Chuyên đề Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình

. 2.3. Mô hình dữ liệu Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng. Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập từ bất kỳ chương trình nào bởi nhiều người sử dụng khác nhau. a. Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu : - Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của người dùng. - Cung cấp cái nhìn lô gic về thông tin cần cho hệ thống. b. Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm : Thực thể: được hiểu là tập hợp các đối tượng cùng loại dưới góc độ quan tâm của nhà quản lý. Có hai loại thực thể: + Thực thể tài nguyên: chỉ mô tả mà không giao dịch. Ví dụ: DmHang (Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia) + Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể hiện các giao dịch. Ví dụ: HoaDonBanHang (SoHD, MaKH, DienGiai, NgayHD, NguoiBan) + Kiểu thực thể: là một nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin. + Thuộc tính: là đặc trưng của thực thể. Thuộc tính liên quan đến các kiểu thực thể, còn giá trị thuộc tính riêng biệt thì thuộc về riêng từng thực thể. Có 3 loại thuộc tính như: + Thuộc tính định danh (thuộc tính khoá): là một hay nhiều thuộc tính cho phép xác định duy nhất một thực thể. + Thuộc tính mô tả: hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều là thuộc tính mô tả. Mỗi thuộc tính chỉ xuất hiện trong một bảng. Ví dụ: Với thực thể DmHang(Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia) thì: - Thuộc tính Mahang là khoá. - Thuộc tính Tenhang, Dvtinh, Dongia là thuộc tính mô tả. + Thuộc tính kết nối: là thuộc tính được dùng để chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể này với một thực thể khác. c. Các kiểu liên kết: + 1@1 Liên kết Một - Một Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. + 1@N Liên kết Một - Nhiều Loại liên kết này phổ biến trong thực tế, một lần xuất của thực thể A liên kết với một hay nhiều lần xuất của thực thể B, nhưng mỗi lần xuất của B chỉ liên kết với một lần xuất của A. Ví dụ như quan hệ giữa khách hàng và hóa đơn bán hàng, một khách hàng có thể có nhiều hóa đơn bán hàng, còn một hóa đơn bán hàng chỉ thuộc về một khách hàng nào đó. + N@M Liên kết Nhiều - Nhiều Mỗi lần xuất của A tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B và ngược lại, nhiều mỗi lần xuất của B tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B. d. Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu : Xác định các thuộc tính : Dựa trên 3 nguồn: Tri thức của bản thân về công việc đang nghiên cứu, những người sử dụng hệ thống hiện tại và xem xét các tài liệu sử dụng thường xuyên trong lĩnh vực nghiên cứu. + Xác định kiểu thực thể: Để có được kiểu thực thể người phân tích phải chuẩn hoá nhằm mục đích: - Tối thiểu việc lặp lại. - Tránh dư thừa thông tin. + Xác định các quan hệ: Thiết lập mối liên hệ tự nhiên giữa các thực thể và liên kết này phải ở dạng quan hệ một - nhiều. e. Quá trình chuẩn hoá mô hình dữ liệu. Chuẩn hoá là việc chuyển đổi tập hợp dữ liệu được lưu trữ sang cấu trúc dữ liệu nhỏ hơn, đơn giản và ổn định hơn. Cấu trúc dữ liệu được chuẩn hoá cũng thuận lợi hơn trong việc bảo quản. Một số quy tắc về chuẩn hoá: + Chuẩn hoá mức 1 (1.NF) Chuẩn hoá mức 1 quy định rằng, trong mỗi danh sách không được chứa các thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó thành các danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý. + Chuẩn hoá mức 2 (2.NF) Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính không phải khoá phải phụ thuộc hàm hoàn toàn vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. + Chuẩn hoá mức 3 (3.NF): Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính này phụ thuộc hàm vào thuộc tính kia thì phải tách chúng ta thành các thuộc tính khác nhau có quan hệ với nhau. 2.4. Mô hình quan hệ Mô hình quan hệ là danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từng thực thể của mỗi mô hình dữ liệu. Mục đích xây dựng mô hình quan hệ: Nhằm kiểm tra, cải tiến, mở rộng và tối ưu hoá mô hình dữ liệu đã xây dựng. Các bước xây dựng mô hình quan hệ: - Xác định tất cả các thuộc tính cần dùng tới trong hệ thống định xây dựng. - Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm thiểu việc sao chép và tránh dư thừa. Với các thuộc tính, kiểu thực thể và quan hệ đã biết có thể xây dựng một sơ đồ trực giác mô hình quan hệ. Khi đó ta có thể so sánh các mô hình và trích ra được từ việc so sánh đó một mô hình duy nhất có chứa đặc trưng tốt nhất của cả hai. CáC GIAI ĐOạN PHáT TRIểN Hệ THốNG THÔNG TIN Một hệ thống thông tin dù lớn hay nhỏ thì quá trình phát triển của nó cũng phải qua các công đoạn cụ thể nhất định. Đó chính là các bước các công việc phải làm trong quá trình phát triển một hệ thống thông tin. Sản phẩm của công đoạn trước chính là đầu vào của công đoạn sau, vì thế nếu có sự cố xảy ra ở giai đoạn nào thì cũng làm ảnh hưởng đến toàn bộ dự án và nó làm chậm dự án. Phát triển một hệ thống thông tin gồm 7 giai đoạn: - Đánh giá yêu cầu - Phân tích chi tiết - Thiết kế logic - Đề xuất các phương án của giải pháp - Thiết kế vật lý ngoài - Triển khai kỹ thuật hệ thống - Cài đặt và khai thác 3.1. Giai đoạn đánh giá yêu cầu. Giai đoạn đánh giá yêu cầu nhằm cung cấp cho lãnh đạo có được những thông tin đầy đủ chính xác để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án. Khả thi ở đây ngoài tính khả thi về mặt kỹ thuật còn là tính khả thi về mặt tài chính. Đối với một dự án phát triển hệ thống thông tin rất tốn kém về nhân lực, tiền bạc, thời gian và chất xám. Vì thế giai đoạn đánh giá yêu cầu nó quyết định xem dự án có được tiếp tục hay là bị huỷ bỏ. Đánh giá đúng yêu cầu cũng là yếu tố quyết định đến sự thành công của dự án. Bất cứ một sự sai lầm nào dù lớn dù nhỏ thì cũng đều gây nên những tổn thất khôn lường cho công ty. Đánh giá yêu cầu được bắt đầu từ việc nêu ra các yêu cầu của khách hàng, từ đó xác định được quy mô của dự án, xác định những thay đổi có thể có trong tương lai, xác định xem dự án chịu tác động của những yếu tố nào. Để từ đó có thể đưa ra được những thông tin hỗ trợ cho người ra quyết định. Tuy vậy giai đoạn này phải tiến hành tương đối nhanh, tránh gây tốn kém về nhân lực và tiền của. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu: Nó bao gồm các công việc xác định xem giai đoạn này cần phải tìm hiểu những gì từ hệ thống, cần phải thực hiện những công việc gì, thời gian thực hiện. - Làm rõ yêu cầu: Phân tích viên phải xác định được chính xác yêu cầu của khách hàng, cũng như yêu cầu của hệ thống, môi trường của hệ thống những ràng buộc của hệ thống. - Đánh giá tính khả thi: Xác định những yếu tố gây trở ngại cho hệ thống, đánh giá tính khả thi của hệ thống về mặt kỹ thuật, tổ chức, tài chính, thời gian. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. 3.2. Giai đoạn phân tích chi tiết Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chuẩn đoán chi tiết về hệ thống đang tồn tại nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch nghiên cứu chi tiết: Người chịu trách nhiệm của giai đoạn này phải lập kế hoạch về các nhiệm vụ phải thực hiện. - Nghiên cứu môi trường hệ thống đang tồn tại: Khi đưa ra chuẩn đoán về hệ thống hiện thời, phân tích viên phải cố gắng để có được sự hiểu biết sâu sắc về môi trường hệ thống nghiên cứu để đánh giá mức độ phù hợp giữa các đặc trưng hệ thống với các ràng buộc của môi trường. - Nghiên cứu hệ thống hiện tại: Cho biết lý do tồn tại của hệ thống; các mối liên hệ của nó với các hệ thống khác trong tổ chức; những người sử dụng; các bộ phận cấu thành; các phương thức xử lý; thông tin mà nó sản sinh ra; những dữ liệu mà nó thu nhận; khối lượng dữ liệu mà nó xử lý; giá cả gắn liền với thu thập, xử lý và phân phát thông tin, hiệu quả xử lý dữ liệu... - Chuẩn đoán và xác định yếu tố giải quyết vấn đề: Nhiệm vụ của công đoạn này là đưa ra chẩn đoán, xác định các mục tiêu mà hệ thống được sửa chữa hoặc hệ thống mới cần phải đạt được và xác định các yếu tố của giải pháp. - Đánh giá lại tính khả thi: Được thực hiện bằng việc so sánh những thông tin mà thu thập được từ những công đoạn trước với những ràng buộc về tổ chức, kỹ thuật, tài chính và thời hạn đã được xác định trước đây. - Sửa đổi đề xuất của dự án. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. 3.3. Giai đoạn thiết kế logic Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết. Sản phẩm đưa ra của giai đoạn thiết kế logic là các sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống. Các công đoạn chính của giai đoạn này bao gồm các bước sau - Thiết kế cơ sở dữ liệu. - Thiết kế xử lý. - Thiết kế các luồng dữ liệu vào. - Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. - Hợp thức hoá mô hình logic. Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống, đây là công việc tương đối phức tạp. Phân tích viên ngoài việc gặp gỡ những người sử dụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ cần để hoàn thành có hiệu quả công việc đang làm. Tuy nhiên công việc hỏi như vậy thường gặp khó khăn. Để công việc được diễn ra một cách thuận lợi thì phân tích viên buộc phải nghiên cứu kỹ lưỡng cơ sở dữ liệu của hệ thống. Tuỳ theo yêu cầu của công việc và từng tình huống cụ thể phân tích viên có những phương pháp thu thập dữ liệu cho phù hợp. Tuy nhiên, phân tích viên có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: - Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra. - Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá. 3.4. Đề xuất các phương án của giải pháp ở giai đoạn này, nhóm phân tích viên đã xác định về mặt logic những đầu vào, những xử lý, những tệp CSDL và những đầu ra cho phép giải quyết tốt hơn những vấn đề của hệ thống thông tin hiện có và đạt được những mục tiêu đề ra của người sử dụng. Tuy nhiên những khía cạnh như: Ai chịu trách nhiệm nhập dữ liệu? Cách thức xử lý nào được sử dụng cho mỗi xử lý? Phương tiện xử lý nào được dùng? ....chưa được làm sáng tỏ. Chính vì vậy mục đích của giai đoạn này là thiết lập các phác họa cho mô hình vật lý, đánh giá chi phí lợi ích cho các phác họa, xác định khả năng đạt mục tiêu cũng như sự tác động của chúng và lĩnh vực tổ chức, nhân sự đang làm việc tại hệ thống và đưa ra những khuyến nghị cho lãnh đạo những phương án hứa hẹn nhất. Các công đoạn chính của giai đoạn này là: - Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc về tổ chức. - Xây dựng các phương án giải pháp. - Đánh giá các phương án của giải pháp. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo. Đánh giá phương án của giải pháp là một công việc quan trọng nhất của giai đoạn này. Thực chất của hoạt động này là phân tích chi phí lợi ích, phân tích đa tiêu chuẩn. Ngoài ra phân tích viên còn có thể trình bày thêm các phương pháp phân tích khác như phương pháp chuyên gia, phương pháp so sánh. Đối với hệ thống thông tin của các doanh nghiệp cần đặc biệt nhấn mạnh hiệu quả kinh tế. Sự thuyết phục về mặt tài chính và tính khả thi tài chính của dự án quyết định xem dự án có tiếp tục được đi tiếp không hay là sẽ được thay đổi theo phương pháp khác. 3.5. Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này ngoài mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được chọn ở giai đoạn trước. Đây là giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của người sử dụng, mỗi lỗi của thiết kế vật lý như biểu khó đọc, một hội thoại không dứt khoát....sẽ là nguyên nhân gây nên một trong những thất bại của hệ thống. Sản phẩm của giai đoạn này là một tài liệu bao chứa tất cả đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Các công đoạn chính của giai đoạn này: - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. - Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra). - Thiết kế các cách thức giao tác với phần tin học hoá. - Thiết kế các thủ tục thủ công. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo. 3.6. Triển khai kỹ thuật hệ thống Nhiệm vụ của giai đoạn này đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý CSDL, cách thức truy nhập tới bản ghi của các tệp và những chương trình khác cấu thành nên hệ thống. Mục tiêu chính của giai đoạn này là xây dựng hệ thống hoạt động tốt. Kết quả của giai đoạn này là phần mềm tin học hoá, hoàn thành tài liệu hệ thống và tài liệu hướng dẫn người sử dụng. Những công đoạn chính của giai đoạn này: - Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. - Thiết kế vật lý trong. - Lập trình. - Thử nghiệm kiểm tra. - Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống. - Đào tạo người sử dụng. Trong giai đoạn này có một số khái niệm cơ sở: Sự kiện (Evenement): Là một việc thực khi đến nó làm khởi sinh việc thực hiện một hay nhiều xử lý nào đó. Có những sự kiện nằm ngay trong cơ chế của tổ chức, có những sự kiện từ ngoài và chỉ thể hiện trên sơ đồ xử lý những sự kiện ngoài này. Công việc (Operation): Là một dãy xử lý có chung sự kiện khởi sinh. Tiến trình (Process): Là một dãy các công việc mà các xử lý bên trong của nó nằm trong cùng một lĩnh vực nghiệp vụ. Nếu tiến trình quá lớn thì nên chia cắt thành những lĩnh vực nhỏ hơn. Nhiệm vụ: Là một xử lý được xác định thêm các yếu tố về tổ chức: Ai? ở đâu? Khi nào thì thực hiện nó? Pha xử lý: Là một tập hợp các nhiệm vụ có tính đến các yếu tố tổ chức và sự thực hiện của chúng, không phụ thuộc vào sự kiện nào khác mà chỉ phụ thuộc vào sự kiện khởi sinh ban đầu. Mô đun xử lý: Là một xử lý cập nhật hoặc tra cứu bên trong của một pha và thao tác với số lượng tương đối ít dữ liệu. Đây là cách chia nhỏ các xử lý, yêu cầu xử lý ít số liệu chỉ mang tính tương đối và nó tuỳ thuộc vào một số tiêu chuẩn khác. Trong giai đoạn này thì công đoạn lập trình là quan trọng nhất, đây là quá trình chuyển đổi các thiết kế vật lý của nhà phân tích thành phần mềm máy tính do các lập trình viên đảm nhận. 3.7. Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống Cài đặt là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Mục tiêu của giai đoạn này là tích hợp hệ thống được phát triển vào các hoạt động của tổ chức một cách ít va vấp nhất, đồng thời đáp ứng được những thay đổi có thể xẩy ra trong suốt quá trình sử dụng. Công việc của giai đoạn này là chuyển đổi về mặt kỹ thuật, chuyển đổi về mặt con người. Các công đoạn của giai đoạn này: - Lập kế hoạch cài đặt. - Chuyển đổi. - Khai thác và bảo trì. - Đánh giá. Tóm lại, quá trình phân tích và thiết kế hệ thống là một quá trình đòi hỏi ở người phân tích phải tư duy một cách khoa học trên cơ sở các vấn đề thực tế cũng như lý thuyết, “vật lý” cũng như “logic” để cải tiến mô hình hoạt động của hệ thống, nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, của tổ chức. Công cụ thực hiện đề tài 4.1. Cơ sở dữ liệu Một hệ thống thông tin chỉ có thể tồn tại được khi nó được cung cấp dữ liệu. Một trong những công việc của quản lý hệ thống thông tin chính là quản lý dữ liệu, xử lý dữ liệu. Hoạt động quản lý dữ liệu là một hoạt động quyết định đến tính sống còn của hệ thống cũng như của tổ chức. Dữ liệu là một vấn dề vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức vì mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ đưa vào trong máy tính những thông tin dữ liệu cần thiết phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của bản thân tổ chức đó. Từ các thông tin dữ liệu đó tạo ra hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng những dữ liệu cần thiết. Nếu kho dữ liệu này được đặt trên những phương tiện nhớ của máy tính điện tử (MTĐT) và được bảo quản nhờ chương trình máy tính thì nó còn được gọi là ngân hàng dữ liệu (NHDL) hay hệ quản trị cơ sở dữ liệu. NHDL là một hệ thống dùng MTĐT để lưu trữ, quản lý tập trung dữ liệu nhằm phục vụ cho nhiều người và nhiều mục đích quản lý khác nhau. 4.2. Các khái niệm liên quan đến cơ sở dữ liệu Thực thể: Là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại. Nó chính là các đối tượng cùng loại. Thuộc tính: Là đặc điểm và tính chất của thực thể. Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ được. Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể là những dữ liệu về thực thể mà muốn lưu trữ. Trường: Một cột gọi là một trường dữ liệu nó là nơi lưu trữ một thuộc tính của một thực thể. Bản ghi: Mỗi dòng là một bản ghi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể tức là biểu hiện riêng biệt của thực thể. Bảng: Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin của một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. Cơ sở dữ liệu: Là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau. 4.3. Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu a. Cập nhật dữ liệu Có nhiều nhiệm vụ cần thực hiện khi sử dụng cơ sở dữ liệu. Một số nhiệm vụ thực hiện trực tiếp từ các nhân viên hoặc nhà quản lý, một số khác do các quản trị viên cơ sở dữ liệu hoặc lập trình viên có năng lực thực hiện. Xu thế của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu làm dễ dàng việc tạo và nhập dữ liệu, quản trị những ứng dụng cơ sở dữ liệu cho những người sử dụng. b. Truy vấn dữ liệu Truy vấn dữ liệu là làm thế nào để lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu. Để thực hiện nhịêm vụ này phải có một cách thức nào đó giao diện với cơ sở dữ liệu. Thông thường thông qua một dạng nào đó của ngôn ngữ truy vấn: - Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL là ngôn ngữ phổ dụng nhất được dùng để truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay. Việc viết một lệnh SQL đòi hỏi nhiều kỹ năng và thời gian nhất là những truy vấn phức tạp trong một cơ sở dữ liệu lớn. - Truy vấn bằng QBE: Nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu có cách thức đơn giản hơn để giao tác với cơ sở dữ liệu dựa vào quan niệm QBE. Vì nó tạo cho người dùng sử dụng một lưới điền hoặc một mẫu để xây dựng cấu trúc một mẫu mà họ muốn tìm kiếm. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện đại sử dụng giao diện hiện đại và kỹ thuật rê chuột để tạo truy vấn một cách dễ dàng và nhanh chóng. c. Lập báo cáo từ cơ sở dữ liệu Thường thì các hệ quản trị cơ sở dữ liệu bổ sung tính năng lập báo cáo cho việc truy vấn dữ liệu. Báo cáo là những dữ liệu kết xuất ra từ cơ sở dữ liệu, được tổ chức sắp xếp và đưa ra dưới dạng in ấn. Tuy nhiên báo cáo cũng có thể hiện trên màn hình. d. Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu Dữ liệu cần phải được tổ chức theo một cách nào đó để không dư thừa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích hiểu được chúng. Vì vậy cơ sở dữ liệu được tổ chức cần phải cấu trúc lại. Đối với thực thể việc xác định tên gọi, độ rộng các trường, loại của từng trường. Tất cả những thứ đó đều được gọi là cấu trúc một thực thể. Để lưu trữ dữ liệu cần một cơ chế để gắn kết một thực thể mà chúng có mối liên hệ tự nhiên giữa cái nọ với cái kia. - Mô hình phân cấp thể hiện mối quan hệ Cha _Con. Một thực thể cha có thể có nhiều thực thể con, nhưng mỗi thực thể con thì có một thực thể cha. Quan hệ này được gọi là quan hệ Một _Nhiều - Mô hình mạng lưới tỏ ra mềm dẻo hơn nhiều so với mô hình phân cấp. Theo mô hình này một thực thể cha có nhiều thực thể con và ngược lại. Quan hệ này đuợc gọi là quan hệ Nhiều _Nhiều. Mô hình này mềm dẻo nhưng cũng có nhiều yếu điểm của nó. Kích thước của sự phức tạp của các mối quan hệ sẽ làm cơ sở dữ liệu trở lên lớn và cồng kềnh và rất dễ nhầm lẫn. - Mô hình quan hệ là mô hình được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Theo mô hình này thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu xem xét và thực hiện các thực thể như là bảng hai chiều với bản ghi là các hàng và các trường là các cột. Có một cột đóng vai trò trường khoá hay còn gọi là trường định danh. Mỗi giá trị của nó xác định một bản ghi duy nhất. Bảng có thể chứa các trường liên kết, chúng không phải là những trường mô tả về thực thể mà là móc xích liên kết với nhiều và một bản ghi của một bảng khác. Cấu trúc như vậy có nhiều thuận lợi cho việc thao tác với dữ liệu trên các bảng . e. Cơ sở dữ liệu và mạng Những ứng dụng cơ sở trong một tổ chức ngày càng lớn và ngày càng phức tạp và nó phục vụ cho nhiều mục đích, cho nhiều người vì vậy khó có thể thực hiện chúng một cách có hiệu quả trên một máy vi tính. Kiến trúc Client/Server được thiết kế để giải quyết vấn đề đó. Trong kiến trúc Client/Server các ứng dụng được chia làm hai phần: Cơ sở dữ liệu được nằm trong một máy tính mạnh được gọi là máy chủ cơ sở dữ liệu, những chương trình xử lý dữ liệu nằm ở các máy tính trên bàn của người sử dụng gọi là máy khách. Nói cách khác người sử dụng có thể tìm dữ liệu trên máy chủ bằng cách chạy chương trình ứng dụng trên máy tính tại bàn của họ. f. Cơ sở dữ liệu hướng đối tượng Một số cơ sở dữ liệu đã bắt đầu bao chứa những kỹ thuật thiết kế hướng đối tượng được dùng trong kỹ thuật lập trình. Đối tượng là tập hợp gồm dữ liệu và những thao tác thực hiện trên các dữ liệu đó, cơ sở dữ liệu hướng đối tượng xử lý các bảng các truy vấn và các đối tượng. Khả năng module hoá và việc sử dụng lại nhanh và dễ dàng các đối tượng xuất hiện trong tổ chức làm giảm chi phí về thời gian và tiền bạc cho cơ sở dữ liệu đó. 4.4. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro Bằng việc sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro - một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiều công cụ giúp tổng hợp, truy xuất thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện và một bộ lệnh lập trình rất phong phú đã giảm bớt được khối lượng lập trình nặng nhọc mà bạn phải thực hiện khi xây dựng ứng dụng đồng thời nó lại là những phương thức tổ chức, xử lý, mang tính hiện đại tương tự như Microsoft Access. a. Việc sử dụng Visual Foxpro đã áp dụng triệt để thành tựu của tin học hiện đại - Visual Foxpro có thể tạo ra các ứng dụng làm cho việc liên lạc giữa các phòng chức năng trở nên dễ dàng và đáp ứng được nhu cầu thực tế về việc giao dịch trực tiếp với khách hàng. - Visual Foxpro là một ngôn ngữ có thể sử dụng rất nhiều dạng cơ sở dữ liệu nên ta có thể dùng các dữ liệu của Access để giao tiếp giữa các phân hệ chương trình đồng thời có thể sử dụng dữ liệu của chính nó hay của các chương trình phần mềm khác. - Visual Foxpro cung cấp nhiều công cụ được sử dụng để thiết kế những ứng dụng có giao diện đồ hoạ rất đẹp, tạo cảm giác thân thiện, dễ hiểu, dễ sử dụng cho người dùng. - Visual Foxpro là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng nên dễ viết, dễ bảo trì và dễ phát triển trong tương lai. b. Lập trình nhập dữ liệu Khả năng kết hợp các đoạn chương trình hiện có, Visual Foxpro cho phép tạo ra màn hình nhập dựa trên màn hình bảo trì đó cho phép người lập trình dễ dàng kết hợp các phần tử của ứng dụng đã được viết trước đó. c. Báo cáo Visual Foxpro cho phép xây dựng các báo cáo một cách dễ dàng bằng một chương trình tạo báo biểu báo cáo mang tính chuyên nghiệp. Thông tin có thể lấy từ các tệp CSDL tạo ra các trường tính và đặc tả chúng. Có thể tính tổng theo nhóm và tổng toàn biểu. Cách tạo báo cáo trong Visual Foxpro dễ hội nhập với yêu cầu chung. Đồng thời lại có thể cho thẳng ra máy in các báo cáo với tiêu đềvà các dòng phức tạp. d. Tạo thực đơn Visual Foxpro có một hệ công cụ thực đơn rất mạnh, người sử dụng có thể truy nhập dễ dàng đến bất kỳ đối tượng nào đã được tạo ra trong ứng dụng. e. Triển khai Đây là bước cung cấp sản phẩm tới người sử dụng. Yêu cầu đặt ra là tốc độ thực hiện chương trình, dung lượng đĩa sẽ phải dành cho nó cũng như cấu thành phần cứng mà chương trình đòi hỏi, cuối cùng là khả năng tạo lập mã nguồn của hệ thống. Chương III Phân tích, thiết kế Hệ THốNG THÔNG TIN quản lý vật tư Phân tích hệ thống 1.1.Mô tả hệ thống hiện tại Hiện nay chương trình QLVT trên toàn Tổng công ty mỗi đơn vị là một version chương trình, với bộ mã của từng đơn vị quy định. Chương trình quản lý vật tư đã được Tổng công ty cho cài đặt và sử dụng trên tất cả các đơn vị trong toàn ngành. Hệ thống chương trình được khép kín với hệ thống chương trình kế toán, khi phát sinh chứng từ nhập xuất đã hạch toán thì được ghi dữ liệu sang bên kế toán, chương trình được xây dựng cho cả hai phòng, phòng vật tư và phòng kế toán. Hệ thống đòi hỏi theo dõi theo các khía cạnh sau: Cho các đơn vị theo dõi mã vật tư dưới dạng thẻ kho và không có thẻ kho. Theo dõi đến chất lượng của vật tư, phân loại vật tư đó theo từng chất lượng của nó: nhập mới, thu hồi 56%, kém phẩm chất, …dưới dạng mã chất lượng không theo dõi dưới dạng mở kho địa lý. Đòi hỏi theo dõi tất cả các loại giá hiện hành, và cả cho đơn giá ngoại tệ. Đáp ứng cho cả 3 cấp: Cấp công ty, đơn vị, chi nhánh. Phải đáp ứng được các báo