Chuyên đề Phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty tư vấn đầu tư và thương mại Intraco

g hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi 4. Nợ khó đòi đã xử lý 5. Ngoại tệ 6. Dự toán chi sự nghiệp, dự án Hà Nội, ngày 23 tháng 01 năm 2007 Trong BCĐKT có 3 chữ ký, đó là của Giám đốc, của Kế toán trưởng và của nhân viên lập biểu. Hiện nay phương pháp kế toán máy được áp dụng phổ biến ở trong các công ty, đây là một công cụ hữu dụng giúp các kế toán viên thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả hơn. INTRACO cũng là một trong những doanh nghiệp sử dụng công cụ kế toán máy trong công ty mình. Hệ thống kế toán máy phân quyền gồm có mã nhân viên, mã điều hành. Khi sử dụng công cụ kế toán máy, kế toán viên vào máy tính các chỉ số, cài chương trình, phần mềm kế toán sẽ tự hoạt động và cho ra kết quả tính toán. Nếu kế toán viên sau khi vào máy, phát hiện ra sai sót trong quá trình nhập dữ kiện vào máy, có thể chỉnh sửa sau khi tham khảo ý kiến của trưởng phòng. Đặc biệt trong trường hợp sai sót trong báo cáo nộp thuế, nhân viên có thể điều chỉnh mã số thuế sau khi xin ý kiến của cán bộ quản lý. Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Từ ngày: 01/01/2006 đến ngày: 31/12/2006 Phần I: Lãi -lỗ Chỉ tiêu Mã số Thuyết minh Kỳ này Kỳ trước 1 2 3 4 5 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1 24 51.146.610.351 12.514.401.872 2. Các khoản giảm trừ 3 24 13.691.664.000 3. Doanh thu thuần về BH và c/c DV (10=01-03) 10 24 37.454.946.351 12.514.401.872 4. Giá vốn hàng bán 11 25 29.755.005.318 6.465.632.278 5. Lợi nhuận gộp về BH và c/c DV 20 7.699.941.033 6.048.769.594 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 24 136.545.134 12.161.214 7. Chi phí tài chính 22 26 399.794.920 78.446.487 Trong đó: Chi phí lãi vay 23 399.794.920 28.935.250 8. Chi phí bán hàng 24 335.531.515 25.082.416 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 6.828.092.554 5.778.725.486 10. Lọi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh {30=20+21-22)-(24+25) 30 273.067.178 178.676.419 11. Thu nhập khác 31 517.526 12. Chi phí khác 32 2.187 14.990.254 13.Lợi nhuận khác(40=31-32) 40 515.339 14.990.254 14. Tổng lợi nhuận kế toán trớc thuế(50=30+40) 50 273.582.517 163.686.165 15. Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 28 76.603.106 62.529.317 16. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60=50-51) 60 28 196.979.411 160.789.671 Hà nội, ngày 23 tháng 01 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Đỗ Xuân Vì Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Từ ngày: 01/01/2006 đến ngày: 31/12/2006 Chỉ tiêu Mã số Thuyết minh Kỳ này Kỳ trớc 1 2 3 4 5 I. Lưu chuyển tiền tệ từ hoạt động sản xuất kinh doanh 1. Lợi nhuận trước thuế 1 273.582.517 163.686.165 2. Điều chỉnh cho các khoản Khấu hao 2 371.673.871 216.242.587 Các khoản dự phòng 3 Lãi, lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện 4 Lãi, lỗ từ hoạt động đầu tư 5 Chi phí lãi vay 6 399.794.920 28.935.250 3. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh trước thay đổi vốn 8 1.045.051.308 468.496.824 Tăng, giảm các khoản phải thu 9 -2.262.782.406 8.825.493.601 Tăng, giảm hàng tồn kho 10 -7.214.827.486 -863.895.769 Tăng, giảm các khoản phải trả ( không kể lãi vay phải trả, thu) 11 -365.270.229 -1.374.809.563 Tăng , giảm chi phí trả trước 12 -922.373.826 -1.095.561.145 Tiền lãi vay đã trả 13 -399.790.520 -28.935.250 Thuế thu nhập doanh nghiệp đã nộp 14 -124.188.195 -92.663.640 Tiền thu khác từ hoạt động sản xuất kinh doanh 15 517.526 -  Tiền chi khác từ hoạt động sản xuất kinh doanh 16 -2.187 12.449.999 Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh 20 -10.243.666.015 8.600.194.183 II. Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư 1. Tiền chi mua sắm, xây dựng TSCĐ và các tài sản dài hạn 21 6,7,8,9 49.042.272 108.546.655 2. Tiền thu từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ và các tài sản dài hạn khác 22 3.Tiền chi cho vay, mua các công cụ nợ của các đơn vị khác 23 4. Tiền thu hồi cho vay, bán lại các công cụ nợ của đơn vị khác 24 5. Tiền chi góp vốn vào đơn vị khác 25 6. Tiền thu hồi đầu tư góp vốn vào đơn vị khác 26 7. Tiền thu lãi cho vay, cổ tức và lợi nhuận đợc chia 27 Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư 30 49.042.272 108.546.655 III.Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính 21 1 2 3 4 5 1. Tiền thu từ phát hành cổ phiếu, nhận vốn góp của chủ sở hữu 31 21 2. Tiền chi trả vốn góp cho các CSH, mua lại c/phiếu đã p/hành 32 3. Tiền vay ngắn hạn, dài hạn nhận đợc 33 21.700.228.000 1.442.964.000 4. Tiền chi trả nợ gốc vay 34 18.588.288.000 2.550.000.000 5. Tiền chi trả nợ thuê tài chính 35 6. Cổ tức, lợi nhuận đã trả cho chủ sở hữu 36 21 Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động tài chính 40 3.112.000.000 1.107.036.000 Lưu chuyển tiền thuần trong kỳ (20+30+40) 50 - 7.180.708.287 7.384.611.528 Tiền và các khoản tương đương tiền đầu kỳ 60 7.915.574.602 530.963.074 ảnh hưởng của thay đổi tỷ giá hối đoái quy đổi ngoại tệ 61 Tiền và các khoản tương đương tiền cuối kỳ (50+60+61) 70 29 734.866.315 7.915.574.602 Hà nội, ngày 23 tháng 01 năm 2007 Người lập biểu kế toán trưởng Giám đốc Đỗ Xuân Vì Trên đây là một số thông tin về hệ thống kế toán của công ty INTRACO và hệ thống kế toán là một phần không thể thiếu trong hệ thống KSNB của một công ty. 3.3. Các thủ tục kiểm soát: Như các công ty khác, ban điều hành của công ty INTRACO cũng có những nguyên tắc của riêng công ty để kiểm soát tình hình hoạt động trong công ty. 3.3.1. Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Đối với nguyên tắc này, các nhà quản lý của INTRACO có lập trường rõ ràng rằng trách nhiệm và công việc phải được phân công cụ thể cho từng bộ phận và từng nhân viên trong công ty. Trong công ty có các phòng ban, và có sự chuyên môn hoá với từng phòng ban. Mỗi phòng ban có công việc và nhiệm vụ cụ thể, mỗi nhân viên trong phòng phụ trách công việc riêng của mình và có trách nhiệm hoàn thành phần việc đó. 3.3.2. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Trong tổ chức nhân sự, các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ và bảo quản tài sản… được thực hiện riêng rẽ và do những cá nhân khác nhau đảm nhiệm. Các nhân viên trong từng phòng ban có nghĩa vụ thực hiện công việc được giao và quyền kiểm tra những công việc đó do lãnh đạo phòng đảm nhiệm. Như vậy có sự tách biệt rõ ràng giữa việc thực hiện và kiểm soát trong từng phòng ban. Sau khi lãnh đạo phòng kiểm tra việc thực hiện, trình lên cấp trên (lãnh đạo công ty) phê chuẩn. Công việc phê chuẩn do lãnh đạo cấp cao nhất của công ty thực hiện. 3.3.3. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Những công việc nào liên quan và ảnh hưởng tương đối lớn đến hoạt động của công ty, cần phải có sự phê chuẩn của cấp lãnh đạo cao nhất mới được tiến hành thực hiện. Việc thu và chi tiền cũng cần phải có chữ ký của giám đốc công ty, thủ quỹ mới được xuất tiền hoặc thu tiền, và ghi sổ. Đó là ba nguyên tắc cơ bản mà bất kỳ một doanh nghiệp kinh doanh nào cũng cần thực hiên, và INTRACO đã tuân thủ tương đối nghiêm túc ba nguyên tắc trên. 4. Đánh giá hệ thống KSNB của công ty INTRACO: Hệ thống kiểm soát nội bộ của INTRACO tương đối thông thường và đơn giản. Trong đó có những mặt mạnh và mặt yếu riêng 4.1. Ưu điểm: - Cơ cấu tổ chức hợp lí, trong mỗi phòng ban đã có một trưởng phòng và 2 phó phòng chịu trách nhiệm kiểm soát trong phòng ban đó. Và đã có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng và cụ thể cho từng phòng ban. - Hàng tuần công ty tổ chức cuộc họp gồm giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng và phó phòng nhằm xác định mức độ hoàn thành của kế hoạch nói chung cũng như mỗi hợp đồng nói riêng, do đó kịp thời đưa ra được phương hướng đúng đắn, rút ra được kinh nghiệm, khắc phục được những điểm còn yếu kém giúp công ty không đi chệch hướng dự kiến và hoạt động hiệu quả hơn. - Đội ngũ cán bộ nhân viên được tuyển chọn đầu vào một cách kỹ lưỡng và được đào tạo liên tục để nâng cao hiệu quả làm việc góp phân nâng cao chất lượng công việc. - Ngoài ra quy trình hoạt động và quy trình kiểm soát nội bộ được xác định rõ ràng bằng văn bản và truyền đạt rộng rãi trong công ty. Mọi nhân viên phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ. Trách nhiệm kiểm tra và giám sát được phân tách rõ ràng. - Chính sách khen thưởng, phê bình của công ty đối với nhân viên là động lực giúp nhân viên nỗ lực phân đấu và hoàn thiện mình để xây dựng một INTRACO thành công và vững mạnh. - Kỹ năng quản lý của ban giám đốc cũng là một trong những yếu tố quyết định đối với sự phát triển của công ty bên cạnh đó yếu tổ mối quan hệ giữa nhà quản lý công ty với các công ty khác cũng không kém phần quan trọng. - Tạo được mối quan hệ tốt với các công ty có tiếng nước ngoài về công nghiệp đóng tàu, ngày càng tạo được uy tín trên trường quốc tế, ngày càng nhận được nhiều hợp đồng. - Các báo cáo tài chính được công ty trình bày rõ ràng và đầy đủ. - Chế độ kế toán nói riêng cũng như các nghị quyết, nghị định, chính sách được cập nhật, phổ biến và áp dụng một cách nhanh chóng và hiệu quả. 4.2. Nhược điểm - Về hệ thống kế toán + Dữ liệu kế toán có thể bị sửa đổi, sao chụp, sử dụng theo cách bất lợi hoặc bị ai đó không có thẩm quyền phá huỷ. + Các tệp tin dữ liệu, tài liệu của công ty có thể bị hư hỏng do cháy, hỏng phần cứng, do những hành động phá hoại, ăn cắp. +Số lượng các nghiệp vụ phát sinh nhiều, quy mô lớn do đó dễ xảy ra sai sót trong quá trình tính toán và ghi chép sổ sách - Thiếu phòng ban kiểm soát nội bộ. - Tổng công ty không thường xuyên tổ chức thanh tra đối với các chi nhánh. 5. Phương hướng và biện pháp nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ. Công ty tư vân đầu tư và thương mại tuy chưa có hệ thống kiểm soát nội bộ nhưng chính ngay trong việc phân định nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban đã chứng tỏ rằng việc kiểm soát nội bộ diễn ra rất chặt chẽ và có hiệu quả, có như vậy công ty mới có thể phát triển vững mạnh và giành được những hiệu quả đáng phải nể phục như ngày hôm nay. Tuy vậy, việc có một phòng kiểm soát nội bộ cũng là một ý kiến nên được đề cập đến. Chúng tôi đã phỏng vấn ông Ngô Quang Thịnh – phó phòng tài chính- kế toán về vấn đề nâng cao hiệu quả của công tác kiểm soát nội bộ và thu được ý kiến: Để kiểm soát việc đi làm đúng giờ,trong tương lai, tất cả cán bộ trong nhân viên sẽ chuyển sang dùng Thẻ từ, và sẽ được sử dụng việc đi làm đúng giờ của công nhân viên. Khi ra ngoài cần có bản tường trình lý do, nội dung công việc, thời gian, địa điểm. Và sẽ phải báo cáo mức độ hoàn thành công việc khi quay trở lại. Về vấn đề cơ cấu tổ chức, để giảm bớt chi phí một phòng ban có thể đảm nhiệm chức năng của phòng ban khác(nếu có đủ chuyên môn), do đó cần thường xuyên tổ chức các cuộc thanh tra, kiểm tra về trình độ chuyên môn của cán bộ chuyên môn trong công ty để tìm ra những cán bộ giỏi, có trình độ chuyên môn. Còn những cán bộ nào tay nghề kém dần hay không phù hợp với nhu cầu công việc sẽ được đưa đi đào tạo lại hoặc bị cho nghỉ việc nếu they hoàn toàn không đủ khả năng. Về vấn đề hệ thống kế toán, để đảm bảo chế độ lưu giữ thông tin kế toán có thể thực hiện một số biện pháp sau: - Mỗi người sử dụng máy tính cần có một tài khoản người sử dụng và mật khẩu duy nhất. Các phần mềm sử dụng nên được thiết kế theo cách mà những người sử dụng cụ thể được trao quyền sử dụng một phần hoặc tất cả phần mềm, hoặc tiếp cận một phần hoặc toàn bộ hồ sơ dữ liệu. Công ty nên có chính sách rõ ràng bằng văn bản về đIều này và chính sách nên được Cán bộ quản lý có thẩm quyền lưu giữ và thực hiện. - Công ty cũng nên có sổ ghi những người sử dụng máy tính. Những người sủ dụng thường xuyên không được phép có khả năng xoá hoặc sửa đổi. Định kì công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập về các sổ ghi để xác định những người không được phép Các tệp tin và bản ghi cần được thường xuyên lập bản sao dự phòng, tốt nhất là hàng ngày. - Nên có 2 tập tin dự phòng hoặc nhiều hơn nữa, một tập tin cất giữ an toàn trong văn phòng công ty và môt tập tin cất giữ an toàn ngoài văn phòng. - Qui trình lập bản sao dự phòng phải được kiểm tra định kì và nên có một kế hoạch chi tiết cho việc phục hồi trong trường hợp tệp tin giữ liệu chính bị hỏng hoặc một trong những tệp tin dự phòng bị hỏng. Các dữ liệu quan trọng nên được cất giữ ở máy chủ trung tâm, không nên lưu giữ ở các máy tính riêng lẻ, và chỉ hạn chế một số người có thể tiếp cận. Cần có sự kiểm tra thường xuyên của tổng công ty đối với các chi nhánh của tổng công ty để kịp thời tìm ra và khắc phục những yếu kém còn tồn tại trong quá trình hoạt động. Thường xuyên đào tạo đội ngũ cán bộ chuyên môn nhằm nâng cao tay nghề và tiếp cận khoa học kỹ thuật để theo kịp nhịp thời đại, nhằm khẳng định hơn nữa vai trò của INTRACO trong nền kinh tế Việt Nam. Việt Nam đã gia nhập WTO, điều đó mang lại nhiều thời cơ nhưng cũng đầy những khó khăn và thử thách đối với nền kinh tế Việt Nam nói chung cũng như sự phát triển của INTRACO nói riêng, nhưng với những thành quả mà INTRACO có được như ngày hôm nay và những nỗ lực,không ngừng hoàn thiện mình, chúng ta khẳng định rằng INTRACO sẽ ngày càng phát triển và vững mạnh trong tương lai. Mục lục Tên đơn vị : Công ty tư vấn đầu tư và thương mại Tên giao dịch : TRADE & INVESTMENT CONSULTANT COMPANY Tên viết tắt : INTRACO Địa chỉ : 120B Hàng Trống – Hoàn Kiếm – Hà Nội Điện thoại : (84.4)8.285168/8.285617 Fax : (84.4)9.285795/8.287444 Email : intraco.vinashin@fpt.vn/mtc@fpt.vn Website : www.intmcvinashin.com.vn Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của kiểm soát nộibộ trong một công ty. 1. Bản chất hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo vệ độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cở sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị: a. Bảo vệ tài sản của đơn vị. Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể mất mát, có thể hư hại và không được sử dụng hợp lý. Vì thế, kiểm soát nội bộ giúp cho các nhà quản lý sử dụng hiệu quả tài sản của đơn vị mình. b. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý, từ đó ảnh hưởng to lớn tới hoạt động của công ty. Do đó, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về hoạt động kinh doanh và phản ánh đầy đủ khách quan về nội dung hoạt động kinh tế và tài chính. c. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Bất kỳ một đơn vị nào ngoài điều lệ của công ty, cũng phảI tuân thủ những nguyên tắc, chính sách của Nhà nước đề ra. Các chế độ pháp lý thường xuyên được sửa đổi, bổ sung và có ảnh hưởng vĩ mô đến hoạt động của doanh nghiệp. d. Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý quyết định sự tồn tại của một doanh nghiệp. 2. Các yếu tố cơ bản của hệ thống KSNB : Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống KSNB với bốn yếu tố chính: môI trường kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và hệ thống kiểm toán nội bộ. a. Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát: Đặc thù về quản lý. Cơ cấu tổ chức. Chính sách nhân sự. Công tác kế hoạch. Uỷ ban kiểm soát. Môi trường bên ngoài Như vậy môI trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng nhất là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp. b. Hệ thống kế toán. Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị. Và trong hệ thống kế toán thì quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng hơn cả trong hệ thống KSNB của doanh nghiệp. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Tính có thực. Sự phê chuẩn. Tính đầy đủ. Sự phân loại. Sự đánh giá. Tính đúng kỳ. Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác. c. Các thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Nguyên tắc phân công phân nhiệm. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. d. Kiểm toán nội bộ: Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hành công việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị. Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống KSNB của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về KSNB. 3. Tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ: Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ là giúp doanh nghiệp thực hiện hiệu quả những mục tiêu đề ra. Vì vậy, hệ thống KSNB có một vị trí vô cùng quan trọng trong một doanh nghiệp. Với mục tiêu bảo vệ tài sản của đơn vị, hệ thống KSNB phát hiện được những thiệt hại, những sai sót, những vi phạm trong việc sử dụng tài sản của đơn vị. Từ đó, hệ thống KSNB đề ra được những biện pháp để bảo vệ tài sản hữư hiệu hơn và sử dụng hợp lý nguồn tài sản của doanh nghiệp. Thông tin tài chính là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin trong đơn vị. Nếu hệ thống thông tin sai lệch so với thực tế sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới hoạt động của đơn vị. Các nhà quản lý ko nắm bắt được hoạt động của công ty mình, từ đó đề ra những phương hướng hoạt động sai lầm, đẩy công ty vào tình trạng có thể “phá sản lúc nào không biết”. Hệ thống KSNB trong doanh nghiệp duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp, ngăn chặn và phát hiện kịp thời những gian lận và sai sót trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Hệ thống KSNB sẽ phát hiện ra những thông tin không chính xác, những thông tin không đáng tin cậy, quản lý doanh nghiệp sẽ căn cứ vào đó xác định được tình hình của doanh nghiệp, từ đó sẽ xây dựng chiến lược phát triển công ty hợp lý hơn. Hệ thống KSNB cũng giúp cho nhà quản lý xem xét được hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý của doanh nghiệp, tìm ra được điểm yếu trong năng lực quản lý, làm cho doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả. Từ đó đưa ra những biện pháp cải thiện tình hình đó. Hệ thống KSNB đóng vai trò quan trọng trong một doanh nghiệp. Nó sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp phát triển và đI đúng hướng kinh doanh, giảm thiểu những sai sót và rủi ro trong quản lý cũng như trong hoạt động của một doanh nghiệp. II. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. 1. Quá trình hình thành công ty. Công ty Tư vấn đầu tư & Thương mại là đơn vị thành viên của Tập đoàn kinh tế VINASHIN, một đơn vị có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán độc lập theo quyết định số: 40QĐ/TCCB-LĐ của Bộ giao thông vận tải ngày 11/5/1991, với tên gọi ban đầu là Công ty Đầu tư và Phát triển đóng tàu Năm 1994, theo văn bản số 161/TB ngày 29/11/1994 về thông báo của Thủ tướng chính phủ cho phép thành lập lại doanh nghiệp nhà nước và quyết định số 2557/QĐ/TCCB-LĐ của Bộ giao thông vận tải quyết định cho phép đổi tên thành Công ty Tư vấn và phát triển đóng tàu. Tháng 12/1995, Bộ xây dựng cấp chứng chỉ hành nghề tư vấn xây dựng, chức năng và nhiệm vụ của công ty được mở rộng. Theo quyết định số: 78QĐ/TCCB-LĐ ngày 28/4/2000 của Tổng công ty công nghiệp tàu thuỷ Việt Nam đổi tên thành công ty Tư vấn đầu tư và Thương mại. 2. Lĩnh vực hoạt động - Tư vấn xây dựng từ nhóm C đến nhóm A: Khảo sát địa chất, địa hình, khí tượng thuỷ văn. Lập dự án đầu tư, thiết kế xây dựng, lập tổng dự toán các công trình xây dựng mới; mở rộng: cải tạo các hạng mục cơ sở hạ tầng trong ngành đóng tàu và các ngành khác. - Thẩm định dự án, giám sát thi công xây dựng, lập hồ sơ mời thầu và phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu xây lắp, thiết bị. - Xây dựng các công trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp, dân dụng và xử lý nền móng công trình. - Về dịch vụ khác, xuất nhập khẩu vật tư thiết bị, khai thác các nguồn hàng trong và ngoài nước, tiến đến sản xuất thiết bị cho nhu cầu trong và ngoài ngành. Đại lý giới thiệu sản phẩm trang thiết bị tàu thuỷ cho hơn 15 hãng sản xuất nổi tiếng nước ngoài.Công ty đã hợp tác thiết kế xây dựng với các hãng IMG- Đức; Viên tư vấn thiết kế số 9- Thượng Hải- Trung Quốc; HandongE&C- Hàn Quốc. 3. Một số nét khái quát về công ty. Công ty Tư vấn Đầu tư và thương mại (INTRACO) trực thuộc tập đoàn kinh tế vinashin được thành lập ngày 11/5/1991, có chức năng nhiệm vụ chính là: Tư vấn xây dung, khảo sát địa chất-địa hình khí tượng thuỷ văn, lập báo cáo nghiên cứu khả thi, thiết kế kỹ thuật thi công, lập tổng dự toán các công trình xây dung, mở rộng cải tạo các công trình, ngành công nghiệp tàu thuỷ và ngành công nghiệp khác. Thẩm định dự án, giám sát thi công xây dung, lập hồ sơ mời thầu và xây dung các công trình giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp dân dụng, xử lý nền móng công trình. Ngoài ra còn thực hiện xuất nhập khẩu các thiết bị vật tư tàu thuỷ và tiến tới sản xuất thiết bị phục vụ ngành đóng tàu. Vạn sự khởi đầu nan, những năm đầu thành lập INTRACO gặp không ít khó khăn do thực tế nền công nghiệp đất nước lúc bấy giờ chưa phát triển, cơ sở hạ tần các nhà máy đóng tàu còn thấp kém, công nghiệp đóng tàu còn lạc hậu, đội ngũ cán bộ kỹ sư chưa có nhiều kinh nghiệm. Trong khi đó, công tác tư vấn xây dung muốn trưởng thành đòi hỏi phải có thời gian dài và phải được thực hiện nhiều dự án. Những năm gần đây ngành CNTT Việt Nam đựoc sự quan tâm rất lớn của nhà nước, nhưng so với nhu cầu phát triển thì còn khoảng cách khá xa. Phần lớn các nhà máy đóng tàu được xây dung từ những thập kỷ 60,70 của thế kỷ trước, hạ tầng cơ sở nghèo nàn, trang thiết bị lạc hậu… công tác xây dung cơ bản cũng vì thế mà còn ngổn ngang. Với vai trò là đơn vị chuyên tư vấn, thiết kế xây dung, INTRACO đã có những đóng góp quan trọng. Để đáp ứng được chiến lược phát triển của Vinashin cũng như của INTRACO, đòi hỏi các dự án phải đảm bảo được yêu cầu kỹ thuật, chất lượng cao.INTRACO đã chuyên môn hoá các phòng ban nghiệp vụ, hợp tác với các chuyên gia giỏi trong và ngoài nước để trau dồi, học hỏi kinh nghiệm đào tạo (IMG của Đức,HANDONG E&C của Hàn Quốc).Tổ chức đào tạo tại chỗ cho đội ngũ cán bộ kỹ sư của công ty theo từng chủ đề cụ thể: Thiết kế đà tàu, triền tàu,ụ tàu, quy hoạch mặt bằng nhà máy đóng tàu,thiết kế cầu tàu trang trí, kè bờ, hệ thống kỹ thuật hạ tầng nhà máy đóng tàu. Hợp tác với các chuyên gia nước ngoài trực tiếp tham gia vào cụ thể từng dự án, đào tạo cho đội ngũ kỹ sư của công ty. Qua quá trình tham gia các dự án cùng với các chuyên gia giỏi, đội ngũ kỹ sư đã có thể tự đảm nhận được công tác thiết kế đối với các dự án khác.Với cách làm như vậy,INTRACO đã từng bước giành được thế chủ động trong công tác tư vấn. Đồng thời có điều kiện mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh. Trong lĩnh vực tư vấn xây dung INTRACO đã tham gia vài chục dự án trong ngành đóng tàu với tổng mức lên tới hàng nghìn tỷ đồng, các dự án do INTRACO đảm nhận khi đưa vào sử dụng đều phát huy tác dụng, tạo điều kiện giúp nhà máy tăng năng suất và hiệu quả kinh tế trong hoạt động sản xuất kinh doanh. INTRACO luôn luôn tuyển mộ các kỹ sư chuyên ngành giỏi có nhiều kinh nghiệm. Hiện nay đội ngũ cán bộ kỹ sư của Công ty 100 người. Năng lực INTRACO đã tự đảm nhận được công tác thiết kế tất cả các dự án của VINASHIN. Đối với lĩnh vực xuất nhập khẩu, Công ty đã có uy tín cao đối với khách hàng trong và ngoài nước, quan hệ và hợp tác tốt với nhiều khách hàng trên thế giới, đại lý trên 15 hãng sản xuất thiết bị tàu thuỷ. MộT số công trình công ty đã hoàn thành: III. Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty INTRACO: Cũng như bất kỳ một doanh nghiệp nào, công ty INTRACO cũng có hệ thống kiểm soát nội bộ riêng trong công ty. Hệ thống KSNB của công ty INTRACO được cấu thành bởi các yếu tố sau: Môi trường kiểm soát. Hệ thống kế toán. Thủ tục kiểm soát. 1. Môi trường kiểm soát: MôI trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môI trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của hệ thống KSNB. a. Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty: Cấp quản lý cao nhất của công ty INTRACO là giám đốc. Giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp với tổng công ty, là người quyết định cuối cùng cho hoạt động của công ty. Có thể mô tả cơ cấu tổ chức của công ty theo sơ đồ dưới đây: Giám đốc (Director) 3 Phũng ban (3 Dept.) Phòng kinh doanh & Đối ngoại (Foregn & Busin