Chuyên đề Phương hướng hoàn thiện hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật

Cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kê được chuyển vào các Nhật kí chứng từ có liên quan( bảng kê số 4 tổng hợp số phát sinh Có của các TK 152, 153, 154, 334, 338, 621, 622, 627, 631… đối ứng Nợ với các TK 154, 631, 621, 622, 623, 627 và được tập hợp theo từng phân xưởng, bộ phận sản xuất; bảng kê số 5 tổng hợp số phát sinh Có của các TK 152, 153, 154, 334, 621, 622, 627…đối ứng Nợ với các TK 641, 642, 241; bảng kê số 6 dùng để phản ánh chi phí phải trả và chi phí trả trước ). - Sổ cái : là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng hoặc cuối quý. Số phát sinh có của mỗi tài khoản được phản ánh trên Sổ cái theo tổng số lấy từ Nhật kí chứng từ ghi có tài khoản đó, số phát sinh nợ đựơc phản ánh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy từ các Nhật kí chứng từ liên quan. - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết : gồm có các sổ kế toán chi tiết dùng chung cho các tài khoản, sổ theo dõi thanh toán, sổ chi tiết đầu tư chứng khoán, sổ chi tiết tiêu thụ. *. Ưu điểm : Hình thức ghi sổ này kết hợp chặt chẽ việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian với việc hệ thống hoá theo tài khoản, kết hợp giữa hạch toán tổng hợp và chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong một quá trình ghi chép nên số lượng sổ sách ít, tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Với các mẫu sổ in sẵn cùng các chỉ tiêu quản lí kinh tế nhanh chóng giúp lập báo cáo tài chính. *. Nhược điểm : phương pháp ghi sổ phức tạp, số lượng sổ sách nhiều, chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có đội ngũ kế toán trình độ cao, khó áp dụng tin học vào công tác kế toán. *. Điều kiện áp dụng : Vận dụng trong doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng tài khoản sử dụng cũng như các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và đa dạng, trình độ cán bộ quản lí và kế toán cao. *. Sơ đồ trình tự ghi sổ : Chứng từ gốc và các bảng phân bổ (hoá đơn mua VL, CCDC; bảng phân bổ VL; bảng phân bổ tiền lương; bảng phân bổ KHTSCĐ…) Thẻ và sổ kế toán chi tiết ( thẻ kho; sổ chi phí; thẻ tính giá thành..) Bảng kê ( bảng kê 4,5,6 ) Nhật kí chứng từ ( số 7 ) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái( TK 621,622, 627,154…) Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Phần ii : thực trạng hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại xí nghiệp dịch vụ khoa học kĩ thuật I. Tình hình sản xuất kinh doanh tại xí nghiệp dịch vụ khoa học kĩ thuật 1. Quá trình hình thành, xây dựng và phát triển của Xí nghiệp Xí nghiệp dịch vụ khoa học kĩ thuật được thành lập theo quyết định số 28 NL/TCCB – LĐ ngày 11/1/1989 của Bộ trưởng Bộ Năng lượng. Nhiệm vụ chính của Xí nghiệp là tổ chức buôn bán nhỏ các mặt hàng tiêu dùng như : đường, sữa, gạo, vật liệu… Cơ sở vật chất ban đầu của Xí nghiệp là một gian nhà cấp bốn ba gian cùng với số vốn ban đầu là 40 triệu đồng và 40 cán bộ công nhân viên. Xí nghiệp được thành lập khi đất nước mới mở cửa, hoạt động buôn bán quy mô nhỏ với số vốn ban đầu còn ít nên hoạt động sản xuất kinh doanh thường xuyên thua lỗ, đời sống cán bộ công nhân viên gặp rất nhiều khó khăn do đó quy mô hoạt động này chỉ tồn tại hơn một năm. Đứng trước tình hình đó, tập thể cán bộ công nhân viên quyết tâm tìm hướng đi mới cho Xí nghiệp. Xí nghiệp dịch vụ khoa học kĩ thuật được thành lập lại theo quyết định số 1168 NL/TCCB – LĐ ngày 24/6/1993 của Bộ trưởng Bộ Năng lượng ( nay là Bộ Công nghiệp), trên cơ sở Xí nghiệp dịch vụ khoa học kĩ thuật và Xưởng Cơ điện, trực thuộc Công ty Tư vấn xây dựng điện I. Xí nghiệp dịch vụ khoa học kĩ thuật có trụ sở chính đặt tại số 599 đường Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, thành phố Hà Nội. Xí nghiệp là một doanh nghiệp nhà nước, có tư cách pháp nhân, được tổ chức và hoạt động theo luật doanh nghiệp và điều lệ phân cấp quản lí của Công ty tư vấn xây dựng điện I. Xí nghiệp hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có quyền sử dụng tài sản và vốn do công ty giao, có Tài khoản riêng, có con dấu riêng, có quan hệ với Ngân hàng. Tài sản của Xí nghiệp nằm trong khối tài sản chung của công ty, do công ty giao để thực hiện nhiệm vụ. 2. Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật có nhiệm vụ chính là : Xây lắp các công trình điện thuộc lưới điện 35 Kv trở xuống. Gia công chế tạo các cột điện vừa và nhỏ. San nền và làm đường thi công cho các công trình xây dựng Các dịch vụ phục vụ công tác khảo sát thiết kế. Sản xuất vật liệu xây dựng. Tổ chức và thực hiện các dịch vụ xã hội, đời sống 3. Thị trường mua bán hàng của Xí nghiệp Để tồn tại và phát triển, khẳng định vị thế trong nền kinh tế thị trường, ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên Xí nghiệp đã không ngừng nỗ lực tìm kiếm và mở rộng thị trường, tìm đầu ra cho các sản phẩm chế tạo và tham gia đấu thầu để nhận được các công trình xây lắp chất lượng ngày càng cao quy mô ngày càng lớn. Các sản phẩm do xưởng cơ khí của Xí nghiệp sản xuất như cột thép, xà đỡ, cột bê tông, sứ cách điện,vật liệu xây dựng; một phần cung cấp cho hoạt động sản xuất của Xí nghiệp, còn lại bán cho các đơn vị khác. Các công trình xây lắp thiết kế của Xí nghiệp nhận được từ nhiều nguồn : công ty trực tiếp giao, từ các dự án xây dựng của ngành điện thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước, và chủ yếu do Xí nghiệp tự tham gia đấu thầu. Các công trình do Xí nghiệp đấu thầu nhận được có quy mô ngày càng lớn như công trình khảo sát thiết kế Sơn La – Mường Lầm; công trình xây lắp Thượng Phong - Sơn La; công trình xây lắp Tiểu khu 7 Hát Lót; công trình xây lắp Mộc Châu – Vạn Yên… 4. Tình hình kinh tế tài chính, lao động tại Xí nghiệp Qua hơn mười năm thành lập và hoạt động, Xí nghiệp đã dần dần phát triển, tạo dựng vị trí vững chắc trong ngành xây lắp điện, nguồn vốn của Xí nghiệp ngày càng tăng, điều kiện làm việc của cán bộ công nhân viên được cải thiện rõ rệt. Điều đáng nói là khẳ năng tiếp cận thị trường nhạy bén, quy mô kinh doanh mở rộng, thu hút các nhà đầu tư và tìm kiếm đấu thầu xây dựng trong môi trường của Xí nghiệp đã và đang đựơc kiểm định bằng một loạt các công trình xây lắp có quy mô lớn, chất lượng cao như Đường dây 35 Kv Gia Phù – Vạn Yên, trạm 110 Kv Vân Đình… Dưới đây là một số chỉ tiêu về TS và NV của Xí nghiệp qua 2 năm : ĐV : đồng Tài Sản Năm 2004 2005 + / - % TSLĐ và đầu tư ngắn hạn 54.167.501.119 63.759.939.257 9.592.438.138 17,7 TSCĐ và đầu tư dài hạn 6.157.287.907 7.353.116.753 1.195.828.486 19,4 Tổng TS 60.324.789.026 71.113.056.010 10.788.266.984 17,9 Nguồn Vốn NPT 52.985.738.049 62.673.245.241 9.687.507.192 18,3 VCSH 7.339.050.977 8.439.810.769 1.100.759.792 15 Tổng NV 60.324.789.026 71.113.056.010 10.788.266.984 17,9 Tài sản và nguồn vốn của Xí nghiệp tăng dần theo các năm thể hiện tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp ngày càng phát triển, quy mô Xí nghiệp càng được mở rộng cả về số lượng CBCNV và thể hiện ở các chỉ tiêu tiền lương bình quân CBCNV, doanh thu, lợi nhuận… Dưới đây là một số chỉ tiêu về tình hình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong 3 năm trở lại đây. Năm Tổng số CBCNV Tiền lương bình quân(đ/người/tháng) Doanh thu (đồng) Lợi nhuận (đồng) 2003 110 1.918.467 53.718.567.211 1.341.518.013 2004 118 2.113.290 58.321.848.448 1.598.135.745 2005 129 2.358.256 67.213.036.013 1.878.023.176 5.Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Với đặc thù là một doanh nghiệp xây lắp, nên sản phẩm cơ bản của Xí nghiệp chính là các công trình xây lắp điện và các sản phẩm khảo sát thiết kế công trình xây lắp. Các công trình do Xí nghiệp đảm nhận có được từ nhiều hình thức như do công ty giao, các công trình nhận từ các dự án thuộc nguồn vốn ngân sách và do Xí nghiệp tự tìm qua hình thức đấu thầu. Sản phẩm của Xí nghiệp chia làm hai loại chính là công trình xây lắp và công trình khảo sát thiết kế. Quy trình hoàn thành một công trình xây lắp của Xí nghiệp nhận được trải qua hai giai đoạn cơ bản đó là : Giai đoạn 1 : Giai đoạn kí hợp đồng Trong giai đoạn này bên A là bên chủ đầu tư và bên B là Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật sẽ thảo luận để thông qua bản hợp đồng, trong đó có các điều khoản cơ bản như khối lượng công trình, quy cách phẩm chất kỹ thuật, chủng loại vật tư thiết bị lắp đặt, thời gian bàn giao, hình thức và thời hạn thanh toán … Giai đoạn 2 : Giai đoạn triển khai Bên B sẽ nhận hồ sơ thiết kế và dự toán của công trình, nhận mặt bằng thi công. Tiếp theo bên B sẽ triển khai thi công bao gồm các công việc như :tiến hành phân bổ các hạng mục cho các đội xây lắp, thuê thêm công nhân tại các khu lân cận để tiết kiêm chi phí, mua sắm nguyên vật liệu, các thiết bị cần lắp đặt chuyển đến chân công trình…Trong quá trình thi công bên A là bên chủ đầu tư sẽ cử cán bộ xuống nghiệm thu từng phần công trình cùng với giám sát của bên thiết kế. Khi công trình hoàn thành bên A xuống nghiệm thu toàn bộ công trình và lập biên bản nghiệm thu khối lượng, sau đó lập hồ sơ quyết toán khối lượng và thanh toán cho bên B theo đúng điều khoản đã ghi trong hợp đồng. Đối với công trình khảo sát thiết kế thì quy trình hoàn thành đơn giản hơn nhưng cũng bao gồm hai giai đoạn là giai đoạn kí hợp đồng và giai đoạn triển khai. Trong giai triển khai, các nhân viên phòng thiết kế sẽ dựa vào hồ sơ sản phẩm của bên A để khảo sát thiết kế các công trình và lập dự toán cho công trình. 6. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí của Xí nghiệp Với phương châm tổ chức bộ máy quản lí gọn nhẹ mà hiệu quả, phù hợp với cơ chế thị trường, đúng luật và phù hợp với ngành điện, bộ máy quản lí của Xí nghiệp được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Giám đốc Xí nghiệp là người trực tiếp chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lí và các bộ phận khác. Giám đốc Xí nghiệp : Là người điều hành sản xuất kinh doanh toàn Xí nghiệp, do cấp trên uỷ nhiệm; chịu trách nhiệm trước nhà nước, trước công ty và trước toàn thể cán bộ công nhân viên của toàn Xí nghiệp về mọi hoạt động của Xí nghiệp . Dưới giám đốc là hai phó giám đốc Phó giám đốc 1 : Trực tiếp quản lí các đội xây lắp điện 1,2,3 và phòng thiết kế, ngoài ra phó giám đốc 1 còn phụ trách về mặt kỹ thuật. Phó giám đốc 2 : Trực tiếp quản lí các đội xây lắp 4,5,6 và Xưởng cơ khí , ngoài ra phó giám đốc 2 còn phụ trách về mặt hành chính. Các công việc cụ thể do các phòng ban chuyên môn thực hiện. Các phòng ban được phân công theo chức năng và nhiệm vụ như sau : Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng thực hiện công tác pháp chế hành chính quản trị và đời sống; tổ chức cán bộ, đào tạo, lao động tiền lương, bảo vệ thanh kiểm tra và quốc phòng toàn dân cùng một số chức năng khác. Phòng kế hoạch kĩ thuật : Giúp giám đốc quản lí và điều hành công việc trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh và quản lí vật tư, thiết bị thi công, quản lí kĩ thuật, khảo sát thiết kế, thi công xây lắp, kĩ thuật an toàn vệ sinh công nghiệp, chất lượng sản phẩm , thông tin nghiên cứu khoa học kỹ thuật. Phòng tài chính kế toán : Giúp giám đốc điều hành và quản lí trong lĩnh vực tài chính, kế toán; thay mặt giám đốc giám sát và phản ánh toàn bộ qúa trình sản xuất kinh doanh thông qua các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cung cấp thông tin cần thiết để giám đốc nắm được tình hình kinh doanh và tài sản của Xí nghiệp để có những biện pháp định hướng nhằm nâng cao năng lực, hiệu quả quản lí và sản xuất kinh doanh cuả Xí nghiệp. Phòng thiết kế : Trực tiếp khảo sát thiết kế các công trình do Giám đốc Xí nghiệp giao. Các đội xây lắp điện : Là đơn vị sản xuất trực thuộc Xí nghiệp, hoạt động theo chế độ hạch toán nội bộ, thực hiện chế độ khoán, hàng quý báo cáo quyết toán với Xí nghiệp. Xưởng cơ khí : Là đơn vị trực thuộc Xí nghiệp, hoạt động theo chế độ hạch toán phân xưởng, có trách nhiệm gia công chế tạo các sản phẩm cơ khí như các loại cột thép, xà đỡ tiếp địa và tổ chức thi công xây lắp các công trình do Xí nghiệp giao. Mỗi đơn vị phòng ban đều có chức năng riêng, song mục đích cuối cùng là nhằm phục vụ sản xuất và lợi ích của cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp. II. Tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp. 1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán. Phòng kế toán thực hiện công tác kế toán chung của Xí nghiệp, tại các đội xây lắp các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất trực tiếp phát sinh ở đội mình, định kì nộp báo cáo chi phí sản xuất và tính giá thành của các công trình và các báo cáo khác lên phòng tài chính kế toán Xí nghiệp. Kế toán Xí nghiệp tập hợp chi phí sản xuất xác định kết quả kinh doanh, xác định nghĩa vụ với nhà nước và báo cáo lên cấp trên có liên quan. Giữa Xí nghiệp và các đơn vị trực thuộc hạch toán theo cơ chế khoán gọn nhưng các đơn vị trực thuộc không xác định kết quả riêng, lợi nhuận được phân bổ theo quy định của Bộ tài chính. Cơ cấu bộ máy kế toán và nhiệm vụ : Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán : Là người lãnh đạo trực tiếp về mặt nghiệp vụ của toàn bộ kế toán Xí nghiệp. Kế toán trưởng có nhiệm vụ chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong Xí nghiệp. Kế toán trưởng giúp Giám đốc chấp hành các chế độ về quản lí và sử dụng tài sản, chấp hành kỷ luật về lao động, về sử dụng quỹ tiền lương, quỹ phúc lợi cũng như việc chấp hành các kỉ luật tài chính, tín dụng thanh toán. Ngoài ra, kế toán trưởng còn giúp giám đốc tập hợp các số liệu kinh tế, tổ chức phân tích các số liệu kinh doanh, phát hiện ra các khẳ năng tiềm tàng, thúc đẩy việc thực hiện các chế độ hạch toán kế toán trong công tác, bảo đảm cho hoạt động của Xí nghiệp thu được hiệu quả cao. Phó phòng kế toán: Có nhiệm vụ đôn đốc nhân viên và xử lí các công việc khác của kế toán trưởng, lập các kế hoạch tài chính, huy động nguồn vốn nhằm đảm bảo sử dụng nguồn vốn hợp lí và tiết kiệm, quản lí các đội sản xuất. Ngoài ra phó phòng kế toán còn kiêm theo dõi kế toán tài sản cố định , tiền lương. Khi có biến động về tài sản cố định, kế toán căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ đồng thời ghi sổ các tài sản liên quan. Định kì, căn cứ vào tỉ lệ khấu hao quy định cho từng loại tài sản, kế toán tiến hành trích khấu hao và báo nợ cho các đơn vị trực thuộc để lập các báo cáo về tài sản cố định. Theo dõi, trích lập các quỹ :BHXH, BHYT, KPCĐ, tính và theo dõi các nguồn lương, phân bổ tiền lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp, quản lí chi tiêu các quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi theo đúng quy định của Xí nghiệp; kiểm soát chứng từ và báo cáo tài chính các đơn vị cấp dưới, thực hiện chế độ tài chính ở các đơn vị đó. Kế toán nguyên vật liệu: Có nhiệm vụ quản lí tình hình thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Căn cứ vào các bản thiết kế, dự toán cho từng công trình và bảng bóc tách khối lượng vật tư, kế toán nguyên vật liệu quản lí việc cung ứng cho từng công trình thi công. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành kiêm theo dõi nội bộ : Có nhiệm vụ thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và định kì phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí đối với chi phí trực tiếp, chi phí chung, chi phí quản lí doanh nghiệp; đề xuất các biện pháp tăng cường quản lí và tiết kiệm chi phí sản xuất; định kì lập báo cáo sản xuất kinh doanh theo đúng chế độ và dúng thời hạn; tổ chức kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm. Kế toán tổng hợp kiêm kế toán thanh toán, kế toán ngân hàng : Thực hiện kế toán vốn bằng tiền chuyển khoản phát sinh ở Xí nghiệp. Theo dõi kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ thanh toán, kiểm tra các bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc trước khi nhập vào máy vi tính; phản ánh tổng hợp tình hình phát sinh các phần hành kế toán, xác định kết quả kinh doanh và lập các báo cáo kế toán định kì theo quy định. Thủ quỹ : Quản lí tiền mặt, ngoại tệ của Xí nghiệp, căn cứ vào các phiếu thu chi kèm theo các chứng từ gốc hợp lệ để nhập xuất và vào sổ quỹ kịp thơì theo nguyên tắc cập nhật. Kế toán tại các đội sản xuất : Mỗi đội sản xuất đều có các cán bộ kế toán chịu trách nhiệm tập hợp chứng từ phát sinh tại đội mình, kiểm tra tính chính xác của chứng từ, phân loại và định kì cuối tháng gửi về Phòng Kế toán Xí nghiệp làm căn cứ ghi sổ. 2. Hình thức tổ chức sổ kế toán tại Xí nghiệp 2.1. Hệ thống sổ kế toán tại Xí nghiệp : Thực chất việc tổ chức hệ thống sổ kế toán áp dụng tại Xí nghiệp là thiết kế cho mỗi đơn vị trực thuộc một bộ sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có nội dung hình thức, kết cấu phù hợp với đặc thù của Xí nghiệp. Với mục đích đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lí, Xí nghiệp dịch vụ khoa học kĩ thuật đã sử dụng hình thức sổ Nhật kí chung để ghi sổ kế toán. Các loại sổ sách kế toán bao gồm sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Cụ thể : - Sổ tổng hợp gồm có : Sổ nhật kí chung mở cho từng năm. Sổ nhật kí chuyên dùng mở cho tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Sổ cái các tài khoản mở cho từng năm - Sổ kế toán chi tiết gồm : Các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết. 2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ Xí nghiệp có 6 đội sản xuất và một Xưởng cơ khí, các đội sản xuất và Xưởng cơ khí không mở sổ sách cũng như hạch toán riêng. Trước đây, Xưởng cơ khí chỉ đảm nhiệm việc chế tạo các sản phẩm cơ khí đơn giản để phục vụ quá trình thi công, nhưng vài năm gần đây Xưởng cơ khí cũng trở thành một đội thi công, trực tiếp tham gia thi công các CT. Mỗi đội sản xuất và Xưởng cơ khí có bộ phận kế toán riêng, có nhiệm vụ tập hợp, kiểm tra, đối chiếu tính chính xác của các chứng từ gốc phát sinh ở đội mình, và định kì cuối mỗi tháng gửi các chứng từ gốc về Phòng kế toán của Xí nghiệp. Tại Phòng kế toán của Xí nghiệp, căn cứ vào các chứng từ do các đội gửi lên, kế toán Xí nghiệp tiến hành phân loại chứng từ theo từng phần hành kế toán , sau đó vào các Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc. Tiếp theo kế toán Xí nghiệp ghi vào sổ nhật kí chung, sổ nhật kí chuyên dùng, Sổ cái các tài khoản và các sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối kì, kế toán Xí nghiệp cộng số liệu trên các sổ cái, lập bảng cân đối để kiểm tra. Từ các sổ thẻ kế toán chi tiết, lập bảng tổng hợp chi tiết; theo dõi và đối chiếu sổ phát sinh, số dư các tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết và ghi các bút toán điều chỉnh nếu có. Cuối cùng, kế toán Xí nghiệp lập các báo cáo kế toán. iii. hạch toán chi phí sản xuất tại Xí nghiệp 1. Hạch toán chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp Đối với doanh nghiệp thi công xây lắp thì nguyên vật liệu là khoản chi phí chiếm tỉ trọng lớn trong tổng giá thành, thường chiếm tới 60%. Việc hạch toán chính xác, đầy đủ khoản chi phí này giúp doanh nghiệp đề ra được kế hoạch giá thành hợp lí. Do đặc trưng của hoạt động xây lắp là địa điểm thi công phân tán, có khi một công trình liên quan đến nhiều địa phương khác nhau nên việc xây dựng một kho chung để cất trữ vật liệu là rất khó khăn. Vì vậy, ở Xí nghiệp, nguyên vật liệu mua về không qua kho và được xuất thẳng tới chân công trình để sử dụng ngay. Mặt khác do đặc thù của ngành xây lắp điện là tính đơn chiếc, mỗi công trình ở một địa hình khác nhau, có chiều dài khác nhau trên những địa bàn dân cư phân bố cũng khác nhau nên việc thiết kế cho mỗi công trình là khác nhau, do đó, vật tư mua cho mỗi công trình sẽ khác nhau về chủng loại, số lượng. Mỗi công trình chỉ mua đúng, mua đủ chủng loại vật tư cần thiết mà không để tồn kho. Do vậy vật tư mua về được xuất thẳng tới chân công trình. Vật liệu chính của Xí nghiệp là các loại máy biến áp, công tơ, cáp điện, cột điện, xi măng, cát, đá sỏi … Vật liệu phụ gồm gỗ, tre, dây thép, sơn… Do Xí nghiệp không có bộ phận sản xuất vật liệu nên Xí nghiệp chủ yếu sử dụng nguyên vật liệu mua ngoài. Vật liệu có thể mua tại chân công trình hoặc từ nơi khác chuyển đến. Giá thực tế của vật liệu xuất dùng cho công trình được tính : Giá thực tế vật liệu = Giá mua trên hoá đơn + Chi phí vận chuyển. Khi nhận giao khoán thi công công trình của Xí nghiệp, cán bộ cung ứng của đội thi công sẽ căn cứ vào dự toán thiết kế để bóc khối lượng vật tư theo từng chủng loại, đặt mua theo đúng số lượng, chủng loại quy định và bàn giao trực tiếp cho cán bộ phụ trách thi công tại chân công trình. Chứng từ mua vật liệu phải là hoá đơn tài chính ( liên đỏ ) theo mẫu 01 GTKT-3LL; chứng từ vận chuyển có thể là hợp đồng vận tải. Kế toán đội thi công căn cứ vào hoá đơn mua hàng, lập phiếu xuất thẳng vật liệu. Phiếu nhập xuất thẳng phải có đủ chữ kí của thủ trưởng đơn vị, kế toán đội, người giao hàng, người nhập hàng. Hoá đơn mua hàng và Phiếu nhập xuất thẳng sẽ được kế toán đội tập hợp lại, định kì theo tháng gửi về phòng kế toán Xí nghiệp để làm căn cứ ghi sổ và hạch toán chi phí ( xem biểu số 01, 02 ). Tuy vật liệu của Xí nghiệp được mua và xuất thẳng mà không qua kho, nhưng để tiện cho việc theo dõi, quản lí trên sổ sách, kế toán Xí nghiệp vẫn sử dụng TK 152- Nguyên, vật liệu để hạch toán. Như vậy, nghiệp vụ mua nguyên vật liệu ngày 16 tháng 12 năm 2005 tại Xưởng cơ khí sử dụng cho CT Tiểu khu 7 Hát Lót được kế toán Xí nghiệp hạch toán như sau : Nợ TK 152 : 73.145.700đ (chi tiết cầu dao : 5.400.000đ cáp bọc 50 : 33.092.500đ cáp bọc 70 : 34.635.200đ ) Nợ TK 133 : 3.657.285đ Có TK 111 : 76.802.985đ Đồng thời ghi : Nợ TK 621 : 73.145.700đ ( chi tiết – CT Tiểu khu 7 Hát Lót ) Có TK 152 : 73.145.700đ Định kì cuối tháng khi nhận được chứng từ do kế toán các đội thi công gửi lên, sau khi kiểm tra tính chính xác, hợp lí, hợp lệ, thì căn cứ vào các Phiếu nhập xuất thẳng, kế toán Xí nghiệp lập các Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc theo từng tài khoản ghi Có ( TK 111, 141, 331,…) ( Bảng số 3). Các bảng liệt kê này được đánh số thứ tự từ BK 01, BK 02, BK 03, …, theo từng tháng để tiện theo dõi kiểm tra. Sau đó, kế toán Xí nghiệp tập hợp toàn bộ chi phí nguyên vật liệu đã phát sinh trên các Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc ghi Có các TK để lập Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc kết chuyển chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp ( Bảng số 4 ), sau đó tổng hợp vào sổ Nhật kí chung, Nhật kí chuyên dùng và Sổ Cái các TK liên quan. Quá trình hạch toán đối với khoản chi về công cụ dụng cụ cũng được hạch toán tương tự như với nguyên liệu, vật liệu, tài khoản sử dụng là TK 153- Công cụ dụng cụ. Do thời gian thi công thường dài nên công cụ, dụng cụ khi xuất dùng cho sản xuất thường phân bổ một lần ( cả trong trường hợp xuất dùng cho quản lí) Tuy nhiên trong quý IV/2005, tại Xưởng cơ khí không phát sinh chi phí về công cụ dụng cụ cho sản xuất cũng như cho quản lí. Biểu số 01 Mẫu số 01 GTKT – 3LL 02 - B CG : 075848 Hoá đơn ( gtgt ) Liên 2 ( giao khách hàng ) Ngày 16 tháng 12 năm 2005 Đơn vị bán hàng : Nhà máy chế tạo thiết bị điện. Địa chỉ : Khối 3A Thị trấn Đông Anh – Hà Nội. Điện thoại : ……………….. MST : 0100101322001 – 1 Họ và tên người mua hàng : Lê Lam Thanh. Đơn vị : XN dịch vụ khoa học kĩ thuật Địa chỉ : Số 599 Nguyễn TrãI – Thanh Xuân – Hà Nội Hình thức thanh toán : Tiền mặt MST : 01001009530031 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Cầu dao DN35/600A Bộ 01 5400000 5.400.000 2 Cáp bọc AV50 m 5425 6100 33.092.500 3 Cáp bọc AV70 m 4226 8200 34.653.200 Cộng tiền hàng : 73.145.700 Thuế suất 5% Tiền thuế GTGT 3.657.285 Tổng cộng tiền thanh toán 76.802.985 Số tiền bằng chữ : Bảy mươi sáu triệu tám trăm linh hai ngàn chín trăm tám lăm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Kí, ghi rõ họ tên) ( Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu số 02 Đơn vị XNDVKHKT Số 54 Địa chỉ : 599 NT- TX-HN phiếu nhập xuất thẳng Ngày 16 tháng 12 năm 2005 Nợ : Có : Họ và tên người giao hàng : Lê Lam Thanh Hoá đơn số : 075848 Ngày 16 tháng 12 năm 2005 của nhà máy chế tạo thiết bị điện Nhập xuất thẳng cho công trình tiểu khu 7 Hát Lót – Mai Sơn. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng CT T/tế Đơn giá Thành tiền 1 Cầu dao DN35/600A Bộ 01 5400000 5.400.000 2 Cáp bọc AV50 m 5425 6100 33.092.500 3 Cáp bọc AV70 m 4226 8200 34.653.200 Tổng cộng 73.145.700 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bảy ba triệu một trăm bốn lăm ngàn bảy trăm đồng. Người giao hàng Người nhập hàng Kế toán đội Đội trưởng (Kí, ghi rõ họ tên ) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên) (Kí, ghi rõ họ tên Bảng số 3 Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc- xí nghiệp ( chi bằng tiền mặt ) Quý IV năm 2005 - chi tiết Xưởng cơ khí ( trích ) ĐV : đồng CT Người nhận tiền Diền giải Tên công trình TK ghi Nợ TK ghi Có 111 Số Ngày 141 133 152 331 334.1 334.2 338.7 627 … 54 16 th 12 Lê Thanh Lam Mua cầu dao Tkhu 7 HL 270.000 5.400.000 5.670.000 Lê Thanh Lam Mua cáp bọc Tkhu 7 HL 1.654.625 33.092.500 34.747.125 Lê Thanh Lam Mua cáp bọc Tkhu 7 HL 1.732.660 34.653.200 36.385.860 Cộng 3.657.285 73.145.700 76.802.985 … Bảng số 4 Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc ( kết chuyển vật liệu trực tiếp ) Quý 4 năm 2005 tại Xưởng cơ khí ĐV : đồng Chứng từ Diễn giải Tên công trình Ghi Nợ TK 621 Ghi có TK 152 STT NT Thiết kế KC VL KSTKế Sơn La- Mường Lầm 62.227.935 62.227.935 … Xây lắp KC VL CT Mộc Châu – vạn Yên 653.964.033 653.964.033 KC VL CT Thượng Ph