua thực tế của vật tư hàng hoá phải bắt đầu từ việc khai thác nguồn mua , nghiên cứu kỹ giá mua nguyên vật liệu . Doanh nghiệp phải đảm bảo được khả năng các nguồn cung ứng về số lượng , chất lượng , thời gian , địa điểm . Doanh nghiệp cần kiểm tra tính xác thực về uy tín, chất lượng của hàng hoá , vật tư . Xác định nguồn hàng , lượng hàng đúng trong dụ trữ , tổ chức bảo quản hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp trực tiếp tiết kiệm được chi phí do ngưng trệ sản xuất , do ứ đọng về vốn. * Lựa chọn phương thức kinh doanh phù hợp : Các doanh nghiệp phải lựa chọn phương thức kinh doanh phù hợp với tình hình đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình , vận dụng linh hoạt các hình thức đầu thầu , khoán gọn đồng thời giải quyết hài hoà các mặt lợi ích giữa doanh nghiệp với người lao động , giữa các loại lao động với nhau nhằm kích thích tiết kiệm và nâng cao năng suất lao động , hạ thấp chi phí sản xuất kinh doanh ,góp phần tăng doanh thu cho doanh nghiệp . * Thực hành chế độ tiết kiệm : Đây là một biệp pháp mà ở bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng. Thực hành chế độ tiết kiệm đối với hiệu quả kinh tế ở mọi nơi , mọi lúc trong tất cả các khâu , các giai đoạn khác nhau của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Chú trọng tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh đi đôi với chống tham ô , lãng phí . * Về mặt quản lý tài chính : Để góp phần vào việc hạ thấp chi phí sản xuất kinh doanh , doanh nghiệp cần tổ chức một số nội dung cơ bản sau : - Quản lý chi phí sản xuất kinh doanh gắn liền với kế hoạch , kế hoạch có thể được lập theo các dự toán ngắn hạn về chi phí sảm xuất kinh doanh trên cơ sở của kế hoạch tài chính năm hoặc quý . Lập kế hoạch ngắn hạn như vậy giúp cho doanh nghiệp có thể khai thác mọi khả năng tiềm tàng , giảm được chi phí sản xuất kinh doanh từ đó có thể giảm được chi phí sản xuất kinh doanh cho năm kế hoạch . Lập kế hoạch ngắn hạn cần xác định những nhu cầu cần thiết , đồng thời phải tiến hành phân tích rà soát lại các định mức kinh tế kỹ thuật phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. - Phân công , phân cấp quản lý chi phí sản xuất kinh doanh phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh cuả doanh nghiệp . Đối với những doanh nghiệp lớn cần thiết phải phân quyền hạn ,trách nhiệm cho từng bộ phận nhằm nâng cao trách nhiệm của cán bộ , nhân viên của bộ phận đó , từ đó có thể phấn đấu hạ thấp được chi phí sản xuất kinh doanh của từng bộ phận hợp thành cuả doanh nghiệp hoặc từng bộ phận chi phí khác nhau của chi phí sản xuất kinh doanh . Phân công , phân cấp quản lý chi phí sản xuất kinh doanh sẽ tạo điều kiện tốt cho việc kiểm tra , kiểm soát quá trình thực hiện dự toán chi phí ngắn hạn , từ đó có thể kiểm soát được tình hình thực hiện kế hoạch năm , quý , tìm được những khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp phấn đấu giảm chi phí sản xuất kinh doanh cho các doanh nghiệp . - Thường xuyên hoặc định kỳ kiểm tra , giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch chi phí sản xuất kinh doanh , đặc biệt là đối với các khoản mục chi phí chủ yếu chiếm tỷ trọng lớn . Kiểm tra , giám đốc mọi hoạt động chi tiêu của doanh nghiệp là một biện pháp quan trọng nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . phần ii TìNH HìNH THựC HIệN CHI PHí SảN XUấT KINH DOANH TạI công ty tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên A. đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý sản xuất kinh doanh tại Công ty Tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên: I.qúa trình hình thành và phát triển của Công ty Tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên: Việt nam là nước có khí hậu nhiệt đới nên thực vật nói chung và cây trồng nói riêng quanh năm xanh tốt , ngoài việc cung cấp các sản phẩm có giá trị như gỗ ,thực phẩm ,thuốc chữa bệnh ...nó còn là nguyên vật liệu chủ yếu để sản xuất các loại tinh dầu .Đây là loại sản phẩm được sử dụng rộng rãi trong công nghệ chế biến thực phẩm ,mỹ phẩm ,dược phẩm ...Nguồn lợi từ việc xuất khẩu và tiêu thụ tinh dầu trong nước là rất lớn .Vì vậy để đẩy mạnh hơn nữa khả năng áp dụng khoa học kỹ thuật công nghệ và phát triển sản xuất ,tái chế ,chế biến tinh dầu Công ty tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên đã ra đời. Công ty tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên là một doanh nghiệp nhà nước với tên giao dịch quốc tế là Essential oils(viết tắt là Eteroil) .Công ty có trụ sở chính trên đường Hoàng Quốc Việt –Nghĩa đô-Cầu giấy –Hà Nội. Lịch sử ra đời và phát triển của công ty tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên gắn liền với Trung tâm Khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia (trước đây là Viện Khoa học Việt Nam) .Tiền thân của công ty là một Trung tâm liên kết khoa học sản xuất tinh dầu và hương liệu trong Trung tâm Khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia .Để mở rộng phạm vi hoạt động ngày 28/11/1988 theo quyết định số 801/VKH-QĐ Viện khoa học Việt Nam quyết định chuyển Trung tâm liên kết khoa học sản xuất tinh dầu và hương liệu thành xí nghiệp tinh dầu . Xí nghiệp tinh dầu và hương liệu đã chứng tỏ hiệu quả kinh doanh của mình và ngày càng phát triển .Đến ngày 28/11/1998 sau 10 năm hoạt động công ty tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên đã được thành lập theo quyết định số 801/VKH-QĐ trên cơ sở xí nghiệp tinh dầu .Đồng thời công ty đã mở thêm một văn phòng giao dịch tại 103F3 Thái hà - Đống đa –Hà nội. Tuy ra đời khá muộn nhưng qua hơn 10 năm hoạt động công ty đã từng bước thay đổi theo đà phát triển của nền kinh tế và vươn lên khẳng định vị trí hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh tinh dầu trên cả nước . Là đơn vị sản xuất kinh doanh có tư cách pháp nhân hạch toán độc lập , chỉ được nhà nước cấp một phần vốn ban đầu công ty đã chủ động được trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động tuân theo những nguyên tắc của chế hạch toán kinh doanh có nghĩa là tự chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trước nhà nước , tự bù đắp chi phí và đảm bảo kinh doanh có lãi. Công ty có con dấu riêng , có tài khoản riêng tại ngân hàng , chịu sự quản lý của Trung tâm Khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia và chịu sự quản lý của nhà nước về hoạt động xuất nhập khâủ do Bộ Thương Mại trực tiếp quản lý . II.Chức năng ,nhiệm vụ ,đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên: 1. Chức năng : Công ty Tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên có chức năng liên kết các đơn vị nghiên cứu khoa học và công nghệ đưa tiến bộ của khoa học và công nghệ về sinh học ,hoá học đạt được trong nước và trên thế giới vào sản xuất và chế biến các mặt hàng tinh dầu ,hương liệu ,dược liệu có giá trị kinh tế cao nhằm phục vụ cho nhu cầu trong nước và xuất khẩu tạo nguồn thu về ngoại tệ. Nguồn thu này để phát triển nghiên cứu đổi mới máy móc thiết bị ,công nghệ sản xuất, không ngừng nâng cao năng lực toàn diện của công ty ,tự cân đối,tự trang trải về mặt tài chính ,tăng cường tích luỹ mở rộng quy mô về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .Với mục đích đẩy mạnh hơn nữa khả năng áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ vào phát triển sản xuất công ty có chức năng nghiên cứu triển khai sản xuất kinh doanh để phát triển khoa học và công nghệ ,lấy kết quả nghiên cứu khoa học và công nghệ ,nâng cao năng suất lao động, chất lượng và hướng vào sản xuất kinh doanh . 2. Nhiệm vụ: Nhiệm vụ quan trọng của trung tâm là thành lập mô hình khoa học sản xuất như một doanh nghiệp khoa học kinh tế để sản xuất thử nghiệm ,trực tiếp ứng dụng các kết quả nghiên cứu của các trung tâm ,đơn vị vào sản xuất kinh doanh đặt hàng cho các đơn vị nghiên cứu tạo sản phẩm mới ,nâng cao chất lượng sản phẩm thuộc lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty. Công ty đã liên kết với Viện hoá học ,Viện sinh học,Viện sinh thái tài nguyên tạo nhân giống các loại cây tinh dầu ,cung cấp cây giống cho các địa phương thuộc các tỉnh đồng bằng sông Hồng ,miền núi và Tây nguyên ,nông trường, tổng đội thanh niên xung phong .Công ty có nhiệm vụ quản lý tài sản ,vật tư,tiền vốn ,lao động ,tổ chức cán bộ xây dựng cơ bản của công ty theo các quy định chung của nhà nước và của Trung tâm khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia . Sản phẩm chính của công ty là tinh dầu các loại như tinh dầu xá xị ,tinh dầu sả, tinh dầu húng quế ,oliu. Ngoài ra công ty còn chiết xuất các loại hương thơm khác như hương chanh ,hương bưởi ,hương xoài ...và đang sản xuất thử một số sản phẩm như nước rửa bát ,nước tẩy rửa vệ sinh ... Công ty thường xuyên tiến hành nâng cao thị trường sản xuất và kinh doanh tinh dầu , hương liệu trên thế giới nhằm sách lược sản xuất và kinh doanh cũng như khai thác , mở rông thị trường và sản xuất mới . Lúc đầu mới thành lập sản xuất của công ty chủ yếu dựa vào kỹ thuật thiết bị loại nhỏ , lạc hậu , thủ công nhưng cho đến nay công ty đã có công nghệ hoàn thiện và không ngừng đầu tư thay đổi trang thiết bị nhằm hiện đại hoá quy trình sản xuất . Hiện nay công ty đã có một cơ sở kỹ thuật , công nghệ hiện đại vào loại bậc nhất trong tái chế , chế biến tinh dầu đảm bảo yêu cầu sản xuất và chất lượng sản phẩm . Trong cơ chế thị trường có sự quản lý và điều tiết cuả nhà nước theo định hướng Xã hội chủ nghĩa với sự cạnh tranh gay gắt của các đơn vị cùng nghành và các sản phẩm tinh dầu nhập ngoại ngày càng nhiều , để tồn tại và phát triển công ty luôn phải quan tâm đẩy mạnh phát triển sản xuất , chú trọng hàng đầu đén nâng cao chất lượng sản phẩm , nâng cao uy tín của công ty trên thị trường . Nhằm đáp ứng yêu cầu trong thời kỳ hiện nay song song vơí việc đổi mới phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật công nghệ , công ty Tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên đặc biệt chú trọng đào tạo bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ Khoa học kỹ thuật và quản lý , nâng cao tay nghề cho đội ngũ công nhân sản xuất . 3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty : Công ty Tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên là công ty chuyên xuất nhập khẩu các loại tinh dầu , hương liệu .Trước khi xuất khẩu được sản phẩm công ty tiến hành tái chế các loại tinh dầu thô mua về để đảm bảo đúng tiêu chuẩn chất lượng mà khách hàng yêu cầu . Bên cạnh đó công ty còn đang tiến hành sản xuất thử một số loại sản phẩm như nước rửa bát , chất tẩy rửa vệ sinh , nước rửa xe máy ... Tuy vậy sản phẩm chính của công ty vẫn là các loại tinh dầu và quy trình chế biến các loại sản phẩm này tương đối đơn giản và được diễn ra như sau: Sơ đồ chế biến , tái chế các sản phẩm tinh dầu của công ty tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên: Nâng cao hàm lượng Tinh Lọc Đóng dầu thô sạch gói Pha trộn Mỗi loại tinh dầu được tái chế một cách riêng biệt , hết loại này mới đến loại khác và thứ tự công việc trong một quy trình tái chế : - Xuất kho tinh dầu thô mua về để tái chế : Tinh dầu thô là loại tinh dầu mới qua sơ chế trước khi nhập kho chúng được kiểm tra chất lượng bởi phòng kỹ thuật đủ để đảm bảo tiêu chuẩn . Ví dụ tinh dầu sả hàm lượng cittrolnenal phải là 35/83 thì mới đảm bảo chất lượng . Nếu khách hàng yêu cầu cao hơn thì hàm lượng này có thể là 36,37/85. Còn đối với tinh dầu xá xị thì hàm lượng saraprol phải là 90 đến 95 % thì mới đạt tiêu chuẩn . Sau khi kiểm tra thì tiến hành nhập kho tinh dầu . Theo yêu cầu của khách hàng , công ty tiến hành xuất kho tinh dầu thô để tái chế . Tuỳ vào đơn đặt hàng của khách hàng là loại tinh dầu nào mà xuất kho tinh dầu thô của loại tinh dâù đó để tái chế . - Lọc sạch tinh dầu : Xưởng tái chế tiến hành lọc sạch tinh dầu bằng giàn hay phễu lọc công nghiệp nhằm loại bỏ hết những cặn bã , chất bẩn có trong tinh dầu bằng cách cho muối lọc hay cồn vào . - Nâng cao hay pha trộn : Sau khi lọc sạch tinh dầu tuỳ theo yêu cầu cuả khách hàng là nâng cao hàm lượng hay pha trộn thì tiến hành theo : + Nếu khách hàng yêu cầu là nâng cao hiệu quả hàm lượng thì tiến hành nâng cấp bằng hệ thống thiết bị hiện đại - máy li tâm . + Nếu khách hàng yêu cầu pha trộn thì tiến hành pha trộn theo đúng tỷ lệ mà khách hàng yêu cầu . - Đóng gói : Sau khi đã nâng cấp hoặc pha trộn xong tiến hành đóng vào phuy 200 kg kẻ macka và kẹp chì niêm phong bảo quản ở kho rồi sẽ vận chuyển đến cảng Hải Phòng để xuất khẩu . Còn ở xưởng 2 của công ty - là xưởng chế biến hương liệu cũng theo yêu cầu của khách hàng mà chế biến , pha trộn các loại hương xịt , hương để trong ô tô... Tuỳ theo yêu cầu cuả khách hàng về mùi vị , tỷ lệ hương các loại mà các chuyên viên tiến hành pha hương chứ không có một quy trình công nghệ chung nào để chế biến . Xuất phát từ đặc điểm của công ty là một đơn vị của trung tâm Khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia cùng với đội ngũ khoa học kỹ thuật khá mạnh. Từ khi ra đời đến nay công ty đã đặt trọng tâm hoạt động của mình vào công tác triển khai công nghệ tinh dầu trên các hướng cải tiến công nghệ đang lưu hành bao gồm các khâu kỹ thuật giống ,canh tác ,chế biến ,thiết kế và chế tạo thiết bị cũng như tối ưu hoá công nghệ chiết xuất tinh dầu đối với cây sả , bạc hà ,húng quê ,oliu,pơmu...Các kết quả này đã được chuyển giao và được triển khai tại nhiều cơ sở sản xuất tinh dầu trong cả nước góp phần ổn định, nâng cao hiệu quả sản xuất ,nâng cao chất lượng sản phẩm . Với điều kiện thuận lợi là nằm ngay trong trung tâm Khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia công ty sẽ thuận lợi trong việc triển khai áp dụng Khoa học công nghệ và với nguồn nguyên liệu đầu vào dồi dào ,phong phú trong tương lai hứa hẹn mang lại nguồn lợi kinh tế cao và luôn đi đầu trong lĩnh vực sản xuất tinh dầu trên cả nước . Bên cạnh đó công ty còn có những hạn chế cần khắc phục đó là trong điều kiện cơ chế thị trường hiện nay sự cạnh tranh ác liệt đòi hỏi công ty phải nỗ lực hơn nửa trong việc tìm kiếm thị trường mới và mở rộng thị trường trong cả nước.Hơn nữa chi phí thu mua hàng xuất khẩu và chi phí quản lý doanh nghiệp còn quá lớn .Do đó trong thời gian tới công ty nên chú trọng tới việc giảm bớt chi phí để nâng cao lợi nhuận . III.Hệ thống tổ chức bộ máy quản lý của công ty: Là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập công ty tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên có cơ cấu tổ chức quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng ,là kiểu quản lý tập trung một cấp gọn nhẹ ,phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty. Đứng đầu công ty là giám đốc ,người chịu trách nhiệm toàn diện và cao nhất về tất cả các hoạt động của công ty ,mối liện hệ giữa các thành viên theo kênh liên hệ đường thẳng có nghĩa là chỉ có trưởng phòng ,xưởng trưởng mới có quyền ra lệnh cho nhân viên của mình . Sơ đồ hệ thống tổ chức bộ máy quản lý công ty: Giám đốc Phòng Phòng Phòng Phòng Xưởng Xưởng KT& KD kế quản lý tái chế biến NCPT toán HC chế Phòng Phòng Phòng KD 1 KD 2 KD 3 Chức năng ,nhiệm vụ cụ thể của các bộ phận trong công ty : 1.Giám đốc công ty : Do Viện trưởng Trung tâm Khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia bổ nhiệm. Giám đốc công ty vừa là người đại diện cho Trung tâm Khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia vừa đại diện cho công nhân viên chức quản lý công ty theo chế độ một thủ trưởng .Giám đốc công ty có quyền quyết định điều hành hoạt động của công ty theo đúng chính sách pháp luật của nhà nước, sự chỉ đạo của trung tâm và nghị quyết đại hội công nhân viên chức. Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước nhà nước ,Trung tâm và tập thể lao động về kết quả sản xuất kinh doanh ,các hoạt động khác của công ty ,thực hiện hoàn thành tốt các mục tiêu đề ra .Để thực hiện chức trách được giao giám đốc có nhiệm vụ và quyền hạn tổ chức bộ máy tuyển chọn lao động ,trả lương, trả thưởng theo hiệu quả sản xuất kinh doanh và theo quy định của pháp luật hiện hành . 2.Phó giám đốc : Do giám đốc đề nghị và được Viện trưởng trung tâm Khoa học tự nhiên và công nghệ quốc gia bổ nhiệm. Phó giám đốc là người hỗ trợ cho giám đốc điều hành công việc , thay mặt giám đốc khi giám đốc đi vắng ,chịu sự phân công của giám đốc theo từng lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước giám đốc về các lĩnh vực được phân công . 3.Phòng kỹ thuật và nghiên cứu phát triển : Có chức năng nghiên cứu ứng dụng và chuyển giao công nghệ phục vụ phát triển kinh tế đất nước với các đề tài thuộc trung tâm quản lý . Hợp tác với các đơn vị có liên quan trong trung tâm để nghiên cứu và đưa ra các tiến bộ khoa học kỹ thuật đã đạt được trong lĩnh vực sinh học ,hoá học ,tinh dầu ,hương liệu ...vào phát triển và mở rộng sản xuất kinh doanh của công ty . 4.Phòng kinh doanh : Có chức năng tìm hiểu thị trường trong nước và trên thế giới ,tìm nguồn cung cấp, xây dựng các kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu tinh dầu .Thu mua và xử lý thông tin kinh tế ,kỹ thuật cũng như sự biến động của thị trường nói chung và các vấn đề có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói riêng. Mặt khác phòng kinh doanh của công ty còn có nhiệm vụ xây dựng các hợp đồng kinh tế ,liên doanh liên kết dịch vụ ,thực hiện các hoạt động quảng cáo chào hàng kịp thời và trực tiếp, thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu . KD1: Làm công tác đối ngoại . KD2: Tìm hiểu và nghiên cứu thị trường . KD3: Làm công tác đối nội . 5.Phòng kế toán : Thực hiện công tác thống kê ,kế toán giúp giám đốc về công tác quản lý tài chính ,hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ,báo cáo giám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh tại công ty. Tổ chức tốt việc thực hiện huy động các nguồn vốn kinh doanh. Thực hiện tốt các quy định của nhà nước cũng như các quy định khác về tài chính. 6.Phòng quản lý hành chính : Tổ chức thực hiện các chỉ đạo của giám đốc về quản lý nhân sự. Tổ chức theo dõi việc thực hiện chính sách cho cán bộ công nhân viên. Giúp giám đốc khâu tuyển dụng đào tạo sắp xếp bố trí lao động . 7.Xưởng chế biến hương liệu : Có nhiệm vụ nghiên cứu và tạo ra các chất thơm ,hương thơm ,hương liệu , đơn hương theo đơn đặt hàng của khách hàng như hương ướp khăn ,hương xà phòng ,hương để trong xe ô tô...Ngoài ra chất tẩy rửa vệ sinh ,nước rửa bát. 8.Xưởng tái chế : Chế biến các loại bao bì cho hàng xuất khẩu . Chế biến các loại tinh dầu tự nhiên phối hợp với bộ phận bao bì để chuẩn bị cho hàng mang đi xuất khẩu . Chế biến nâng cấp một số tinh dầu tự nhiên thành tinh dầu chất lượng cao , tách đơn hương tinh dầu ,chế biến các loại hương liệu. 9.Phòng bảo vệ : Phụ trách việc bảo vệ tài sản thuộc phạm vi quản lý của công ty . IV. Tổ chức công tác kế toán tại công ty tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên: 1.Mô hình tổ chức công tác kế toán : Việc tổ chức thực hiện chức năng ,nhiệm vụ ,nội dung công tác kế toán trong công ty do bộ máy kế toán đảm nhận do đó việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán sao cho hợp lý ,gọn nhẹ hoạt động có hiệu quả là điều kiện để cung cấp các thông tin kế toán kịp thời ,chính xác .Để đảm bảo được yêu cầu trên công ty tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung . Kế toán trưởng Kế toán thanh toán công nợ Kế toán nguyên vật liệu Thủ quỹ kiêm KT BHXH Kế toán thanh toán Thủ kho Kế toán tổng hợp Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Tại phòng kế toán ,sau khi đã nhận được chứng từ ban đầu kế toán thực hiện việc kiểm tra ,phân loại chứng từ ,lập và ghi chép vào các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết .Tổng hợp và hệ thống hoá số liệu ,cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý đồng thời dựa trên cơ sở các báo cáo kế toán đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế giúp lãnh đạo công ty quản lý điều hành sản xuất . Phòng kế toán của công ty có 7 người với đa số có trình độ đại học , nắm chắc trình độ chuyên môn nghiệp vụ , có năng lực và nhiệt tình công tác. Mỗi người đảm nhận một công việc ,thực hiện các nhiệm vụ riêng nhưng phối hợp với nhau một cách nhịp nhàng ,có hiệu quả . Chức năng nhiệm vụ cụ thể của các thành viên trong kế toán tại công ty tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên: * Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về công tác tài chính ,hạch toán kế toán và lập kế hoạch tài chính cho hoạt động sản xuất kinh doanh ,là người trực tiếp chỉ đạo mọi công việc của phòng kế toán .Đối với công ty tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp có nghĩa là người ngoài trách nhiệm kế toán trưởng còn phải làm công việc kế toán tổng hợp cuối kỳ tập hợp số liệu từ sổ chi tiết và sổ cái. * Kế toán giao dịch ngân hàng : Công ty tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên là một công ty chuyên về xuất nhập khẩu nên giao dịch qua ngân hàng là một khâu rất quan trọng và phức tạp . Kế toán giao dịch NH có nhiệm vụ thanh toán ,giải quyết các khiếu nại bồi thường làm thủ tục vay vốn ,tổng hợp phân loại và phân bổ chi phí cho từng loại mặt hàng .Tập hợp kiểm tra đối chiếu và thực hiện thanh toán các chứng từ ,mở sổ kế toán, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày . * Kế toán nguyên vật liệu : Có chức năng theo dõi chi phí nguyên vật liệu ,tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm . * Thủ quỹ kiêm kế toán bảo hiểm xã hội : Có nhiệm vụ theo dõi dòng thu ,dòng chi tiền và lập bảng tính lương ,bảo hiểm của cán bộ công nhân viên trong công ty. * Thủ kho : Có nhiệm vụ theo dõi sự biến động về xuất nhập hàng hoá ,thành phẩm và tồn kho . Thủ kho còn phải kiểm tra tính hợp lý ,hợp pháp của các chứng từ rồi mới tiến hành ghi chép số thực nhập ,thực xuất ,tồn kho. * Kế toán thanh toán công nợ : Bộ phận này có nhiệm vụ theo dõi công nợ của từng khách hàng theo từng mặt hàng cả trong nước và cả số nợ của công ty cũng như số công ty nợ khách hàng để biết khả năng thanh toán của khách hàng cũng như của công ty tránh tình trạng nợ đọng cũng như bị chiếm dụng vốn .Ngoài ra bộ phận này còn có nhiệm vụ đôn đốc khách hàng để báo cáo thường xuyên kịp thời với kế toán trưởng và phải theo dõi cả các khoản tạm ứng của công nhân viên để biết được tình trạng tạm ứng trong công ty. 2.Hình thức tổ chức kế toán trong công ty: Hiện nay Công ty Tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên đang áp dụng hình thức kế toán mà trong đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc trước khi đưa vào sổ cái chúng đều phải được tổng hợp , phân loại và lập chứng từ ghi sổ. Cơ sở ghi sổ là chứng từ ghi sổ đồng thời tách rời việc ghi sổ theo thứ tự thời gian và ghi sổ theo hệ thống ở trên 2 hệ thống kế toán tổng hợp khác nhau : sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản . Hình thức sổ kế toán của công ty tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên bao gồm: - Sổ cái : là sổ phân loại được ghi theo hệ thống dùng để hạch toán tổng hợp. Mỗi loại tài khoản được phản ánh trên một vài trang sổ kế toán . - Bảng cân đối tài khoản : là hình thức phản ánh tình hình đầu kỳ , phát sinh trong kỳ và cuối kỳ của các loại tài khoản , nguồn vốn , mục đích kiểm tra tính chính xác cuả việc ghi chép cũng như cung cấp những thông tin cần thiết cho công tác quản lý . - Sổ đăng ký chứng từ : là sổ ghi theo thời gian phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong kỳ . Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra đối chiếu với số liệu trên sổ cái . Mọi chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong đều phải đăng ký với hình thức sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng . - Sổ hạch toán chi tiết : dùng để phản ánh các đối tượng cần hạch toán chi tiết. V. Tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý tài chính của Công ty Tinh dầu và các sản phẩm tự nhiên: 1.Tình hình tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty : Trong quá trình ho