Chuyên đề Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý Card Visit – Leaflet

y được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống…. Trả lời cho câu hỏi : Cái gì? Ở đâu ? và Khi nào? Mô hình vật lý trong : chú ý tới những khía cạnh vật lý của hệ thống dưới cái nhìn của nhân viên kĩ thuật. Chẳng hạn, thông tin trang thiết bị, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý và dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc các chương trình & ngôn ngữ thể hiện. Giải đáp câu hỏi : Như thế nào? Mỗi một mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau : Mô hình logic là góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kĩ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất & mô hình vật lý trong là biến động nhất. 2.1.4 Các giai đoạn phát triển của HTTT Một HTTT dù lớn dù nhỏ đều phải tuân thủ quy trình xây dựng gồm các giai đoạn sau : Giai đoạn đánh giá yêu cầu Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo các tổ chức hoặc những người có trách nhiệm những dữ liệu chính xác để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án. Giai đoạn này thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Gồm các công đoạn sau : Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá tính khả thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn phân tích chi tiết Giai đoạn này được tiến hành sau giai đoạn đánh giá yêu cầu. Mục đích chính là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang ngiên cứu, xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của vấn đề, xác định những đòi hỏi ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu của HTTT mới phải đạt được Gồm các công đoạn : Lập kế hoạch phân tích chi tiết Ngiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Ngiên cứu hệ thống thực tại Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo các phân tích chi tiết Giai đoạn thiết kế logic Mục đính là xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phép loại bỏ các vấn đề của một hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Thiết kế logic gồm các công đoạn sau : Thiết kế CSDL Thiết kế xử lý Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic Hợp thức hóa mô hình logic Giai đoạn đề xuất các phương án và giải pháp Giai đoạn này được tiến hành sau giai đoạn thiết kế logic, nhóm phân tích viên sẽ phải đánh giá các chi phí và lợi ích hữu hình và vô hình của mỗi phương án đề xuất và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình lên cho lãnh đạo tổ chức trong một buổi trình bày để chọn phương án cho tổ chức. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau : Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc của tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có : trước hết là tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kĩ thuật và tài liệu hướng dẫn sử dụng cho người dùng. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn chính sau : Lập kế hoạch Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa Thiết kế các thủ tục Chuẩn bị và trình bày báo cáo Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của giai đoạn này gồm có : Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm hệ thống Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn cài đặt và khai thác Giai đoạn thực hiện việc chuyển đổi từ hệ thống mới sang hệ thống cũ. Giai đoạn này cần phải lập kế hoạch một cách tỉ mỉ để tránh những xung đột tối thiểu xảy ra thường thấy khi tiến hành chuyển đổi. Giai đoạn cài đặt và khai thác bao gồm các công đoạn sau : Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi Khai thác và bảo trì Đánh giá 2.1.5 Phương pháp phát triển HTTT Mục đích chính xác của một dự án phát triển HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, có tính tích hợp đối với tổ chức áp dụng HTTT cả về mặt kĩ thuật và giới hạn tài chính & thời gian định trước. Để phát triển HTTT cần tuân thủ 3 nguyên tắc sau : Nguyên tắc 1 : Sử dụng các mô hình : mô hình logic, mô hình vật lý trong, mô hình vật lý ngoài Nguyên tắc 2 : chuyển từ cái chung sang cái riêng Nguyên tắc 3 : chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế 2.2 Phương pháp luận về phân tích HTTT 2.2.1 Các phương pháp thu thập thông tin Phỏng vấn Phỏng vấn là một trong hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT. Phỏng vấn cho phép thu thập những thông tin được xử lý theo cách khác nhau với mô tả trong tài liệu. Ngiên cứu tài liệu Cho phép nghiên cứu kĩ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình trạng của các thông tin đầu vào cũng như đầu ra. Sử dụng phiếu điều tra Phương pháp này sử dụng đối với các đối tượng cần điều tra thông tin với quy mô lớn. Quan sát Việc thực hiện quan sát cho phép chúng ta thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để ở đâu, đưa cho ai..? Phương pháp quan sát có nhiều rủi ro vì nếu để đối tượng quan sát để ý thì họ sẽ thay đổi lịch trình làm việc không như ngày thường. 2.2.2 Mã hóa dữ liệu Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng cần quản lý. Phương pháp được sử dụng trong tất cả các hệ thống. Việc mã hóa dữ liệu mang lại những lợi ích sau : Nhận diện không nhầm lẫn đối tượng Mô tả nhanh chóng các đối tượng Nhận diện nhóm đối tượng nhanh Tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý Thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng. Các phương pháp mã hóa cơ bản Phương pháp mã hóa liên tiếp: mã kiểu này được tạo ra theo một quy tắc tạo dãy nhất định. Ví dụ như mã của người vào sau người thứ 999 là người thứ 1000 ( mã hóa theo số thứ tự ). Phương pháp này có ưu điểm là không nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng, nhược điểm là không gợi nhớ và không cho phép chèn mã vào giữa hai mã cũ. Phương phápmã hóa theo seri: sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là seri. Phương pháp này sử dụng một tập hợp theo dãy, Seri được coi như một giấy phép theo mã quy định Phương pháp mã hóa tổng hợp: kết hợp mã hóa phân cấp với mã hóa liên tiếp Phương pháp mã hóa ghép nối: phương pháp này chia mã thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được ghép mã. Ưu điểm là nhận diện không nhầm lẫn đối tượng, có khả năng phân tích cao. Có nhiều khả năng kiểm tra thuộc tính. Nhược điểm là khá cồng kềnh vì cần nhiều kí tự, phải chọn những đặc tính ổn định nếu không bộ mã sẽ mất ý nghĩa Phương pháp mã hóa gợi nhớ: căn cứ vào đặc tính của đối tượng để thực hiện xây dựng mã( Ví dụ như sử dụng viết tắt cái chữ cái đầu để làm mã như : VND, USD..). Ưu điểm là mang tính gợi nhớ cao, có thể mở rộng dễ dàng nhưng nhược điểm là không tiện cho việc phân tích và tổng hợp, dài hơn mã phân cấp 2.2.3 Các công cụ mô hình hóa HTTT Một số công cụ chính dùng để mô hình hóa và xây dựng tài liệu cho hệ thống là sơ đồ chức năng kinh doanh ( BFD ) và sơ đồ luồng dữ liệu (DFD). Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD : Khái niệm BFD: Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống thông tin chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống của chúng ta cần phải làm gì chứ không ra là phải làm như thế nào? Phân cấp của sơ đồ BFD: Việc phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng hợp đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết. Trên cơ sở đó phân tích viên hệ thống có thể tiến hành theo một trình tự khoa học, có sự phân công mỗi nhóm phụ trách phân tích một mức nào đó. Điều này tạo ra nhiệm vụ cụ thể của mỗi nhóm và làm cho quy trình phân cấp không trùng lặp, không nhầm lẫn. Xây dựng sơ đồ là quá trình phân rã, từ một chức năng lớn (ở cấp cao) được phân chia thành những phần thích hợp, nhỏ hơn (ở cấp thấp hơn) theo sơ đồ cấu trúc hình cây. Quy tắc lập sơ đồ BFD: + Tuần tự: ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của chúng. + Lựa chọn: khi có sự lựa chọn giữa những gì xảy ra thì phải chỉ ra cách lựa chọn và đánh dấu “0” ở phía trên, góc phải của khối chức năng đó. + Phép lặp: nếu một quá trình được thực hiện hơn một lần thì đánh dấu “*” ở phía trên, góc phải của khối chức năng. Nếu một quá trình nào đó bị loại khỏi đề án do chưa hợp lý hoặc không đem lại lợi ích thì nên đánh dấu bằng một dòng đậm vào khối chức năng. Khi các chức năng phụ thuộc vào các sự kiện bên ngoài thì có thể đánh dấu bằng một mũi tên bên lề phải. Nên thêm vào trên đầu của sơ đồ một chú thích ngắn gọn để nhấn mạnh mục đích của chức năng đó (chức năng này ở mức cao nhất). + Tên gọi của sơ đồ chức năng cần được đặt một cách đầy đủ, rõ rang để người đọc dễ hiểu và dễ dàng phân biệt giữa tên gọi của các chức năng với nhau. + Sơ đồ chức năng cần được xác lập một cách sáng sủa, đơn giản, chính xác và đầy đủ. Các chức năng trên cùng một cấp thì có độ phức tạp như nhau. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD : là sự biểu diễn bằng sơ đồ sự vận động của dữ liệu và có liên quan đến nguồn, đích, xử lý và kho : Ký pháp : Quá trình hoặc chức năng : Nhận hóa đơn Bán hàng Dòng dữ liệu Hóa đơn Thông tin giao hàng Kho dữ liệu Tệp hóa đơn Tác nhân bên ngoài Khách hàng Nhà cung cấp Tác nhân bên trong Giao hàng Xác định NCC Ghi chú : Các mũi tên liền chỉ dòng thông tin cầu. Các mũi tên gián đoạn …….. à chỉ dòng thông tin cung. Trình tự lập sơ đồ luồng dữ liệu : DFD mức ngữ cảnh : Trước hết phải xem toàn bộ hệ thống như một tiến trình duy nhất và xác định các đầu cuối. Trong sơ đồ đầu tiên này chỉ có một tiến trình, tên tiến trình này là tên hệ thống. DFD mức ngữ cảnh có tác dụng xác định quy mô và mục tiêu hệ thống. DFD mức ngữ cảnh có thể thay thế cho phát biểu về quy mô và mục tiêu hệ thống bằng lời. DFD mức hệ thống : DFD mức hệ thống được chi tiết hóa thành các tiến trình gọi là DFD cấp hệ thống. Trong bước này các chức năng chính của hệ thống cùng các luồng dữ liệu vào ra hệ thống theo chức năng được xác định. DFD mức hệ thống thường gồm dưới 10 tiến trình chính. DFD mức trung gian : Với mỗi tiến trình ở cấp hệ thống, một DFD được vẽ để chi tiết hóa các chức năng chính. Các tiến trình trong cấp này được đánh số gồm số của tiến trình mẹ theo sau là dấu chấm và số thứ tự các tiến trình con: 1.1, 1.2, 1.3 … DFD mức trung gian cho phép hiểu rõ các chức năng chính của hệ thống. Hầu hết các kho dữ liệu căn bản của hệ thống xuất hiện ở cấp này. DFD mức chi tiết : DFD mức chi tiết tiếp tục chi tiết hóa mỗi tiến trình mức trung gian. Đánh số các tiến trình khởi đầu bằng số của tiến trình mẹ: 1.1.1, 1.1.2 …. Ở cấp này, hầu hết các kho dữ liệu đều xuất hiện, các tiến trình thường đã có thể hiểu rõ chỉ qua các luồng dữ liệu vào ra và tên tiến trình. 2.3 Phương pháp luận về thiết kế HTTT 2.3.1 Nguyên tắc thiết kế vật lý ngoài Theo Joseph Dusmas thì thiết kế vật lý ngoài một HTTT phải dựa vào 7 nguyên tắc chung sau đây: 1- Đảm bảo rằng người sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống. Có nghĩa là, người sử dụng luôn luôn có thể thông báo cho hệ thống những việc cần thực hiện. 2- Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng 3- Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng. 4- Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và phần cứng tạo thành hệ thống. 5- Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình. 6- Giảm tới mức tối thiểu lượng thông tin mà người dùng phải nhớ trong khi sử dụng hệ thống. 7- Dựa vào những quy tắc đã được chấp nhận về đồ họa, ký họa khi thể hiện thông tin trên màn hình hoặc trên giấy. Thiết kế vật lý ngoài yêu cầu phân tích viên phải đặt mình vào vị trí của người sử dụng vì HTTT sẽ được sử dụng bởi những người có hiểu biết ít nhiều về tin học và sẽ thực hiện một công việc nào đó trong một môi trường riêng. 2.3.2 Nguyên tắc trình bày thông tin trên màn hình * Khi thiết kế thông tin ra trên màn hình phải chú ý những điểm sau: Thông tin ra phải được thiết kế sao cho người sử dụng phải kiểm soát được lượng thông tin ra màn hình. Cần thiết kế thông tin lấp đầy màn hình rồi dừng lại và để người sử dụng chủ động cho tiếp tục hiện thông tin ra hay không? Thiết kế sao cho người sử dụng có thể lùi về trang trước hoặc xem trang sau bằng các phím ( Up, Down, PageUp, PageDown ) Thiết kế viên phải cho phép người sử dụng hạn chế khối lượng thông tin hiện ra trên màn hình * Khi thiết kế thông tin ra trên màn hình thiết kế viên phải tuân thủ những nguyên tắc thiết kế màn hình như sau: - Đặt mọi thông tin gắn liền với nhiệm vụ trên cùng một màn hình. Người sử dụng không phải nhớ thông tin từ màn hình này sang màn hình khác. - Chỉ dẫn rõ rang cách thoát khỏi màn hình. Đặt giữa các tiêu đề và xếp đặt các thông tin theo trục trung tâm. - Nếu đầu ra gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải được đánh số thứ tự. Việc này giúp cho người sử dụng biết rõ mình đang ở đâu? - Viết văn bản theo quy ước chung bằng cách sử dụng chữ in hoa, gạch chân và ngắt câu hợp lý. - Đặt tiêu đề cho mỗi cột, chỉ đặt màu cho những thông tin quan trọng. - Tổ chức các phần tử của danh sách theo trật tự quen thuộc. - Căn trái các cột văn bản và căn phải các cột số. - Chỉ tô màu cho những thông tin quan trọng. 2.3.3 Nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu Mục đích của thiết kế màn hình nhập liệu là thiết kế các thủ tục nhập liệu có hiệu quả và giảm thiểu tối đa các sai sót. Việc thiết kế màn hình nhập liệu phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây: - Khi nhập tài liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạng màn hình phải giống như tài liệu gốc. - Nên nhóm các trường trên trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số chung, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng. - Không nhập các thông tin mà hệ thống thông tin có thể truy tìm được từ cơ sở dữ liệu hoặc tính toán được. - Đặt tên các trường ở trên hoặc trước trường nhập. - Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp. - Sử dụng phím tab để chuyển trường nhập.  2.3.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa Xác định các tệp CSDL trên các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL. Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL từ các thông tin đầu ra : Bước 1 : Xác định các đầu ra Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận của chúng Bước 2 : Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra + Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là các thuộc tính. Liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. + Đánh dấu các thuộc tính lặp (là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu). + Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (S) là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ những thuộc tính khác. + Gạch chân các thuộc khóa cho thông tin đầu ra. + Loại bỏ các thuộc tín thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1 (1.NF) Chuẩn hóa 1.NF quy định rằng: Trong mỗi danh sách không được phép chứa những thông tin lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính này ra thành các thuộc tính con (có ý nghĩa dưới góc độ quản lý). Gắn thêm cho nó 1 tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của cá danh sách gốc. Thực hiện việc chuẩn hóa mức 2 (2.NF) Chuẩn hóa 2.NF quy định: Trong mỗi danh sách mỗi thuộc tính phụ thuộc vào toàn bộ khóa chính chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa. Nếu có phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách con mới. Lậy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng phù hợp với nội dung của các thuộc tính trong danh sách. Thực hiện việc chuẩn hóa mức 3 (3.NF) Chuẩn hóa 3.NF quy định: Trong mỗi danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y, mà thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào thuộc tính X thì phải tách chúng vào hai danh sách chứa quan hệ Z với Y và danh sách chứa quan hệ Y với X. Mô tả các tệp. Mỗi danh sách xác định được sau khi chuẩn hóa 3.NF sẽ là một tệp CSDL. Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ CSDL về tệp. Tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía bên trên. Các thuộc tính nằm trong ô, thuộc tính khóa có gạch chân, Bước 3 : Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL. Từ mỗi đầu ra theo các thực hiện của bước hai sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách này cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó lại với nhau. Bước 4 : Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Xác định số lượng các bản ghi cho từng tệp. Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài cho bản ghi. Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, quan hệ một – nhiều theo chiều mũi tên. * Một số khái niệm về cơ sở dữ liệu (CSDL) - Mỗi bảng (Table) ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể (Entity). Thực thể là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép và lưu giữ. - Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng mà ta gọi đó là thuộc tính. Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ được nữa. Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ. - Mỗi bảng có những dòng (Row). Mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi (Record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể (Instante) tức là một biểu hiện riêng của thực thể. - Mỗi bảng có những cột (Column). Mỗi cột còn được gọi là một trường (Field). Giao giữa cột và dòng là một ô chứa dữ liệu ghi ghép về một thuội tính của cá thể trên dòng đó. - Cơ sở dữ liệu (Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau. - Một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau được gọi là một hệ cơ sở dữ liệu (Database System) hay ngân hàng dữ liệu (Data bank). - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management Systems) là một hệ thống chương trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được các công ty phần mềm lập sẵn và bán trên thị trường. Một vài hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng nhất theo mô hình quan hệ là DB2, SQL/DS, Oracle, Microsoft Access, Microsoft Visual Foxpro và Microsoft SQL Server. 2.4 Phương pháp luận về công cụ thực hiện đề tài 2.4.1 Cơ sở dữ liệu Access 2003 Khi thiết kế hệ thống thông tin hay thiết kế phần mềm, việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) là rất quan trọng. Đối với lập trình viên mà nói, khi lựa chọn một HQTCSDL để dựa vào đó viết những ứng dụng CSDL (database application), người ta thường chú ý đến khả năng, mức độ tiện dụng và các lĩnh vực chuyên sâu của bản thân HQTCSDL đồng thời chú ý đến tính tương thích của nó với phần cứng hiện có cũng như với các phần mềm mà khách hàng đang thường xuyên sử dụng. Phiên bản đầu tiên của Access ra đời vào năm 1989. Từ đó đến nay Access đã không ngừng được cải tiến và đã có các phiên bản mang số hiệu 1.0, 1.1, …, 2.0, …, 7.0, Access 95, Access 97, Access 2000 và phiên bản hiện nay được dùng nhiều nhất là Access 2003. Microsoft Access là một phần trong bộ phần mềm Microsoft Office Professional, vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, thanh công cụ (toolbar) và các hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần lớn người dùng máy tính đều đã quen thuộc. Việc trao đổi (nhập/xuất) dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows như Excel, Word, Visual FoxPro, SQL Server, Oracle, HTML, XML… cũng rất thuận tiện. Access có nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau về CSDL. Lập trình viên có thể dùng Access để phát triển 6 kiểu ứng dụng phổ biến nhất đó là: - Ứng dụng cá nhân. - Ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ. - Ứng dụng trong nội bộ từng phòng ban. - Ứng dụng cho toàn công ty. - Ứng dụng ở tuyến trước (front-end) cho các CSDL theo mô hình khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp. - Ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan (intranet) và mạng Internet. Microsoft Access 2003 hoạt động tốt trong môi trường của hệ điều hành Windows với các phiên bản 2000, XP hay 2003. Microsoft Access 2003 là HQTCSDL rất phù hợp cho các bài toán quản lý ở quy mô vừa và nhỏ. Sử dụng Access thực sự đơn giản nhưng rất hiệu quả trong việc tìm kiếm, tổ chức, khai thác và truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu. Khả năng kết nối dữ liệu và công cụ truy vấn mạnh mẽ của Access làm cho việc tìm kiếm và truy xuất thông tin được thực hiện một cách nhanh chóng. Access có hiệu năng cao và đặc biệt dễ sử dụng bởi giao diện phần mềm sử dụng icon và các tính năng khác giống hệt bộ Office 2003. So với các phiên bản trước thì Access 2003 có những tiến bộ vượt bậc. Các thao tác sử dụng đơn giản và giao diện rất thân thiện với người dùng. Điều đặc biệt với người dùng chuyên nghiệp là Access còn cung cấp hệ thống công cụ khá mạnh đi kèm là Development Tools. Công cụ này sẽ giúp các nhà phát triển phần mềm đơn giản trong việc xây dựng trọn gói các dự án phần mềm quản lý quy mô vừa và nhỏ. Đặc biệt với những người muốn học cách lập trình một phần mềm quản lý thì đây là con đường ngắn nhất để giải quyết một bài toán quản lý. Các thành phần chính của một cơ sở dữ liệu Access - Bảng (Table) : Là thành phần cơ sở của tập tin cơ sở dữ liệu Access. Nó được dùng để lưu trữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu. Vì vậy, các bảng phải là đối tượng đầu tiên phải được tạo ra trước. Một cơ sở dữ liệu thường gồm nhiều bảng có quan hệ với nhau nhằm phản ánh mối liên kết thực sự của các đối tượng dữ liệu ở bên ngoài thế giới thực. Các thành phần của bảng (table) gồm có: + Cột (Column) hay trường (Field): nằm trong bảng. Trong một bảng không thể có hai cột trùng tên nhau. Các thuộc tính cơ sở của một trường là: tên trường (field name), kiểu dữ liệu (data type), độ rộng (field size). + Dòng (Row): nằm trong bảng. Trong một bảng không thể có hai dòng trùng lặp với nhau về thông tin lưu trữ. + Khóa chính (Primary Key): là một hoặc nhiều trường trong một bảng mà dữ liệu tại các cột này bắt buộc phải có (không được để trống) và đồng thời phải duy nhất