Chuyên đề Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa ở công ty cổ phần Gas Petrolimex

phẩm khí (PVGC) Hàng hóa khai bảo: Liquatied Pẻtoleum Gas (LPG) Tầu: “VIETGAS 01” – 322/vg01 – 28/pvgá/2009 Cảng xếp hàng: Thị Vải, Vũng Tàu Cảng dỡ hàng: Petrolimex Trà Nóc Cần Thơ Khối lượng: Theo chứng thư giám định khối lượng Ngày lấy mẫu: 02/12/2008 Nguồn mẫu: Mẫu đại diện từ hầm số 1,2 Số niêm phong: 0024675/0024676 Mẫu được gửi đến phòng thử nghiệm của ITS và kết quả thử nghiệm như sau: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH STT Chỉ tiêu Đơn vị Kết quả Phương pháp 1 Áp suất hơi nước ở 37,8 độ C kPa 800 ASTM D 1267 – 02 2 Hàn lượng lưu huỳnh ppm 10 ASTM D 2764 – 98 3 Hàm lượng nước tự do Không phát hiện GPA 2140 – 97 4 Ăn mòn tầm đồng 1a ASTM D 1038 – 03 5 Khối lượng riêng ở 15 độ C Kg/l 0.5407 ASM D 1857 – 02 6 Thành phần ASTM D 2163 – 01 C2H6 %mol 2.21 C3H6 %mol 59.89 C4H10 %mol 14.47 n C4H10 %mol 21.89 NeoC6H12 %mol 0.08 i-C8H12 %mol 1.28 n- C8H12 %mol 0.48 C4H6 %mol 0.00 7 Hàm lượng độ ẩm %mol 20.05 ASTM D 2158 – 04 8 Phân tử lượng trung bình 49.36 Tính toán 9 Tỷ lệ C3/C4 %wt 55.47 44.88 Tính toán Ghi chú: Khối lượng riêng trên được xác định bởi cây tỷ trọng kế 101H có số hiệu là 314027 Giám định viên Phê duyệt Lê Văn Vũ Trần Minh Ngọc Tại kho của công ty: Khi nhận được bộ hóa đơn mua hàng do đại diện của phòng xuất nhập khẩu giao cho làm căn cứ cho thủ kho ghi nhận hàng vào kho. Thủ kho sẽ lập phiếu nhập kho cho hàng mua trong nước ( biểu số 2) và nước ngoài (biểu số 1). Từ phiếu nhập kho số 5975 - TL của hàng nhập khẩu và phiếu nhập số 5898 - TN của hàng nhập nội máy tính sẽ tự động lập thẻ kho ghi lại những mặt hàng đã nhập và tổng kết lại vào cuối tháng (biểu số 3, biểu số 4 ). Biểu số 1: Phiếu nhập mua hàng nhập khẩu CÔNG TY CP GAS PETROLIMEX 775 Đường Giải Phóng – Hà Nội PHIẾU NHẬP MUA HÀNG Ngày 29 tháng 12 năm 2008 Số chứng từ: 5975 - TL Người nhập hàng: Nguyễn Anh Tuấn Phương pháp nhập: 01 – Nhập khẩu Nguồn : 22- Nguồn công ty Gas – Petrolimex Đơn vị trả hàng: Sojitz Petroleum co.(Singapore) PTE LTD Địa chỉ: 77 Robinson road #32-00, Singapore 06 8896 Diễn giải: Nhập mua LPG chuyến 55/2008 – Thượng Lý Mã hợp đồng: CFR-PGCHP/SOPEC-T2008 Nhập vào kho: 0875 HT vào kho: 0875 Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Gas hóa lỏng không bao bì 120101 Kg 200.060 7.241 1.448.748.116 Tổng cộng tiền hàng Chi phí Tổng cộng tiền thanh toán Thuế nhập khẩu Thuế GTGT 1448.748.116 887.228 1.449.635.344 70.378.092 147.793.994 Cộng toàn bộ 1.667.807.430 Bằng chữ: Một tỷ sáu trăm sau mươi bảy triệu tám trăm linh bảy nghìn bốn trăm ba mươi đồng. Người mua Người lập phiếu Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 2: Phiếu nhập mua hàng nhập nội CÔNG TY CP GAS PETROLIMEX 775 Đường Giải Phóng – Hà Nội PHIẾU NHẬP MUA HÀNG Ngày 04 tháng 12 năm 2008 Số chứng từ: 5898- TN Người nhập hàng: Trần Ly Sa Phương pháp nhập: 02 – Nhập mua nội Nguồn : 22- Nguồn công ty Gas – Petrolimex Đơn vị trả hàng: Cty kinh doanh sản phẩm khí Địa chỉ: 101 Lê Lợi Vũng tàu Diễn giải: Nhập mua LPG chuyến 13/2008 Trà Nóc Mã số thuế: 3500102710-023 Mã hợp đồng: 30/2008/PVGAS TRADING-PETROLIMEX/B2 Nhập vào kho: 056199 HT vào kho: 056199 Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Gas hóa lỏng không bao bì 120101 Kg 520.000 7094 3.688.868.456 Tổng cộng tiền hàng Chi phí Tổng cộng tiền thanh toán Thuế nhập khẩu Thuế GTGT 3.688.868.456 3.688.868.456 368.886.846 Cộng toàn bộ 4.057.755.302 Bằng chữ: Bốn tỷ không trăm năm mươi bảy triệu bảy trăm năm mươi lăm nghìn ba trăm linh hai đồng. Người mua Người lập phiếu Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 3: Thẻ kho tại kho Trà Nóc THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/12/2008 Tên hàng: Gas hóa lỏng (LPG) ĐVT: Kg Chứng từ Diê Diễn giải Ngày N,X Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 152.000 . . .. . .. 5898 - TN 04/12 Nhập theo hợp đồng 30/2008/PVGAS TRADING-PETROLIMEX/B2 04/12 520.000 .. . .. Cộng 1.002.000 987.000 167.000 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 4: Thẻ kho tại kho Thượng Lý THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/12/2008 Tên hàng: Gas hóa lỏng (LPG) ĐVT: Kg Chứng từ Diê Diễn giải Ngày N,X Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 149.000 . . .. . .. 5975 - TL 29/12 CFR-PGCHP/SOPEC-T2008 29/12 200.060 .. . .. Cộng 1.870.120 1.900.002 119.118 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Tại phòng kế toán Căn cứ vào phiếu nhập kho số 5898 - TN, 5975 – TL và bản quyết toán chuyến hàng do phòng xuất nhập khẩu tổng hợp chuyển đến, kế toán nhập số liệu vào máy tính và máy tính cập nhật vào sổ chi tiết hàng hóa (TK15651), sổ chi tiết thanh toán với người bán (TK33121), bảng tổng hợp nhập xuất tồn, bảng kê nhập mua nhóm theo mặt hàng, bảng kê số 8 (TK 156511) , nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 5, nhật ký chứng từ số 6, đồng thời vào sổ cái các TK 156, TK 151, TK 331, Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng Biểu số 5: Bảng kê nhập mua nhóm theo mặt hàng nhập khẩu TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX B.KÊ NHẬP MUA NHÓM THEO MẶT HÀNG Từ ngày 29/12/2008 Đến ngày: 29/12/2008 DM phương thức nhập hàng: 01-Nhập khẩu DM nguồn hàng: Tất cả DM kho hàng: Tất cả DM khách hàng: Tất cả Mã hàng Diễn giải Đơn giá Lượng nhập Tiền nhập Tiền hạch toán 120101.00 Nhập hàng của công ty Soitz-petroleum Gas hóa lỏng LPG không bao bì (KG) 7241 200.060 1.448.748.116 1.600.480.000 Tổng cộng 200.060 1.448.748.116 1.600.480.000 Định khoản TK Nợ TK Có Số tiền 156511 156512 15151 15151 1331 15151 15151 15151 331131 33188 33312 33331 1.600.480.000 -80.466.564 1.448.748.116 887.228 147.793.994 70.378.092 Ngàytháng..năm Người lập biểu Biểu số 6: Bảng kê nhập mua nhóm theo mặt hàng nhập nội TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX B.KÊ NHẬP MUA NHÓM THEO MẶT HÀNG Từ ngày 04/12/2008 Đến ngày:04/12/2008 DM phương thức nhập hàng: 02-Nhập nội DM nguồn hàng: Tất cả DM kho hàng: Tất cả DM khách hàng: Tất cả Mã hàng Diễn giải Đơn giá Lượng nhập Tiền nhập Tiền hạch toán 120101.00 Nhập hàng của công ty kinh doanh sản phẩm khí Gas hóa lỏng LPG không bao bì (KG) 7.737 520.000 3.688.868.456 4.160.000.000 Tổng cộng 520.000 3.688.868.456 4.160.000.000 Định khoản TK Nợ TK Có Số tiền 156511 156512 15151 13311 15151 15151 331131 331131 4.160.000.000 -471.131.544 3.688.868.456 368.886.846 Ngàytháng..năm Người lập biểu Biểu số 7: Sổ chi tiết hàng hóa tại kho Trà Nóc SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA Tháng 12 năm 2008 Tài khoản 156511 Kho: Trà Nóc Hàng hóa: Gas hóa lỏng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL(kg) TT SL(kg) TT SL(kg) TT Đầu tháng 8.000 . . .. .. . 8.000 . . . . .. 5898- TN 04/12 Mua hàng trong nước nhập kho 15151 8.000 520.000 4.160.000.000 .. Cộng tháng .. Người lập biểu Kê toán trưởng Giám đốc Biểu số 8: Sổ chi tiết hàng hóa tại kho Thượng Lý SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA Tháng 12 năm 2008 Tài khoản 156511 Kho: Thượng Lý Hàng hóa: Gas hóa lỏng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL(kg) TT SL(kg) TT SL(kg) TT Đầu tháng 8.000 . . .. .. . 8.000 . . . . .. 5975 - TL 29/12 Mua hàng nước ngoài nhập kho 15151 8.000 200.060 1.600.480.000 .. Cộng tháng .. Người lập biểu Kê toán trưởng Giám đốc Biểu số 9: Sổ tổng hợp chi tiết hàng hóa BẢNG TỔNG HỢP CHI TIÊT HÀNG HÓA Tài khoản: 15651 Tháng 12 năm 2008 STT Mã HH Tên hàng hóa Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL TT SL TT SL TT SL TT I 120101 Gas 758.412 6.067.296.000 5.202.000 41.616.000.000 5.020.112 40.160.896.000 940.300 7.522.400.000 II 201102 Bếp .. Cộng Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Kế toán tổng hợp nhập mua hàng hóa Biểu số 10: Bảng kê số 8 TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX BẢNG KÊ SỐ 8 NHẬP, XUẤT, TỒN KHO Hàng hóa (TK 156511) Tồn đầu kỳ: 758.412 Kg Tháng 12 năm 2008 Số dư đầu kỳ: 6.067.296.000 đ STT Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 156511, Ghi Có các TK: Ghi Có TK 156511, Ghi Nợ các TK: SH NT SL(Kg) TK 15151 Cộng Nợ TK SL(Kg) TK 632111 Cộng Có TK .. .. . .. . .. . 11 5898- TN 04/12 Mua hàng trong nước nhập kho 520.000 4.160.000.000 4.160.000.000 .. . .. . . . . 85 5975 - TL 29/12 Mua hàng nước ngoài nhập kho 200.060 1.600.480.000 1.600.480.000 Cộng 5.202.000 41.616.000.000 41.616.000.000 5.020.112 40.160.896.000 40.160.896.000 Tồn cuối kỳ: 940.300 Kg Số dư cuối kỳ: 7.522.400.000 đ Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 11: Nhật ký chứng từ số 6 TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 6 Ghi Có TK 15151 – hàng mua đang đi đường – Gas Tháng 12/2008 STT Diễn giải SD đầu tháng Hóa đơn Phiếu nhập Ghi Có TK 151, ghi Nợ các tài khoản SD cuối tháng SH NT SH NT 156511 156512 Cộng có TK15151 7 Mua hàng của cty kinh doanh sp khí 0005892 3/12 5898- TN 04/12 4.160.000.000 (471.131.544) 3.688.868.456 . . . . . . . . 75 Mua hàng của công ty Sojitz P2-12-246 26/12 5975 - TL 29/12 1.600.480.000 (80.466.564) 1.520.013.436 . .. .. .. . .. .. Cộng 2.457.765.000 41.616.000.000 (5.005.100) 41.610.994.900 5.433.317.100 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 12: Nhật ký chứng từ số 1 TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi có TK 111 – Tiền mặt Tháng 12 năm 2008 STT ngày Ghi có Tài khoản 111, ghi Nợ Tài khoản Cộng có TK 111 TK112 TK113 .. TK331 TK334 TK 6417 TK 642 1 .. . . . . . . . . .. . . . .. .. . . 15 4/12/2008 .. . . . 20.000.000 .. 42.000.000.. . .. . .. . 52 29/12/20008 7.800.000 31.000.000 . . . . . . . Cộng 61.200.100 102.600.000 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 13: Nhật ký chứng từ số 2 TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Tháng 12 năm 2008 STT ngày Ghi có Tài khoản 112, ghi Nợ Tài khoản Cộng có TK 112 TK111 .. 15151 TK331 TK334 TK 6417 TK 642 1 .. . . . . . . . . .. . . . .. .. . . 15 4/12/2008 .. . . 1.863.991 .. 84.000.000.. . .. . .. . 52 29/12/20008 723.960 61.000.000 . . . . . . . Cộng 23.476.547.000 13.248.259.000 421.200.100 62.084.451.000 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 14: Nhật ký chứng từ số 5 TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Tài khoản 331 – Phải trả người bán Từ ngày 01/12/2008 - Đến ngày 31/12/2008 STT Nhà cung cấp SD đầu tháng Ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK Ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK SD cuối tháng Nợ Có TK 15151 TK13311 Cộng có TK 331 TK 112 Cộng Nợ TK 331 Nợ Có .. .. . .. . .. . . . 8 Công ty kinh doanh sản phẩm khí 3.688.868.456 368.886.846 4.057.755.302 .. .. . . . . .. 9 Công ty Sojitz – petroleum .. 1.448.748.116 1.448.748.116 . 10 Công ty bảo hiểm Pjico .. 887.228 10.878.248 . . .. . .. . .. . . Cộng 12.235.133.000 21.110.000.000 1.024.000.000 25.125.600.200 13.248.259.000 15.257.861.000 22.102.872.200 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 15: Sổ cái tài khoản 15151 TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX Sæ c¸i Tài khoản 15151 : Hàng mua đang đi đường - Gas Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Nợ Có Dư đầu tháng Phát sinh trong tháng Dư cuối tháng 2.457.765.000 44.586.547.000 5.433.317.100 41.610.994.900 stt Tên tài khoản Số tiền TKĐƯ Nợ Có 1 Hàng hóa – Gas( giá hạch toán) 41.616.000.000 156511 2 Hàng hóa- Gas( chênh lệch giá) (5.005.100) 156512 3 Phải trả người bán 21.110.000.000 331 4 Tiền gửi ngân hàng 23.476.547.000 112 Tổng số phát sinh Dư cuối tháng 44.586.547.000 5.433.317.100 41.610.994.900 Người ghi sổ kế toán trưởng Ngày 31/12/2008 Giám đốc Biểu số 16: Sổ cái tài khoản 156511 TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX Sæ c¸i Tài khoản 156511 : Hàng hóa Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Nợ Có Dư đầu tháng Phát sinh trong tháng Dư cuối tháng 6.067.296.000 41.616.000.000 7.522.400.000 40.160.896.000 stt Tên tài khoản Số tiền TKĐƯ Nợ Có 1 Hàng mua đang đi đường - Gas 41.616.000.000 15151 2 Giá vốn hàng bán –Gas 41.156.148.000 63211 Tổng số phát sinh Dư cuối tháng 41.616.000.000 7.522.400.000 41.156.148.000 Người ghi sổ kế toán trưởng Ngày 31/12/2008 Giám đốc Biểu số 17: Sổ cái tài khoản 331 TỔNG CÔNG TY XĂNG DẦU VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX Sæ c¸i Tài khoản 331 : Phải trả người bán Từ ngày 01/12/2008 đến ngày 31/12/2008 Nợ Có Dư đầu tháng Phát sinh trong tháng Dư cuối tháng 12.235.133.000 15.275.861.000 22.102.872.200 25.125.600.200 stt Tên tài khoản Số tiền TKĐƯ Nợ Có 1 Tiền gửi ngân hàng 13.248.259.000 112 2 Hàng mua đang đi đường- Gas 21.110.000.000 15151 3 Thuế GTGT được khấu trừ 1.024.000.000 33311 . . . Tổng số phát sinh Dư cuối tháng 15.275.861.000 22.102.872.200 25.125.600.200 Người ghi sổ kế toán trưởng Ngày 31/12/2008 Giám đốc 2.3. Kế toán tiêu thụ hàng hóa tại công ty 2.3.1. Phương thức và trình tự tiêu thụ hàng hóa 2.3.1.1Các hình thức bán hàng của công ty Bán buôn hàng hóa: Là một công ty lớn trong lĩnh vực kinh doanh thương mại bán buôn là hình thức bán chủ yếu của công ty. Bán buôn cũng có nhiều kiểu khác nhau có thể bán sau khi đã nhập kho hàng của công ty hoặc bán tay ba không qua kho hàng hóa của công ty. Bán buôn qua kho: Là hình thức bán mà công ty mua hàng về nhập kho rồi mới bán cho khách hàng với khối lượng lớn. Là công ty có khá nhiều kho với sức chứa lớn, hình thức bán buôn này cũng là một trong các thế mạnh của công ty. Công ty bán buôn thường là bán theo hợp đồng với khách hàng nhằm cung cấp lâu dài với khối lượng lớn. Tùy vào hợp đồng ký kết theo yêu cầu của khách hàng mà công ty có thể vận chuyển đến tận nơi cho khách hay bán tại kho cho khách để khách tự vận chuyển. Nếu khách hàng nhận hàng tại kho của khách hàng, công ty chịu trách nhiệm vận chuyển thì công ty sẽ phụ trách việc vận chuyển hàng bằng đội vận chuyển của công ty hoặc công ty thuê vận chuyển bên ngoài vận chuyển hàng cho khách. Cách bán hàng kiêm vận chuyển này thường được công ty áp dụng cho khách hàng công nghiệp và khách hàng đại lý trực thuộc của công ty. Nếu khách hàng nhận hàng tại kho của công ty, khách hàng sẽ có trách nhiệm vận chuyển hàng về, phương pháp này thường được áp dụng bán cho các đại lý ngoài ngành và các hãng khác mua lại của công ty. Bán buôn không qua kho: Là hình thức bán tay ba, hình thức này chỉ được công ty áp dụng bán cho các công ty con. Các công ty này thường có các kho tại các cảng do đó khi có nhu cầu các công ty con sẽ đặt hàng tại tổng công ty. Tổng công ty sẽ mua hàng trên danh nghĩa của mình sau đó ký hợp đồng với người bán vận chuyển trực tiếp tới kho cho các công ty con. Việc nhập hàng này cả hai bên cùng có lợi, công ty con không mất thời gian và chi phí nhiều cho quá trình mua hàng từ nhà cung cấp, công ty mẹ đỡ phải nhập kho hàng hóa cũng khá tốn kém vì gas là sản phẩm đặc biệt dễ cháy nổ nên khi nhập phải đảm bảo cho an toàn. Cách này dựa vào uy tín và kinh nghiệm nhập khẩu nhiều năm của công ty để nhập khẩu hàng chất lượng và giá cả phải chăng, do đó các công ty con cũng có lợi nhiều. Cách này được sử dụng nhằm mục đích tăng hiệu quả cho toàn công ty. Bán lẻ hàng hóa: Một trong những kênh phân phối hoàn toàn theo sự kiểm soát của công ty là phân phối qua các cửa hàng trực thuộc của công ty. Các cửa hàng này do công ty đầu tư và kết quả hoạt động kinh doanh là do công ty nắm giữ. Đây là kênh phân phối khá hiệu quả vừa thay mặt cho công ty phân phối trực tiếp đến cho khách hàng, vừa mang lại lợi nhuận cao hơn cho công ty. Đây là kênh phân phối dưới hình thức kinh doanh trực tiếp của công ty thông qua các đại lý của mình, phân phối gas đến tận tay người tiêu dùng. Kênh phân phối này chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ trong việc phân phối gas của công ty, và chỉ phát triển ở những nơi trọng điểm, có sức tiêu thụ cao. Là hình thức bán lẻ trực tiếp cho khách hàng, công ty chỉ bán tại các cửa hàng trực thuộc mà không bán tại kho hàng. Các cửa hàng của công ty cũng sử dụng phần mền kế toán tại cửa hàng và cập nhật luôn chứng từ vào phần mềm khi các nghiệp vụ phát sinh. Các cửa hàng gas cũng có những người chuyên vận chuyển các bình gas đến cho khách hàng. Ngoài việc theo dõi việc tiêu thụ gas các cửa hàng của công ty còn phải theo dõi bình chứa gas nữa, bình và gas luôn phải theo dõi cung nhau gắn liền với nhau để có thể phục vụ khách hàng kịp thời. Định mức dự trữ gas tồn kho quy định cả vỏ đựng và vỏ rỗng: Định mức tồn kho vỏ đựng là 03 ngày (số lượng gas bình quân trong 3 ngày) Số lượng gas bình quân trong 01 ngày = Tổng lượng gas xuất bán trong kỳ / Số ngày theo lịch trong kỳ Định mức tồn kho vỏ bình rỗng là 01 ngày Số lượng vỏ rỗng bình quân 1 ngày = Tổng lượng bỏ bình nhập về cửa hàng trong kỳ/Số ngày trong kỳ. Tại cửa hàng có hai hình thức giao hàng là : Bán hàng trực tiếp: Là phương thức cung cấp hàng đến tận tay người tiêu dùng cuối cùng. Bán hàng qua đại lý: Là phương thức bán hàng cho các khách hàng ký hợp đồng đại lý với công ty để cung cấp hàng hóa cho người tiêu dùng. Các hình thức xuất hàng khác: Hình thức hàng đổi hàng: Là hình thức trao giữa các công ty kinh doanh gas với nhau. Khi mà công ty thiếu gas để phục vụ khách hàng các công ty sẽ có thể cho nhau vay đến khi họ nhập gas vế sẽ trả lại với điều kiện phải đảm bảo chất lượng và giá cả. Hình thức tiêu dùng nội bộ: Là một công ty lớn, hoạt động khuyến mại, quảng cáo sản phẩm là một công việc không kém phầm quan trọng. Trong một số đợt khuyến mại công ty xuất gas cho khách hàng được khuyến mại dùng thử. Đây là một hình thức xuất hàng sử dụng nội bộ công ty. 2.3.1.2.Trình tự quá trình bán hàng: Theo hình thức bán buôn: Xuất phát từ nhu cầu của khách hàng, khách hàng gửi đơn đặt hàng tới công ty. Phòng kinh doanh của công ty xem xét về khối lượng khách hàng cần so với lượng hàng mà công ty hiện đang có trong kho hàng, nếu thấy có thể cung cấp thì hai bên gặp gỡ và ký hợp đồng với công ty đó. Hợp đồng phải được ký bởi giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh, tùy theo tầm quan trọng của hợp đồng. Sau khi ký hợp đồng bán hàng phòng kinh doanh gửi bản sao hợp đồng và giấy yêu cầu xuất kho hàng hóa, kế toán vật tư lập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, kế toán điền các dữ liệu vào mẫu hóa đơn bán hàng có sẵn trong phần mền, sau khi nhập xong kế toán in thông tin vừa nhập vào hóa đơn mà bộ tài chính ban hành. Phần mềm kế toán tự động nhập số liệu, định khoản và lên các báo cáo. Sau đó gửi lên cho kế toán trưởng ký duyệt, chuyển đến thủ kho để thủ kho lấy căn cứ xuất kho hàng hóa và ghi thẻ kho. Tùy vào các hình thức bán hàng khác nhau mà quy trình bán hàng có sự khác nhau, có thể lược bỏ đi một số bước. Như bán lẻ hàng hóa tại các cửa hàn`g trực thuộc thì khi bán lẻ cho khách cửa hàng cũng nhập hóa đơn vào trong phần mềm kế toán sau đó truyền số liệu về cho phòng kế toán công ty, việc bán lẻ sẽ bớt đi các khâu đặt hàng và ký duyệt. Các hình thức bán hàng như trao đổi hàng hay xuất hàng khuyến mại là các nghiệp vụ không xảy ra thường xuyên. Nhưng các nghiệp vụ này đều được thực hiện theo quy trình nhất định tuân thủ điều lệ của công ty. Hàng đổi hàng phải được xuất phát từ yêu cầu của công ty khác được phòng kinh doanh đồng ý và lập yêu cầu xất kho sau đó kế toán vật tư thực hiện tiếp như hình thức xuất hàng bán buôn. Hình thức xuất hàng khuyến mại nằm trong chiến lược kinh doanh của công ty. Khi có yêu cầu xuất hàng khuyến mại kế toán vật tư nhập số liệu dựa trên phiếu xuất kho và yêu cầu xuất hàng hóa. 2.3.2. Phương thức theo dõi công nợ phải thu và thu tiền hàng. Với mạng lưới khách hàng rộng khắp, và nhiều kênh phân phối việc theo dõi, phân tích và thu nợ là các công việc diễn ra thường xuyên. Đối với mỗi loại khách hàng công ty có những chính sách quản lý công nợ khác nhau nhằm hạn chế tới mức tối đa nợ xấu khó đòi hoặc không đòi được. Với khách hàng bán buôn là các đại lý ngoài ngành, các khách hàng công nghiệp công ty có chính sách cho nợ ít hơn vì không có nhiều yếu tố ràng buộc. Và công ty còn có những chiến lược chiết khấu thanh toán với tỷ lệ khá hấp dẫn để công ty có thể thu được tiền một cách nhanh nhất, với chi phí thấp nhất mà vẫn đảm bảo giữ được khách hàng.Công ty sử dụng những chính sách đánh giá nợ khó đòi một cách chính xác để có thể chủ động về vốn của doanh nghiệp. Công ty thường đánh giá qua thời gian quá hạn. thông qua một số bảng thống kê để theo dõi nợ quá hạn. Với khách hàng là các công ty con, công ty ký hợp đồng và yêu cầu phải thanh toán đúng hẹn vì là công ty con nên công ty có thể dùng quyền hạn của mình để ép các công ty con này thanh toán đúng hạn, nếu có chậm trễ cũng không đáng kể. Với khách hàng mua lẻ công ty quản lý công nợ thông qua các cửa hàng. Với nguyên tắc quản lý tiền hàng với bình gas nhỏ 12kg, 13kg thì các cửa hàng phải thu tiền đặt cọc bình gas và thu tiền gas ngay khi giao cho khách hàng.Với các loại bình lớn như 48kg, 45kg và một số bình 12kg, 13kg được xuất bán với số lượng lớn cho các khách hàng công nghiệp, nhà hàng, khách sạn, trường học thì phải có hợp đồng do cửa hàng trưởng ký duyệt và cửa hàng phải chịu trách nhiệm đôn đốc, thu hồi nợ của khách. Nếu gặp khó khăn phải báo cáo kịp thời về công ty để có biện pháp sử lý. Thường các khách hàng mua lẻ thường thanh toán ngay và bằng tiền mặt, với các của hàng trên địa bàn Hà Nội và lân cận thì các nhân viên phòng kinh doanh công ty đến cửa hàng để thu trực tiếp tiền hàng về nộp vào quỹ tiền mặt của công ty, còn các cửa hàng ở các tỉnh khác thì do các chi nhánh đảm nhận thu và gửi về cho công ty quan tài khoản tại ngân hàng. Các hình thức tiêu thụ khác đều thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Điểm đặc trưng của kinh doanh gas là khách hàng phải đặt tiền trước để kí cược vỏ bình gas nếu khách hàng mua gas bình, do đó khách hàng cũng có thể nợ cả tiền kí cược. Nhưng trường hợp này chỉ cho phép với khách hàng lâu năm và có uy tín. Trong quá trình kinh doanh, khi cho khách hàng mua chịu, trước khi ký hợp đồng phòng kinh doanh cần phải nghiên cứu kỹ về khách hàng, về tình hình tài chính của khách hàng để cho nợ hay không, nợ ít hay nhiều để có thể thu hồi được vốn nhanh nhất, hạn chế thấp nhất rủi ro gặp phải. Quy trình theo dõi công nợ và thanh toán:Khi ký kết hợp đồng kinh tế( mua, bán) công ty đã xác định công nợ với khách hàng hoặc với nhà cung cấp. Sau đó, khi giao nhận hàng hóa ngoái hóa đơn mua bán, biên lai ghi nhận công nợ. Khi đến hạn thanh toán, nếu xảy ra nghiệp vụ thanh toán sẽ chấm dứt công nợ với khách hàng hoặc nhà cung cấp, nếu chưa thanh toán sẽ ghi vào nợ quá hạn và tiếp tục theo dõi, và có những biện pháp đòi nợ hiệu quả hoặc cân đối vốn để trả nợ quá hạn. Nếu khách hàng thanh toán ngay sau khi bán hàng có hóa đơn bán hàng sẽ lập thêm phiếu thu tiền để xóa ngay phần công nợ phải thu khi nhập hóa đơn bán hàng vào máy. 2.3.3. Phương thức xác định giá vốn, giá bán và hạch toán hàng tồn kho 2.3.3.1. Phương thức xác định giá vốn hàng hóa Là một công ty thương mại kinh doanh chủ yếu là gas một loại hàng hóa đặc biệt giá cả thị trường không ổn định, và công ty kinh doanh lớn do đó mà các nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thương xuyên nên công ty hạch toán giá vốn hàng hóa theo giá hạch toán. Căn cứ vào giá kỳ trước, dự báo mức tăng giảm giá năm hiện hành phòng kế toán và phòng kinh doanh sẽ đưa ra mức giá hạch toán cho năm hiện hành vào đầu năm. Công ty theo dõi hàng tồn kho theo giá hạch toán và chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế của hàng hóa. Khi mua hàng công ty hạch toán theo giá hạch toán vào TK 156511 và chênh lệch giữa giá hạch và giá thực tế cho vào TK 156512, khi xuất hàng hóa hạch toán giá vốn vào TK 156511 cuối kỳ phân bổ chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế. Chênh lệch giá đầu kỳ + phát sinh trong kỳ Giá trị hạch toán của hàng hóa xuất kho trong kỳ x = Chênh lệch giá phân bổ trong kỳ Giá trị hạch toán của hàng hóa nhập trong kỳ Giá trị hạch toán của hàng hóa tồn đầu kỳ + Các hình thức xác định giá bán của hàng hóa Tại vì công ty có nhiều hình thức bán hàng do đó giá bán cũng phải được xác định phù hợp với mỗi hình thức bán hàng đó. Hình thức bán buôn, giá bán buôn được xác định như sau: Giá bán buôn = giá vốn hàng hóa + chi phí vận chuyển và chi phí qua kho( nếu có) + % lợi nhuận ( bán buôn ) Với hình thức bán lẻ: Công ty xuất hàng hóa cho cửa hàng theo giá giao trên cơ sở giá vốn của công ty, chi phí qua kho ( Chi phí đóng bình, chi phí sơn sửa, kiểm định và chi phí khấu hao vỏ bình), chi phí vận chuyển từ kho đến cửa hàng, chi phí quản lý chung , lợi nhuận định mức để xác định giá giao gas bình gas bình của công ty cho cửa hàng. Các khoản chi p