Chuyên đề Nâng cao nghiệp vụ thanh toán quốc tế nhằm tăng hiệu quả kinh doanh nhập khẩu tại công ty dịch vụ kỹ thuật và Xuất nhập khẩu TECHSIMEX

Công ty được đổi tên thành công ty Dịch vụ Kỹ thuật vật tư tổng hợp theo Quyết định số 101/BT ngày 14/4/1990 của Văn phòng Chính Phủ. Các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu là: Cung ứng vật tư thiết bị phục vụ chuyên gia và kinh doanh dịch vụ tổng hợp phục vụ xã hội. Thời kỳ 3: Từ 1993 đến nay: Theo Quyết định 88/ TTg ký vào ngày 5/3/1994, công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất nhập khẩu là công ty trực thuộc Phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam từ ngày 29/6/1995.Công ty có đăng ký kinh doanh số 10064 cấp ngày 3 tháng 7 năm 1995, với các ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh: Xuất nhập khẩu hàng hóa, vật tư, tư liệu sản xuất, thiết bị kỹ thuật điện lạnh, xe máy, hàng may mặc & công nghiệp thực phẩm, bán lẻ hàng hoá tại siêu thị, xuất khẩu lao động và chuyên gia, dịch vụ kỹ thuật/ đào tạo nghệ. Trong những bước đi đầu, công ty đã gặp không ít khó khăn song nhờ sự quyết tâm của Ban lãnh đạo cũng như sự đoàn kết, nhất trí của toàn thể cán bộ công nhân viên, đến nay doanh nghiệp đã từng bước đứng vững và phát triển, có uy tín trên thương trường trong và ngoài nước. Bên cạnh đó, công ty không ngừng đổi mới và cải tiến trang thiết bị cũng như bộ máy quản lý, nâng cao trình độ của cán bộ, công nhân viên. Trong thời kỳ hội nhập, với sự quyết tâm và trình độ của mình chắc chắn công ty sẽ gặt hái được nhiều thành công hơn nữa. 2.1.1.2Chức năng nhiệm vụ : Các ngành nghề kinh doanh mà công ty Dịch vụ Kỹ thuật và xuất nhập khẩu được kinh doanh là: Xuất khẩu : Hàng thủ công mỹ nghệ :mây tre đan, thảm, hàng gỗ trạm. Nông sản, lâm sản: lương thực thực phẩm, công nghệ gỗ tròn. Hải sản: tôm cá đông lạnh. Nhập khẩu: Thiết bị phụ tùng ô tô xe máy Vật tư thiết bị dụng cụ thí nghiệm: máy quang phổ, máy đo mồng độ oxi, kính hiển vi, thiết vị phòng độc. Thiết bị máy điện lạnh, tổ máy điều hòa trung tâm và cục bộ. Máy móc thiết bị xây dựng cầu đường: máy xúc, máy ủi, thép tấn, thép lá, thép không gỉ. Hàng dân dụng: tủ lạnh,điều hòa nhiệt độ, rượu. Kinh doanh bán lẻ hàng hóa: mặt hàng bán lẻ trên 30.000 mặt hàng đa dạng phong phú thuộc các ngành hàng : Đồ gia dụng Lương thực, thực phẩm. Điện dân dụng Mỹ phẩm Dệt may Đồ dùng văn phòng Dịch vụ đưa người Việt Nam đi làm việc có thời hạn ở nước ngoài: đào tạo, tư vấn, đưa lao động sang các nước như: Hàn Quốc, Đài Loan, Nhật Bản… Dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực điện, điện lạnh, thiết bị nhiệt, thiết bị nâng hạ. Dịch vụ đào tạo kỹ thuật và nghiệp vụ. 2.1.1.3.Bộ máy tổ chức : Ban giám đốc: Giám đốc: Ông Trần Quốc Hùng. Phó giám đốc: Ông Trần Bảo Ngọc. Ban giám đốc có chức năng, nhiệm vụ thay mặt cơ quan chủ quản là Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam để quản lý, điều hành công ty nhằm đạt được những mục tiêu mà Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam đề ra cũng như thực tốt những mục tiêu phát triển của công ty. Phòng tổ chức cán bộ: Phòng tổ chức cán bộ có chức năng quản lý về mặt nhân sự trong công ty: phụ trách việc tuyển dụng nhân viên mới, sắp xếp nhân viên vào các vị trí khác nhau, bồi dưỡng đề bạt nhân vieen lên các vị trí cao hơn. Phòng hành chính quản trị: phụ trách các công việc văn thư, quản lý giấy tờ sổ sách cho công ty, thống kê các kết quả kinh doanh của công ty qua các năm, đề ra các kế hoạch của công ty trong nămtới dựa trên số liệu của các năm trước. Phòng kế toán tài vụ: Phòng kế toán tài vụ có chức năng và nhiệm vụ là thực hiện công tác hạch toán, kế toán theo luật định; Quản lý về mặt tài chính, phân bổ nguồn vốn một cách hợp lý cho các hoạt động kinh doanh của công ty; Thay nặt công ty thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước… Văn phòng siêu thị Techsimex: Văn phòng siêu thị Techsimex phụ trách việc cung ứng hàng hoá cho siêu thị Techsimex, đảm bảo nguồn hàng đầy đủ và kịp thời cho hoạt động bán hàng của siêu thị đồng thời đi tìm những nguồn hàng mới cho hàng hoá của siêu thị phong phú hơn. Phòng xuất nhập khẩu: Phòng có chức năng: nhập khẩu thiết bị phụ tùng ô tô, xe máy, vật tư thiết bị dụng cụ kỹ thuật, thí nghiệm, vật liệu thiết bị máy móc xây dựng, sắt thép, kim loại, vật tư thiết bị điện lạnh,… Siêu thị Techsimex: Siêu thị có chức năng nhiệm vụ là: bán lẻ hàng hoá cho người tiêu dùng. Bao gồm: thực phẩm, dụng cụ gia đình, đồ điện dụng, mỹ phẩm, hàng dệt may… Phòng xuất khẩu lao động: Phòng đã có kinh nghiệm nhiều năm trong việc thực hiện nhiệm vụ đưa lao động Việt Nam đi làm việc tại nước ngoài như: Hàn Quốc, Đài Loan, Nhật Bản… Trung tâm dịch vụ kỹ thuật: Trung tâm chuyên về tư vấn kỹ thuật, mua bán, thay thế, lắp đặt,sửa chữa, bảo dưỡng các hệ thống thiết bị nhiệt, điện lạnh dân dụng và công nghiệp, thiết bị khoa học. Trung tâm đào tạo nghiệp vụ cao: Trung tâm không chỉ dạy cơ khí, điện tử,điện lạnh, tin học, may công nghiệp mà còn dạy tiếng nước ngoài: Nhật, Trung, Anh, Hàn Quốc … Phòng xuất nhập khẩu Phòng tổ chức cán bộ Ban giám đốc Siêu thị Techsimex Phòng hành chính quản trị Phòng kế toán tài vụ Văn phòng siêu thị Techsimex Phòng xuất khẩu lao động Trung tâm đào tạo nghiệp vụ cao Trung tâm dịch vụ kỹ thuật Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 2.1.2. Hoạt động của công ty trong những năm gần đây: 2.1.2.1.Đặc điểm hoạt động: Quy trình sản xuất sản phẩm của công ty được tiến hành theo các bước sau: Ký hợp đồng với khách hàng Nhập hàng về kho Tổ chức bán hàng BÁN/ CUNG CẤP CÁC DỊCH VỤ MUA NHẬP KHO XUẤT KHO Quy trình công nghệ Nhập khẩu giữ vai trò quan trọng trong hoạt kinh doanh của Công ty Techsimex. Nhập khẩu là khâu đầu tiên của quy trình kinh doanh thương mại, là tiền đề cho việc tiêu thụ của công ty được an toàn, ổn định, thường xuyên và liên tục. Ngoài ra, nhập khẩu tạo điều kiện mở rộng các hoạt động kinh doanh khác của công ty. Nó góp phần vào việc nâng cao lợi nhuận, uy tín trên thương trường trong và ngoài nước của Công ty dịch vụ kỹ thuật và xuất nhập khẩu. Hoạt động nhập khẩu của công ty được diễn ra thường xuyên và liên tục. Tỷ trọng nhập khẩu chiếm ưu thế tuyệt đối trong tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty. Hình thức nhập khẩu: Công ty áp dụng cả nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. Đối với hoạt động nhập khẩu uỷ thác, công ty đóng vai trò là đơn vị nhận uỷ thác. 2.1.2.2Thực trạng hoạt động: Để đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, ta cần biết báo cáo tài chính mỗi năm của công ty. Bao gồm: bảng cân đối kế toán và báo cáo kết qủa kinh doanh. Bảng số 1: Bảng cân đối kế toán: Chỉ tiêu Năm 2004 2005 2006 TÀI SẢN 1.tài sản lưu động 21.431.297.201 43.089.138.188 55.036.803.733 2.Tài sản cố định 845.070.905 4.759.837.206 9.882.137.556 Nguyên giá 1.441.658.665 7.606.575.797 15.389.898.812 Hao mòn 596.602.706 3.054.448.556 5.715.471.220 Tổng cộng tài sản 22.276.368.106 47.848.975.393 64.918.941.288 NGUỒN VỐN 1. Nợ phải trả 19.915.810.248 41.298.197.254 54.128.857.088 nợ ngắn hạn 19.834.491.200 41.229.956.657 54.078.671.491 nợ khác 0 0 0 2. vốn chủ sở hữu 2.306.557.858 6.550.778.139 10.790.084 Tổng cộng nguồn vốn 22.276.368.106 47.848.975.393 64.918.941.288 Phân tích Bảng cân đối kế toán: Căn cứ vào bảng ta thấy tình hình tài chính của Công ty như sau : Tổng tài sản của doanh nghiệp đã tăng qua từng năm, tương ứng là: năm 2005 tăng 114,49% so với năm 2004; năm 2006 tăng 35,67% so với năm 2005. Để có được sự tăng lớn như vậy là do công ty đã đầu tư mạnh cho máy móc thiết bị bên cạnh đó là các khoản phải thu và tiền gửi ngân hàng cũng tăng theo từng năm. Hàng tồn kho của Công ty đều giảm trong từng năm, điều này cho thấy vốn quay vòng của công ty hoạt động nhanh và có hiệu quả. Bảng số 2: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh Chỉ tiêu 2004 2005 2006 1.DTT 38.897.944.760 97.277.197.704 107.571.749.842 2.Giá vốn hàng bán 35.284.692.272 92.152.698.362 99.619.673.942 3.Lợi nhuận gộp 3.613.252.488 5.124.499.342 7.952.075.900 4.Chi phí bán hàng 2.125.164.122 2.644.930.437 4.279.856.454 5.Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.358.224.005 1.502.692.065 2.572.800.692 6.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 129.564.361 976.876.840 1.099.418.754 7.Lợi nhuận từ hoạt động tài chính 84.568.402 -787.658.509 -1.015.804.325 8.Lơi nhuận từ hoạt động bất thường 93.054.893 311.281.769 527.489.650 9.Lợi nhuận trước thuế 307.487.656 500.500.100 610.804.081 10.Thuế phải nộp 98.396.050 160.160.032 195.457.306 11.Lợi nhuận sau thuế 209.091.606 340.340.068 415.346.775 Phân tích Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Qua bảng trên ta thấy sự chuyển biến trong từng năm: Năm 2005: Doanh thu thuần tăng hơn so với trước: + Số tuyệt đối = 97.277.197.704- 38.897.944.760 = 58.379.252.944(đồng) 97.277.197.704 +Số tương đối = x 100% = 250,08% 38.897.944.760 Năm 2006: Doanh thu thuần tăng so với năm trước: +Số tuyệt đối = 107.571.749.842 – 97.277.197.704 =97844030072 (đồng) 107.571.749.842 +Số tương đối= x 100% =111.06 % 97.277.197.704 Như vậy, doanh thu năm 2005 tăng 58.379.252.944 đồng so với năm trước. Nguyên nhân do có sự đầu tư vượt trội về tài sản cố định cũng như tài sản lưu động. Năm 2006 thì doanh thu tăng 11.6% so với năm trước. Chứng tỏ tình hình kinh doanh của công ty qua các năm đều rất tốt. Lãi sau thuế năm 2006 lại tăng so với năm 2005: +Số tuyệt đối = 415.346.715 – 340.340.068 =75.006.707(đồng) 415.346.715 +Số tương đối = x100% = 122,04% 340.340.068 Như vậy, lãi sau thuế năm nay tăng so với năm trước là 75.006.707 đồng tương ứng với tỷ lệ tăng 22,04% nhờ sự giảm mạnh của giá vốn hàng bán và sự tăng nhanh của lợi nhuận từ họat động bất thường. 2.2 Thực trạng hoạt động thanh toán quốc tế trong kinh doanh nhập khẩu tại công ty TECHSIMEX : 2.2.1 Hình thức thanh toán : Trong quá trình mua bán, trao đổi hàng hoá...các hình thức thanh toán luôn được cải thiện để phù hợp với sự phát triển của hoạt động kinh doanh. Nó không chỉ đảm bảo tính gọn nhẹ mà còn phải tiết kiệm thời gian cũng như đảm bảo an toàn... Hơn nữa, việc thanh toán gián tiếp tăng cường tác dụng quản lí vĩ mô của nhà nước, tạo điều kiện cho hệ thống ngân hàng phát triển... Trong giao dịch thương mại quốc tế, hiệu quả của hợp đồng ngoại thương phụ thuộc rất lớn vào nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Vì vậy, công ty TECHSIMEX đã vận dụng phương thức thanh toán hiệu quả nhất cho hoạt động kinh doanh nhập khẩu của mình. Hai phương thức thanh toán chính là: Điện chuyển tiền (T/T) và thư tín dụng (L/C). Bảng số 3: Tỷ trọng các phương thức thanh toán hàng nhập khẩu: Đơn vị:100% Năm Phương thức thanh toán 2003 2004 2005 2006 L/C 90 89 92 92,5 T/T 10 11 8 7,5 Thông thường hoạt động thanh toán quốc tế được tiến hành qua ngân hàng và không dùng tiền mặt. Hơn nữa, Công ty lại thường xuyên có nhu cầu vay vốn từ ngân hàng để đảm bảo nguồn vốn trong kinh doanh. Nên mối quan hệ của ngân hàng với công ty luôn được quan tâm.Công ty đã tạo được mối quan hệ tin cậy lâu dài với một số ngân hàng lớn như: Vietcombank (Ngân hàng ngoại thương Việt Nam), Agribank (Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển Nông thôn Hà Nội)… 2.2.2.Quy trình thanh toán trong hoạt động nhập khẩu của công ty: 2.2.2.1. Đối với phương thức thanh toán tín dụng chứng từ: Sau khi phó giám đốc đàm phán thành công với đối tác, hợp đồng sẽ được chuyển sang phòng kế toán - thống kê để làm thủ tục mở L/C cần thiết Theo nội dung của hợp đồng, phòng kế toán thống kê làm đơn xin mở thư tín dụng gửi đến ngân hàng của TECHSIMEX yêu cầu mở thư tín dụng cho nhà xuất khẩu được hưởng . Thông thường L/C được mở tại VIETCOMBANK, vì đây là ngân hàng có uy tín lớn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu tại Việt Nam . Tại đây, căn cứ vào nội dung của đơn xin mở L/C , VIETCOMBANK sẽ lập một thư tín dụng và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nước người xuất khẩu thông báo việc mở L/C và chuyển thư tín dụng đến nhà xuất khẩu . Ngân hàng thông báo khi nhận được thông báo này sẽ báo cho người xuất khẩu toàn bộ nội dung thông báo về việc mở L/C đó . Khi nhận được bản gốc L/C, ngân hàng này sẽ chuyển ngay cho người xuất khẩu . Người xuất khẩu nếu chấp nhận L/C này sẽ tiến hành giao hàng, nếu không thì trực tiếp hoặc thông qua ngân hàng mở L/C đề nghị TECHSIMEX sửa đổi, bổ sung L/C cho phù hợp với hợp đồng . Sự sửa đổi này phải được xác nhận của VIETCOMBANK mới có hiệu lực . Văn bản sửa đổi trở thành một bộ phận cấu thành không thể tách rời L/C cũ và huỷ bỏ L/C cũ . Sau khi giao hàng nhà xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu của L/C, xuất trình thông báo thông qua ngân hàng thông báo cho VIETCOMBANK xin thanh tóan . Sau khi kiểm tra bộ chứng từ thanh toán, nếu thấy phù hợp với L/C thì VIETCOMBANK sẽ tiến hành trả tiền cho người xuất khẩu. Ngược lại, ngân hàng sẽ từ chối trả tiền và trả lại toàn bộ chứng từ cho người xuất khẩu . Khi đã thanh toán cho người xuất khẩu, VIETCOMBANK sẽ đòi tiền từ TECHSIMEX và giao bộ chứng từ hàng hoá cho Công ty . TECHSIMEX sẽ kiểm tra bộ chứng từ và chỉ thanh toán khi bộ chứng từ này hợp lệ . 2.2.2.2 Phương thức thanh toán điện chuyển tiền (T/T) Sau khi hợp đồng đã kí kết , người xuất khẩu tiến hành giao hàng và gửi toàn bộ chứng từ cho TECHSIMEX . Bộ chứng từ này thường bao gồm : bản sao hợp đồng, hoá đơn, phiếu đóng gói, tờ khai hải quan( nếu có )…Công ty sẽ đối chiếu bộ chứng từ này với hợp đồng, nếu thấy phù hợp thì viết lệnh chuyển tiền gửi đến ngân hàng phục vụ mình , yêu cầu thanh toán cho người xuất khẩu . Ngân hàng chuyển tiền tiến hành kiểm tra, nếu thấy phù hợp và tài khoản của TECHSIMEX đủ khả năng thanh toán thì họ sẽ chuyển tiền, đồng thời gửi giấy báo nợ và giấy báo đã thanh toán cho Công ty . Sau đó, ngân hàng chuyển tiền yêu cầu ngân hàng đại lý của mình ở nước người xuất khẩu trích tiền chuyển trả cho ngưòi xuất khẩu . Nhận được lệnh, ngân hàng đại lý chuyển tiền cho người hưởng lợi trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua ngân hàng khác . Với phương thức thanh toán này, TECHSIMEX sẽ chỉ phải làm thủ tục đơn giản, phí thanh toán không cao và nó chỉ được áp dụng với những hợp đồng giá trị nhỏ, bạn hàng quen thuộc . 2.2.3 Thực trạng ứng dụng các phương thức thanh toán tại công ty: 2.2.3.1 Phương thức điện chuyển tiền (T/T) : Ưu điểm của phương thức này là đơn giản, phí thanh toán thấp song công ty chỉ áp dụng với một số đối tác có mối quan hệ làm ăn lâu dài hoặc với những hàng hoá ở trong biên giới hay nằm trong kho ngoại quan do phương thức này đối với công ty có độ an toàn tương đối thấp . Công ty đã áp dụng phương thức này với một số doanh nghiệp SINGAPOR như SUMITOMO, OYOTA TSUSHO …với tổng giá trị hợp đồng thường nhỏ hơn 1.000.000 USD . Đặc biệt đối với các mặt hàng nằm trong kho ngoại quan như nhôm, máy xúc đào, máy xúc lệch, thiết bị phòng thí nghiêm… thì phương thức T/T được sử dụng nhiều hơn . Bảng số 4: Tình hình thanh toán bằng T/T của Công ty theo số món từ năm 2003-2006 Đơn vị: món Năm 2003 2004 2005 2006 Thanh toán bằngT/T 5 5 4 5 Nguồn: Công ty dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập Khẩu Bảng số 5 :Giá trị thanh toán bằng T/T của Công ty từ năm 2003-2006 Đơn vị: USD Năm 2003 2004 2005 2006 Giá trị thanh toán bằng T/T 299.888 312.546 375.612 412.423 Nguồn: Công ty dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập Khẩu Khi thanh toán bằng T/T với những hàng hoá trong kho ngoại quan, thông thường công ty sẽ phải trả 100% giá trị hợp đồng cho bên xuất khẩu . Trả trước, trả ngay hoặc trả sau sẽ tuỳ thuộc vào thoả thuận giữa TECHSIMEX và phía xuất khẩu . Riêng đối vớí một số đối tác có quan hệ hợp tác lâu dài và hàng hoá ở ngoài biên giới công ty luôn phải đặt cọc trước . Tỉ lệ thanh toán trước giao động từ 10% đến 30% . Với những đối tác chưa có quan hệ kinh doanh tin cậy thì khi số tiền đặt cọc quá lớn,để tránh rủi ro công ty đã đưa thêm vào một số điều kiện bảo lãnh ngân hàng trong hợp đồng . Theo đó trước khi Công ty thanh toán người bán phải xuất trình bảo lãnh của ngân hàng chứng thực họ sẽ thực hiện đúng nghĩa vụ của mình theo hợp đồng . Khi người bán không thực hiện đúng quy định thì Công ty có quyền đòi lại số tiền đặt cọc tại ngân hàng trên . Với những hợp đồng phải đặt cọc trước Công ty phải thanh toán nốt phần còn lại của hợp đồng khi nhận chứng từ gửi hàng hợp lệ hay khi nhận đủ hàng hoá . Với một số mặt hàng có giá trị lớn hoặc tính năng kĩ thuật phức tạp cần có thời gian bảo hành thì Công ty sẽ giữ lại từ 5% đến 30% giá trị hợp đồng cho đến khi hết hạn bảo hành . Dưới đây là ví dụ về quy trình thanh toán hàng nhập khẩu bằng phương thức T/T: Ngày 17/1/2005, Công ty nhập khẩu mặt hàng nhôm nguyên chất theo hợp đồng thương mại số SHZST02.0746 với công ty SUMITOMO (Singapore) với tổng số lượng 160 tấn (+/-10%), tổng giá trị hợp đồng là 224,320USD. Trong hợp đồng quy định thanh toán bằng phương thức T/T trả tiền trước (T/T Remittce In Advance within 7 days after contrct date in Dollar…). Công ty sẽ nhận hàng tại nhà máy sản xuất sau 5 ngày khi người xuất khẩu nhận được tiền. Bộ chứng từ bao gồm: Hoá đơn thương mại, giấy chứng nhận chất lượng và số lượng hàng hóa, giấy chứng nhận xuất xứ, bản kê chi tiết hàng hoá, giấy chứng nhận bảo hiểm. Ngân hàng chuyển tiền là ngân hàng Vietcombank là nơi công ty TECHSIMEX mở tài khoản. Ngân hàng của người xuất khẩu là ngân hàng Standard Chartered Bank của Singapore. Trong đơn chuyển tiền ghi đầy đủ: Tên, địa chỉ,số TK của người hưởng lợi (KMGI -02-2538) Số ngoại tệ xin chuyển là 224.320 USD Lý do chuyển tiền Yêu cầu ngân hàng chuyển tiền bằng phương thức T/T. Yêu cầu khác. Nhân viên phòng xuất nhập khẩu sau của TECHSIMEX đem toàn bộ hồ sơ đã lập đủ đến Vietcombank để yêu cầu chuyển toàn bộ số tiền hàng cho SUMITOMO. Vietcombank sau khi nhận được đơn chuyển tiền và tiến hành kiểm tra, nếu tất cả đều hợp lệ và TK của TECHSIMEX đủ khả năng thanh toán,Vietcombank sẽ trích tài khoản gửi cho ngân hàng STANDARD CHARTERED. 2.2.3.2. Đối với phương thức tín dụng chứng từ: Dựa vào nội dung và giá trị hợp đồng thì sau khi kí kết hợp đồng với nhà xuất khẩu, Công ty tiến hành các thủ tục cần thiết để mua ngoại tệ, mở L/C thanh toán vơí nhà cung cấp . Quá trình thanh toán sẽ được tiến hành khi ngân hàng người xuất khẩu gửi đi bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng bên mua và yêu cầu công ty ký hậu thanh toán theo quy định . Công ty thường tiến hành thanh toán ngay 100% giá trị của L/C cho người bán ngay sau khi nhận được bộ chứng từ đầy đủ từ phía người xuất khẩu . Khi thanh toán theo phương thức này, Công ty sẽ được yên tâm hơn về chất lượng, quy cách, thời gian giao hàng …Còn nhà xuất khẩu cũng đảm bảo về khả năng thanh toán. Thông thường, bộ chứng từ sẽ gồm : Bộ vận đơn, hoá đơn thương mại đã kí, phiếu đóng gói chi tiết, chứng chỉ kiểm tra chất lượng do người sản xuất cấp, chứng chỉ xuất xứ do phòng thương mại người xuất khẩu cấp ( 1 bản gốc và 2 bản copy đã ký) , hợp đồng hoặc chứng chỉ bảo hiểm . Khi có sự bất đồng giữa Công ty và người xuất khẩu về việc thanh toán thì phán xét của trọng tài kinh tế là quyết định cuối cùng . Cơ quan tài chính kinh tế đứng ra giải quyết tranh chấp là cơ quan được các bên chỉ định khi ký kết hợp đồng tương ứng . Bảng số 6:Trị giá thanh toán L/C với một số nhà cung cấp chủ yếu: Đơn vị: USD Công ty 2003 2004 2005 2006 SUMITOMO 521.327 700.125 800.548 900.000 TOYOTA 500.120 654.365 700.000 800.356 HEGO 421.215 500.000 354.000 621.140 MACROBARS& WIRES 214.136 521.148 570.143 700.000 nguồn: Công ty TECHSIMEX Ví dụ về quy trình thanh toán theo phương thức L/C của Công ty: Ngày 18/7/2003, Công ty nhập khẩu nhôm thỏi theo hợp đồng thương mại số 010603/TECH-TTSPL từ công ty T0Y0TA TSUSHU với tổng khối lượng50 tấn(+/ - 50%), tổng giá trị hợp đồng 75.000 USD(-+ ). Công ty sẽ thanh toán theo phương thức L/C. Các nghiệp vụ Công ty đã thực hiện như sau: Xin mở L/C: nhân viên phòng xuất nhập khẩu kiểm tra lại toàn bộ hợp đồng cũng như tình hình tài chính của Công ty, sau đó mở tài khoản ngoại tệ tại Vietcombank và trình hồ sơ xin mở L/C do ngân hàng quy định. Khi được ngân hàng chấp nhận, Công ty nộp phí mở L/C là 225USD (tương đương 0,3% giá trị hợp đồng)và 20USD phụ phí. Kiểm tra L/C: khi nhận được bản Fax L/C của ngân hàng phù hợp với hợp đồng về loại L/C, ngày và địa điểm hết hạn của L/Công ty, thời hạn giao hàng,loại tiền và số tiền, cách thức giao hàng, cách thức vận tải (được chuyển tải), chứng tứ hàng hoá…Công ty chấp nhận mở L/C này. Ngân hàng Vietcombank được Công ty chấp nhận L/C, thông báo cho công ty TOYOTA TSUSHO thông qua ngân hàngUSJ BANK LIMITED- SINGAPORE BANCH. Kiểm tra bộ chứng từ hàng hoá:khi nhà xuất khẩu đồng ý với L/C và chấp nhận giao hàng, họ đã lập bộ chứng từ gửi cho Công ty. Trong hợp đồng quy định: 7 ngày làm việc sau khi TOYOTA TSUSHO giao hàng, TECHSIMEX sẽ nhận được bộ chứng từ đường biển gửi bằng DHL. TECHSIMEX nhận được bộ chứng từ này, kiểm tra thấy hợp lệ đã chuẩn bị các chứng từ để nhận hàng: tờ khai hải quan, hợp đồng mua bán… Thanh toán tại ngân hàng: TOYOTA TSUSHO xuất trình bộ chứng từ tới UFJ BANK LIMITED- SINGAPORE và ngân hàng đã chuyển bộ chứng từ này tới Vietcombank. Vietcombank kiểm tra, thấy không có gì sai sót đã thanh toán cho TOYOTA TSUSHO. Vietcombank chuyển bộ chứng từ này cho TECHSIMEX, Công ty kiểm tra thấy hợp lệ đã thanh toán phần còn lại cho ngân hàng. 2.2.4. Hiệu quả của hoạt động thanh toán quốc tế : Phương thức thanh toán: Công ty thường sử dụng hai phương thức thanh toán chủ yếu là điện chuyển tiền và tín dụng chứng từ . Nếu hàng hoá phải nhập khẩu từ bên ngoài biên giới Công ty thường áp dụng phương thức tín dụng chứng từ, còn với các hàng hoá nằm trong kho ngoại quan hoặc với một số ít các đối tác có quan hệ làm ăn lâu dài, có uy tín thì Công ty lại áp dụng phương thức điện chuyển tiền . Nhất là khi hàng nhập có trị giá lớn, Công ty sẽ thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ . Phương thức này không chỉ đem lại hiệu quả cho hoạt động thanh toán trong lĩnh vực nhập khẩu mà còn là tiền đề, cơ sở vững chắc cho phương thức thanh toán điền chuyển tiền(T/T) .Dựa vào mối quan hệ kinh doanh khi thực hiện nhập khẩu theophương thức tín dụng chứng từ ta có thể đánh giá được độ tin cậy của từng bạn hàng từ đó sẽ áp dụng từng tỉ lệ, thời hạn thanh toán cho phù hợp khi sử dụng phương thức thanh toán T/T.Trong hoạt động thanh toán quốc tế, công ty chủ yếu sử dụng phương thức tín dụng chứng từ, trị giá của hoạt động thanh toán bằng tín dụng chứng từ chiếm 93% tổng giá trị thanh toán hợp đồng nhập khẩu . Một mặt là do sự an toàn của phương thức tín dụng chứng từ, mặt khác các mặt hàng mà Công ty nhập khẩu là ở ngoài biên giơí do vậy tỉ lệ thanh toán bằng T/T chiếm một tỉ lệ nhỏ (khoảng 7%) .Trường hợp TECHSIMEX áp dụng phương thức T/T trong nhập khẩu các hàng hoá ở ngoài nước Công ty thường phải ký quỹ trước, nếu không phải là các đối tác uy tín, có quan hệ làm ăn lâu dài thì rủi ro cho số tiền đặt cọc có thể xảy ra.Nên Công ty áp dụng hài hoà hai phương thức trên là rất hợp lý, tạo hiệu quả cao. Ví dụ một số bạn hàng lớn, có quan hệ lâu năm như: Toyota,Basf, Hego, Royal Global, Macro Bars& Wires, Yue Seng Ind…Công ty thường thanh toán bằng L/C. Trong năm 2007, Công ty có một số bạn hàng như: Nissei,Kanepackage, Apllogistics…có giá trị giao dịch không lớn nên TECHSIMEX thanh toán bằng T/T. Quy trình thanh toán: TECHSIMEX đều thực hiện quy trình thanh toán theo đúng chuẩn mực quốc tế . Việc thực hiện quy trình như vậy giúp công ty tiết kiệm thời gian khi làm hợp đồng cũng như khi thực hiện thanh toán . Tỷ lệ và thời gian các đợt thanh toán:khi sử dụng L/C Công ty thường phải ký quỹ 10% - 30% . Đối với các hợp đồng nhập khẩu hàng tiêu dùng hoặc các nguyên vật liệu thì Công ty thanh toán ngay 100% khi người bán xuất trình đầy đủ bộ chứng từ . Còn với các hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị thì tỷ lệ thanh toán thường là 70% khi người bán xuất trình đầy đủ bộ chứng từ và còn 30% sẽ được thanh toán sau khi người bán thực hiện giám sát lắp đặt xong và hai bên ký biên bản nghiệm thu . Ví dụ ngày 18/9/2005, Công ty nhập khẩu một số linh kiện điện tử theo hợp đồng thương mại số 0154803/TECH-KAPC từ công ty Kanepackage với tổng giá trị hợp đồng 55.000 USD(-/+ ), thanh toán theo phương thức L/C. Công ty đã mở L/C thông qua Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam và phải ký quỹ 20%. Ta có thể thấy được tình hình về tỷ lệ và thời hạn thanh toán của công ty bằng hai phương thức T/T và L/C qua các năm gần đây: Bảng 7: Bảng phân tích khả năng thanh toán của công ty qua các năm 2003 - 2005 Các khoản tiền và tương đương tiền dùng để thanh toán Đầu năm 2003 Đầu năm 2004 Đầu năm 2005 Đầu năm 2006 Các khoản nợ ngắn hạn cần thanh toán Đầu năm 2003 Đầu năm 2004 Đầu năm 2005 Đầu năm 2006 1 - tiền 2.671.514 2.179.601 4.936.748 8.231.704 1 – Vay ngắn hạn 2.328.630 3.335.053 9.103.109 7.998.127 2- Các khoản phải thu 5.314.637 8.192.500 13.827.517 15.958.111 2 - Phải trả cho người bán 1.399.892 2.646.798 2.563.512 4.376.123 3 - Hàng tồn kho 5.815.423 5.274.989 5.622.593 7.118.922 3 - Người mua trả trước 6.614.841 3.783.711 5.102.266 6.800.109 4 – TSLĐ khác 1.007.452 2.362.655 924.817 931.174 4 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước 785.957 573.119 582.163 505.438 5 - Phải trả công nhân viên 292.858 1.036.330 7