Chuyên đề Một vài đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần cơ khí điện lực

Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn, khoảng 70% trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của Công ty. Khi có biến động về chi phí NVL sẽ ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm, ảnh hưởng tới doanh thu và lợi nhuận của Công ty. Vì vậy, việc tổ chức quản lý tốt NVL có một ý nghĩa hết sức quan trọng. Nguồn cung cấp NVL của Công ty chủ yếu từ các đơn vị trong nước. Các nhà cung cấp lớn của Công ty là: Công ty Cơ điện Thủ Đức, Công ty CP SX & TM Hoàng Đạt, Công ty TNHH Kim khí Chương Dương… Ngoài các nguồn hàng trong nước thì một số NVL Công ty phải nhập từ nước ngoài chủ yếu nhập Kẽm từ Nhật Bản. Nguyên vật liệu của Công ty được quản lý ở Phòng Kinh doanh và Phòng Tài chính – Kế toán. Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ quản lý về số lượng, chủng loại vật tư với nguyên tắc là lưu kho, lưu trữ đủ cho sản xuất. Dựa trên định mức vật tư do Phòng Kỹ thuật – Sản xuất cung cấp, Phòng Kinh doanh tiến hành tổ chức thu mua, vận chuyển, bảo quản vật tư nhằm đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu cho sản xuất, tránh tồn kho NVL một cách không cần thiết. Phòng Tài chính – Kế toán có nhiệm vụ thực hiện quản lý vật tư về mặt giá trị. 2.1.3 Phân loại NVL Với sự đa dạng phong phú của NVL, để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chính xác, đảm bảo công việc được thực hiện dễ dàng, khoa học, không tốn nhiều thời gian công sức, Công ty đã tiến hành phân loại NVL trên cơ sở vai trò, công dụng của từng loại đối với quá trình sản xuất. Theo cách này NVL được chia làm hai loại: NVL chính và NVL phụ. Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu chính là cơ sở chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm. NVL chính bao gồm nhiều loại: Kim loại đen: Gang, thép góc SS400(L), SS 540(HL) …; thép tấm F10, F12, F16…, thép tấm Inox, thép tấm khác; thép tròn thường … Kim loại màu: Đồng (Cáp ruột đồng), Kẽm … Nguyên vật liệu phụ: Là những loại nguyên vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với NVL chính để làm tăng chất lượng của sản phẩm hoặc phục vụ cho nhu cầu quản lý, nhu cầu kỹ thuật. NVL phụ bao gồm: Nhiên liệu: Khí CO2, Khí gas, Dầu CS 32, Dầu FO, Dầu Diezel, Dầu DH40, Dầu HLP32… Vật liệu phụ khác: Que hàn, bulon inox, bulon M12x20, bulon M12x50, bulon M12x55, bulon M16x70, bulon M20x90, bulon khác…bánh cán ren, vòng bi, bột đất sét, băng vải cuộn to… 2.1.4 Tính giá NVL Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL, giúp đánh giá tình hình nhập kho, xuất kho, tồn kho NVL và để phản ánh vào sổ sách kế toán một cách chính xác, thống nhất, hợp lý. a. Tính giá NVL nhập kho Tất cả NVL của Công ty đều do mua ngoài nhập kho, mua trong nước hoặc nhập khẩu. Giá NVL nhập kho được Công ty tính theo giá thực tế. Trường hợp 1: Mua trong nước Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn của người bán (Không VAT) + Chi phí thu mua khác - Chiết khấu thương mại (nếu có) Ví dụ: Ngày 31 tháng 03 năm 2008, Công ty nhập kho 33.398,40 kg Thép U160x64x5x6m theo Hóa đơn số 10838 ngày 28 tháng 03 năm 2008 của Công ty TNHH Kim khí Chương Dương, với đơn giá ghi trên Hóa đơn là 13.809 đ/kg . Đơn giá này chưa có thuế GTGT và đã bao gồm chi phí vận chuyển do bên bán chịu. Không có khoản chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng bán nào đựợc hưởng. Vậy giá thực tế NVL nhập kho là: 33.398,40 x 13.809 = 461.198.506 đ Trường hợp 2: Nhập khẩu từ nước ngoài Công ty chủ yếu mua NVL ở trong nước, chỉ nhập khẩu NVL chính là Kẽm ở Nhật. Công ty tiến hành nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu ủy thác. Trong trường hợp này giá thực tế NVL nhập kho được tính theo công thức: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn của người bán + Chi phí thu mua khác + Thuế nhập khẩu - Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng (nếu có) Trong đó giá Hóa đơn là giá CIF của lô hàng nhập khẩu, chi phí để mua hàng về (bao gồm: Chi phí mở thư tín dụng L/C; chi phí vận chuyển, bốc dỡ, …). Chi phí này thường chiếm 0.7% - 1.2% giá CIF của lô hàng nhập khẩu và được tính vào giá thực tế của lô hàng. Ví dụ: Ngày 12 tháng 02 năm 2008 Công ty nhập kho 40 tấn Kẽm thỏi từ Nhật Bản theo hợp đồng kinh tế số 3N-0192-06L ngày 12 tháng 01 năm 2008, trong đó: Giá CIF: 40 x 50.000.000 = 2.000.000.000 đ Thuế nhập khẩu (20%) = 400.000.000 đ Chi phí mua hàng (1% theo giá CIF) = 20.000.000 đ Giá thực tế NVL nhập kho = 2.000.000.000 + 400.000.000 + 20.000.000 = 2.420.000.000 đ Trường hợp 3: Nhập NVL từ thuê gia công chế biến Trường hợp này giá NVL nhập kho được tính theo công thức sau: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất kho để chế biến + Chi phí dịch vụ gia công thuê ngoài + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ Do Công ty tính giá xuất NVL theo phương pháp Bình quân cả kỳ dự trữ nên trong trường hợp nhập kho từ thuê gia công chế biến, đến cuối tháng mới tính được giá thực tế NVL nhập kho. Ví dụ: Ngày 28 tháng 01 năm 2008 nhập kho 200 hộp chia dây 6 lộ ra HCD01 không có aptomat theo hợp đồng HĐ 100525 xuất thẳng từ sản xuất ngày18 tháng 01 năm 2008 thuê gia công đấu nối dây. Cuối tháng, tính ra được giá NVL xuất kho với đơn giá là: 232.000 đ/hộp, chi phí thuê ngoài gia công chế biến là: 8.260 đ/hộp, chi phí vận chuyển, bốc dỡ là 200.000 đ. Giá NVL xuất kho thuê ngoài gia công: 200 x 232.000 = 46.400.000 đ Chi phí thuê ngoài gia công: 200 x 8.260 = 1.652.000 đ Chi phí vận chuyển, bốc dỡ = 200.000 đ Giá thực tế NVL nhập kho = 46.400.000 + 1.652.000 + 200.000 = 48.252.000 đ b. Tính giá NVL xuất kho Tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực, giá thực tế của NVL xuất kho là giá bình quân cả kỳ dự trữ. Căn cứ vào số lượng và đơn giá của NVL tồn đầu kỳ và số lượng, đơn giá NVL nhập trong kỳ kế toán xác định giá bình quân của từng NVL xuất trong kỳ. Từ đó dựa vào số lượng NVL xuất trong kỳ để tính giá trị thực tế NVL xuất kho. Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho x Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Trong đó Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ được tính theo công thức: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Trị giá thực tế tồn đầu kỳ +Trị giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ = Ví dụ: Ngày 01/03/2008. tồn kho đầu kỳ của Thép tấm F10x1500x6000mm là 13.675,40 kg với giá trị tồn kho là 161.533.825 đ. Ngày 01/03/2008 xuất NVL cho Xưởng Kết Cấu Thép 10.500 kg. Ngày 08/03/2008. nhập NVL từ Công ty Cổ phần SX & TM Hoàng Đạt 20.460 kg với đơn giá nhập kho là 11.890 đ/kg (chưa thuế GTGT). Ngày 10/03/2008. xuất NVL cho Xưởng Kết Cấu Thép 10.500 kg. Ngày 20/03/2008. xuất NVL cho Xưởng Kết Cấu Thép 10.500 kg. Ngày 21/03/2008. nhập NVL từ Công ty Cổ phần SX & TM Hoàng Đạt 10.900 kg với đơn giá nhập kho là 12.000 đ/kg (chưa thuế GTGT). Máy tính sẽ tự động tính đơn giá xuất kho bình quân của loại Thép tấm này như sau: = Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ 161.533.825 + 20.460 x 11.890 + 10.900 x 12.000 13.675,40 + 20.460 + 10.900 535.603.225 45.035,40 = = 11.893 Giá thực tế xuất kho của loại Thép này là: 11.893 x 31.500 = 374.629.500 đồng c. Tính giá phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất – kinh doanh, Công ty tiến hành đánh giá lại. Giá của phế liệu thu hồi là giá mà hội đồng đánh giá lại quyết định, dựa trên việc tham khảo giá thị trường. 2.1.5 Yêu cầu quản lý NVL Do NVL trong Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực chiếm tỷ trọng lớn mà chủ yếu là mua ngoài và một phần từ gia công, vì vậy việc quản lý NVL là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty. Nhận thức rõ điều đó, Công ty đã tổ chức quản lý chặt chẽ NVL tại tất cả các khâu. Khâu thu mua: Việc thu mua NVL được thực hiện dựa trên kế hoạch sản xuất và theo một quy trình chặt chẽ như sau: Bước 1: Đánh giá nhà cung ứng Thu thập thông tin về nhà cung ứng Xem xét, đánh giá nhà cung ứng Phê duyệt nhà cung ứng Cập nhật nhà cung ứng vào danh sách Theo dõi, đánh giá và phê duyệt lại Bước 2: Mua hàng Lập thủ tục mua hàng Đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng Phê duyệt Giao kết hợp đồng Thực hiện hợp đồng Khâu bảo quản: Công ty đã xây dựng hệ thống kho vật tư rộng rãi chắc chắn ngay tại nơi sản xuất để có thể cung cấp kịp thời NVL cho các xưởng, đội sản xuất. Hiện tại Công ty có 2 kho NVL, một kho ở tại Công ty và một kho ở Nhà máy kết cấu thép Tiên Sơn. Việc lưu kho và bảo quản được thực hiện theo những quy định sau: Thép tròn & thép hình được xếp đống theo phương nằm ngang trên sân bằng. Thép tròn, thép tấm & thép hình phải được kê ít nhất 3 thanh kê bằng gỗ hoặc vật liệu khác để tránh bị cong oằn trong thời gian lưu kho. Kích thước gỗ kê: Tối thiểu 100 x 110 x 11000 mm … Đối với các loại vật liệu có chiều dài dưới 6 m có thể kê bằng 2 thanh kê. Các loại thép tròn, thép tấm & thép hình sử dụng cho các dự án được sơn màu ở hai đầu thanh thép để phân biệt, nếu hợp đồng không có quy định khác… Khâu sử dụng: Phần lớn NVL được xuất cho sản xuất và được quản lý theo định mức NVL mà Công ty quy định. Việc xuất kho đòi hỏi phải có đủ hóa đơn, chứng từ cần thiết, có sự ký duyệt của ban lãnh đạo, các phòng ban liên quan, được tiến hành theo đúng thủ tục và được ghi chép đầy đủ, chính xác, nhằm đảm bảo sự hợp lý, đầy đủ, tiết kiệm và hiệu quả trong sử dụng NVL. Thủ kho chỉ tiến hành viết Phiếu Nhập kho khi cán bộ cung ứng của Phòng Kinh doanh cung cấp đầy đủ các văn bản sau: Tờ trình mua hàng đã được phê duyệt Biên bản giao nhận vật tư đã được các bên liên quan xác nhận Hóa đơn mua vật tư theo đúng mẫu Bộ tài chính quy định Đối với những đơn hàng có giá trị từ 10 – 30 triệu đồng cần có thêm “Biên bản họp hội đồng duyệt giá”. Đối với những đơn hàng có giá trị trên 30 triệu đồng cần có thêm cả “Hợp đồng mua vật tư”. Phiếu Nhập kho phải được những người có thẩm quyền phê duyệt Phiếu nhập kho phải ghi chi tiết các NVL được nhập kho Thủ kho phải có trách nhiệm kiểm tra số lượng, chủng loại NVL nhập kho, mở Thẻ kho, vào sổ theo dõi và thực hiện lưu kho, bảo quản. Khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm, Công ty đã thực hiện một chu trình chặt chẽ từ khâu sản xuất, đến lập kế hoạch thu mua và cuối cùng là dự trữ. Tuy nhiên, Công ty vẫn chưa xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm vật tư. Bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm quản lý và tiến hành Nhập - Xuất - Tồn vật tư. Theo dõi và tham mưu cho Phó Giám đốc phụ trách kinh doanh những chủng loại vật tư cần dùng cho sản xuất, những vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng nhiều,… để Giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều không sử dụng hết. Công ty cũng thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán chi tiết, tổng hợp NVL theo đúng chế độ quy định. Đồng thời kiểm kê, đối chiếu NVL, xác định trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng NVL trong toàn Công ty và từng tổ đội phân xưởng sản xuất. 2.1.6 Hạch toán chi tiết NVL Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực tiến hành hạch toán chi tiết và tổng hợp NVL theo sơ đồ chung sau đây: SƠ ĐỒ 05: Trình tự kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực Chứng từ ban đầu Phần mềm EFFECT Sổ chi tiết 331 NKCT 1, 2 ,10 NKCT 7 Sổ Cái TK 152, 331 Bảng phân bổ số 2 NKCT 5 Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu Kế toán chi tiết NVL là sự kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho của từng loại NVL. Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực là một doanh nghiệp sản xuất nên các nghiệp vụ nhập, xuất NVL diễn ra tương đối nhiều, thường xuyên với chủng loại NVL đa dạng; vì vậy, một trong những yêu cầu của công tác quản lý NVL là phải theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm NVL. Điều đó đòi hỏi Công ty phải tiến hành kế toán chi tiết NVL, phải ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL nhập kho, xuất kho, tồn kho của từng danh điểm vật tư. Trong công tác kế toán NVL, Công ty áp dụng phương pháp Thẻ song song. Quy trình ghi sổ chi tiết theo phương pháp này như sau: SƠ ĐỒ 06: Quy trình hạch toán chi tiết NVL Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Phiếu nhập Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn Phiếu xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu Theo phương pháp này, công việc quản lý vật tư được tiến hành song song ở Kho và Phòng Kế toán. Ở Kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình Nhập kho, Xuất kho, Tồn kho của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được sử dụng làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư và xác định trách nhiệm vật chất của thủ kho. Mỗi loại vật liệu được theo dõi riêng trên một thẻ kho và được thủ kho sắp xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, chứng từ xuất để ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính ra số tồn kho. Mẫu thẻ kho được thể hiện như sau (Biểu số 01). BIỂU SỐ 01: THẺ KHO Đơn vị: Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực Mẫu số: 06 - VT Địa chỉ: 150 Hà Huy Tập, Yên Viên, Gia Lâm, Hà Nội Ban hành theo quyết định số 1141/TC - CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/03/2008 Tờ số: 01 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép tấm F10x1500x6000mm Đơn vị tính: kg Mã số: 12A0100000 Ngày, tháng năm Số chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của Kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 01/03 Tồn kho đầu tháng 13.675,40 01/03 45a/KCT 01/03 Xuất kho NVL cho xưởng Kết Cấu Thép 10.500 3.175,40 08/03 150/03-08 08/03 Nhập NVL từ Công ty Cổ phần SX & TM Hoàng Đạt 20.460 23.635,40 10/03 46a/KCT 10/03 Xuất kho NVL cho xưởng Kết Cấu Thép 10.500 13.135,40 20/03 47a/KCT 20/03 Xuất kho NVL cho xưởng Kết Cấu Thép 10.500 2.635,40 21/03 151/03-08 21/03 Nhập NVL từ Công ty Cổ phần SX & TM Hoàng Đạt 10.900 13.535,40 31/03 Tồn kho cuối tháng 13.535,40 Lập ngày 31 tháng 03 năm 2008 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Phòng Kế toán: Kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất và sử dụng chương trình kế toán máy để nhập số liệu vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Từ đó, chương trình kế toán máy cho phép tự động tập hợp vào sổ chi tiết vật tư. Sổ chi tiết vật tư theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm vật tư theo thời gian nhập, xuất cụ thể. Mỗi chứng từ nhập, xuất kho được ghi trên một dòng. Cụ thể, khi nhập kho kế toán ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị, khi xuất kho vật tư thì kế toán chi ghi chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng, khi tính ra được đơn giá xuất kho bình quân cho cả tháng thì máy tính sẽ tự động cập nhật giá trị của các vật tư xuất kho trong tháng vào cột giá trị. Để xem xét, kiểm tra sổ chi tiết vật tư, kế toán vào “Kế toán vật tư” chọn “Sổ chi tiết vật tư” rồi khai báo mã kho, mã vật tư cần xem, máy sẽ chạy chương trình và cho hiển thị lên màn hình, để in ra thì kế toán thực hiện lệnh “In ra”. Ví dụ: Sổ chi tiết của Thép tấm F10x1500x6000mm (Biểu số 02) từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008. Chú thích: Giá trị cột “Số lượng tồn” và cột “Tiền tồn” sau mỗi nghiệp vụ phát sinh được tính bằng cách lấy “Tồn đầu + nhập – xuất”. Giá trị cột “Đơn giá tồn” được tính bằng cách lấy “Tiền tồn / Số lượng tồn”, do máy tính tự động tính sau mỗi nghiệp vụ phát sinh. Giá trị ở cột này chỉ đóng vai trò tham chiếu giúp kế toán theo dõi đơn giá vật liệu biến động trong kỳ, không có ý nghĩa hạch toán. Cuối tháng, máy tính tập hợp số liệu từ Sổ chi tiết của từng danh điểm NVL vào “Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn” ( Biểu số 03) nhằm mục đích theo dõi tình hình biến động vật tư của kho cả về số lượng và giá trị, làm căn cứ để kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho của thủ kho. Đồng thời “Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn” còn được sử dụng trong đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. {Excel} Biểu sổ 2 {Excel} Biểu sổ 3 2.2. Hạch toán tổng hợp NVL 2.2.1. Hạch toán thu mua và nhập kho NVL 2.2.1.1 Thủ tục nhập kho và các chứng từ sử dụng Trường hợp nhập kho NVL do mua ngoài Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ và nhu cầu về NVL (đảm bảo cho kế hoạch sản xuất và kế hoạch dự trữ NVL) của Công ty, phòng Kinh Doanh được sự đồng ý của Ban lãnh đạo sẽ tiến hành mua NVL và chuyển về kho của Công ty. Nghiệp vụ mua NVL được thông qua việc ký kết “Hợp đồng kinh tế” với các nhà cung cấp, NVL mua về có thể do nhà cung cấp vận chuyển đến Công ty hay do Công ty tự vận chuyển về kho, tùy sự thỏa thuận giữa hai bên. Ví dụ: Ngày 04 tháng 03 năm 2008, Công ty mua 50 cây Ống thép hàn D30x60x1,8 (tương đương 726,5 kg); Đơn giá 14.748 đ/kg Công ty nhận được Hóa đơn GTGT theo Biểu số 04 Theo Hóa đơn GTGT này thì Công ty mua theo hình thức trọn gói nên giá của số NVL đã bao gồm chi phí mua mà Công ty TNHH Tâm Dung đã chi trả, nên giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giá chưa thuế ghi trên Hóa đơn. Hóa đơn GTGT là chứng từ đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu mua NVL, số liệu trên hóa đơn GTGT là căn cứ cho việc ghi Phiếu nhập kho, Nhật ký chứng từ số 5, Nhật ký chứng từ số 1, Nhật ký chứng từ số 2.. Toàn bộ số NVL mua về được tiến hành kiểm tra quy cách, mẫu mã, phẩm chất từng loại. Nếu đạt yêu cầu, ban kiểm nhận (Thủ kho) lập “Biên bản giao nhận vật tư” (Biểu số 05) và cho nhập kho toàn bộ số NVL, đồng thời cán bộ phòng Kinh doanh sẽ lập “Phiếu nhập kho” (Biếu số 06) căn cứ vào số lượng NVL thực nhập. Sau đó thủ kho tiến hành ghi Thẻ kho cho loại NVL đó. {Chứng từ gốc đã phô tô} Biểu số 4 {Chứng từ gốc đã phô tô} Biểu số 5 {Chứng từ gốc đã phô tô} Biểu số 6 Trên Phiếu nhập vật tư phải thể hiện số lượng thực nhập, số lượng vật tư theo Hóa đơn GTGT, đơn giá của từng loại NVL. Phiếu nhập kho phải có đủ chữ ký của Thủ trưởng đơn vị, Phòng kinh doanh, Người giao hàng, Thủ kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên, trong đó: Liên 1: Lưu ở Phòng Kinh doanh Liên 2: Dùng để luân chuyển nội bộ Liên 3: Dùng để ghi sổ Phiếu Nhập kho được chuyển cho phụ trách phòng Kinh doanh ký. Trên cơ sở phiếu nhập kho, thủ kho kiểm nhận hàng, ghi sổ thực nhập vào phiếu, ký phiếu, ghi thẻ kho và chuyển chứng từ cho kế toán NVL ghi sổ, bảo quản và lưu trữ. Quy trình luân chuyển của phiếu nhập kho được thể hiện qua sơ đồ sau: SƠ ĐỒ 07: Quy trình luân chuyển Phiếu nhập kho Người giao hàng Ban kiểm nhận Cán bộ phòng Kinh doanh Trường phòng Kinh doanh Thủ kho Kế toán NVL Nghiệp vụ nhập NVL Lưu Đề nghị nhập kho Lập Biên Bản kiểm nhận Lập phiếu Nhập kho Ký phiếu nhập kho Nhập kho Ghi sổ, bảo quản, lưu giữ Trường hợp nhập kho NVL từ nguồn gia công chế biến Khi NVL được giao đến, cán bộ kiểm tra chất lượng sản phẩm căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kiểm tra về số lượng, chất lượng quy cách vật liệu. Sau đó thủ kho sẽ làm thủ tục nhập kho, cán bộ Phòng Kinh doanh viết phiếu nhập kho. Trong trường hợp này các chứng từ sử dụng có mẫu tương tự như trong trường hợp nhập kho NVL do mua ngoài. 2.2.1.2. Trình tự kế toán Nhập NVL tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực a. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán tổng hợp nhập NVL Công ty sử dụng TK 152 và các tài khoản khác có liên quan với đối ứng Nợ của TK 152 để phản ánh tình hình thanh toán và thuế GTGT được khấu trừ: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 133 … b. Trường hợp mua NVL thanh toán ngay bằng tiền mặt Căn cứ vào Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho được gửi lên phòng kế toán, Kế toán lập “Phiếu chi tiền mặt” chuyển cho thủ quỹ, thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi để xuất tiền mặt thanh toán cho nhà cung cấp. Căn cứ vào các chứng từ là phiếu thu, phiếu chi, Kế toán thanh toán tiến hành lập Báo cáo quỹ (được lập 5 ngày 1 lần). Sau khi được kiểm tra bởi Kế toán trưởng và Giám đốc, cuối tháng kế toán thanh toán tiến hành lập “Nhật ký chứng từ số 1”. Ví dụ: Theo Hóa đơn 76118 ngày 05 tháng 03 năm 2008 Công ty mua 50m Cáp ruột đồng TC/XLPE1x70 với đơn giá 125.000 đ/m của Công ty TNHH thiết bị điện Hải Long, thanh toán ngay bằng tiền mặt với số tiền 6.562.500 đ (đã bao gồm thuế GTGT 5%: 312.500 đ). Nghiệp vụ này được thể hiện trên Nhật ký chứng từ số 1 như sau (Biểu số 07): BIẾU SỐ 07: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ ĐIỆN LỰC 150 HÀ HUY TẬP, YÊN VIÊN, GIA LÂM, HÀ NỘI NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Có TK 111 - Tiền mặt Tháng 03 năm 2008 Ngày Ghi Có TK 111, Ghi Nợ các TK Cộng có TK 111 131 152 133 141 … 331 641 642 … 05/03 6.250.000 312.500 6.562.500 09/03 7.552.300 7.552.300 10/03 5.005.260 5.005.260 … … Tổng cộng … 150.725.546 7.536.277 45.000.000 … 514.984.100 … … … 1.122.536.420 Lập ngày 31 tháng 03 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập Phạm Thu Hằng Lê Thúy Hương c. Trường hợp mua NVL thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Khi phát sinh các nghiệp vụ mua NVL thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, Kế toán thanh toán dựa vào Giấy báo Nợ của ngân hàng, các Hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho (Đã qua kiểm tra, đối chiếu của Kế toán trưởng và Giám Đốc) để lập Nhật ký chứng từ số 2. Ví dụ: Theo Hóa Đơn 52223 ngày 08 tháng 03 năm 2008 Công ty mua 20.460 kg Thép tấm F10x1500x6000mm với đơn giá 11.890 đ/kg của Công ty Cổ phần SX & TM Hoàng Đạt, thanh toán bằng chuyển khoản với số tiền 255.432.870 đ (đã bao gồm thuế GTGT 5%: 12.163,470 đ). Theo Hóa đơn 52245 ngày 21 tháng 03 năm 2008 Công ty mua 10.900 kg Thép tấm F10x1500x6000mm với đơn giá 12.000 đ/kg của Công ty Cổ phần SX & TM Hoàng Đạt, thanh toán bằng chuyển khoản với số tiền 137.340.000 đ (đã bao gồm thuế GTGT 5%: 6.540.000 đ) … Các nghiệp vụ này được thể hiện trên Nhật ký chứng từ số 2 như sau (Biểu số 08): BIỂU MẪU 08: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ ĐIỆN LỰC 150 HÀ HUY TẬP, YÊN VIÊN, GIA LÂM, HÀ NỘI NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng Tháng 03 năm 2008 Ngày Ghi Có TK 112, Ghi Nợ các TK Cộng có TK 112 131 152 133 141 … 331 641 642 … 08/03 243.269.400 12.163.470 255.432.870 … 12/03 3.524.123.000 3.524.123.000 … 18/03 82.056.121 82.056.121 18/03 100.522.120 100.522.120 … 21/03 130.800.000 6.540.000 137.340.000 … Tổng cộng 525.112.600 26.255.630 … … 40.521.076.163 … … … 42.112.986.640 Lập ngày 31 tháng 03 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập Phạm Thu Hằng Nguyễn Thu Quỳnh d. Trường hợp mua NVL chưa thanh toán với người bán Tại Công ty Cổ phần Cơ khí Điện lực, khi phản ánh tình hình NVL chưa về nhập kho, Công ty không sử dụng “TK Hàng mua đang đi đường” mặc dù trên thực tế có trường hợp hàng về mà Hóa đơn chưa về trong tháng hoặc ngược lại. Trong trường hợp đó, công ty không tiến hành hạch toán mà chờ đến khi hàng về mới hạch toán thẳng vào TK 152 như bình thường. Để theo dõi việc thanh toán khi mua NVL nhập kho chưa thanh toán với người bán, kế toán sử dụng “Sổ chi tiết 331” và “Nhật ký chứng từ số 5”. Sổ chi tiết thanh toán với người bán (Sổ chi tiết 331): Là sổ phản ánh thông tin chi tiết về tình hình thanh toán với các nhà cung cấp vật tư. Do chỉ có trường hợp hàng và Hóa đơn cùng về mới làm thủ tục nhập kho và thanh toán nên phần ghi Có TK 331 hàng ngày căn cứ vào Hóa đơn do Phòng Kinh doanh chuyển lên. Phần ghi Nợ hàng ngày căn cứ vào các chứng từ như: Phiếu chi, Giấy ủy nhiệm chi, … hay khi Công ty ứng trước tiền cho nhà cung cấp. Nhật ký chứng từ số 5: Được dùng để theo dõi tổng hợp mỗi quan hệ hạch toán với nhà cung cấp vật tư, dịch vụ cho Công ty. Cơ sở ghi sổ là Hóa đơn, chứng từ liên quan được tổng hợp vào cuối tháng. NKCT số 5 được mở mỗi tháng một lần để theo dõi tình hình thanh toán với người bán, mỗi đơn vị bán được theo dõi trên một dòng (Biểu số 09). {Excel} Biểu số 9 e. Trường hợp Công ty tạm ứng cho cán bộ đi mua NVL Khi có nhu cầu mua NVL, căn cứ vào “Giấy đề nghị mua NVL” do Phó Giám đốc kỹ thuật sản xuất ký duyệt, nhân viên tiếp liệu sẽ được tạm ứng đi mua NVL. Số tiền tạm ứng được theo dõi trên “Sổ chi tiết 141” cho đối tượng nhận tạm ứng. Cuối tháng, kế toán tạm ứng sẽ căn cứ vào số liệu trên “Sổ chi tiết 141” ghi vào “Nhật ký chứng từ 10” (Biểu số 10), mỗi người được ghi một dòng trên Nhật ký. Khi NVL về nhập kho với đầy đủ chứng từ hợp lệ, nhân viên thu mua sẽ viết “Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng” để kế toán có cơ sở thanh toán. {Excel} Biểu số 10 2.2.3. Hạch toán Xuất kho NVL 2.2.3.1. Thủ tục Xuất kho NVL và các chứng từ sử dụng Tại Công ty các nghiệp vụ xuất kho chỉ là xuất kho NVL cho sản xuất. Trường hợp thuê ngoài gia công chế biến ở Công ty thường là xuất thẳng từ sản xuất đi gia công, sau khi gia công thì nhập lại kho của Công ty. Tại các phân xưởng sản xuất, các tổ trưởng sản xuất xác định số vật liệu cần thiết để dùng vào sản xuất sản phẩm, rồi lập “Phiếu xin xuất vật tư”. Phiếu này được lập thành 2 liên. 1 liên do bộ phận sản xuất giữ, liên còn lại chuyển cho kế toán vật tư để làm căn cứ ghi phiếu xuất kho. Phiếu xin xuất vật tư khi được Giá