Chuyên đề Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty thương mại và phát triển công nghệ Bách Khoa 4

lu«n lµ n¬i khëi ®éng, b¾t ®Çu cña c¸c kÕ ho¹ch nghiªn cøu ®µo taä, x©y dùng c¸c gi¶i ph¸p kÜ thuËt, thiÕt lËp c¸c chi nh¸nh míi. T¹i phßng nµy c¸c chiÕn l­îc kinh doanh cña BK4 trong ng¾n h¹n còng nh­ trong dµi h¹n ®Ò ®­îc ®Ò xuÊt vµ nghiªn cøu. Nh÷ng thµnh viªn thuéc phßng nµy cã thÓ lµ nh©n viªn trùc thuéc c¸c bé phËn kh¸c cña c«ng ty hoÆc cã thÓ lµ nh©n viªn thuéc c¸c tæ chøc x· héi kh¸c. 4.3. Phßng kinh doanh Do ®Æc thï cña m« h×nh kinh doanh cña c«ng ty nªn sè l­îng nh©n viªn thuéc phßng nµy lµ t­¬ng ®èi lín. C¸c nh©n viªn thuéc phßng nµy cã thÓ lµm viÖc t¹i trô së c«ng ty còng nh­ cã thÓ lµm viÖc t¹i c¸c chi nh¸nh. Phßng Maketing th­êng ph¶i phô tr¸ch c¸c c«ng viÖc nh­ sau : LËp kÕ ho¹ch qu¶ng c¸o, giíi thiÖu s¶n phÈm trong mçi l« hµng cho c¸c ®¹i lý b¸n lÎ m¸y tÝnh kh¸c trong toµn bé khu vùc. Trùc tiÕp bµn b¹c, thiÕt lËp c¸c giao dÞch ®èi víi c¸c ®èi t¸c trong vµ ngoµi khu vùc. Cè vÊn, tham m­u cïng ban gi¸m ®èc trong vÊn ®Ò kinh doanh vµ giíi thiÖu s¶n phÈm. Hç trî, hîp t¸c cïng phßng kü thuËt trong viÖc giao dÞch, mua b¸n hµng ho¸. Thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kh¸c ®­îc gi¸m ®èc giao cho … 4.4. Phßng KÕ to¸n §Ò xuÊt, tham m­u cho Gi¸m ®èc trong viÖc x©y dùng: c«ng t¸c qu¶n lý, tæ chøc vµ nh©n sù; c¬ chÕ qu¶n lý kÕ to¸n, tµi chÝnh; chÕ ®é h¹ch to¸n, b¸o c¸o thèng kª; c¬ chÕ qu¶n lý lao ®éng, tiÒn l­¬ng cña toµn c«ng ty sao cho phï hîp víi quy ®Þnh nhµ n­íc. X©y dùng c¸c b¸o c¸o ®Þnh kú cho trô së chÝnh còng nh­ t¹i c¸c chi nh¸nh cña c«ng ty. ThiÕt kÕ, x©y dùng kÕ ho¹ch tµi chÝnh, lao ®éng, tiÒn l­¬ng cho c«ng ty. Tæ chøc thùc hiÖn vµ cung cÊp chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, kÞp thêi c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh kÕ to¸n khi cã yªu cÇu. 4.5. Phßng Kü thuËt X©y dùng, thiÕt lËp, ®Ò xuÊt c¸c gi¶i ph¸p kü thuËt cho c«ng ty. Phèi hîp víi phßng KÕ ho¹ch trong viÖc x©y dùng kÕ ho¹ch nghiªn cøu c¸c dù ¸n c¶i tiÕn kü thuËt vµ n©ng cao chÊt l­îng cña hµng ho¸ ®­îc b¸n ra ngoµi thÞ tr­êng. Phèi hîp víi c¸c chi nh¸nh trong viÖc triÓn khai, b¶o tr× vµ l¾p r¸p, thùc hiÖn c¸c giao dÞch. ThiÕt lËp vµ triÓn khai hÖ thèng kü thuËt, trang thiÕt bÞ, cho c¸c trô së còng nh­ c¸c chi nh¸nh. Phèi hîp víi phßng l­u tr÷ vËn hµnh vµ phôc håi d÷ liÖu trong viÖc triÓn khai hÖ thèng kü thuËt cã liªn quan ®Õn sao d÷ liÖu. Phèi hîp víi phßng kÕ to¸n tæng hîp trong c«ng t¸c qu¶n lý tæ chøc nh©n sù, tiÒn l­¬ng; lËp b¸o c¸o ®Þnh kú, khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh, c«ng cô lao ®éng, c¸c thiÕt bÞ c«ng nghÖ chuyªn dïng… Tæ chøc qu¶n lý, b¶o tr× vµ söa ch÷a c¸c trang thiÕt bÞ, m¸y mãc cña toµn c«ng ty. Thùc hiÖn c¸c ch­¬ng tr×nh kiÓm tra kü thuËt, ®µo t¹o c¸n bé cho c¸c chi nh¸nh. LËp kÕ ho¹ch c«ng t¸c vµ b¸o c¸o ®Þnh kú kÕt qu¶ thùc hiÖn cho Gi¸m ®èc, ®Ò xuÊt nh÷ng biÖn ph¸p c¶i tiÕn vÒ qu¶n lý vµ kü thuËt. Thùc hiÖn mét sè nhiÖm vô kh¸c do Gi¸m ®èc giao… 4.6. Phßng Hµnh chÝnh Phßng hµnh chÝnh lu«n lu«n th­êng trùc t¹i c«ng ty, phßng hµnh chÝnh th­êng ®¶m nhiÖm c¸c c«ng viÖc sau : Gióp ®ì kh¸ch hµng trong qu¸ tr×nh ®Õn c«ng ty giao dÞch bu«n b¸n hµng ho¸. Céng t¸c, hç trî c¸c phßng ban kh¸c trong c¸c c«ng viÖc hµng ngµy. ThiÕt lËp lÞch c«ng t¸c th­êng nhËt cho c¸c nh©n viªn. Hç trî, tham m­u cïng gi¸m ®èc trong c¸c vÊn ®Ò kh¸c … 5. LÜnh vùc ho¹t ®éng hiÖn nay cña BK4 Tõ nh÷ng ®Æc thï trªn cña BK4 ta dÔ dµng nhËn ra lÜnh vùc mµ c«ng ty ®ang ho¹t ®éng còng nh­ môc tiªu vµ ph­¬ng h­íng trong t­¬nglai cña BK4. C«ng ty ®ang cè g¾ng dÇn t¹o ra mét thÞ tr­êng trong c¸c lÜnh vùc : Cung cÊp c¸c thiÕt bÞ m¸y vi tÝnh, m¸y in, m¸y fax, m¸y photocopy, c¸c thiÕt bÞ m¸y v¨n phßng víi sè l­îng kh«ng h¹n chÕ. Söa ch÷a, b¶o d­ìng, n©ng cÊp c¸c lo¹i m¸y tÝnh. Cµi ®Æt, cung cÊp phÇn mÒm m¸y vi tÝnh, c¸c gi¶i ph¸p tæng thÓ vÒ m¹ng. LËp tr×nh øng dông trong qu¶n lý, kÕ to¸n… 6. Ph­¬ng h­íng ho¹t ®éng trong t­¬ng lai TiÕn hµnh më réng ®Çu t­, mua s¾m c¸c ph­¬ng tiÖn, trang thiÕt bÞ cho c¸c c¬ së cña m×nh. Qua ®ã sÏ t¹o ®­îc sù g¾n kÕt chÆt chÏ gi÷a trô së víi c¸c chi nh¸nh còng nh­ gi÷a c¸c chi nh¸nh víi nhau. Th«ng qua sù g¾n kÕt nµy c¸c phÇn cña c«ng ty sÏ dÔ dµng hç trî cho nhau trong tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc cña m×nh. Më réng c¸c ®¹i lý, chi nh¸nh trªn ph¹m vi toµn quèc nhÊt lµ ®èi víi khu vùc phÝ B¾c. C¸c ®¹i lý nµy sÏ tiÕn hµnh nhËp hµng ho¸ t¹i trô së nh­ng sÏ ®éc lËp trong c¸c giao dÞch cña m×nh. Qua møc hµng ho¸ nhËp vµo cña m×nh c¸c chi nh¸nh sÏ thu vÒ phÇn lîi nhuËn cã ®­îc th«ng qua chªnh lÖch gi÷a gi¸ mua vµ gi¸ b¸n cña hµng ho¸. Tõng b­íc thiÕt lËp mét thÞ tr­êng thèng nhÊt trong lÜnh vùc kinh doanh m¸y tÝnh. 7. Sù cÇn thiÕt vµ nh÷ng chøc n¨ng chÝnh cña phÇn mÒm qlbh Nh­ ®· ph©n tÝch ë trªn, ho¹t ®éng chñ yÕu cña c«ng ty BK4 lµ kinh doanh bu«n b¸n hµng ho¸, thiÕt bÞ m¸y vi tÝnh. VÊn ®Ò nghiªn cøu x©y dùng mét hÖ thèng th«ng tin, qu¶n lý l­îng hµng ho¸ nhËp xuÊt, c¸c thiÕt bÞ m¸y vi tÝnh lµ v« cïng quan träng. §èi víi c«ng ty BK4 hiÖn nay, viÖc x©y dùng ngay mét phÇn mÒm qu¶n lý b¸n hµng, tin häc ho¸ dÇn c¸c thao t¸c trong giao dÞch bu«n b¸n lµ mét trong nh÷ng gi¶i ph¸p c«ng nghÖ th«ng tin mang tÝnh chiÕn l­îc. PhÇn mÒm ®­îc x©y dùng víi môc ®Ých ®Çu tiªn lµ qu¶n lý l­îng hµng nhËp xuÊt, gi¶m bít c¸c thao t¸c thñ c«ng trong ho¹t kinh doanh. Ngoµi ra phÇn mÒm cßn cung cÊp c¸c th«ng tin vÒ t×nh h×nh xuÊt nhËp cña c¸c lo¹i thiÕt bÞ, biÕn ®éng cña l­îng hµng nhËp xuÊt, t×m kiÕm c¸c th«ng tin trî gióp, gi¶i ®¸p ý kiÕn kh¸ch hµng còng nh­ ng­êi qu¶n lý. ViÖc sö dông phÇn mÒm qu¶n lý b¸n hµng sÏ t¨ng kh¶ n¨ng giao dÞch cña c«ng ty víi kh¸ch hµng, ®èi t¸c, gióp c«ng ty gi¶m bít ®­îc nhiÒu thao t¸c thñ c«ng, dÔ dµng trong qu¶n lý nhËp xuÊt, t×m kiÕm th«ng tin, cËp nhËp th«ng tin vÒ l­îng hµng nhËp xuÊt, l­îng hµng tån kho, nhµ cung cÊp vµ thêi gian xö lý ®¬n ®Æt hµng gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c s¶n xuÊt kinh doanh. C«ng viÖc cña ng­êi qu¶n lý lµ cËp nhËt th«ng tin c¸c thiÕt bÞ, linh kiÖn, qu¶n lý c¸c ®¬n ®Æt hµng, gãp ý cña kh¸ch hµng qu¶n lý ho¹t ®éng b¸n hµng mét c¸ch hiÖu qu¶, bao gåm qu¶n lý b¸n hµng, qu¶n lý kh¸ch hµng, qu¶n lý nhµ cung cÊp… §ång thêi, phÇn mÒm còng cã thÓ in ra c¸c b¸o c¸o kÕt qu¶ cña c¸c ho¹t ®éng kinh doanh, c¸c b¸o c¸o vÒ c¸c th«ng tin c¸ nh©n qua ®ã hç trî cho viÖc ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý cña l·nh ®¹o c«ng ty… C¸c chøc n¨ng chÝnh cÇn ph¶i cã cña phÇn mÒm 1. Ho¸ ®¬n nhËp xuÊt hµng ho¸: PhÇn m«dule nµy hµng ho¸ nhËp xuÊt cña c«ng ty sÏ ®­îc tiÕn hµnh nhËp sè liÖu. C«ng viÖc nµy cã thÓ tiÕn hµnh ë phßng Maketing t¹i trô së cña c«ng ty còng nh­ t¹i c¸c chi nh¸nh. TÝnh tån kho hµng ho¸ theo ngµy nhËp, theo tªn hµng ho¸ theo th¸ng quý, n¨m : Th«ng qua c¸c th«ng tin t×m kiÕm ®ù¬c nhËp vµo phÇn m«dule nµy sÏ tù ®éng tra cøu trong c¬ së d÷ liÖu nh÷ng th«ng tin phï hîp nhÊt cung cÊp cho ng­êi sö dông. 3. T×m kiÕm hµng theo: m· hµng, tªn hµng, l­îng nhËp xuÊt … C¸c th«ng tin nµy sau khi ®ù¬c nhËp vµo sÏ ®­îc m¸y tÝnh tù ®éng t×m vµ phÇn d÷ liÖu phï hîp sÏ ®­îc ®­a ra. 4. CËp nhËt kh¸ch hµng. T¹i ®©y chóng ta cã thÓ tiÕn hµnh nhËp thªm mét kh¸ch hµng míi còng nh­ cã thÓ chØnh söa theo ý muèn. Lªn danh s¸ch kh¸ch hµng. Khi chóng ta muèn lªn mét danh s¸ch kh¸ch hµng theo mét tiªu chÝ nµo ®ã th× phÇn m«dule nµy sÏ gióp t¹o ra mét b¶ng danh s¸ch kh¸ch hµng. Lªn danh s¸ch nh©n viªn PhÇn m«dule nµy hç trî viÖc t¹o vµ in ra mét b¶ng danh s¸ch c¸c nh©n viªn trong c¶ c«ng ty. LËp danh s¸ch c¸c lo¹i hµng b¸n T¹i ®©y th× danh s¸ch cña c¸c lo¹i hµng b¸n sÏ ®­îc lËp vµ in ra theo mét tiªu chÝ nhÊt ®Þnh Tra cøu t×m kiÕm kh¸ch hµng theo: m· kh¸ch, tªn kh¸ch, ®Þa chØ, ®iÖn tho¹i. In hãa ®¬n b¸n hµng, nhËp hµng C¸c ho¸ ®¬n ®­îc lËp t¹i phÇn m«dule nhËp xuÊt hµng ho¸ sÏ ®­îc in ra tõ phÇ m«dule nµy. LËp hãa ®¬n thanh to¸n Tra cøu t×m kiÕm ho¸ ®¬n vµ xem hãa ®¬n Tõ c¸c th«ng tin tra cøu ®­îc nhËp vµo, phÇn mÒm nµy sÏ hç trî ng­êi sö dông ®Ó t×m kiÕm ®­îc mét th«ng tin phï hîp Thèng kª Ch­¬ng II Mét sè vÊn ®Ò c¬ b¶n vÒ hÖ thèng th«ng tin Tæng quan vÒ hÖ thèng th«ng tin Kh¸i niÖm vÒ HÖ thèng th«ng tin HÖ thèng th«ng tin lµ mét tËp hîp nh÷ng con ng­êi, c¸c thiÕt bÞ phÇn cøng, phÇn mÒm, d÷ liÖu …thùc hiÖn ho¹t ®éng thu thËp, l­u tr÷, xö lý vµ ph©n phèi th«ng tin trong mét tËp c¸c rµng buéc ®­îc gäi lµ m«i tr­êng. Nã ®­îc thÓ hiÖn bëi nh÷ng con ng­êi, c¸c thñ tôc, d÷ liÖu vµ thiÕt bÞ tin häc hoÆc kh«ng tin häc. §Çu vµo(Inputs) cña hÖ thèng th«ng tin ®­îc lÊy tõ c¸c nguån(Sources) vµ ®­îc xö lý bëi hÖ thèng sö dông nã cïng víi c¸c d÷ liÖu ®· ®­îc l­u tr÷ tõ tr­íc. KÕt qu¶ xö lý (Outputs) ®­îc chuyÓn ®Õn c¸c ®Ých (Destination) hoÆc cËp nhËp vµo kho d÷ liÖu(Storage). Mäi hÖ thèng th«ng tin ®Òu cã bèn bé phËn : bé phËn ®­a d÷ liÖu vµo, bé phËn xö lý, kho d÷ liÖu vµ bé phËn ®­a d÷ liÖu ra. Ta cã thÓ thÊy râ h¬n ®­îc vÊn ®Ò trªn th«ng qua h×nh vÏ minh ho¹ sau : Nguån Thu thËp Kho d÷ liÖu Xö lý vµ l­u gi÷ Ph©n Ph¸t §Ých VÝ dô 1 HÖ thèng tr¶ l­¬ng truyÒn thèng thu thËp d÷ liÖu vÒ thêi gian ®· lµm viÖc, xö lý chóng cïng víi c¸c d÷ liÖu l©u bÒn ®­îc ghi trªn c¸c hå s¬, t¹o ra c¸c tê sÐc tr¶ l­¬ng hoÆc thùc hiÖn viÖc göi tiÒn tù ®éng vµo c¸c tµi kho¶n cña nh©n viªn ¨n l­¬ng vµ chuyÓn c¸c th«ng tin vÒ kho¶n tiÒn ®ã cho ng­êi ®­îc lÜnh. V©y ®©y lµ mét hÖ thèng th«ng tin. HÖ thèng tr¶ l­¬ng cã thÓ ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch thñ c«ng hoÆc b»ng ph­¬ng tiÖn m¸y mãc. §ã cã thÓ lµ ph­¬ng tiÖn ch­a tù ®éng ho¸ hoÆc tù ®éng ho¸ hoµn toµn nh­ maý tÝnh bá tói vµ m¸y ch÷, hoÆc cã thÓ lµ mét m¸y tÝnh ®iÖn tö g¾ng víi mét sè ®Üa tõ vµ m¸y in laser. HÖ thèng th«ng tin nµy còng chÞu sù rµng buéc cã thÓ lµ nh÷ng tho¶ thuËn gi÷a chñ vµ nh©n viªn, c¸c tho¶ thuËn vÒ thêi ®iÓm tr¶ l­¬ng cho tõng nhãm c«ng nh©n. VÝ dô 2 ViÖc ghi chÐp cña «ng chñ tÞch mét c«ng ty vÒ øng xö cña céng sù gÇn gòi, vÒ hiÖu qu¶ c«ng t¸c cña hä vµ møc ®é tù chñ trong c«ng viÖc. ViÖc sö dông nh÷ng ghi chÐp ®ã vµo nh÷ng thêi ®iÓm ®Ò b¹t, xÐt cho tham gia vµo c¸c c«ng viÖc hoÆc xÐt t¨ng l­¬ng… t¹o ra mét hÖ thèng th«ng tin. Trong tr­êng hîp nµy «ng chñ tÞch võa lµ ng­êi sö dông th«ng tin võa lµ ng­êi t¹o ra th«ng tin. Ph­¬ng tiÖn sö dông chØ ®¬n gi¶n lµ mét quyÓn sæ ghi chÐp c¸ nh©n. MÆc dï vËy th× ®©y vÉn ®­îc coi lµ mét hÖ thèng th«ng tin héi ®Çy ®ñ c¸c tiªu chuÈn vÒ hÖ thèng th«ng tin. Qua hai vÝ dô trªn ta thÊy cã hai lo¹i HÖ Thèng Th«ng Tin kh¸c nhau (1)HÖ thèng chÝnh thøc, (2) HÖ thèng kh«ng chÝnh thøc. Mét hÖ thèng th«ng tin chÝnh thøc th­êng bao gåm mét tËp hîp c¸c quy t¾c vµ c¸c ph­¬ng thøc lµm viÖc cã v¨n b¶n râ rµng hoÆc Ýt ra lµ ®­îc thiÕt lËp theo truyÒn thèng . §ã lµ hÖ thèng tr¶ l­¬ng nãi trªn hoÆc hÖ thèng qu¶n lý tµi kho¶n c¸c nhµ cung cÊp vµ tµi kho¶n kh¸ch hµng, ph©n tÝch b¸n hµng vµ x©y dùng kÕ ho¹ch ng©n s¸ch, hÖ thèng th­êng xuyªn ®¸nh gi¸ khÝa c¹nh tµi chÝnh cña nh÷ng c¬ héi mua b¸n kh¸c nhau còng nh­ nh÷ng hÖ thèng chuyªn gia cho phÐp ®Æt ra c¸c chuÈn ®o¸n tæ chøc. 2. Ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin t¹i trong mét tæ chøc : Cã hai c¸ch ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin hay ®­îc dïng trong c¸c tæ chøc. Mét c¸ch lÊy môc ®Ých phôc vô cña th«ng tin ®Çu ra ®Ó ph©n lo¹i vµ mét c¸ch lÊy nghiÖp vô mµ nã phôc vô lµm c¬ së ®Ó ph©n lo¹i. 2. 1 ph©n lo¹i theo môc ®Ých phôc vô cña th«ng tin ®Çu ra : MÆc dï r»ng c¸c hÖ thèng th­êng sö dông c¸c c«ng nghÖ kh¸c nhau nh­ng chóng ph©n biÖt nhau tr­íc hÕt bëi lo¹i ho¹t ®éng mµ nã trî gióp. Theo c¸ch nµy cã n¨m lo¹i : HÖ thèng th«ng tin xö lý giao dÞch. HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý. HÖ thèng trî gióp vµ ra quyÕt ®Þnh. HÖ chuyªn gia . HÖ thèng t¨ng c­êng kh¶ n¨ng c¹nh tranh. a. HÖ thèng xö lý giao dÞch TPS(Transaction Processing System) HÖ thèng nµy xö lý c¸c d÷ liÖu ®Õn tõ c¸c giao dÞch mµ tá chøc thùc hiÖn víi kh¸ch hµng, víi nhµ cung cÊp, nh÷ng ng­êi cho vay hoÆc nh÷ng nh©n viªn cña nã. C¸c giao dÞch s¶n sinh ra c¸c tµi liÖu vµ c¸c giÊy tê thÓ hiÖn c¸c giao dÞch ®ã . C¸c hÖ thèng xö lý giao dÞch cã nhiÖm vô tËp hîp c¸c d÷ liÖu cho phÐp theo dâi c¸c ho¹t ®«ng cña tæ chøc . Chóng trî gióp c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc ë møc t¸c nghiÖp. Cã thÓ kÓ ®Õn c¸c hÖ thèng thuéc lo¹i nµy nh­ :HÖ thèng tr¶ l­¬ng, lËp ®¬n ®Æt hµng, lµm ho¸ ®¬n, theo dâi kh¸ch hµng, theo dâi nhµ cung cÊp, ®¨ng kÝ m«n häc cña sinh viªn, cho m­în s¸ch vµ tµi liÖu trong mét th­ viÖn, cËp nhËp tµi kho¶n ng©n hµng vµ tÝnh thuÕ ph¶i tr¶ cña nh÷ng ng­êi nép thuÕ. b. hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý MIS(Managerment information System) Lµ hÖ thèng trî gióp c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý cña tæ chøc, c¸c ho¹t ®éng nµy n»m ë møc ®iÒu khiÓn t¸c nghiÖp, ®iÒu khiÓn qu¶n lý hoÆc lËp kÕ ho¹ch chiÕn l­îc. Chóng dùa chñ yÕu vµo c¸c c¬ së dò liÖu ®­îc t¹o ra bëi c¸c hÖ xö lý giao dÞch còng nh­ tõ c¸c nguån d÷ liÖu ngoµi tæ chøc. Nãi chung chóng t¹o ra c¸c b¸o c¸o cho c¸c nhµ qu¶n lý mét c¸ch ®Þnh k× hoÆc theo yªu cÇu. C¸c b¸o c¸o nµy th­êng cã tÝnh chÊt so s¸nh, chóng lµm t­¬ng ph¶n t×nh h×nh hiÖn t¹i víi mét t×nh h×nh ®· ®­îc dù kiÕn tr­íc, t×nh h×nh hiÖn t¹i víi mét dù b¸o, c¸c d÷ liÖu hiÖn thêi cña mét c«ng ty trong cïng mét ngµnh c«ng nghiÖp, d÷ liÖu hiÖn thêi vµ c¸c d÷ liÖu lÞch sö. c. HÖ thèng trî gióp ra quyÕt ®Þnh DSS(Decision Support System) lµ hÖ thèng ®­îc thiÕt kÕ víi môc ®Ých râ rµng lµ trî gióp c¸c ho¹t ®éng ra quyÕt ®Þnh. Qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh th­êng ®­îc m« t¶ nh­ mét quy tr×nh ®­îc t¹o thµnh tõ 3 giai ®o¹n : x¸c ®Þnh vÊn ®Ò, x©y dùng vµ ®¸nh gi¸ c¸c ph­¬ng ¸n gi¶i quyÕt vµ lùa chän mét ph­¬ng ¸n . d. HÖ thèng chuyªn gia ES(expert system) ®ã lµ hÖ thèng c¬ së trÝ tuÖ cã nguån gèc tõ ngiªn cøu trÝ tuÖ nh©n t¹o, trong ®ã cã sù biÓu diÔn b»ng c¸c c«ng cô tin häc nh÷ng tri thøc cña mét chuyªn gia vÒ mét lÜnh vùc nµo ®ã . e. HÖ thèng th«ng tin t¨ng c­êng kh¶ n¨ng c¹nh tranh ISCA(information system for competitive advantage) HÖ thèng lo¹i nµy ®­îc sö dông nh­ mét trî gióp chiÕn l­îc . Khi nghiªn cøu mét HÖ Thèng Th«ng Tin mµ kh«ng tÝnh ®Õn m«i tr­êng trong ®ã nã ®­îc ph¸t triÓn, ta nghÜ r»ng nã chØ ®¬n gi¶n lµ mét hÖ thèng xö lý giao dÞch, hÖ th«ng th«ng tin qu¶n lý, hÖ thèng trî gióp ra quyÕt ®Þnh hoÆc mét hÖ chuyªn gia . HÖ thèng th«ng tin t¨ng c­¬ng kh¶ n¨ng c¹nh tranh ®­îc thiÕt kÕ cho nh÷ng ng­êi sö dông lµ nh÷ng ng­êi ngoµi tæ chøc, cã thÓ lµ mét kh¸ch hµng, mét nhµ cung cÊp, còng cã thÓ lµ tæ chøc kh¸c cña ngµnh c«ng nghiÖp… Nªó nh­ nh÷ng hÖ thèng ®­îc x¸c ®Þnh tr­íc ®©y cã môc ®Ých râ rµng lµ trî gióp c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý cña tæ chøc th× hÖ thèng t¨ng c­êng søc c¹nh tranh lµ nh÷ng c«ng cô thùc hiÖn c¸c ý ®å chiÕn l­îc(v× vËy cã thÓ gäi lµ HÖ Thèng Th«ng Tin chiÕn l­îc). Chóng cho phÐp tæ chóc thµnh c«ng trong viÖc ®èi ®Çu víi c¸c lùc l­îng c¹nh tranh thÓ hiÖn qua kh¸ch hµng, c¸c nhµ cung cÊp, c¸c doanh nghiÖp c¹nh tranh míi xuÊt hiÖn, c¸c s¶n phÈm thay thÕ vµ c¸c tæ chøc kh¸c trong cïng mét ngµnh c«ng nghiÖp. 2. 2. Ph©n lo¹i HÖ Thèng Th«ng Tin t¹i c«ng ty BK4 C¸c th«ng tin trong c«ng ty BK4 ®­îc ph©n chia theo cÊp qu¶n lý, ®ång thêi chóng l¹i ®­îc chia theo nghiÖp vô mµ chóng phôc vô. §Ó hiÓu râ thªm vÒ c¸ch ph©n chia nµy ta ®i xem xÐt b¶ng ph©n lo¹i c¸c hÖ thèng th«ng tin øng víi doanh nghiÖp BK4. B¶ng ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin theo lÜnh vùc vµ møc ra quyÕt ®Þnh t¹i c«ng ty BK4: Tµi ChÝnh chiÕn l­îc Marketing chiÕn l­îc Kinh doanh chiÕn l­îc Tµi chÝnh chiÕn thuËt Marketing chiÕn thuËt Kinh doanh chiÕn thuËt HÖ thèng th«ng tin v¨n phßng Tµi chÝnh chiÕn t¸c nghiÖp Marketing t¸c nghiÖp Kinh doanh t¸c nghiÖp M« h×nh biÓu diÔn hÖ thèng th«ng tin Cïng mét hÖ thèng th«ng tin cã thÓ ®­îc m« t¶ kh¸c nhau tuú theo quan ®iÓm cña ng­êi m« t¶. Cã ba m« h×nh ®· ®­îc ®Ò cËp tíi ®Ó m« t¶ cïng mét hÖ thèng th«ng tin, ®ã lµ: m« h×nh logic, m« h×nh vËt lý ngoµi vµ m« h×nh vËt lý trong. 3.1 M« h×nh logic M« h×nh logic m« t¶ hÖ thèng lµm g×: d÷ liÖu mµ nã thu thËp, xö lý mµ nã ph¶i thùc hiÖn, c¸c kho ®Ó chøa c¸c kÕt qu¶ hoÆc d÷ liÖu ®Ó lÊy ra cho c¸c xö lý vµ nh÷ng th«ng tin mµ hÖ thèng s¶n sinh ra. M« h×nh nµy tr¶ lêi cÇu hái “C¸i g×?” vµ “§Ó lµm g×?”. Nã kh«ng quan t©m tíi ph­¬ng tiÖn ®­îc sö dông còng nh­ ®Þa ®iÓm hoÆc thêi ®iÓm mµ d÷ liÖu ®­îc xö lý. 3.2 M« h×nh vËt lý ngoµi M« h×nh vËt lý ngoµi chó ý tíi nh÷ng khÝa c¹nh nh×n thÊy ®­îc cña hÖ thèng nh­ lµ c¸c vËt mang d÷ liÖu vµ vËt mang kÕt qu¶ còng nh­ h×nh thøc cña ®Çu vµo vµ cña ®Çu ra, ph­¬ng tiÖn ®Ó thao t¸c víi hÖ thèng, nh÷ng dÞch vô, bé phËn, con ng­êi vµ vÞ trÝ c«ng t¸c trong ho¹t ®éng xö lý, c¸c thñ tôc thñ c«ng còng nh­ nh÷ng yÕu tè vÒ ®Þa ®iÓm thùc hiÖn xö lý d÷ liÖu, lo¹i mµn h×nh hoÆc bµn phÝm ®­îc sö dông. M« h×nh nµy còng chó ý tíi mÆt thêi gian cña hÖ thèng, nghÜa lµ vÒ nh÷ng thêi ®iÓm mµ c¸c ho¹t ®éng xö lý d÷ liÖu kh¸c nhau x¶y ra. Nã tr¶ lêi c©u hái: C¸i g×? Ai? ë ®©u? vµ Khi nµo? 3.4 M« h×nh vËt lý trong M« h×nh vËt lý trong liªn quan tíi nh÷ng khÝa c¹nh vËt lý cña hÖ thèng, tuy nhiªn kh«ng ph¶i lµ c¸i nh×n cña ng­êi sö dông mµ lµ cña nh©n viªn kü thuËt. Ch¼ng h¹n, ®ã lµ nh÷ng th«ng tin liªn quan tíi lo¹i trang thiÕt bÞ ®­îc dïng ®Ó thùc hiÖn hÖ thèng, dung l­îng kho l­u tr÷ vµ tèc ®é xö lý cña thiÕt bÞ, tæ chøc vËt lý cña d÷ liÖu trong kho chøa, cÊu tróc cña c¸c ch­¬ng tr×nh vµ ng«n ng÷ thÓ hiÖn. M« h×nh gi¶i ®¸p c©u hái: Nh­ thÕ nµo? Mçi m« h×nh lµ kÕt qu¶ cña mét gãc nh×n kh¸c nhau, m« h×nh logic lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n qu¶n lý, m« h×nh vËt lý ngoµi lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n sö dông, vµ m« h×nh vËt lý trong lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n kü thuËt. Ba m« h×nh trªn cã ®é æn ®Þnh kh¸c nhau, m« h×nh logic lµ æn ®Þnh nhÊt vµ m« h×nh vËt lý trong lµ hay biÕn ®æi nhÊt. 4. C«ng cô m« h×nh hãa S¬ ®å luång th«ng tin vµ s¬ ®å luång d÷ liÖu lµ hai c«ng cô th­êng dïng nhÊt ®Ó ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin. Chóng thÓ hiÖn hai møc m« h×nh vµ hai gãc nh×n ®éng vµ tÜnh vÒ hÖ thèng. Sau ®©y lµ c¸c ký ph¸p cña hai lo¹i s¬ ®å nµy. S¬ ®å luång th«ng tin (IFD) S¬ ®å luång th«ng tin ®­îc dïng ®Ó m« t¶ hÖ thèng th«ng tin theo c¸ch thøc ®éng, tøc lµ m« t¶ sù di chuyÓn cña d÷ liÖu, viÖc xö lý, viÖc l­u tr÷ trong thÕ giíi vËt lý b»ng c¸c s¬ ®å. C¸c ký ph¸p cña s¬ ®å luång th«ng tin: Xö lý: Kho l­u tr÷ d÷ liÖu Dßng th«ng tin §iÒu khiÓn L­u ý: Dßng th«ng tin vµo ra víi kho d÷ liÖu kh«ng cÇn ph¶i cã mòi tªn chØ h­íng. Cã thÓ dïng thªm mét sè ký tù kh¸c nh­ mµn h×nh, ®Üa tõ. S¬ ®å luång d÷ liÖu (DFD) S¬ ®å luång d÷ liÖu dïng ®Ó m« t¶ còng chÝnh hÖ thèng th«ng tin nh­ s¬ ®å luång th«ng tin nh­ng ë trªn gãc ®é trõu t­îng. Trªn s¬ ®å chØ bao gåm c¸c luång d÷ liÖu, c¸c xö lý, c¸c l­u tr÷ d÷ liÖu, nguån vµ ®Ých nh­ng kh«ng hÒ quan t©m tíi n¬i chèn hay thêi ®iÓm vµ ®èi t­îng chÞu tr¸ch nhiÖm xö lý. S¬ ®å luång d÷ liÖu chØ m« t¶ ®¬n thuÇn hÖ thèng th«ng tin lµm g× vµ ®Ó lµm g×. Sau ®©y lµ c¸c ký ph¸p dïng cho s¬ ®å luång d÷ liÖu (DFD), ng«n ng÷ s¬ ®å luång d÷ liÖu DFD sö dông 4 lo¹i ký ph¸p c¬ b¶n: thùc thÓ, tiÕn tr×nh, kho d÷ liÖu vµ dßng d÷ liÖu. C¸c møc cña DFD S¬ ®å ng÷ c¶nh (Context Diagram) thÓ hiÖn rÊt kh¸i qu¸t néi dung chÝnh cña hÖ thèng th«ng tin. S¬ ®å nµy kh«ng ®i vµo chi tiÕt mµ m« t¶ sao cho chØ cÇn mét lÇn nh×n lµ nhËn ra néi dung chÝnh cña hÖ thèng. §Ó cho s¬ ®å ng÷ c¶nh s¸ng sña, dÔ nh×n, cã thÓ bá qua c¸c kho d÷ liÖu; bá qua c¸c xö lý cËp nhËt. S¬ ®å khung c¶nh cßn ®­îc gäi lµ s¬ ®å møc 0. Ph©n r· s¬ ®å §Ó m« t¶ hÖ thèng chi tiÕt h¬n ng­êi ta dïng kü thuËt ph©n r· (Explosion) s¬ ®å. B¾t ®Çu tõ s¬ ®å khung c¶nh, ng­êi ta ph©n r· ra thµnh s¬ ®å møc 0, tiÕp sau møc 0 lµ møc 1… Mét sè qui ­íc vµ qui t¾c liªn quan tíi DFD Mçi luång d÷ liÖu ph¶i cã mét tªn, trõ luång gi÷a xö lý vµ kho d÷ liÖu D÷ liÖu chøa trªn 2 vËt mang kh¸c nhau nh­ng lu«n lu«n ®i cïng nhau th× cã thÓ t¹o ra chØ mét luång duy nhÊt. Xö lý lu«n ph¶i ®­îc ®¸nh m· sè. VÏ l¹i c¸c kho d÷ liÖu ®Ó c¸c luång d÷ liÖu kh«ng c¾t nhau. Tªn kho xö lý ph¶i lµ mét ®éng tõ. Xö lý buéc ph¶i thùc hiÖn mét biÕn ®æi d÷ liÖu. Luång vµo ph¶i kh¸c víi luång ra tõ mét xö lý. §èi víi viÖc ph©n r· DFD, th«ng th­êng, mét xö lý mµ logic xö lý cña nã ®­îc tr×nh bµy b»ng ng«n ng÷ cã cÊu tróc chØ chiÕm mét trang giÊy th× kh«ng ph©n r· tiÕp. Cè g¾ng chØ ®Ó tèi ®a 7 xö lý trªn mét trang DFD. TÊt c¶ c¸c xö lý trªn mét DFD ph¶i thuéc cïng mét møc ph©n r·. Luång vµo cña mét DFD møc cao ph¶i lµ luång vµo cña mét DFD con møc thÊp nµo ®ã. Luång ra tíi ®Ých cña mét DFD con ph¶i lµ luång ra tíi ®Ých cña mét DFD møc lín hon nµo ®ã. §©y cßn gäi lµ nguyªn t¾c c©n ®èi (Balancing) cña DFD. S¬ ®å luång th«ng tin vµ s¬ ®å luång d÷ liÖu lµ hai c«ng cô ®­îc phÇn lín c¸c ph©n tÝch viªn sö dông víi møc ®é kh¸c nhau, cho bÊt kú qui m« dù ¸n còng nh­ kÝch cì cña tæ chøc nµo. Ngµy nay, mét sè c«ng cô ®­îc tin häc hãa, v× vËy cã nhiÒu phÇn mÒm cho phÐp x©y dùng s¬ ®å luång d÷ liÖu cña mét hÖ thèng. Mét sè phÇn mÒm tinh tÕ h¬n cho kh¶ n¨ng t¹o ra ®ång thêi c¶ s¬ ®å luång d÷ liÖu vµ tõ ®iÓn hÖ thèng. Tuy nhiªn, c¸c c«ng cô chØ gióp c¸c nhµ ph©n tÝch t¹o nhanh h¬n c¸c s¬ ®å hoÆc mèi liªn quan gi÷a s¬ ®å vµ c¸c yÕu tè trong tõ ®iÓn, chø nã kh«ng thùc hiÖn thay c«ng viÖc cña nhµ ph©n tÝch vµ viÖc ph¸t hiÖn ra lçi trªn s¬ ®å vÉn thuéc tr¸ch nhiÖm cña nhµ ph©n tÝch. §éng TÜnh VËt lý IFD (Information Flow Diagram) S¬ ®å luång th«ng tin SD (System Dictionary) Tõ ®iÓn hÖ thèng, C¸c phÝch vËt lý Logic DFD (Data Flow Dagram) S¬ ®å luång d÷ liÖu SD (System Dictionary) Tõ ®iÓn hÖ thèng, C¸c phÝch vËt lý C¸c c«ng cô ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin II. C¸c giai ®o¹n ®Ó ph©n tÝch, thiÕt kÕ HTTT Ph¸t triÓn hÖ thèng lµ mét qu¸ tr×nh lÆp. Tuú theo kÕt qu¶ cña mét giai ®o¹n, cã thÓ (vµ ®«i khi lµ cÇn thiÕt) ph¶i quay vÒ giai ®o¹n tr­íc ®Ó t×m c¸ch kh¾c phôc nh÷ng sai sãt. Mét sè nhiÖm vô ®­îc thùc hiÖn trong suèt qu¸ tr×nh, ®ã lµ viÖc lËp kÕ ho¹ch cho giai ®o¹n tíi, kiÓm so¸t nh÷ng nhiÖm vô ®· hoµn thµnh, ®¸nh gi¸ dù ¸n vµ lËp tµi liÖu vÒ hÖ thèng vµ vÒ dù ¸n. Sau ®©y m« t¶ s¬ l­îc c¸c giai ®o¹n cña viÖc ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin: Giai ®o¹n 1: §¸nh gi¸ yªu cÇu LËp kÕ ho¹ch ®¸nh gi¸ yªu cÇu Lµm râ yªu cÇu §¸nh gi¸ tÝnh kh¶ thi ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o ®¸nh gi¸ yªu cÊu Giai ®o¹n 2: Ph©n tÝch chi tiÕt LËp kÕ ho¹ch ph©n tÝch chi tiÕt Nghiªn cøu m«i tr­êng cña hÖ thèng thùc t¹i Nghiªn cøu hÖ thèng thùc t¹i ChÈn ®o¸n vµ x¸c ®Þnh c¸c yÕu tè gi¶i ph¸p §¸nh gi¸ l¹i tÝnh kh¶ thi Söa ®æi ®Ò xuÊt cña dù ¸n ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o ph©n tÝch chi tiÕt Giai ®o¹n 3: ThiÕt kÕ logic 3. 1. ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu ThiÕt kÕ xö lý ThiÕt kÕ c¸c dßng vµo Hoµn chØnh tµi liÖu logic Hîp thøc ho¸ m« h×nh logic Giai ®o¹n 4: §Ò xuÊt c¸c ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p X¸c ®Þnh c¸c rµng buéc cña tæ chøc vµ tin häc X©y dùng c¸c ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p §¸nh gi¸ c¸c ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o vÒ c¸c ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p Giai ®o¹n 5: ThiÕt kÕ vËt lý ngoµi LËp kÕ ho¹ch thiÕt kÕ vËt lý ngoµi ThiÕt kÕ chi tiÕt c¸c giao diÖn vµo/ra ThiÕt kÕ ph­¬ng thøc giao t¸c víi phÇn tin häc ho¸ ThiÕt kÕ c¸c thñ tôc thñ c«ng ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o thiÕt kÕ vËt lý ngoµi Giai ®o¹n 6: TriÓn khai kü thuËt hÖ thèng LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn kü thuËt ThiÕt kÕ vËt lý trong LËp tr×nh Thö nghiÖm kiÓm tra ChuÈn bÞ c¸c tµi liÖu cho hÖ thèng Giai ®o¹n 7: Cµi ®Æt vµ khai th¸c LËp kÕ ho¹ch cµi ®Æt ChuyÓn ®æi Khai th¸c vµ b¶o tr× III. T×m hiÓu c¸c c«ng cô ®Ó ph©n tÝch thiÕt kÕ mét hÖ thèng th«ng tin Kh¸i niÖm chung vÒ c¬ së d÷ liÖu C¬ së d÷ liÖu (database) lµ n¬i ta l­u gi÷ th«ng tin. Cßn h¬n thÕ, ®ã lµ n¬i l­u th«ng tin ®­îc tæ chøc nh»m mét hay nhiÒu môc ®Ých. Chóng ta tæ chøc th«ng tin trong c¬ së d÷ liÖu theo c¸ch thøc cho phÐp ch­¬ng tr×nh vµ tr×nh øng dông cã thÓ cung cÊp tÝnh n¨ng h÷u Ých cho ng­êi dïng trùc tiÕp. Lý do ph¶i dïng c¬ së d÷ liÖu Cã v« sè tr×nh øng dông l­u gi÷ vµ truy xuÊt l­îng th«ng tin lín. TÊt nhiªn, ch­¬ng tr×nh VB kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i tham dù vµo ho¹t ®éng t­¬ng t¸c víi c¬ së d÷ liÖu míi chøng tá ®­îc c«ng dông, nh­ng nh÷ng tr×nh øng dông vËn hµnh víi c¬ së d÷ liÖu l¹i cung cÊp kh«ng Ýt søc m¹nh vµ tÝnh n¨ng. §ã lµ bëi c¬ së d÷ liÖu cho phÐp chóng ta ®äc, nhËp, l­u nh÷ng l­îng th«ng tin cã thÓ truy xuÊt hoÆc thay ®æi thªm. Th«ng tin nµy cã c«ng dông ®a d¹ng: hiÓn thÞ, thao t¸c, b¸o c¸o, ph©n tÝch, thËm chÝ t¹o ho¸ ®¬n, ®Æt hµng… §iÒu cèt yÕu lµ mçi khi cã mét l­îng th«ng tin ®¸ng kÓ cÇn tæ chøc vµ cÊt gi÷, c¬ së d÷ liÖu lu«n lµ gi¶i ph¸p tèi ­u. Cã nhiÒu t×nh huèng ®ßi hái vËn dông gi¶i ph¸p VB/CSDL, vÝ dô: T¹o tr×nh øng dông míi tõ ®Çu KÕt nèi víi CSDL chung cã s½n T­¬ng t¸c gi÷a CSDL vµ Website giao dÞch (mua b¸n hµng) trùc tiÕp qua Internet VÞ trÝ vµ chøc n¨ng cña CSDL còng kh¸c nhau: CSDL ®ang lµm viÖc n»m chung m¸y víi ch­¬ng tr×nh – chóng ta muèn t¹o hÖ thèng lËp danh môc ®Üa CD t¹i nhµ ch¼ng h¹n CSDL cã thÓ th­êng tró trªn m¸y phôc vô ë ®©u ®ã vµ cho phÐp truy cËp qua m¹ng côc bé – kho th«ng tin ®­îc chia sÎ cho nhiÒu ng­êi trog c«ng ty ch¼ng h¹n ë mét sè tæ chøc quèc tÕ, CSDL cã thÓ tån t¹i trªn m¸y phôc vô Web ë ®Çu kia tr¸i ®Êt, c¸ch xa nhau hµng mÊy mói giê, ®¸p øng nhu cÇu cña nh÷ng ng­êi dïng kÕt nèi víi Internet trªn kh¾p thÕ giíi. C¬ së d÷ liÖu mét chiÒu vµ c¬ së d÷ liÖu quan hÖ CSDL mét chiÒu lµ mét trong nh÷ng ph­¬ng ph¸p l­u tr÷ d÷ liÖu trªn ph­¬ng tiÖn ®iÖn tö l©u ®êi h¬n c¶. Víi CSDL mét chiÒu, ®au ®Çu nhÊt lµ cËp nhËt nh÷ng tËp tin chøa tham chiÕu ®Õn vÞ trÝ cô thÓ trong CSDL. §Çu tiªn, qu¶n lý tÊt c¶ tham chiÕu chÐo ë mäi cÊu tróc kh¸c nhau trong CSDL mét chiÒu ®· ®ñ khiÕn cho ng­êi