Chuyên đề Nâng cao hiệu quả thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng nông sản sang thị trường Châu á ở Công ty xuất nhập khẩu với Lào VILEXIM

thị trường Châu á có xu hướng tăng lên nhưng mức độ tăng không cao và so với tổng kim ngạch xuất khẩu hàng nông sản của Công ty thì tỷ trọng này có xu hướng giảm dần (năm 1999 là 80,87%; năm 2000 là 80,1%; năm 2001 là 76,6%). Nguyên nhân là do Công ty muốn đa dạng hoá và mở rộng thị trường kinh doanh của mình, giảm bớt sự phụ thuộc vào thị trường Châu á. Hơn nữa trong thời gian gần đây khu vực Châu á thường xuyên có những biến động về kinh tế, tài chính. Mặc dù từ năm 1999 trở đi, nền kinh tế của khu vực đã dần dần được khôi phục song vẫn chưa thực sự ổn định.  a. Tình hình xuất khẩu hàng nông sản sang thị trường Châu á theo mặt hàng. Bảng 7: Kết quả kim ngạch xuất khẩu hàng nông sản sang thị trường Châu á theo mặt hàng. Đơn vị: 1000 USD Chỉ tiêu Năm1999 Năm 2000 Năm 2001 Năm2002 Mặt hàng Giá trị Giá trị So sánh 2000/1999 % Giá trị So sánh 2001/2000 % Giá trị So sánh 2002/2001 % Gạo 1000 710 71 1037 146,1 1100 106,1 Lạc 1340 1370 102,2 1385 101,1 1415 102,2 Chè 1320 1582 129,7 1493 94,37 1425 95,45 Hạt tiêu 580 890 101,7 582 98,6 870 149,5 Ngô 590 650 110,2 513 78,9 550 107,2 Tổng 4830 4902 101,5 5010 102,2 5260 105 Nguồn: Báo cáo kết quảt kinh doanh xuất nhập khẩu hàng năm của Công ty VILEXIM (1999-2002). Qua bảng số liệu trên ta thấy: Năm 1999, nhìn chung các mặt hàng nông sản xuất khẩu sang thị trường Châu á của Công ty tương đối ổn định. Tuy nhiên do giá gạo trong năm 1999 rất thấp nên mặc dù lượng gạo xuất khẩu tăng nhưng giá trị xuất khẩu chỉ đạt 1.000.000 USD. Mặt hàng chè có giá trị xuất khẩu khá cao: 1.320.000 USD, chỉ đứng sau lạc 1.340.000 USD. Năm 2000, là một năm khó khăn đối với Công ty. Do thiên tai lũ lụt kéo dài ở nhiều nơi đã ảnh hưởng lớn đến sản lượng cũng như chất lượng hàng nông sản xuất khẩu của Công ty. Đặc biệt là giá trị xuất khẩu gạo giảm đáng kể (chỉ bằng 71% so với năm 1999). Các mặt hàng nông sản xuất khẩu khác như lạc, hạt tiêu, ngô có giá trị xuất khẩu tăng nhưng lượng tăng không đáng kể. Nguyên nhân của sự tăng lên này là do giá của các mặt hàng này thay đổi còn sản lượng xuất khẩu thực thì không tăng mà có phần còn giảm sút đi. Bên cạnh đo, giá trị xuất khẩu của mặt hàng chè sang thị trường Châu á lại có xu hướng tăng mạnh do nhu cầu về mặt hàng chè ở các nước trong thị trường Châu á có xu hướng tăng lên. Điều này giúp cho tổng giá trị hàng nông sản xuất khẩu sang thị trường Châu á của Công ty được ổn định. Năm 2001,tổng kim ngạch xuất khẩu hàng nông sản sang thị trường Châu á của Công ty tăng 102,2% so với năm 2000. trong đó mặt hàng gạo tăng đáng kể từ 710.000USD lên 1.037.000 USD (bằng 146,1% so với năm 2000). Các mặt hàng chè, hạt tiêu, ngô lại có xu hướng giảm mạnh, đặc biệt là mặt hàng ngô. Giá trị xuất khẩu ngô năm 2001 so với năm 2000 chỉ bằng 78,9%. Năm 2002, giá trị xuất khẩu của các mặt hàng như gạo, hạt tiêu, ngô có xu hướng tăng nhanh so với năm 2001 cụ thể như là năm 2002 gạo đạt 1100 nghìn USD tăng 6,1% so với năm 2001, hạt tiêu năm 2002 đạt 870 nghìn USD tăng 49,5% so với năm 2001; đối với ngô năm 2002 đạt giá trị xuất khẩu là 550 nghìn USD tăng 7,21% so với năm 2001. Năm 2002 là năm đạt giá trị sản lượng xuất khẩu giảm mặt hàng chè. Cụ thể năm 2002 đạt 1425 nghìn USD giảm 4,5% so với năm 2001. Qua phân tích trên ta thấy, mặc dù mặt hàng nông sản là mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của Công ty và thị trường Châu á là thị trường xuất khẩu truyền thống, song lượng hàng xuất khẩu đối với từng loại mặt hàng vẫn chưa ổn định và luôn thay đổi theo từng thời kỳ. Để có được sự phát triển lâu dài, Công ty cần đề ra các phương hướng phát triển hợp lý hơn nữa để tạo được nguồn hàng ổn định, có chất lượng. Đồng thời cần đa dạng hoá các mặt hàng nông sản xuất khẩu để từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty. b. Tình hình xuất khẩu hàng nông sản sang thị trường Châu á theo từng nước: Qua phân tích bảng số liệu trên ta thấy: Năm 2000, hầu hêtá việc xuất khẩu hàng nông sản sang thị trường Châu á của Công ty đều có kim ngạch xuất khẩu tăng. Nhưng bên cạnh đó, kim ngạch xuất khẩu của Công ty sang một số thị trường như: Indonexia, Singapore, Malaixia lại có xu hướng giảm xuống. Tỷ trọng xuất khẩu sang các nước này năm 2000 so với năm 1999 là: 98,4%; 89,5%; 81%. Nguyên nhân của việc giảm sút này là do việc giảm giá và chất lượng gạo của Việt Name giảm sút. Thị trường Indonexia, Malayxia, Singapore là những thị trường nhập khẩu gạo truyền thống của Công ty nên việc giảm sút trong tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu gạo cuả Công ty đã ảnh hưởng đến tỷ trọng xuất khẩu hàng nông sản sang các thị trường này. Năm 2001 và năm 2002 nhìn chung kim ngạch xuất khẩu hàng nông sản của Công ty sang các nước trong thị trường Châu á là tương đối ổn định tăng đều. Chỉ có hai thị trường Hàn Quốc và ấn Độ thì kim ngạch xuất khẩu nông sản giảm xuống so với năm 2000 nhưng tỷ trọng giảm không đáng kể. Tổng kim ngạch xuất khẩu hàng nông sản của Công ty sang thị trường Châu á năm 2001 và năm 2002 so với năm 2000 tăng 2,2 và 1,2%. Triển vọng xuất khẩu của Công ty sang thị trường Châu á trong tương lai là rất khả quan. III. Thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng nông sản sang thị trường Châu á tại công ty xuất nhập khẩu với Lào VILEXIM. Sau khi Công ty và đối tác ký kết hợp đồng xuất khẩu nông sản nghĩa là quyền lợi mỗi bên được xác lập. Công ty xuất nhập khẩu với Lào phải tiến hành sắp xếp phần việc phải làm và ghi thành bảng biểu để theo dõi kịp thời thực hiện tiến độ thực hiện hợp đồng. Việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu này có ý nghĩa rất quan trọng đối với Công ty. Bởi vì có thực hiện tốt nghĩa vụ trong hợp đồng mới tạo được điều kiện thực hiện tốt các nghĩa vụ tiếp theo, tạo điều kiện tốt cho phía đối tác thực hiện tốt nghĩa vụ của mình. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một quá trình phức tạp. các bên đều phải có kế hoạch tổ chức thực hiện, đặc biệt là hệ thống giám sát, điều hành chặt chẽ. để tối ưu hoá quá trình thực hiện. Từ tình hình của thị trường Châu á mà cụ thể là từng quốc gia Châu á và của Công ty, Công ty thường tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu theo các bước sau: Sơ đồ 4 - Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu nông sản sang thị trường Châu á của Công ty xuất nhập khẩu với Lào VILEXIM Giục người mua mở L/C và kiểm tra L/C Thanh lý hợp đồng Khiếu nại và GQKN Làm thủ tục thanh toán Giao hàng cho phương tiện vận tải Làm thủ tục hải quan Kiểm tra hàng XK Chuẩn bị hàng XK 1. Giục người mua mở L/C và tiến hành kiểm tra L/C Thanh toán là khâu hết sức quan trọng trong toàn bộ quá trình tổ chức hợp đồng xuất khẩu. Nhà xuất khẩu chỉ thực sự yên tâm khi biết chắc chắn răng hàng hoá xuất khẩu phải được thanh toán. Để đảm bảo hàng hoá xuất khẩu phải được thanh toán, các doanh nghiệp xuất khẩu thương áp dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ. Đây là phương thức thanh toán được áp dụng phổ biến nhất hiện nay. Công ty xuất nhập khẩu với Lào thường sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C) trong hợp đồng xuất khẩu nông sản nói chung và trong hợp đồng xuất khẩu nông sản sang thị trường Châu á nói riêng để đảm bảo cho việc thu tiền. Thư tín dụng là một bức thư do ngân hàng viết ra theo yêu cầu của người nhập khẩu cam kết trả tièen cho người xuất khẩu một số tiền nhất định với điều kiện người này thực hiện đúng và đầy đủ những điều khoản qui định trong lá thư đó. Trước khi đến thời hạn đã thoả thuận trong hợp đồng, nhà xuất khẩu phải nhắc nhở, đôn đốc người mua ở nước ngoài mở thư tín dụng(L/C) theo đúng yêu cầu (về thời gian và nội dung hàng hoá..) mà hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng. Bằng con đường điện thoại, Fax, Telex, hay gặp trực tiếp đại diện của người nhập khẩu ở Việt Nam. Sau khi nhận được L/C, cần kiểm tra kỹ lưỡng L/C trên các nội dung: tính chân thực của L/C và nội dung của L/C. Cơ sở khoa học để kiểm tra là hợp đồng ngoại thương mà các bên đã ký kết. Ngày nay người xuất khẩu có thể nhận được L/C trực tiếp từ người mua hoặc từ ngân hàng mở L/C. Nhưng với điều kiện Việt Nam, thì Công ty chỉ nhận L/C từ ngân hàng thông báo ( VIETCOM BANK). Bởi ngân hàng có khả năng kiểm tra tính chân thực của L/C ( nếu L/C mở bằng thư thì đối chiếu chữ ký, nếu mở bằng điện thì kiểm tra mục TEST ở trên L/C). Ví dụ: TEST 50-7088 FOR NOAM. Việc kiểm tra nội dung của hợp đồng là khâu cực kỳ quan trọng vì nội dung của L/C phải phù hợp với nội dung của hợp đồng. Nếu nội dung L/C không phù hợp với hợp đồng, mà người xuất khẩu cứ chấp nhận và tiến hành giao hàng theo hợp đồng thì người xuất khẩu sẽ không đòi được tiền. Nhưng nếu thực hiện theo yêu cầu của L/C thì vi phạm hợp đồng. Khi phát hiện they nội dung của L/C không phù hợp với hợp đồng, hoặc trái với luật lệ, tập quán của các bên, hoặc không có khả năng thực hiện, người xuất khẩu cần yêu cầu người nhập khẩu đến ngân hàng mở L/C để sửa đổi L/C theo dúng nội dung trong hợp đồng mà hai bên đã thoả thuận. Công ty cần kiểm tra kỹ nội dung sau: - Số liệu, điạ chỉ và ngày mở L/C - Tên ngân hàng mở L/C Tên, địa chỉ ngân hàng thông báo Tên, địa chỉ của Công ty được hưởng lợi trong L/C Số tiền của L/C Loại L/C Ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C (15 ngày kể từ ngày nhận được L/C) Thời hạn giao hàng Cách giao hàng và cách vận tải (theo phương thức FOB) Phần mô tả hàng hoá Những chứng từ mà Công ty phải xuất trình Ngoài ra còn kiểm tra các nội dung: Qui định cách trả tiền, các cam kết của ngân hàng, nguồn luật áp dụng. Khi Công ty nhận được bản sửa đổi L/C theo đúng nội dung yêu cầu của mình từ ngân hàng mở L/C thì tiến hành giao hàng. 2. Chuẩn bị hàng xuất khẩu. Để thực hiện hợp đồng xuất khẩu, Công ty phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu, căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng. Trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu gồm có các công việc cụ thể như: thu mua hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì, ký mã hiệu. a. Thu mua hàng xuất khẩu: * Các hình thức thu mua: Là một đơn vị kinh tế thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu, song Công ty không trực tiếp sản xuất hàng để xuất khẩu. Chính vì vậy việc thu gom tạo nguồn hàng xuất khẩu được Công ty chú trọng. Hình thức thu gom tạo nguồn hàng nông nghiệp xuất khẩu mà Công ty thường sử dụng là: thu mua theo hình thức mua đứt bán đoạn và hình thức uỷ thác xuất khẩu. Sau đây ta sẽ đi sâu phân tích cụ thể tong hình thức: - Thu mua theo hình thức mua đứt bán đoạn: Đây là hình thức chiếm tỷ trọng ngày càng cao trong hoạt động thu mua hàng nông sản xuất khẩu của Công ty. Với hình thức này, Công ty phải ký hai hợp đồng. Đó là: hợp đồng mua hàng và hợp đồng xuất khẩu. Công ty dựa trên yêu cầu của hợp đồng xuất khẩu để đưa ra các điều kiện phù hợp cho hợp đồng thu mua về chất lượng, số lượng, mẫu mã, phương thức thanh toán.. Khi Công ty và người cung ứng thoả thuận xong các điều khoản thì hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng. Hợp đồng chính là một công cụ để đảm bảo rằng Công ty sẽ có hàng để xuất khẩu. Thônh thường, Công ty sẽ trả tiền cho người bán sau khi nhận đủ hàng hoá như đã ghi trong hợp đồng. Nhưng trong trường hợp ký hợp đồng với các nhà cung ứng đáng tin cậy đã có quan hệ truyền thống với minhf thì Công ty ứng trước một khoản tiềnnhỏ để đáp ứng tâm lý của người bán hàng là muốn thu tiền nhanh gọn. Với hình thức thu mau này, Công ty có thể so sánh được giá mua và giá bán cũng như các giá mua với nhau, tính toán chính xác chi phí lưu thông hàng hoá, từ đó Công ty sẽ chọn được nhà cung ứng tối ưu. Tuy nhiên hình thức này cũng có nhiều nhược điểm, đó là khả năng rủi ro Công ty gặp phải cao bởi vì Công ty có thể bị thua lỗ, thua thiệt do những biến động bất thường mà Công ty không thể kiểm soát được. Chẳng hạn: + Công ty ký hợp đồng với khách hàng ở một mức giá thấp nhưng khi thu mua hàng xuất khẩu lại không mua được với giá thấp hơn giá đã ký do những biến động bất thường; + Công ty phải giao hàng với mức giá thấp như trong hợp đồng đã ký với nhà nhập khẩu tại thời điểm giá thị trường lên cao; + Chất lượng hàng hoá không đều và không cao do nguồn cung cấp hàng của Công ty không ổn định, Công ty có thể phải mua hàng của nhiều nhà cung ứng đồng loạt ép tăng giá mua hàng khi công ty đã gần hết thời hạn giao hàng. Hơn nữa, khi kết thúc mỗi thương vụ làm ăn thì sự ràng buộc giữa công ty và nhà cung ứng cũng mất đi. Vì vậy trước hiện tượng “tranh mua tranh bán” như hiện nay, công ty sẽ gặp nhiều khó khăn trong các lô hàng tiếp theo. - Hình thức uỷ thác xuất khẩu: ở hình thức này, công ty sẽ ding danh nghĩa của mình để xuất khẩu hàng nông sản mà công ty được uỷ thác và công ty sẽ được hưởng hoa hồng theo tỷ lệ 1-2% theo lô giá trị hàng. Trước đây hình thức này được sử dụng thường xuyên và chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động xuất khẩu của công ty nhưng trong 3 năm gần đây, hình thức này đã giảm nhiều và chiếm tỷ trọng nhỏ bởi Nhà nước cho phép tất cả các tổ chức sản xuất kinh doanh đều có thể xuất khẩu trực tiếp. Công tác tổ choc thu mua tạo nguồn hàng nông sản xuất khẩu sang thị trường Châu á của Công ty: Một thực tế của nghành hàng xuất khẩu đang tồn tại ở nước ta hiện nay đó là nhiều nghành hàng xuât khẩu còn mang tính chất thu gom manh mún, làm theo thương vụ, không có chiến cho lâu dài. Hiện nay chỉ khi một mặt hàng nào đó xuất khẩu thuận lợi thì các các đơn vị kinh doanh xuất khẩu mới đi thu gom của thị trường để bán ra thị trường nước ngoài, khi mặt hàng ấy xuất khẩu không thuận lợi thì bỏ mặc các nhà sản xuất làm cho nguời sản xuất bị ứ đọng hàng hoá, bị lâm vào tình trạng khó khăn, họ không có đủ tiền để trang trải cho cuộc sống nên phải phá bỏ loại cây trồng ấy đi và thay vào đó là một loại cây trồng mới. Vì vậy khi nhu cầu về mặt hàng ấy trên thị trường thế giới tăng thì các công ty kinh doanh xuất khẩu lại không có hàng để xuất khẩu. Chính vì vậykhông có sự phối hợp một cách đồng bộ giữa người sản xuất và nhà xuất khẩu nên cả hoạt động sản xuất và xuất khẩu đều thiếu ổn định, không mang tính ổn định lâu dài. Công ty VILEXIM cũng ở trong tình trạng chung ấy. Việc tổ chức thu mua tạo nguồn hàng của công ty được thể hiện ở môi trường sau: Mô hình tổ chức thu mua tạo nguồn hàng nông nghiệp của công ty VILEMXIM Nhà buôn nhỏ địa phương Công ty Các chi nhánh Công ty Hộ gia đình sản xuất Với mô hình này, nhà buôn nhỏ ở địa phương là nguồn cung cấp chính cho Công ty. Mối quan hệ giữa công ty với người sản xuất rất lỏng lẻo, công ty ít có một mối quan hệ mật thiết sự hướng dẫn về chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hoá đối với người sản xuất. Hàng hoá của Công ty thường phụ thuộc vào các nhà buôn nhỏ ở địa phương song mối quan hệ giữa Công ty và các nhà buôn này cũng chưa mật thiết do vậy chất lượng hàng nông sản của Công ty thu gom được thường chưa cao, Công ty gặp khó khăn khi muốn đồng bộ về chủng loại, chất lượng.. Thêm vào đó hoạt động của Công ty mang tính thương vụ nên Công ty rất dễ bị các nhà buôn nhỏ ở địa phương ép giá. Để giảm bớt sự phụ thuộc vào các nhà buôn nhỏ ở địa phương trong công tác thu mua hàng, thời gian qua Công ty đã thành lập thêm trạm thu gom của mình để trực tiếp thu mua từ người sản xuất. Ví dụ: trạm thu ở Nghệ An đối với mặt hàng lac; ở Cần Thơ đối với mặt hàng Gạo. Với hình thức này Công ty có thể tiết kiệm được chi phí, chọn được hàng có chất lượng đảm bảo. Tuy nhiên khối lượng hàng thu mua được bằng hình thức này của Công ty vẫn chưa cao, nguồn cung cấp vẫn chưa ổn định bởi đây là hình thức mới đối với Công ty nên cũng mới đối với ngưoừi sản xuất. Người sản xuất có mối quan hệ rất ít với Công ty nên uy tín của Công ty đối với họ là chưa cao. Thêm vào đó do lực lượng thu mua quá mỏng, các trạm thu mua quá ít nên Công ty chưa tiếp xúc được nhiều đối với người sản xuất. Các nghiệp vụ mà Công ty thực hiện khi thu mua hàng nông sản được thực hiện ở hình sau: Sơ đồ 6 – Quá trình thu mua tạo nguồn hàng nông nghiệp xuất khẩu của Công ty Xác định nhu cầu Xây dung đơn giá Lựa chọn khu vực TT Tiếp cận đàm phán ký kết HĐ Tổ chức thực hiện HĐ Thanh lý HĐ Tìm kiếm nhà cung ứng Lựa chọn nhà cung ứng Kiểm tra hàng hoá Tiếp cận hàng hoá Vận chuyển hàng hoá Bảo quản hàng hoá Bước 1: Xác định nhu cầu: Đâylà bước đầu tiên và có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất khẩu của Công ty. Nó quan hệ mật thiết với các bước sau và quyết định trực tiếp đến kết quả của các bước sau. Yêu cầu của bước này là Công ty phải nắm chắc được các yếu tố mặt hàng, chất lượng, giá cả. Chỉ có nắm chắc bước này thì Công ty mới thực hiện tốt được công tác thu mua, đáp ứng được đúng mong muốn của người tiêu dùng và mới thu được kết quả tốt khi kết thúc thương vụ. Một trong những căn cứ giúp cho Công ty xác định được nhu cầu là dựa trên các hợp đồng xuất khẩu với các đơn vị đặt hàng của nước ngoài nói chung và của thị trường Châu á nói riêng từ đó Công ty sẽ xem xét lại loại hàng mà khách hàng cần và khả năng đáp ứng của Công ty. Trước mỗi thương vụ Công ty thường cử các cán bộ có kinh nghiệm xuống cơ sở để nắm bắt tình hình sản xuất, chế biến, xem xét khả năng cung ứng của từng khu vực trong nước và đưa ra giải pháp tối ưu cho công tác thu mua. Bước 2: Xây dung đơn hàng: Sau khi có được các thông tin về nhu cầu của bạn hàng thì Công ty sẽ tiến hành xây dung cho mình một đơn hàng. Đơn hàng này sẽ có các điều khoản về số lượng, chất lượng của hàng hoá giống như khách hàng yêu cầu còn các điều khoản khác thì không giống. Giá cả trong hợp đồng xuất khẩu thường lớn hơn 3-5% so với giá trong đươn hàng mà Công ty sử dụng để thu mua. Bước 3: lựa chọn khu vực thị trường người cung ứng: Sau khi đã xây dung các đơn hàng thu mua, Công ty sẽ tiến hành xem xét xem khu vực thị trường nào có khả năng đảm bảo một cách tốt nhất đơn hàng của Công ty. Đối với những mặt hàng nông sản khác nhau, Công ty sẽ lựa chọn khu vực thị trường người cung ứng khác nhau. Chẳng hạn: + Đối với khu vực miền bắc, đặc biệt là các tỉnh Bắc Ninh, Vĩnh phúc, Thanh hoá, Hải phòng sẽ là nơi cung cấp các mặt hàng lạc nhân, đậu, vừng, ngô cho Công ty. + Khu vực miền trung với các tỉnh Nghệ An, Hà tĩnh, Quảng nam sẽ cung cấp lạc nhân, hạt tiêu. + Khu vực Tây nguyên với các tỉnh Gia lai, Đắc lắc, Buôn ma thuột sẽ cung cấp cà phê, hạt tiêu. + Khu vực nam bộ sẽ cung cấp cà phê và lạc nhân. Các chi nhánh của Công ty sẽ phụ trách khu vực thị trường của người cung ứng thuộc tầm quản lý của mình. Chi nhánh tại Tp. Hồ Chí Minh sẽ phụ trách khu vực miền nam, còn đại diện tại Đông Hà và văn phòng tại Hà Nội sẽ phụ trách khu vực miền trung và miền bấc. Căn cứ vào khu vực thị trường đã chọn Công ty sẽ lựa chọn nhà cung ứng trên cơ sở các điều kiện của đơn hàng, và một số chỉ tiêu sau của nhà cung ứng: + Quy mô sản xuất, kinh doanh của nhà cung ứng có đáp ứng được với yêu cầu của Công ty hay không. + Đối tác có uy tín trên thị trường hay không. + Chất lượng và mẫu mã của nhà cung ứng có đáp ứng được yêu cầu của Công ty không. + Giá cả có thấp hơn giá thu mua không. + Điều kiện giao hàng như thế nào. Bước 4: Đàm phán và ký kết hợp đồng: Sau khi lựa chọn được nhà cung ứng, Công ty sẽ tiếp cận, đàm phán và ký kết hợp đồng. Hợp đồng là một căn cứ xác định quyền lợi và nghĩa vụ của các bên nên nó cũng là một công cụ để đảm bảo rằng Công ty sẽ nhận được hàng. Bước 5: thực hiện hợp đồng: Sau khi đã ký kết hợp đồng với nhà cung ứng, hai bên sẽ đi vào thực hiện hợp đồng. Mỗi bên đều phải tự giác thực hiện trách nhiệm của mình. Tuy nhiên để quád trình mua hàng được diễn ra xuôn xẻ, không ảnh hưởng đến bước sau thì Công ty đã cử cán bộ công nhân viên của mình xuống tận cơ sở để kiểm tra chất lượng hàng. Tuy nhiên, công cụ để kiểm tra chất lượng vừa yếu lại vừa thiếu. Hàng được kiểm tra chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của cán bộ thu mua. Chẳng hạn đối với mặt hàng lạc xuất khẩu, việc kiểm tra chất lượng chủ yếu dựa trên kinh nghiệm của cán bộ thu mua thông qua quan sát màu sắc, độ tróc của lụa lạc, hoặc có chăng là công cụ kiểm tra là một công cụ nhỏ xách tay để đo độ ẩm của lạc. Với cách kiểm tra này, lượng lạc được kiểm tra chưa nhiều. Sau khi hàng đã được kiểm tra kỹ lưỡng, nhà cung ứng có trách nhiệm đóng gói những hàng đủ tiêu chuẩn xuất khẩu. Công ty sẽ tiếp nhận hàng tại các địa điểm giao hàng cụ thể. Hàng sẽ được tập trung về kho của Công ty và chờ làm thủ tục hải quan cho lô hàng đó. Đối với mặt hàng nông sản yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật đối với khâu chế biến, bảo quản là rất cao. Kho chứa hàng phải vệ sinh, có nhiệt độ và độ ẩm thích hợp với đặc tính của tong mặt hàng nhằm hạn chế sự biến dạng, biến chất, nấm mốc hàng hoá. Tuy nhiên, đối với Công ty VILEXIM, kho chứa hàng chưa thực sự đảm bảo được yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật; các trang thiết bị phục vụ cho công tác chế biến, bảo quản đã lạc hậu nên có năng xuất chế biến thấp, chất lượng hàng đã chế biến chưa cao.. Bước 6: Thanh lý hợp đồng: Đây là bước cuối cùng trong công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của Công ty. Trong quá trình thanh lý hợp đồng, nếu có vướng mắc gì thì hai bên phải tiến hành xem xét để đi đến thoả thuận thống nhất về trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên. Nếu không thống nhất được cách giải quyết thì hai bên phải nhờ đến trọng tài kinh tế cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết. b. Đóng gói hàng xuất khẩu: Đối vơi Công ty VILEXIM công việc đóng gói hàng xuất khẩu hoàn toàn do nhà cung ứng đảm nhiệm theo qui định trong điều khoản hợp đồng thu mua đã ký kết, dựa trên yêu cầu của nhà nhập khẩu Châu á. Do thị trường Châu á có vị trí gần thuận tiện cho việc chuyên chở, hơn nữa những mặt hàng nông sản xuất khẩu của Công ty bên nhập ding để tiêu ding trực tiếp (hoa quả) hay mua về để chế biến, đóng gói rồi đem xuất khẩu sang nước thứ ba nên yêu cầu về bao bì đóng gói trong hợp đồng xuất khẩu không cao, không cần đẹp mà chỉ cần đảm bảo tốt chất lượng hàng hoá và đảm bảo trong quá trình vận chuyển hàng hoá không bị hang hóc, dễ dàng vận chuyển bốc dỡ. Chẳng hạn đối với mặt hàng gạo xuất khẩu, yêu cầu trọng lượng tịnh từ 30 đến 50kg trên một bao, hàng được đóng trong bao P1 hoặc bao tải đay được khâu buộc chắc chắn. c. Kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu: Đây là khâu rất cần thiết và là khâu cuối cùng trong quá trình chuẩn bị hàng nông sản xuất khẩu của Công ty xuất nhập khẩu với Lào. Nó cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ vận chuyển và bảo quản hàng nông sản của Công ty. Nội dung kẻ ký mã hiệu hàng nông sản: Tên người nhận (nhà nhập khẩu), người gửi (Công ty xuất nhập khẩu với lào VILEXIM), trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, số hợp đồng, số hiệu chuyến hàng, số kiện hàng, tên nước và địa điểm hàng đến, hàng đi, hành trình chuyến đi, số vận tải đơn, số hiệu chuyến đi; những thông tin hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ, bảo quản hàng hoá (chống mưa, tránh ẩm..) Khâu này do Công ty xuất nhập khẩu với Lào VILEXIM thực hiện. Hàng hoá sau khi đóng gói được đưa về kho bãi của Công ty và dược tiến hành kẻ ký mã hiệu. Căn cứ vào đặc điểm của hàng nông sản xuất khẩu, công ty kẻ ký mã hiệu hàng nông sản xuất khẩu theo đúng yêu cầu để đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hoá. Kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu là khâu cần thiết, do đó Công ty cũng rất chú ý đến khâu này. 3. Kiểm tra hàng hoá xuất khẩu: Công việc kiểm tra hàng nông sản xuất khẩu của Công ty thường được tiến hành ở cấp cơ sở. Nội dung của việc kiểm tra là chất lượng, số lượng, trọng lượng, bao bì, đóng gói, ký mã hiệu.. của hàng nông sản xuất khẩu. Công việc kiểm tra hàng nông sản xuất khẩu được tiến hành ngay tại kho hàng của Công ty. Đây là khâu kiểm tra toàn diện xem hàng hoá trên thực tế có phù hợp vơía điều khoản trong hợp đồng không. Trước khi thuê cơ quan giám định hàng hoá, Công ty có cử cán bộ nghiệp vụ có chuyên môn của Công ty xuống giám định một lần cuối để đảm bảo chất lượng hàng hoá đã đủ tiêu chuẩn và tránh được lãng phí về tiền bạc và thời gian cho việc thuê cơ quan giám định mà hàng hoá không đạt tiêu chuẩn và không được cấp chứng thư. Phương pháp kiểm tra được cán bộ nghiệp vụ của Công ty sử dụng là phương pháp chọn xác xuất tức là chọn ngẫu nhiên một lượng hàng hoá nhất định để kiểm tra. Do đó các thiết bị kiểm tra còn lạc hậu, thô sơ vì vậy cũng gây một số trở ngại, khó khăn nhất định cho cán bộ của Công ty. Sau khi đã chắc chắn về chất lượng hàng nông sản xuất khẩu đã đạt tiêu chuẩn Công ty thuê cơ quan giám định để giám định hàng hoá. Căn cứ vào hợp đồng cùng với L/C, Công ty VILEXIM xác định nội dung và yêu cầu giám định, cơ quan giám định, đơn xin giám định hàng hoá. Công ty giám định được Công ty thuê thường là VINACONTROL.. Đơn gồm có các nội dung: Tên, địa chỉ của cơ quan xin giám định, tên hàng, số kiện, trọng lượng, tình trạng hàng hoá, nơi đi, địa chỉ người gửi, người nhận phương tiện vận tải, yêu cầu giám định, số bản chứng từ xin cấp. Cơ quan giám định căn cứ vào đơn và L/C để giám định hàng hoá. Kiểm tra thực tế về số lượng, bao bì, ký mã hiệu, chất lượng hàng hoá và cấp các chứng thư. Kết thúc kiểm tra bao giờ cũng phải lập một bộ chứng thư bằng tiến Việt và một bản bằng tiếng việt và một bản bằng tiếng nước ngoài thường là tiếng anh theo yêu cầu