Chuyên đề Nâng cao năng lực hoạt động của bộ máy quản lý ở công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hóa

ớn thì khi nhận tiền đều có quà tặng để động viên khách hàng tiếp tục tham gia. Tổ chức các buổi lễ đáo hạn tập trung tại địa bàn nơi khách hàng sinh sốngvà làm việc nhằm trực tiếp tiếp xúc để vận đồng khách hàng tái hợp đồng. Thông qua đó tổ chức thuyết trình tuyên truyền về Bảo Việt và sản phẩm bảo hiểm nhân thọ tạo tâm lý phấn khởi và tin tưởng cho khách hàng để tiếp tục tham gia hợp đồng mới. Cải tiến phương pháp phục vụ khách hàng luôn tận tình chu đáo hướng dẫn, giải thích mọi thắc mắc của khách hàng, để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng khi đến giao dịch với công ty. Không gây phiền hà cản trở hay đòi hỏi khách hàng. Xây dựng tác phong làm việc hiện đại và hiệu quả nhằm tạo hình ảnh tốt đẹp về công ty đối với khách hàng . Đưa ra những hình thức thưởng khác nhau đối với những đại lý khai thác được những hợp đồng lớn . Khen thưởnng kịp thời cho những đại lý hoàn thành kế hoạch trong từng tháng, quý, kỳ Mở hội nghị khách hàng , tham gia hội chợ , tham gia các cuộc tiếp xúc với khách hàng vào những dịp hội họp, để mở rộng thị trường tiềm năng, tuyên truyền quảng cáo Tình hình khiếu nại và giải quyết khiếu nại của khách hàng : Công ty luôn cố gắng hạn chế khiếu nại của khách hàng bằng nhiều biện pháp khác nhau cho nên trong năm qua chỉ có rất ít những trường hợp khiếu nại của khách hàng : Trường hợp khiếu nại chủ yếu là do khách hàng chưa thực sự tìm hiểu kỹ những thông tin và sản phẩm BHNT và những quy định trong điều khoản hợp đồng. Mặc dù đội ngũ tư vấn viên đã giải thích vận động trước khi tham gia bảo hiểm nhưng trong thời gian hợp đồng có hiệu lực bản thân khách hàng vẫn còn thắc mắc, công ty đã cử các cán bộ nghiệp vụ trực tiếp hoặc soạn thảo công văn giải thích cho khách hàng rõ. • Cũng có những khiếu nại của khách hàng liên quan đến thái độ phục vụ của một số TVV, TNV . Công ty đã xác định rõ nguyên nhân cụ thể từ đó dùng các biện pháp nhắc nhở, cảnh cáo, thanh lý hợp đồng lao động đối với những đại lý tái phạm nhiều lần . d. Công tác phát triển đại lý Đến 30/11/2004 công ty tuyển được 891 người , đào tạo được 11 khoá với 833 người và đã có 589 người có kết quả đủ quy định để ký HĐ với công ty . Tỷ lệ số người có kết qủa doanh thu đạt quy định chiếm 71 % so với số người theo học và chiếm 66% so với số hồ sơ tuyển dụng. Số đại lý nghỉ việc trong năm là 122 người, số đại lý có mặt cuối năm là 1067 người Phương pháp tuyển dụng : Công ty giao chỉ tiêu cho các Ban , nhóm tuyển dụng theo tiêu chuẩn của ngành . Hàng tháng thông báo kết quả đạt được cho từng ban nhóm và các đại lý được giao “ Phụ trách “ để thúc đẩy hoàn thành chỉ tiêu. Đào tạo nâng cao : - Đào tạo thuyết trình viên : 40 người - Bảo việt thăng tiến : 50 người Bảo việt thành đạt : 52 người Marketing : 60 người Tổ chức và quản lý hệ thống đại lý: Đầu năm có 4 ban và 15 nhóm có nhóm lên tới 40 người, thấy vậy công ty đã thí điểm tách thêm 2 ban, 4 nhóm . Thấy có kết quả nên tháng 5/2004 tách thêm 9 ban, 13 nhóm và đến tháng 7/2004 tách thêm 1 ban và 7 nhóm . Từ tháng 8/2004 các ban nhóm tự tách theo quy chế . Chọn các đại lý có khả năng để phát triển (Điều hành được nhóm, có FYP >= 30 triệu )làm phụ trách và được hưởng 50% phụ cấp theo quy chế . Thường xuyên thông báo kết quả các chỉ tiêu đạt được theo quy chế để đôn đốc họ phấn đấu đủ chỉ tiêu thăng tiến theo quy chế . Hàng tháng đều có các đại lý được thăng tiến theo quy chế Hiện tại công ty có 16 ban và 45 nhóm khai thách và 4 tổ chuyên thu, có 92 chuyên thu viên, tỷ lệ thu phíđạt 95,2% , có chuyên thu viên thu bình quân 100 triệu đồng/tháng . Thực hiện quy chế thăng tiến và quy chế sửa đổi bổ sung như quy định của ngành. Có một số vấn đề vận dụng được ngành cho phép là: Từ 01/10/2003 đến 31/03/2004 trả phụ cấp cho các trưởng ban, nhóm theo mức bình quân. Các đại lý được chỉ định phụ trách nhóm, ban chưa đủ theo quy chế thăng tiến chỉ hưởng 50% phụ cấp theo quy chế. Thù lao tuyển dụng là 400.000đ/người vẫn áp dụng đến 31/12/2004. e. Công tác sản phẩm Các sản phẩm của bảo hiểm nhân thọ đang triển khai trên địa bàn là tương đối phù hợp, đáp ứng các tầng lớp nhân dân trong tỉnh, đặc biệt là 2 sản phẩm An sinh giáo dục và An gia thịnh vượng có sức hấp dẫn cao đối với khách hàng và có sức cạnh tranh với các đối thủ. Riêng đối với các sản phẩm hưu trí, trọn đời khai thác tại địa phương phát triển rất chậm. Tổng công ty khuyến khích sản phẩm D2 và D3. Tất cả khách hàng muốn tham gia hợp đồng bảo hiểm đều phải có chứng minh thư nhân dân f. Về tình hình tài chính kế toán Trong năm vừa qua căn cứ vào định mức chi hoa hồng và chi quản lý do bảo hiểm nhân thọ giao, Công ty có kế hoạch chi hợp lý, tiết kiệm, hiệu quả. Có chế độ khen thưởng phù hợp kích thích sự phát triển, tăng doanh thu của đại lý phù hợp với tình hình kinh doanh của đơn vị nhưng vẫn đảm bảo trong định mức được giao. Công nợ tại đơn vị không lớn, chủ yếu là khách hàng nợ phí và tạm ứng để chị trả quyền lợi cho khách hàng tại các văn phòng phục vụ khách hàng khu vực. Công ty không có các khoản nợ khó đòi. Về công tác cho vay, công ty quản lý rất chặt chẽ, thu đúng kì hạn cả gốc và lãi. Chính sách khuyến mại, tồn kho vật phẩm: Hiện tại đơn vị bán hàng trợ giá cho đại lý giảm 10% giá mua vào để tặng, biếu khách hàng, một số hợp đồng có mức bảo hiểm lớn đơn vị trực tiếp đến thăm và biếu khách hàng vật phẩm thích hợp, các vật phẩm mua về đều bán hết, không có vật phẩm nào tông đọng với số lượng lớn, vật phẩm tồn kho trong năm giá trị không lớn trung bình khoảng 50 triệu đồng. g. Về tình hình quản lý nguồn nhân lực Hiện nay công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá có một đội ngũ cán bộ viên chức rất hùng hậu: • Tổng số viên chức của công ty gồm 52 người được đào tạo ở các trình độ đại học, cao đẳng và có năng lực chuyên môn tốt • Có 1259 tư vấn viên và thu ngân viên được công ty đào tạo tốt về nghiệp vụ, có lòng nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm cao h. Về tình hình quản lý maketing • Công tác tuyên truyền quảng cáo: Công ty đã viết bài đọc trên đài phát thanh huyện, thị về bảo hiểm nhân thọ và các loại hình bảo hiểm nhân thọ, đưa tin về hoạt động sơ kết tình hình kinh doanh 6 tháng đầu năm của công ty, Quảng cáo trên báo khoa học Thanh Hoá. Với trang quảng cáo thiết kế đẹp, nội dung hay đã thu hút được sự quan tâm của độc giả. Tổ chức sự kiện tài trợ cho chương trình “Thanh niên với diễn đàn Hồ Chí Minh”, “Bảo Việt hưởng ứng tháng hành động vì trẻ em”. Công ty đã tổ chức nhiều buổi lẽ trao quà như ở Thọ Xuân, Hoàng Hoá thông qua đó công ty đã treo băng rôn quảng cáo, quay phim chụp ảnh làm tư liệu để phát trên đài truyền thanh, truyền hình các cấp. Chương trình đã thu hút được sự quan tâm đặc biệt của các cấp lãnh đạo, các tầng lớp nhân dân, hiệu quả đem lại cao nên cần phải có thêm kinh phí để tổ chức. Hưởng ứng cuộc vận động của ban thường vụ tỉnh uỷ, công ty đã hỗ trợ xây dựng 2 căn nhà trị giá 10 triệu đồng cho người nghèo. • Công tác dịch vụ chăm sóc khách hàng : • Thiếp sinh nhật: Hàng tháng gửi thiếp sinh nhật tới cho khách hàng thông qua 2 hình thức: Thông qua tư vấn viên, chuyên thu viên và qua đường bưu điện. Dịch vụ gửi thiếp đã đem lại hiệu quả khá tốt góp phần làm hữu hình hoá các sản phẩm bảo hiểm nhân thọ, tăng thêm niềm tin của khách hàng đối với công ty. Tổng công ty nên xem xét tặng thiếp sinh nhật cho cả người tham gia và người được bảo hiểm, cải tiến mẫu mã, hình thức của thiêp sinh nhật, nghiên cứu thêm mẫu thiếp chúc mừng 8/3, 20/11. • Thẻ ưu đãi: Vào đầu tháng công ty tiến hành tập hợp số liệu khách hàng đủ tiêu chuẩn cấp thẻ từ 50 triệu đồng trở lên, đã triển khai tặng thẻ Bảo việt card cho khách hàng có số tiền bảo hiểm từ 31 triệu đông trở lên từ tháng 10/2004, Nhìn chung hiệu quả của việc tặng thẻ chưa cao, chưa thực sự đêm lại sự ưu đãi cho khách hàng, vì vậy tổng công ty nên tăng thêm quyền lợi khi sử dụng thẻ ưu đãi, đa dạng hình thức sử dụng thẻ. Tặng quà cho khách hàng: Quà tặng phù hợp với khách hàng, luôn cung cấp kịp thời nhu cầu quà tặng cho đại lý phục vụ công tác chăm sóc trước, trong và sau khi hợp đồng kết thúc. • Công tác nghiên cứu thị trường và hỗ trợ khai thác: • Luôn thu thập tin tức của đối thủ cạnh tranh về tình hình triển khai sản phẩm, phát triển đại lý , Thu thập tình hình phát triển kinh tế xã hội tại địa phương. Thành phố Thanh Hoá lên thành phố cấp 2, kinh tế xã hội phát triển ổn định là cơ sở vững chắc để phát triển BHNT tại địa phương. • Thị trường bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá chủ yếu là sự cạnh tranh giữa bảo việt và Pru, Pru chủ yếu tập trung vào tâm lý khách hàng thích lãi cao, thường sử dụng hình thức tặng quà, tổ chức hội nghị khách hàng ở những khách sạn lớn để phô trương thông qua đó tuyển đại lý. Pru tiếp tục tiếp tục trao học bổng cho cho sinh viên, học sinh, hỗ trợ 100 triệu đồng cho trung tâm phục hồi chức năng, thuê những phòng khám chất lượng cao để khám sức khoẻ cho khách hàng. • Công ty đã hỗ trợ máy vi tính cho đại lý đi thuyết trình, xây dựng và thiết kế SILE đẹp, gọn, ấn tượng, truyền tải thông tin đến khách hàng nhiều nhất. Khi khách hàng tham gia với số tiền bảo hiểm lớn, đóng phí dài hạn đích thân các đồng chí trong ban giám đốc đi đến tận nhà khách hàng hỗ trợ, thuyết phục, giải thích với khách hàng. Công ty đã khai thác được hợp đồng theo nhóm cụ thể là công ty in báoThanh Hoá với 139 hợp đồng, phí thu hàng tháng gần 14 triệu đồng. • Thường xuyên bám sát địa bàn, sử lý nhưng tình huống như xuống tậ địa phương giải thích về quyền lợi khi khách hàng có ý định huỷ hợp đồng hàng loạt, chua tin vào bảo hiểm nên huỷ 14 ngày kịp thời, tạo lợi thế tốt cho hoạt động kinh doanh của công ty. i. Về công tác tin học Nhìn chung nhu cầu trang bị mới thiết bị tin học đều mới và tốc độ, đáp ứng của trung tâm thông tin về bảo hành, bảo trì máy móc thiết bị đều tốt. Các phần mềm như BV_LIFE, quản lý công văn, chương trình kế toánvà các phần mềm khác đều hoạt động tốt và đáp ứng được nhu cầu quản lý kinh doanh của công ty. Trong công việc công ty cũng nhận được sự hỗ trợ tích cực của các đồng chí tin học tổng công ty đảm bảo quá trình kinh doanh không bị gián đoạn. Tuy nhiên công ty cũng kiến nghị với trung tâm thông tin về các phần mềm hiện đang được sử dụng khi có thay đổi thiết kế về một hay một số MUDEL của chương trình nên tập huấn ngay cho cán bộtin học địa phương để kịp hỗ trợ chương trình tại công ty. k. Kế hoạch năm 2005 Phấn đấu hoàn thành 100% kế hoạch tổng công ty giao, cụ thể: Doanh thu thực hiện năm 2005 :110.260 triệu đồng. Doanh thu phí khai thác mới :19.600 triệu đồng Số hợp đồng kinh tế mới :16.800 hợp đồng Tuyển dụng tư vấn viên :550 người 2. Cơ cấu tổ chức Công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá là đơn vị trực thuộc của công ty bảo hiểm nhân thọ Việt Nam thuộc tổng công ty bảo hiểm Việt Nam(Bảo Việt), kể từ ngày thành lập đến nay công ty đã không ngừng tiến cơ cấu để thích nghi với điều kiện mới và nâng cao hiệu quả quản lý a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy hiện tại của công ty. Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện taị của công ty Ban giám đốc Phòng Tổng hợp Phòng tài chính kế toán Phòng Quản lý đại lý Phòng Dịch vụ khách hàng Phòng Chấp nhận bảo hiểm Phòng maketing Phòng Tin học Thọ Xuân Thiệu Hoá Bỉm Sơn Tĩnh Gia Hoàng Hoá Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Qua sơ đồ trên ta thấy, cấp lãnh đạo của Công ty trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm về sự tồn tại và phát triển của Công ty. Với cơ cấu tổ chức này, đòi hỏi người lãnh đạo phải có được một kiến thức toàn diện và trình độ quản lý chuyên môn tốt. Thế nhưng , cơ cấu tổ chức này có một nhược điểm là ít phát huy được tính năng động của nhân viên nếu gặp phải sự chuyên quyền, áp đặt của người cán bộ lãnh đạo trong điều hành công việc. Đây là điều mà tổng công ty bảo hiểm Việt Nam phải có phương án để bổ sung sung nhằm phát huy tối đa tính hiệu quả trong cơ cấu bộ máy quản lý b. Chức năng nhiệm vụ các phòng được quy định như sau: Ban giám đốc Ban giám đốc của công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá gồm 2 người: 1 Giám đốc va 1 Phó giám đổc trong đó Giám đốc: là người đại diện cho công ty chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước tổng công ty. Giám đốc được hội đồng quản trị của tổng công ty bảo hiểm Việt Nam bổ nhiệm, khen thưởng . Theo mô hình này thì giám đốc là người có quyền điều hành cao nhất của công ty Phó giám đốc: Hiện tại công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá có 1 phó giám đốc. Phó giám đốc là người giúp giám đốc quản lý điều hành một số lĩnh vực do giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật trong phạm phi công việc mà mình đảm nhận Các phòng ban các phòng ban có chức năng tham mưu nhằm giúm giám đốc quản lý điều hành quản lý công việc. Hiện tại công ty bảo hiểm nhân thọ Thanh Hoá có 7 Phòng thực hiện chức năng của minh trực tiếp tại công ty và 5 phòng phục vụ khách hàng tại các huyện:Thọ Xuân, Thiệu Hoá, Bỉm Sơn, Tĩnh Gia, Hoàng Hoá * Phòng tổng hợp - Chức năng: Phòng tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác sau đây: •Hành chính quản trị. •Tổ chức cán bộ, nhân sự tiền lương. •Tổng hợp, pháp chế. - Nhiệm vụ: • Công tác hành chính quản trị: + Công văn đến: Nhận, trình giám đốc công ty xử lý nội dung, đóng dấu đến và vào sổ toàn bộ công văn đến và phân phối công văn theo sự chỉ đạo của giám đốc + Công văn đi: Nhận, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi toàn bộ công văn đi của công ty theo đúng địa chỉ. + Quản lý dấu của công ty theo quy định hiện hành + Sắp xếp, lưu trữ, bảo quản và định kì thanh lý các tài liệu, công văn theo đúng sạch đẹp, trật tự và an toàn. + Theo dõi và đôn đốc các phòng chức năng và cá nhân thực hiện tốt nội quy lao động. + Thực hiện tốt công tác lễ tân, đối ngoại chung. + Bảo đảm các điều kiện vật chất phục vụ công tác tổ chức các cuộc họp và hội nghị của công ty + Bảo đảm phương tiện và các điều kiện vật chất phục vụ cho lãnh đạo công ty đi công tác. +Quản lý và định kì thực hiện chế độ bảo dưỡng các máy móc thiết bị, phương tiện đi lại của công ty. + Quản lý kho vật tư tài sản, ấn chỉ, văn phòng phẩm. Thực hiện việc xuất nhập kho đúng chế độ quy định. Định kì kiểm kê và lập báo cáo tồn kho. + Cùng với các tổ chức công đoàn công ty tham gia giải quyết các vấn đề có liên quan đến đời sống cán bộ, nhân viên. • Công tác tổ chức cán bộ nhân sự tiền lương: + Căn cứ vào mô hình TCBM và chức năng, nhiệm vụ mẫu theo quy định của tổng công ty để tham mưu cho lãnh đạo công ty về mô hình và chức năng nhiệm vụ các phòng thuộc công ty trình tổng công ty phê chuẩn. + Xây dựng nội quy lao động và các quy chế khác của công ty. + Xây dựng kế hoạch lao động và tham mưu cho lãnh đạo về tuyển chọn, bố trí cán bộ đảm bảo chất lượng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức đáp ứng yêu cầu công tác và đúng quy định. + Giúp lãnh đạo công ty thống nhất quản lý toàn diện đối với cán bộ thuộc diện quản lý phân cấp của tổng công ty như: Đề bạt, xếp lương, nâng bậc lương khen thưởng, kỷ luật... quản lý và lưu trữ hồ sơ cán bộ. +Phối hợp các phòng chức năng thực hiện công tác quản lý cán bộ, định kỳ đánh giá và quy hoạch cán bộ theo quy định. + Xây dựng kế hoạch đào tạo hàng năm và phối hợp với các phòng chức năng của công ty, các cơ quan đào tạo bên ngoài tổ chức thực hiện kế hoạch đã được ngoài nước. +Trên cơ sở định mức lao động, tính chất yêu cầu và mức độ phức tạp của công việc để xây dựng phương án trả lương của công ty trình lãnh đạo phê duyệt + Phối hợp với BCH công đoàn soạn thảo thoã ước lao động tập thể để kí với giám đốc công ty và trình lãnh đạo công ty ban hành quy định vê việc sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi. + Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, công tác phòng gian, bảo mật. +Giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo có liên quan đến công tác tổ chức cán bộ • Công tác tổng hợp- pháp chế + Xây dựng và trình lãnh đạo công ty chương trình công tác hàng năm, quý, tháng và xếp lịch công tác tuần của văn phòng công ty + Theo dõi, nắm tình hình và đôn đốc các phòng chức năng thực hiện kế hoạch năm về tình hình hoạt động của công ty +Phối hợp các phòng có liên quan giải quyết đơn thư khiếu nại của khách hàng. + Tham mưu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong nội bộ công ty. + Tư vấn cho lãnh đạo công ty những vấn đề liên quan đến pháp luật, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh phù hợp với các quy định của pháp luật hiện hành. -Quyền hạn: • Đôn đốc cán bộ, viên chức các phòng trong công ty thực hiện các quy định về hành chính quản trị, nội quy lao động và các quy định khác. • Đôn đốc các phòng gửi báo cáo, biểu mẫu thống kê phục vụ cho yêu cầu công tác thuộc nhiệm vụ chức năng của phòng. • Ký các giấy tờ liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng khi được giám đốc công ty uỷ quyền - Tổ chức bộ máy và quan hệ công tác: • Phòng tổng hợp có 1 trưởng phòng. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về mọi hoạt động của phòng. Số lượng phó phòng do Giám đốc công ty quy định. • Trong phạm vi quy định chung, Phòng tổng hợp chủ động quan hệ công tác với các phòng thuộc công ty, các phòng chuyên môn của tổng công ty và các cơ quan, đơn vị khác có liên quan để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao. * Phòng tài chính kế toán - Chức năng: Phòng tài chính kế toán có chức năng tham mưu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện các mặt sau: • Hạch toán kế toán kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản, tiền vốn; các hoạt động thu, chi tài chính và kết quả kinh doanh theo quy định nội bộ của Bảo Việt, đảm bảo tốt cho hoạt động kinh doanh. • Lập kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính của đơn vị. • Tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo công ty chỉ đạo và thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính kế toán chung của nhà nước và của bảo Việt tại đơn vị. -Nhiệm vụ: • Thực hiện đúng chế độ tài chính- kế toán chung của Nhà nước và các quy định nội bộ của tổng công ty bảo hiểm việt nam đối với hoạt động kinh doanh bảo hiểm. Hạch toán các khoản thu, chi tài chính cho toàn nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Cụ thể; + Thực hiện kế toán thu hoạt động kinh doanh bảo hiểm. + Thực hiện kế toán chi hoạt động kinh doanh bảo hiểm + Thực hiện kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp + Thực hiện kế toán tài sản cố định, nguyên- nhiên vật liệu, ấn chỉ, công cụ, dụng cụ. +Thực hiện kế toán công nợ. + Thực hiện kế toán thanh toán nội bộ trong hệ thống bảo việt. + Thực hiện kế toán hoạt động tài chính. +Thực hiện kế toán hoạt động khác. • Chủ trì và phối hợp với các phòng liên quan để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của công ty.Thực hiện kịp thời, đầy đủ công tác thống kê, kế hoạch tài chính theo quy định của công ty. • Thực hiện và tham gia trực tiếp công tác đầu tư tài chính, cho vay tại đơn vị( khi đơn vị được tổng công ty cho phép thực hiện công tác đầu tư tài chính cụ thể). • Tư vấn cho lãnh đạo công ty về việc chỉ đạo thực hiện hoặc trực tiếp thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính- kế toán của nhà nước và của nội bộ Bảo Việt tại đơn vị: + Tư vấn, lập kế hoạch và kiểm soát kế hoạch chi tiêu đảm bảo đúng các quy định về định mức chi tiêu của Nhà nước và của tổng công ty. + Xây dựng các quy định nội bộ về quản lý tài chính: Quy trình thu- chi kinh doanh; quản lý tiền vốn, công nợ; định mức chi tiêu... áp dụng trong đơn vị và kiểm tra việc chấp hành các quy định nội bộ này. +Nghiên cứu và đề xuất với lãnh đạo công ty và với tổng công ty các biện pháp quản lý thu, chi doanh đảm bảo chấp hành tốt đúng chế độ hiện hành và phù hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh của đơn vị để đạt hiệu quả cao nhất. •Chỉ đạo và quản lý về lĩnh vực tài chính- kế toán đối với các phòng phục vụ khách hàng khu vực. - Quyền hạn: • Đôn đốc và yêu cầu các phòng, cá nhân CBCNV của đơn vị thực hiện các quy định về quản lý tài chính- kế toán. • Tham gia ý kiến về mặt tài chính đối với công tác kinh doanh và chi tiêu trực tiếp tại đơn vị. • Có quyền và trách nhiệm báo cáo và đề xuất ý kiến với tổng công ty các vi phạm về quản lý tài chính- kế toán trong phạm vi đơn vị. - Tổ chức bộ máy và quan hệ công . • Phòng tài chính kế toán có một trưởng phòng. Trưởng phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về mọi hoạt động của các phòng. Trưởng phòng và phó tài chính kế toán do giám đốc công ty đề nghị, Tổng công ty quyết định. •Phòng tài chính kế toán có nhân sự và phân công công việc phù hợp đảm bảo hạch toán đày đủ và kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị, nhằm thực hiện tốt các công việc: • Kế toán chi tiết và và báo cáo kế toán chi tiết. • Kế toán tổng hợp và báo cáo tài chính. • Công tác thống kê kế hoạch. • Trong phạm vi và quy định chung, phòng tài chính kế toán chủ động quan hệ công tác với các phòng thuộc công ty, các phòng chuyên môn của tổng công ty và các cơ quan, đơn vị khác có liên quan để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao * Phòng phát triển và quản lý đại lý - chức năng: Phòng phát triển và quản lý đại lý có chức năng tham mưu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác sau: • Tuyển dụng, đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đại lý bảo hiểm nhân thọ • Hỗ trợ đại lý trong công tác bán hàng, đề xuất và làm đầu mối thực hiện việc mở rộng các kênh phân phối sản phẩm bảo hiểm nhân thọ • Xây dựng và tổ chức các phong trào thi đua trong đại lý bảo hiểm nhân thọ. -Nhiệm vụ và quyền hạn: • Tuyển dụng, đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho lực lượng bán sản phẩm bảo hiểm nhân thọ • Lập kế hoạch tuyển dụng đại lý hàng năm, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, tiến hành việc tuyển dụng đại lý theo quy định • Lập kế hoạch đào tạo đại lý hàng năm và tổ chức thực hiện công tác đào tạo đại lý theo phân cấp hoạc phối hợp với trung tâm đào tạo bảo việt để tiến hành đào tạo đại lý • Lập kế hoạch; tổ chức thực hiện và phối hợp với trung tâm đào tạo bảo việt và các đơn vị có liên quan để tiến hành bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kĩ năng bán hàng cho đại lý - Hỗ trợ đại lý trong công tác bán hàng, thu phí bảo hiểm; đề xuất và làm đầu mối thực hiện việc mở rộng các kênh phân phối bảo hiểm nhân thọ + Trên cơ sở kết quả phận tích thị trường của phòng maketing, phòng phát triển và quản lý đại lý xây dựng định hướng hoạt động cho đại lý và hỗ trợ các đại lý trong các khâu: tuyên truyền giới thiệu sản phẩm, bán sản phẩm, thu phí bảo hiểm, duy trì hợp đồng +Thiết kế các công cụ cần thiết cho đại lý: Bộ đồ nghề của đại lý; các loại cẩm nang cần thiết cho đại lý ; phối hợp với phòng maketing để tổ chức sản xuất và cung cấp cho đại lý. +Hỗ trợ về mặt nghiệp vụ cho các đại lý trong quá trình khai thác hợp đồng, duy trì hợp đồng và phục vụ khách hàng. + Phổ biến những kinh nghiệm tốt, thực hiện, quan lý hoạt động của các kênh phân phối sản phẩm BHNT khác. - Tổ chức, quan lý, kiểm tra, giám sát hoạt động của lực lượng bán sản phảm BHNT và thực hiện các chế độ chính sách đối với đại lý BHNT + Triển khai áp dụng mô hình tổ chức và quản lý đại lý theo quy định của tổng công ty. + Đề xuất việc kí kết hoạc chấm dứt hợp đồng đại lý và tổng đại lý BHNT + Đề xuất và thực hiện các chế độ chính sách đối với các đại lý và tổng đại lý: Hoa hồng, thăng tiến, thi đua, khen thưởng, kỉ luật và các chế độ khác. +Giám sát hoạt động của đại lý, tổng đại lý, kịp thời chấn chỉnh những hoạt động sai quy định của đại lý họac đề xuất các biện pháp cải tiến quản lý đại lý. +Chủ trì và phối hợp với các phòng phục vụ khách hàng khu vực và phòng tài chính- kế toán để quản lý chặt chẽ tình hình thu nộp phí bảo hiểm của các đại lý, tổng đại lý. +Tổ chức kiểm tra hoạt động của đại lý về các lĩnh vực: Thực hiện quy trình khai thác bảo hiểm, các quy định của tổng công ty, công ty về việc tuyên truyền giới thiệu sản phẩm bảo hiểm; tình hình thu nộp phí bảo hiểm, thực hiện các chế độ khuyến mãi của công ty với khách hàng; thực hiện chế độ chăm sóc khách hàng ..., + Thống kê theo dõi tình hình hoạt động của đại lý, tổng đại lý qua các thời kì theo các chỉ tiêu quy định. + Quản lý, lưu trữ hồ sơ của đại lý; cập nhật, theo dõi, đánh giá, lập báo cáo, quản lý các thông tin liên quan đến đại lý công ty. + Giải quyết thắc mắc, khiếu nại, tranh chấp có liên quan đến đại lý theo phân cấp. -Xây dựng tổ chức phong trào thi đua trong đại lý BHNT: + Phát động, sơ kết, tổng kết các phong trào thi đua trong đại lý của công ty. + Tham mưu cho lãnh đạo công ty tổ chức các hoạt động đời sống xã hội khác trong đại lý để tăng cường mối đoàn kết nội bộ, tạo sự thống nhất chung phục vụ cho việc hoàn thành nhiệm vụ công tác. - Chỉ đạo và quản lý về lĩnh vực phát triển và quản lý đại lý đối với các phòng phục vụ khách hàng khu vực. b.Tổ chức bộ máy và quan hệ công tác. `• Phòng phát triển và quản lý đại lý có một trưởng phòng. Trưởng phòng phát triển và quản lý đại lý chịu trách nhiệm trước lãnh đạo công ty về mọi hoạt động của phòng. Số lượng phó phòng do Giám đốc công ty quy định. • Trong phạm vi quy định chung, phòng phát triển và quản lý đại lý c