Chuyên đề Những đánh giá và đề xuất để hoàn thiện quy trình kiểm toán vốn bằng tiền do công ty TNHH kiểm toán và kế toán AAC thực hiện

ng như một cầu nối giữa Tổng Giám Đốc, ban quản lý và các nhân viên trong công ty, chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến nhân sự, phối hợp hoạt động và đảm nhận các vấn đề về công việc hành chính. Trưởng phòng có vai trò rất quan trọng trọng việc tạo ra môi trường làm việc đầy tính chuyên nghiệp, chất lượng chuyên môn cao, góp phần phát triển tối đa nguồn nhân lực của công ty. Phó phòng là người tham mưu trực tiếp cho trưởng phòng, thay mặt trưởng phòng điều hành toàn bộ công việc trong thời gian trưởng phòng đi vắng và thực hiện các công việc do trưởng phòng uỷ quyền. Ban quản lý: Bao gồm các trưởng, phó phòng kiểm toán và tư vấn tài chính - kế toán và một số kiểm toán viên tiêu biểu của công ty. Mỗi người chịu trách nhiệm phụ trách một số khách hàng cụ thể do Tổng Giám đốc chỉ nhiệm sau khi tham khảo ý kiến của các trưởng phòng. Kiểm toán viên chính: Là người được cấp giấy phép hành nghề hoặc giấy chứng nhận hành nghề tương đương. Chịu trách nhiệm giám sát công việc của các trợ lý kiểm toán, báo cáo trực tiếp với người quản lý phụ trách một số vụ việc kiểm toán. Xem xét giấy tờ làm việc sơ bộ, hỗ trợ đào tạo nhân viên, sắp xếp nhân sự cho các cuộc kiểm toán. Kiểm toán viên chính được ký vào báo cáo kiểm toán theo phân công của trưởng phòng Có trách nhiệm cao khi làm kiểm toán, cách ứng xử linh hoạt, khéo léo trong công việc. Trợ lý kiểm toán viên: Là người tham gia thực hiện công tác kiểm toán nhưng chưa trúng tuyển kỳ thi kiểm toán viên cấp quốc gia. Tuỳ theo năng lực và thâm niên công tác, trợ lý kiểm toán viên được chia thành ba loại: Trợ lý kiểm toán viên cấp 1: là người sau thời gian thử việc ba tháng, được trúng tuyển chính thức vào công ty cho đến một năm sau đó và chưa trúng tuyển kỳ thi kiểm toán viên cấp quốc gia. Theo thông lệ, những người mới tốt nghiệp các trường các trường kinh doanh, các trường đại học và những người có trình độ, kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực kiểm toán và kế toán có thể làm việc cho công ty với tư cách là một trợ lý mới vào nghề. Trợ lý kiểm toán viên cấp 1 được phân công thực hiện các công việc dưới sự chỉ dẫn nghiệp vụ của một kiểm toán viên khác và hiếm khi chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty. Trợ lý kiểm toán viên cấp 2: Là người làm việc ở công ty kiểm toán được hai năm, chịu trách nhiệm về các công việc mà nhóm trưởng giao phó. Trợ lý kiểm toán viên cấp 3: Là người làm việc ở công ty được ba năm, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm toán và có thể làm trưởng đoàn kiểm toán cho những công ty nhỏ. Quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty TNHH kiểm toán và kế toán AAC Quy trình kiểm toán báo cáo tài chính ở công ty TNHH kiểm toán và kế toán AAC gồm ba giai đoạn thể hiện qua sơ đồ sau: Lập kế hoạch kiểm toán Thực hiện kiểm toán Kết thúc kiểm toán Quy trình kiểm toán BCTC Sơ đồ 2: các giai đoạn của quy trình kiểm toán báo cáo tài chính Lập kế hoạch kiểm toán Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của quá trình kiểm toán nhằm tạo ra các điều kiện pháp lý cũng như các điều kiện cần thiết khác cho cuộc kiểm toán. Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300 nêu rõ: kiểm toán viên và công ty kiểm toán cần lập kế hoạch kiểm toán để có thể đảm bảo được rằng cuộc kiểm toán đã được tiến hành một cách có hiệu quả. Lập kế hoạch kiểm toán giúp kiểm toán viên thu thập được các bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị làm căn cứ để kiểm toán viên đưa ra ý kiến của mình về báo cáo tài chính của khách hàng. Không những thế, công việc này còn giúp hạn chế được những sai sót và nâng cao chất lượng của cuộc kiểm toán. Tạo dựng niềm tin và uy tín đối với khách hàng. Quy trình lập kế hoạch kiểm toán ở công ty TNHH kiểm toán và kế toán AAC được thể hiện như sau: Hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kế toán Tìm hiểu khách hàng Tìm hiểu thông tin hay cập nhật thông tin Ký kết hợp đồng kiểm toán Phân tích báo cáo tài chính Thảo luận về kế hoạch kiểm toán Tham chiếu cuộc kiểm toán năm trước Kế hoạch kiểm toán Tài liệu và thông tin yêu cầu khách hàng lập Kiểm tra kế hoạch kiểm toán Sơ đồ 3: Quy trình lập kế hoạch kiểm toán Hoạt động này bao gồm các nội dung sau: Bản ghi nhớ kế hoạch kiểm toán – B1 Các điểm cần lưu ý của năm trước – B2 Hợp đồng kiểm toán – B3 Tìm hiểu về khách hàng – B4 Chương trình xem xét hệ thống kế toán – B5 Phân tích tóm tắt hệ thống kiểm soát nội bộ - B6 Các thủ tục phân tích theo kế hoạch – B7 Ghi chú những thảo luận về kế hoạch kiểm toán – B8 Tài liệu và thông tin đề nghị khách hàng lập – B9 Kiểm tra kế hoạch kiểm toán – B10 Thực hiện kiểm toán Thực hiện kiểm toán là quá trình sử dụng các phương pháp, kỹ thuật kiểm toán thích ứng với từng đối tượng kiểm toán cụ thể để thu thập bằng chứng kiểm toán, đưa ra ý kiến xác thực về mức độ trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính. Nội dung cơ bản của giai đoạn thực hiện kiểm toán ở công ty TNHH kiểm toán và kế toán AAC: Quy định về nhiệm vụ của nhóm trưởng: Nhóm trưởng giữ vai trò hết sức quan trọng trong toàn bộ quá trình kiểm toán. Thực hiện nhiều nhiệm vụ như: thảo luận với khách hàng, liên hệ khách hàng để sắp xếp kiểm kê Tài sản cố định, tổ chức lưu trữ hồ sơ, lập kế hoạch kiểm toán và phân tích hồ sơ, sắp xếp, kiểm tra. Đánh giá các thành viên trong nhóm… Các quy trình nghiệp vụ phát sinh đặc trưng của một doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp khác nhau có quy trình các nghiệp vụ phát sinh khác nhau. Tuỳ theo tính trọng yếu của vấn đề mà quy định kiểm toán viên nào thực hiện kiểm tra quy trình nào. Nguyên tắc sắp xếp, đánh số và tham chiếu giấy làm việc: Giấy làm việc phải được sắp xếp, đánh số và tham chiếu phù hợp với quy định chung của công ty nhằm đảm bảo dễ kiểm tra, so sánh và thuận tiện cho việc lưu trữ hồ sơ. Các ký hiệu sử dụng thống nhất trên giấy làm việc: Đã đối chiếu với sổ cái và sổ chi tiết ü Đã đếm tài sản vào thời điểm kiểm toán © Số liệu cần theo dõi và điều chỉnh W Không cần theo dõi nữa W …………. Chương trình kiểm toán Mục tiêu kiểm toán: Đạt được bằng chứng kiểm toán có hiệu lực về một hay nhiều cơ sở dẫn liệu về báo cáo tài chính. Cơ sở dẫn liệu báo cáo tài chính: Đầy đủ, hiện hữu, đánh giá, chính xác, sở hữu, trình bày. Bằng chứng kiểm toán có hiệu lực: Số lượng và chất lượng của bằng chứng, hiệu quả chi phí, nâng cao giá trị kiểm toán. Các chương trình kiểm toán chi tiết: Kiểm toán vốn bằng tiền. Kiểm toán Tài sản cố định, kiểm toán tài sản cố định…. Hoàn thành cuộc kiểm toán Kết thúc kiểm toán là giai đoạn cuối cùng của quy trình kiểm toán kiểm toán báo cáo tài chính. Đây là giai đoạn mà các kiểm toán viên sẽ tổng kết toàn bộ quá trình thực hiện kiểm toán, nêu ra ý kiến trao đổi với khách hàng và phát hành báo cáo kiểm toán. Các giấy tờ làm việc cụ thể trong giai đoạn này ở công ty TNHH kiểm toán và kế toán AAC gồm: Chỉ mục giấy làm việc Xác nhận bản thảo báo cáo kiểm toán Trang trình duyệt Trao đổi với khách hàng khi kết thúc kiểm toán Danh mục kiểm tra cuối cùng Bàn luận về thư quản lý Tổng kết của nhóm trưởng Tổng kết của các thành viên trong nhóm Kiểm tra khái niệm hoạt động liên tục Kiểm tra sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ Biên bản ghi nhận tiến độ làm việc Bảng chấm công Tuỳ theo từng công ty, từng đối tượng khách hàng cụ thể mà công ty TNHH kiểm toán và kế toán AAC tiến hành thực hiện các công việc cụ thể trong giai đoạn kết thúc kiểm toán sẽ có sự khác nhau. Đối với những công ty nhỏ, các nghiệp vụ phát sinh không nhiều. Thời gian thực hiện kiểm toán ngắn, công ty TNHH kiểm toán và kế toán AAC có thể bỏ qua bớt một số giấy tờ làm việc không cần thiết như: Biên bản ghi nhận tiến độ làm việc, bảng chấm công, Bàn luận về thư quản lý…mà vẫn đảm bảo được chất lượng của cuộc kiểm toán và không ảnh hưởng đến hình ảnh công ty trong tâm trí khách hàng. 2. Quy trình kiểm toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần XYZ do công ty TNHH kiểm toán và kế toán AAC thực hiện 2.1. Giới thiệu về công ty cổ phần XYZ Để đạt được sự hiểu biết về hoạt động kinh doanh của khách hàng kiểm toán viên cần tìm hiểu các yếu tố bên trong ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng như cấu trúc sở hữu và quản lý; hoạt động kinh doanh; chính sách kế toán; ban kiểm soát; báo cáo thuế… của khách hàng và các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng như sự tiến bộ khoa học kỹ thuật, môi trường kinh doanh chung; các bộ luật và qui định liên quan đến hoạt đông kinh doanh của khách hàng… Sự hiểu biết đầy đủ về hoạt động kinh doanh của khách hàng giúp kiểm toán viên nhận biết các sự kiện, các hoạt động mang tính xét đoán của kiểm toán viên có ảnh hưởng đáng kể đến cuộc kiểm toán cũng như báo cáo tài chính của đơn vị. Đối với khoản mục vốn bằng tiền thì liên quan hầu hết đến các hoạt động của doanh nghiệp từ các chu trình bán hàng và thu tiền đến chu trình mua hàng và thanh toán, từ thanh toán các hoạt động dịch vụ cũng như những hoạt động bất thường khác trong doanh nghiệp … Sau đây là những thông tin chung về Công ty cổ phần XYZ mà công ty đã kiểm toán trong năm nay, được thực hiện thông qua việc phỏng vấn và thu thập những thông tin mà khách hàng cung cấp như sau: Công ty cổ phần XYZ được thành lập theo quyết định số 980/QĐ-BXD ngày 22 tháng 06 năm 2004 của bộ trưởng bộ xây dựng trên cơ sở chuyển đổi từ một bộ phận doanh nghiệp nhà nước là một xí nghiệp thuộc một công ty của bộ xây dựng. Được tách ra tư một công ty của bộ xây dựng nên công ty được kế thừa một đội ngũ với hơn 500 cán bộ công nhân viên của xí nghiệp trực thuộc với đội ngũ nhân viên có trình độ và có bề dày kinh nghiệm trong việc thi công một số công trình lớn trong cả nước. Các ngành nghề kinh doanh chính của công ty như là: Xây dựng công trình công nghiệp, công cộng, dân dụng, nhà ở, công trình thủy diện, thủy lợi, giao thông và công trình xây dựng khác. Khai thác, sản xuất, kinh doanh vật tư, vật liệu xây dựng, cấu kiện bê tông, phụ kiện phục vụ xây dựng. Xây dựng và vận hành nhà máy thủy điện vừa và nhỏ Thi công khai thác đất đá bằng phương pháp khoan nổ mìn. Đặc thù sản xuất kinh doanh và phương thức hoạt động: công ty chủ yếu thi công công tác bê tông cốt thép tại các công trình thủy điện với quy mô vừa. Cơ cấu sở hữu vốn hiện tại của công ty là vốn sở hữu của nhà nước chiếm 51% vốn điều lệ của công ty, vốn của cổ đông khác chiếm 49% số vốn điều lệ của công ty Môi trường kiểm soát nội bộ: Công ty đã xây dựng các quy chế quản lý nội bộ trên cơ sở các văn bản quy định của pháp định hiện hành được áp dụng triệt để từ phòng ban nghiệp vụ đến các tổ đội sản xuất với từng nội dung công việc cụ thể trên cơ sở sử dụng tiền vốn có hiệu quả, hạn chế khâu trung gian, kiểm soát chặc chẽ và xử lý nghiêm khắc việc gây ra các thất thoát, lãng phí; sản phẩm là thước đo cho sự cống hiến của mỗi cán bộ công nhân viên trong đơn vị. Mọi cổ đông cùng tham gia quá trình sản xuất kinh doanh của công ty trên nguyên tắc bình đẳng, lắng nghe và điều chỉnh ngay những vấn đề bất hợp lý. Việc hạch toán kinh doanh được cập nhật thường xuyên theo từng tổ, đội sản xuất và theo từng hạng mục công trình. Các chính sách kế toán chủ yếu: Báo cáo tài chính tuân thủ theo hệ thống kế toán Việt Nam. Báo cáo tài chính được lập theo chế độ kế toán Việt Nam. Đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán là VNĐ tuân thủ theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, hệ thống kế toán Việt Nam theo văn bản chấp thuận của Bộ tài chính số 14910/BTC – CĐKT ngày 24 tháng 11 năm 2005. Kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Hình thức sổ kế toán: kế toán thủ công – hình thức nhật ký chứng từ. Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ: Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ được quy đổi sang VNĐ. Chênh lệch tỷ giá phát sinh từ các nghiệp vụ này được ghi nhận vào kết quả hoạt động kinh doanh. Số dư các tài sản bằng tiền vào công nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ tại ngày kết thúc niên độ kế toán được chuyển đổi theo tỷ giá ngoại tệ tại ngày này. Thuế thu nhập doanh nghiêp: Do doanh nghiêp mới chuyển đổi sang doanh nghiệp cổ phần từ năm 2006 nên được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp trong 2 năm tiếp theo và được giảm 50% thuế thu nhập doanh nghiệp trong 5 năm sau. Hiện nay, công ty vẫn nằm trong chính sách được ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp. Sau khi tìm hiểu sơ bộ lại công ty, kiểm toán viên nhận thấy trong năm 2007 công ty không sự kiện lớn nào xảy ra, không có rủi ro cụ thể nào được phát hiện. 2.2. Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền Để tiến hành khảo sát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ kiểm toán viên tiến hành kiểm tra những tài liệu mà đơn vị khách hàng cung cấp, kết hợp với phỏng vấn kế toán trưởng và nhân viên kế toán tiền có liên quan. Kiểm toán viên đã tìm hiểu đặc điểm của việc hạch toán tiền và có những mô tả về kiểm soát nội bộ đối với tiền của công ty XYZ như sau: 2.2.1. Phạm vi sơ đồ các tài khoản liên quan đến việc hạch toán vốn bằng tiền Để thuận lợi cho công tác theo dõi, quản lý và tìm hiểu về quá trình giám sát, kiểm tra việc hạch toán vốn bằng tiền nói riêng và công tác đánh giá để từ đó có những phương hướng xây dựng các thủ tục kiểm soát khoản mục vốn bằng tiền nói chung, thông qua các tài khoản liên quan để xây dựng phạm vi sơ đồ hạch toán vốn bằng tiền, thể hiện qua hai tài khoản chính TK 111, TK 112. 2.2.1.1. Hạch toán tiền mặt TK131,136,141,144 TK121,128, 222, 228 TK121, 128, 222,228 TK 211, 213, 152, 153, 156 TK141, 627, 641, 642, 241 TK 311, 331, 315, 333, 334, 336, 338 Thu tiền Doanh thu Tiền gửi ngân hàng Thu hồi nợ Chi tiền Gửi ngân hàng Đầu tư tài chính Mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ Sử dụng cho chi phí Thanh toán nợ TK 112 TK 111 TK 511 TK 112 Thu hồi vốn đầu tư Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán tiền mặt 2.2.1.2. Hạch toán tiền gửi ngân hàng 121, 128, 222,228 211, 213, 152, 153, 156 211, 213, 241 311, 331, 315, 333, 334, 338 Gửi tiền Doanh thu bán hàng & cung cấp dịch vụ Gửi tiền vào ngân hàng Thu hồi nợ Rút tiền Về quỹ Đầu tư tài chính Mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ Chi phí xây dựng cơ bản Thanh toán các khoản nợ phải trả 111 TK 112 511, 711 112 131,138 121,128, 222, 228 Thu hồi vốn đầu tư Thu hồi vốn đầu tư 411 Chi phí 627, 641, 642, 811 Sơ đồ 5: sơ đồ hạch toán tiền gửi ngân hàng 2.2.2. Mô tả về hệ thống kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền tại đơn vị Công ty cổ phần XYZ là một đơn vị có quy mô lớn và ngành nghề kinh doanh đa dạng, do đó lượng tiền vào và lượng tiền ra hằng ngày thường cao nên thông qua đó cũng phát sinh nhiều nghiệp vụ liên quan đến hầu hết các phần hành kế toán khác như doanh thu, chi phí, công nợ, thuế ... Trên thực tế nếu xét riêng khoản tiền mặt thì đây là phương tiện giao dịch nhanh nhất nhưng đồng thời gặp rủi ro nhiều nhất. Tuy nhiên, có những trường hợp cần hạn chế đến mức thấp nhất việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán hay các hoạt động giao dịch nhưng đôi khi việc sử dụng tiền mặt trong các hoạt động khác lại là phương án có hiệu quả hơn cả. Chính vì thế mà quá trình thu chi tiền mặt luôn là mối quan tâm chính trong kiểm soát khoản mục vốn bằng tiền. 2.2.2.1. Mô tả hệ thống kiếm soát nội bộ đối với việc thu tiền Mô tả việc thu tiền tại đơn vị Công ty tổ chức một hệ thống thu tiền tập trung tại văn phòng, do một nhân viên là thủ quỹ đảm nhận và một nhân viên khác là kế toán tiền mặt phụ trách việc lập các chứng từ (phiếu thu) liên quan đồng thời quản lý các nghiệp vụ thu tiền trực tiếp từ khách hàng. Từ phiếu thu thủ quỹ sẽ vào sổ quỹ, kế toán tiền mặt cũng ghi vào một cuốn sổ quỹ riêng, sau đó vào tờ kê chi tiết ghi Nợ TK 111 đến cuối tháng vào Nhật ký - chứng từ rồi vào sổ Cái. Chứng từ luôn được đánh số thứ tự trước, đây cũng là một biện pháp hữu hiệu để ngăn ngừa các hành vi gian lận có thể xảy ra. Lưu đồ về kiểm soát nội bộ thu tiền Các ký hiệu dùng để vẽ lưu đồ: Tài liệu như phiếu thu, phiếu chi, uỷ nhiệm chi Điểm khởi đầu một công việc n Lưu trữ độc lập tại các đối tượng kiểm soát N Vị trí đối tượng kiểm soát Xử lý vừa bằng tay vừa bằng máy Đường đi của công việc thực hiện Chú thích Lưu đồ về kiểm soát nội bộ thu tiền mặt Nộp tiền và các chứng từ có liên quan Bắt đầu Lập phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu Vào sổ chi tiết nhật ký công nợ 5 Kiểm tra, xem xét Tờ kê chi tiết Phê duyệt phiếu thu Nhận tiền và xác nhận vào phiếu thu Vào sổ quỹ Vào sổ quỹ Nhật ký chứng từ Sổ cái 2 1 1. Người nộp tiền 2.Kế toán tiền mặt 3. Giám đốc và kế toán trưởng 4. Thủ quỹ 5.Kế toán công nợ Sơ đồ 6: Sơ đồ mô tả kiểm soát nội bộ về thu tiền Khi bắt đầu phát sinh nghiệp vụ thu tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ căn cứ vào tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ mà người nộp tiền đem đến (nếu người nộp tiền là các nhân viên trong công ty) còn khách hàng mua tại công ty thì kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng để lập phiếu thu. Phiếu thu được lập 3 liên, mỗi liên đều có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng (hoặc kế toán phó), kế toán tiền mặt và thủ quỹ. Liên 1 do kế toán tiền mặt cất giữ làm căn cứ ghi sổ quỹ, tiếp đến vào tờ kê chi tiết ghi Nợ TK 111, cuối tháng vào nhật ký-chứng từ rồi vào sổ Cái. Liên 2 giao cho khách hàng hay người phụ trách nộp tiền từ các cửa hàng công ty. Liên còn lại kế toán công nợ hay kế toán các TK đối ứng giữ để mở sổ theo dõi công nợ cho các đối tượng liên quan. Đồng thời khi phiếu thu đã được duyệt, thủ quỹ nhận tiền và xác nhận vào phiếu thu rồi vào sổ quỹ. Lưu đồ kiểm soát nội bộ thu tiền qua ngân hàng Bắt đầu Lập giấy báo có Nhận giấy báo có Giấy báo có Kiểm tra, xem xét, đối chiếu Vào tờ kê chi tiết TGNH Vào nhật ký ctừ Vào sổ cái Vào sổ chi tiết công nợ 1 3 2 1. Ngân hàng 2. Kế toán ngân hàng 3. Kế toán công nợ Vào sổ chi tiết TGNH Sơ đồ 7: Sơ đồ mô tả kiểm soát nội bộ về thu tiền qua ngân hàng Hoạt động thu tiền qua ngân hàng thường diễn ra giữa công ty với các đơn vị trực thuộc. Các đơn vị này phải chuyển tiền nộp vào tài khoản của công ty tại ngân hàng sau đó ngân hàng sẽ lập “Giấy báo có” chuyển đến công ty, kế toán ngân hàng sẽ kiểm tra, đối chiếu sự hợp lý, hợp lệ của chứng từ rồi vào tờ kê chi tiết ghi Nợ TK 112, cuối tháng vào nhật ký - chứng từ rồi vào sổ Cái. Đồng thời, kế toán công nợ vào sổ chi tiết công nợ để ghi giảm nợ cho các đối tượng liên quan. Quá thời hạn quy định mà các đơn vị này chưa chuyển tiền vào tài khoản công ty tại ngân hàng công ty sẽ căn cứ vào số tiền mà các đơn vị này còn nợ cộng thêm với giá trị thời hạn của các khoản nợ đó (lãi suất) để xác định lại các khoản nợ của các đơn vị này. 2.2.2.2. Mô tả hệ thống kiếm soát nội bộ đối với việc chi tiền Mô tả việc chi tiền tại đơn vị Tại đơn vị phát sinh nhiều nghiệp vụ chi tiêu khác nhau như chi trả mua nguyên vật liệu, quảng cáo, vận chuyển, lương, thuế, ... Đây cũng là những khoản chi chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của công ty. Đặc thù sản phẩm của công ty chủ yếu là các công trình xây lắp nằm rải rác trong khắp cả nước, cho nên hầu hết các khoản chi cho việc mua nguyên vật liệu, hàng hoá, chi vận chuyển, chi cho quảng cáo đều là những khoản chi tương đối lớn nên được thực hiện qua ngân hàng nhằm giảm thiểu rủi ro trong việc sử dụng tiền mặt nhưng đồng thời cũng tiện lợi và nhanh chóng khi thanh toán trừ những khoản chi mua công cụ, dụng cụ văn phòng phẩm, ... Với khối lượng nhỏ thì được thực hiện bằng tiền mặt. Tất cả các khoản chi của công ty đều được thông qua Giám đốc, kế toán trưởng, kế toán vốn bằng tiền và thủ quỹ (trong trường hợp chi bằng tiền mặt) xét duyệt. Các chứng từ có liên quan như hoá đơn, vé tàu xe (trường hợp có cán bộ đi công tác), biên bản đính kèm theo phiếu chi. Trường hợp chi tiền qua ngân hàng, kế toán ngân hàng sẽ viết uỷ nhiệm chi gửi đến ngân hàng để thanh toán với các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ khác nhau cho công ty, sau đó ngân hàng sẽ gởi “Giấy báo Nợ” về công ty để kế toán ngân hàng và kế toán công nợ căn cứ vào đó phản ánh vào sổ sách, chứng từ có liên quan. Trong trường hợp các chi phí phát sinh là những khoản chi thường xuyên, chi công tác phí và nhỏ được thực hiện bằng tiền mặt, kế toán tiền mặt sẽ viết phiếu chi và thủ quỹ sẽ chi tiền trực tiếp cho các các đối tượng có liên quan. Đối với việc thanh toán lương, thưởng cho cán bộ công nhân viên, kế toán tiền mặt sẽ tính toán xem xét lại tính thích hợp của từng khoản chi trả trong tháng rồi căn cứ vào bảng thanh toán lương từ phòng tổ chức gởi lên rồi mới tiến hành viết phiếu chi và thủ quỹ sẽ giao tiền cho từng phòng ban một do một nhân viên trong phòng đó đại diện nhận kèm theo chữ ký khi nhận. Lưu đồ về kiểm soát nội bộ chi tiền Lưu đồ kiểm soát nội bộ chi tiền mặt 4. Thủ quỹ Bắt đầu Trình bày và nộp các chứng từ cần thiết thể hiện lý do chi tiền Xem xét, phê duyệt Lệnh chi tiền Lập phiếu chi Phiếu chi Phê duyệt phiêu chi Phiếu chi Chi tiết và xác nhận phiếu chi Vào sổ quỹ Sổ quỹ Tờ kê chi tiết tiền mặt Nhật ký chứng từ Sổ cái Ghi sổ chi tiết công nợ 1 5 3 1. Người nhận tiền 2. Giám đốc và kế toán trưởng 3. Kế toán tiền mặt 5. Kế toán TK công nợ Sơ đồ 8: Sơ đồ mô tả kiểm soát nội bộ về chi tiền mặt Để thuận tiện trong kinh doanh, các khoản chi nhỏ như chi tiền mua văn phòng phẩm, chi tiền tạm ứng đi công tác, chi tiền gửi xe,... Được thực hiện bằng tiền mặt. Khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền, kế toán tiền mặt sẽ kiểm tra tính pháp lý của lệnh chi tiền mới tiến hành viết 3 liên phiếu chi. Sau khi phiếu chi đã được duyệt, liên 1 giao cho người nhận tiền, kế toán công nợ hoặc kế toán các TK đối ứng sẽ giữ 1 liên để ghi vào sổ theo dõi công nợ hay các TK liên quan, liên còn lại giao cho kế toán tiền mặt lưu giữ để vào sổ quỹ rồi vào tờ kê chi tiết ghi Có TK 111 sau đó vào nhật ký chứng từ rồi vào sổ Cái. Bên cạnh đó thủ quỹ sẽ chi tiền và ký xác nhận vào phiếu chi rồi mới vào sổ quỹ. Lưu đồ kiểm soát chi tiền qua ngân hàng Sổ chi tiết công nợ Ủy nhiệm chi Trình bày lý do chi tiền và các chứng từ Đề nghị thanh toán Phê duyệt, xem xét Xác nhận lập giấy báo nợ Lệnh chi tiền ỦY nhiệm chi Tờ kê chi tiết TGNH Sổ nhật ký- chứng từ Sổ cái 4 3 Lưu tai ngân hàng của công ty hoặc tại ngân hàng của chủ nợ (liên quan đến chủ nợ) 1.Khách hàng 2.Giám đốc và kế toán trưởng 3. Ngân hàng 4. Kế toán ngân hàng 5. Kế toán công nợ Giấy báo nợ Sổ chi tiết TGNH Sơ đồ 9: Sơ đồ mô tả kiểm soát nội bộ về chi tiền qua ngân hàng Khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền qua ngân hàng, các chứng từ liên quan cần xem xét, phê duyệt để lập lệnh chi tiền thường là phiếu nhập kho, các hoá đơn GTGT khi mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ điện, nước... Sau đó kế toán ngân hàng sẽ lập 4 liên uỷ nhiệm chi gửi đến ngân hàng nhờ thanh toán hộ. Hai liên giao cho ngân hàng thanh toán, trong đó một liên giao cho ngân hàng, còn một liên làm căn cứ viết “Giấy báo nợ” báo về công ty, hai liên còn lại giao cho ngân hàng trung gian, trong đó một liên lưu tại ngân hàng này và một liên giao cho ngân hàng chủ nợ. Ngân hàng trung gian là ngân hàng thay mặt cho ngân hàng công ty uỷ nhiệm, chi trả cho ngân hàng của chủ nợ hoặc liên quan đến chủ nợ, được chủ nợ uỷ quyền thu. Trường hợp ngân hàng trung gian đều là ngân hàng có tài khoản của công ty và bên chủ nợ thì uỷ nhiệm chi chỉ cần lập 3 liên uỷ nhiệm chi. Khi đã thanh toán tiền xong, ngân hàng sẽ chuyển “Giấy báo nợ” về công ty, kế toán ngân hàng dựa vào đó để vào sổ chi tiết, tờ kê chi tiết ghi Có TK 112, cuối tháng vào nhật ký chứng từ, rồi vào sổ Cái, đồng thời kế toán công nợ phản ảnh vào sổ chi tiết công nợ, ghi giảm nợ phải trả cho các đối tượng liên quan. 2.2.3. Mô tả hệ thống kiếm soát nội bộ đối với tiền tồn quỹ Mọi hoạt động thu chi tiền đều được tập trung về văn phòng công ty, cuối ngày đều tính tổng số tiền thu (chi) từ các hoạt động kinh doanh trong ngày. Kế toán trưởng quy định lượng tiền mặt tồn quỹ định mức là 300 triệu đồng. Cuối ngày, sau khi tổng hợp số tiền thu được, thủ quỹ có trách nhiệm lấy toàn bộ số tiền dôi ra của 300 triệu đồng định mức tồn quỹ gửi vào ngân hàng, ngân hàng sẽ lập “Giấy báo Có” giao cho thủ quỹ đem về công ty làm căn cứ để vào sổ quỹ đồng thời báo cáo với kế toán vốn bằng tiền và kế toán trưởng. Kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng sẽ căn cứ vào “Giấy báo có” để phản ánh vào các sổ sách liên quan. Trong thực tế mức tồn quỹ quy định hiếm khi ở mức cố định 300 triệu đồng vào thời điểm cuối ngày mà nó có thể dao động hơn một ít và cũng ít khi thấp hơn 300 triệu đồng là do hoạt động kinh doanh ở công ty luôn diễn ra liên tục. Cứ sáu tháng một lần, công ty tiến hành kiểm kê quỹ với sự có mặt của kế toán trưởng, thủ quỹ, kế toán tiền mặt. Biên bản kiểm kê quỹ được lập với đầy đủ chữ ký của những người tham gia. Hàng ngày, kế toán ngân hàng sẽ tiến hành đối chiếu số tiền trên sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng tại công ty có khớp với số dư của sổ phụ tại ngân hàng. Nếu kiểm tra lại mà chúng vẫn không bằng nhau, kế toán công nợ sẽ mở sổ chi tiết kết chuyển khoản chêch lệch trên vào tài khoản phải thu, phải trả khác. 2.3. Đánh giá rủi ro kiểm toán và xác lập mức trọng yếu đối với khoản mục vốn bằng tiền qua bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ thu chi tiền tại đơn vị 2. 3.1. Đánh giá rủi ro kiểm soát Hệ thống câu hỏi được thiết kế dưới dạng trả lời “Có” hoặ