Chuyên đề Phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự

nh chất khác nhau của hệ thống và ta phân rã mô hình cho phù hợp. >Các phích logic Phích xử lý logic Phích luồngdữ liệu Phích phần tử thông tin Phích kho dữ liệu Phích tệp dữ liệu +> Phích xử lý logic : Tên xử lý : Mô tả : Tên DFD có liên quan : Các luồng dữ liệu vào : Các luồng dữ liệu ra : Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng : Mô tả logic của xử lý : +> Phích luồng dữ liệu : Tên luồng : Mô tả : Tên DFD có liên quan : Nguồn : Đích : Các phần tử thông tin : +> Phích phần tử thông tin : Tên phần tử thông tin : Loại : Độ dài : Tên DFD có liên quan : Các giá trị cho phép : +> Phích kho dữ liệu : Tên kho : Mô tả : Tên DFD có liên quan : Các xử lý có liên quan : Tên sơ đồ cấu trúc dữ liệu có liên quan : +> Phích tệp dữ liệu : Tên kho : Mô tả : Tên DFD có liên quan : Các phần tử thông tin : Khối lượng ( bản ghi, ký tự ) : 2.2.>Ngôn ngữ cấu trúc dùng để mô tả xử lý logic trên phích xử lý. Ngôn ngữ này chứa các động từ như : đọc , ghi, sắp xếp, chuyển sang, trộn, cộng trừ, nhân, chia, hãy thực hiện, ... Các phép toán số học và logic thường dùng. Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ được dùng để mô tả dữ liệu trong từ điển hệ thống. Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và tính từ . Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các câu: *. Tiếp theo ( Sequence) *.Nếu ... thì... * Nếu ...thì...Nếu không thì... * Trong khi mà ... * Cho đến khi... * Câu phức hợp Bắt đầu...Kết thúc. * Theo các trường hợp. Ngôn ngữ cấu trúc tiếng Anh cũng có thể dùng khi thiết kế. Ngôn ngữ này chứa các động từ như: Read, Write,Sort, Move, Merge, Add, Substract, Multiply, Divison, Do ... Các phép toán số học và logic thường được dùng. Ngôn ngữ cũng dùng các danh từ đựơc dùng để mô tả dữ liệu trong từ điển hệ thống. Ngôn ngữ cấu trúc không dùng các trạng từ và tính từ. Ngôn ngữ cấu trúc chỉ dùng các cấu trúc sau đây để viết các câu. *.Tiếp theo ( Sequence) *.If ...Then... *.If ...Then...Else *.While ... Do ... *.Repeat ...Until... *.Câu phức hợp : Begin...End. *.Case ...of 2.3.Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD. *.Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng dữ giữa xử lý và kho dữ liệu. *.Dữ liệu chứa trên hai vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. *.Xử lý luôn phải được đánh mã số. *.Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau *.Tên cho xử lý phải là một động từ. *.Xử lý buộc phải thực hiện một biến đồi dữ liệu.Luồng vào phải khácvới luồng ra từ một xử lý. *.Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân ra tiếp. *.Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD. *.Tất cả các xử lý trên một trang DFD phải thuộc cùng một mức phân rã. *.Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing) của DFD. *.Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý logic trong từ điển hệ thống. Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích thiết kế HTTT. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống. Những công cụ này được phần lớn các phân tích viên sử dụng vơi một mức độ khác nhau , bất luận quy mô dự án lớn hay nhỏ cũng như kích cỡ tổ chức to hay nhỏ .Ngày nay một số công cụ được tin học hoá , vì vậy có nhiều phần mềm cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống. Một số phần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống.Tuy nhiên , các công cụ chỉ giúp các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặc mối liên quan giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện lỗi trên sơ đồ đó vẫn thuộc trách nhiệm nhà phân tích. II.2 Các khái niệm cơ bản trong thiết kế cơ sở dữ liệu. *. Thực thể (Entity) : Thực thể trong mô hình logíc dữ liệu được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực mà ta muốn lưu trữ thông tin về chúng. Một thực thể có thể là:Nhân sự (công nhân viên,khách hàng, sinh viên) Tổ chức ( nhà cung cấp,doanh nghiệp cạnh trang) ; Nguồn lực hữu hình ( tiền bạc , xe cộ, máy móc ). Vấn đề quan trọng là cần phải hiểu rằng, khái niệm thực thể cho một sự liên tưởng tới một tập hợp các đối tượng có cùng các đặc trưng, chứ không phải một đối tượng riêng biệt. *.Kiểu thực thể: Kiểu thực thể là một tập hợp nhiều thực thể cùng loại được mô tả bằng những đặc trưng giống nhau *.Liên kết (association ). Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác . Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Cũng có thể gọi là có quan hệ qua lại vơi nhau.Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. *.Kiểu liên kết: Kiểu liên kết là một tập hợp nhiều liên kết cùng loại. Giữa các thực thể, có thể tồn tại nhiều mối liên kết, mỗi mối liên kết xác định một tên duy nhất. Biểu diễn các liên kết bằng các đoạn thẳng nối giữa hai kiểu thực thể, kiểu liên kết còn là sự xác định có bao nhiêu thể hiện của kiểu thực thể này có thể kết hợp với bao nhiêu thể hiện của thực thể kia. Các loại liên kết: + Liên kết một - một: Giả sử có hai kiểu thực thể A và B, giữa chúng có quan hệ một-một nếu như một thực thể trong kiểu thực thể A đều có tương ứng một thực thể trong kiểu thực thể B và ngược lại. Xét cho các thực thể đưa ra trong hệ thống ta không có các mối liên kết một-một giữa các kiểu thực thể B A +Liên kết một - nhiều: Giữa hai kiểu thực thể A và B có liên kết một - nhiều nếu như một thực thể trong A tương ứng với nhiều thực thể trong B. Ngược lại một thực thể của B tương ứng duy nhất một thực thể của A. B A + Liên kết nhiều - nhiều: Hai thực thể A và B có quan hệ nhiều- nhiều với nhau nếu một thực thể trong B có nhiều thực thể trong A và ngược lại. B A *.Thuộc tính :Sau khi xác định được kiểu thực thể và thực thể thì ta phải xét đến những thông tin nào cần thiết phải được lưu giữ cho mỗi thực thể. Thuộc tính đặc trưng của thực thể biểu diễn bằng các trường hoặc cột trong bảng. *Mô hình quan hệ : Đây là một phần của cách tiếp cận quan hệ của hệ thống. Qua việc xây dựng mô hình dữ liệu quan hệ người ta tiếp cận với việc phân tích dữ liệu cho hệ thống. Trong phần này sẽ đề cập hai vấn đề: Xác định thuộc tính Chuẩn hoá dữ liệu + Xác định các thuộc tính. Để phân tích dữ liệu cho hệ thống cần dựa vào ba nguồn cung cấp cơ bản để lấy được chi tiết về những thuộc tính của các thực thể trong hệ thống: -Từ tri thức của chính bản thân mình về thực tế công việc chung trong lĩnh vực mình đang nghiên cứu mà dự đoán các thuộc tính trong một thực thể. - Từ người tiếp xúc phỏng vấn. - Từ việc xem xét các bảng biểu, tài liệu liên quan đến lĩnh vực đang nghiên cứu. + Chuẩn hoá các thực thể. Khái niệm: Chuẩn hoá là quá trình phân tích chuyển hoá các thực thể thành một dạng mà tối thiểu việc lặp lại, không dư thừa dữ liệu và đảm bảo đầy đủ. Có ba dạng chuẩn hoá dữ liệu: Chuẩn hoá mức 1: Trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Gắn thêm cho nó một cái tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh vào danh sách gốc. Chuẩn hoá mức 2: Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không phải phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khóa thành một danh sách con mới. Lấy bộ phận khoá đó làm khoá cho danh sách mới.Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp với nội dung của thuộc tính trong danh sách. Chuẩn hoá mức 3: Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào 2 danh sách chứa quan hệ Z,Y và danh sách chứa quan hệ Y và X II.3 :Giới thiệu ngôn ngữ sử dụng. 1.Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Microsoft Access là một trong 4 trình ứng dụng quan trọng của Microsoft Office (đó là :Winword,Excel,Access,Powerpoint)dùng cho công tác văn phòng và quản lý.Do đó việc cài đặt,sử dụng và khai thác cũng tương đối dễ dàng và quen thuộc với hầu hết người dùng máy tính ở Việt nam. Để thiết kế được quản lý cần phải đưa ra được các câu trả lời:Quản lý cái gì? Những thông tin nào cần thiết để mô tả đối tượng quản lý? Vạch ra những yêu cầu cụ thể của công việc quản lý như đưa ra danh sách những đối tượng như thế nào? Những thông tin nào báo cáo nào tháng,báo cáo năm…. Công việc đầu tiên của người làm chương trình là thiết kế các bảng dữ liệu ban đầu. Để thiết kế được đòi hỏi phải xác định được các trường(tên cột): - Một bảng Access được hiểu như sau:Các cột là tên các trường(field name), còn các dòng dùng để mô tả bản ghi (record) - Trường(fields) cần mô tả rõ 2 thông tin :Fields Name và Type - Type(loại dữ liệu) quy định trường này nhận giá trị dữ liệu là số hay chữ,ngày tháng hay logic… *.Cấu trúc 1 file dữ liệu trên Access -Loại file là MBD -Một file cơ sở dữ liệu Access bao gồm 6 thành phần cơ bản. Đó là Table, Query, Form, Report, Macro,Module. -Table(bảng số liệu cơ bản): Là thành phần cơ bản của dữ liệu Access, là đối tượng quan trọng nhất vì nó là dữ liệu nguồn để Access chuyển đến các đối tượng khác. Trong 1 Table tổ chức các dữ liệu trên nhiều dòng, mỗi một dòng ứng với một đối tượng duy nhất gọi là bản ghi(Record), mỗi bản ghi được thể hiện trên nhiều cột ứng với các thông tin chi tiết về đối tượng gọi là trường(Fields). Như vậy có thể nói rằng,khái niệm về Table tương tự như khái niệm file DBF(Database file) trong Foxpro.Trong Access tất cả các dữ liệu ban đầu được lưu trữ trong Table, từ các Table này dữ liệu mới được chuyển sang các phần khác như Query, Form…để khai thác ứng dụng. Ngoài ra một đối tượng quan trọng trong khi thiết kế file cơ sở dữ liệu là quan hệ giữa các bảng(Relationship). Nó là đối tượng dùng để liên kết các bảng với nhau, tạo nên sự thống nhất dữ liệu trong toàn bộ file cơ sở dữ liệu. *.Các loại dữ liệu được mô tả trong Access - Text:Chứa bất kỳ ký tự gì cũng được,độ dài tối đa là 255 ký tự.Thường dùng để mô tả các trường họ tên,quê quán,địa chỉ,tên vật tư…. - Memo:Kiểu dữ liệu ký ức,là một đoạn văn dài ,chứa bất kỳ nội dung nào,có thể dài đến 32000 ký tự. Loại dữ liệu này thường để mô tả các loại dữ liệu như trong quá trình công tác, quá trình tham gia cách mạng, các đặc điểm nhận dạng khác, mô tả thêm về vật tư… - Number: Chứa các giá trị số,thường áp dụng cho các loại trường số . - Date/Time: Chứa dữ liệu kiểu ngày tháng ,giờ…thường áp dụng cho việc quy định loại dữ liệu cho các trường như ngày sinh, ngày quá hạn,ngày làm thẻ… - Curency: Quy định các loại tiền tệ,áp dụng cho các loại trường tiền tệ(giá trị mặc định trong máy là Dolars) - Yes/No: Chứa giá trị logic (True) hay (False) tức là có hay không đúng hay sai…Thường áp dụng cho các trường giới tính, Đảng… - OLE Object: Đối tượng nhúng từ các loại dữ liệu khác.Ví dụ 1 bức tranh,1 hình ảnh,1 tài liệu từ Winword hay từ 1 công thức toán học…áp dụng tính chất này trong bài toán quản lý thư viện, người ta quét ảnh của những đối tượng quản lý qua máy quét(Scaner) lưu dưới dạng file(*.jpg) từ đây nhúng vào nội dung các bản ghi, do đó có thể in ra được các hình ảnh của đối tượng kèm theo những thông tin của đối tượng qua các bản ghi. 2.Giới thiệu ngôn ngữ lập trình Visual Basic. Visual basic là một ngôn ngữ soạn thảo chương trình hoàn thiện và hoạt động theo kiểu điều khiển bởi sự kiện(Event – Driven programming language)nhưng lại giống ngôn ngữ soạn thảo chương trình có cấu trúc( Structured programming language). Theo Bill Gates đã mô tả Visual basic như một “công cụ vừa dễ lại vừa mạnh để phát triển các ứng dụng Windows bằng Basic” điều này dường như chưa đủ để minh chứng cho tất cả những phô chương trên, trừ khi bạn hiểu ra rằng hiện đang có hàng chục triệu người đang sử dụng Microsoft Windows. Visual Basic đã từng nhanh hơn, mạnh hơn và thậm chí dễ dùng hơn Visual Basic 1.0. Visual Basic 3 bổ sung các cách thức đơn giản để điều khiển các cơ sở dữ liệu mạnh nhất sẵn có. Visual Basic 4 lại bổ sung thêm phần hỗ trợ phát triển 32 bit và bắt đầu tiến trình chuyển Visual Basic thành một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng đầy đủ. Visual Basic 5 đã bổ sung khả năng tạo các tập tin thi hành thực sự, thậm chí có khả năng sáng tạo các điều khiển riêng. Và bây giờ, Visual Basic 6.0 bổ sung một số tính năng ngôn ngữ đã được mong đợi từ lâu, tăng cường năng lực Internet, và có các tính năng cơ sở dữ liệu mạnh hơn. Quả thật, Visual Basic đã trở thành mạnh nhất và trôi chảy nhất chưa từng thấy. Mặt khác, điểm lợi khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và nhân lực so với ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng. Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan, nghĩa là khi thiết kế một chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác, Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích thươc, hình dáng của các đối tượng trong ứng dụng. Một khả năng khác của Visual Basic chính là khả năng kết hợp các thư viện liên kết động DLL( Dynamic Link Library). DLL chính là phần mở rộng cho Visual Basic tức là khi xây dựng một ứng dụng nào đó đã có một số yêu cầu mà Visual Basic chưa đáp ứng đủ, ta viết thêm DLL phụ trợ. Khi viết chương trình bằng Visual Basic, chúng ta phải qua hai bước chính: Thiết kế giao diện ( Visual Programming ) Viết lệnh ( Code Programming ) Nó cũng hỗ trợ các cấu trúc: Cấu trúc IF… THEN …ELSE Các cấu trúc lặp (Loops). Cấu trúc rẽ nhánh ( Select Case ) - Hàm ( Function ) và chương trình con ( Subroutines ) Visual Basic đưa ra phương pháp lập trình mới, nâng cao tốc độ lập trình. Cũng như các ngôn ngữ khác, mỗi phiên bản mới của Visual Basic đều chứa đựng những tính năng mới chẳng hạn Visual Basic 2.0 bổ sung cách đơn giản đê điều khiển các cơ sở dữ liệu mạnh nhất có sẵn, Visual Basic 4.0 bổ sung thêm phần hỗ trợ phát triển 32 bit và chuyển sang ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng đầy đủ, hiện nay ngôn ngữ mới nhất là Visual Basic 6.0 hỗ trợ nhiều tính năng mạnh hữu hạn OLE DB để lập trình cơ sở dữ liệu. Visual Basic có săn các công cụ như: Các hộp văn bản, các nút lệnh, các nút tuỳ chọn, các hộp kiểm tra, các hộp liệt kê, các thanh cuộn, các hộp thư mục và tập tin… có thể dùng các khung kẻ ô để quản lý dữ liệu theo dạng bảng, liên lạc với các ứng dụng Windows khắc, truy nhập các cơ sở dữ liệu gọi chung là điều khiển thông qua công nghệ OLE của Microsoft Hệ trợ giúp trực tuyến đầy đủ, giúp tham khảo nhanh chóng khi phát triển một ứng dụng. Tuy nhiên việc này trên VB 6.0 đòi hỏi phải có CD ROM. Visual Basic còn hỗ trợ việc lập trình bằng cách hiện tất cả tính chất của đối tượng mỗi khi ta định dùng đến nó. Đây là điểm mạnh của ngôn ngữ lập trình hiện đại. Do Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng nên việc thiết kế giao diện rất đơn giản bằng cách đưa các đối tượng vào Form và tiến hành thay đổi một số thuộc tính của các đối tượng đó. 2.1.Form Form là biểu mẫu của mỗi ứng dụng trong Visual Basic. Ta dùng Form (như là một biểu mẫu ) nhằm định vị và sắp xếp các bộ phận trên nó khi thiết kế các phần giao tiếp với người dùng. Ta có thể xem Form như là bộ phận mà nó có thể chứa các bộ phận khác. Form chính của chúng tạo nên giao tiếp cho ứng dụng. Form chính là giao diện chính của ứng dụng, các Form khác có thể chứa các hộp thoại, hiển thị cho nhập dữ liệu và hơn thế nữa. Trong nhiều ứng dụng Visual Basic, kích cỡ và vị trí của biểu mẫu vào lúc hoàn tất thiết kế ( thường mệnh danh là thời gian thiết kế, hoặc lúc thiết kế ) là kích cỡ và hình dáng mà người dùng sẽ gặp vào thời gian thực hiện, hoặc lúc chạy. Điều này có nghĩa là Visual Basic cho phép ta thay đổi kích cỡ và di chuyển vị trí của Form cho đến bất kì nơi nào trên màn hình khi chạy một đề án, bằng cách thay đổi các thuộc tính của nó trong cửa sổ thuộc tính đối tượng ( Properties Windows ). Thực tế, một trong những tính năng thiết yếu của Visual Basic đó là khả năng tiến hành các thay đổi để đáp ứng các sự kiện của người dùng. 2.2.Toolbox ( Hộp công cụ ) Bản thân hộp công cụ này chỉ chứa các biểu tượng biểu thị cho các điều khiển mà ta có thể bổ sung vào biểu mẫu là bảng chứa các đối tượng được định nghĩa săn của Visual Basic. Các đối tượng này đượ sử dụng trong Form để tạo thành giao diện cho các chương trình ứng dụng của Visual Basic. Các đối tượng trong thanh công cụ sau đây là công dụng nhất: 2.2.1. Scroll Ba: (Thanh cuốn) Các thanh cuốn được dùng để nhận nhập liệu hoặc hiện thị kết xuất khi ta không quan tâm đến giá trị chính xác của đối tượng nhưng lại quan tâm sự thay đổi đó nhỏ hay lớn. Nói cách khác, thanh cuộn là đối tượng cho phép nhận từ người dùng một giá trị tuỳ theo vị trí con chạy (Thumb ) trên thanh cuộn thay cho cách gõ giá trị só. Thanh cuốn có các thuộc tính quan trọng nhất là: - Thuộc tính Min: Xác định cận dưới của thanh cuốn - Thuộc tính Max: Xác định cận trên của thanh cuốn - Thuộc tính Value: Xác định giá trị tạm thời của thanh cuốn 2.2.2. Option Button Control ( Nút chọn ) Đối tượng nút chọn cho phép người dùng chọn một trong những lựa chọn đưa ra. Nhự vậy, tại một thời điểm chỉ có một trong các nút chọn được chọn. 2.2.3. Check Box (Hộp kiểm tra ) Đối tượng hộp kiểm tra cho phép người dùng kiểm tra một hay nhiều điều kiện của chương trình ứng dụng. Như vậy, tới một thời điểm thì có nhiều hộp kiểm tra được đánh dấu 2.2.4. Label ( Nhãn ) Đối tượng nhãn cho phép người dùng gán nhãn một bộ phận nào đó của giao diện trong lúc thiết kế giao diện cho chương trình ứng dụng. Dùng các nhãn để hiển thị thông tin không muốn người dùng thay đổi. Các nhãn thường được dùng để định danh một hộp văn bản hoặc một điều khiển khác bằng cách mô tả nội dung của nó. Một công cụ phổ biến nhất là hiển thị thông tin trợ giúp. 2.2.5. Image( Hình ảnh ) Đối tượng Image cho phép người dùng đưa hình ảnh vào Form 2.2.6. Picture Box Đối tượng Picture Box có tác dụng gần giống như đối tượng Image. 2.2.7. Text Box Đối tượng text box cho phép đưa các chuỗi ký tự vào Form. Thuộc tính quan trọng nhất của text box là thuộc tính Text cho biết nội dung hộp Text box. 2.2.8. Command Button ( Nút lệnh ) Đối tượng Command Button cho phép quyết định thực thi một công việc nào đó. 2.2.9. Directory List Box, Drive List Box, File List Box Đây là các đối tượng hỗ trợ cho việc tìm kiếm các tập tin trên một thư mục của ổ đĩa nào đó. 2.2.10. List Box ( Hộp danh sách) Đối tượng List Box cho phép xuất các thông tin về chuỗi. Trên đây là những đối tượng được sử dụng thường xuyên nhất trong phần thiết kế giao diện cho một chương trình ứng dụng của Visual Basic. 2.3.Properties Windows(Cửa sổ thuộc tính) Properties Windows là nơi chứa danh sách các thuộc tính của đối tượng có thể. Các thuộc tính này có thể thay đổi được để phù hợp với yêu cầu về giao diện của các chương trình ứng dụng. 2.4.Project Explorer Do các ứng dụng của Visual Basic thường dùng chung mã hoặc Form đã tuỳ biến trước đó, nên Visual Basic tổ chức các ứng dụng thành các Project. Mỗi Project có thể có nhiều Form sẽ được lưu trữ chung với Form đó trong các tập tin riêng biệt. Mã lập trình chung mà tất cả các Form trong ứng dụng chia sẻ có thể được phân thành các Module khác nhau và cũng được lưu trữ tách biệt, gọi là các Module mã Project Explorer nếu tất cả các biểu mẫu tuỳ biến được và các Module chung, tạo nên ứng dụng của ta. Chương III Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự III.1 Những đặc trưng của hệ thống cũ. Những nhược điểm của hệ thống cũ và khả năng tin học hoá : Như đã nói phần đầu ở ngân hàng nhà nước – nơi em đang thực tập hiện nay đã phần nào được tin học hoá, nhưng do hệ thống đã được xây dựng một thời gian trước đây nên đã không đáp ứng được những yêu cầu ngày càng cao của người sử dụng cũng như mức độ của nhà quản lý. Hiện nay hệ thống vẫn đang được vận hành với mục đích chính là quản lý lương của cán bộ công nhân viên, hay nói cách khác thì hệ thống này hiện nay còn gặp khó khăn trong việc quản lý nhân sự. Vấn đề đặt ra bây giờ là làm sao phát triển một hệ thống có đủ khả năng quản lý đáp ứng được yêu cầu đặt ra cho nhà quản lý : chính xác, nhanh chóng, thuận tiện... Đây là một đơn vị đầu ngành nên nơi đây có đủ điều kiện về con người đó là một đội ngũ cán bộ thạo chuyên môn giỏi về máy tính và tin học. Tất cả các phòng ban trong tổ chức đều được trang bị máy vi tính. Cùng với sự tán thành của ban giám đốc về việc phát triển một hệ thống mới có khả năng quản lý tốt đáp ứng được những yêu cầu trên. III.2 Phân tích thiết kế hệ thống. III.2.1Các yêu cầu của chương trình quản lý nhân sự. III.2.1.1Các qui định chung đối với nhân viên khi gia nhập tổ chức Nhân viên khi tham gia vào tổ chức cần đủ 18 tuổi trở nên. Nhân viên phải có sức khoẻ đầy đủ. Nhân viên phải có đầy đủ thủ tục liên quan III.2.1.2 Đối với phòng tổ chức cán bộ. Trưởng phòng có trách nhiệm toàn bộ trong quản lý nhân viên trong toàn tổ chức và đối với hệ thống cán bộ. Người này có quyền lớn nhất và sẽ trao quyền cho các nhân viên cấp dưới để quản lý. Trưởng phòng trao quyền cho các nhân viên trong phòng ban mình để công tác quản lý thuận tiện hơn. Cập nhật thêm nhân viên, sửa đổi xoá bỏ thông tin nếu thấy cần thiết. Quyết định thuyên chuyển nhân viên sang những công việc khác nhau cho phù hợp với khả năng sở thích hoặc chuyên môn chuyên ngành mà nhân viên được đào tạo. Đưa ra các báo cáo như : lý lịch nhân viên, trích ngang. III.2.1.3 Đối với nhân viên. Nhân viên khi vào làm việc tại công ty phải có đủ thông tin về cá nhân mình và các thông tin liên quan đến gia cảnh, cũng như các thông tin liên quan đến quá trình công tác, quá trình đào tạo để tiện theo dõi kèm theo các bằng, chứng chỉ học, quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, cùng với bản hợp đồng lao động ký cùng tổ chức. III.2.1.4.Đối với các phòng ban khác. Thông báo đầy đủ về nhân viên mình trong quá trình công tác tại tổ chức. Các nhân viên có sự liên kết chặt chẽ với các phòng tổ chức cán bộ ( quản trị nhân sự ) để có sự quan tâm trong quá trình làm việc và hướng đào tạo nhân viên trong chiến lược. III.2.1.5.Thông tin đầu vào của hệ thống. Luồng thông tin vào của hệ thống bao gồm : Hồ sơ về cán bộ công nhân viên: Thông tin đầu vào này do chính cán bộ công nhân viên( CBCNV) của cơ quan cung cấp thông qua bản hồ sơ của mỗi CBCNV. Danh sách phòng ban : Đây là thông tin về phòng ban do lãnh đạo công ty cung cấp. Danh sách chức vụ: là thông tin về các vị trí quản lý trong cơ quan. Thông tin này cũng được cung cấp bởi lãnh đạo của công ty. Danh sách CBCNV trong từng phòng ban : Cho biết những thông tin về số lượng CBCNV trong mỗi phòng ban với họ tên, chức vụ, và một số thông tin khác đi kèm. Thông tin này được cung cấp từ các phòng ban trong cơ quan. Ngoài ra còn một số thông tin đầu vào khác phục vụ cho hệ thống. III.2.1.6.Thông tin đầu ra của hệ thống. Thông tin đầu ra là những thông tin đã xử lý và tông hợp từ các thông tin đầu vào. Thông tin đầu ra chính là kết quả hoạt động của hệ thống. Nó phục vụ cho nhu cầu về thông tin của những người sử dụng hệ thống này và đáp ứng nhu cầu của cơ quan. Thông tin ra càng có chất lượng cao tức là đáp ứng nhu cầu về thông tin người sử dụng, nâng cao hiệu quả quản lý thì càng chứng tỏ hệ thống đã đi đúng quĩ đạo và hoạt động tốt. Trong hệ thống thông tin phục vụ quản lý nhân sự cho cơ quan, thì các thông tin đầu ra giúp ban lãnh đạo của doanh nghiệp theo dõi được các thông tin về cán bộ công nhân viên chức trong từng phòng ban, số lượng CNV, chuyên môn, trình độ, lý lịch, kinh nghiệm làm việc,... của từng CBCNV. Các thông tin đầu ra từ các thông tin đầu vào thu thập được là : Thống kê số lượng CBCNV theo các phòng ban và giới tính. Báo cáo chất lượng CBCNV theo đơn vị bộ phận. Báo cáo tổng hợp thay đổi doanh số CBCNV. Báo cáo tăng, giảm biên chế CBCNV. Lý lịch của CBCNV. Lý lịch trích ngang. Hết hạn hợp đồng. III.2.2Phân tích thiết kế hệ thống. III.2.2.1Mô hình quan hệ thực thể ERD. Có Phòng ban Đào tạo N Có 1 N 1 Có Tin học Chức vụ Có Có 1 N Ngoại ngữ Có Tôn giáo Có Bảo hiểm xã hội 1 Có Dân tộc Nhân viên Có Bảo hiểm y tế 1 N 1 1 1 N 1 Quá trình công tác 1 Có Kỷ luật Có 1 1 N 1 1 1 N Có Lương Được Khen thưởng 1 N N Có Quan hệ gia đình Có N 1 Có Có Loại HĐLĐ Sổ lao động 1 1 1 Hợp đồng LĐ Có Huyện Tỉnh N 1 Có 1 N III.2.2.2 Sơ đồ chức năng hệ thống Quản lý nhân sự QL Sơ yếu lý lịch QL Bảo hiểm Tổng hợp thống kê QL