Chuyên đề Một số ý kiền nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất

g ty, giữ gìn an ninh chính trị, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng đối với đất nước. - Đẩy mạnh đầu tư, mở rộng sản xuất, đổi mới thiết bị, áp dụng nền khoa học tiên tiến, công nghệ mới nhằm mục đích nâng cao năng suất lao động, chất lượng lao động nhằm nâng cao hiệu quả. Với những nhiệm vụ quan trọng đó, đò hỏi công ty phải có nhiều phương hướng và biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý vững mạnh để áp dụng những nhiệm vụ trên. 3.Đặc điểm máy móc thiết bị : Máy móc thiết bị là một yếu tố không thể thiếu được ở bất kỳ một doanh nghiệp, đơn vị nào muốn tham gia sản xuất kinh doanh. Máy móc thiết bị quyết định khả năng sản xuất kinh doanh của công ty. Máy móc thiết bị hiện đại là một yếu tố vô cùng quan trọng trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có hệ thống máy móc thiết bị kỹ thuật hiện đại và cơ sở hạ tầng tốt thì có khả năng cạnh tranh mạnh hơn các doanh nghiệp khác trên thị trường. Hiện nay, sau nhiều lần mở rộng quy mô sản xuất,Công ty Cơ Khí Hà Nội có diện tích sản xuất 127,976 m2 bao gồm rất nhiều nhà xưởng, thiết bị máy móc và các thiết bị máy móc và các loại văn phòng. Đặc điểm nhà xưởng rộng máy móc đa dạng về quy mô và chủng loại với số lượng lên tới trên 600 máy. Tuy nhiên, có một thực tế là hầu như toàn bộ nhà xưởng đều đã được xây dựng từ lâu, máy móc thiết bị đều đã cũ kỹ, công nghệ từ thời Liên Xô và Tiệp Khắc cũ chẳng hạn toàn bộ thiết bị phân xưởng đều đã tồn tại từ ngày nhà máy mới thành lập đến nay đã hơn 40 năm. Do đặc thù của ngành cơ khí là chế tạo ra những máy móc thiết bị để tạo sản phẩm trên trang thiết bị của Công ty Cơ Khí Hà Nội là những máy móc lớn và có giá trị rất cao. Hiện nay công ty có trên 600 máy móc các loại nhưng xét tổng thể thì hầu hết các máy móc thiết bị của công ty đã cũ , nên qua từng năm hoạt động công ty đều chú trọng công tác đầu tư mua mới và sửa chữa bảo dưỡng nhằm hạn chế mức độ hao mòn của máy . Năm 1996, công ty cố gắng sửa chữa trang thiết bị cũ cho xưởng kết cấu thép hoạt động, đầu tư mua máy lốc tôn dày 25, máy khoan cỡ lớn( đường kính mũi khoan 10 mm) , máy hàn và nhiều thiết bị khác. Năm 1997, công ty đã tổ chức thực hiện có hiệu quả kế hoạch sửa chữa định kỳ và nâng cấp một số giàn thiết bị chính và quan trọng của các xưởng, duy trì công tác bảo dưỡng, bảo quản máy ngay tại nơi sản xuất. Trong năm công ty đã đầu tư rất nhiều để đại tu 37 thiết bị, chế tạo mới 5 thiết bị và 350 tấn thiết bị phục vụ chương trình đầu tư sắp xếp lại theo yêu cầu của sản xuất. Từ 1998 - Đến nay. Công ty tiếp tục quan tâm đổi mới, nâng cấp trang thiết bị, chế tạo nhiều thiết bị mới như máy bơm 36.000m3/ giờ, máy lốc tôn, máy ép nhựa, các dây chuyền thiết bị có tính tự động hoá cao. Bảng3: Đặc điểm máy móc thiết bị của Công ty. Stt Tên Số giờ sản xuất Số lượng ( chiếc) Giá trị ( USD/máy) Mức hao mòn(%) 1 Máy tiện các loại 1400 147 7000 65 2 Máy phay các loại 1000 92 4500 60 3 Máy bào các loại 1100 24 4000 55 4 Máy mài 900 137 4400 55 5 Máy doa 900 15 5500 60 6 Máy cưa 1400 16 1500 65 7 Máy chốt ép 700 8 4000 60 8 Búa máy 900 5 15000 40 9 Máy cắt 800 11 15800 60 10 Máy cắt tôn 1400 3 400 70 11 Máy hàn điện 1400 26 600 50 12 Máy nén khí 1000 9 600 50 13 Cần trục 1000 14 11000 60 14 Lò luyện thép 800 65 5000 50 15 Lò luyện gang 800 4 2000 50 16 Máy khoan 1200 2 600 80 17 Máy hàn hơi 1200 64 5500 60 18 Máy cưa đĩa 480 8 2000 90 4.Đặc điểm về nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là một trong 3 yếu tố của quá trình sản xuất cấu thành lên sản phẩm , vì vậy nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm chiếm tỷ trọng 60-70% giá thành sản phẩm chính vì vậy tổ chức quản lý tốt nguyên vật liệu có vai trò nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Khác với công ty kinh doanh khác, Công ty Cơ khí Hà Nội là một doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nên nguyên vật liệu sản xuất mang đặc điểm chung của nguyên vật liệu sử dụng trong sản xuất công nghiệp, chủng loại đa dạng từ thép, các loại kim loại đến gỗ, nhựa ... quy cách phong phú: Đơn cử như thép cũng có nhiều loại: Thép tấm, thép tròn... Khối lượng nguyên vật liệu nặng, kích thước lớn. Nhiên liệu sử dụng trong sản xuất của Công ty chủ yếu là than, điện . Chi phí vốn dành cho nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn, khoảng hơn 50% trong tổng số 60% chí cho sản xuất. Nguồn cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu là thị trường trong nước, thị trường nước ngoài có các thị trường: Liên Xô, Hàn Quốc, Trung Quốc, Đài Loan hoặc Công ty có thể sử dụng nguồn nguyên liệu nội bộ, tức là công ty tự sản xuất và cung cấp nguyên vật liệu cho mình. Bảng 4: Đặc điểm về nguyên vật liệu T.T Chủng loại Số lượng (tấn) Giá mua (đ/kg) Thị trường cung cấp 1 Gang 21-40 200 6500 Tự SX WUX-8 320 12000 Tự SX 2 Thép 135,145 200 450 Tự SX 9 XC 100 8000 Nga Tròn 600 5000 Nga, Ân độ Tấm 300 4500 Nga, VN Đình hình 200 5000 Nga, VN 3 Que hàn 75 5000 Nga, VN 5.Đặc điểm về quy trình sản xuất sản phẩm. Sản phẩm của Công ty Cơ Khí Hà Nội rất đa dạng về chủng loại và mẫu mã, Công ty nhận sản xuất từ các sản phẩm đúc rèn, cán thép, các phụ tùng thay thế đến máy cắt gọt kim loại, thiết bị công nghiệp, bên cạnh đó Công ty cũng nhận sản xuất các thiết bị lắp đặt dây chuyền sản xuất thiết bị đồng bộ như sản xuất các thiết bị cho nhà máy sản xuất mía đường ở Tây Ninh và ở Nghệ An. Đặc điểm về sản phẩm ở Công ty Cơ Khí Hà Nội ,đó là quá trình sản xuất quá dài và quá nhiều công đoạn. có thể minh hoạ qua sơ đồ sau: Sơ đồ 6: Sơ đồ quy trình sản xuất của Công ty Cơ Khí Hà Nội Bản vẽ chế tạo mẫu Chế tạo phôi Gia công cơ khí Lắp ráp và hoàn thiện SP Kiểm nghiệm nhập kho Gia công/đúc Sản phẩm Thép/ rèn phôi phôi Gia Gia công Gia công công thô tinh các sản phẩm (Đối với các sản phẩm không phải là sản phẩm đơn chiếc) Các sản phẩm của Công ty có thể đạt được sản xuất hàng loạt hoặc sản xuất đơn chiếc. Các sản phẩm cũng có thể là thành phẩm, bán thành phẩm, chi tiết hoặc phụ kiện... 6. Đặc điểm về lao dộng. Công ty Cơ Khí Hà Nội là đơn vị kinh tế quốc doanh. Trong những năm gần đây Nhà nước xoá bỏ bao cấp, Công ty cũng như các doanh nghiệp hoạt động kinh tế trong cả nước đều hạch toán độc lập, hoạt động theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Bước đầu Công ty thật sự có những khó khăn do bộ máy quá cồng kềnh. Nhận thấy điều này ban giám đóc Công ty đã tiến hành thanh lọc, tinh giảm bộ máy vừa gọn nhẹ, vừa dễ quản lý và làm ăn có hiệu quả. Theo báo cáo lao động hàng ngày thì đến ngày 10-1-2003 số lao động của công ty là 977 người. Với những nhiệm vụ về sản xuất kinh doanh. Công ty Cơ khí Hà Nội, đã dần dần ổn định đội ngũ lao động, tạo cho công ty một lực lượng lao động mạnh có chất và lượng. 7.Đặc điẻm về sản phẩm , thị trường và tiêu thụ sản phẩm. 7.1.Về sản phẩm : Có thể nói trên thị trường có hai loại sản phẩm chính đó là thị trường tư liệu sản xuất và tư liệu tiêu dùng và biểu hiện cho hai loại thị trường đó là các sản phẩm .Qua tìm hiểu quá trình sản xuất của công ty cơ khí từ khâu đầu vào đến đầu ra ta có thể nhận thấy sản phẩm của công ty là sản phẩm tư liệu sản xuất , vì vậy sản phẩm của công ty có quá trình sản xuất quá dài và quá nhiều công đoạn và gía trị tương đối lớn .Sản phẩm của công ty cơ khí rất đa dạng về chủng loại và mẫu mã . Công ty nhận sản xuất từ các sản phẩm đúc rèn , cán thép , các phụ tùng thay thế đến máy cắt gọt kim loại, thiết bị công nghiệp ,bên cạnh đó Công ty cũng nhận sản xuất các thiết bị lắp đặt dây chuyền sản xuất đồng bộ như sản xuất các thiết bị cho nhà máy sản xuất mía đường ở tây ninh và nghệ an. 7.2.Về thị trường : Theo phân loại thị trường của doanh nghiệp thì thị trường của công ty Cơ Khí thuộc vào thị trường tư liệu sản xuất tức là đối tượng lưu thông trên thị trường là loại tư liệu sản xuất . Sơ đồ 7: Thị trường của Công ty Tập hợp các đối tượng có nhu cầu hàng hoá X Những đối tượng tiêu dùng tuyệt đối Thị trường tiềm năng của doanh nghiệp Những đối tượng không tiêu dùng tuyệt đối Thị trườnghiện tại của hàng hoá Thị trường Thị trường hiện hiện tại của tại của Công ty tranh Thị trường tương lai của công ty Do sản phẩm của công ty nên thị trường của Công ty Cơ khí thường là thị trường chính là trong nước , những đối tượng tiêu dùng tuyệt đối của công ty thường là các đơn đặt hàng như các dây chuyền sản xuất mía đường , còn thị trường hiện tại của Công ty là các máy công cụ rất đa dạng về mẫu mã và chất lượng .Chính vì thay đổi mẫu mã sản phẩm và đa dạng hoá sản phẩm nên trong các năm qua doanh thu bán hàng của Công ty đã không ngừng tăng . 7.3.Về tiêu thụ sản phẩm Trong cơ chế mới ,Công tuy Cơ Khí luôn quan niệm sản xuất tốt chưa đủ để khẳng định khả năng tồn tại và phát triển của mình ,mà còn phải biết tổ chức bán hàng ,một trong những nội dung tổ chức bán hàng là tổ chức mạng lưới bán hàng Mạng lưới bán hàng của Công ty là tập hợp các kênh nối liền giữa người sản xuất và người tiêu dùng Sơ đồ 8: Mạng lưới tiêu thụ sản phẩm của công ty Cơ khí hà nội Đại lý Người SX Người tiêu dùng Người bán lẻ Người bán buôn Người bán lẻ Từ khi áp dụng mạng lưới tiêu thụ đến nay Công ty Cơ khí đã không ngừng hoàn thiện và công ty đã có chiến lược hỗ trợ mạng lưới tiêu thụ bằng các hoạt động như : Thông tin quảng cáo , triển lãm … đặc biệt hiện giờ công ty đã có trang Web để có thể giới thiệu sản phẩm của công ty trên toàn thế giới chính vì vậy làm cho hoạt động của đơn vị trở nên năng động hơn và tìm được nhiều hợp đồng mới, cả năm 2000 chỉ kí được 463 hợp đồng nhưng sang năm 2001-2002 đã ký được hơn 500 hợp dồng với tổng giá trị lên đến 40,834 tỷ đồng nhưng trong đó có 483 hợp đồng có giá trị dưới 100 triệu đồng. Vì có quá nhiều hợp đồng nhỏ nên chi phí cho công tác tìm kiếm hợp đồng tăng đồng thời làm gia tăng mức độ phức tạp của điều hành và quản lý sản xuất. Điều này mang ý nghĩa là lợi nhuận cho một đơn vị sản phẩm giảm, dẫn đến tổng doanh thu không cao và thậm chí có thể lỗ vốn nếu tình trạng quản lý bị kéo dài. Mặt hàng chính của công ty là máy công cụ cũng tiêu thụ sản chậm. Tuy công ty đã cải tiến rất nhiều về mẫu mã bao bì sản phẩm, chất lượng sản phẩm nhưng do các ngành công nghiệp gặp rất nhiều khó khăn, thêm vào đó là các loại máy móc nhập ngoại tràn lan. Tất cả đã gây khó khăn cho việc sản xuất máy công cụ cho công ty. Đối với sản phẩm thép cán do Nhà nước áp dụng thuế xuất nhập khẩu 3% đối với thép và 10% thuế VAT vào hàng nhập khẩu và chỉ cho phép thanh toán chậm 30 ngày dẫn đến giá đầu vào tăng, Trong khi đó lượng thép tồn đọng trong công ty thép rất lớn, giá đầu ra không tăng lại phải chịu thuế VAT 10% nên sản xuất và tiêu thụ rất khó khăn, bắt buộc công ty phải giảm chi phí trên trường đơn vị sản phẩm, giảm giá bán để tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Công ty đã mở thêm mặt hàng cơ khí dân dụng và hiện nay sản phẩm đã có bán trên thị trường như: Máy bơm nước dân dụng 125W, nhưng sản phẩm này tiêu thụ rất khó do công tác marketing quá yếu kém. III. Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty Cơ khí Hà Nội. 1. Kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy công ty. Việc lựa chọn một kiểu cơ cấu tổ chức được xem là khởi đầu của công tác tổ chức một doanh nghiệp. Kiểu tổ chức phù hợp hay không phù hợp đều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hơn nữa trong thực tế không có một kiểu cơ cấu nào là ổn định, nó sẽ được thay đổi hoặc cải tiến cho phù hợp với tình hình cũng như nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Thấm nhuần quan điểm này, ban lãnh đạo Công ty Cơ khí Hà Nội qua nhiều thời kỳ đã không ngừng tìm tòi, thử nghiệm, đổi mới Sơ đồ 9: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cơ khí Hà Nội Đại diện lãnh đạo CL (QMR) Trợ lý giúp việc GĐ Phó giám đốc điều hành đ.sống, bảo vệ Phó Giám đốc điều hành sản xuất Phó giám đốc điều hành kỹ thuật, KHCN, CLSP XN.đúc X.GCAL&NL X.Cơ khí lớn X.Cơ khí chính xác X.Cơ khí chế tạo X. lắp ráp X. bánh răng Văn phòng công ty Thư viện P.tổ chức nhân sự Ban quản lý dự án P.KD P.KDXNK P.Quản lý CLSP TT.TK-TĐH Phòng bảo vệ Phòng Q.trị ĐS Phòng Y tế TT.XDCB TT.KT-ĐHSX BP chế tạo, c.bị d.cụ gá lắp XN.LĐSCTB XN.Vật tư P.TC-KT-TK TrườngTHCNCTM X. Cán thép Tr.mẫu giáo Hoa sen Giám đốc công ty Qua sơ đồ tổ chức quản lý của công ty ta thấy rõ cơ cấu tổ chức của công ty cơ khí Hà Nội được xây dựng theo kiểu trực tuyến chức năng .Theo kiểu cơ cấu này giám đốc công ty được các phòng ban tham mưu trước khi ra một quyết định về các vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ của công ty. Hệ thống điều hành sản xuất kinh doanh trong công ty gọi là quan hệ theo tuyến. Mối quan hệ các cấp trong hệ thống này là quan hệ theo chiều dọc từ trên công ty xuống các phòng ban sau đó xuống các phân xưởng. Việc bố trí các cấp theo ngành dọc như vậy có những ưu điểm sau: - Giúp giám đốc công ty nắm sát được các hoạt dộng của công ty... - Tất cả các đơn vị trong công ty đều chịu sự chỉ đạo của ban giám đốc nên hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty đều thống nhất - Ban giám đốc kiểm soát mọi hoạt động của đơn vị. Do đó việc đánh giá chất lượng công tác của các đơn vị do ban giám đốc công ty quyết định tránh được tình trạng bao che lẫn nhau giữa các đơn vị Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng ngoài những ưu điểm trên còn bộc lộ những nhược điểm sau: - Thứ nhất: Giám đốc công ty còn phải xử lý quá nhiều công việc do phải quản lý tất cả các đơn vị. Như vậy nhiệm vụ của ban giám đốc quá nặng nề trong khi nhiệm vụ của các phòng ban lại quá đơn giản. Các phòng ban không trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo các đơn vị dưới mình khi có sự chỉ đạo của ban giám đốc. Cách quản lý nằy làm cho các phòng ban không chủ động được khi thực hiện các nhiệm vụ của mình, đồng thời không có điều kiện để phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật. Nguy hiểm hơn là nếu các phòng ban trong công ty không phối hợp chặt chẽ, ăn khớp sẽ dẫn đến chồng chéo, thậm chí trái ngược nhau giữa các chỉ thị hướng dẫn. - Thứ hai: Thời gian xử lý các thông tin thường chậm chưa phát huy được tính năng động sáng tạo của các phòng ban. Như vậy ở đây nên chăng chỉ có một mô hình quản lý mới theo kiểu phân cấp ở đó quyền và trách nhiệm không chỉ tập trung ở ban lãnh đạo và bộ phận chức năng mà phải được mở rộng đến từng cá nhân, từng bộ phận nhỏ, làm sao mọi người đều có quyền, có trách nhiệm, sử dụng tốt các nguồn lực của mình phục vụ cho lợi ích của mình và lợi ích của toàn công ty. - Thứ ba: Việc tổ chức bộ máy quản lý trong công ty cũng chưa tốt. Nguyên nhân là do thiếu sự phân công trách nhiêm, quyền hạn một cách chính xác và rõ ràng giữa các bộ phận trong bộ máy quản lý. Cơ sở của chức năng tổ chức là mối quan hệ tồn tại trong mọi xã hội. Một nhà phê bình đã nói “để quản lý có hiệu quả, ngoài việc biết thuyết phục ... còn phải biết tổ chức thực tiễn nữa”. Như vậy, tổ chức không có ý nghĩa về số lượng và có ý nghĩa về chất lượng, do đó việc cải tiến, tổ chức hoàn thiện không nhất thiết đòi hỏi phải chi phí thêm các thiết bị và sức lao động mà nên chăng là đi theo hướng sử dụng có hiệu quả các nguồn vật tư lao động hiện có hoặc thay đổi tỷ lệ giữa chúng trong nội bộ các nguồn đó. Do đó điều quan trọng là việc nhận thức được sâu sắc thực chất của quy luật khách quan đó là phải biết tiết kiệm thời gian, tránh lãng phí nhất là phải làm theo tác phong công nghiệp. 2. Chức năng và nhiệm vụ của một số đơn vị trong công ty Để đánh giá tình hình thực hiện của các chức năng của từng bộ phận, từng nhân viên trong bộ máy quản lý cần phải tìm hiểu về các chức năng, nhiệm vụ của một số bộ phận chủ yếu. Từ đó rút ra từng ý kiến sát thực của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. 2.1. Ban lãnh đạo Công ty Cơ khí Hà Nội. Trong lực lượng lao động quản lý thì lực lượng lãnh đạo có vai trò quan trọng hơn cả. đây là những người quyết định sự thành công hay thất bại của hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhất là khi trình độ phát triển cao của khoa học kỹ thuật như hiện nay, nhiệm vụ quản lý kinh tế ngày càng phức tạp thì đòi hỏi chất lượng lao động của người lãnh đạo ngày càng cao. Người lãnh đạo phải xử lý nhiều thông tin, có mối quan hệ rộng rãi đồng thời phải có trách nhiệm bảo dảm hoạt động của doanh nghiệp, nghĩa là người lãnh đạo phải coi trọng các vấn đề kỹ thuật, tăng năng suất lao động, chất lượng sản phẩm và cơ chế quản lý thích hợp. Vì vậy cần phải có năng lực thực sự thì mới có khả năng đảm nhiệm được nhiệm vụ của mình. Người lãnh đạo luôn là yếu tố cơ bản để tăng cường sự đoàn kết, nhất trí nội bộ, đảm bảo sự ăn khớp thường xuyên và phối hợp linh hoạt của hệ thống quản lý, sau đó thống nhất được hoạt động của đối tượng quản lý. 2.1.1 Giám đốc công ty. Vị trí: Giám đốc công ty là đại diện pháp nhân của công ty do Nhà nước bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước cấp trên trực tiếp quản lý và pháp luật về các mặt hoạt động của công ty. Chức năng: Giám đốc công ty phụ trách chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo điều lệ, đồng thời trực tiếp điều hành trực giám sát các hoạt động của một số đơn vị sau: Phòng tổ chức nhân sự Ban quản lý dự án Trường trung học chuyên nghiệp chế tao máy Trường mầm non Hoa Sen Phòng kế toán thống kê tài chính Nhiệm vụ: giám đốc Công ty có nhiệm vụ: Đề ra các chính sách chất lượng của công ty. - Quyết định xây dựng và xem xét theo định kỳ các hoạt động của hẹ thống đảm bảo chất lượng. - Xây dựng chiến lược và phát triển kinh tế và kế hoahj hàng năm của Công ty, xây dựng phương án hợp tác và liên doanh, liên kết trong và ngoài nước. - Xây dựng phương án tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý, quy hoạch cán bộ, đào tạo, đào tạo lại và khâu tuyển dung lao dộng. - Quyết định giá mua, giá bán sản phẩm, dịch vụ của công ty sao cho phù hợp với cơ chế thị trường và pháp luật hiện hành. - Quyết định xử lý kỷ luật thưởng phạt các cá nhân và đơn vị vi phạm nghiêm trọng các nội quy quy chế của công ty đã ban hành. Giúp việc cho giám đốc gồm 4 phó giám đốc và trợ lý giúp việc cho giám đốc. 2.1.2. Phó giám đốc điêù hành kỹ thuật, KHCN, CLSP *Về kỹ thuật: Giúp giám đốc trong lĩnh vực kỹ thuật, an toàn và môi trường lao động, chịu trách nhiệm giám sát phòng kỹ thuật của công ty, phòng quản lý chất lượng sản phẩm và môi trường, thư viện. Nhiệm vụ của phó giám đốc kỹ thuật là đưa ra các giải pháp kỹ thuật công nghệ, nhằm giải quyết những vướng mắc trong sản xuất về mặt kỹ thuật và giúp bộ phận kinh doanh xác định khối lượng công việc trước khi ký kết hợp đồng và đưa vào sản xuất * về chất lượng sản phẩm: Được giám đốc công ty uỷ quyền tổ chức, xây dựng và điều hành hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm, an toàn vệ sinh lao động và là đại diện lãnh đạo về chất lượng. Chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác xây dựng, điều hành, kiểm tra và thực hiện hệ thống đảm bảo chất lượng sản phẩm, an toàn lao động của công ty và có những công việc khác nếu được phân công. Thay mặt Giám đốc ký kết các văn bản, các quy chế, các quy định liên quan đến hệ thống quản lýchất lượng của sản phẩm, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ. độc quyền quyết định đình chỉ tạm thời các hoạt động vi phạm nghiêm trọng các nội quy an toàn, vệ sinh lao động và quản lý chất lượng sản phẩm của công ty, sau đó báo cáo lại cho giám đốc. 2.1.3. Phó giám đốc điều hành đời sống bảo vệ Được Giám đốc công ty uỷ quyền quản lý điều hành các mặt hoạt động về nội chính, đời sống và xây dựng cơ bản. chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc điều hành, giám sát các hoạt động thuộc các lĩnh vực văn phòng, quản trị, bảo vệ, y tế và xây dựng cơ bản. Xây dựng và đề xuất các phương án tổ chức bộ máy, sắp xép lao động trong lĩnh vực công tác được phân công phụ trách. Đề nghị sửa đổi chỉnh lý các nội quy, quy chế có liên quan đến lĩnh vực quản lý phân công. Ký các văn bản, thông báo, quy định, quyết định trong lĩnh vực mình phụ trách được giám đốc uỷ quyền. Thay mặt giám đốc ký các hợp đồng xây dựng cơ bản có giá trị đến 200.000.000 đồng. Là chủ tịch hội đồng nhà cửa và hội đồng kỷ luật của công ty. 2.1.4. Phó giám đốc điều hành sản xuất Được giám đốc uỷ quyền tổ chức điều hành, thực hiện kế hoạch sản xuất theo mục tiêu đã quy định. Chịu trách nhiệm trước giám dốc về việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động sản xuất và phục vụ sản xuất. - Ký lệnh sản xuất và các văn bản, quy chế , quy định liên quan đến hoạt động sản xuất của công ty. - Sắp xếp lao động hợp lý, xây dựng phương án sản xuất, đề ra những giải pháp kỹ thuật và xử lý các hoạt động phát sinh gây ách tắc cho sản xuất và phục vụ cho sản xuất. - Có quyền đình chỉ các hoạt động vi phạm nguyên tắc, nội quy, quy chế sản xuất và phục vụ sản xuất trước khi báo cho giám đốc. - Tiếp khách hàng và các cơ quân quản lý Nhà nước liên quan đến lĩnh vực công tác của mình. - Đề nghị thưởng phạt các cá nhân và tập thể trong lĩnh vực mình phụ trách theo quy định của Công ty. 2.1.5 Trợ lý giúp việc giám đốc: Có trách nhiệm tập hợp thông tin, các văn bản pháp lý trong và ngoài công ty, phân loại, báo cáo giám đốc và các phó giám đốc được uỷ quyền giải quyết, truyền đạt những ký kết của ban giám đốcvề việc xử lý các thông tinvà các văn bản hành chính đến các đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện, thiết lập kế hoạch làm việc của giám đốc trong tuần, chuẩn bị cho giám đốc các cuộc hội họp, hội nghị, lễ tân và tiếp khách. Bảng 5:Trình độ học vị của ban giám đốc TT Chức danh Trình độ học vị 1 Giám đốc Phó tiến sỹ 2 Phó giám đốc điều hành kỹ thuật, KHCN,CLSP Thạc sỹ 3 Phó giám đốc điều hành đời sống, bảo vệ Đại học 4 Phó giám đốc điều hành sản xuất Đại học 5 Trợ lý giám đốc Đại học 2.2 Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của các phòng ban- bộ phận chính trong Công ty Cơ khí Hà Nội. Để thực hiện tốt chức năng quản lý, đảm bảo cho bộ máy quản trị hoạt động có hiệu quả cao, giám đốc công ty Cơ khí Hà Nội đã xây dựng các phòng ban chức năng khác nhau với chức năng, nhiệm vụ riêng để giám đốc quản lý từng mảng công việc đặc thù riêng. Hiện nay cong ty đã xây dựng một số phòng ban và quy định các chức năng nhiệm vụ cho các cán bộ quản lý như sau: 2.2.1. Văn phòng công ty: + Định biên:- Chánh văn phòng: 01 - Phó chánh văn phòng: 01 - Cán bộ giúp việc: 15 + Nhiệm vụ: Tập hợp thông tin các văn bản pháp lý hành chính trong và ngoài công ty. Phân loại và báo cáo giám đốc và các phó giám đốc đã được giám đốc uỷ quyền giải quyết, truyền đạt những ý kién của giám đốc và các phó giám đốc về việc xử lý thông tin, các văn bản pháp lý hành chính, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện. Tổ chức lưu trữ, quản lý chuyển các loại thông tin và các văn bản quản lý, thiết lập chương trình làm việc của ban giám dốc trong tuần, chuẩn bị cho các hội nghị( nếu có), lễ tân tiếp khách. Sơ đồ10: Trình độ và thâm niên công tác của văn phòng công ty Trình độ Thâm niên công tác (năm) Đại học Trung cấp Sơ cấp < 5 5-25 > 25 8 2 6 3 9 5 2.2.2. Phòng tổ chức nhân sự: + Định biên: Trưởng phòng: 01 Phó phòng: 03 Cán bộ giúp việc: 05 + Vị trí: Điều hành, phân công,và kiểm tra công việc của phòng tổ chức nhân sự. + Báo cáo: Các hoạt động của công việc đã được ban Giám đốc phân công và uỷ quyền đều phải báo cáo cấp trên. + Chức năng: Giúp Giám đốc Công ty đề ra các quyết định, quy định, nội quy, quy chế về lao động tiền lương, tổ chức nhân sự và giải pháp về những vấn đề chính sách xã hội theo quyết định của Giám đốc. + Nhiệm vụ: Soạn thảo các văn bản vè tổ chức nhân sự, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, tuyển dụng, đào tạo, quy chế về lao đọng tiền lương và liên hệ với các cơ quan bảo hiểm làm các thủ tục giải quyết các chế độ chính sách sau khi đã được Giám đốc quyết định và giải quyết các vấn đề xã hội khác theo quy chế của Công ty đã ban hành. Sơ đồ11: Trình độ và thâm niên công tác của phòng tổ chức nhân sự Trình độ Thâm niên công tác(năm) Đại học Trung cấp Sơ cấp < 5 5-25 > 25 8 1 0 6 3 5 2.2.3.Trung tâm tự động hoá: + Định biên: Trưởng phòng: 01 Phó phòng: 01 Cán bộ giúp việc: 06 + Vị trí: Nghiên cứu, áp dụng công nghệ tự động máy công cụ và sản phẩm khác theo nhu cầu thị trường. + Báo cáo: Báo cáo về mọi hoạt động thuộc lĩnh vực chuyên môn với Giám đốc Công ty. + Chức năng: Nghiên cứu công nghệ tự động hoá, tìm giải pháp ứng dụng vào sản xuất nhằm nâng cao chất lượng. + Nhiệm vụ: Nghiên cứu, thiết kế, lập kế hoạch, phân công sản xuất, tiến hành thực nghịêm, ứng dụng trên các sản phẩm của Công ty nhất là ngành máy công cụ. Tổng kết, bổ sung, hoàn thiện chương trình, kế hoạch tự động hoá của Công ty, nhằm nâng cao khả năng sản xuất của Công ty, chiếm lĩnh thị trường trong và ngoài nước. Sơ đồ12: Trình độ và thâm niên công tác của trung tâm tự động hoá Trình độ Thâm niên công tác Đại học Trung cấp Sơ cấp < 5 5-25 > 25 6 1 1 4 2 2 2.2.4.Trưởng phòng kế toán thống kê tài chính. + Vị trí: Điều hành, kiểm tra công việc quản lý và thống kê tài chính Công ty. + Báo cáo: Tổng hợp báo cáo Giám đốc về mọi hoạt động thống kê tài chính Công ty. + Chức năng: Tổ chức chỉ đạo,