Chuyên đề Phát triển hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương tại công ty Xây dựng số 2

ng : Là một chức năng hoặc một tiến trình bên trong hệ thống được mô tả ở dạng khác của mô hình. Các phương pháp tạo ra sơ đồ dòng dữ liệu . Dùng sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD : Việc phân rã chức năng trong sơ đồ BFD được dùng để chỉ ra mức độ mà từng tiến trình xử lý hoặc tiến trình con phải xuất hiện trong sơ đồ DFD . Dùng sơ đồ ngữ cảnh : Trong một số phương pháp không dùng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, người ta đã tạo ra một dạng sơ đồ dùng cho việc khởi đầu quá trình xây dựng một DFD . Nó có tên là sơ đồ ngữ cảnh , thường được bố trí trên một trang bao gồm một vòng tròn các quá trình trung tâm ( Biểu thị cho toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu ) , được bao quanh bởi các tác nhân ngoài của hệ thống . Các liên kết chỉ ra thông tin được truyền vào và ra khỏi hệ thống . Sơ đồ ngữ cảnh thường được xây dựng ở giai đoạn đầu của quá trình phân tích và được dùng để vạch danh giới hệ thống , buộc người phân tích phải xem xét mọi ràng buộc bên ngoài của hệ thống. Có thể dùng sơ đồ này như DFD ở mức cao nhất , trong đó có thể đạt tới mưc 0 bằng cách phân rã chức năng của quá trình trung tâm trong sơ đồ ngữ cảnh . 4.2.3. Phân tích mô hình dữ liệu . Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu : Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của người dùng . Cung cấp cái nhìn logíc về thông tin cần cho hệ thống . Các thành phần của một mô hình dữ liệu : Thực thể : Là một nhóm người , đồ vật , sự kiện , hiện tượng hay khái niệm bất kỳ với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại . Một số thực thể có vẽ vật chất chẳng hạn như : Sinh viên , máy móc, vật tư, hoá đơn ... Còn một số thực thể khác lại là khái niệm hay quan niệm như : Tài khoản , dự án , nhiệm vụ công tác ... Kiểu thực thể : Là một nhóm tự nhiên các thực thể cùng loại . Nghĩa là mô tả cho một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin . Để ghi chép dữ liệu về một nhóm thực thể nào đấy người ta sử dụng các bảng . Lần xuất của thực thể : Chính là biểu hiện cụ thể của một thực thể . Thuộc tính : Mỗi thực thể đều có những đặc điểm riêng của nó mà ta sẽ gọi là thuộc tính. Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu hay một phần tử thông tin tách biệt và không chia nhỏ được nữa . Các thuộc tính góp phần mô tả về thực thể và là những dữ liệu mà chúng ta cần lưu trữ . Thông thường , thuộc tính được thể hiện ra là các trường hay các cột của bảng . Có ba kiểu thuộc tính khác nhau mà bất ký một thực thể nào cũng đều có thể có thuộc tính trong ba kiểu này . Các kiểu đó là: Thuộc tính định danh : Là một hay nhiều thuộc tính trong kiểu thực thể cho phép xác định một cách duy nhất về một cá thể trong một thực thể . Thuộc tính mô tả : Hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều có thể là mô tả . Đây là thông tin mô tả cho thực thể được tham trỏ tới . Thông tin này làm tăng hiểu biết của ta về thực thể .Đối với thuộc tính mô tả cần lưu ý là mỗi thuộc tính như vậy chỉ xuất hiện trong một và chỉ một bảng mà thôi . Thuộc tính kết nối : Là những thuộc tính được dùng để chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể đã có với một thực thể khác trong bảng khác. Thuộc tính kết nối rất giống với thuộc tính mô tả , thông thường trong bản thân thực thể chứa nó như ng ở một thực thể khác thì nó lại là khoá . Các quan hệ : Mối quan hệ tự nhiên xuất hiện giữa các thực thể thuộc các kiểu khác nhau . Bản chất của mối quan hệ là tổ chức và tạo nên cách sử dụng trong việc điều khiển hoạt động nghiệp vụ . Có ba kiểu quan hệ sau đây. + Quan hệ một – một : Với mỗi dòng trong bảng thực thể A thì tương ứng ( Có liên quan ) với một dòng của bảng thực thể B và ngược lại . + Quan hệ một - Nhiều : Với mỗi dòng trong bảng thực thể A thì tương ứng với nhiều dòng trong bảng thực thể B nhưng ngựơc lại mỗi dòng trong bảng thực thể B chỉ tương ứng với một dòng duy nhất trong nhất trong bảng A. + Quan hệ nhiều-nhiều: Với mỗi dòng trong bảng thực thể A tương ứng với nhiều dòng trong bảng thực thể B và ngược lại với mỗi dòng trong bảng thực thể B sẽ tương ứng với nhiều dòng trong bảng thực thể A. Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu: Xác định các kiểu thực thể . Đưa ra các bảng thực thể chính giữ thông tin về hệ thống trong nlĩnh vực nghiên cứu để xem xét và mở rộng về sau . Xác định các mối quan hệ chính giữa các kiểu thực thể . Nghĩa là phải tìm ra các liên kết tự nhiên giữa chúng và phải ghi lại các liên kết này dưới dạng quan hệ một – nhiều. Các căn cứ để xác định các quan hệ Một quan hệ tồn tại giữa hai thực thể nếu cần phải giữ thông tin trong thực thể này về thực thể kia. Lý do cho việc giữ thông tin kết nối này là bản chất của quan hệ. Trong mối quan hệ một – nhiều, thực thể giữ thông tin kết nối theo định nghĩa nằm ở phía nhiều. Các quan hệ gián tiếp thì nên bỏ qua. 4.2.4 Mô hình quan hệ . Mô hình quan hệ là một danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từng bảng thực thể của mỗi mô hình dữ liệu. Mục đích xây dựng mô hình quan hệ : Nhằm kiểm tra , cải tiến ,mở rộng và làm tối ưu mô hình đã xây dựng . Các bước để xây dựng một mô hình quan hệ : Xác định tất cả các thuộc tính cần dùng tới trong hệ thống xây dựng Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm thiểu việc sao chép và tránh dư thừa (Quá trình chuẩn hoá ) . Xác định quan hệ vốn tiềm ẩn bên trong các danh sách thuộc tính đã được thiết lập cho từng kiểu thực thể . Điều này được thực hiện bằng cách ghi ra những thuộc tính nào trong từng bảng là thuộc tính kết nối. Tóm lại , với các thuộc tính và kiểu thực thể cũng như quan hệ đã biết có thể xây dựng nên một sơ đồ cùng kiểu như mô hình dữ liệu trực giác . Khi đó ta có thể đánh giá , so sánh các mô hình và chích ra được từ việc so sánh đó một mô hình duy nhất có chứa các đặc trưng tốt nhất của cả hai . Tuy nhiên việc ước lượng về khối lượng thực thể cho từng bảng cũng cần phải được ghi lại trong mô hình. 5. Thiết kế hệ thống . 5.1. Xác định hệ thống máy tính . Mục đích của việc xác định hệ thống máy tính : Nhằm xác định xem bộ phận nào của hệ thống cần có sẽ được xử lý bằng máy tính, phần nào do người dùng xử lý. Công cụ được sử dụng để xác định hệ thống máy tính : Dùng sơ đồ DFD , người ta chia các tiến trình logíc của DFD thành các tiến trình vật lý . Một số trong chúng có thể được đảm nhiệm bằng máy tính và một số khác do người dùng đảm nhiệm. 5.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu . Trong khi triển khai một ứng dụng , việc thiết kế ngay từ đầu một cơ sở dữ liệu tốt là hết sức quan trọng, làm thể nào để hệ thống không bị cứng nhắc mà có thể thay đổi một cách dễ dàng uyển chuyển . Đồng thời ta phải làm thế nào để việc duy trì bảo dưỡng chương trình đỡ gây tốn kém cho người sử dụng. Phần sau đây sẽ trình bầy khái quát các bước thiết kế cơ sở dữ liệu : Bước 1 : Phân tích toàn bộ những yêu cầu . Đây là bước khởi đầu khó khăn nhất bởi vì nó đòi hỏi phải phân tích chọn vẹn những yêu cầu trong việc hình thành cơ sở dữ liệu cho một đơn vị , Trong giai đoạn này người thiết kế phải tìm hiểu và hỏi người dùng cơ sở dữ liệu trong tương lai xem họ cần trích, rút những dữ liệu nào, dưới dạng báo cáo như thế nào và sử dụng những dữ liệu ấy vào việc gì để từ đó có một cái nhìn tổng quát trước khi chính thức bắt tay vào thiết kế cơ sở dữ liệu . Bước 2 : Nhận diện những thực thể . Sau khi đã tìm hiểu được các tiến trình xử lý thì lúc này người thiết kế cần phải nhận diện được những thực thể nào sẽ làm việc . Nghĩa là phải phác hoạ hình thành bên trong đầu mô hình dữ liệu cần có những bảng nào , thuộc tính , để cơ sở dữ liệu đạt được mục đích đề ra . ở đây mỗi thực thể phải được xem như là một đối tượng xử lý rõ ràng, riêng biệt . Những thực thể này có thể được biểu diễn bởi những bảng dữ liệu trong cơ sở bảng dữ liệu. Khi cần thiết có thể thêm thông tin vào những bảng này hoặc có thể tách rời thực thể ra làm nhiều bảng dữ liệu khác . Bước 3 : Nhận diện các mối tương quan giữa các thực thể . Sau khi đã tiến hành phân chia các thông tin dữ liệu vào bảng thì công việc tiếp theo là phải tìm ra tất cả những mối quan hệ giữa các thực thể , để sau này dựa vào mối quan đấy nhằm liên kết các bảng dữ liệu lại với nhau , trích , rút , kết hợp dữ liệu từ đó sẽ đáp ứng được nhanh chóng nhu cầu của người sử dụng. Bước 4 : Xác định khoá chính . Để tránh sự nhập nhằng về thông tin dữ liệu giữa các bản ghi trong một bảng đòi hỏi ta phải nhận diện một trường hay thuộc tính làm yếu tố phân biệt , tức là khoá chính của bảng. Trong trường hợp nếu có nhiều lựa chọn thì phải chọn ra trường nào có ý nghĩa nhất đối với ứng dụng để làm khoá định danh . Đôi khi ta cũng phải biết kết hợp một vài các thuộc tính để tạo mục khoá chính . Bước 5 : Nhận diện mục khoá ngoại lai. Khoá này yêu cầu là một trường trên bảng dữ liệu này nhưng giá trị của nó phải khớp với giá trị của mục khoá chính trên bảng dữ liệu cần liên kết kia . Xong khoá này chỉ mang tính kết nối chứ không xác định tính duy nhất của các bản ghi trong bảng dữ liệu. Bước 6 : Thêm vào các trường không phải là khoá. Yêu cầu của bước này là làm sao tìm ra những tên để đặt cho các trường trong bảng sao cho gợi nhớ và thuận tiện khi xử lý các dữ liệu trên bảng .Sau đó cần tiến hành chuẩn hoá các bảng dữ liệu nhằm trách sự trùng lặp về dữ liệu , giữ cho các dữ liệu có thể liên kết một cách chặt chẽ với nhau đảm bảo không mất thông tin . Bước 7 : Xây dựng mạng sơ đồ dữ liệu . Công việc giai đoạn này là vẽ ra những cái gì đã khai báo định nghĩa để có thể nhìn cơ sở dữ liệu một cách tổng quát hơn .Từ đó có thể phát hiện ra các sai sót để kịp thời sữa chửa . Bước 8 : Khai báo phạm vi của mỗi trường . Đây là bước cuối cùng của quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu . Trong bước này phải xác định được kiểu dữ liệu thích hợp , phạm vị (Độ rộng ) của các trường . 5.3. Thiết kế giao diện người - máy . Mục đích của việc thiết kế giao diện người- máy : Nhằm tạo ra giao diện làm công cụ cho việc giao tiếp giữa người với máy được thuận lợi hơn. các chỉ tiêu quan trọng cần có khi đánh giá một giao diện người - máy là : Phải dễ sử dụng và dễ học ngay cả đối với những người thiếu kinh nghiệm. về tốc độ thao tác , giao diện phải mang lại hiệu quả trong hạn định của các bước thao tác , nhấn phím cũng như thời gian trả lời. Phải kiểm soát được chương trình nghĩa là đảm bảo cho người sử dụng thực hiện hoặc bắt đầu kiểm soát đàm thoại. Dễ phát triển các yêu cầu và đem lại kết quả . Các tính chất cần thoả mãn khi thiết kế giao diện : Một là phải phù hợp với những người sử dụng, người sẽ tham gia đối thoại với máy. Hai là phải phù hợp với nhiệm vụ được giao . Một số loại giao diện cơ bản. Máy hỏi - người đáp : Với cách thiết kế này chỉ phù hợp đối với người mới sử dụng và ít kinh nghiệm . Các câu hỏi và đáp thường là ngắn và lượng thông tin thường là tương đối nhỏ . Ngôn ngữ lệnh : Thường là ngôn ngữ lệnh bao gồm từ những câu lệnh đơn giản nhất cho đến những câu lệnh khá phức tạp về mặt ngữ pháp . Đối với kiểu giao diện này chỉ phù hợp với người sử dụng ở mức chuyên gia còn đối với người sử dụng bình thường thì rất khó nhớ ,hay mắc lỗi khi viết câu lệnh . Điền theo mẫu : Đây là dạng đối thoại hay được dùng nhất đối với xử lý dữ liệu cũng như sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu và soạn thảo . Kiểu giao diện như vậy rất gần gũi với người sử dụng và việc thao tác trên chúng lại được tự giải nghĩa cho đến khi mẫu đã được nạp đầy đủ thông tin . Tóm lại, có rất nhiều công cụ trong giai đoạn thiết kế song không phải cái nào cũng sử dụng được trong mọi hệ thống. Nhà phân tích phải dùng cách đánh giá của mình để giải quyết chính xác xem nên dùng những kỹ thuật nào và áp dụng chúng ở mức độ nào để làm cân bằng giữa nguy cơ hoặc hệ thống quá nghèo nàn hoặt ngược lại nguy cơ hệ thống quá rắc rối . II. XUẤT PHÁT TỪ YÊU CẦU NỘI TẠI Nền kinh tế Việt Nam đang hoà mình cùng dòng chảy kinh tế thế giới với những bước phát triển vượt bậc trong những năm gần đây chúng ta đã và đang khẳng định mình trên trường quốc tế . Cũng như toàn nhân loại , nước ta đã và đang đưa Công nghệ thông tin là mục tiêu nóng bỏng hàng đầu . Sự phát triển của công nghệ thông tin được xem là kim chỉ nam cho những bước phát triển mới , cho những mục tiêu mới , đã trở thành một trong những phương tiện để đất nước ta có thể “đi tắt , đón đầu “ theo kịp các nước phát triển , hoà nhịp cùng cơn lốc phát triển đi lên của toàn nhân loại . Việc đưa tin học vào mục tiêu quản lý của các doanh nghiệp và trong toàn bộ nền kinh tế tuy muộn màng nhưng đã và đang đạt được những thành tựu đáng kể . Cùng với quá trình mở cửa nền kinh tế , nền kinh tế đất nước theo cơ chế thị trường , với nhiều thành phần kinh tế , có sự quản lý của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa đã ngày càng được kiểm nghiệm sự đúng đắn với hiện thực khách quan thông qua cơ sở lý thuyết cũng như thực tiễn sự đổi thay từng ngày của đất nước . Sự phát triển nhanh chóng của tổ quốc không thể không nhắc tới sự đóng góp trực tiếp và gián tiếp của công nghệ thông tin . Hơn bao giờ hết , trong giai đoạn này hiệu quả quản lý của các doanh nghiệp phụ thuộc vào hệ thống thông tin dựa trên máy tính . Quản lý có hiệu quả cơ sở dữ liệu về các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một trong những mục tiêu sống còn của doanh nghiệp , nó quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp trong cơ chế mới . Để đạt được điều đó , các doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống thông tin và liên lạc đủ mạnh , chính xác , kịp thời làm cơ sở cho những quyết định quản trị . Một trong những nguồn thông tin quan trọng phục vụ cho quản trị doanh nghiệp là xuất phát từ hệ thống thông tin quản lý . Công ty xây dựng số 2- Tổng công ty Xuất nhập khẩu Xây dựng Việt Nam ( Vinaconex) cũng như các tổ chức doanh nghiệp khác trong cả nước đang dẫn từng bước tiếp cận , đưa tin học vào trong quá trinh sản xuất kinh doanh đặc biệt là trong mục tiêu quản lý kinh tế .Trong quá trình phát triển đi lên của doanh nghiệp không thể phủ nhận sự đóng góp trực tiếp cũng như gián tiếp của một hệ thống thông tin quản lý đủ mạnh . Song song với hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng , thì đòi hỏi một hệ thống thông tin tốt là cần thiết hơn bao giờ hết đối với doanh nghiệp . Bởi vậy , việc nguyên cứu phát triển hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương nói riêng và hệ thống thông tin quản lý nói chung là yêu cầu phù hợp với yêu cầu nội tại của doanh nghiệp . CHƯƠNG III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG MỤC ĐÍCH CỦA PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Mục đích cuối cùng của việc phát triển một hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất . Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống thông tin đang tồn tại , thiết kế một hệ thống mới và thực hiện việc cài đặt nó . Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra một chuẩn đoán về tình hình thực tế nhằm đưa ra một sự đánh giá chính xác nhất về tình hình hiện tại của hệ thốn . Việc phân tích một hệ thống thông tin nhằm tìm ra các nguyên nhân nội tại dẫn đến sự trì trệ của hệ thống đó là các vấn đề về quản lý , các bộ luật mới được ban hành , việc ký kết một hiệp tác mới , đa dạng hoá hoạt động của doanh nghiệp , những yêu cầu mới của nhà quản lý , Sự thay đổi của công nghệ , sự thay đổi sách lược chính trị v.v.v. để xác định chính xác các vấn đề tồn tại của hệ thống để có thể phát triển bổ sung vào một hệ thống mới ưu việt hơn , có khả năng đáp ứng được yêu cầu nội tại của hệ thống . CÁC THÔNG TIN ĐẦU VÀO VÀ ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG 1. CÁC THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA HỆ THỐNG 1.1.Thông tin phục vụ cho việc nhập hồ sơ ban đầu bao gồm các thông tin cơ bản sau : Mã cán bộ Họ và tên Giới tính Ngày sinh Quê quán Địa chỉ Dân tộc Tôn giáo Trình độ Chức vụ Biên chế Năm vào làm việc Bậc lương Phụ cấp Hệ số lương Ngày lên lương Đảng / đoàn Tên bố Tuổi bố Nghề bố Tên mẹ Tuổi mẹ Nghề mẹ Vợ chồng Nghề nghiệp Các thông tin về chức vụ bao gồm : Mã chức vụ Chức vụ Các thông tin về học hàm bao gồm : Mã học hàm Học hàm Các thông tin về Trình độ bao gồm : Mã trình độ Trình độ 1.5. Các thông tin về đơn vị bao gồm : Mã đơn vị Tên đơn vị Các thông tin về dân tộc bao gồm : Mã dân tộc Tên dân tộc Các thông tin về ngày công bao gồm : Mã cán bộ Họ và tên Tháng Ngày công Số ngày nghỉ Nghỉ bảo hiểm Tạm ứng BHYT BHXH CÁC THÔNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG : Các thông tin đầu ra được trình bày dưới dạng các báo cáo bao gồm các loại : Báo cáo chấm công Báo cáo hồ sơ từng đơn vị Báo cáo lương chi tiết Báo cáo lương Báo cáo tạm ứng Báo cáo phụ cấp 3. BẢNG TỔNG QUAN VỀ ĐẦU VÀO VÀ ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG : Các chứng từ , hoá đơn Hồ sơ gốc Chức vụ Trình độ Đơn vị Học hàm Dân tộc Ngày công Các báo cáo : Báo cáo chấm công Báo cáo hồ sơ từng đơn vị Báo cáo lương chi tiết Báo cáo tạm ứng Báo cáo phụ cấp Báo cáo lương Các chứng từ , hoá đơn khác Các báo cáo liên quan khác Quản lý lao động tiền lương Vào Vào Ra Ra MÔ HÌNH HOÁ DỮ LIỆU ( ERD ) : Nhân viên Phòng Ban Lao động tiền lương Lãnh đạo Báo cáo Y/cầu Có Y/cầu Xử lý Các bộ phận khác SƠ ĐỒ LUỒNG THÔNG TIN ( BFD ) : Thời điểm Phòng tổ chức lao động Hệ thống xử lý Lãnh đạo và các bộ phận khác Cập nhập chứng từ vào file dữ liệu Tiền lương In ra các báo cáo In ra các báo cáo Các hoá đơn chứng từ Phát sinh hoá đơn chứng từ Yêu cầu của lãnh đạo phòng và đơn vị SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU ( DFD ) : Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh : BAN LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ LƯƠNG Nhập hồ sơ NHÂN VIÊN Xử lý hồ sơ Báo cáo Yêu cầu Nhìn vào sơ đồ ngữ cảnh ta thấy mỗi cơ quan thành lập đều phải có đủ các thành viên từ lãnh đạo đến nhân viên tạo thành một hệ thống xuyên suốt . Mỗi cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các thông tin về cá nhân cũng như các thông tin về tiền lương . Bộ phận quản lý lao đông tiền lương sẽ cập nhập các thông tin về lao động tiền lương một cách đầy đủ chính xác . Ngược lại sẽ huỷ bỏ thống tin về lao động tiền lương của một cá nhân hoặc đơn vị khi có yêu cầu . Khi lãnh đạo hoặc các bộ phận khác yêu cầu được biết thông tin về một thành viên nào đó hay bản báo cáo tổng hợp chung của toàn doanh nghiệp trong lĩnh vực lao động tiền lương hoặc một thông tin gì khác liên quan thì cán bộ phòng tổ chức cần tra cứu xem xét và gửi báo cáo cho cấp trên Sơ đồ luồng ngữ cảnh ngư trên chỉ là tổng quát , khi có các vấn đề khác phát sinh đặt ra thì sơ đồ ngữ cảnh như trên chưa vạch ra được chi tiết vấn đề . Bởi vậy , yêu cầu đặt ra cần phải có một sơ đồ ngữ cảnh mức 1 và dưới 1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1: Sơ đồ ngữ cảnh mức 1 gồm các chức năng : Chức năng cập nhập thông tin về hồ sơ cán bộ công nhân viên về nhận công tác hoặc thiên chuyển công tác , nhập hồ sơ mới hoặc huỷ hồ sơ Chức năng cập nhập thông tin về tiền lương , tiền tạm ứng , nâng lương , hệ số lương , ngày công , BHYT, BHXH và các vấn đề khác liên quan đến tiền lương Chức năng tìm kiếm thông tin liên quan đến một cá nhân trong lĩnh vực lao động tiền lương Chức năng tổng hợp , thống kê và báo cáo để đảm bảo tính đầy đủ chính xác Nhân viên 1.0 Cập nhập hồ sơ 2.0 Cập nhập thông tin Các file dữ liệu Dữ liệu qua xử lý 3.0 Tìm kiếm 4.0 Tổng hợp thống kê Lãnh đạo SƠ ĐỒ CẤU TRÚC DỮ LIỆU ( DSD ) Tiến hành xác định các kiểu thực thể và các thuộc tính của thực thể : Căn cứ vào các thông tin đầu vào và đầu ra của hệ thống ta xét tạm thời các kiểu thực thể sau : * Kiểu thực thể Hồ sơ gốc bao gồm các thuộc tính : Mã cán bộ Họ và tên Giới tính Ngày sinh Quê quán Địa chỉ Dân tộc Tôn giáo Trình độ Chức vụ Biên chế Năm vào làm việc Bậc lương Phụ cấp Hệ số lương Ngày lên lương Đảng / đoàn Tên bố Tuổi bố Nghề bố Tên mẹ Tuổi mẹ Nghề mẹ Vợ chồng Nghề nghiệp * Kiểu thực thể chức vụ bao gồm các thuộc tính : Mã chức vụ Chức vụ * Kiểu thực thể Học hàm bao gồm các thuộc tính : Mã học hàm Học hàm * Kiểu thực thể trình độ bao gồm các thuộc tính : Mã trình độ Trình độ * Kiểu thực thể đơn vị bao gồm các thuộc tính : Mã đơn vị Tên đơn vị *Kiểu thực thể dân tộc bao gồm các thuộc tính : Mã dân tộc Tên dân tộc * Kiểu thực thể ngày công bao gồm các thuộc tính : Mã cán bộ Họ và tên Tháng Ngày công Số ngày nghỉ Nghỉ bảo hiểm Tạm ứng BHYT BHXH Sơ đồ cấu trúc dữ liệu ( DSD ) : Tôn giáo # Mã cán bộ #Mã tôn giáo Đơn vị # Mã cán bộ #Mã đơn vị ……….. Hồ sơ gốc # Mã cán bộ #Mã tôn giáo ……….. Trình độ # Mã cán bộ #Mã trình độ ……….. Chức vụ # Mã cán bộ #Mã chức vụ ……….. #Mã cán bộ #Mã ngày công Xác định các quan hệ thực thể trong hệ thống : CHƯƠNG IV : THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG I . KHÁI NIỆM VỀ PHƯƠNG PHÁP THIẾT KẾ TOP DOWN DESIGN Là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên nguyên tắc module hoá . Trước hết người ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu , bao quát được toàn bộ bài toán . Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn , tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới GIỚI THIỆU CHUNG VỀ THIẾT KẾ GIAO DIỆN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG Giai đoạn thiết kế là giai đoạn xác định một cách chi tiết và chính xác những gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được mục tiêu thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ những ràng buộc của môi trường Có nhiều kiểu thiết kế đã được tạo ra nhằm phục vụ cho giao diện người máy . Mỗi kiểu đều có những tính năng và khả năng khác nhau . Song điều quan trọng nhất là phải phù hợp với nhiệm vụ được giao và với người sử dụng – người sẽ trực tiếp đối thoại với máy . Các chỉ tiêu quan trọng để đánh giá trong khi thiết kế giao diện người máy là : Dễ đọc : các giao diện và các chức năng phải dễ đọc . Tức là các lệnh và các chức năng phải chặt chẽ với thuật ngữ , quy trình thủ tục và dạng thức mà người ta đã quen dùng Dễ sử dụng : Giao diện đó phải có khả năng phù hợp , dễ sử dụng ngay cả đối với những người thiếu kinh nghiệm Tốc độ thao tác ; Giao diện phải có có được hiệu quả hạn định của các bước thao tác , ấn nút và thời gian trả lời Mức độ tinh vi : Phạm vi của chức năng được hạn định Kiểm soát : Người sử dụng phải luôn luôn kiểm soát được hoạt động của hệ thống . Tức là phải biết và can thiệp được vào hệ thống đang làm , có thể ra lệnh Dễ phát triển : Phải đạt được kết quả như mong muốn khi phát triển các yêu cầu Kỹ thuật : Phải đảm bảo hệ thống được che khuất phần kỹ thuật ở bên trong Mức độ hiển thị thông tin : Phải cung cấp được những thông tin , tư liệu trơn giúp được trên màn hình song cũng cần phải giảm thiểu được khối lượng thông tin người dùng cần phải ghi nhớ khi sử dụng hệ thống Các quy ước đồ hoạ : Cần phải tuân thủ các quy ước , quy định về đồ hoạ , đối tượng trên màn hình , trên giấy . Đối với người sử dụng chương trình thông thường giao tiếp với máy tính thông qua thiết bị vào ra như sau : Thiết bị vào : Bàn phím , chuột Thiết bị ra : Màn hình , máy in Trong đó , phần giao tiếp quan trọng nhất đối với các thiết bị vào ra đó chính là màn hình và bàn phím . Thiết kế màn hình : Thiết kế màn hình nhằm đảm bảo các yêu cầu : Phải kiểm soát được các thông tin ra màn hình Hạn chế hoặc mở rộng các thông tin trên màn hình Khi thiết kế nên đưa ra các danh sách một cách chi tiết giúp cho người dùng có được sự lựa chọn dễ dàng Màn hình chính của chương trình này đáp ứng được các yêu cầu cơ bản đặt ra khi thiết kế màn hình . Giao diện màn hình thiết kế gồm các màn hình sau : Màn hình Logo giới thiệu chương trình với các nút lệnh đăng nhập hay huỷ bỏ Màn hình chính chính của chương trình , đây là cửa sổ lớn để chứa toàn bộ màn hình dùng để chứa các màn hình con về nhập liệu , tìm kiếm , sửa đổi số liệu . Việc sử dụng màn hình chính của chương trình có thuận lợi là giúp cho người sử dụng có thể lựa chọn hoặc mở nhiều cửa sổ con một cách đồng thời . Các cửa sổ con đều hiện bên trong cửa sổ chính và chỉ mất đi khi người dùng thối kích hoạt nó hạc đóng màn hình chính . điều đó cho phép người sử dụng có thể lựa chọn cửa sổ làm việc một cách linh hoạt và nhanh chóng . Các cửa sổ con được sử dụng để giải quyết các vấn đề chính theo từng chức năng nhỏ của hệ thống . Các màn hình con được sử dụng với các chức năng khác nhau nhưng lại có cách bố trí , trình bày giống nhau , đồng thời chúng có mối quan hệ thống nhất xuyên suốt về mặt chức năng . Ngoài ra khi thiết kế màn hình giao diện các nguyên tắc thiết kế đầu ra của màn hình cũng được áp dụng . Mỗi màn hình đều có một tên tiêu đề . Các phần tử thông tin được sắp xếp theo một trật tự nhất định giúp cho người dùng dễ dàng truy nhập , sử dụng cũng như thoát khỏi màn hình . Mỗi màn hình đều được trình bày một cách khoa học dễ nhìn , dễ phân biệt từng đối tượng Thiết kế bàn phím : Bàn phím sử dụng trong phần mềm vẫn tuân thủ các nguyên tắc như sử dụng các phần mềm thông dụng nhất . Đó là việc thiết kế theo loại bàn phím Windows có trên một trăm phím chức năng . Thiết kế thực đơn : Trong khi thiết kế giao diện người máy , ngoài việc thiết kế bàn phím , màn hình thì một v