Chuyên đề Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình đấu thầu mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN

K- TCNS về việc thành lập Văn phòng Thẩm định thầu giúp việc cho Tổng giám đốc phê duyệt các hợp đồng kinh tế và thương mại trong lĩnh vực đấu thầu. ™ Chức năng của Văn phòng Thẩm định thầu: giúp Tổng giám đốc phê duyệt các hợp đồng kinh tế, thương mại của các xí nghiệp liên doanh, nhà thầu PSC, đơn vị cơ sở trực thuộc TCT. ™ Nhiệm vụ của Văn phòng Thẩm định thầu: nghiên cứu toàn bộ hồ sơ gọi thầu, đánh giá lựa chọn đề nghị trao thầu nhằm xem xét tính hợp lý của những kiến nghị đệ trình lên TCT và tư vấn giúp Tổng giám đốc về nội dung phê duyệt hợp đồng. Văn phòng Thẩm định thầu nhận xét và kiến nghị về các mặt: + Về yêu cầu kỹ thuật + Về giá cả cung cấp, địa điểm, thời gian thực hiện hợp đồng + Về các vấn đề pháp lý của hợp đồng + Về các vấn đề khác như thể thức, trình tự và thủ tục gọi thầu. ™ Trách nhiệm của Văn phòng Thẩm định thầu : Chánh văn phòng và phó Chánh văn phòng phải chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và Chủ tịch Hội đồng quản trị về các kết luận tổng hợp của mình. Văn phòng bảo đảm giữ bí mật các thông tin theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và quy chế bảo mật của TCT. 2.2- Phân cấp phê duyệt giá trị đầu tư của dự án Việc phân cấp quyết định dự án đầu tư của Tổng công ty DKVN được quy định trong quy chế về công tác quản lý đầu tư và xây dựng, ban hành kèm theo quy định của Chính phủ như sau: Bảng 5 Chủ đầu tư Cấp phê Cấp thẩm Các loại đấu thầu duyệt định Tư vấn Mua VTTB Tổng công ty DKVN Thủ tướng CP Bộ KH-ĐT 3 tr USD trở lên 10 tr USD trở lên Tổng công ty DKVN HĐQT của TCT-DKVN Bộ phận giúp việc Dưới 3 tr USD Dưới 10 tr USD Liên doanh (TCT góp vốn 30% Chủ tịch HĐQT liên doanh Bộ KH-ĐT và HĐQT của TCT 3 tr USD trở lên 10 tr USD trở lên Chủ tịch HĐQT liên doanh Bộ phận giúp việc có liên quan dưới 3 tr USD dưới 10 tr USD Tổng công ty cũng có QĐ số 4917/QĐ-VPTĐ về việc thực hiện quy chế đấu thầu trong TCT-DKVN. Trong đó, chi tiết hoá mức giá trị ước tính của gói thầu phải được Tổng công ty phê duyệt các nội dung cơ bản của quá trình đấu thầu đối với các đơn vị thành viên, công ty liên doanh. Xem bảng 6 trang sau. PHÂN CẤP PHÊ DUYỆT DỰ ÁN Ở TỔNG CÔNG TY DKVN Bảng 6 Các công ty Cấp phê duyệt Cấp thẩm định Trị giá (USD) Đơn vị thành viên hạch toán độc lập Tổng công ty Hội đồng thẩm định trên 300.000 Đơn vị hạch toán phụ thuộc TCT HĐ thẩm định trên 100.000 XNLD Vietsovpetro TCT HĐ thẩm định trên 500.000 (riêng HĐ tư vấn: 350.000) CTLD Vietross TCT HĐ thẩm định trên 300.000 TCT thực hiện quyền chỉ đạo, giám sát, kiểm tra công tác đấu thầu của đơn vị cũng như tiến hành thanh tra định kỳ hàng năm và thanh tra đột xuất ngoài kế hoạch tình hình triển khai hoạt động đấu thầu của đơn vị khi xét thấy cần thiết. Đồng thời, các đơn vị thành viên phải gửi báo cáo định kỳ hàng năm cho TCT về tình hình triển khai hoạt động đấu thầu. 3. Quy trình thực hiện đấu thầu quốc tế mua sắm thiết bị của Tổng công ty DKVN Là một Tổng công ty nhà nước duy nhất trực thuộc Thủ tướng Chính phủ nên quy trình đấu thầu được quy định trong quy chế đấu thầu kèm theo NĐ 88/CP, NĐ 14/CP và thông tư 04/2000/TT-BKH đã được Tổng công ty DKVN vận dụng hết sức linh hoạt phù hợp với những đặc điểm riêng của mình. Chu trình đấu thầu tổng quát có thể dùng chung cho các dự án đầu tư mà Tổng công ty DKVN thường dùng. CHU TRÌNH ĐẤU THẦU TỔNG QUÁT Chỉ định tổ chuyên gia giúp việc đầu thầu Lập kế hoạch đầu thầu và chuẩn bị tài liệu thầu Thông báo mời thầu Nhận đơn thầu 48 Mở thầu 3.1-Thành lập tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu Trong lĩnh vực đầu tư theo dự án, khi thực hiện xong giai đoạn chuẩn bị đầu tư (có quyết định phê duyệt đầu tư), một số công việc của giai đoạn chuẩn bị thực hiện đầu tư phải tổ chức đấu thầu như: thiết kế tư vấn, mua và lắp đặt thiết bị. Để thực thi công việc của dự án, cấp phê duyệt đầu tư ra quyết định thành lập Tổ chuyên gia giúp việc đấu thầu phối hợp với Văn phòng Thẩm định thầu giúp TGĐ thực hiện các hợp đồng kinh tế nói chung và hoạt động đấu thầu nói riêng. Tiêu chuẩn để lựa chọn các thành viên của Tổ chuyên gia là: + Có trình độ chuyên môn liên quan đến gói thầu + Am hiểu về nội dung cụ thể của gói thầu + Có kinh nghiệm trong công tác quản lý thực tế và nghiên cứu + Am hiểu quá trình đánh giá tổ chức, xét chọn kết quả đấu thầu. 3.2- Lập kế hoạch đấu thầu và chuẩn bị tài liệu đấu thầu a. Lập kế hoạch đấu thầu Văn phòng thẩm định thầu cùng với Tổ chuyên gia giúp việc sẽ tiến hành lập kế hoạch đấu thầu theo các công việc sau: 1-Phân chia dự án thành các gói thầu Hầu hết đấu thầu mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN là mua sắm thiết bị toàn bộ song trên thực tế thì rất ít nhà thầu có thể cung cấp toàn bộ thiết bị. Vì vậy, khi thực hiện đấu thầu hoặc các nhà thầu liên doanh với nhau hoặc Tổng công ty DKVN phân chia gói thầu ra thành nhiều gói thầu nhỏ và tiến hành gọi thầu nhiều cuộc. Thực tế, khi gọi thầu mua sắm thiết bị toàn bộ TCT thường hay cho phép các nhà thầu liên doanh để vừa bảo đảm theo quy chế đấu thầu vừa đỡ tốn thời gian nếu phải phân lô hàng ra thành nhiều gói thầu nhỏ. Văn phòng Thẩm định thầu và Tổ chuyên gia giúp việc phân chia dự án thành các gói thầu theo các nguyên tắc: + Phù hợp với tính chất, công nghệ hoặc trình tự thực hiện dự án + Có quy mô hợp lý và đảm bảo tính đồng bộ của dự án. Trong lô gọi thầu mua tàu cho chiến dịch khoan 1 giếng chắc chắn và một giếng lựa chọn năm 2000, Tổng công ty DKVN đã chia làm hai lô nhỏ gọi thầu theo 2 loại thầu: tàu kéo 14.000 mã lực và tàu dịch vụ dự phòng 12500 mã lực. Đề án LPG (công trình khí) chia làm hai gói thầu lớn: + Gói 1 (do nhà thầu Samsung thực hiện) về cơ bản đã hoàn thành, tháng 7/2000 nhà máy đã đi vào hoạt động. + Gói 2 (do PVECC làm tổng thầu): Trong số 9 gói thầu nhỏ có tổng trị giá 27.219.000 USD, Văn phòng Thẩm định thầu đã phối hợp với các phòng ban chức năng của TCT chỉ đạo Petechim/ PVECC ký kết được 8 gói thầu. 2- Ước tính giá của từng gói thầu dựa trên giá cả thị trường (tuỳ theo phạm vi đấu thầu, chủng loại hàng hoá và dịch vụ mà giá tham khảo là giá trong nước hay quốc tế). Trong lô gọi thầu trên được chia thành 2 gói thầu với giá ước tính: + 2 tàu kéo 14.000 mã lực ước tổng giá trị 800.000 USD + Tàu dự phòng ước tổng giá trị 200.000 USD Sau khi gọi thầu tháng 12/2000 thì 6 trong 8 công ty mời thầu đã nộp hồ sơ dự thầu và kết quả thu được. Bảng 7 GIÁ MUA TÀU Tên tàu Giá mua tàu (tr USD) Xếp hạng về giá Redrooster 1,456 1 Lady Andrey 1,565 2 Pacific Frontier 2,687 3 Maersk Bonavister 4,795 4 Salvana 5,564 5 (Nguồn: tài liệu Văn phòng Thẩm định thầu về xét gói thầu mua tàu tháng 12/2000). 3-Xác định hình thức và phương thức đấu thầu ™ Hình thức đấu thầu: trước đây, lựa chọn hình thức đấu thầu chỉ căn cứ vào sự phê duyệt của chủ đầu tư. Hiện nay, Văn phòng Thẩm định thầu có thể trình bày ý kiến của mình và trình chủ đầu tư phê duyệt. Văn phòng Thẩm định thầu sẽ cân nhắc hình thức đấu thầu mở rộng hay hạn chế, đấu thầu trong nước hay đấu thầu quốc tế dựa trên những nguyên tắc: + Chất lượng công nghệ hiện có. + Số lượng các công ty có khả năng cung ứng được thiết bị công nghệ phù hợp hoặc đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật của gói thầu. + Khả năng và trình độ nghiệp vụ thực tế của các cán bộ phụ trách đấu thầu.  Trên thực tế, đấu thầu ở Tổng công ty DKVN chủ yếu đấu thầu hạn chế và tổ chức đấu thầu quốc tế. Điều này là do tính chất, đặc điểm riêng của ngành dầu khí, các thiết bị vật tư đòi hỏi có kỹ thuật cao và các nhà thầu trong nước cung ứng về ngành dầu khí chưa phát triển, đặc biệt là với các dự án mua sắm thiết bị, vật tư phục vụ trực tiếp cho SX-KD của ngành dầu khí. Khoảng 90% thiết bị nhập từ các nước phát triển đặc biệt là từ Mỹ và các nước Tây Âu. Petrofina muốn thuê dàn khoan, công ty đã gửi thư mời thầu tới 9 công ty kinh doanh trong lĩnh vực chuyên ngành này là: Pedco, Atwood, Jet Drilling, Odfjell, Santafe, Sedo Foex, Canmar, Stena Drilling và Foramex. Vào ngày 9/10/2000 thì có 5 công ty có Hồ sơ dự thầu. ™ Phương thức đấu thầu: Cũng như thông lệ ở Việt Nam, phần lớn các cuộc đấu thầu ở Tổng công ty DKVN đều dưới hình thức đấu thầu một túi hồ sơ (một phong bì). Nhưng đối với các dự án lớn như đấu thầu xây lắp nhà máy LPG hay tư vấn quản lý dự án nhà máy lọc dầu số 1 thì gọi thầu theo phương thức đấu thầu 2 giai đoạn. 4- Lựa chọn các ứng thầu viên Để đưa ra được danh sách các ứng thầu viên có khả năng dự thầu trong đấu thầu hạn chế, Văn phòng Thẩm định thầu phải dựa vào các căn cứ sau: + Có đủ các điều kiện pháp lý để cung cấp hàng hoá dịch vụ. + Có khả năng cung cấp và bảo hành hàng hoá dịch vụ. + Có uy tín trong lĩnh vực kinh doanh, cung ứng hàng hoá dịch vụ. + Ưu tiên đối với những công ty trực tiếp SXKD trang thiết bị, phụ tùng, hàng hoá dịch vụ hoặc đại lý của những công ty này. Chẳng hạn để chuẩn bị gọi thầu mua thiết bị cho mỏ Rạng Đông, công ty JVPC (Japan Vietnam Petroleum Co.Ltd đã xem xét và chọn ra các ứng thầu sau: Mitsubishi Heavy Industries, Bluewater Offshore Production System Ltd, Brown & Root Energy Services, MODEC, McDermott Marine Contruction Limited. Đây đều là các công ty có uy tín trong lĩnh vực cung cấp thiết bị cho giàn khoan và đã từng có quan hệ với công ty. 5- Yêu cầu tính năng kỹ thuật Văn phòng Thẩm định thầu quy định càng chi tiết càng dễ đánh giá và loại bỏ các nhà thầu không đủ khả năng cung ứng hàng hoá có kỹ thuật theo yêu cầu của chủ đầu tư. Đối với lô thầu mua sắm thiết bị ở Tổng công ty DKVN thì hầu hết phải đặt tính năng lên hàng đầu, vì vậy vấn đề lựa chọn nhà thầu đảm bảo yêu cầu kỹ thuật là rất quan trọng. 6-Thời gian gửi thư mời thầu Văn phòng Thẩm định thầu thường xác định thời gian gửi thư mời thầu trong vòng 7 ngày kể từ khi cấp có thẩm quyền phê duyệt danh sách các ứng thầu viên. 7-Thời gian xây dựng thang điểm đánh giá và mức giá trần Nhằm bảo đảm tính khách quan, Văn phòng Thẩm định thầu xây dựng thang điểm đánh giá mức giá trần sau khi đã hết hạn nộp hồ sơ và trước khi mở thầu. 8-Thời gian mở thầu Thời hạn mở thầu là 30 ngày sau khi gửi thư mời thầu và không quá 48 giờ sau khi kết thúc quá trình nhận hồ sơ dự thầu theo đúng quy định của quy chế đấu thầu. 9- Thời hạn xét thầu Trong vòng 10 ngày sau khi mở thầu, Văn phòng Thẩm định thầu sẽ họp để xem xét và gửi kết quả đấu thầu đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định đầu tư phê duyệt. 10- Phương thức thực hiện hợp đồng Do gói thầu của Tổng công ty DKVN có thể xác định rõ về số lượng, chất lượng, thời gian.. cho nên phương thức thực hiện hợp đồng chủ yếu là phương thức hợp đồng trọn gói với giá trúng thầu là giá thanh toán hợp đồng. 11- Thời gian thực hiện hợp đồng Tuỳ theo từng cuộc đấu thầu, phạm vi đấu thầu cũng như các thiết bị và dịch vụ mua sắm, Tổng công ty DKVN sẽ quyết định thời hạn thực hiện hợp đồng cho hợp lý khi đàm phán hợp đồng với đơn vị trúng thầu. Văn phòng Thẩm định thầu xem xét thực hiện một số nội dung chủ yếu trên khi lập kế hoạch đấu thầu cho bất cứ cuộc đấu thầu nào. Ngoài ra trong cuộc họp đầu tiên lên kế hoạch của Văn phòng Thẩm định thầu và Tổ chuyên gia giúp việc, nhiệm vụ của từng thành viên phải được thông qua. Cuộc họp phải lập biên bản báo cáo trình chủ đầu tư phê duyệt. b. Chuẩn bị tài liệu mời thầu Căn cứ vào kế hoạch của từng gói thầu và nhiệm vụ được giao, Tổng công ty DKVN sẽ chuẩn bị hồ sơ và văn kiện đấu thầu. Văn phòng Thẩm định thầu dự thảo hồ sơ mời thầu trước rồi trình TCT phê duyệt trước khi gửi tới các ứng thầu viên. Tài liệu mời thầu cho phép các ứng thầu tiềm năng dựa trên nội dung của các hồ sơ mà quyết định xem có nên tham gia hay không. Mục tiêu của thông báo mời thầu là tạo ra sự cạnh tranh và cơ hội công bằng cho các nhà ứng thầu. Hồ sơ mời thầu bao gồm: Thư mời thầu (invitation for bids) phải nêu rõ: + Mục đích mời thầu + Nguồn vốn của dự án ( chủ yếu là nguồn vốn tự bổ sung) + Nhận dạng cơ quan chủ đầu tư, địa chỉ nhận hồ sơ mời thầu. + Lệ phí mua hồ sơ dự thầu: được xác định trên các chi phí mà Văn phòng Thẩm định thầu bỏ ra để soạn thảo hồ sơ dự thầu. Có trường hợp các nhà thầu được nhận bộ hồ sơ dự thầu miễn phí. + Quy định số tiền bảo đảm chung cho tất cả các nhà thầu. + Ngày giờ mở thầu + Chữ ký đại diện bên mời thầu Chỉ dẫn đối với nhà thầu (instruction to bidder for the bidding documents) Thuyết minh đặc tính kỹ thuật (technical specification) bao gồm: danh mục, số lượng, quy cách thiết bị... Mẫu đơn dự thầu (bid form) Mẫu giá thiết bị (price schedue) Mẫu bảo hành dự thầu (bid bond form) Mẫu bảo hành thực hiện hợp đồng (performance bond form) Dự thảo hợp đồng cung cấp thiết bị (contract form) Mẫu hồ sơ dự thầu được áp dụng thống nhất cho tất cả các cuộc đấu thầu trong TCT, trong trường hợp có sự thay đổi lớn mới thay đổi hồ sơ đấu thầu. 3.3- Thông báo mời thầu Do đặc điểm của ngành dầu khí nên thông báo mời thầu chỉ gửi cho một số hạn chế các nhà thầu dưới hình thức chỉ định thầu. Thông báo mời thầu của Tổng công ty DKVN Tổng công ty Dầu khí Việt Nam Địa chỉ: 22- Ngô Quyền- Hà Nội Tel: 84- 4- 8252526 Fax: 84- 4- 8265942 Tên công ty:(được mời thầu) Địa chỉ: Ngày... tháng.... năm ..... Chủ đề: Mời thầu cung cấp tàu dịch vụ dầu khí. Với sự tham gia của Ngài............................. - Chức danh: Thưa Ngài, Tổng công ty Dầu khí Việt Nam xin mời ngài tham dự thầu cho việc cung cấp tàu ở trên. Tài liệu đấu thầu được kèm dưới đây. Xin hãy trả lời bằng Fax hoặc điện thoại tới văn phòng Tổng công ty Dầu khí Việt Nam (với bản copy có ký ở dưới), đảm bảo những tài liệu về đấu thầu và cho biết công ty của quý ngài có tham dự thầu hay không? Kính thư Tổng giám đốc Tổng công ty Dầu khí Việt Nam (ký tên và đóng dấu) 3.4- Nhận đơn thầu Các ứng thầu phải nộp đầy đủ hồ sơ dự thầu theo địa điểm và đúng thời hạn đấu thầu đã được quy định sẵn trong thông báo mời thầu. Hồ sơ dự thầu phải được hoàn chỉnh theo các nội dung sau: 1- Thủ tục hồ sơ Đơn xin dự thầu và hồ sơ tham gia dự thầu phải được viết bằng tiếng Anh. Nhà thầu phải nộp đủ các giấy tờ sau: + Đơn dự thầu, + Giấy phép thành lập, giấy phép đăng ký kinh doanh, + Giấy uỷ quyền của nhà sản xuất cho phép nhà thầu cung cấp loại thiết bị dự thầu tại Việt Nam (trường hợp nhà dự thầu với tư cách là đại lý hoặc nhà phân phối chính thức) hoặc giấy uỷ quyền của nhà sản xuất cho phép thay mặt tham gia dự thầu (trường hợp nhà thầu là tổ chức thương mại XNK), + Tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu. Năng lực kỹ thuật: sản phẩm kinh doanh chính của nhà thầu, số lượng và trình độ cán bộ chuyên môn. Năng lực tài chính và kinh doanh: vốn pháp định, doanh số, lợi nhuận...của nhà thầu. Kinh nghiệm thực hiện hợp đồng tương tự ở Việt Nam + Bảng trả giá thiết bị + Bảo lãnh tham gia dự thầu + Tài liệu kỹ thuật: mô tả chi tiết đặc trưng về kỹ thuật và chất lượng hàng hoá. Tài liệu kỹ thuật cần đầy đủ các thông tin sau: Thiết bị phải đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật chi tiết nêu trong hồ sơ mời thầu, Giới thiệu tên thiết bị, mã hiệu, tên hãng, nước sản xuất, năm sản xuất, hình ảnh, kích thước, khối lượng..của thiết bị dự thầu, Giới thiệu tính năng, tác dụng, nguyên lý làm việc của thiết bị (có sơ đồ kèm theo), Đặc tính kỹ thuật của thiết bị, Các thông số kỹ thuật chung và chi tiết, Giải trình tính hợp lý, hiệu quả kinh tế của giải pháp kỹ thuật, biện pháp cung ứng thiết bị, khả năng lắp đặt thiết bị, năng lực cán bộ và các vấn đề khác có liên quan... 2- Tư cách người tham gia dự thầu Người tham gia dự thầu phải trung thực trong việc cung cấp các thông tin chứng minh năng lực của mình. Tuỳ theo từng dự án cụ thể mà chủ đầu tư quy định tư cách của người dự thầu. Chỉ chấp nhận người dự thầu là: trực tiếp sản xuất; là đại lý cung ứng chính thức; các tổ chức thương mại XNK...Trong hồ sơ dự thầu dù là liên danh hay đơn phương cũng chỉ được 1 đơn dự thầu. 3- Giá đấu thầu, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán Giá dự thầu: các ứng cử viên phải hoàn chỉnh biểu giá thích hợp, liệt kê chi tiết giá từng đơn vị thiết bị và giá dự thầu toàn bộ hàng hoá cùng chi phí có liên quan: vận chuyển, bảo hiểm, lắp đặt.. Đối với hàng hoá đến từ bên ngoài nước người mua, giá hàng tính theo giá CIF cảng đích. Đây là giá cố định cho đến khi hoàn thành hợp đồng mà không phụ thuộc vào sự thay đổi nào nhằm đảm bảo tính công bằng trong đấu thầu và tránh tình trạng phát sinh thêm chi phí đầu tư trong quá trình thực hiện hợp đồng do các nhà thầu bỏ giá quá thấp để trúng thầu. Đồng tiền được sử dụng là ngoại tệ mạnh, thường là USD Điều kiện giao hàng: các điều kiện giao hàng sẽ tuân theo Incoterms 2000 do ICC ấn hành. Điều kiện thanh toán: các ứng thầu đưa ra điều kiện thanh toán của mình với mức độ ưu đãi khác nhau thì sẽ được ưu tiên khác nhau trong khi xét chọn thầu. Nhưng phải tuân thủ các điều kiện sau: +Khoản tiền đặt cọc: không có khoản đặt cọc trước +Phương thức thanh toán: có thể thanh toán một hay nhiều lần. Đối với nhà thầu cung ứng trong nước thì thanh toán bằng VNĐ (theo tỷ giá bán ra của ngân hàng ngoại thương VN tại thời điểm thanh toán) và chuyển khoản vào tài khoản được mở tại ngân hàng trong nước. Đối với các nhà thầu nước ngoài thanh toán bằng L/C hoặc chuyển trả trực tiếp. +Thời gian thực hiện hợp đồng và bàn giao thiết bị cho bên mời thầu. Thời gian thực hiện nhanh cũng là một yếu tố đánh giá mức độ ưu tiên cho nhà thầu. +Các điều kiện thương mại, tín dụng khác như: huấn luyện, đào tạo cán bộ, lắp đặt bảo hành, bảo trì... do các ứng thầu cung cấp. 4- Bảo lãnh dự thầu và bảo lãnh thực hiện hợp đồng ™ Bảo lãnh dự thầu: nhà thầu phải nộp bảo lãnh dự thầu cùng với hồ sơ dự thầu, coi nó như một bộ phận của hồ sơ dự thầu. Để bảo đảm bí mật về mức giá dự thầu cho các nhà thầu, bên mời thầu quy định mức bảo lãnh dự thầu chung cho tất cả các ứng thầu. Tại Tổng công ty DKVN mức bảo lãnh dự thầu là 3%, đồng tiền bảo lãnh dự thầu là USD và được chấp nhận dưới hình thức sau: + Bảo lãnh của ngân hàng Việt Nam như ngân hàng Nhà nước Việt Nam hoặc ngân hàng nước ngoài được phép hoạt động tại Việt Nam + Tiền mặt hoặc séc bảo lãnh dự thầu có hiệu lực từ khi nhà thầu gửi hồ sơ trúng thầu. Đến ngày mở thầu, bảo lãnh sẽ hết hiệu lực nếu nhà thầu không trúng thầu. Nếu nhà thầu trúng thầu thì thời hạn của bảo lãnh sẽ kéo dài 30 ngày kể từ ngày trúng thầu và sẽ hết hiệu lực nếu nhà thầu cam kết ký hợp đồng kèm theo bảo lãnh thực hiện hợp đồng. ™ Bảo lãnh thực hiện hợp đồng có những hình thức được chấp nhận: + Bảo lãnh của các ngân hàng Việt Nam và các ngân hàng nước ngoài được phép hoạt động tại Việt Nam. + Tiền bảo lãnh bằng USD (có thể là tiền mặt hoặc séc) Bảo lãnh thực hiện hợp đồng phải được mở muộn nhất là 30 ngày kể từ khi nhà thầu trúng thầu. Bảo lãnh này sẽ bị tịch thu trong các trường hợp theo quy định của quy chế đấu thầu. 5- Thời gian hiệu lực của hồ sơ dự thầu + Các hồ sơ dự thầu có hiệu lực 30 ngày kể từ ngày mở thầu, hồ sơ nào có hiệu lực thời hạn ngắn hơn sẽ bị loại bỏ. + Trong những trường hợp đặc biệt, bên mời thầu có thể yêu cầu gia hạn hiệu lực dự thầu. Yêu cầu và phúc đáp này phải đưa ra bằng văn bản (điện tín, fax, điện báo). Bảo lãnh dự thầu cũng phải gia hạn tương ứng. Nhà thầu có thể từ chối yêu cầu mà không bị tước thu bảo lãnh dự thầu. 6- Quy cách về hồ sơ thầu và chữ ký + Nhà thầu phải chuẩn bị 5 bộ hồ sơ (1 bộ gốc và 4 bộ sao) ghi rõ bản sao và bản gốc (tài liệu chuẩn). Bản gốc và bản sao phải được đánh máy và có chữ ký của bên dự thầu hoặc người được uỷ quyền. Tất cả các trang của hồ sơ phải có chữ ký của người ký đơn dự thầu hoặc đóng dấu của nhà thầu. + Hồ sơ không được có những dòng chen giữa, tẩy xoá hoặc viết đè. Khi sửa phải có chữ ký tắt và dấu của người ký tên vào hồ sơ. 7- Gửi hồ sơ Mỗi bản gốc và bản sao của hồ sơ dự thầu phải cho vào một phong bì riêng, có niêm phong, sau đó bỏ chung vào một phong bì có niêm phong, các phong bì trong và ngoài ghi rõ: + Tên và địa chỉ của bên mời thầu: Văn phòng Thẩm định thầu, Tổng công ty dầu khí Việt Nam. Tel: 844- 4- 8252526 Fax: 84- 4- 8265942 + Tên gói thầu + Tên và địa chỉ nhà thầu + Phải ghi rõ không được mở trước ngày mở thầu Bên mời thầu không chịu trách nhiệm về việc gửi nhầm địa chỉ và không nhận các hồ sơ không được niêm phong và đánh dấu theo quy định trên. 8- Hạn nộp hồ sơ Được ghi theo địa chỉ và thời hạn trong thông báo mời thầu. Bên mời thầu có thể gia hạn kéo dài thêm hạn của việc nộp hồ sơ dự thầu khi có những nhu cầu điều chỉnh, bổ sung do yêu cầu phát sinh và phải thông báo kịp thời cho các ứng thầu. Các đơn thầu nộp muộn sẽ không được chấp nhận theo quy định của quy chế đấu thầu. 9- Thay đổi và rút hồ sơ dự thầu Mọi thay đổi và thủ tục rút hồ sơ dự thầu chỉ thực hiện trước thời hạn kết thúc nhận hồ sơ dự thầu. 10- Giải thích hồ sơ mời thầu Mọi thắc mắc của các ứng thầu về hồ sơ mời thầu sẽ được Văn phòng Thẩm định thầu giải thích tại văn phòng của Tổng công ty DKVN - 22 Ngô Quyền -Hà Nội. 3.5- Mở thầu Việc mở thầu tiến hành công khai sau khi hết hạn nộp thầu (tuy nhiên không được quá 48 giờ kể từ thời điểm hết hạn nộp hồ sơ) và được xem xét, đánh giá tại TCT- DKVN với sự chứng kiến của đại diện các công ty dự thầu tham dự. Chuẩn bị mở thầu và trình tự mở thầu như trong quy chế đấu thầu. Các cuộc họp mở thầu đều thông qua một số nội dung cơ bản sau đây: Tình hình thu nhận hồ sơ dự thầu + Số công ty đã gửi thư mời thầu + Tình trạng bên ngoài của Hồ sơ mời thầu + Việc thực hiện bảo lãnh của các công ty dự thầu Công bố danh mục chính trong Hồ sơ mời thầu gồm: +Tên công ty dự thầu + Giá cả chủng loại hàng hoá + Hồ sơ dự thầu có đầy đủ hay không Biên bản mở thầu của Tổng công ty DKVN. Munite of bid opening For(..............) Biên bản mở thầu cho (cung cấp thiết bị đầu giếng) Today (Date/Month/Year) at........ Hôm nay (ngày...tháng...năm..) tại We are bidding council including Hội đồng chúng tôi gồm Opening bid and confirming that: Mở thầu và khẳng định rằng: All the bidding evelopes sealed before opening (Tất cả các phong bì thầu bảo đảm trước khi mở) Bảng 8 Names of bidder Submitted (Tên nhà thầu) Units price (USD) (Giá đơn vị) Sets of Documents (Loại tài liệu) Completed (Đầy đủ) Missing (Thiếu) ABB SG-5 MS- 700 349.244 399.528 x DRIL-QUIP SS-10 349.160 x COOPER STC-10 435.152 x HUNTING SM-10 339.717 x Sau cùng là chữ ký của các bên tham gia mời thầu (Văn phòng Thẩm định thầu và đại diện các công ty dự thầu) 3.6- Đánh giá hồ sơ dự thầu Bên mời thầu sẽ tiến hành đánh giá và so sánh các hồ sơ dự thầu đã được xác định trước là đáp ứng về cơ bản yêu cầu của tài liệu thầu. Văn phòng Thẩm định thầu cùng với Tổ chuyên gia giúp việc sẽ là những người tham gia đánh giá, so sánh, xếp hạng các đơn thầu theo thứ tự sau: Bước 1: Đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu Bước 2: Đánh giá chi tiết, xếp hạng các hồ sơ dự thầu Bước 1-Tổ chức đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu Trong bước này bên mời thầu sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu và tổng hợp số liệu chủ yếu trong một bảng đánh giá. Những hồ sơ dự thầu nào không bảo đảm tính hợp lệ như: không nộp bảo lãnh dự thầu theo yêu cầu, không đủ chữ ký trong hồ sơ theo quy định ... đều bị loại bỏ. Những hồ sơ dự thầu đạt được yêu cầu về việc đảm bảo tính hợp lệ sẽ được đưa vào đánh giá chi tiết. Bước 2- Tổ chức đánh giá chi tiết, xếp hạng các hồ sơ dự thầu dựa trên các chỉ tiêu sau: Năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu + Năng lực kỹ thuật: sản phẩm kinh doanh chủ yếu, số lượng và trình độ cán bộ chuyên môn, khả năng chế tạo... + Năng lực về tài chính và kinh doanh: tổng tài sản hiện có, doanh thu và lợi nhuận trong những năm gần đây nhất. + Kinh nghiệm: năm thành lập, số hợp đồng tương tự đã thực hiện. Kỹ thuật + Khả năng đáp ứng các yêu cầu về công nghệ, chất lượng thiết bị và tính năng kỹ thuật đã nêu trong hồ sơ thầu. + Đặc tính kinh tế kỹ thuật, mã hiệu của thiết bị được chào, tên hãng và nước sản xuất. + Tính hợp lý và hiệu quả kinh tế của các giải pháp kỹ thuật, biện pháp tổ chức cung ứng thiết bị. + Khả năng lắp đặt thiết bị, năng lực cán bộ kỹ thuật. + Khả năng thích ứng về mặt địa lý, tác động đối với môi trường và biện pháp giải quyết. Ví dụ 1: Công ty MJC (thuộc TCT-DKVN) muốn đấu thầu mua tàu dịch vụ phục vụ việc khai thác ở lô 05-1b giếng Thanh Long. Nội dung yêu cầu kỹ thuật đối với tàu dịch vụ Dự án: Mua tàu dịch vụ dầu khí phục vụ giếng khoan Thanh Long bắc-1X, lô 05- 1b. Chủ đầu tư: công ty MJC, trụ sở 21 Lê Quý Đôn, quận 3 Thành phố Hồ Chí Minh. * Số lượng, nguồn gốc: + Số lượng: 2 tàu chở dầu. + Nước sản xuất: Tây Âu, Mỹ. * Chất lượng, năm sản xuất, công nghệ: + Chất lượng: nêu rõ tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng đã đăng ký. + Năm sản xuất: 1997 đến nay. + Công nghệ: Tàu phải sản xuất theo công nghệ mới, có bản chứng nhận cụ thể. * Các yêu cầu kỹ thuật Do đặc điểm về thời tiết ngoài khơi Việt Nam có gió mạnh nên công ty MJC yêu cầu tàu dịch vụ phải có những tiêu chuẩn sau: + Một tàu có sức kéo 140 MT và một tàu có sức kéo 125 MT. + Phải có ít nhất 1 chân vịt trước và 1 chân vịt sau hoạt động. * Các điều kiện khác + Phải đảm bảo công tác hướng