Chuyên đề Một số ý kiền nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh doanh của Công ty cổ phần COMA 25

goài việc biết thuyết phục ... còn phải biết tổ chức thực tiễn nữa”. Như vậy, tổ chức không có ý nghĩa về số lượng và có ý nghĩa về chất lượng, do đó việc cải tiến, tổ chức hoàn thiện không nhất thiết đòi hỏi phải chi phí thêm các thiết bị và sức lao động mà nên chăng là đi theo hướng sử dụng có hiệu quả các nguồn vật tư lao động hiện có hoặc thay đổi tỷ lệ giữa chúng trong nội bộ các nguồn đó. Do đó điều quan trọng là việc nhận thức được sâu sắc thực chất của quy luật khách quan đó là phải biết tiết kiệm thời gian, tránh lãng phí nhất là phải làm theo tác phong công nghiệp. 3.2. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh ở Công ty cổ phần COMA 25. Để đánh giá tình hình thực hiện của các chức năng của từng bộ phận, từng nhân viên trong bộ máy quản lý cần phải tìm hiểu về các chức năng, nhiệm vụ của một số bộ phận chủ yếu. Từ đó rút ra từng ý kiến sát thực của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. 3.2.1.. Chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản trị. Trong lực lượng lao động quản trị thì lực lượng quản trị cấp cao có vai trò quan trọng hơn cả. Đây là những người quyết định sự thành công hay thất bại của hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhất là khi trình độ phát triển cao của khoa học kỹ thuật như hiện nay, nhiệm vụ quản lý kinh tế ngày càng phức tạp thì đòi hỏi chất lượng lao động của người lãnh đạo ngày càng cao. Người lãnh đạo phải xử lý nhiều thông tin, có mối quan hệ rộng rãi đồng thời phải có trách nhiệm bảo đảm hoạt động của doanh nghiệp, nghĩa là người lãnh đạo phải coi trọng các vấn đề kỹ thuật, tăng năng suất lao động, chất lượng sản phẩm và cơ chế quản lý thích hợp. Vì vậy cần phải có năng lực thực sự thì mới có khả năng đảm nhiệm được nhiệm vụ của mình. Người lãnh đạo luôn là yếu tố cơ bản để tăng cường sự đoàn kết, nhất trí nội bộ, đảm bảo sự ăn khớp thường xuyên và phối hợp linh hoạt của hệ thống quản lý, sau đó thống nhất được hoạt động của đối tượng quản lý. 3.2.1.1. Đại hội đồng cổ đông. Là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty cổ phần. ĐHĐCĐ thành lập do ban đổi mới và cổ phần hoá doanh nghiệp của Công ty xây lắp và kinh doanh vật tư thiết bị triệu tập. Đại hội chỉ hợp lệ khi có số cổ đông tham dự đại diện cho ít nhất 75% số cổ phiếu phát hành lần đầu. Nừu triệu tập lần thứ nhất không đạt tỉ lệ thì triệu tập lần thứ 2 giữ nguyên chương trình nghi sự; tỷ lệ cổ đông tham dự có thể nhỏ hơn 75% số cổ phiếu phát hành lần đầu nhưng vẫn hợp lệ. Thành phần tham gia ĐHĐCĐ thành lập là các cổ đông sở hữu và đại diện sở hữu cho ít nhất 0,06% vốn điều lệ. ĐHĐCĐ có nhiệm vụ. Xác định các thủ tục thành lập; kiểm tra tư cách cổ đông. Thảo luận và thông qua điều lệ Công ty cổ phần. Ban HĐQT và kiểm soát viên. Quyết định bộ máy tổ choc quản lý Công ty cổ phần. Thông qua phương án sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần. 3.2.1.2. Hội đồng quản trị. Là cơ quan quản lý của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty phù hợp với luật pháp, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ. ĐHĐCĐ bao gồm 05 thành viên; trong đó Chủ tịch hội đồng quản trị là người đại diện hợp pháp của Công ty trước pháp luật và cơ quan Nhà Nước có thẩm quyền. Chủ tịch HĐQT có trách nhiệm và quyền hạn sau: Tổ chức nghiên cứu chiến lược phát triển, kế hoạch dài hạn,dự án đầu tư quy mô lớn, phương án đổi mới tổ chức, nhân sự chủ chốt của Công ty để trình HĐQT. Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của HĐQT; quyết định chương trình nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ trì cuộc họp HĐQT. Thay mặt HĐQT ký các nghị quyết, quyết định của HĐQT. Tổ chức theo dõi và giámsát việc thực hiện các nghị quyết, quyết định của hội đồng quản trị, có quyền chỉ định các quyết định của TGĐ trái với nghị quyết, quyết định của HĐQT. Chủ toạ họp hội đồng cổ đông. Tổ chức việc thông qua quyết định của HĐQT dưới hình thức khác. Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của luật doanh nghiệp. 3.2.1.3. Ban kiểm soát (BKS) Được đại hội cổ đông bầu ra có 3 thành viên trong đó có ít nhất 1 thành viên có chuyên môn về tài chính kế toán. Ban kiểm soát có 1 thành viên làm trưởng ban và lá người sở hữu cổ phần tối thiểu 0.3% vốn diều lệ. Nhiệm vụ của BKS Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, trong ghi chép sổ sách và báo cáo tài chính của Công ty. Thẩm định và báo cáo tài chính hàng năm của Công ty. Thường xuyên báo cáo với HĐQT về kết quả hoạt động kinh doanh, tham khảo ý kiến HĐQT trước khi trình báo, kết luận và kiến nghị lên Đại HĐCĐ. Báo cáo với ĐHĐCĐ về tính chính xác, trung thực hợp pháp của việc ghi chép chứng từ và lập sổ sáchkế toán, báo cáo tài chính . Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến lại cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động của Công ty. 3.2.1.4. Tổng giám đốc (TGĐ) và các phó TGĐ. Tổng giám đốc do HĐQT bổ nhiệm, là người điều hành tất cả hoạt động hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước chủ tịch HĐQT và HĐQT về hiệu quả của việc sản xuất kinh doanh. + Vị trí: Tổng giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty do Nhà nước bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước cấp trên trực tiếp quản lý và pháp luật về các mặt hoạt động của Công ty. + Chức năng: Tổng giám đốc Công ty phụ trách chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo điều lệ, đồng thời trực tiếp điều hành trực giámsát các hoạt động của một số đơn vị sau: Phòng tổ chức hành chính. Phòng kề hoạch đầu tư. Phòng kế toán tài chính. + Nhiệm vụ: Tổng giám đốc Công ty có nhiệm vụ: Đề ra các chính sách chất lượng của Công ty. Quyết định xây dựng và xem xét theo định kỳ các hoạt động của hẹ thống đảm bảo chất lượng. Xây dựng chiến lược và phát triển kinh tế và kế hoạch hàng năm của Công ty, xây dựng phương án hợp tác và liên doanh, liên kết trong và ngoài nước. Xây dựng phương án tổ chức sản xuất, tổ chức bộ máy quản lý, quy hoạch cán bộ, đào tạo, đào tạo lại và khâu tuyển dung lao dộng. Quyết định giá mua, giá bán sản phẩm, dịch vụ của Công ty sao cho phù hợp với cơ chế thị trường và pháp luật hiện hành. Quyết định xử lý kỷ luật thưởng phạt các cá nhân và đơn vị vi phạm nghiêm trọng các nội quy quy chế của Công ty đã ban hành. Các phó Tổng giám đốc và kế toán trưởng là người trợ giúp cho TGĐ và chịu trách nhiệm trước TGĐ về lĩnh vực đảm nhiệm. 1, Phó Giám đốc kinh doanh. Giúp Tổng giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh máy móc và thiết bị điện, cũng như các lĩnh vực xuất nhập khẩu thiết bị xây dựng phục vụ sản xuất công nghiệp và tiêu dùng xã hội. Chịu trách nhiêm trước Tổng giám đốc về lĩnh vực đảm nhiệm. 2, Phó Giám đốc kỹ thuật. Giúp Tổng giám đốc trong lĩnh vực xây dựng, kinh doanh vật liệu xây dựng và kỹ thuật, an toàn và môi trường lao động. Nhiệm vụ của phó Giám đốc kỹ thuật là đưa ra các giải pháp kỹ thuật công nghệ, nhằm giải quyết những vướng mắc trong sản xuất về mặt kỹ thuật và giúp bộ phận kinh doanh xác định khối lượng công việc trước khi ký kết hợp đồng và đưa vào sản xuất. 3, Kế toán trưởng. Có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán của công ty, giúp Tổng giám đốc giám sát tài chính tại công ty theo luật pháp về tài chính kế toán: chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công hoặc uỷ quyền. 3.2.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. 3.2.2.1. phòng tổ chức hành chính. + Định biên: Trưởng phòng: 01 Phó phòng: 02 Cán bộ giúp việc: 12 + Vị trí: Điều hành, phân công,và kiểm tra công việc liên quan đến việc tổ chức hành chính, nhân sự của Công ty. + Báo cáo: Các hoạt động của công việc đã được ban Giám đốc phân công và uỷ quyền đều phải báo cáo cấp trên. + Chức năng: Giúp Tổng giám đốc Công ty đề ra các quyết định, quy định, nội quy, quy chế làm việc và về lao động tiền lương, tổ chức nhân sự và giải pháp về những vấn đề chính sách xã hội theo quyết định của Tổng giám đốc. + Nhiệm vụ: - Soạn thảo các văn bản vè tổ chức nhân sự, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, tuyển dụng, đào tạo, quy chế về lao đọng tiền lương và liên hệ với các cơ quan bảo hiểm làm các thủ tục giải quyết các chế độ chính sách sau khi đã được Giám đốc quyết định và giải quyết các vấn đề xã hội khác theo quy chế của Công ty đã ban hành. - Tiếp nhận và cấp phát công văn giấy tờ đi đến, lưu trữ hồ sơ công văn. - Chăm lo đời sống cho CBCNV. Đăng ký mua bảo hiểm ytế cho ngời lao động. 3.2.2.2. Phòng kế toán- tài chính . + Định biên: 8 người 1 kế toán trưởng 7 kế toán viên + Vị trí: Điều hành, kiểm tra công việc quản lý và thống kê tài chính Công ty. + Báo cáo: Tổng hợp báo cáo Giám đốc về mọi hoạt động thống kê tài chính Công ty. + Chức năng: Tổ chức chỉ đạo, thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế trong Công ty theo cơ chế quản lý mới. + Nhiệm vụ: Tổ chức bộ máy kế toán, thống kê, phản ánh chính xác, trung thực kịp thời, đầy đủ tài sản và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách, thanh toán đúng hạn vay tiền và các khoản nợ phải trả, phải thu của Công ty. Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời kiểm kê tài sản định kỳ, đề xuất các biện pháp xử lý. Tổ chức kiểm tra, xét duyệt báo cáo kế toán thống kê của các đơn vị cấp dưới gửi lên. Tổ chức phổ biến, hướng dẫn, thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ là chính, thống kê kế toán của Nhà nước và cấp trên xuống cấp dưới. Tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu và bí mật số liệu kế toán thuộc bí mật của Công ty và Nhà nước. 3.2.2.3. Phòng kế hoạch đầu tư. + Định biên: 5 người 1 trưởng phòng 4 nhân viên + Chức năng: Nghiên cứu và đưa ra các dự án đầu tư mới. + Nhiệm vụ : - Tính toàn tính khả thi của dự án đó. - Tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát thực hiện dự án. - Đánh giá lại kết quả của dự án để rút ra bài học… 3.2.3. Chức năng nhiệm vụ của các xí nghiệp trực thuộc. Các Xí nghiệp là đơn vị hạch toán trực thuộc Công ty có nhiệm vụ cụ thể sau: Căn cứ vào kế hoạch của Giám đốc giao xí nghiệp chủ động tìm kiếm việc làm kết hợp với các phòng chức năng của Công ty để hoàn thành nhiệm vụ Giám đốc giao cho. Trực tiếp chỉ đạo kiểm tra, theo dõi, điều độ kịp thời trong thi công, đảm bảo đúng thiết kế kỹ thuật, chất lượng công trình, tiến độ thi công và an toàn lao động . Có trách nhiệm quản lý, sử dụng toàn bộ thiết bị và mọi phương tiện dụng cụ thi công, phương tiện xe máy đã được Công ty trang bị cho Xí nghiệp và có biện pháp tiếp nhận, bảo quản, sử dụng, thực hiện đúng chế độ hạch toán kinh tế, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, tham ô. Có trách nhiệm xây dựng mọi biện pháp thi công, biện pháp an toàn lao động cho thật cụ thể, đồng thời kiểm tra giámsát việc thực hiện các chế độ chính sách, thể lệ quy định của Nhà nước và quy định của Công ty ban hành. Có trách nhiệm quản lý và sử dụng tốt đội ngũ CBCNV được biên chế cho Xí nghiệp và có kế hoạch về nhân lực đề nghị Giám đốc Công ty bổ xung hoặc lao động dôi dư. Nghiên cứu xây dựng, tổ chức thực hiện các định mức của Nhà nớc trên có sở đơn giá tổng hợp của dự toán. Thực hiện trả lương theo sản phẩm để tăng thu nhập hợp lý cho ngời lao động. Quản lý và sử dụng tối đa khả năng công suất của máy móc thiết bị, công cụ sản xuất đã được trang bị để thực hiện đúng các định mức vật liệu, nhân công. áp dụng những sáng kiến cải triến kỹ thuật, cải tiến tổ chức sản xuất để không ngừng nâng cao năng suất lao động, hạ giá thành công trình. Có trách nhiệm xây dựng củng cố Xí nghiệp cho phù hợp, đáp ứng yêu cầu sản xuất, tổ chức hớng dẫn, động viên phong trào thi đua, phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá trong sản xuất, phát huy quyền làm chủ của CBCNV trong đơn vị. Có kế hoạch đào tạo kèm cặp, bồi dưỡng cán bộ cho bộ máy của Xí nghiệp. Có nhiệm vụ giải quyết mọi khó khăn vướng mắc trong thi công, nghiên cứu giải quyết mọi chế độ chính sách của Đảng và Nhà nớc đã ban hành thuộc phạm vi Xí nghiệp đã được Giám đốc Công ty phân cấp quản lý. Nghiêm chỉnh chấp hành chế độ báo cáo định kỳ, đột suất theo biểu quy định của tổng cục thống kê. 3.2.4. Cơ cấu, chức năng nhiệm vụ của bộ phận sản xuất kinh doanh. Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức thi công tại hiện trường Chủ đầu tư Tư vấn giámsát Giám đốc dự án Phòng kỹ thuật Phòng tài vụ Phòng kế hoạch vật tư Chỉ huy trưởng công trình Bộ phận vật tư Bộ phận kỹ thuật, an toàn Bộ phận trắc địa Tổ thi Công số 02 Tổ thi Công Số 01 Công trình 3.2.4.1.Giám đốc dự án. Giám đốc dự án chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty về tất cả các hoạt động kinh tế, chính trị tiền lơng, tài chính của dự án. Hàng quý căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch của Công ty giao trong năm, Giám đốc dự án phải nghiên cứu lập các chỉ tiêu kế hoạch, tiến độ thực hiện dự án cụ thể trình Tổng giám đốc Công ty. Lập báo cáo tình hình thực hiện tiến độ thi công tuần vào sáng thư hai giử cho chu đầu tư. Quan hệ trực tiếp với chủ đầu tư giải quyết những vướng mắc và phát sinh trong quá trình thi công. Lập thanh quyết toán công trình với chủ đầu tư. Cung cấp các số liệu, biên bản làm hồ sơ công công trình để trụ sở chính làm hồ sơ hoàn công nộp cho chủ đầu tư. Kết hợp với các đoàn thể quần chúng để giáo dục trính trị tư tưởng cho CBCNV và phát động phong trào thi đua, bàn biện pháp phấn đấu hoàn thành toàn diện các chỉ tiêu kế hoạch . Thường xuyên kiểm tra tiến độ, biện pháp thi công, an toàn lao động trong quá trình sản xuất, kiểm tra đôn đốc các bộ phận nghiệp vụ thực hiện nghiêm chỉnh các chế độ chính sách và pháp luật của Nhà nớc ban hành, quản lý chặt chẽ các chỉ tiêu kế hoạch và chỉ tiêu tài chính trong phạm vi phụ trách. Quan tâm đến đời sống vật chất, đời sống tinh thần cho CBCNV. Tổ chức bảo vệ trật tự an ninh, chống lãng phí tham ô tài sản của Nhà nước và của tập thể. Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ báo cáo thống kê định kỳ. Có nhiệm vụ tổ chức thực hiện tốt nhiệm vụ của dự án và các phần việc đã được phân công, đi sâu nghiên cứu đề xuất báo cáo với Công ty quyết định những vấn đề ngoài quyền hạn và nhiệm vụ được giao. Được phép ký kết hợp đồng lao động với công nhân có thời hạn dưới 3 tháng (Hợp đồng thời vụ). Ký lệnh sản xuất và các văn bản, quy chế , quy định liên quan đến hoạt động sản xuất của Công ty. Chỉ huy trưởng công trình. Được Giám đốc uỷ quyền tổ chức điều hành, thực hiện kế hoạch sản xuất theo mục tiêu đã quy định. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động sản xuất và phục vụ sản xuất. Sắp xếp lao động hợp lý, xây dựng phương án sản xuất, đề ra những giải pháp kỹ thuật và xử lý các hoạt động phát sinh gây ách tắc cho sản xuất và phục vụ cho sản xuất. Có quyền đình chỉ các hoạt động vi phạm nguyên tắc, nội quy, quy chế sản xuất và phục vụ sản xuất trước khi báo cho Giám đốc. Tiếp khách hàng và các cơ quan quản lý Nhà nước liên quan đến lĩnh vực công tác của mình. - Đề nghị thưởng phạt các cá nhân và tập thể trong lĩnh vực mình phụ trách theo quy định của Công ty. 3.2.4.3. Chủ đầu tư. Bàn giao mặt bằng thi công. Cung cấp tài liệu, hồ sơ liên quan đến dự án cho bên thi công. Cử cán bộ kỹ thuật giámsát thi công, nghiệm thu kỹ thuật và khối lượng, lập biên bản khối lượng phát sinh nếu có. Tạm ứng và thanh toán cho bên thi công. 3.2.4.4.Tư vấn giámsát. Tư vấn những vấn đề liên quan đến kỹ thuật cho bên thi công. Tổ chức giámsát công trình về mặt chất lượng, tiến độ, kỹ thuật, đôn đốc tiến độ thực hiện nếu công trình không đảm bảo về tiến độ thời gian. Chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư về chất lượng, thời gian, công trình có đúng theo thiết kế hay không. Phòng kỹ thuật. Kỹ sư phụ trách thi công: Là kỹ sư xây dựng có kinh nghiệm thi công các công trình, có trách nhiệm năng lực trình độ cao. + Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật thi công hiện trường với chỉ huy trưởng công trình. + Quản lý, chỉ huy kỹ thuật, đội thi công theo đúng thiết kế, tiến độ vạch ra. + Phối hợp chỉ huy thi công với kỹ sư phụ trách đội thi công, đội quản lý điều độ thiết bị, KCS, ATLĐ… + Đưa ra giải pháp thi công trong quá trình thi công tại hiện trường. Kỹ sư phụ trách thiết bị: Là kỹ sư xây dựng có kinh nghiệm quản lý, điều hành thiết bị thi công. + Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý điều hành thiết bị thi công. + Phối hợp thi công với các đội và bộ phận để nâng cao hiệu quả sử dụng thiết bị. Phòng tài vụ. Ghi chép sổ sách chứng từ ban đầu cho công trình. Lập kế hoạch thu chi tài vụ, quản lý chặt chẽ việc sử dụng vốn cho công trình, thực hiện cấp phát đúng nguyên tắc, chế độ tài chính hiện hành. Tiến hành hạch toán kế toán giá thành sản phẩm Công trình chính xác, khách quan, các chứng từ mua phải đảm bảo tính hợp pháp hợp lý hợp lệ. Tăng cường công tác kiểm tra, đôn đốc quản lý tài sản chặt chẽ nguồn vốn cố định và vốn lưu động. Chấp hành đúng các chính sách chế độ về chi tiêu, về hợp đồng kinh tế. Lập và thực hiện kế hoạch nộp ngân sách, lãi khấu hao, trích nộp phụ phí. Phát hiện tài sản ứ đọng báo cáo Công ty kịp thời. Tính và tổng hợp giá thành công trình theo tháng quý. Căn cứ vào quỹ tiền lương được duyệt, theo dõi và quản lý cấp phát tiền lơng và trả đến tay người lao động. Lập thủ tục thu hồi vốn. Tổ chức theo dõi thực hiện kiểm kê tài sản theo định kỳ và đột suất. Mở sổ sách theo dõi các loại và các nhật ký chứng từ ( Có quy định và hướng dẫn của phòng kế toán tài chính Công ty). Phòng kế hoạch đầu tư. Chịu trách nhiệm lập tiến độ thi công chi tiết phối hợp giữa xây dựng và chế tạo lắp đặt kết cấu thép, điện nước dựa vào tiến độ thi công công trình đă được duyệt. Lập kế hoạch hợp đồng cung cấp vật tư từng loại phù hợp với tiến độ thi công , lập thanh toán với chủ đầu tư theo tiến độ thanh toán đã được duyệt. Lập thanh toán cho các đơn vị cung cấp vật tư, các đội thi công tại hiện trường. Lập báo cáo tình hình thực hiện tiến độ thi công hàng tuần. Chuẩn bị số lượng nhân lực theo yêu cầu tiến độ. Bộ phận vật tư. Chịu trách nhiệm cung cấp đầy đủ vật tư thiết bị cho bên thi công, để đảm bảo chất lượng và tiến độ thi công. Mua sắm nhưng vật tư, thiết bị phục vụ cho công trình. Thanh toán với các tổ đội khi được cung cấp vật tư, thiết bị. Bộ phận kỹ thuât an toàn. Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của chỉ huy trưởng công trình, chịu trách nhiệm đôn đốc kiểm tra an toàn trên công trình. Tổ chức học an toàn cho cán bộ công nhân làm việc tại công trình theo lịch trình. Bộ phận trắc địa. Đo đạc, kiểm tra địa hình thi công, tính toán và theo dõi độ lún công trình, phối hợp với bộ phân kỹ thuật để có giải pháp thi công tối ưu. Các tổ thi công. Chịu trách nhiệm thi công công trình ( đào móng, dựng kết cấu thép, xây phần thô, lắp đặt thiết bị, hoàn thiện công trình…theo đúng thiết kế ) theo sự chi đạo hướng dẫn của bộ phận kỹ thuật, chỉ huy trưởng công trình, Giám đốc dự án. 3.3. Cơ chế quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của các phòng ban. Đối với mỗi phòng ban đều có cách tổ chức và điều hành hoạt động của mình theo những đặc trưng riêng của phòng ban đó. Nhưng đều có phương thức hoạt động giống nhau. Mỗi phòng ban đều có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng. Trưởng phòng là người điều hành toàn bộ hoạt động của bộ phận mình, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được giao, phân bổ nhiệm vụ cho nhân viên, truyền đạt nhiệm vụ của bộ phận cũng như các thông tin có liên quan đến bộ phận mình của ban giám đốc đến các nhân viên, phó phòng là người có quyền thừa hành trưởng phòng trong những lĩnh vực phụ trách. Các nhân viên được phân chia theo tổ, nhóm hoặc cá nhân chuyên trách theo từng nhiệm vụ, lĩnh vực cụ thể mà trưởng phòng đã phân chia. Họ chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về nhiệm vụ được giao. Các báo cáo quan trọng của nhân viên đều phải thông qua trưởng phòng hoặc phó phòng xét duyệt sau đó mời được trình lên ban lã.nh đạo. Sau đó ban giám đốc công ty sẽ cung cấp cho các bộ phận cần những thông tin đó, hoặc các phòng ban có thể trao đổi trực tiếp thông tin liên quan đến hoạt động của mình với nhau mà không cần thông qua bất kỳ người lãnh đạo nào. Các sáng kiến, ý kiến mang tính chất đóng góp của nhân viên hay bất kỳ ai trong công ty đều có thể đề xuất trực tiếp với ban lãnh đạo để góp phần làm cho tổ chức vững mạnh. Các nhân viên chuyên trách có thể trực tiếp điều hành, quyết định đến những lĩnh vực mà mình đảm nhiệm mà không cần thông qua trưởng phòng, riêng những vấn đề quan trọng thì đều phải được sự đồng ý của trưởng phòng hay ban lãnh đạo. 3.4. Mối liên hệ giữa các đơn vị. 3.4.1. Mối quan hệ giữa các phòng ban hành chính. Để xây dựng một cơ cấu quản lý đòi hỏi phải có sự liên hệ chặt chẽ giữa cán bộ quản lý và tập thể quản lý. Mối quan hệ trong cơ cấu bộ máy quản lý có sự liên hệ giữa các phòng ban chức năng và liên hệ giữa các cấp quản lý. Sau đây tôi xin nêu ra một số phòng ban tiêu biểu và sự phối hợp chặt chẽ giữa Giám đốc Công ty, các bộ phận chức năng, các phòng ban, nhân viên Phòng tổ chức hành chính: Chức năng, nhiệm vụ chính của phòng tổ chức hành chính là quy chế lao động tiền lương, tổ chức nhân sự và giải quyết các vấn đề chính sách xã hội. Dự thảo văn bản về tổ chức nhân sự, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, tuyển dụng xây dựng nội quy, quy chế lao động quản lý, tức là phải có sự liên hệ và quan hệ mật thiết với các phòng ban. Khi mà phòng nào cần tuyển thêm lao động, ai nghỉ hưu, thuyên chuyển công tác, hay chi phí công tác đều phải thông qua phòng tổ chức hành chính. Mặc dù vậy trong công tác tuyển dụng hay các vấn đề các liên quan đến nhân lực thi phòng tổ chức hành chính lại không phải là người quyết định, đối việc tuyển dụng các phòng ban sẽ trực tiếp tuyển hay việc thuyên chuyển, đi công tác, nghỉ hưu... lại do trưởng phòng hoặc Giám đốc quyết định sau đó mới thông báo với phòng tổ chức hành chính để làm các thủ tục cuối cùng. Phòng kế toán tài chính: có nhiệm vụ thanh quyết toán công trình, làm các thủ tục tài chính( vay vốn, cấp phát vốn…) để cho quá trình sản xuất có thể được diễn ra liên tục. Khi một dự án mới cần thêm vốn, hay cần thêm tiền để trả lương cho công nhân viên, hay để trả nợ nhà cung cấp thì ban lãnh đạo phải đề xuất với phòng kế toán tài chính để làm các thủ tục cần thiết. Các dự án mới của phòng kế hoạch đầu tư hay ban lãnh đạo có được thực hiện hay không thì phải chờ phòng phòng kế toán tài chính xét tính khả thi và hiệu quả của nguồn vốn cũng như lượng vốn có đảm bảo cho dự án thành công hay không. Phòng kế hoạch đầu tư: có nhiệm vụ bóc tách làm khối lượng công việc ấy, lên kế hoạch sản xuất kinh doanh. Thi công công trình, báo cáo khối lượng về phòng kế hoạch và phòng kế toán tài chính. Phòng kế hoạch kiểm tra đôn đốc chất lượng công trình. Nghiên cứu tiền khả thi các dự án mới sau đó trình lên ban lãnh đạo cùng các phòng ban khác để kiểm tra tính hiệu quả của dự án, và quyết định có thực hiện dự án đó không. 3.4.2. Mối quan hệ giữa trụ sở chính và quản lý hiện trường. Trụ sở chính chịu trách nhiệm về mặt pháp lý với chủ đầu tư, Nhà Nước, chuẩn bị năng lực tài chính phục vụ cho thi công, phối hợp kiểm tra đôn đốc việc thi công trên hiện trường đảm bảo chất lượng an toàn tiến độ, kinh tế. Thông qua các biện pháp thi công chính của công trình cũng như kiểm tra chủng loại vật liệu trước khi đưa vào sử dụng, trụ sở chính cung cấp cho ban quản lý hiện trường các nhà cung cấp NVL cần thiết, nhân lực, giải pháp... để ban quản lý hiện trường hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Ban quản lý hiện trường cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết, chứng từ liên quan cho trụ sở chính để trụ sở chính giám sát quá trình thi công và điều hành quá trình hoạt động kinh doanh đảm bảo tính hiệu quả. Nhận xét: Qua sơ đồ tổ chức hành chính của Công ty, ta thấy cơ cấu tổ chức của Công ty COMA 25 được thiết lập theo kiểu trực tuyến chức năng. Theo kiểu cơ cấu vùng, Tổng giám đốc Công ty được 2 phó Giám đốc tham mưu về từng chức năng trước khi ra quyết định. Tổng giám đốc Công ty chịu trách nhiệm và toàn quyền quyết định các vấn đề có liên quan trong nội bộ Công ty. Với khoản cơ cấu vùng có mối liên hệ theo chiều dọc và chiều ngang. - Quan hệ theo chiều dọc: Hệ thống điều hành sản xuất kinh doanh trong Công ty gọi là hệ thống quản lý theo tuyến, mối quan hệ ở đây thể hiện từ trên xuống gọi là hệ thống theo chiều dọc. Quản lý điều hành dọc từ cấp trên xuống các phòng ban và xuống các phân xưởng. Cán bộ quản lý ngành dọc có trách nhiệm quản lý sản xuất kinh doanh thuộc bộ phận mình được giao. Quan hệ này thể hiện rõ: Đứng đầu Công ty là Tổng giám đốc, chịu hoạt động trước mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giúp việc cho Giám đốc có 2 phó Giám đốc. Các phó Giám đốc này có trách nhiệm trước Giám đốc về các công việc mà Giám đốc giao, trong Công ty bao gồm 3 khối chức năng giúp việc cho các phó Giám đốc, trong từng khối lại chia thành các phòng ban với những chức năng và nhiệm vụ cụ thể, giúp cho các phó Giám đốc nắm bắt thông tin trong khối mình phụ trách một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác để trình lên Giám đốc khi có yêu cầu. Đứng đầu các phòng ban là các trưởng phòng, ban chuyên môn nghiệp vụ này chịu trách nhiệm chỉ huy và điều hành mọi hoạt động của đơn vị mình. Mặt khác Công ty đã đề ra một số quy chế quản lý như: Quy chế phân cấp