Chuyên đề Một số ý kiến về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

lời mở đầu : Đ ối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là một phần tài sản, là yếu tố không thể thiếu của quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Là một phần của tài sản nên sự biến động của nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng đến tài sản của doanh nghiệp. Hơn nữa chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản phẩm của doanh nghiệp. Vì vậy, quản lí tốt nguyên vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp quản lí được tài sản, tiết kiệm được chi phí, hạ giá thành sản phẩm từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Quản lí chặt chẽ nguyên vật liệu ngay từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lí tài sản doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp chủ động quá trình sản xuất kinh doanh nhằm đạt kết quả kinh tế cao với chi phí thấp nhất. Để quản lí và điều hành một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả thì người quản lí doanh nghiệp cần phải biết kết hợp tốt các công cụ quản lí trong đó có công cụ kế toán. Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản lí doanh nghiệp. Để quản lí tốt nguyên vật liệu trong doanh nghiệp thì cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. Công tác kế toán nguyên vật liệu là công cụ giúp các nhà quản lí của các doanh nghiệp quản lí được toàn bộ hoạt động liên quan đến nguyên vật liệu của doanh nghiệp, giúp nhà quản lí ra quyết định đúng đắn ngay từ khâu mua( như lựa chọn nguồn mua, giá mua, chi phí vận chuyển) đến việc dự trữ, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu như thế nào cho phù hợp và tiết kiệm. Thực tế, công tác quản lí nguyên vật liệu trong doanh nghiệp là công việc khó khăn và phức tạp, đòi hỏi người lãnh đạo phải biết tổ chức thu mua, dự trữ, cung ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, tạo sự ổn định liên tục trong sản xuất, giúp doanh nghiệp đứng vững và phát triển. Quản lí nguyên vật liệu là một công việc vừa mang tính khoa học lại vừa mang tính nghệ thuật. Chính vì vậy, em đã chọn đề tài “ Một số ý kiến về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất ” để viết chuyên đề tốt nghiệp lớp kế toán trưởng khoá 28 của mình. Chuyên đề tốt nghiệp có kết cấu gồm 2 phần: Phần 1: Những lí luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Phần 2: Một số ý kiến về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Với thời gian và khả năng còn hạn chế nên bài viết của em sẽ không tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong sẽ nhận được sự góp ý của thầy giáo. Em xin chân thành cảm ơn thầy!. Phần 1: Những lí luận chung về kế toán nguyên vật liệu 1. Những vấn đề chung về nguyên vật liệu: 1.1. Khái niệm, đặc điểm, vai trò và ý nghĩa của nguyên vật liệu: 1.1.1) Khái niệm: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động được biểu hiện bằng hình thái vật chất. Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được chuyển một lần vào quá trình sản xuất kinh doanh. 1.1.2) Đặc điểm: Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là một bộ phận của tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho, có đặc điểm là: NVL chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định. Và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Do vậy toàn bộ giá trị NVL được chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì. 1.1.3) Vai trò: Như đã nêu ở lời mở đầu, NVL là một trong những yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp, là tài sản lưu động - một bộ phận trong tài sản của doanh nghiệp....Do vậy NVL có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.4) ý nghĩa của NVL trong doanh nghiệp: Việc cung cấp NVL đầy đủ, kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được tiến độ quá trình sản xuất và sản xuất đủ số lượng sản phẩm yêu cầu. NVL đạt tiêu chuẩn chất lượng khi cung cấp đúng chủng loại sẽ đảm bảo cho chất lượng sản phẩm tốt. 1.2. Nhiệm vụ của hạch toán NVL trong doanh nghiệp: Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lí NVL trong các doanh nghiệp, kế toán NVL phải thực hiện được các nhiêm vụ chủ yếu sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, kịp thời phát hiện NVL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lí kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. 2. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu: 2.1. Phân loại nguyên vật liệu: Theo những tiêu thức khác nhau NVL được chia thành các loại khác nhau: 2.1.1) Theo vị trí, tác dụng của NVL đối với quá trình sản xuất kinh doanh: NVL bao gồm: - NVL chính: bao gồm những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất nó tạo nên thực thể chính của sản phẩm. - NVL phụ: bao gồm những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó kết hợp với NVL chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bên ngoài của sản phẩm, làm tăng thêm chất lượng sản phẩm, kích thích thị hiếu người tiêu dùng hoặc làm cho quá trình sản xuất được thuận lợi. - Nhiên liệu: bao gồm những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất nó tạo ra nhiệt lượng phục vụ cho quá trình sản xuất như than, củi, xăng dầu... - Phụ tùng thay thế: là phụ tùng, chi tiết máy doanh nghiệp mua về để thay thế khi sửa chữa tài sản cố định. - VL xây dựng và thiết bị cần lắp: bao gồm những vật liệu, thiết bị doanh nghiệp mua về phục vụ cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản. - Phế liệu: - Vật liệu khác: 2.1.2) Theo nguồn nhập NVL: - NVL mua vào. - NVL được cấp. - NVL nhận vốn góp liên doanh. - NVL tự sản xuất, gia công. - NVL được viện trợ, biếu tặng. 2.2. Tính giá nguyên vật liệu: Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong tổ chức kế toán NVL. Tính giá NVL là sử dụng thước đo tiền tệ để tính giá trị NVL nhập vào và xuất ra. 2.2.1) Tính giá NVL nhập kho: Theo chế độ kế toán hiện hành, trị giá NVL nhập vào được tính theo giá gốc. NVL nhập vào theo giá nào thì xuất ra theo giá đó. Giá gốc của NVL nhập vào được tính theo từng nguồn nhập tuỳ vào mục đích sử dụng. - Đối với NVL mua vào sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Giá gốc NVL = Giá mua chưa GTGT + chi phí mua chưa GTGT. - Đối với NVL mua vào sử dụng cho sản xuất kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Giá gốc NVL = Giá mua theo giá thanh toán + Chi phí khâu mua theo giá thanh toán. - Đối với NVL được cấp: Giá gốc NVL = Giá ghi trên hoá đơn của bên cấp. - Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh: Giá gốc NVL = kết quả đánh giá của hội đồng. - NVL tự sản xuất, gia công: Giá gốc NVL = giá thành thực tế. - NVL được viện trợ, biếu tặng: Giá gốc NVL = kết quả đánh giá của doanh nghiệp trên cơ sở tham khảo giá thị trường của NVL cùng loại. 2.2.2) Tính giá gốc NVL xuất kho: Việc lựa chọn phương pháp tính giá NVL xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lần nhập - xuất, về trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp... Có 4 phương pháp thường dùng là: 1. Phương pháp giá bình quân: Trước hết kế toán tính giá bình quân đơn vị của nguyên liệu: Giá bình quân đơn vị = ( trị giá NVL đầu kì +trị giá NLV nhập trong kì)/( Số lượng NVL đầu kì + số lượng NVL nhập trong kì). Trị giá NVL xuất trong kì = Số lượng NVL xuất trong kì * Giá bình quân đơn vị. 2. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Phương pháp này dựa trên giả thiết: NVL nhập vào trước xuất sử dụng trước và kế toán tính giá gốc của NVL theo từng lần xuất. 3. Phương pháp nhập sau xuất trước ( LIFO): Phương pháp này dựa trên giả thiết: NVL nhập sau xuất sử dụng trước và kế toán tính giá gốc của NVL theo từng lần xuất. 4. Phương pháp tính giá đích danh: áp dụng phương pháp này khi xuất kho NVL căn cứ vào giá gốc của NVL khi nhập để tính giá gốc của NVL khi sử dụng. 3. Kế toán tổng hợp nhập - xuất NVL: NVL là tài sản lưu động của doanh nghiệp được nhập, xuất thường xuyên. Tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất kho (mỗi lần nhập, xuất kho đều có cân đong, đo, đếm). Nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kì bằng cách cân, dong, đo, đếm NVL tồn cuối kì. Tương ứng với hai phương thức kiểm kê này, trong kế toán NVL nói riêng và kế toán hàng tồn kho nói chung có 2 phương pháp hạch toán tổng hợp là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kì. 3.1. Phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, sản xuất kinh doanh những mặt hàng có giá trị cao, sử dụng các loại NVL đắt tiền, điều kiện kho bảo quản theo dõi được tình hình nhập - xuất hàng ngày. Theo phương pháp này tình hình nhập - xuất NVL được phản ánh trên tài khoản 152- Nguyên vật liệu. Kết cấu TK 152: Bên Nợ ghi: + Trị giá NVL nhập kho trong kì. + Số tiền điều chỉnh tăng giá NVL khi đánh giá lại. + Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. bên Có ghi: + Trị giá NVL xuất trong kì. + Trị giá NVL được giảm giá, chiết khấu thương mại hoặc trả lại người bán. Số dư Nợ: Trị giá NVL tồn cuối kì. * Kế toán nhập NVL: Khi nhập kho NVL, kế toán ghi Nợ TK 152 tuỳ theo nguồn nhập ghi Có TK liên quan. - Nhập kho NVL mua vào sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 152: Giá mua chưa thuế GTGT. Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ. Có TK liên quan(111,112,141,331,311...). - Nhập kho NVL mua vào sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 152: Giá thanh toán của NVL. Có TK liên quan(111,112,141,331,311...). - Nhập NVL được cấp, nhận vốn góp liên doanh bằng NVL: Nợ TK 152: Trị giá NVL nhập kho. Có TK 411: - Nhập NVL tự sản xuất, gia công: Nợ TK 152: Trị giá NVL nhập kho (giá thành). Có TK 154: - Nhập kho NVL được viện trợ, biếu tặng: Nợ TK 152: Trị giá NVL nhập kho. Có TK 711: * Kế toán xuất kho NVL: Khi xuất NVL, kế toán ghi Có TK 152 tuỳ theo mục đích xuất ghi Nợ TK liên quan. - Xuất kho NVL sử dụng cho sản xuất kinh doanh: Nợ TK 621, 627, 641, 642, 241: Có TK 152: Trị giá NVL xuất dùng. - Kiểm kê NVL phát hiện thiếu: Nợ TK 138: Có TK 152: Trị giá NVL thiếu. - Xuất NVL góp vốn liên doanh: . Trường hợp trị giá vốn góp được đánh giá cao hơn giá gốc: Nợ TK 222: Trị giá vốn góp. Có TK 152: Trị giá gốc NVL. Có TK 711: Chênh lệch. . Trường hợp trị giá vốn góp bị đánh giá thấp hơn giá trị: Nợ TK 222: Trị giá vốn góp. Nợ TK 811: Chênh lệch. Có TK 152: Trị giá gốc NVL. 3.2: Phương pháp kiểm kê định kì: Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, sản xuất kinh doanh những mặt hàng giá trị thấp, sử dụng các NVL ít tiền, chủng loại phức tạp, điều kiện theo dõi tình hình nhập - xuất không thuận tiện. Theo phương pháp này tình hình nhập - xuất NVL được phản ánh trên TK 611- Mua hàng. Quy trình hạch toán như sau: Đầu kì: Kết chuyển trị giá NVL còn lại đầu kì (Trị giá NVL còn lại đầu kì này bằng trị giá NVL còn lại cuối kì trước). Nợ TK 611: Trị giá NVL còn lại đầu kì. Có TK 151, 152: Trong kì : nhập NVL (Nhập lần nào ghi lần ấy). - NVL mua vào dùng cho sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 611: Giá mua chưa thuế GTGT. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 141, 311, 331: Tiền thanh toán. - Mua NVL dùng cho sản xuất kinh doanh không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Nợ TK 611: Giá thanh toán NVL. Có TK 111, 112, 141, 311, 331: - Nhập NVL từ các nguồn khác (được cấp, liên doanh...): Nợ TK 611: Trị giá NVL nhập kho. Có TK 411, 631, 711: Cuối kì: - Kiểm kê, xác định và kết chuyển trị giá NVL còn lại cuối kì: Nợ TK 151, 152: Có Tk 611 Trị giá NVL còn lại cuối kì. - Tính và ghi trị giá NVL xuất trong kì: Nợ TK 621, 627, 641, 642, 241: Có Tk 611: Trị giá NVL xuất trong kì. Phần 2: Một số ý kiến về kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất 2.1. Quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành về kế toán NVL: Theo Chuẩn mực 02 - Hàng tồn kho: NVL được dùng để tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ là một bộ phận thuộc hàng tồn kho. Giá của hàng tồn kho là giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện (giá trị thuần có thể được thực hiện là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kì sản xuất kinh doanh trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng). Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí chế biến, chi phí thu mua và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở vị trí và trạng thái như hiện tại. Đối với NVL, chi phí NVL phát sinh trên mức bình thường không được tính vào giá gốc. Việc tính giá trị hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương pháp: Phương pháp tính giá đích danh, phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp nhập sau xuất trước. Tuy nhiên cần phải lưu ý phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) hiện hay không được chấp nhận theo chuẩn mực 02 - Hàng tồn kho của kề toán quốc tế. Hai phương pháp được kế toán quốc tế khuyến khích sử dụng thường xuyên ở các doanh nghiệp là phương pháp nhập trước xuất trước ( FIFO) và phương pháp bình quân gia quyền. Theo quyết định 15/ 2006/ QĐ - BTC của bộ Tài Chính ban hành ngày 20/ 3/ 2006 thay thế chế độ Kế toán doanh nghiệp được ban hành theo quyết định số 1141 TC/ QĐ/ CĐKT ngay 1/ 11/ 1995, các chứng từ kế toán về NVL bao gồm: - Phiếu nhập kho ( Mẫu 01- VT). - Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 - VT). - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá( Mẫu 03-VT). - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì ( Mẫu 04 - VT). - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu 05- VT). - Bảng kê mua hàng ( Mẫu 06 - VT). - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ ( Mẫu 07 - VT). 2.2. Một số ý kiến: 2.2.1) Những tồn tại chủ yếu của các doanh nghiệp trong việc tổ chức kế toán NVL: 1. Về quản lí NVL: - Theo dõi NVL: NVL ở các doanh nghiệp gồm nhiều loại, nhiều nhóm và quy cách khác nhau, có thể nhớ hết mã NVL để phục vụ cho công tác quản lí nhưng hầu như các doanh nghiệp mới theo dõi đến từng nhóm chứ chưa chi tiết. Và có nhiều loại NVL nhưng chỉ được hạch toán vào TK 1521: NVL trực tiếp. - Dự trữ NVL: Một số doanh nghiệp có tình trạng xác định không đúng nhu cầu NVL sử dụng trong kì làm dư thừa NVL dự trữ trong kho, gây lãng phí, hao mòn, hư hỏng NVL. - Bảo quản NVL: Một số doanh nghiệp khả năng bảo quản NVL kém, hệ thống kho tàng, bến bãi không đủ tiêu chuẩn. Có tình trạng mất cắp NVL. 2. Vấn đề kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua - nhập kho NVL và thanh toán cho nhà cung cấp còn chưa hiệu quả như: - ở nhiều doanh nghiệp, chưa có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa chức năng mua hàng và kế toán phải trả, bộ phận nhận hàng và bộ phận kho hàng, kế toán thanh toán và thủ quỹ hoặc kế toán ngân hàng... - Chủ yếu tập trung quyền xét duyệt trong tay nhà quản lí doanh nghiệp làm tăng thêm gánh nặng công việc cho nhà quản lí. - Trong khâu ghi chép, phản ánh nghiệp vụ kinh tế: có hiện tượng sửa đổi số liệu không đúng với thực tế. ...vv 3. Về việc tập hợp chi phí NVL dùng trong tháng: ở nhiều doanh nghiệp tất cả các NVL xuất kho, để đơn giản đều coi là xuất kho sản xuất và tập hợp vào TK 621- Chi phí NVL trực tiếp. Kế toán trong một số doanh nghiệp sử dụng tài khoản 627, 642 nhưng lại không mở chi tiết đến TK cấp 2: TK 6272, TK 642 để tập hợp chi phí NVL phục vụ cho sản xuất và cho quản lí công ty. Những việc hạch toán như trên sẽ không phản ánh đúng thực tế các khoản mục chi phí nằm trong giá thành sản phẩm. Chi phí NVL trực tiếp quá mức bỏ ra còn chi phí sản xuất chung lại ít hơn. Từ đó sẽ không thuận lợi cho việc phấn đấu tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm của các công ty. 4. Về theo dõi phế liệu thu hồi: Phế liệu thu hồi là một bộ phận của NVL. Nhưng hiện nay tại nhiều doanh nghiệp, phế liệu thu hồi nhập kho không được phản ánh trên giấy tờ, sổ sách về lượng cũng như giá trị. Điều này dẫn đến mất mát, hao hụt phế liệu làm thất thoát một phần nguồn thu nhập của các doanh nghiệp. 5. Việc theo dõi tình hình thanh toán tiền mua hàng cho nhà cung cấp : ở một số doanh nghiệp, việc theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp thường xuyên không được mở sổ thanh toán chi tiết cho từng nhà cung cấp. Còn ở một số doanh nghiệp khác lại mở số theo dõi quá chi tiết, mỗi nhà cung cấp một quyển sổ kể các nhà cung cấp không thường xuyên (Doanh nghiệp chỉ có phát sinh mua hàng một lần hoặc có phát sinh nhưng rất ít trong kì). Việc này là không cần thiết, mà đối với các nhà cung cấp không thường xuyên thì doanh nghiệp có thể mở chung một quyển sổ. 6. Về vấn đề lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phần nào bù đắp thiệt hại xảy ra khi NVL bị giảm giá. Nhưng ở một số doanh nghiệp lại chưa tổ chức hạch toán dự phòng do đó ảnh hưởng đến quả kinh doanh kỳ phân tích khi giá các loại NVL giảm đột ngột. 2.2.2) Một số kiến nghị: Để tăng hiệu quả của công tác kế toán NVL trong các doanh nghiệp em xin được đề xuất một số kiến nghị. 1.Về vấn đề quản lí nguyên vật liệu: Chi phí NVL chiếm tỷ trọng từ 60 - 70% tổng chi phí của doanh nghiệp do vậy NVL phải được quản lí thật tốt. - Theo dõi NVL: Để thuận lợi trong việc quản lí NVL các doanh nghiệp cần lập sổ danh điểm NVL và đánh số danh điểm cho NVL: Sổ danh điểm NVL là sổ tổng hợp toàn bộ các NVL mà công ty đang sử dụng. Trong sổ danh điểm, NVL được theo dõi từng loại, từng nhóm, từng thứ quy cách một cách chặt chẽ, thuận tiện cho việc tìm kiếm thông tin về một thứ, một nhóm hoặc một loại NVK nào đó. Để lập sổ danh điểm NVL điều quan trọng là phải sử dụng một bộ mã chính xác, đầy đủ không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung những NVL mới thuận tiện và hợp lí. - Dự trữ NVL: Trong doanh nghiệp, NVL nên được dự trữ ở một mức độ nhất định hợp lí nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục. Các doanh nghiệp nên xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại NVL nào đó. Định mức tồn kho NVL là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua NVL và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. - Bảo quản NVL: Để bảo quản tốt NVL dự trữ, giảm thiểu hư hao mất mát, các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình dộ chuyên môn để quản lí NVL tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập- xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho vơi tiếp liệu và kế toán vật tư. 2. Về vấn đề kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua - nhập kho NVL và thanh toán cho nhà cung cấp: - Về phân chia trách nhiệm: Cần có sự phân trách nhiệm rõ ràng giữa các chức năng mua hàng và kế toán phải trả, kế toán kho và bộ phận kho hàng, bộ phận nhận hàng và bộ phận kho hàng, kế toán thanh toán và thủ quỹ hoặc kế toán ngân hàng. - Về uỷ quyền xét duyệt: Để giảm thiểu công việc cho nhà quản lí cần thiết phải có chính sách uỷ quyền, xét duyệt cụ thể trong phạm vi trị giá hàng mua quy định. Đối với những lô hàng mua NVL có giá trị lớn, vượt quá phạm vi được uỷ quyền thì nhà quản lí sẽ xét duyệt và quyết định. Công tác thanh toán cho nhà cung cấp sẽ được kế toán thanh toán theo dõi, nhưng việc xét duyệt chấp nhận thanh toán cho nhà cung cấp phải do bộ phận tài vụ độc lập với phòng kế toán thực hiện. - Phải tiến hành kiểm soát tốt trong khâu mua - nhập kho NVL bằng cách kiểm soát tốt trong từng công tác: Công tác yêu cầu mua hàng, công tác đặt hàng, công tác nhận hàng, công tác nhập kho. - Kiểm soát tốt trong khâu thanh toán cho nhà cung cấp: Kế toán thanh toán sau khi nhận đủ các chứng từ liên quan như đơn đặt hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng hay hoá đơn GTGT sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các chứng từ đã khớp đúng với nhau hay chưa để đảm bảo thanh toán đúng, đủ số nợ cho người bán và hạn chế thanh toán số NVL mua vượt quá mức yêu cầu; đồng thời cũng kiểm tra số tiền ghi nhận trên hoá đơn có đúng số nợ phải trả không. Bộ chứng từ thanh toán sau khi được bộ phận tài vụ chuẩn chi thì cần đóng dấu đã chi tiền hoặc đã thanh toán để tránh tình trạng tái thanh toán cho các chứng từ đã được thanh toán trước đó nhằm đảm bảo tài sản cho doanh nghiệp. Việc làm trên nhằm mục đích kiểm soát khâu thanh toán với nhà cung cấp. Nó đã được tiến hành ở nhiều doanh nghiệp. Song bên cạnh những doanh nghiệp thực hiện tốt vẫn còn những doanh nghiệp thực hiện không tốt, không cẩn trọng khâu này dẫn đến việc thất thoát tài sản. - Kiểm soát tốt đối với khâu ghi chép, phản ánh nghiệp vụ kinh tế: . Các doanh nghiệp phải có sự phân chia trách nhiệm và công việc giữa kế toán ghi nhật kí sổ cái với kế toán thanh toán và kế toán ngân hàng. . Đối với việc tổ chức dữ liệu trong chu trình mua- nhập và thanh toán cho nhà cung cấp: Tuỳ theo đặc điểm, mỗi doanh nghiệp có thể sử dụng hết hoặc một số tài khoản trong các tài khoản sau: TK 111, TK 112, TK 133, TK 144, TK 151, TK 152, TK 331, TK 333... . Rất nhiều chứng từ được phát sinh trong chu trình này như: đơn đặt hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT....Việc lập và luân chuyển chứng từ phải nhanh chóng, đầy đủ và chính xác. . Kế toán cần phải lập đầy đủ các báo cáo như: báo cáo nhập- xuất- tồn kho NVL. báo cáo các khoản đến hạn thanh toán... 3. Hoàn thiện việc tổ chức theo dõi kế toán phế liệu thu hồi: Các doanh nghiệp nên có một bộ phận theo dõi và tiến hành thủ tục nhập kho các loại phế liệu thu hồi. Phế liệu trước khi nhập kho phải được bộ phận có trách nhiệm tổ chức cân, ước tính giá trị và hạch toán theo bút toán: Nợ TK 152: Theo giá ước tính. Có TK 515: Và khi xuất bán phế liệu thu tiền ngay, kế toán cũng phải lập hoá đơn GTGT, ghi vào giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng như đối với trường hợp tiêu thụ thành phẩm hàng hoá theo bút toán: Nợ TK 632: Theo giá ước tính. Có TK 152: Nợ TK 111, 112: Có TK 511: Theo giá ước tính Có Tk 3331: 4. Việc theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp: Đối với nhà cung cấp thường xuyên, kế toán của các doanh nghiệp nen mở sổ theo dõi riêng cho từng nhà cung cấp. Còn đối với các nhà cung cấp không thường xuyên, kế toán chỉ cần mở một sổ theo dõi chung. Trong sổ chi tiết thanh toán nên đưa thêm thời hạn chiết khấu vào để có kế hoạch trả nợ thứ tự các khoản phải trả người bán. 5. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phần nào bù đắp thiệt hại xảy ra khi sản phẩm vật tư bị giảm giá. Đồng thời cũng phản ánh giá thực tế thuần tuý hàng tồn kho của công ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của doanh nghiệp khi lập báo cáo cuối kỳ kế toán. Kết luận: Vấn đề tổ chức công tác kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất là một công việc hết sức quan trọng trong công tác quản lí tài sản ở các doanh nghiệp. Hạch toán NVL là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được tình hình và chỉ đạo sản xuất cũng như việc lập kế hoạch thu mua. Như đã nói ở trên, chi phí các loại NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Do đó, tăng cường công tác quản lí kế toán NVL đảm bảo cho việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả vật liệu nhằm hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất trong nền kinh tế thị trường. Trong quá trình làm chuyên đề tốt nghiệp của mình, mặc dù đã cố gắng tìm tòi, tham khảo tài liệu nhưng do thời gian và khả năng còn hạn chế nên bài viết khó tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được sự phê bình, góp ý của thầy giáo. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo! Hà Nội, tháng 5 năm 2008. Học viên thực hiện: Bùi Hồng Thuỳ Linh