Chuyên đề Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự của Ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà Nội

quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phưong pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1: sử dụng các mô hình: mỗi HTTT bao gồm ba mô hình: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta đã thấy ba mô hình này được xem xét từ những góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển HTTT được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức trong tâm trí chúng ta. Nguyên tắc 2: chuyển từ cái chung sang cái riêng: nguyên tắc đi từ cái chung đến cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên. Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hóa một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn. Nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn. Nguyên tắc 3: chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn khi sử dụng nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. 2.2 Phân tích Hệ thống thông tin 2.2.1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết Đây là giai đoạn cực kì quan trọng không thể thiếu khi tiến hành phân tích, thiết kế một Hệ thống thông tin, James Mckeen đã làm rõ tính sống còn của giai đoạn này bằng nhận xét: “Những người thành công nhất, nghĩa là những người tôn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, về thời gian và được người sử dụng hài lòng nhất, cũng là những người đã dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phân tích chi tiết và thiết kế logic.” Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được các chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt của hệ thống mới và đề xuất ra các yếu tố giải phápcho phép đạt được mục tiêu trên. Để làm rõ điều đó phân tích viên phải có một hiểu biết sâu sắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt đọng của chính hệ thống. 2.2.2 Các phương pháp thu thập thông tin Có rất nhiều phương pháp khác nhau để tiến hành thu thập thông tin, tiêu biểu trong số đó là các phương pháp như: phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra và quan sát. Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công việc thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án về HTTT. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức. Quá trình phỏng vấn thường được thực hiện qua các bước sau: Chuẩn bị phỏng vấn: trong quá trình này cần lập danh sách và lịch phỏng vấn, cần biết một số thông tin về người được phỏng vấn, lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn theo mẫu, xác định cách thức phỏng vấn, gửi trước những vấn đề yêu cầu, đặt lịch làm việc, phương tiện ghi chép. Tiến hành phỏng vấn: nhóm phỏng vấn gồm 2 người, Cán bộ phỏng vấn chính dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi trên giấy mẫu, cán bộ phỏng vấn phụ thu thập mẫu thông tin, bổ sung hoặc lảm rõ ý. Thái độ lịch sự, đúng giờ, tinh thấn khách quan, không được tạo cảm giác thanh tra. Nhẫn nại, chăm chú nghe, mềm dẻo và cởi mở. Tổng hợp kết quả phỏng vấn, lập bảng tổng hợp tài liệu, tổng hợp các thông tin thu được. Nghiên cứu tài liệu: cho phép chúng ta nghiên cứu và tỷ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và các nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Khi nghiên cứu tài liệu cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau: các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác, các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức, các loại báo cáo, bảng biểu do HTTT hiện có sinh ra. Sử dụng phiếu điều tra: khi cấn phải lấy thông tin từ một lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng thì người ta dùng tới phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau. Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp. Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động…Phiếu điều tra cần được phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi. Trên phiếu nên chứa chủ yếu câu hỏi đóng và có một số câu hỏi mở. Quan sát: khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai,…Quan sát có khi bị khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống như ngày thường. Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các nguồn thông tin. Cần lưu ý đến vai trò quan trọng của người sử dụng và lợi thế khi có họ tham gia vào trong đội ngũ phân tích. 2.2.3 Mã hóa dữ liệu Mã hóa được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Mã hóa là một công việc của thiết kế viên HTTT. Có thể coi đây là việc thay thế thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy ký hiệu thích ứng với mục tiêu của người sử dụng. Mục tiêu đó có thể là nhận diện nhanh chóng, không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng. 2.2.4 Công cụ mô hình hóa Có một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hóa và xây dựng tài năng cho HTTT. Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả lại HTTT theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin được thể hiện như sau: Xử lý Thủ công Giao tác người máy Tin học hóa toàn phần Thủ công Tin học hóa Kho dư trữ dữ liệu Dòng thông tin Điều khiển Tài liệu Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính HTTT như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Tên tiến trình xử lý Tên dòng dữ liệu Tệp dữ liệu Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Các mức của DFD: Sơ đồ ngữ cảnh: thể hiện rất khái quát nội dung chính của HTTT. Sơ đồ này không chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính cảu hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua cacs kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung ngữ cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. Phân rã sơ đồ: để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung ngữ cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1, mức 2… 2.2.5 Lập kế hoạch phân tích chi tiết Thành lập đội ngũ: kết cấu cuối cùng của đội ngũ phân tích phụ thuộc vào nhiều yếu tố: tầm quy mô của hệ thống, kích cỡ của tổ chức, cách thức quản lý dự án trong tổ chức, sự sẵn sàng và kinh nghiệm của các thành viên tham gia. Một điều tất nhiên là người sử dụng hệ thống sẽ đóng vai trò quan trọng trong dự án, bởi vì chính họ sẽ sử dụng hệ thống trong tương lai, họ có trách nhiệm bảo đảm rằng hệ thống đó sẽ đáp ứng yêu cầu của họ. Một số tổ chức nhận ra sự cần thiết này và giải phóng cho một số người sử dụng khỏi nhiệm vụ hàng ngày để cho họ trở thành thành viên của đội ngũ phát triển hệ thống. Tùy theo nguồn lực sẵn có và quy mô của hệ thống đội ngũ phân tích có thể có một phân tích viên thực hiện toàn bộ các khâu công việc phát triển hệ thống, với quy mô và bản chất phức tạp đòi hỏi đội ngũ nhiều thành viên hơn và thường là đa chuyên ngành. Lựa chọn phương pháp và công cụ phân tích chi tiết bao gồm các công việc chủ yếu là thu thập thông tin, chỉnh đốn thông tin, xây dựng nên các mô hình của hệ thống nghiên cứu, chuẩn bị tài liệu về các mô hình đó và sử dụng các mô hình và tài liệu này để đua ra chẩn đoán các yếu tố giải pháp. Như chúng ta đã biết theo trình bày ở trên thì có 4 công cụ thu thập thông tin chính là: phỏng vấn, phiếu điều tra, quan sát và nghiên cứu tài liệu của tổ chức. Tùy thuộc vào từng hệ thống và điều kiện tác động mà chúng ta phải biết sử dụng từng loại công cụ cho hợp lý để thu thập được những thông tin có hiệu quả cao nhất. 2.2.6 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Một HTTT chịu sự ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và ngược lại nó có ảnh hưởng tới các nhân tố đó. Tập hợp các nhân tố đó được gọi là các ràng buộc hệ thống. Khi đưa ra chẩn đoán về hệ thống hiện tại, phân tích viên phải cố gắng để có được sự hiểu biết sâu sắc về môi trường hệ thống nghiên cứu để đánh giá mức độ phù hợp giữa các đặc trưng hệ thống với các ràng buộc của môi trường. Thông tin về môi trường được chia làm ba lĩnh vực: tổ chức, kỹ thuật và tài chính. Môi trường của hệ thống hiện tại gồm có môi trường bên ngoài, môi trường của tổ chức, môi trường vật lý và môi trường kỹ thuật. 2.2.7 Nghiên cứu hệ thống hiện tại Khi việc nghiên cứu hệ thống đang tồn tại kết thúc, đội ngũ phân tích phải có sự hiểu biết đầy đủ về HTTT đang nghiên cứu. Có nghĩa là hiểu lý do tồn tại của nó, các mối liên hệ của nó với các hệ thống khác trong tổ chức, những người sử dụng, bộ phận cấu thành, các phương thức xử lý, thông tin mà nó sản sinh ra, những dữ liệu mà nó thu nhận, khối lượng dữ liệu mà nó xử lý, xử lý và phân phát thông tin, hiệu quả xử lý dữ liệu. Trong công đoạn này bao gồm ba nhiệm vụ chính là: thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại, xây dựng mô hình vật lý ngoài và xây dựng mô hình logic. 2.2.8 Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải quyết vấn đề Công việc này bao gồm chủ yếu ba nhiệm vụ có liên quan chặt chẽ cái nọ với cái kia. Đó là việc đưa ra chẩn đoán, xác định các mục tiêu mà hệ thống được sửa chữa hoặc hệ thống mới cần đạt được và xác định các yếu tố của giải pháp. Các nhiệm vụ đó được trình bày cái nọ nối tiếp cái kia, còn trong thực tế chúng cùng xảy ra đồng thời. Sau đó đội ngũ phân tích viên tiến hành đánh giá lại một lần nữa tính khả thi của dự án. Phần cuối của giai đoạn đánh giá khả thi, nhóm phân tích đã phác họa một đề xuất của dự án và đã được người sử dụng chấp thuận. Dưới ánh sáng của những thông tin vừa mới thu thập và việc đánh giá tính khả thi lại vừa rồi chúng ta cần xem xét và sửa đổi lại đề xuất của dự án, phải cố gắng cung cấp cho những người ra quyết định một bức tranh rõ nhất có thể được về dự án, về các nhiệm vụ phải thực hiện, về chi phí và các ràng buộc về thời gian thực hiện HTTT mới. Cuối cùng là việc chuẩn bị và trình bày báo cáo chi tiết. 2.3. Thiết kế Hệ thống thông tin 2.3.1. Thiết kế logic Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ những ràng buộc của môi trường. Sản phẩm của giai đoạn thiết kế logic là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu DFD( Data flow diagram ), các sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD( Data structure diagram), các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống. Mô hình này phải được những người sử dụng xem xét và thông qua đảm bảo rằng chúng đáp ứng tốt các yêu cầu của họ. Việc thiết kế logic nên bắt đầu từ việc thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) cho HTTT mới. Phương pháp thiết kế các bộ phận của HTTT mới nên theo những trật tự sau: thiết kế cơ sở dữ liệu,thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào. Thiết kế CSDL và tính nhu cầu bộ nhớ: Thiết kế CSDL là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng HTTT mới. Công việc này đôi khi là rất phức tạp. Đó không chỉ là việc phân tích viên gặp gỡ những người sử dụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ cần để hoàn thành có hiệu quả công việc đang làm. Có hai phương pháp dùng để thiết kế CSDL Thiết kế CSDL logic đi từ các thông tin đầu ra: xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL. Các bước chi tiết của việc thiết kế CSDL từ các thông tin đầu ra: Xác định các đầu ra: liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra, nội dụng, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng. Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra: trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin được gọi là các thuộc tính, phân tích viên liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu các thuộc tính lặp là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu; đánh dấu các thuộc tính thứ sinh là những thuộc tính được tính toán ra hoặc suy ra từ các thuộc tính khác. Những thuộc tính không phải là thuộc tính thứ sinh thì được gọi là thuộc tính cơ sở; gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin đầu ra; loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở. Xem xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý. Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1(1NF): trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp, nếu có thuộc tính lặp thì phải tách chúng ra thành các danh sách con có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý; cần gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1(2 NF): mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khóa chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa; lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danh sách mới. Thực hiện việc chuẩn hóa mức 1(3 NF):trong một danh sách không có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính, xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới. Mô tả các tệp: mỗi danh sách xác định được sau bước chuẩn hóa mức 3 sẽ là một tệp CSDL. Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL: từ mỗi đầu ra sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan tới một đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách nào cũng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp chúng lại, nghĩa là phải tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó. Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và cho toàn bộ sơ đồ. Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hóa: để thiết kế CSDL bằng phương pháp này người ta sử dụng một số định nghĩa sau: Thực thể (Entity): thực thể trong mô hình logic dữ liệu được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Liên kết (asociation): một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Cũng có thể gọi là có quan hệ với nhau. Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Số mức độ của liên kết: để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của HTTT, ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao, còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với thực thể B và ngược lại. Sau đây là một số loại liên kết thường gặp: 1@1 Liên kết loại Một – Một: một lần xuất của thực thể A được liên kết chỉ với một lần xuất của thực thể B và ngược lại. 1@ N Liên kết loại Một – Nhiều: mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với một lần xuất duy nhất của thực thể A. N @ M Liên kết Nhiều – Nhiều: một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. Thiết kế logic và tính khối lượng xử lý Các sơ đồ logic của xử lý chỉ làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính tổ chức. Quá trình thiết kế và xử lý này được trình bày qua phân tích tra cứu và phân tích cập nhật. Phân tích tra cứu: là tìm hiểu xem bằng cách nào để có được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế CSDL. Phân tích tra cứu, một mặt giúp cho việc xem xét lại khâu thiết kế CSDL đã hoàn tất chưa, nghĩa là CSDL đã đủ để sản sinh các đầu ra hay không, mặt khác nó phát triển một phần logic xử lý để tạo các thông tin ra. Phân tích cập nhật: thông tin trong CSDL phải được cập nhật thường xuyên, đảm bảo CSDL phản ánh tình trạng mới nhất của các đối tượng mà nó quản lý. Tính toán khối lượng xử lý tra cứu và cập nhật: một xử lý trên sơ đồ con logic được phân rã thành các thao tác xử lý cơ sở hoặc tra cứu hoặc cập nhật. Để tính khối lượng cho chúng, ta tìm cách quy đổi khối lượng hoạt động của các thao tác xử lý cơ sở đó về theo khối lượng xử lý của một thao tác cơ sở được chọn làm đơn vị. 2.3.2. Thiết kế vật lý ngoài a. Mục đích Thiết kế vật lý là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được chọn ở giai đoạn trước đây. Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của những người sử dụng. Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm: lập kế hoạch, thiết kế chi tiết các giao diện vào ra, thiết kế cách thức với phần tin học hóa, thiết kế các thủ tục thủ công, chuẩn bị và trình bày báo cáo. Thiết kế các giao diện là xác định HTTT trình bày thông tin như thế nào cho người sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đưa ra kết quả. Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa là xác định cách thức mà người sử dụng hội thoại với HTTT và thiết kế các thủ tục thủ công cần phải đặc trưng hóa mọi tiến trình thủ công quanh việc sử dụng HTTT tin học hóa. Thiết kế chi tiết vào/ra Là thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thể thức nhập tin cho người sử dụng. Thiết kế vật lý các đầu ra: trong giai đoạn phân tích, cán bộ thiết kế đã xác định các phần tử thông tin trên các đầu ra, nơi đến, tần suất và khối lượng của chúng. Thiết kế vật lý đầu ra có hai nhiệm vụ phải làm là lựa chọn vật mang tin và sắp đặt các thông tin trên đầu ra. Lựa chọn vật mang tin: để truyền tải và lưu trữ thông tin cần phải có vật mang tin. Vật mang tin phải được chọn đầu tiên vì nó sẽ xác định hình dạng thực tế của đầu ra. Có 4 vật mang tin chính được sử dụng để trình bày thông tin là giấy, màn hình, tiếng nói và vật mang tin từ tính hoặc quang tính. Giấy: là vật mang tin được ưa chuộng. Người sử dụng đã quá quen thuộc với việc đọc thông tin trên giấy do vậy không cần phải hướng dẫn cách sử dụng thông tin trên giấy. Màn hình là phương tiện thể hiện thông tin có diện tích hạn hẹp hơn so với giấy, tuy nhiên có nhiều tương lai hứa hẹn hơn so với giấy. Thông tin hiện trên màn hình máy tính có thể tương tác được với người sử dụng. Màn hình được coi là phù hợp cho các thông tin đầu ra cần có những đặc điểm như thông tin đầu ra ngắn và không cần lưu trữ lại đầu ra có thể dễ dàng chia cắt thành các phần nhỏ hơn độc lập với nhau hoặc là những đầu ra rất phức tạp. Tiếng nói được dung làm vật mang tin, tuy nhiên chỉ nên dùng cho những đầu ra đơn giản và ngắn, tiếng nói thì không lưu trữ được, không mang tính pháp lý và khó thiết kế. Các vật mang tin từ tính và quang tính được dùng để lưu trữ dữ liệu hoặc là để chuyển chúng từ nơi này đến nơi khác. Ưu điểm chính của vật mang này là máy tính có thể đọc trực tiếp dữ liệu chứa trên nó. Bố trí thông tin trên vật mang: sau khi xác định được vật mang, thiết kế viên phải lựa chọn cách bố trí thông tin sao cho nó thể hiện tốt nhất nội dung của thông tin vì khuôn dạng của thông tin phụ thuộc vào vật mang. Việc tạo ra một đầu ra vừa ý và giúp đỡ người sử dụng hoàn thành công việc của họ một cách có hiệu quả là một công việc mang tính nghệ thuật nhiều hơn là khoa học. Tuy nhiên vẫn có những quy tắc cơ bản cho việc phân bố thông tin trên các đầu ra. Thiết kế trang in ra Phân tích viên phải tìm cách tốt nhất sắp xếp thông tin trên trang giấy. Mọi việc in ra giấy đều có những thông tin cơ sở cố định, không thay đổi trên tất cả trang in ra. Khi thiết kế trang in, phân tích viên phải chỉ rõ những thông tin không thay đổi, đúng như nó hiện trên trang in và sử dụng các ký hiệu đặc biệt để thể hiện quy cách thể hiện cho các thông tin thay đổi. Thiết kế vào: là thiết kế các thủ tục nhập dữ liệu có hiệu quả và giảm thiểu các sai sót. Thiết kế vào bao gồm lựa chọn phương tiện , thiết kế khuôn dạng cho thông tin nhập. Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá: một HTTT thường phải thực hiện nhiều công việc khác nhau như: cập nhật, in ấn báo cáo, tra cứu CSDL…thao tác viên hay người sử dụng HTTT phải có khả năng chỉ thị cho hệ thống công việc cần phải làm thông qua các giao tác người – máy. Có 4 cách thức chính để thực hiện việc tương tác với hệ thống tin học hoá là giao tác bằng tập hợp lệnh , giao tác bằng các phím trên bàn phím, giao tác qua thực đơn và thao tác dựa vào các biểu tượng. Thiết kế viên phải biết kết hợp tốt cả 4 cách thức trên để tạo ra những giao tác chuẩn cho HTTT tin học hoá. 2.3. Cài đặt hệ thống thông tin mới Cài đặt là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Mục tiêu của giai đoạn này là tích hợp hệ thống được phát triển vào các hoạt động của tổ chức một cách ít va vấp nhất và đáp ứng với những thay đổi có thể xảy ra trong suốt quá trình sử dụng. Giai đoạn này có hai khối công việc: chuyển đổi về mặt kỹ thuật và chuyển đổi về mặt con người. 2.3.1. Các phương pháp cài đặt hệ thống Có bốn kiểu cài đặt cơ bản: trực tiếp, song song, cục bộ từng bộ phận và phân giai đoạn. Việc lựa chọn phương pháp cài đặt tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của những thay đổi liên quan tới hệ thống mới. Cài đặt trực tiếp: theo phương pháp này, người ta dừng hoạt động của hệ thống cũ và đưa hệ thống mới vào sử dụng. Với phương pháp này thì với bất cứ lỗi nào do hệ thống mới gây ra đều ảnh hưởng trực tiếp tới những người sử dụng. Phương pháp này tương đối mạo hiểm và đòi hỏi cài đặt đồng bộ toàn hệ thống. Đối với hệ thống lớn thì cần phải có một thời gian tương đối dài để có thể cài đặt xong hệ thống mới. Nhưng phương pháp này cũng có những ưu thế của nó như ít tốn kém nhất, là phương pháp lựa chọn duy nhất trong một số trường hợp. Hệ thống cũ Cài đặt hệ thống mới thống mới thống mới Hệ thống mới Thời gian Cài đặt song song: với phương pháp này thì cả hai hệ thống mới và cũ đều cùng hoạt động, cho tới khi có thể quyết định dừng hệ thống cũ lại, tức là khi người sử dụng và bộ phận quản lý nhận thấy hệ thống mới đã đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ. Kết quả của hệ thống được so sánh với nhau để xác định xem hệ thống mới có hoạt động tốt như hệ thống cũ hay không. Lỗi của hệ thống mới nếu có sẽ không ảnh hưởng lắm tới tổ chức, vì chúng sẽ được khoanh vùng và hoạt động nghiệp vụ sẽ được hỗ trợ bởi hệ thống cũ. Phương pháp này sẽ tốn kém vì phải duy trì một lúc các nguồn lực cho cả hai hệ thống cũ và mới. Ngoài ra nó cũng gây ra sự phân tán đối với người sử dụng cả hai hệ thống. Mặt khác, theo phương pháp này thì cần một thời gian đáng kể để có thể cài đặt hệ thống được hoàn chỉnh. Hệ thống cũ Cài đặt hệ thống mới Hệ thống mới Thời gian Cài đặt thí điểm cục bộ: đây là phương pháp dung hòa giữa cài đặt trực tiếp và cài đặt song song. Cài đặt cục bộ chỉ thực hiện chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới cục bộ tại một hoặc một vài bộ phận. Lợi thế của cài đặt thí điểm cục bộ là hạn chế tối đa chi phí và các sự cố khác vì chỉ giới hạn ảnh hưởng trong một hoặc một vài bộ phận mà thôi, thêm vào đó là bộ phận quản lý HTTT có thể ưu tiên tập trung nỗ lực của mình vì sự thành công tại bộ phận chuyển đổi thử nghiệm. Phương pháp này tỏ ra đơn giản với người sử dụng vì họ chỉ làm việc với một hệ thống, nhưng vẫn là gánh nặng đối với bộ phận quản lý HTTT khi phải quản trị hai HTTT cùng một lúc. Hệ thống cũ Cài đặt hệ thống mới Hệ thống mới Thời gian Thời gian Phương pháp cài đặt song song áp dụng cho bộ phận 1 Hệ thống cũ Cài đặt hệ thống mới thống mới thống mới Hệ thống mới Thời gian Thời gian Phương pháp cài đặt trực tiếp áp dụng cho bộ phận 2 Chuyển đổi theo giai đoạn: đây là phương pháp chuyển đổi từ HTTT cũ sang hệ thống mới một cách dần dần, bắt đầu bằng một hay một vài modul và sau đó là mở rộng dần việc chuyển đổi sang toàn bộ hệ thống mới. Những phần khác nhau của hệ thống cũ và mới được sử dụng ph