Chuyên đề Những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo tại Công ty Xuất Nhập Khẩu Tổng Hợp I – Hà Nội

hất, số lượng, trọng lượng, bao bì (tức kiểm nghiệm). Việc kiểm nghiệm và kiÓm dịch được tiÕn hành ở 2 cấp: Cơ sở và Cửa khẩu. Trong đó việc kiểm tra ở cơ sở có vai trò quyết định và tác dụng triệt để nhất. Còn việc kiểm tra tại cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở và thực hiện các thủ tục quốc tế. Cục thó y và Cục cửa khẩu (Nh­ cảng, ga quốc tế). Công ty giảm định hàng hoá cũng đặt ở đó các trạm và các chi nhánh của công ty. Do đó, nếu có yêu cầu kiểm tra hàng hoá ở cửa khẩu trước khi gửi hàng đi xuất khẩu, chủ hàng phải đề nghị các cơ quan, chứng nhận (Vì kiểm nghiệm hay kiểm dịch trong thời gian chậm nhất là bảy ngày trước khi hàng được bốc xuống tàu). 2.5 Làm thủ tục hải quan Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu đều phải làm thủ tục hải quan. Việc làm thủ tục hải quan gồm 3 bước sau: Khai báo hảo quan, xuất trình hàng hoá và thực hiện các quyết định của hải quan, Trước tiên, chủ hàng phải khai báo các chi tiết về hàng hoá để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ, tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số giấy tờ khác, mà chủ yếu đó là giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn, phiếu đóng gói, bảng kê khai chi tiết. Khi hàng hoá đem ra xuất trình phải được xắp xếp trật tự, thuận tiện cho việc kiểm soát. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở đóng các kiện hàng. Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định như: Cho hàng đi qua một cách có điều kiện, cho hàng đi qua sau khi chủ hàng đã nép thuế, hàng không được xuất khẩu … nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó. 2.6 Giao hàng nên tàu – mua bảo hiểm. Nếu hàng xuất khẩu bằng đường biển, phải tiến hành xuất khẩu theo các công việc sau: Căn cứ vào các chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải, hoặc thuyền trưởng để đổi lấy sơ đồ xếp hàng. Trao đổi với cơ quan điều động Cảng để nắm vững ngày giê làm hàng. Bố trí phương tiện đem hàng vào Cảng xếp hàng lên tàu. Nếu hàng hoá chuyên chở bằng đường sắt, chủ hàng phải kịp thời đăng ký với cơ quan đường sắt để xin cấp toa xe phủ hợp với tính chất và khối lượng hàng hóa. Khi đã được cấp toa xe, chủ hàng tổ chức bốc xếp hàng niêm phong kẹp chì và làm các chứng từ vận tải trong đó chủ yếu là vận đơn đường sắt. Trong hoạt động xuất khẩu hàng hoá thì để tới được tay người mua hàng hoá thường phải trải qua một quãng đường dài vận chuyển do đó những thiệt hại, hư háng, thiếu hụt ... là hoàn toàn có thể xảy ra (nhất là việc vận chuyển hàng hoá bằng đường biển) nên để tránh những tổn thất có thể xảy ra cả với người mua và người bán người ta thường tiến hành việc mua bảo hiểm cho hàng hoá. Tuỳ thuộc vào các điều kiện đã quy định trong hợp đồng xuất khẩu, việc mua bảo hiểm cho hàng hoá sẽ do bên bán chịu hay bên mua chịu và mức độ bảo hiểm của hàng hoá được mua, từ đó quyết định tới việc lùa chọn các Công ty bảo hiểm sao cho thuận tiện nhất trong trường hợp co tổn thất, hư hại xảy ra. 2.7 Làm thủ tục thanh toán và giải quyết khiếu nại Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng phương thức tín dụng doanh nghiệp phải đôn đốc người mua ở nước ngoài mở L/C đúng hạn và sau khi nhận được L/C phải kiểm tra L/C và khả năng thuận tiện cho việc thu tiền hàng xuất khẩu bằng L/C đó. Nếu L/C không đáp ứng được yêu cầu này cần phải buộc người mua sửa đổi lại rồi mới giao hàng. Khi lập bộ chứng từ thanh toán nhiều điểm quan trọng cần được quan tâm là nhanh chóng chính sác phù hợp với nội dung và hình thức. Khi thực hiện hợp đồng kinh tế nếu chủ hàng xuất khẩu bị khiếu nại đòi bồi thường cần phải có thái độ nghiêm túc thận trọng việc xem xét yêu cầu của khách hàng, việc giải quyết phải khẩn trương có tình có lý nếu khiếu nại của khách hàng là có cơ sở chủ hàng xuất khẩu có thể giải quyết bằng một trong những phương pháp sau: Như giao hàng tốt thay thế cho những hàng kém chất lượng, sửa chữa hàng hang, giảm giá …. Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thoả đáng hai bên có thể kiện nhau ra hội đồng trọng tài hoặc toà án. PHẦN II. THỰC TRẠNG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU GẠO CỦA CÔNG TY XNK TỔNG HỢP I – HN I. Khái quát về công ty XNK Tổng Hợp I – HN. 1. Cơ cấu tổ chức của Công ty Công ty xuất nhập khẩu Tông hợp I – Hà Nội có cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng gồm những phòng ban với những chức năng chuyên nghành riêng biệt dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc và có mối quan hệ chức năng với nhau. Trong mỗi phòng có 1 trưởng phòng và có từ 1 đến 2 phó phòng giúp việc. Mỗi chi nhánh của Công ty có 1 giám đốc diều hành và 1 phó giám đốc giúp việc. Quyền hạn, nhiệm vụ trách nhiệm của các chi nhánh và phòng ban đều do trưởng phòng, giám đốc chi nhánh, giám đốc xí nghiệp dự thảo và trình ban giám đốc Tổng Công ty. M« h×nh c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc 1 Phã gi¸m ®èc 2 Phã gi¸m ®èc 3 Phßng NV 1 Phßng NV 2 Liªn doanh 53 QT Phã gi¸m ®èc 4 Phßng NV 5 Phßng NV 4 Phßng NV 6 XN may H¶i Phßng Chi nh¸nh H¶i Phßng Phßng NV 7 Phßng HCQT XÝ nghiÖp SXCB QuÕ CN Hå ChÝ Mnh CN §µ N½ng Phßng NV 3 Phßng NV 8 - Ban giám đốc: Là cấp cao nhất ra quyết định của Công ty, chỉ đạo hướng dẫn hoạt động của tất cả các phòng ban và xí nghiệp sản xuất, chi nhánh trực thuộc; Ký kết, ra quyết định thực hiện các hoạt động thương mại và đầu tư tài chính. Các phó giám đốc có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc hoặc được giám đốc uỷ quyền quản lý một lĩnh vực kinh doanh nào đó. - Phòng tổ chức cán bộ: Nắm toàn bộ nhân lực của Công ty, tham mưu cho giám đốc sắp sếp, giúp ban giám đốc khâu tuyển dụng, đào tạo đội ngò cán bộ công nhân viên, sắp sếp bố chí lao động cho phù hợp mục tiêu kinh doanh, đồng thời tổ chức theo dõi về lao động, tiền lương… - Phòng tổng hợp: Tổng hợp thị trường giá cả trong nước và trên thế giới, theo dõi pháp chế, luật và dưới luật, quy định xuất nhập khẩu, thuế, hải quan, thống kê các số liệu theo yêu cầu của ban giám đốc và phòng ban, lên kế hoạch trình ban giám đốc. - Phòng kế toán tài vụ: Hạch toán kế toán đánh giá toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty theo kế hoạch (tháng, quý, năm), lập bảng cân đối kế toán, bản báo cáo cuối năm trình ban giám đốc, quyết toán năm so với cơ quan cấp trên và các cơ quan hữu quan về tổ chức hoạt động thu chi tài chính các khoản lớn nhỏ trong Công ty. - Phòng hành chính quản trị: Theo dõi, sửa chữa, mua sắm các thiết bị phục vụ công tác của Công ty, xây dựng, theo dõi, sửa chữa nhà xưởng, văn phòng, thực hiện thêm các nhiệm vụ do ban giám đốc giao phó. Nhận các loại giâý tờ công văn giao đến, theo dõi tình hình hoạt động thường nhật của Công ty, giải quyết các vấn đề liên quan đến hành chính sự nghiệp. - Các phòng nghiệp vụ: +Phòng NV 1: Nông sản, khoáng sản, thu công mỹ nghệ +Phòng NV 2: Ô tô, xe máy nguyên chiếc, thiết bị máy móc hoá chất. +Phòng NV 3: Hàng may mặc +Phòng NV 4: Xe máy IKD +Phòng NV 5: Nông sản, sợi, nguyên liệu gia công. +Phòng NV 6: Xuất nhập khẩu tổng hợp, nhận uỷ thác XNK, dịch vụ tạm nhập tái xuất. +Phòng NV 7: Vật liệu, xaay dựng, sắt thép +Phòng NV 8: Giao nhận, kho bãi, kinh doanh XNK tổng hợp - Phòng kho vận: Quản lý toàn bộ hàng hoá kinh doanh của Công ty, được phép kinh doanh vận tải, chuyên chở hàng hoá, quản lý bảo dưỡng toàn bộ xe của Công ty. 2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty 2.1 Chức năng: + Xuất nhập khẩu tự doanh những mặt hàng mà Nhà nước cho phép. + Nhận uỷ thác xuất khẩu nông sản, lâm sản, hải sản, thủ công mỹ nghệ, các hàng gia công, chế biến, tư liệu sản xuất và hàng tiêu dùng theo yêu cầu các địa phương, các nghành các xí nghiệp thuộc các thành phần kinh tế theo quy định của Nhà nước. + Sản xuất và gia công chế biến hàng hoá để xuất khẩu và làm các dịch vụ khác liên quan đến Xuất Nhập Khẩu. + Cung ứng vật tư hàng hoá nhập khẩu hoặc hàng sản xuất trong nước phục vụ cho các địa phương, các nghành, các xí nghiệp. 2.2 Nhiệm vụ: + Xây dựng và tổ chức thực hiện có hiệu quả các kế hoạch sản xuất kinh doanh và dịch vụ, kể cả kế hoạch xuất nhập khẩu tư doanh còng nh­ uỷ thác xuất nhập khẩu và các kế hoạch có liên quan. + Nâng cao chất lượng mặt hàng sản xuất, gia tăng khối lượng hàng xuất khẩu, mở rộng thị trường trong nước và quốc tế. + Tuân thủ các chính sách và chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuất khẩu và giao dịch đối ngoại. + Tù tạo nguồn vốn, quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả, nép ngân sách cho Nhà nước. + Thực hiện các cam kết trong hợp đồng có liên quan. + Đào tạo và bồi dưỡng cán bé. 2.3. Quyền hạn: + Được vay vốn bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ tại các ngân hàng Việt Nam và ngân hàng nước ngoài nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. + Được đề xuất ý kiến với Bộ về việc xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch liên qua đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. + Được ký kết các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước. + Được mở các cửa hàng buôn bán các sản phẩm do Công ty kinh doanh theo quy định của Nhà nước. + Được dự hội trợ, triển lãm, giới thiệu các sản phẩm của Công ty trong và ngoài nước. + Được đặt chi nhánh của Công ty ở trong và ngoài nước theo các quy định của Nhà nước Việt Nam và nước ngoài. + Được phép cho thuê văn phòng, khách sạn, kho hàng, nhà xưởng. + Được tuyển dụng, sử dụng, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật các cán bộ nhân viên trong Công ty theo sự phân cấp quản lý của Bộ. 2. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty những năm gần đây Biểu 1: Tổng kim ngạch xuất nhập khẩu năm 2000 so với năm 1999 giảm chỉ bằng 97.15%. Nguyên nhân do kim ngạch xuất khẩu tăng nhưng tăng chậm hơn so với tốc độ giảm của kim ngạch nhập khẩu. Trái lại năm 2001 tổng kim ngạch xuất nhập khẩu tăng 8.94% so với năm 2000 đó là do tốc độ tăng kim ngạch xuất khẩu lớn hơn tốc độ giảm của kim ngạch nhập khẩu. Về lợi nhuận: Nhìn chung lợi nhuận có xu hướng tăng tuy nhiên tốc độ tăng của lợi nhuận nhỏ hơn tốc độ tăng của doanh thu. Cụ thể năm 2000 lợi nhuận tăng 3.13%, doanh thu tăng 13.93% so với năm 1999; Năm 2001 lợi nhuận tăng 16.43%, doanh thu tăng 134.67% so với năm 2000. Nguyên nhân đó là do tốc độ tăng của chi phí lớn hơn tốc độ tưng của tổng doanh thu. Biểu 2: Nhìn chung năm 2000 các mặt hàng xuất khẩu đều tăng so với năm 1999. tăng mạnh nhất là sản phẩm gỗ (Tăng 93.36%). Mặc dù năm 2000 giá cả các mặt hàng nh­ gạo, cà phê, lạc nhân đều giảm mạnh nhưng kim ngạch xuất khẩu các mặt hàng này vẫn tăng. Cụ thể mặt hàng gạo tăng 9.42%, cà phê tăng 20.77%, lạc nhân tăng 64.34%. Các mặt hàng nh­ quế, hồi tiêu kim ngạch xuất khẩu năm 2000 giamr suát mạnh so với năm 1999, mựt hàng quế, hồi chỉ bằng 79.99%, mặt hàng tiêu chỉ bằng 64.30%. Trong năm 2001 các mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch xuất khẩu đều tăng nhanh so với năm 2000 (Ngoại trừ hàng gia công may mặc bằng 73.63%). Mặt hàng quế, hồi mặc dù kim ngạch xuất khẩu nưm 2000 giảm so với năm 1999, nhưng đến năm 2001 đã tăng 229.99% so với năm 2000. II. Thực trạng quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo của Công ty XNK Tổng Hợp I – HN. 1. Kim ngạch và giá gạo xuất khẩu: Kim ngạch xuất khẩu: Năm 1989 là năm đánh dấu sự kiện quan trọng, lần đầu tiên Việt Nam xuất khẩu hơn 1 triệu tấn gạo ra thị trường nước ngoài trở thành nước xuất khẩu gạo đứng hàng thứ 3 trên thế giới sau một thời kỳ dài nhập khẩu. Từ đó đến nay Việt Nam luôn là một trong những nước đứng đầu về xuất khẩu gạo. Đặc biệt, năm 1996 sản lượng gạo xuất khẩu tăng mạnh so với năm 1995 (từ 2.052 ngàn tấn lên 3.048 ngàn tấn, nhịp độ tăng 48,7%), đưa Việt Nam từ vị trí thứ tư (sau Thái Lan, Ên Độ, Mỹ) lên vị trí thứ ba (sau Thái Lan, Ên Độ). Đà tăng trưởng tiếp tục tăng nhanh từ khoảng thời gian 1997 đến 1999. Vào giai đoạn này, kim ngạch xuất khẩu gạo đã đạt trên dưới 1 tỷ đô la mỗi năm, đưa Việt Nam lên hàng thứ hai về xuất khẩu gạo trên thế giới (sau Thái Lan). Thời kỳ 2000 - 2002, mặc dù khối lượng gạo xuất khẩu khá lớn song kim ngạch xuất khẩu đã giảm sút rõ rệt. Cụ thể: năm 2000 khối lượng xuất khẩu đạt 3.394 ngàn tấn trong khi kim ngạch xuất khẩu chỉ đạt 616,8 triệu USD và năm 2001 lần lượt là 3560 ngàn tấn, 546 triệu USD. Năm 2002 là 3200 ngàn tấn, 700 triệu USD. Nguyên nhân là do giá cả trên thị trường giảm mạnh. Tuy vậy, Việt Nam vẫn duy trì được vị trí thứ hai về xuất khẩu gạo trên thế giới. Kim ngạch xuất khẩu gạo của Việt Nam Năm Kim ngạch xuất khẩu (triệu USD) Khối lượng (1000 tấn) 1989 321,811 1425 1995 539,800 2052 1996 868,200 3048 1997 864,700 3600 1998 1024 3750 1999 1035 4550 2000 616,8 3394 2001 546 3560 2002 700 3200 Nguyên nhân giá gạo xuất khẩu giảm như vậy là do nhu cầu của hầu hết các nước nhập khẩu gạo lớn trên thế giới như Inđônêxia, Bangladét, Brazin... đều thấp vì sản lượng gạo được sản xuất trong nước tăng cao sau nhiều năm thiên tai làm mất mùa. Bên cạnh đó, do việc cạnh tranh gay gắt giữa các nước xuất khẩu gạo lớn trên thế giới nhằm giành giật khách hàng cũng làm cho giá gạo xuất khẩu trên thị trường thế giới giảm. Tuy nhiên, lần đầu tiên kể từ nhiều năm nay, giá gạo Việt Nam đã cao hơn giá gạo Thái Lan bắt đầu từ tháng 8/2001. Nguyên nhân dẫn đến như vậy không phải là do lượng khách hàng tăng mà là do Việt Nam khan hiếm gạo xuất khẩu một cách giả tạo. Bởi vì thực tế lượng gạo dự trữ trong dân còn rất lớn. Điều làm cho nông dân giữ gạo lại mà không bán là do tâm lý sợ lũ lụt có thể tiếp tục xảy ra ở đồng bằng sông Cửu Long. Hơn nữa nông dân tin tưởng vụ mùa tới sẽ gặp nhiều khó khăn. Một nguyên nhân khác làm đẩy giá gạo lên cao là vì: hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước hoạt động xuất khẩu gạo luôn bị động trong việc huy động nguồn hàng, thường xuyên có thãi quen chờ tàu vào lấy hàng mới đi mua gạo. Do đó nhiều khi tạo ra cảnh ùn tắc ở cảng vì giao hàng không kịp, gây ra tình trạng tranh mua nhất thời giữa các nhà xuất khẩu. Đây là cơ hội tốt cho các nhà cung ứng Ðp giá, nâng giá gạo lên trong khi chất lượng gạo không được đảm bảo. 2. Khối lượng và kim ngạch xuất khẩu gạo Khối lượng và kim ngạch của 4 mặt hàng đứng đầu của Công ty từ năm 1999 đến 2001 Các chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Khối lượng(tấn) Kim ngạch xuất khẩu (nghìn USD) Tỷ trọng Khối lượng(tấn) Kim ngạch xuất khẩu (nghìn USD) Tỷ trọng Khối lượng (tấn) Kim ngạch xuất khẩu (nghìn USD) Tỷ trọng Gia công may mặc 11694,3 55,98 14271,9 61,97 10508,7 34,73 Lạc nhân 2173,9 10,41 3572,6 15,51 6420,3 21,22 Gạo 4932 1129,3 5,41 6504 1235,7 5,37 10772 1750,5 5,78 Cà phê 597,5 2,86 721,6 3,13 1777,3 5,87 Các mặt hàng khác 5294,76 25,34 3229,6 14,02 9799,8 32,40 Tổng kim ngạch 20889,76 100 23030,5 100 30256,6 100 Qua bảng trên có thể thấy rằng khối lượng và kim ngạch xuất khẩu gạo của Công ty không ngừng tăng lên trong 3 năm 1999 – 2001. Giai đoạn 1999-2000 là giai đoạn mà hàng gạo luôn duy trì được kim ngạch xuất khẩu lớn đứng thứ 3 trong tổng số nhiều mặt hàng kinh doanh xuất khẩu của Công ty. Tuy nhiên, năm 2001 mặt hàng gạo đã tụt xuống vị trí thứ 4(đứng sau mặt hàng gia công may mặc, lạc nhân và cà phê). Mặc dù có kim ngạch xuất khẩu lớn đứng thứ 3 thứ 4 nhưng mặt hàng gạo xuất khẩu của Công ty còn chiếm tỷ trọng qúa nhỏ trong tổng kim ngạch xuất khẩu (năm 1999 là 5,41%, năm 2000 là 5,37%, năm 2001 là 5,78%).Trái lại tổng kim ngạch xuất khẩu của hai mặt hàng là gia công may mặc và lạc nhân chiếm trên 50% tổng kim ngạch xuất khẩu của Công ty. Điều này cho thấy Công ty vẫn chưa thực sự chú trọng còng nh­ chưa có những chính sách phù hợp trong việc đẩy mạnh hoạt động kinh doanh xuất khẩu gạo của mình. Ngoài ra, do một nguyên nhân khách quan đó là thời gian qua 1999 – 2001, thị trường gạo trong nước cũng như thị trường gạo thế giới đã có những biến động không có lợi đối với hoạt động kinh doanh xuất khẩu gạo của Công ty. Cụ thể : Giá gạo trên thị trường thế giới giảm xút rất mạnh trong khi đó giá thu mua lúa gạo, hàng hóa trong nước có lúc lại lên cao. Nguyên nhân chủ yếu làm giá gạo trên thị trường thÕ giới giảm xút mạnh đó là do: Nhu cầu của hầu hết các nước nhập khẩu gạo lớn trên thế giới như Inđônêxia, Philippin, Bănglađet, Braxin,…. đều thấp vì sản lượng gạo được sản xuất trong nước tăng cao sau nhiều năm thiên tai làm mất mùa. Bên cạnh đó, do việc cạnh tranh gay gắt giữa các nước xuất khẩu gạo lớn trên thế giới nhằm giành giật khách hàng cũng làm cho gía gạo xuất khẩu trên thị trường thế giới giảm. Nguyên nhân làm cho giá thu mua lúa gạo trong nước có lúc lại lên cao đó là do Việt Nam khan hiếm gạo xuất khẩu một cách giả tạo. Bởi vì thực tế lượng gạo dự trữ trong dân còn rất lớn. Điều làm cho nông dân giữ gạo lại mà không bán là do tâm lý sợ lũ lụt có thể tiếp tục xảy ra ở đồng bằng sông Cửu Long. Hơn nữa trong nông dân tin tưởng vụ mùa tới sẽ gặp nhiều khó khăn. Một nguyên nhân khác làm đẩy giá gạo lên cao là vì : Hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước hoạt động xuất khẩu gạo luôn bị động trong việc huy động nguồn hàng, thường xuyên có thãi quen chờ tầu vào lấy hàng mới đi mua gạo . Do đó nhiều khi tạo ra cảnh ùn tắc ở cảng vì giao hàng không kịp, gây ra tình trạng tranh mua nhất thời giữa các nhà xuất khẩu. Đây là cơ hội tốt cho các nhà cung ứng Ðp giá, nâng giá gạo lên trong khi chất lượng gạo không được đảm bảo. 3. Thị trường xuất khẩu gạo của công ty XNK Tổng Hợp I – HN Nhìn chung thị trường xuất khẩu gạo của Công ty còn khá tập trung và chưa thực sự ổn định. Hiện tại Công ty đang còn tích cực mở rộng thị trường xuất khẩu gạo của mình sang các nước Đông Âu như Nga, Ba Lan… và thị trường châu Phi. Có thể khẳng định rằng trong những năm gần đây, thị trường xuất khẩu gạo chủ yếu của Công ty là các nước thuộc khu vực Đông Nam Á - đây cũng chính là thị trường xuất khẩu gạo lớn nhất của Việt Nam. Trong số những thị trường này, Inđônêxia và Philippin nổi bật lên là hai thị trường xuất khẩu gạo lớn nhất của Công ty. Từ năm 1999 đến năm 2002 xuất khẩu gạo vào hai thị trường này chiếm trên dưới 65% tổng kim ngạch xuất khẩu gạo của Công ty. Việc phần lớn kim ngạch xuất khẩu gạo tập trung chủ yếu từ hai thị trường này một mặt đó là do Công ty đã có lỗ lực lớn trong việc tìm kiếm bạn hàng. Mặt khác đó là do đây là hai trong những thị trường có nhu cầu nhập khẩu gạo lớn nhất trên thế giới. Hơn nữa, các yêu cầu về gạo nhập khẩu của hai thị trường Inđônêxia và Philippin không cao. Cả hai thị trường này thường có nhu cầu nhập khẩu lớn các loại gạo trắng từ 5% đến 45% tấm nhằm bảo đảm an ninh lương thực quốc gia. Chính vì vậy gạo Việt Nam thường có ưu thế cạnh tranh ở những thị trường này. Tình hình xuất khẩu gạo theo thị trường của Công ty Đơn vị: USD Thị trường Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng (%) Giá trị Tỷ trọng(%) Inđônêxia 401,1 35,52 353,9 28,64 428,5 24,48 Philippin 347,0 30,73 402,7 32,59 478,2 27,32 Malaixia 173,6 15,37 158,3 12,81 317,8 18,15 Singapo 65,4 5,79 90,9 7,36 138,9 7,93 Irắc 93,2 8,25 134,8 10,91 219,8 9,56 Thị trường khác 49,0 4,34 95,1 7,69 219,8 12,56 Tổng giá trị 1129,3 100 1235,7 100 1750,5 100 4. Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty 4.1. ChuÈn bị giao dịch Bước 1: Nghiên cứu mặt hàng gạo xuất khẩu Tiêu chuẩn gạo xuất khẩu của Công ty là tiêu chuẩn gạo xuất khẩu của Việt Nam. Vì vậy, việc nghiên cứu mặt hàng gạo xuất khẩu không phải thực hiện một cách cụ thể. Nhiệm vụ của Công ty chủ yếu là nắm bắt được các tiêu chuẩn gạo mà Công ty có thể mua để có thể so sánh với các tiêu chuẩn gạo mà khách hàng nước ngoài yêu cầu. Bước 2: Nghiên cứu thị trường xuất khẩu gạo - Nghiên cứu thị trường nội địa: Thị trường nội địa chính là nguồn cung cấp gạo, được xem là cơ sở để xuất khẩu gạo. Câu hỏi đặt ra với Công ty là: Mua gạo ở đâu để có chi phí thấp nhất đồng thời vừa đảm bảo được chất lượng. Để có thể thực hiện tốt một thương vụ xuất khẩu, Công ty phải tiến hành thu thập thông tin từ các nguồn như nguồn thông tin sơ cấp, thông tin từ các loại sách báo, tạp chí, tài liệu...Được phát hành hàng ngày. Sau khi thu thập toàn bộ các thông tin cần thiết, Công ty tiến hành xử lý thông tin theo trình tự: +Chất lượng gạo của nhà cung ứng +Khung giá, cái giá thấp nhất mà nhà cung ứng đưa ra +Điều kiện giao dịch mà nhà cung ứng đề nghị Trên cơ sở nắm bắt tình hình đó, Công ty sẽ lùa chọn nhà cung ứng phù hợp để cung cấp gạo xuất khẩu cho Công ty. - Thị trường quốc tế: Song song với việc nghiên cứu thị trường nội địa, Công ty thường xuyên theo dõi về tình hình thị trường xuất khẩu gạo quốc tế. Thông tin thị trường quốc tế thường phức tạp, đòi hỏi Công ty trong quá trình thu thập, xử lý phải hết sức cẩn thận. Công ty thường tiến hành thu thập thông tin qua các loại báo, tạp chí, tài liệu ở nước ngoài cũng như ở trong nước như tạp chí nông nghiệp thế giới, các tài liệu của các tổ chức kinh tế thế giới như ”FAO”, “thông tin thị trường gạo”, tạp chí “tình hình và phát triển hàng năm” và các Ên phẩm của thị trường chung Châu Âu. Với những thông tin thu thập được, Công ty tiến hành tập hợp, nghiên cứu và xử lý một cách kỹ lưỡng để tìm ra những thị trường phù hợp, có khả năng tạo ra nhiều lợi nhuận cho mình. Bước 3: Lập phương án kinh doanh: Sau khi đã lùa chọn thị trường xuất khẩu gạo, Công ty sẽ tiến hành lập phương án kinh doanh nhằm tính toán hiệu quả, lời lỗ, từ đó làm căn cứ để đi đến đàm phán và ký kết hợp đồng xuất khẩu. 4.2. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu gạo của Công ty Để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu gạo, Công ty XNK Tổng Hợp I phải tiến hành các khâu sau: Thu mua gạo xuất khẩu: Khi L/C đã được mở thì Công ty tiến hành thu mua gạo ở nhiều đại lý, nhà buôn khác nhau. Việc mua bán này thông qua hợp đồng kinh tế được ký kết giữa Công ty và chủ hàng. Đây là loại hợp đồng mua bán xuất khẩu gạo. Theo hợp đồng này, các nhà cung ứng sẽ giao cho Công ty một khối lượng gạo nhất định, còn Công ty có nhiệm vô nhận gạo và thanh toán tiền hàng. Hợp đồng này phần lín là hợp đồng một chiều, tức là Công ty mua gạo và thanh toán bàng tiền trực tiếp. Nhìn chung một hợp đồng mua gạo nội địa để xuất khẩu có nội dung chủ yếu sau: Phẩm cấp gạo: Được quy định theo hợp đồng xuất khẩu. Giá cả: Do sự thoả thuận trên cơ sở tham khảo về tình hình thị trường và đảm bảo có lợi khi xuất khẩu. Thời gian giao hàng. Bao bì đóng gói: Gạo được đóng gói bao bì ngay tại kho của các đại lý, chủ hàng theo đúng loại bao bì, có kích cỡ và ký hiệu mã ghi trong hợp đồng xuất khẩu. + Đóng gói bao bì: Trong các năm qua gạo xuất khẩu của Công ty chủ yếu được đóng gói trong hai loại bao đay 100% và bao nhựa PP, loại 50kg. Đây là hai loại bao bì có khả năng giữ Èm tốt, thích hợp với vận chuyển đường xa, phù hợp với yêu cầu của khách hàng, đồng thời giá tương đối rẻ và ổn định. + Ký mã hiệu: Gạo của Công ty phần lớn được bán cho các Công ty và thương nhân nước ngoài và sau đó được các công ty, thương nhân này bán lại cho thị trường khác. Vì vậy ký mã hiệu thường do các công ty thương nhân quy định. Thanh toán: Bằng séc, chuyển khoản hay tiền mặt tuỳ theo khả năng của Công ty và ý muốn của chủ hàng. Giao hàng: Thông thường Công ty vẫn xuất gạo theo điều kiện FOB cảng Sài Gòn hay cảng Đà Nẵng, nhưng đại bộ phận 90% hợp đồng xuất khảu gạo của công ty là giao tại cảng Sài Gòn vì tại thành phố Hồ Chí Minh Công ty có một chi nhánh lớn có nhiệm vụ thu mua gạo tại các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long. Thời han giao hàng của Công ty thường không rơi vào một thời điểm cố định mà có thể giao bất kỳ ở một thời điểm nào đó trong năm. Điều này phụ thuộc vào điều khoản quy định thời hạn giao hàng trong hợp đồng. Khiếu nại và giải quyết khiếu lại: Thương vụ kinh doanh được xem là có kết quả khi đã thưc hiện xong thủ tục thanh toán và nhận tiền hàng. Tuy vậy, nếu có khiéu lại của đối tác, Công ty sẽ tiến hành kiểm định, kiểm tra còng nh­ đánh giá mức độ thiệt hại Của vụ việc để từ đó có thể giải quyết một cách hợp tình, hợp lý. Trong điều khoản của bất kỳ hợp đồng nào còng đều quy định: Nếu việc thương lượng không có kết quả thì tranh chấp phải được trình lên trọng tài hay Toà án của một trong hai bên hoặc một nước nào đó do hai bên thoa thuận để giải quyết, bên thua phảỉ chịu hoàn toàn chi phí. Thực tế, việc giải quyết phải nhờ đến Toà án hay trọng tài chưa từng xẩy ra đối với Công ty. 5. Đánh giá hoạt động kinh doanh xuất khẩu gạo của công ty Những kết quả đạt được: Giai đoạn 1999 – 2001 là giai đoạn hoạt động kinh doanh xuất khẩu gạo của các nước trên thế giới nói chung và của Việt Nam nói riêng phải đối mặt với nhiều khó khăn (Giá gạo trên thị trường giảm sút mạnh chủ yếu là do cung lớn hơn nhiều so với cầu). Mặc dù ở trong bối cảnh nh­ vậy, hoạt động kinh doanh xuất khẩu gạo của Công ty vẫn không ngừng được phát triển và đã đạt được những kết quả tốt. Cụ thể: Các chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh như số lượng, kim ngạch xuất khẩu đều tăng và hoàn thành vượt mức kế hoạch đề ra (chẳng hạn về kim ngạch xuất khẩu: Năm 1999 đạt 107,5%; Năm 2000 đạt 109,6%; Năm 2001 đạt 115,3%; Năm 2002 đạt 120,2% so với năm kế hoạch). Thị trường xuất khẩu gạo của Công ty liên tục được mở