Chuyên đề Nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty THHN Xây dựng công trình Hồng Nhân

g chủ yếu được xây dựng theo các công trình mà Công ty thực hiện tuy nhiên tại Công ty cũng như tại các đội công trình và xí nghiệp trực thuộc đều có hệ thống kho tàng. Hệ thống kho tàng này chủ yếu chứa máy móc thiết bị, còn nguyên vật liệu dự trữ tại đây chủ yếu là cát (do cát là loại nguyên vật liệu mang tính mùa vụ, chỉ có thể khai thác vào mùa khô, nhưng lượng nguyên vật liệu này dự trữ chỉ mang tính dự phòng). Tại Công ty nguyên vật liệu chỉ mua khi có công trình thực hiện nhằm đảm bảo nguồn vốn lưu động không bị ứ đọng, quay vòng phục vụ cho hoạt động kinh doanh khác của Công ty. Mặt khác nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty có rất sẵn trên thị trường. Vì vậy Công ty không gặp khó khăn trong việc thu mua nguyên vật liệu. Trong xây dựng, kho bãi có rất nhiều loại khác nhau; tuỳ theo quy mô công trình và diện tích mặt bằng mà thiết kế vị trí kho bãi hợp lí. Thông thường thì đối với các công trường xây dựng đường giao thông, vị trí kho bãi thường đặt tại khu vực trung tâm theo chiều dài của công trình, nơi gần công trường nhất. Đồng thời, tuỳ vào tính chất, đặc điểm của nguyên vật liệu cần bảo quản và đặc điểm từng loại công trường, đặc điểm của địa phương…để lựa chọn các giải pháp kết cấu kho bãi hợp lý. Nhưng kết cấu kho bãi phải đảm bảo các tiêu chuẩn như kết cấu phải đơn giản, gọn nhẹ có thể tái sử dụng, kết cấu tận dụng nguyên vật liệu của địa phương, kết cấu phải đảm bảo được chức năng bảo quản tốt các loại nguyên vật liệu, phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi trường… nhằm đảm bảo được chức năng bảo quản các loại nguyên vật liệu, tiết kiệm chi phí, từ đó góp phần làm giảm tổng chi phí cho công trình. Cụ thể: * Nếu có diện tích mặt bằng rộng, quy mô công trình lớn thì thông thường có các loại kho sau: - Kho lộ thiên: Kết cấu chủ yếu là diện tích mặt nền được gia cố để chịu được trọng lượng các loại vật liệu và thoát nước mưa. Ví dụ: bãi cát, sỏi, đá - Kho có mái che: Kết cấu chủ yếu là bộ khung có mái lợp chống được mưa nắng thường là lợp bằng tấm fibro xi măng hoặc tôn. Ví dụ: Kho thép, kho máy móc thiết bị. - Kho kín: Kết cấu chủ yếu là phần luồng, mái cửa bao che phải kín, chống được tác động của thiên nhiên. Ví dụ: Các kho xi măng, sơn, thiết bị máy móc. - Kho đặc biệt: Đây là kho có kết cấu đặc biệt như xăng dầu…. * Nếu diện tích thi công hẹp: trên mỗi công trường bố trí một số loại kho bãi sau: - Kho xi măng: Chỉ bố trí mang tính bổ sung cho 1 số kết cấu công trình (như đổ bê tông). - Kho thép: Ở dạng bán kiên cố, có thể dùng các loại vải bạt chống mưa để che. Lượng thép trong kho phải căn cứ vào tiến độ thi công. - Các loại vật liệu như đá, cát, sỏi được cung cấp liên tục theo đúng tiến độ và nhu cầu sử dụng. Nhìn chung hệ thống kho tàng của Công ty được sắp xếp 1 cách hợp lý và tương đối thuận tiện cho việc tiếp nhận, cấp phát và bảo quản nguyên vật liệu. Có thể thấy được tình hình phân loại kho và bố trí kho của công ty thông qua biểu định mức cất chứa nguyên vật liệu ở công trường do công ty xây dựng: Bảng 2.1.1: Định mức cất chứa nguyên vật liệu ở công trường TT Tên vật liệu Đơn vị Lượng vật liệu trên 1m2 Chiềucao chất v. liệu (m) Cách chất Loại kho I. Vật liệu trơ 1. Sỏi, cát, đá dăm M3 3- 4 5 - 6 Đánh đống Bãi lộ thiên 2. … … … … … … II. Vật liệu Silicat 1. Xi măng bao Tấn 1.3 2 Xếp chồng Kho lán 2. … … … … … … III. Vật tư hoá 1. Sơn đóng hộp Tấn 0.7-1 2-2.2 Xếp chồng Kho kín 2. Nhựa đường Tấn 0.9-1 Xếp chồng Kho hở 3. Thùng xăng dầu Tấn 0.8 Xếp chồng Kho đặc biệt Phương pháp bảo quản của Công ty Do hoạt động thi công xây lắp được tiến hành ngoài trời, chịu ảnh hưởng của các yếu tố tự nhiên. Hơn thế nữa lượng nguyên vật liệu trong thi công có số lượng lớn, đa dạng và phong phú về chủng loại nên công tác bảo quản nguyên vật liệu rất quan trọng và cần thiết. Phương pháp bảo quản: tuỳ vào đặc điểm, tính chất của từng loại nguyên vật liệu mà Công ty đề ra những phương thức bảo quản phù hợp. Ví dụ như những loại nguyên vật liệu cần phải bảo quản không cho tiếp xúc trực tiếp với khí trời thì phải cất trong kho kín như xi măng, hoá chất, sơn. Đối với những loại nhiên liệu dễ gây cháy nổ, Công ty có những biện pháp bảo quản nghiêm ngặt, có trang thiết bị chắc chắn an toàn như cứu hoả, cấp cứu. Các loại kho được kết cấu đảm bảo các tiêu chuẩn bảo quản nguyên vật liệu. Ví dụ như đối với kho xăng dầu: đây là kho đặc biệt chứa vật liệu dễ cháy nên đã được thiết kế cẩn thận. Thường chứa chúng trong các bể chứa riêng bằng thép hoặc đóng thùng để trong kho kín. Các bể xăng dầu có loại để trên mặt đất, có loại chìm hẳn dưới đất, hoặc nửa chìm, nửa nổi. Xung quanh kho xăng dầu để nổi, trên mặt đất đắp bờ đất cao trên 1m, mặt bờ rộng 0,8m để phòng cháy, khoảng cách kho đến các công trường lân cận trên 50m, trên các bể nổi chứa bằng thép phải có thu lôi chống sét, phải có mái che đậy để tránh nắng. Vị trí kho xăng dầu ở cuối hướng gió. Việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu hợp lý và tiết kiệm đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó đảm bảo việc sử dụng nguyên vật liệu đúng mục đích, đúng số lượng, chất lượng, đúng quy trình kĩ thuật nhằm bảo đảm chất lượng và tiến độ thi công, hạn chế những hao hụt và lãng phí quá mức, từ đó làm giảm chi phí nguyên vật liệu, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và vốn kinh doanh nói chung. Việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu do các đội trực tiếp quản lý, các thành viên trong ban lãnh đạo đội phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về công tác sử dụng nguyên vật liệu của đội mình. Trong đó, phó ban kĩ thuật phối hợp với các cán bộ kĩ thuật, là người trực tiếp có trách nhiệm đôn đốc và hướng dẫn công nhân làm đúng yêu cầu kĩ thuật, tránh tình trạng hao phí nguyên vật liệu làm cho chi phí nguyên vật liệu vượt quá cao so với dự tính kế hoạch. Đồng thời hàng ngày phó ban kĩ thuật sẽ có một quyển Nhật kí riêng để ghi chép tất cả công việc mà đội thực hiện trong ngày và ghi cả số lượng nguyên vật liệu đã chi dùng cho các công việc. Để thực hiện công tác quản lý tốt, định kỳ hàng quý, hàng năm tuỳ theo thời gian dự kiến thực hiện công trình, các cán bộ phòng ban có liên quan của Công ty (gồm đại diện phòng kinh tế-kế hoạch; tài chính kế toán; kĩ thuật; vật tư thiết bị và ban Giám đốc) tiến hành kiểm tra việc sử dụng nguyên vật liệu tại các đội để kịp thời có biện pháp nếu sử dụng nguyên vật liệu không đúng mục đích và chưa hiệu quả. Tuy nhiên ban kiểm tra không chỉ kiểm tra tình hình sử dụng nguyên vật liệu trên tài liệu giấy tờ như báo cáo của đội, xí nghiệp về tình hình sử dụng nguyên vật liệu mà còn tiến hành kiểm tra thực tế ở từng đội công trình và xí nghiệp. Công việc kiểm tra này được thực hiện như sau: Cán bộ chuyên môn sẽ căn cứ vào lượng nguyên vật liệu đã nhập kho, tính toán khối lượng nguyên vật liệu đã đưa vào sử dụng; kiểm kê nguyên vật liệu còn tồn trong kho. Từ đó xem xét việc sử dụng nguyên vật liệu có hợp lý và tiết kiệm hay không. Đồng thời Công ty cũng có những chế độ khuyến khích và chế độ quy trách nhiệm về việc sử dụng nguyên vật liệu. Tuy nhiên các chế độ này vẫn chưa được quy định rõ ràng và ban hành toàn Công ty. Tại Công ty, sẽ có chế độ khen thưởng đối với các đội có mức sử dụng nguyên vật liệu hợp lý và tiết kiệm; ngược lại đội nào sử dụng nguyên vật liệu còn lãng phí sai mục đích sẽ bị nhắc nhở để rút kinh nghiệm. Nhưng mức khen thưởng hay kỉ luật như thế nào thì không quy định cụ thể. Còn lại các đội và xí nghiệp thì mỗi đội đều có chế độ thưởng phạt riêng, tuỳ thuộc vào điều kiện của từng đội. Tại đội công trình và xí nghiệp việc kiểm tra sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên và định kỳ do tổ kiểm tra gồm cán bộ ban kế hoạch kỹ thuật, ban tài chính kế toán, ban vật tư, ban Giám đốc tiến hành thực hiện kiểm tra. Những vật tư không sử dụng hết đều được nhập lại kho, những vật tư có thể tận dụng để sử dụng lại đều được thu hồi. Với công tác tổ chức quản lý sử dụng nguyên vật liệu khá hợp lý và chặt chẽ như vậy, cùng với sự cố gắng của đội ngũ công nhân nhìn chung việc sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty đã hợp lý và tiết kiệm đảm bảo chất lượng và tiến độ chung cho các công trình. Mặt khác, do việc xác định kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu đã tính toán cả lượng dự phòng nguyên vật liệu thông qua hệ số dự phòng mà trong quá trình tổ chức thi công luôn có những sai số giữa tính toán thiết kế và thực tế thi công vì vậy mà thực tế sử dụng nguyên vật liệu năm 2006 của công ty ít hơn so với kế hoạch Bảng 2.1.2: Sử dụng vật tư kĩ thuật Năm 2006 Đơn vị tính: triệu đồng Stt Tên vật tư ĐVT Tổng cộng Định mức (Theo dự toán) Thực tế thực hiện Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Đá các loại Cấp phối đá dăm Cát vàng Dầu Diezel Dầu Fo Mỡ Dầu phụ Xăng Nhựa đường Nhũ tương Nhựa MC Cát san lấp Bột đá Xi măng Thép các loại Đá my bột Sơn các loại Hạt phản quang Gạch lá dừa m3 m3 m3 l kg kg l l tấn tấn l m3 tấn tấn kg m3 kg kg viên 73099 56.749 17.359 952.254 789.700 445 14.646 26.609 5.565 226 170.530 36.679 4.549 459 9.172 9.183 2150 225 100.000 7.475.350 3.044 1.055 4.134 2.777 7 182 155 22.875 797 772 1.578 1.398 349 79 593 22 2 93 64.577 46.451 16.809 884.504 785.090 255 12.390 25.142 5.290 203 170.530 36.679 2.959 313 9.172 9.183 2.150 225 100.000 4.812 2.521 1.002 3.836 2.760 4 154 146 22.269 716 772 1.578 880 231 79 593 22 2 93 Tổng cộng giá trị 45.263 42.473 Nhìn chung công tác bảo quản nguyên vật liệu như hiện nay của Công ty là khá tốt tránh được sự hao hụt, mất mát nguyên vật liệu, đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu. Nhưng bên cạnh đó vẫn còn những việc còn tồn tại về việc bảo quản như hệ thống kho tàng của Công ty được xây dựng chưa khoa học, chưa hợp lý. Các kho thường xây dựng lộn xộn không theo một quy hoạch và một trình tự sao cho việc sử dụng để thi công diễn ra trôi chảy. Các quy định về việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu chưa thật sự rõ ràng và chưa có ban hành thành những văn bản cụ thể. Bên cạnh đó vấn đề khên thưởng kỷ luật chưa dứt khoát, còn qua loa lấy lệ, còn nặng về hình thức. Vì thế việc chấp hành các quy định về việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu còn hạn chế và chưa mang lại nhiều hiệu quả. 2.1.2. Hình thức quản lý việc thu mua và cấp phát nguyên vật liệu của Công ty TNHH Xây dựng công trình Hồng Nhân 2.1.2.1. Biện pháp dự báo nhu cầu sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu của Công ty Trong một doanh nghiệp, công tác dự báo nói chung và công tác dự báo nhu cầu sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu nói riêng là 1 nội dung quan trọng trong công tác quản lý. Như vậy dự báo nhu cầu sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu, và cấp phát nguyên vật liệu, là căn cứ để xác định nhu cầu sử dụng, nhu cầu cần dự trữ, là căn cứ khoa học để tìm ra nguyên nhân gây lãng phí nguyên vật liệu và theo dõi, đánh giá việc sử dụng nguyên vật liệu. Bên cạnh đó dự báo nhu cầu sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu còn là căn cứ để tính giá thành công trình, tính toán nhu cầu vốn lưu động và huy động các nguồn vốn một cách hợp lý. Chính vì vai trò vô cùng quan trọng của dự báo nhu cầu sử dụng và sự trữ nguyên vật liệu đối với Công ty nên công tác dự báo nguyên vật liệu rất được các Công ty quan tâm chú trọng đến. Tại Công ty TNHH Xây dựng công trình Hồng Nhân xuất phát từ vai trò xây dựng trong nền kinh tế quốc dân nên việc dự báo nhu cầu sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu rất được quan tâm. Nhu cầu cần sử dụng: Việc xác định nhu cầu cần sử dụng được tính cụ thể cho từng chủng loại, theo quy cách, cỡ loại, chất lượng theo đúng yêu cầu đã được nêu ra trong hồ sơ mời thầu. Đối với những loại nguyên vật liệu chính, quan trọng như xi măng, sắt thép…sẽ được phòng vật tư thiết bị mua. Lượng nguyên vật liệu cần sử dụng được tính toán theo phương pháp tính theo công trình: Nci= KL*ĐMi*Hi Trong đó: Nci: Loại nguyên vật liệu loại i cần dùng KL: Khối lượng công việc cần thi công (Xác định KL căn cứ vào bản vẽ thiết kế công trình xây dựng theo hợp đồng, công việc này sẽ do phòng kĩ thuật đảm nhiệm ) ĐMi: Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu loại i cho 1 đơn vị công việc (ĐMi do Nhà Nước qui định tại văn bản TCVN 1242 về việc sử dụng nguyên vật liệu ) Hi: Hệ số dự phòng thi công được tính cho loại nguyên vật liệu i (Hiện đang áp dụng H= 1,025-1,05 tức là lượng dự phòng cho phép trong thi công từ 2,5% đến 5%. Phải tính đến lượng dự phòng này trong việc xác định nhu cầu sử dụng là do trong quá trình tổ chức thi công không thể tránh khỏi những sai số giữa tính toán thiết kế và thực tế thi công). Đối với những loại nguyên vật liệu phụ, rẻ tiền, mau hỏng khó xác định chính xác nên thường Công ty sẽ giao cho các đội, xí nghiệp trực tiếp chịu trách nhiệm mua và toàn bộ chi phí đó được tính vào chi phí của công trình. Việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu sử dụng căn cứ vào các bản vẽ thiết kế công trình xây dựng theo hợp đồng, dựa vào chương trình sản xuất xây dựng của năm, quý, dựa vào định mức tiêu dùng nguyên vật liệu do Nhà nước ban hành. Nhu cầu cần dự trữ: Việc xác định nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu của Công ty phụ thuộc vào các yếu tố sau: Khối lượng hạng mục công trình, tiến độ thi công dự án, vùng cung cấp nguyên vật liệu nhiều hay ít (nếu nhiều thì lượng dự trữ nguyên vật liệu sẽ giảm ít nhằm giảm chi phí lưu kho và ngược lại nếu ít thì lượng dự trữ sẽ nhiều), phụ thuộc vào mùa khai thác nguyên vật liệu (ví dụ đối với loại nguyên vật liệu cát: mùa cạn dễ khai thác, lượng cát nhiều trên thị trường thì lượng dự trữ là rất ít; mùa nước do việc khai thác bị hạn chế giá cát cao hơn và ít hơn trên thị trường nên lượng dự trữ sẽ nhiều), sự biến động giá cả nguyên vật liệu (lượng mua sẽ lớn hơn). Như vậy nhìn chung, việc xác định lượng nguyên vật liệu dự trữ phải căn cứ vào tình hình thực tế của công trình cũng như thị trường nguyên vật liệu để đưa ra chủng loại, số lượng cần thiết cho dự trữ; căn cứ vào định mức tiêu dùng nguyên vật liệu do Nhà nước quy định ban hành. Theo kinh nghiệm trên công trường, trước khi khởi công công trình phải đảm bảo dự trữ 30% khối lượng các loại nguyên vật liệu chính của năm kế hoạch đầu tiên mới cho phép khởi công. Tiếp theo, thời gian dự trữ được lấy theo quy phạm, khối lượng dự trữ được tính theo tiến độ hoặc tính toán theo định mức dự trữ cho phép. Lượng nguyên vật liệu dự trữ tại kho bãi công trường: (Dmax) Dmax = ( Rmax/T * k ) * Tdt Trong đó: Rmax: là tổng khối lượng vật liệu sử dụng lớn nhất trong 1 kì kế hoạch T: Thời gian sử dụng vật liệu trong kì kinh doanh k: Hệ số tiêu dùng vật liệu không điều hoà, thường lấy từ 1,2-1,6 Tdt: Số ngày dự trữ vật liệu (có thể lấy theo tính toán hoặc theo quy phạm). 2.1.2.2. Hình thức ghi chép quản lý việc thu mua và cấp phát nguyên vật liệu của Công ty Tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng: Ý nghĩa của việc tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng nguyên vật liệu đối với một doanh nghiệp mà chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong giá thành như Công ty TNHH Xây dựng công trình Hồng Nhân là rất lớn. Bởi vì việc lựa chọn người cung ứng với tổng giá cả và chi phí vận tải nhỏ nhất đối với Công ty sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới chi phí công trình và do đó làm tăng lợi nhuận có thể thu được. Mặt khác, thị trường luôn có nhiều loại nguyên vật liệu với phẩm cấp khác nhau, có loại đáp ứng yêu cầu sản xuất và chất lượng của công trình nhưng có loại không đáp ứng được các yêu cầu này. Vì vậy việc tính toán đầy đủ các khía cạnh cần thiết để lựa chọn người cung ứng nguyên vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng đối với Công ty TNHH Xây dựng công trình Hồng Nhân. Nhận thức rất rõ về điều đó, Công ty rất quan tâm đến việc tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng nguyên vật liệu đáp ứng được yêu cầu cho hoạt động sản xuất và kinh doanh của Công ty. Với đặc trưng của ngành nghề xây dựng là cần sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu khác nhau có phẩm cấp khác nhau do vậy đối với mỗi loại nguyên vật liệu Công ty đưa ra cách tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng khác nhau, cụ thể như sau: - Đối với những loại nguyên vật liệu như gạch, đá, cát, sỏi chỉ cần đáp ứng được các tiêu chuẩn về kỹ thuật mà Bộ giao thông vận tải hoặc do Nhà nước ban hành (ví dụ tiêu chuẩn về độ sạch, kích cỡ) thì Công ty thường tận dụng các nguồn tại địa phương, nơi công trình được tiến hành thi công. Bởi vì đây là nguồn cung ứng vẫn có thể đảm bảo chất lượng mà giảm được chi phí vận chuyển và tận dụng được các ưu đãi của địa phương. - Đối với những loại nguyên vật liệu quan trọng như sắt, thép, xi măng thì việc lựa chọn người cung ứng còn phải căn cứ vào yêu cầu của chủ đầu tư về chất lượng, chủng loại, kích cỡ nguyên vật liệu trong hồ sơ mời thầu. Căn cứ vào yêu cầu đó mà Công ty lựa chọn nhà cung ứng đáp ứng được yêu cầu. Ví dụ như chủ đầu tư yêu cầu là xi măng PC30 theo tiêu chuẩn Việt Nam thì Công ty lựa chọn các nhà máy xi măng của TW là nhà cung ứng. Như vậy Công ty sẽ xem xét những nhà cung ứng đáp ứng được yêu cầu, tham khảo giá và các yêu cầu khác nhau để lựa chọn. Sau đó Công ty liên hệ với nhà cung ứng để thực hiện kí kết hợp đồng. Công ty định kỳ tiến hành đánh giá người cung cấp thông qua 1 hệ thống các chỉ tiêu như giá cả, thời hạn cung ứng, việc thực hiện các hợp đồng… để từ đó sẽ chủ động tìm nguồn cung ứng thích hợp. - Với những nguyên vật liệu nhỏ, lẻ như đinh, dây thì các đội tự tiến hành mua tại các đại lý, với tiêu chuẩn chúng phục vụ được yêu cầu của công việc. Việc mua nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu phải thực hiện qua các khâu trung gian (các hãng kinh doanh về nguyên vật liệu, các tổ chức đại lý…). Về nguyên tắc việc mua trực tiếp nguyên vật liệu từ chính nơi sản xuất ra có lợi hơn mua qua trung gian, việc mua qua trung gian tuy có làm tăng chi phí mua nhưng lại là cần thiết vì nguyên vật liệu phân tán ở nhiều nơi (như cát, sỏi), doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu ở xa nơi công trình như xi măng, sắt, thép hay có loại nguyên vật liệu phải nhập khẩu như nhựa đường nhập khẩu. Công tác tổ chức mua sắm và vận chuyển nguyên vật liệu: Công ty thực hiện công tác tổ chức mua sắm nguyên vật liệu khá tốt, đảm bảo được yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Sơ đồ 2.1: Quy trình mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp công nghiệp Thực hiện đơn hàng Thương lượng và đặt hàng Biểu hiện cầu Tìm và chọn người bán Thoả mãn Không thoả mãn Đánh giá kết quả mua Phương thức giao nhận, kiểm kê nguyên vật liệu: Trong hợp đồng mua bán Công ty đã thoả thuận địa điểm giao nhận nguyên vật liệu rất cụ thể. Ví dụ như với các loại nguyên vật liệu đặc biệt như xăng, dầu, nhựa đường, xi măng cần có sự quản lý chặt chẽ và cần có sự điều phối chung thì mới chở đến kho công trình, rồi theo kế hoạch sẽ cung cấp cho các đơn vị. Các loại nguyên vật liệu như cát, sỏi, đá sẽ giao nhận tại kho bãi công trường. Một số loại nguyên vật liệu khác như dây, xi măng trắng thực hiện mua theo phương thức mua đứt bán đoạn, Công ty sẽ thanh toán và nhận ngay tại địa điểm mua. Sau khi nguyên vật liệu được vận chuyển về kho bãi thì thủ kho tiến hàng tiếp nhận (công tác tiếp nhận nguyên vật liệu là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua, vận chuyển và bộ phận quản lý nguyên vật liệu). Nhưng trước tiên nguyên vật liệu phải được ban kiểm nghiệm (gồm có một đại diện phòng vật tư thiết bị, một đại diện phòng kĩ thuật và thủ kho hoặc là bao gồm đại diện ban vật tư thiết bị, ban kế hoạch kỹ thuật và thủ kho của đội nếu nguyên vật liệu do đội công trình tự mua) tiến hành kiểm nghiệm về chất lượng, số lượng, chủng loại, quy cách có hợp tiêu chuẩn hay không (mẫu biên bản kiểm nghiệm). Mẫu 1: Biên bản kiểm nghiệm Đơn vị Mẫu số 05-VT Bộ phận Ban hành theo quyết định số 186 C/CĐKT ngày 14-3-1995 Của Bộ tài chính BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM (vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày…tháng…năm… Số:….. -Căn cứ…..số…ngày….tháng…..năm….của……………………………….. -Đã kiểm nghiệm các loại STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất VT (SP,HH) Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách phẩm chất Số lượng không đúng quy cách phẩm chất A B C D E 1 2 3 F -Ban kiểm nghiệm gồm: Ông, bà: Trưởng ban Ông, bà: uỷ viên Ông, bà: uỷ viên Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đại diện kĩ thuật Thủ kho Trưởng ban Trên cơ sở hoá đơn giao báo nhận hàng và các biên bản kiểm nghiệm,thủ kho tiếp nhận nguyên vật liệu và chuyển vào kho, bộ phận quản lý nguyên vật liệu có trách nhiệm bảo quản không để xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mát. Việc xác nhận nguyên vật liệu vào kho phải được cán bộ quản lý vật tư, cán bộ kĩ thuật, thủ kho xác nhận thông qua phiếu nhập kho. Mẫu 2: Phiếu nhập kho Đơn vị:………. Địa chỉ:……… C/QĐ/CĐKT Mẫu số: 01- VT Theo QĐ:1141- VT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày…tháng…năm… Nợ…..Số:…… Có…….. - Họ tên người giao hàng - Theo số ngày tháng năm của -Nhập tại kho: ..... .. .… …..…….. …… Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VT (SP,HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 … … …………….. …………….. …………….. …… …… …… ….. ….. ….. ……… ……… ……… ……. ……. ……. …. …. …. ……. ……. ……. Cộng Cộng thành tiền (bằng chữ): Nhập, ngày….tháng….năm…. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho Khi tiếp nhận thủ kho ghi số thực nhận, cùng với người giao hàng kí vào phiếu nhập kho và vào cột của thẻ kho, chuyển phiếu nhập kho cho bộ phận kế toán kí nhận vào sổ giao nhận chứng từ. Công tác quản lý việc cấp phá,t xuất kho nguyên vật liệu của công ty Công tác cấp phát nguyên vật liệu ở Công ty được tiến hành theo hình thức cấp phát theo yêu cầu. Hình thức cấp phát này căn cứ vào nhu cầu sử dụng hàng ngày mà người phụ trách kĩ thuật trực tiếp đề xuất với thủ kho xuất nguyên vật liệu cung cấp cho các tổ đội. Việc xác định nhu cầu sử dụng hàng ngày do người phụ trách kĩ thuật căn cứ vào hệ thống định mức sử dụng và nhiệm vụ được giao trong ngày( theo tiến độ thi công). Thủ kho có trách nhiệm cấp nguyên vật liệu theo đúng số lượng, chất lượng, quy cách đã ghi trong hoá đơn mà người phụ trách kĩ thuật trực tiếp đã ký. Việc cấp phát nguyên vật liệu được thực hiện thông qua phiếu xuất kho theo ngày làm việc. Khi nguyên vật liệu xuất kho phải có sự xác nhận của các bên có liên quan bao gồm: Thủ trưởng đơn vị, phụ trách bộ phận cung tiêu, người nhận hàng và thủ kho để đảm bảo tính chính xác, trung thực và trách nhiệm. Mẫu 3: phiếu xuất kho Đơn vị……… Địa chỉ……... PHIẾU XUẤT KHO Ngày….tháng…năm…. Mẫu số:01-VT Theo QĐ:114-VT TC/QĐ/CĐ Kinh tế. Ngày 1 tháng 11 năm1995 của Bộ Tài Chính Nợ:…..số….. Có:…..số…. Họ tên người nhận hàng: Địa chỉ (bộ phận). Xuất tại kho: Sstt Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất VT (SP,HH) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 … …. … … … … … …. Cộng Lý do xuất kho: Cộng thành tiền (viết bằng chữ): Xuất, ngày….tháng…..năm….. Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận sử dụng Người nhận hàng Thủ kho Nhìn chung khi tiến hành công tác cấp phát nguyên vật liệu tại Công ty đã đảm bảo mọi thủ tục giấy tờ được thực hiện chính xác, đầy đủ, quá trình diễn ra kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho các đội tận dụng triệt để và có hiệu quả công suất thiết bị và thời gian lao động của công nhân từ đó góp phần nâng cao hiệu quả tiến độ của các công trình mà Công ty thi công. 2.2. Hình thức tổ chức bố trí và quản lý hàng tồn kho, định mức dự trữ nguyên vật liệu. Hình thức bố trí kho tàng của Công ty Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty chủ yếu là thực hiện xây dựng các công trình. Bất kì một doanh nghiệp nào thì quá trình sản xuất kinh doanh đều cần phải có hệ thống kho tàng bởi vì trong quá trình sản xuất kinh doanh luôn luôn có sự tách biệt giữa việc mua sắm nguyên vật liệu với việc sử dụng chúng. Nhưng do đặc trưng của ngành nghề xây dựng, hệ thống kho tàng chủ yếu được xây dựng theo các công trình mà Công ty thực hiện tuy nhiên tại Công ty cũng như tại các đội công trình và xí nghiệp trực thuộc đều có hệ thống kho tàng. Hệ thống kho tàng này chủ yếu chứa máy móc thiết bị, còn nguyên vật liệu dự trữ tại đây chủ yếu là cát (do cát là loại nguyên vật liệu mang tính mùa vụ, chỉ có thể khai thác vào mùa khô, nhưng lượng nguyên vật liệu này dự trữ chỉ mang tính dự phòng). Tại Công ty nguyên vật liệu chỉ mua khi có công trình thực hiện nhằm đảm bảo nguồn vốn lưu động không bị ứ đọng, quay vòng phục vụ cho hoạt động kinh doanh khác của Công ty. Mặt khác nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty có rất sẵn trên thị trường. Vì vậy Công ty không gặp khó khăn trong việc thu mua nguyên vật liệu. Trong xây dựng, kho bãi có rất nhiều loại khác nhau; tuỳ theo quy mô công trình và diện tích mặt bằng mà thiết kế vị trí kho bãi hợp lí. Thông thường thì đối với các công trường xây dựng đường giao thông, vị trí kho bãi thường đặt tại khu vực trung tâm theo chiều dài của