Chuyên đề Nâng cao việc áp dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán tại các công ty kiểm toán độc lập ở Việt Nam

áp dụng kỹ thuật phỏng vấn Kỹ thuật này được áp dụng ở giai đoạn chuẩn bị kế hoạch kiểm toán, lập kế hoạch kiểm toán và thực hiện kiểm toán. Chi phí cho kỹ thuật này thấp mà vẫn thu thập được những thông tin cơ bản về khách hàng, HTKSNB, cơ chế hoạt động cũng như cách thức ra quyết định của nhà quản lý. Tuy nhiên để thông tin thu được là chính xác, phù hợp với mục tiêu kiểm toán thì người thực hiện kiểm toán phải là những KTV có trình độ, có kinh nghiệm. Tùy thuộc bộ máy kiểm toán và chương trình kiểm toán riêng của từng công ty kiểm toán, cách thức sử dụng kỹ thuật này cũng như cách thức ghi chép kết quả phỏng vấn là khác nhau. Tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Apec: Trước khi ký hợp đồng kiểm toán, KTV phỏng vấn Ban giám đốc để đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán, môi trường nội bộ và bên ngoài, tình hình tài chính… để nắm được một cách tổng quan về tình hình hoạt động của công ty. Tuy nhiên, với những khách hàng truyền thống, KTV của công ty Apec chỉ phỏng vấn về những thay đổi và mâu thuẫn phát sinh sau cuộc kiểm toán trước thông qua Bảng phỏng vấn khảo sát khách hàng sau: Tên khách hàng: Niên độ kế toán : Tham chiếu: Khoản mục: các sự kiện phát sinh sau niên độ Người thực hiện: kế toán năm trước Bước công việc: phỏng vấn ban lãnh đạo Ngày thực hiện Câu hỏi Trả lời 1.Báo cáo tài chính năm trước đã được tổng công ty phê duyệt chưa? Đã được phê duyệt 2. Có chênh lệch giữa số được phê duyệt với số trên báo cáo tài chính đã được kiểm toán không? Một số chỉ tiêu thay đổi 3. Những thay đổi đó đã được điều chỉnh vào số dư đầu năm hay số phát sinh trong năm nay? Đơn vị đã điều chỉnh vào số phát sinh trong kì 4. Cơ quan thuế đã kiểm tra quyết toán thuế năm trước chưa? Rồi Do không có gì phát sinh thêm về tính liêm chính của Ban giám đốc hay mâu thuẫn giữa hai bên nên công ty Apec tiếp tục cung cấp dịch vụ kiểm toán BCTC cho khách hàng này. Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán, công ty kiểm toán lập kế hoạch kiểm toán và kỹ thuật phỏng vấn cũng được sử dụng trong giai đoạn này, giúp KTV đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát, từ đó đưa ra phương hướng công việc cần làm, lập kế hoạch phù hợp. Với cả khách hàng truyền thống và khách hàng tiềm năng, công ty Apec đều sử dụng Bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ như sau: Câu hỏi Có Không Công việc được phân công, phân nhiệm cho từng kế toán có được quy định bằng văn bản không? n Những thay đổi trong công việc được phân công (nếu có) có được cập nhật thường xuyên không? n Các nhân viên thuộc bộ phận kế toán, tài chính có được đào tạo về chuyên ngành mình đang làm không? n Công ty có quy định khi nghỉ phép, các nhân viên chủ chốt phải báo cáo trước ít nhất 1 ngày cho cấp trên không? n Công việc của những người nghỉ phép có được người khác đảm nhiệm hay không? n Công ty có quy định khi cung cấp các tài liệu, thông tin tài chính kế toán ra bên ngoài phải được sự phê duyệt của cấp lãnh đạo không? n Nhận xét: Có sự phân công công việc trong bộ máy kế toán của công ty, mỗi người chịu trách nhiệm công việc của riêng mình Nhân viên chủ chốt của công ty chỉ được phép nghỉ trong trường hợp cấp bách và có nhân viên được phân công trách nhiệm làm thay một người cụ thể Các tài liệu tài chính kế toán của công ty những ai biết đều nằm trong sự kiểm soát của ban giám đốc Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ khá Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, công ty Apec sử dụng kỹ thuật phỏng vấn để thực hiện bước công việc thử nghiệm kiểm soát, sử dụng trong nhiều phần hành cụ thể để đánh giá HTKSNB ở mỗi phần hành đó. Ví dụ về Tờ kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền của khách hàng: Tên khách hàng: Tham chiếu: Khoản mục: Tiền Người thực hiện: Bước công việc: Phỏng vấn kế toán Ngày thực hiện: Kế toán áp dụng đầy đủ quy tình hạch toán do ban giám đôc khách hàng đề ra. Thủ quỹ chi tiền khi có đầy đủ các chứng từ có liên quan và chữ ký của người có thẩm quyền Khi thu tiền, thủ quỹ viết ngay phiếu thu và lập chứng từ thu tiền Các chứng từ chi được đi kèm với các chứng từ gốc có liên quan thuận tiện cho việc kiểm tra Tại công ty Deloitte Việt Nam: kỹ thuật phỏng vấn được áp dụng để tìm hiểu quy trình sản xuất của khách hàng hoặc tìm hiểu từng khoản mục. Chẳng hạn, khi kiểm toán chi phí trả trước ngắn hạn của công ty, sau khi tập hợp chi tiết số dư cuối kì tài khoản 142, KTV hỏi kế toán các tiêu thức phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn và ghi vào giấy tờ làm việc: Nội dung Năm N 1. Chi phí làm biển quảng cáo 103,803,402 2. Chi phí cho thuê cửa hàng, thuế 345,050,700 3. Chi phí sửa chữa, bảo hiểm xe 81,711,930 4. Chi phí nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ 80,782,437 5. Chi phí khác 162,099,597 Tổng 773,448,066 Các khoản chi phí 1, 3, 4, 5 được phân bổ theo thời gian nhưng không có mức thời gian cụ thể. Kế toán ước tính thời gian phân bổ cho phù hợp với từng loại, miễn là trong vòng 12 tháng. Khoản mục chi phí 2 được phân bổ theo thời gian ghi trên hợp đồng. Bằng chứng này giúp KTV nhận thức được các tiêu thức để xây dựng mô hình ước tính chi phí trả trước ngắn hạn. KTV của Deloitte luôn lắng nghe những gì khách hàng trình bày, phân tích câu trả lời nhằm đánh giá xem câu trả lời có nhất quán không. KTV cũng chọn mẫu ngẫu nhiên một số nghiệp vụ để xác minh, khẳng định tính chính xác và trung thực của thông tin thu được qua phỏng vấn. Tại công ty A.A, kỹ thuật phỏng vấn sử dụng thường xuyên trong các cuộc kiểm toán nhằm thu thập thông tin bằng văn bản và lời nói làm cơ sở giải thích cho các nghi ngờ mang tính nghề nghiệp của KTV. Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, KTV thực hiện phỏng vấn trực tiếp ban lãnh đạo, kế toán trưởng, trưởng ban kiểm soát và nhân viên để tìm hiểu thông tin. Trong cuộc họp đầu tiên với khách hàng, công ty A.A thực hiện phỏng vấn ban giám đốc về lý do kiểm toán, mức phí kiểm toán để đưa ra quyết định có chấp nhận ký hợp đồng kiểm toán hay không. Giai đoạn thực hiện kiểm toán KTV tiến hành các trắc nghiệm kiểm toán để phát hiện các sai sót, gian lận trên BCTC của đơn vị được kiểm toán. Trình tự một cuộc phỏng vấn của công ty A.A có thể khái quát qua sơ đồ sau: Lập kế hoạch cho cuộc phỏng vấn Đặt câu hỏi Lắng nghe câu trả lời Đánh giá câu trả lời Hỏi thêm câu hỏi Tóm tắt điểm chính Ghi chép vào tài liệu làm việc VD: phỏng vấn tìm hiểu khoản phải thu, dự phòng tại công ty ABC STT Các vấn đề cần tìm hiểu Trả lời Tham chiếu 1 Tìm hiểu chung - Các khách hàng của công ty, khách hàng có ổn định không? - Các mặt hàng hoặc dịch vụ mà công ty cung cấp? - Chính sách bán hàng chung của công ty? Với những khách hàng nào thì ký hợp đồng? - Chủ yếu là khách hàng Hàn quốc, khách hàng tương đối ổn định - Sản phẩm cung cấp: bao bì, vải bạt PE, PP - Toàn bộ hàng bán ra công ty đều ký kết hợp đồng mua bán 2 Các chính sách thủ tục liên quan đến công nợ phải thu khách hàng? - Chính sách bán chịu? - Các thủ tục chứng minh sự phát sinh các khoản công nợ phải thu khách hàng, phát hành hóa đơn,xuất kho, giao hàng? - Các biện pháp thu hồi công nợ? - Các thủ tục đánh giá công nợ phải thu khó đòi, lập dự phòng, xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được? - Đối với hàng xuất khẩu, công ty căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, sau đó ký hợp đồng, phát hành hóa đơn , tiến hành giao hàng. - Công ty không lập dự phòng phải thu khó đòi 3 Việc theo dõi từng đối tượng phải thu trên sổ kế toán: có bao nhiêu nhân viên thực hiện, trách nhiệm của từng người? Do thanh toán kế toán thực hiện 4 Việc đối chiếu công nợ được thực hiện như thế nào? Công nợ được đối chiếu vào cuối tháng 5 Việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ để theo dõi công nợ phải thu khách hàng? Đối chiếu sổ chi tiết và sổ tổng hợp? Khoản phải thu được mở sổ chi tiết theo dõi cho từng khách hàng Do độ tin cậy của bằng chứng thu thập được không cao, chất lượng kiểm toán không được đảm bảo nếu chỉ áp dụng đơn lẻ thủ tục này do đó công ty A.A luôn kết hợp kỹ thuật này với các kỹ thuật khác nhằm nâng cao chất lượng bằng chứng thu thập được, đảm bảo ý kiến của KTV về BCTC của khách hàng là phù hợp. 2.2 Thực trạng áp dụng kỹ thuật quan sát Quan sát là kỹ thuật được vận dụng để đánh giá một thực trạng hay hoạt động của đơn vị được kiểm toán. Các công ty kiểm toán thường sử dụng kỹ thuật này khi tìm hiểu chung và đánh giá về HTKSNB của khách hàng. Giống như phỏng vấn, quan sát là kỹ thuật được KTV sử dụng trong cả quá trình chuẩn bị kiểm toán, lập kế hoạch kiểm toán và thực hiện kiểm toán. Phương pháp này có chi phí thấp, kéo theo đó là bằng chứng kiểm toán là ít tin cậy do KTV khó có thể đánh giá tính chính xác của kết quả quan sát, do vậy cần kết hợp với các kỹ thuật khác và sử dụng một cách khéo léo tùy từng mục tiêu và khoản mục cụ thể. Tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Apec: kỹ thuật này được sử dụng kết hợp với kỹ thuật phỏng vấn trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Những gì KTV quan sát được sẽ được ghi chép lại trong giấy tờ làm việc và kẹp cùng bảng câu hỏi phỏng vấn về HTKSNB. Kết quả quan sát của KTV về phong cách làm việc của Ban giám đốc, phòng kế toán, chu trình luân chuyển chứng từ, ghi chép sổ sách kế toán được thể hiện trong giấy tờ làm việc như sau: Tên khách hàng: Bước công việc: Quan sát ban giám đốc và phòng kế toán Ban giám đốc công ty có thái độ nghiêm túc, nắm bắt được hoạt động công ty một cách chi tiết Các nhân viên trong phòng kế toán nhiệt tình giúp đỡ nhóm kiểm toán để hoàn thành công việc kiểm toán. Kế toán trưởng nắm bắt được công việc của từng phần hành và năng lực của từng nhân viên kế toán để có thể bố trí công việc phù hợp Chứng từ kế toán được đánh số thứ tự và liên tiếp, được lưu trữ đầy đủ, gọn gàng, thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra Sổ sách kế toán được lưu trữ đầy đủ. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast nên số liệu kế toán dễ kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết Kỹ thuật quan sát cũng được sử dụng trong thử nghiệm kiểm soát đối với từng khoản mục để thu thập quá trình thực hiện công việc tại khách hàng. Ví dụ KTV quan sát hoạt động thu và chi tiền và ghi rõ vào giấy tờ làm việc như sau: Tên khách hàng: Tham chiếu: Khoản mục: Tiền Người thực hiện: Bước công việc: Ngày thực hiện: Việc thu tiền khi bán hàng được phân công cho 1 nhân viên đảm nhiệm, tách biệt với việc viết hóa đơn chứng từ, cuối mỗi ngày nhân viên này nộp tiền cho thủ quỹ và đồng thời bộ phận bán hàng cũng nộp hóa đơn chứng từ liên quan đến việc thu tiền cho kế toán tiền mặt. Các hóa đơn bán hàng, phiếu thu được đánh số trước Khi nghiệp vụ phát sinh phải có đè nghị thanh toán trình lên Giám đốc, sau khi được Giám đốc phê duyệt thì kế toán tiến hành viết phiếu chi, thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi đã có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan tiến hành chi tiền Tại công ty Deloitte Việt Nam: KTV tiến hành quan sát các chu trình trong công ty khách hàng, miêu tả vào giấy tờ làm việc và ghi kèm theo nhận xét của mình. Điều đó thuận tiện cho ban lãnh đạo kiểm tra công việc của KTV, cũng dễ dàng khi có cá nhân, đơn vị khác cần sử dụng và tìm hiểu các giấy tờ này. Ví dụ quan sát thủ tục kiểm soát với khoản mục HTK Những hoạt động kiểm soát chủ yếu đối với hàng tồn kho: Quản lý hàng tồn kho: Các bộ phận sau liên quan đến quản lý HTK: - Phòng vật tư - Phòng kiểm soát chất lượng - Phòng kỹ thuật công nghệ - Phòng kế toán Bảo vệ hàng tồn kho HTK được lưu giữ trong các kho khác nhau, có khóa bảo vệ và hệ thống báo cháy tự động. Tất cả các HTK đều có tên và số series cụ thể và được sắp xếp theo lô, theo từng khu vực. Lưu kho Hiện tại danh mục vật tư tại đơn vị đang được quản lý theo tên vật tư, những vật tư mới tên vật tư được thống nhất vơí nhà cung cấp về cách đặt tên và bổ sung vào danh mục vật tư. Tại bộ phận kế toán đã có sự mã hóa danh mục vật tư, tuy nhiên công việc này chỉ sử dụng trong kế toán, chưa có ý nghĩa với bộ phận vật tư và bộ phận kho. Kết luận: HTKSNB thực hiện khá nghiêm túc, HTK được nhiều bộ phận độc lập quản lý do vậy công tác quản lý HTK được đảm bảo => rủi ro kiểm soát ở mức bình thường. Tại công ty kiểm toán Mỹ A.A: KTV của công ty A.A cũng tiến hành quan sát đối với các chu trình, phương thức kiểm soát đối với tài sản của công ty khách hàng. Tuy nhiên, cũng giống như công ty Apec, kết quả của kỹ thuật này là nhận xét, kết luận của KTV mà không có bảng mô tả chi tiết. Thông tin thu thập được khi quan sát một khách hàng của công ty Tên khách hàng:……….. Năm tài chính:…………. Nội dung công việc: thu thập thông tin chung qua quan sát Ban giám đốc công ty có thái độ làm việc nghiêm túc, nắm bắt được hoạt động của công ty một cách chi tiết. Các nhân viên chấp hành tốt nội quy của công ty. Nhân viên phòng kế toán giúp đỡ nhóm kiểm toán hoàn thành tốt công việc Sự phối hợp làm việc giữa các bộ phận phòng ban chưa hiệu quả. Công việc đối chiếu giữa thủ kho và kế toán chưa được thực hiện thường xuyên. Các thủ tục , quy chế hoạt động tài chính , kế toán chưa thực hiện đầy đủ: công việc thu thập báo giá, đánh giá tính hợp lý của giá mua chưa được thực hiện, công tác mua hàng do bộ phận cung ứng toàn quyền quyết định không có sự giám sát của bộ phận khác do vậy dễ xảy ra rủi ro… Các kho chứa hàng, vật tư được bảo quản thích hợp. tuy nhiên vật tư, hàng hóa sắp xếp còn lộn xộn, bố trí kho hàng và phân xưởng sản xuất chưa phù hợp. Nhận xét: rủi ro kiểm soát: trung bình. Tuy nhiên kỹ thuật quan sát ít được A.A sử dụng trong các cuộc kiểm toán do giới hạn về thời gian kiểm toán. Mặt khác A.A còn chưa chú trọng đúng mức vào việc đánh giá HTKSNB của đơn vị khách hàng trong các cuộc kiểm toán. 2.3. Thực trạng áp dụng kỹ thuật kiểm tra tài liệu Xác minh tài liệu là kỹ thuật xem xét tính hợp lý, phù hợp của những tài liệu được cung cập hoặc thu thập được trong quá trình kiểm toán. Kỹ thuật này cung cấp những bằng chứng đáng tin cậy về hoạt động của công ty khách hàng, chất lượng bộ máy kế toán… Tuy nhiên, đối với những tài liệu được cung cấp bởi công ty khách hàng, khi sử dụng cần kết hợp với các kỹ thuật khác để xem xét lại tính chính xác của chúng. Ở giai đoạn thực hiện kiểm toán, hầu hết ở các công ty kiểm toán, KTV sẽ tiến hành chọn mẫu và sử dụng kỹ thuật xác minh tài liệu trên các mẫu đã chọn theo hai hướng: từ chứng từ đến các sổ chi tiết, sổ cái tài khoản (tránh khai thiếu) và từ các sổ cái tài khoản đến sổ chi tiết, các chứng từ cụ thể (tránh khai khống). + Thứ nhất: kiểm tra chứng từ gốc lên sổ sách kế toán nhằm kiểm tra tra tính đầy đủ trong ghi chép của các nghiệp vụ phát sinh VD: kiểm tra tính đúng kỳ của việc ghi nhận doanh thu , KTV yêu cầu cung cấp các chứng từ, hóa đơn vào ngày cuối năm liên quan đến tài khoản doanh thu, sau đó sẽ đối chiếu hóa đơn, sổ cái …việc kiểm tra này được KTV ghi chép vào giấy tờ làm việc để làm bằng chứng lập BCKT. + Thứ hai: Kiểm tra từ sổ sách kế toán xuống chứng từ gốc nhằm xác minh tính có thật của các nghiệp vụ đã ghi sổ: kiểm tra theo thứ tự từ bảng cân đối số phát sinh , sổ cái , sổ chi tiết đến chứng từ gốc của nghiệp vụ đó. Khi kiểm tra chứng từ KTV cũng chú ý tính hợp lý, hợp lệ có tuân theo quy định hiện hành hay không, chữ ký có đủ hay không … Tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Apec: kỹ thuật xác minh tài liệu luôn được kết hợp với kỹ thuật phỏng vấn và quan sát để thu thập bằng chứng có độ tin cậy cao, cả trong giai đoạn lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán. Ở giai đoạn lập kế hoạch, kỹ thuật xác minh tài liệu chỉ nhằm mục đích thu thập thông tin cơ sở và nghĩa vụ pháp lý của khách hàng để lưu vào hố sơ kiểm toán nên không có bút tích của KTV. Tuy nhiên nếu kiểm tra tài liệu thấy thiếu sót thì KTV có thể yêu cầu phía công ty khách hàng cung cấp thêm. Tài liệu cung cấp thêm hoặc giải trình của Ban giám đốc sẽ được ghi vào giấy tờ làm việc và hồ sơ kiểm toán. Nhìn chung, ở công ty Apec, trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, kỹ thuật quan sát và phỏng vấn dùng để thu thập hiểu biết tổng quan, kỹ thuật xác minh tài liệu để tìm hiểu kỹ hơn về hoạt động, tình hình tài chính của khách hàng. Chọn mẫu tại công ty Apec không theo quy trình hay sử dụng phần mềm cụ thể nào mà KTV thường chọn mẫu phi xác suất theo cảm tính, chọn những khoản mục có giá trị lớn và khả năng sai phạm cao. Ví dụ về giấy tờ làm việc khi KTV xác minh tài liệu theo hướng khai khống: Tên khách hàng: Tham chiếu: Bước công việc: Kiểm tra phiếu thu, phiếu chi Người thực hiện: NT ghi sổ CT - NT Nội dung TK đối ứng Số tiền (nghìn đồng) Ghi chú 35 9/8 335 800 Không có hóa đơn 93 18/10 621 1.235.5400 Không có hóa đơn ……… Nhận xét: Hầu hết các khoản thu chi đã kiểm tra chi tiết đều đạt chứng từ đầy đủ, hợp lý, hợp lệ Riêng các nghiệp vụ trên đều nghi ngờ chi khống cần xác minh lại Ví dụ về giấy tờ làm việc khi KTV xác minh tài liệu theo hướng khai thiếu: Tên khách hàng: Tham chiếu: Khoản mục: Tiền Người thực hiện: Bước công việc: Kiểm tra phiếu thu, phiếu chi Ngày thực hiện: Chứng từ số 006/2 ngày 13/2 và chứng từ số 007/2 ngày 15/2, mua quà Tết âm lịch 2007, hạch toán nhầm vào TK 6422 số tiền 819 453 đ, cần hạch toán dùng tiền chi từ quỹ TK 431, bút toán đúng là: Nợ TK 431 Có TK 111 Và có một số phiếu thu, chi chưa đủ chữ ký của người có liên quan Tại công ty Deloitte Việt Nam: KTV cần luôn giữ tính hoài nghi nghề nghiệp khi thực hiện xác minh tài liệu, xem xét sự luân chuyển chứng từ. Phương pháp này kết hợp với quan sát và lấy xác nhận. Ví dụ xác minh tài liệu về doanh thu bán hàng + B1: chọn mẫu Mức độ trọng yếu cụ thể MP: 8 183 636 000 Quy mô tổng thể P: 621 029 889 754 (tổng doanh thu) Mức đảm bảo cơ bản R: 2 (rủi ro cao, kiểm tra chi tiết) Khoảng cách mẫu J= MP/ R : 4 091 818 000 Mẫu cần chọn N= P/ J : 152 mẫu Nguồn: báo cáo bán hàng, sổ chi tiết giá vốn, bảng giá bán buôn + B2: tiến hành đối chiếu, kiểm tra các tài liệu một cách chi tiết: Kiểm tra chênh lệch giữa đơn giá trên hóa đơn bán hàng với đơn giá ghi nhận trên sổ kế toán, đánh giá nguyên nhân, có thể chấp nhận không. Kết luận: Có một mặt hàng bán không theo giá niêm yết, chênh lệch quá nhiều. Khi phỏng vấn kế toán, KTV được biết nguyên nhân là do Ban giám đốc có bảng giá mới nhưng kế toán áp dụng có độ trễ Tại công ty kiểm toán Mỹ A.A: Công ty kiểm toán Mỹ thường chọn mẫu đại diện để xác minh số dư của các khoản mục. Các nghiệp vụ có số phát sinh lớn hoặc có tính bất thường là phần tử của mẫu kiểm toán. Việc lựa chọn này chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của KTV, và thường do Chủ nhiệm kiểm toán , KTV chính của công ty thực hiện. 2.4. Thực trạng áp dụng kỹ thuật kiểm kê Là kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm tra về tính hiện hữu của tài sản, hàng tồn kho… Đây là phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán quan trọng mà công ty kiểm toán nào cũng sử dụng và bằng chứng thu thập từ kỹ thuật này có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng ý kiến kiểm toán. Tùy theo ngành nghề kinh doanh, quy mô tài sản của khách hàng, rủi ro kiểm toán tại mỗi phần hành… mà KTV sẽ quyết định mức độ cần thiết phải sử dụng kỹ thuật này. Tuy nhiên, thông thường,các công ty luôn áp dụng kỹ thuật kiểm kê đối với khoản mục tiền mặt. Tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Apec Biên bản kiểm kê quỹ (Dùng cho VND) Vào 15h ngày 31 tháng 12 năm N Thành phần kiểm kê: Đại diện bên công ty A: Bà: Lê Thị Đào Đại diện: Kế toán Bà: Nguyễn Thị Hà Đại diện: Thủ quỹ Đại diện bên công ty TNHH Kiểm toán và tư vấn Apec: Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt, kết quả như sau: STT Diễn giải Số lượng Số tiền A B 1 2 I Số dư theo sổ quỹ 874,576,000 II Số dư kiểm kê thực tế 874,575,000 Trong đó: 1 Loại 500 000 1000 500,000,000 2 Loại 200 000 600 120,000,000 3 Loại 100 000 2000 200,000,000 4 Loại 50 000 1050 52,500,000 5 Loại 20 000 103 2,060,000 6 Loại Tiền lẻ 15,000 III Chênh lệch 1,000 Nhận xét: thiếu 1,000 đồng Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: đã khớp Tại công ty Deloitte Việt Nam: KTV ít khi trực tiếp tham gia kiểm kê mà chỉ thường quan sát kiểm kê. Tuy nhiên Deloitte vẫn quy định các thể thức kiểm toán cần thực hiện với thủ tục kiểm kê. Các thủ tục trong quá trình tham gia kiểm kê: STT Nội dung công việc Người thực hiện Ghi chú A. Các công việc chuẩn bị trước khi tham gia kiểm kê 1. Thu thập thông tin về kế hoạch kiểm kê của khách hàng: thời gian, địa điểm, nhân sự… 2. Thu thập về hướng dẫn kiểm kê của khách hàng (nếu có). 3. Tìm hiểu khách hàng có bao nhiêu kho, chủng loại vật tư, hàng hóa tại mỗi kho. Các nơi có tiền mặt tại quỹ. 4. Tìm hiểu xem khách hàng có nhận hàng hóa ký gửi hay gửi hàng hóa ở nơi khác? 5. Bố trí nhân sự của KTV và thông báo cho khách hàng về sự tham gia của KTV: thời gian, địa điểm tham gia và nhân sự. 6. Dựa trêm số liệu về số dư của hàng tồn kho tại thời điêm gần kiểm kê nhất (ví dụ 20/12 hoặc 30/11): + Tính toán số mẫu cần phải thu thập trong quà trình quan sát kiểm kê[= số dư: mức trọng yếu (MP) *2] (số mẫu thông thường là theo mặt hàng. Do vậy khi chọn 1mặt hàng và mặt hàng đó để rải rác trong kho thì phải đếm hết mặt hàng đó trong một kho). + Trên cơ sở số mẫu tính toán được: xác định số mẫu kiểm kê theo phương pháp từ sổ - thực tế và số mẫu kiểm kê theo phương pháp từ thực tế - sổ (có thể chia theo tỉ lệ 60/40 hoặc 70/30). + Chuẩn bị countsheet để ghi chép kết quả kiểm kê chọn mẫu B. Các công việc thực hiện trong quá trình kiểm kê 1. Dựa trên số mẫu đã chọn, tiến hành quan sát kiểm kê, đếm lại hoặc cùng đếm với khách hàng (cho phương pháp từ sổ - thực tế) so sánh với số dư trên sổ hoặc thẻ kho. 2. Chọn ngẫu nhiên một số mặt hàng, vật tư tại thực tế, đếm hoặc yêu cầu khách hàng đếm, đối chiếu số liệu thực tế với sổ hoặc thẻ kho. 3. Tìm hiểu nguyên nhân của mọi chênh lệch giữa số đếm thực tế với số ghi nhận trên sổ sách. 4. Lấy chữ ký xác nhận của những người tham gia đếm vào biên bản kiểm kê thực tế (count sheet). 5. Lấy thư xác nhận cho hàng hóa khánh hàng nhận ký gửi hoặc hàng hóa khách ký gửi nơi khác. 6. Thu thập hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi cuối cùng tại thời điểm kiểm kê (Phụ lục VI). Trường hợp khách hàng đã kiểm kê xong, KTV bắt buộc vẫn phải tiến hành các thủ tục trên. Đối với những mặt hàng đóng gói trong hộp, phuy, két…. KTV phải kiểm tra chọn mẫu xem có đủ lượng hàng và kiểm tra trong đó có hàng không (ví dụ: phuy dầu nhưng trong đó không có dầu). D. Các điểm cần chú ý trong quá trình tham gia kiểm kê. Trong quá trình tham gia kiểm kê, yêu cầu KTV chú ý đến các vấn đề sau và xem xét đề cập các nhận xét này trong báo cáo kiểm kê. 1. Đánh giá kế hoạch kiểm kê của khách hàng có rõ ràng trong việc phân công, phân nhiệm? 2. Phương thức thực hiện kiểm kê, và tổng hợp kết quả kiểm kê có phù hợp?. kết quả kiểm kê có được tổng hợp dựa trên các kết quả chi tiết? các tài liệu kiểm kê có được lưu giữ để phục vụ cho công tác kiểm tra, đối chiếu? 3. Khách hàng có thực hiện kiểm tra chéo kết quả kiểm kê không (toàn bộ hoặc chọn mẫu). nhận xét. 4. Khách hàng có phương pháp để đảm bảo rằng không xảy ra việc đếm trùng và bỏ sót?. Nhận xét. 5. Xem xét tình trạng kho tang có phù hợp với hàng hóa vật tư chứa trong kho? 6. Trong quá trình quan sát, chú ý xem khách hàng có bỏ sót hoặc không kiểm kê một số mặt hàng nào không? Tìm hiểu lý do và đánh giá lý do đó có hợp lý không? 7. Hàng hóa vật tư trong kho có được sắp xếp gọn gàng? 8. Điều kiện phòng chống cháy nổ của kho 9. Điều kiện bảo vệ an ninh của kho 10. Cách thức khách hàng bảo quản, bảo vệ các hàng hóa vật tư có giá trị cao và dễ di chuyển? 11. Việc bảo quản các hàng hóa vật tư để ngoài trời? 12. Phỏng vấn thủ kho (phỏng vấn thủ kho là tốt nhất vì họ nắm rất rõ hàng hóa trong kho) xem có hàng hóa kém mất phẩm chất và chậm luân chuyển không? Nếu có, chọn khoảng 10-15 mặt hàng vật tư kém mất phẩm chất và chậm luân chuyển. sau đó xem xét khách hàng có phân loại những hàng hóa đó thuộc dạng kém mất phẩm chất và chậm luân chuyển không (đối chiếu với báo cáo kiểm kê của năm 2003 là hiệu quả nhất vì tại thời điểm kiểm kê, khách hàng có thể chưa lập báo cáo kiểm kê) 13. Khách hàng có biện pháp nào nhằm chách ly hàng hóa vật tư đang nhập xuất với các hàng hóa đang được kiểm kê? 14. Nhận xét xề phương pháp quản lý của khách hàng cho những hàng hóa nhận ký gửi của bên ngoài trong kho của doanh nghiệp. Việc nhận hàng hóa ký gửi đó có ảnh hưởng gì đến việc quản lý, bảo quản vật tư hàng hóa của chính khách hàng? 15. Khách hàng có lập countsheet và có chữ ký của những người tham gia?. Các countsheet này có được lưu như một bằng chứng của việc thực tế kiểm kê? 16. Đánh giá tính phù hợp trong cách xử lý của khách hàng trong trường hợp có phát sinh chênh lệch, sai sót trong quá trình kiểm kê (nếu có) 17. Khách hàng có bố trí các phương tiện hỗ trợ quá trình kiểm kê như xe cẩu, thang, thuê người…? – nhận xét về công tác chuẩn bị. 18. Nếu tại ngày KTV tham gia kiểm kê mà đợn vị cũng đang tiến hành kiểm kê, quan sát cách thức khách hàng (quan sát các nhóm kiểm kê khác) tiến hành kiểm kê và đánh giá khách hàng có thực sự tiến hành kiểm kê không? (thông thường nhóm có KTV thì có kiểm kê thực nhưng nhóm không có thì không thực hiện) 19. Trường hợp khách hàng đã kiểm kê xong, hoặc một số kho, mặt hàng, vật tư đã kiểm kê