Chuyên đề Nâng cao khả năng thắng thầu trong hoạt động dự thầu cung cấp máy móc thiết bị tại Công ty cổ phần Du lich và Thương mại- TKV

àng của Công ty sẵn sàng trả mức giá cao, chỉ cần sản phẩm đạt chất lượng, Công ty có thể đặt giá dựa trên chi phí không sợ phải chịu lỗ. Hơn nữa, các sản phẩm loại này thường sản xuất với số lượng hạn chế hoặc chỉ được sản xuất khi có đơn đặt hàng, do đó Công ty chỉ tiến hành nhập hàng khi có khách hàng có nhu cầu. Do vậy Công ty phải xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung ứng để đảm bảo có nguồn cung cấp hàng ổn định khi có khách hàng có nhu cầu. Công ty chỉ tiến hành dự trữ với các mặt hàng có nhu cầu thường xuyên hoặc với phụ tùng và với các loại lốp mà công ty là nhà phân phối chính. Ngoài sản phẩm chính là máy mỏ, thiết bị khai thác mỏ và các loại phụ tùng, công ty còn kinh doanh các dây chuyền máy móc trọn bộ cung cấp cho các nhà máy mới thành lập và máy móc, thiết bị cho nhà máy nhiệt điện. Công ty đã cung ứng toàn bộ hệ thống máy móc thiết bị của ba nhà máy nhiệt điện Na Dương, Cao Ngạn và Cẩm Phả. 2.1.2. Đặc điểm về thị trường và nhà cung cấp Thị trường tiêu thụ thường là các công ty hoạt động trong ngành, mà chủ yếu là các công ty, các mỏ thuộc tập đoàn Than – Khoáng sản Việt Nam như: Cao Sơn, Hà Tu, Cọc Sáu, Cửa Ông, Đông Bắc, Hà Lầm, Nam Mẫu,... Đây là các bạn hàng lâu năm từ khi công ty còn là công ty nhà nước có quan hệ làm ăn khá tốt đẹp. Công ty là nhà phân phối độc quyền đối với một số loại thiết bị và phụ tùng ( là đại lý phân phối lốp đặc chủng cho hãng Michelin của Pháp), nên có lợi thế nhất định như được quyết định giá. Thị trường của công ty khá ổn định, luôn có được các đơn hàng từ phía các công ty và các đơn vị trong ngành Than và Khoáng sản Việt Nam. Ngoài ra, Công ty còn chủ động tìm kiếm đối tác là các doanh nghiệp tư nhân có nhu cầu nhập khẩu máy móc thiết bị sử dụng trong các ngành công nghiệp nhưng không có kiến thức chuyên môn. Do điều kiện Việt Nam chưa có những nhà sản xuất máy móc công nghiệp uy tín, Công ty thường tìm kiếm nguồn hàng từ bên ngoài, chủ yếu từ các nước: Nhật Bản, Mỹ, Pháp, Tây Ban Nha, Hàn Quốc, Châu âu… Giá trị nhập khẩu hàng năm của công ty từ các thị trường này đều tăng. Đặc biệt là năm 2006 giá trị nhập khẩu từ Nhật Bản tăng 135%, từ Mỹ tăng 137%, từ Pháp tăng 142%, từ Tây Ban Nha tăng 138% so với năm 2005. Doanh thu từ việc bán máy móc thiệt bị, vật tư này cho các đơn vị trong ngành Than ngày càng tăng. Các nhà cung cấp chính của công ty là Komatsu, Kawasaki, Yokohama, Hitachi (Nhật Bản), Tamrock, Pengpu, Cummins( Trung Quốc), Michelin (Pháp), Deawoo(Hàn Quốc), Rema Tip Top(Đức) ,... Cụ thể tình hình nhập máy móc thiết bị theo thị trường của Công ty được thể hiện trong bảng sau: Bảng 2.1: Giá trị máy móc thiết bị nhập khẩu từ các thị trường chính của Công ty Đơn vị: tỉ đồng Thị trường 2003 2004 2005 2006 2007 Nhật Bản 26,546 32,185 42,654 57,653 76,198 Mỹ 8,340 11,234 15,659 21,530 36,872 Pháp 16,948 39,987 54,123 90,145 117,563 Tây Ban Nha 7,325 9,677 15,139 21,009 26,953 Tổng giá trị 59,159 93,083 127,575 190,337 257,586 Nguồn: Phòng thương mại Năm 2007 Công ty nhập nhiều máy móc thiết bị nhất từ Pháp, tổng giá trị nhập khẩu đạt 117,563 tỷ đồng gấp hơn 1,5 lần so với giá trị máy móc nhập khẩu từ thị trường nhập khẩu lớn thứ hai của Công ty là Nhật Bản. Giá trị nhập khẩu từ Pháp liên tục tăng trưởng qua các năm cho thấy thị trường này trong tương lai vẫn sẽ là một trong những thị trường chính trọng điểm của Công ty. Đứng thứ hai sau Pháp là Nhật Bản, đây cũng là một thị trường quan trọng của Công ty. Giá trị nhập khẩu từ Nhật Bản giai đoạn 2003-2007 lần lượt là : Năm 2003: 26,546 tỷ đồng; năm 2004: 32,186 tỷ đồng; năm 2005 : 42,654 tỷ đồng; năm 2006: 57,653 tỷ đồng; năm 2007 : 76,198 tỷ đồng. 2.1.3 Đặc điểm hoạt động dự thầu cung cấp máy móc thiết bị của công ty. * Các bộ phận tham gia vào hoạt động đấu thầu cung cấp máy móc thiết bị: - Ban giám đốc : Ban giám đốc chịu trách nhiệm giám sát, đồng thời ra quyết định có tham gia dự thầu hay không dựa trên thông tin do phòng xuất nhập khẩu trình lên. - Phòng xuất nhập khẩu : Phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm chính trong hoạt động đấu thầu của công ty. Phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các khâu trong hoạt động đầu thầu : Thu thập thông tin, lập hồ sơ dự thầu, tham gia đấu thầu, và thực hiện gói thầu. Phòng xuất nhập khẩu sau khi thu thập và xử lý thông tin, lập kế hoạch trình xin ý kiến ban giám đốc, ban giám đốc quyết định có tham gia dự thầu hay không. Sau khi ban giám đốc đồng ý tham gia dự thầu, phòng xuất nhập khẩu lập hồ sơ dự thầu và tiến hành các công việc tiếp theo. * Các loại hình đấu thầu mà công ty tham dự : Công ty tham gia ba loại hình đấu thầu : Đấu thầu cạnh tranh rộng rãi, đấu thầu cạnh tranh hạn chế và chỉ định thầu. - Đấu thầu cạnh tranh rộng rãi : Công ty cũng quan tâm đến hình thức này, tuy nhiên xác suất trúng thầu khi tham gia đấu thầu cạnh tranh rộng rãi chưa cao. Thông tin về các gói thầu này được thu thập qua báo chí, công ty vẫn chưa chú trọng đến các thông tin từ internet. - Đấu thầu cạnh tranh hạn chế : Các gói thầu đã trúng của công ty chủ yếu thuộc hình thức này. Do bên mới thầu là khách hàng quen thuộc của công ty. Một phần khác là do các gói thầu này là máy móc chuyên dụng ngành than. - Chỉ định thầu : Hình thức này công ty cũng có tham gia nhưng rất ít. Chủ yếu là các gói thầu do tập đoàn Than và Khoáng sản Việt Nam chỉ định thầu cung cấp thiết bị cho các mỏ mới ở Đak Nông. 2.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động dự thầu cung cấp máy móc thiết bị của Công ty 2.2.1. Các nhân tố khách quan: + Hành lang pháp lý: các Nghị định của Chính phủ, hay các chính sách quy định khác của Nhà nước có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động đấu thầu, vì nó tạo ra khuôn khổ hành làng lang pháp lý, tạo tính thống nhất để hoạt động dự thầu diễn ra một cách hiệu quả. Nếu hệ thống các quy định tốt, các chính sách có tính thực tiễn cao, sẽ tạo điều kiện cho hoạt động đấu thầu diễn ra một cách hiệu quả và lành mạnh, giảm các nguy cơ về tham ô, tham nhũng. Trong trường hợp các văn bản hành chính được ban hành mà có sự chồng chéo lẫn nhau, không có sự phân cấp quản lý rõ ràng giữa các cơ quan chủ quản cũng như trách nhiệm cụ thể của các chủ thể liên quan trong họat động đấu thầu, sẽ tạo cơ hội cho tham nhũng phát triển. Chính vì vậy, sự ra đời của Luật Đấu thầu được Quốc hội thông qua trong kỳ họp thứ 10, khóa XI ngày 29 tháng 11 năm 2005 thay cho Quy chế đấu thầu trước đây đưa ra nhiều quy định mới, chặt chẽ hơn, chế tài xử lý các vi phạm trong đấu thầu cũng chi tiết và rõ ràng hơn, tạo hành lang pháp lý chặt chẽ trong lĩnh vực đấu thầu nhằm quản lý, sử dụng đồng vốn của Nhà nước hiệu quả nhất, kế thừa những nội dung phù hợp của QCĐT hiện hành, hạn chế những tồn tại, khẳng định sự công khai, minh bạc trong đấu thầu, tăng cường sự giám sát cộng đồng, hạn chế tình trạng tiêu cực, sử dụng tiền Nhà nước như một thứ “tiền chùa” trong hoạt động đấu thầu. Trước năm 2004, mặc dù Công ty vẫn tham gia các hoạt động đấu thầu cung cấp máy móc thiết bị, nhưng với danh nghĩa là một thành viên trực thuộc của Tập đoàn Than- Khoáng sản Việt Nam, do đó sau khi chính thức trở thành công ty cổ phần, hoạt động kinh doanh và hạch toán độc lập vào năm 2004, Công ty đã phải đối mặt với nhiều khó khăn trong hoạt động kinh doanh nói chung, và hoạt động đấu thầu nói riêng. Trong năm 2004, số lượng gói trúng thầu của Công ty đã giảm xuống chỉ còn 6 gói so với năm 2003 là 11 gói. Luật Đấu thầu được ban hành, như là một kim chỉ nam cho hoạt động đấu thầu của Công ty. Theo đó, Công ty có thể tiến hành hoạt động dự thầu cung cấp máy móc thiết bị một cách bài bản, có hệ thống. Ngay khi Luật Đấu thầu được ban hành, các nhân viên phụ trách hoạt động đấu thầu trong Công ty đã được tham gia lớp đào tạo để tiếp thu, nắm bắt những điểm mới trong Luật, nhằm áp dụng Luật một cách đúng đắn và có hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, Luật Đấu thầu ra đời, với những quy định đảm bảo về tính cạnh tranh trong hoạt động đấu thầu, cũng như những chế tài cụ thể để xử lý các hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động đấu thầu, đã góp phần giảm thiểu những hiện tượng tiêu cực trước đây vẫn diễn ra mạnh mẽ như hiện tượng thông thầu, hiện tượng quân xanh, quân đỏ…Với tư cách là một doanh nghiệp làm ăn chân chính bằng uy tín và năng lực của mình, Công ty sẽ thuận lợi hơn và có khả năng thắng thầu cao hơn khi Luật Đấu thầu ra đời góp phần đảm bảo tính cạnh tranh công bằng hơn. + Nguồn cung máy móc thiết bị: những sản phẩm mà Công ty cung cấp thường là các loại máy móc thiết bị chuyên dụng phục vụ cho các ngành công nghiệp, kỹ thuật phức tạp nên trong nước chưa có khả năng đáp ứng. Công ty chủ yếu nhập khẩu từ các nhà sản xuất nước ngoài hoặc thông qua trung gian nước ngoài. Các loại máy móc này thời gian sản xuất kéo dài và thời gian vận chuyển khá lâu do chỉ có thể vận chuyển chủ yếu bằng đường biển. Việc phải nhập khẩu máy móc thiết bị từ nước ngoài gây ra những khó khăn nhất định cho Công ty. Thứ nhất, các chi phí đặc biệt là chi phí đi lại rất tốn kém trong trường hợp Công ty cần đi tìm hiểu và tìm kiếm các nguồn hàng mới. Thứ hai, mặc dù có sự thỏa thuận trong hợp đồng, nhưng Công ty sẽ vẫn phải chịu những phụ thuộc nhất định vào nhà cung cấp về thời gian cung cấp hàng hóa và tiến độ giao hàng (do thời gian vận chuyển hàng về nước thường kéo dài). Bên cạnh đó, với tình hình nền kinh tế đang lâm vào khủng hoảng như hiện nay, giá cả tiêu dùng đều tăng, Công ty có thể sẽ phải chịu những chi phí vượt mức dự kiến. Thứ ba, bởi vì nguồn cung cấp máy móc thiết bị là từ nước ngoài, do đó Công ty thường có xu hướng thiết lập mối quan hệ làm ăn có tính lâu dài, nhằm đảm bảo nguồn cung ổn định, cũng như tiết kiệm chi phí tìm kiếm nguồn hàng mới. Tuy vậy, sẽ khó khăn cho Công ty trong trường hợp phải tìm kiếm sản phẩm thay thế từ các nhà cung cấp khác. + Quyền lực bên mời thầu: bên mời thầu chính là người đưa ra những yêu cầu đối với các nhà thầu tham gia đấu thầu, vì vậy bên này có thể đưa ra những yêu cầu có lợi cho một nhà thầu nhất định nào đó mà họ ưu tiên lựa chọn, và việc tổ chức đấu thầu chỉ diễn ra mang tính hình thức nhằm thỏa mãn quy định pháp luật trong trường hợp gói thầu đó không được phép chỉ định thầu và trên phương diện pháp lý đây là hoạt động vi phạm pháp luật nếu có bằng chứng chứng minh sự thiên vị của chủ đầu tư với nhà thầu. Trong một số trường hợp, các nhà đầu tư cố tình đưa ra những yêu cầu nhằm hạn chế số lượng nhà thầu hoặc tạo thuận lợi cho một nhà thầu nào đó. Mặc dù pháp luật đã có quy định cấm và chế tài xử phạt đối với những hành vi như thế, nhưng trên thực tế các hành vi vi phạm Luật Đấu thầu vẫn thường xuyên xảy ra. Khi gặp những gói thầu như vậy, Công ty sẽ bị thua thiệt và khả năng thắng thầu hầu như không có, Công ty không những không có khả năng thắng thầu mà còn phải chịu những chi phí trong quá trình lập hồ sơ dự thầu. + Thông tin: trong các yếu tố tạo nên ưu thế của doanh nghiệp trong thời đại ngày nay thì thông tin có thể được coi là yếu tố mang tính chất quyết định. Doanh nghiệp nào có khả năng tiếp cận thông tin nhanh, đầy đủ và chính xác hơn các doanh nghiệp khác, thì cơ hội thành công sẽ lớn hơn. Thông tin có thể được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, tùy thuộc vào tính chất của loại thông tin đó. Những thông tin có thể tiếp cận thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua Internet là các thông tin thứ cấp, và cơ hội cho mọi doanh nghiệp là như nhau. Tuy vậy, không phải doanh nghiệp nào cũng có khả năng khai thác một cách hiệu quả nguồn thông tin này vào hoạt động kinh doanh của mình. Hiện nay Công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của mình. Toàn Công ty đã có kết nối Internet và mạng nội bộ. Các nhân viên trong Công ty cũng được gửi đi học các lớp đào tạo về Thương mại điện tử, Khai thác mạng Internet… nhằm sử dụng có hiệu quả hơn công nghệ thông tin phục vụ hoạt động kinh doanh của Công ty. Các nhân viên phụ trách hoạt động đấu thầu thường xuyên truy cập các trang thông tin điện tử để nắm được những thông tin mới nhất về các gói thầu, cũng như thông qua mạng toàn cầu tìm kiếm, cập nhật những công nghệ mới nhất liên quan đến các loại máy móc thiết bị mà Công ty thường xuyên cung cấp, nghiên cứu tìm hiểu các nhà cung cấp nước ngoài có uy tín để thiết lập quan hệ làm ăn khi có nhu cầu. Bên cạnh đó, thông tin từ các nguồn không chính thức cũng rất quan trọng. Nguồn thông tin này phụ thuộc vào khả năng thiết lập các mối quan hệ làm ăn của Công ty như thế nào. Mặc dù không chính thức, nhưng đây là nguồn thông tin rất có giá trị vì nó tạo ưu thế về thời gian cho Công ty. + Tiến bộ khoa học kỹ thuật: sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, sự phát triển của công nghệ thông tin đã giúp con người trong tăng năng suất lao động lên rất nhiều, giảm bớt lao động thủ công, nâng cao hiệu quả công việc. Công nghệ thông tin đã được ứng dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống và phát huy hiệu quả tích cực. Trong hoạt động đấu thầu nói riêng, thông qua mạng Internet, Công ty có thể tiếp cận nguồn thông tin khổng lồ với chi phí thấp, cũng như ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi giai đoạn của quá trình tham gia đấu thầu. Từ khâu tìm kiếm thông tin thị trường, tìm kiếm đối tác, đến việc ký kết hợp đồng cũng có thể thực hiện thông qua mạng. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động đấu thầu sẽ giúp Công ty tiết kiệm nhân công, thời gian và chi phí, qua đó góp phần tăng lợi nhuận. Bên cạnh đó, các phòng ban của Công ty đều được trang bị những trang thiết bị hiện đại như máy photocopy, máy fax…và việc sử dụng các phần mềm văn phòng tạo ra sự tiện lợi và nhanh chóng trong công việc. + Môi trường cạnh tranh: trong thời đại kinh tế thị trường, cạnh tranh là tất yếu. Nếu doanh nghiệp không có khả năng cạnh tranh, ngay lập tức sẽ bị đào thải. Mỗi doanh nghiệp nói chung, và Công ty nói riêng, phải luôn luôn tìm cách nâng cao năng lực cạnh tranh của mình trên đấu trường kinh tế nếu không muốn bị loại khỏi cuộc chơi. Mức độ cạnh tranh trong ngành phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó số lượng các đối thủ có tính chất quyết định đến mức độ cạnh tranh. Ở đây chỉ xét đến các đối thủ thực sự có năng lực, không đề cập đến những doanh nghiệp nhỏ mà năng lực cạnh tranh yếu kém. Khi số lượng các doanh nghiệp trong ngành lớn, thì mức độ cạnh tranh sẽ rất gay gắt và ngược lại. Với cơ chế tạo điều kiện thông thoáng nhất cho các doanh nghiệp phát triển, số lượng doanh nghiệp trên thị trường vô cùng nhiều. Trong lĩnh vực cung cấp máy móc thiết bị phục vụ cho các ngành công nghiệp nói chung, ngành khai thác khoáng sản nói riêng cũng có rất nhiều công ty cổ phần và công ty tư nhân. Hiện nay, Công ty có một số đối thủ cạnh tranh mạnh, là những công ty cổ phần thuộc tập đoàn Than và Khoáng sản Việt Nam như công ty cổ phần Đầu tư, Thương mại và Dịch vụ-TKV, công ty cổ phần xuất nhập khẩu than Viêt Nam COALIMEX, công ty cổ phần chế tạo máy LILAMA…Những công ty này là đối thủ cạnh tranh trực tiếp của Công ty trong nhiều cuộc đấu thầu, làm giảm xác suất thắng thầu của Công ty. Do đó, Công ty cần nghiên cứu kỹ về các đối thủ này, xác định các điểm mạnh, điểm yếu của đối thủ cũng như của Công ty để phát huy điểm mạnh, khắc phục những điểm yếu, cũng như xác định rõ những mặt mạnh của đối thủ mà Công ty không thể vượt qua được để tránh đối đầu trực tiếp. 2.2.2. Các nhân tố chủ quan: + Năng lực kỹ thuật: được coi là một trong các tiêu chuẩn chính để đánh giá năng lực nhà thầu. Tiêu chuẩn đánh giá năng lực kỹ thuật của nhà thầu bao gồm: mức độ đáp ứng so với các yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng hàng hóa nêu trong hồ sơ mời thầu; Tính hợp lý và hiệu quả của các giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung ứng hàng hóa; Các biện pháp đảm bảo điều kiện vệ sinh môi trường và các điều kiện khác được nêu trong hồ sơ mời thầu. Năng lực kỹ thuật của Công ty trong hoạt động đấu thầu thể hiện ở nhiều mặt. Thứ nhất, đó là trình độ của nhân viên phụ trách gói thầu. Các nhân viên phụ trách việc hoàn thiện hồ sơ dự thầu phải là những người có trình độ chuyên môn, có hiểu biết sâu sắc mang tính kỹ thuật liên quan đến các loại máy móc đặc chủng. Đối với những người có kinh nghiệm và trình độ, chỉ cần đọc qua hồ sơ mời thầu là đã có thể hình dung loại máy móc thiết bị nào sẽ thỏa mãn yêu cầu của Chủ đầu tư, và sẽ tiến hành lựa chọn loại nhà cung cấp. Thứ hai, đó là khả năng tạo nguồn hàng của Công ty. Là một Công ty thương mại, khả năng tạo nguồn hàng ổn định, có chất lượng, đảm bảo đúng tiến độ giao hàng cho khách là rất quan trọng. Một doanh nghiệp, biết thị trường cần gì và biết mình cần phải bán cái gì, nhưng lại không đủ năng lực để thực hiện việc kinh doanh đó, thì cũng không thể có được kết quả, khi đó cần phải có sự hợp tác giữa các doanh nghiệp. Công ty muốn đảm bảo có nguồn cung ổn định, cần tăng cường tìm kiếm và thiết lập quan hệ với các đối tác có uy tín của nước ngoài. Bên cạnh đó, do sự phát triển của khoa học công nghệ rất nhanh, vòng đời sản phẩm đang ngắn dần, Công ty phải chủ động tiếp cận những công nghệ mới, tiên tiến để tạo nâng cao năng lực cạnh tranh của mình. + Năng lực tài chính: trong hồ sơ mời thầu thường có một bản mẫu yêu cầu báo cáo về năng lực tài chính của nhà thầu. Yêu cầu thường là bản báo cáo tài chính và thuyết minh tài chính về hoạt động kinh doanh của Công ty trong một thời gian tối thiểu là ba năm và cam kết tín dụng của nhà thầu. Với đặc trưng của ngành sản xuất kinh doanh thương mại dịch vụ là không cần khối lượng vốn cố định quá lớn và vốn lưu động được quay vòng rất nhanh. Đặc điểm này dẫn đến thực tế là các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mại dịch vụ cần phải có khả năng huy động vốn nhanh khi cần thiết. Năng lực tài chính của một nhà thầu thể hiện ở kết quả và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của Công ty, và tạo sự an tâm cho chủ đầu tư đối với khả năng thực hiện hợp đồng trong trường hợp Công ty trúng thầu. Doanh thu và lợi nhuận của Công ty luôn tăng trưởng ở mức cao qua các năm, cùng với uy tín trong hoạt động kinh doanh và các mối quan hệ với các tổ chức tín dụng, vốn cam kết tín dụng của Công ty trong báo cáo năng lực tài chính của nhà thầu lên tới 160 tỷ đồng, luôn tạo sự an tâm cho bên mời thầu về khả năng đáp ứng yêu cầu về mặt tài chính của công ty. Bảng 2.2 : Doanh thu, lợi nhuận của Công ty trong giai đoạn 2003-2007 Đơn vị: triệu đồng Năm 2003 2004 2005 2006 2007 1.Doanh thu 177.922 271.833,38 372.440,03 499.484,60 553.656,23 3. Lợi nhuận 146,42 576,32 1.657,92 3.178,44 5.948,21 4. Nộp ngân sách 7.677 15.251,09 22.379,04 23.168,82 19.184,90 ( Nguồn phòng kế toán tài chính) + Trình độ cán bộ quản lý và đội ngũ nhân viên: con người luôn là yếu tố hàng đầu trong hoạt động kinh doanh. Một đội ngũ nhân viên tốt, chuyên nghiệp sẽ hoạt động có hiệu quả góp phần tạo ra lợi nhuận cho Công ty. Nhân viên kinh doanh tốt sẽ làm tốt công tác lập phương án dự thầu, tìm kiếm nguồn hàng chất lượng tốt, giá thành hợp lý nâng cao khả năng thắng thầu. Nhân viên kế toán có trình độ và kinh nghiệm xây dựng báo cáo tài chính rõ ràng, minh bạch, thể hiện hiệu quả kinh doanh tốt giúp xây dựng một hình ảnh đẹp về Công ty đối với bên mời thầu. Bên cạnh đó, cũng cần phải có sự dẫn dắt và chỉ đạo hợp lý của nhà quản lý, những người có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc tổ chức công việc cũng như tổ chức con người một cách tối ưu để tạo ra năng suất làm việc cao nhất. Đội ngũ nhân viên của Công ty là những người được đào tạo chính quy từ các trường đại học, có năng lực làm việc. Để hoàn thiện một hồ sơ dự thầu phải thực hiện nhiều công việc khác nhau, mỗi nhân viên phải đảm trách những phần việc nhất định của mình, hiệu quả trong hoạt động dự thầu của Công ty thời gian qua thể hiện tinh thần hợp tác làm việc giữa các nhân viên, cũng như khả năng làm việc độc lấp của mỗi nhân viên trong từng bộ phận. Bên cạnh đó, các nhân viên phụ trách hoạt động đấu thầu đều là những người rất giỏi ngoại ngữ, bởi lẽ họ phải thường xuyên đọc tài liệu, chuẩn bị tài liệu, nghiên cứu thông tin về thị trường cung cấp máy móc thiết bị ở nước ngoài, cũng như giao dịch với các đối tác nước ngoài. + Các mối liên kết kinh tế (với ngân hàng và các tổ chức tín dụng, với nhà cung cấp, với nhà sản xuất, với khách hàng, với quan chức có thẩm quyền…): Thứ nhất, mối quan hệ tốt với ngân hàng và các tổ chức tín dụng giúp gia tăng khả năng tài chính của công ty, làm bên mời thầu thêm tin tưởng vào khả năng đảm bảo thực hiện gói thầu của công ty cũng như đền bù khi có sự cố trong khi thực hiện hợp đồng. Quan hệ tốt với các tổ chức tín dụng ngân hàng giúp đảm bảo nguồn vốn cho việc tạo nguồn hàng, đảm bảo khả năng thực hiện gói thầu. Thứ hai, công ty có quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp, nhà sản xuất nên nguồn cung hàng hoá khá ổn định và đảm bảo, thời gian đàm phán nhập máy móc cũng nhanh chóng hơn vì đã có khuôn mẫu của rất nhiều hợp đồng được thực hiện trước. Thứ ba, do cùng thuộc tập đoàn Than và khoáng sản Việt Nam, công ty được các công ty mời thầu cho hưởng một số điều kiện có lợi và được ưu ái hơn khi xét trúng thầu. Cuối cùng, công ty có quan hệ với các quan chức có thẩm quyền từ khi còn là công ty nhà nước, do đó thủ tục tham gia thầu đơn giản hơn, khả năng thắng thầu lớn nhờ có sự ủng hộ của các quan chức này. + Uy tín, thương hiệu của Công ty: hoạt động trong lĩnh vực cung cấp máy móc thiết bị cho ngành than trong một thời gian dài đã mang lại những uy tín nhất định cho Công ty, xây dựng được hình ảnh tốt về Công ty đối với những doanh nghiệp trong ngành. Tuy vậy, Công ty chưa phải là một doanh nghiệp có thương hiệu trên thị trường cung cấp máy móc thiết bị phục vụ ngành than, bởi lẽ Công ty chỉ mới hoạt động kinh doanh độc lập hơn ba năm, chưa có bộ phận marketing riêng, cũng như chưa có sự đầu tư vào công tác xây dựng thương hiệu, quảng bá hình ảnh về Công ty. 2.3. Thực trạng hoạt động dự thầu cung cấp máy móc thiết bị của Công ty trong thời gian qua 2.3.1. Quy trình dự thầu cung cấp máy móc thiết bị tại Công ty Quy trình tham dự đấu thầu cung cấp máy móc thiết bị tại Công ty như sau: B1: Tìm kiếm thông tin về đấu thầu : Dựa vào các nguồn thông tin đa dạng và phong phú, các nhân viên tìm kiếm thông tin về các cuộc đấu thầu, nghiên cứu xem xét khả năng của Công ty và lựa chọn tham gia đấu thầu. Công ty chủ động tìm kiếm thông tin thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, qua mạng Internet hoặc qua các trung gian. Với uy tín mà Công ty đã gây dựng được trong thời gian qua, Công ty thường xuyên nhận được thư mời thầu từ Bên mời thầu trong trường hợp đấu thầu hạn chế. Phòng kinh doanh xuâts nhập khẩu là bộ phận chịu trách nhiệm về toàn bộ quá trình dự thầu từ tìm kiếm thông tin về các cuộc đấu thầu đến việc lập hồ sơ dự thầu, tham dự buổi mở thầu và thương thảo, ký kết hợp đồng nếu trúng thầu. B2: Nghiên cứu và quyết định tham gia dự thầu Sau khi có thông tin về cuộc đấu thầu, Công ty mua hồ sơ mời thầu từ Bên mời thầu và tiến hành nghiên cứu hồ sơ mời thầu. Tùy thuộc vào tính chất gói thầu mà trưởng phòng sẽ phân công một hoặc một số nhân viên đảm nhận việc nghiên cứu về hồ sơ mời thầu. Bởi vì máy móc thiết bị cung cấp cho ngành than rất đa dạng về chủng loại, kết cấu chi tiết phức tạp, do đó mà những người chuyên sâu hơn về loại thiết bị nào thường sẽ được giao phụ trách gói thầu đấu thầu thiết bị loại đó. Nội dung nghiên như sau: Nghiên cứu về gói thầu: xác định tính hợp lệ của gói thầu. Gói thầu thuộc dự án nào, được phê duyệt theo quyết định nào, nội dung gói thầu là gì, nguồn vốn thực hiện gói thầu từ đâu. Nghiên cứu về chủ đầu tư: chủ đầu tư có uy tín không, có đảm bảo khả năng tài chính cho gói thầu hay không. Nghiên cứu về nhà cung cấp: từ những yêu cầu đặt ra do bên mời thầu trong nội dung gói thầu, Công ty tiến hành tìm hiểu điều tra thị trường sản phẩm, tìm kiếm các nhà cung cấp có khả năng cung cấp các máy móc thiết bị thỏa mãn yêu cầu và gửi yêu cầu báo giá. Sau khi nhận được bản báo giá của các nhà cung cấp, người lập hồ sơ tiến hành phân tích so sánh để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Thông thường thời gian để hoàn thành hồ sơ dự thầu không dài, mà công việc chuẩn bị hồ sơ rất phức tạp, do đó Công ty thường ưu tiên tìm đến các nhà cung cấp quen thuộc, đã có quan hệ làm ăn lâu năm với Công ty. Với thâm niên hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh máy móc thiết bị phục vụ ngành than, Công ty đã xây dựng được nhiều mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp nước ngoài. Do đó, khi tiến hành tìm kiếm nguồn hàng cho một gói thầu nào, Công ty cũng liên lạc với các đối tác truyền thống của mình trước, nếu nhà cung cấp này không đáp ứng được mới tìm đến những nhà cung cấp khác, bởi lẽ thời gian tìm kiếm và lựa chọn ra một nhà cung cấp mới phù hợp thường tốn nhiều thời gian và chi phí. Bên cạnh đó, để đảm bảo lợi ích cao nhất, Công ty cũng tìm hiểu và hỏi giá một số nhà cung cấp khác có uy tín trên thị trường. Công ty tiến hành so sánh giữa các nhà cung cấp theo nhiều tiêu chí làm sao đảm bảo tính kinh tế và hiệu quả là tối ưu. Nghiên cứu về các đối thủ cạnh tranh: có rất nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cung cấp máy móc thiết bị phục vụ ngành than, do đó Công ty cần nghiên tìm hiểu về cá