Chuyên đề Phương hướng hoàn thiện và đổi mới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long

hái Bình), bia Hải Phòng và các công ty nước giải khát lớn tại miền Bắc, miền Trung của Việt Nam Mặc dù mức độ cạnh tranh trên thị trường khá găt gắt nhưng doanh thu của Công ty hàng năm đều tăng trưởng. Năm 2000 đạt 19, 5 tỷ đồng, đến năm 2006 đạt 123 tỷ đồng, tăng 630%. Có được điều này là nhờ Công ty luôn nỗ lực duy trì chất lượng sản phẩm, mở rộng sản phẩm bằng cách đầu tư thêm dây chuyền sản xuất; áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 Vượt lên trên những khó khăn sức ép của thị trường, Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long giờ đã trở thành thương hiệu được tín nhiệm trong sản xuất bao bì và hàng năm phòng phẩm đảm bảo đầy đủ đời sống cho Cán bộ công nhân viên. Thu nhậo người lao động bình quân là 2 triệu đồng/tháng. Mức cổ tức hàng năm tăng trưởng năm 2004, 2005 là 12%; năm 2006 là 13%. Trong quá trình hội nhập của đất nước ta hiện nay đặt ra cho Công ty nhiều cơ hội nhưng cũng không ít thách thức. Về triền vọng phát triển, bên cạnh sản phẩm truyền thống, Công ty không nhừng mở rộng sản xuất sản phẩm mới cao cấp về hàng văn phòng phẩm, chai PET, bao bì nhựa PP… Phấn đấu là một trong các nhà cung cấp có thế mạnh về hàng văn phòng phẩm và hàng nhựa. Mục tiêu Công ty hướng đến trong thời gian tới là xuất khẩu được sản phẩm ra thị trường nước ngoài. Bằng những cố gắng của mình Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long đã được thưởng huy chương vàng tại hội chợ triển lãm quốc tế hàng công nghiệp Việt Nam từ năm 1994 và được người tiêu dùng bịnh chọn nhiều năm là Hàng Việt Nam chất lượng cao do báo Sài Gòn tiếp thị tổ chức. 2.2 Lịch sử phát triển Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long. Mới đầu, công ty là một phân xưởng sản xuất của nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà, trực thuộc Công ty nhựa Việt Nam. Ngày 01/07/1991 với quyết định số 308 CNN- TCLĐ của bộ công nghiệp nhẹ quyết định tách riêng thành lập nhà máy văn phòng phẩm Cửu Long. Nhà máy đi vào hoạt động với số vốn 2. 640 triệu đồng, sản xuất trên một diện tích 5. 250 m2 với thiết bị kỹ thuật thô sơ lạc hậu, trình độ tay nghề công nhân chưa cao. Từ năm 1991 đến năm 1993: Dựa trên cơ sở sản xuất đã có, doanh nghiệp đưa tình hình sản xuất đi vào ổn định, loại bỏ những sản phẩm sản xuất không có hiệu quả tập trung đẩy mạnh sản xuất sản phẩm là thế mạnh, nâng cao chất lượng sản phẩm Từ năm 1993 đén năm 1995 : Bên cạnh chiến lược sản xuất cải tiến mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm và mở rộng quy mô sản xuất thì doanh nghiệp còn đầu tư về kỹ thuật và trang thiết bị sản xuất. Mua mới dây chuyền sản xuất bao bì PP của Trung Quốc với là 4 triệu bao/năm, mua máy thổi chai PVC với công suất thiết kế là 1, 8 triệu chiếc /năm. Đã thu hút và giải quyết cho hơn 100 lao động nhàn rỗi cho xã hội. Đặc biệt ngày 28 tháng 7 năm 1995 với quyết định 1016 QĐ_TCLĐ của bộ trưởng bộ công nghiệp đỏi tên thành công ty VPP Cửu Long, phù hợp với cơ chế thị trường mới của nước ta cũng như thế giới. Từ năm 1995 đến năm 2001: Nhiệm vụ của công ty là mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, đặc biệt là thị trường các tỉnh miền Nam và đa dạng hoá sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trường. Trên cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có của doanh nghiệp, công ty đã nhận dệt bao xi măng lớn như Hoàng Thạch, Phú Thọ. . . dây chuyền sản xuất chai nhựa cũng được mở rộng và đa dạng. Công ty đã có đủ thiết bi kỹ thuật hoàn thiện từ khâu tạo phôi đến khâu thổi chai, cố gắng phấn đáu sản xuất 12 triệu chai/ năm. Từ năm 2001 đến năm 2003, công ty thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm, thâm nhập thị trường. Đứng trước tình hình nền kinh tế đang mở cửa, để phù hợp với nền kinh tế thị trường, thúc đẩy quá trình phát triển của doanh nghiệp, ngày 11/11/2003 công ty VPP Cửu Long được thành lập. Với vốn điều lệ của Công ty cổ phần là 2. 700. 000. 000 đồng. Giá trị thực tế của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long tại thời điểm ngày 01 tháng 01 năm 2003 để cổ phần hoá( Quyết định số 2270/QĐ-TCKT ngày 10 tháng 09 năm 2003 của Bộ Công Nghiệp) là 29. 853. 567. 566 đồng. Trong đó giá trị thực tế phần vốn nhà nước tại Công ty là 2. 677. 386. 500 đồng. Từ một doanh nghiệp Nhà nước, sau khi cổ phần công ty đã gặp không ít những khó khăn nhưng cũng tạo cho công ty nhiều thuận lợi. Khó khăn là công ty sẽ không còn được bao cấp của nhà nước, phải tự chịu trách nhiệm trước nhà nước và cổ đông tình hình sản xuất kinh doanh của mình, phải tìm hướng đi cho mình. Thuận lợi là công ty sẽ không còn phụ thuộc nhiều vào Nhà nước nữa, sẽ năng động hơn trong việc cải tổ công việc sản xuất kinh doanh, đầu tư vào những mặt hàng có lợi, trang bị cho mình những máy móc hiện đại. . . Đứng trước những thuận lợi và khó khăn vừa nêu trên, ban lãnh đạo công ty đã đề ra kế hoạch và nhiệm vụ trong thời gian tới như sau: * Về mặt sản xuất: - Tập trung nâng cao chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường. - Đào tạo và nâng cao tay nghề của đội ngũ công nhân phục vụ cho sản xuất. - Tập trung tối đa vốn để phục vụ sản xuất. * Về kinh doanh: - Mở rộng mạng lưới tiêu thụ các mặt hàng truyền thống của công ty. - Đẩy mạnh công tác kinh doanh dịch vụ. - Tìm kiếm và xây dựng quan hệ để tiêu thụ sản phẩm mới của công ty. Sau hơn 10 năm thành lập và đi vào hoạt động, và nhất là khi cổ phần hoá gần 1 năm qua. Doanh thu của công ty ngày càng tăng. Một số chỉ tiêu của công ty VPP Cửu Long năm 2006 - 2007 Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 1. Bố trí cơ cấu vốn 1. 1 TSLĐ/TTS (%) 20, 8 21, 1 1. 2 TSCĐ/TTS (%) 79, 2 78, 9 2. Tỷ suất lợi nhuận 2. 1 Tỷ suất lợi nhuận/ doanh thu (%) 0. 29 0, 42 2. 2 Tỷ suất lợi nhuận/ vốn (%) 3, 15 4, 27 3. Tình hình tài chính 3. 1 Tình hình nợ phải trả so với toàn bộ TS (%) 40. 2 36, 5 3. 2 Khả năng thanh toán tổng quát =TSLĐ/NDH (%) 112. 2 115, 9 3. 3 Khả năng thanh toán nhanh=tiền hiện có/ NDH (%) 32 35, 6 2.3 Một số đặc điểm kinh tế kĩ thuật của Công ty 2.3.1 Tính chất sản xuất kinh doanh Công ty có trụ sở chính tại số 536 A Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội. Công ty cổ phần văn phòng phẩm Cửu Long hoạt động sản xuất kinh doanh, sản xuất mực, giấy than, chai PET, bao xi măng, bao PP. . . đáp ứng nhu cầu của thị trường. Xuất nhập khẩu trực tiếp. Kinh doanh thiết bị và vật tư ngành nhựa, giấy, văn phòng phẩm, thiết bị ngành in. In bao bì và nhãn mác các loại. Mua bán nguyên, nhiên vật liệu phi nông nghiệp. Các sản phẩm chủ yếu: Giấy than đánh máy các màu; Mực viết Cửu Long các loại. Mực dấu các loại; Bao bì PP( Bao đựng xi măng phức giấy Krapt và tráng nhựa lót giấy Krapt, bao dệt không tráng, bao dệt có tráng màng…); Chai PET các loại và phục vụ dung tích tuỳ theo yêu cầu khách hàng Công ty cổ phần có nghĩa vụ thực hiện nghĩa vụ đối với người lao động, nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho các bộ nhân viên. Có nghĩa vụ khai báo tình hình tài chính của công ty cho Nhà nước và các cổ đông một cách trung thực và có nghĩa vụ nộp các khoản thuế cho Nhà nước và trả cổ tức cho cổ đông. 2.3.2 Đặc điểm về vốn, lao động và tiền lương Vồn là một trong những nguồn lực không thể thiếu của mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh, là điều kiện cần để xây dựng nhà xưởng, mua sắm máy móc thiết bị, nguyên vật liệu đầu vào, chi trả lương trang trải các chi phí trong quá trình sản xuất. Việc sử dụng vốn và công tác quản lý vốn của Công ty được thực hiện tốt nên không t triển vốn, hợp lý hoá việc quản lý và sử dụng vốn. Muốn vậy Công ty cần nghiên cứu kỹ các phương pháp phân loại và kết cấu tài sản cố định, quá trình mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu, quá trình tiêu thụ sản phẩm. Từ đó quá trình tái sản xuất của Công ty sẽ được thực hiện thường xuyên, liên tục và có hiệu quả hơn rất nhiều. Với hơn 15 năm thành lập, hiện nay mức lương bình quân của CBCNV trong Công ty là 2 triệu/ tháng. Phần lớn các nhân viên trong công ty còn rất trẻ và nhiệt tình với công việc. Đặc điểm về lao động và rất đáng quan tâm để đội ngũ quản lý có các tác động thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả sản làm việc của nhân viên Dưới đây là bảng khái quát về cơ cấu lao động và trình độ nghiệp vụ công nhân viên Công ty. Cơ cấu –trình độ lao động Phân loại Đơn vị tính Năm 2006 Năm 2007 Số lượng % Số lượng % Tổng số lao động -Lao động gián tiếp -Lao động trực tiếp Người Người Người 120 30 90 100 25 75 140 32 108 100 22, 9 77, 1 2. Trình độ -Trên đại học -Đại học -Cao đẳng -Trung học Người Người Người Người 6 22 18 84 5 18, 3 15 61, 7 7 24 20 89 5 17, 1 14, 3 68, 6 Đối tượng tốt nghiệp cao đẳng, đại học hoặc cao hơn thường là lao động gián tiếp tham gia vào hoạt động quản lý hoặc cán bộ kĩ thuật cho các phân xưởng của Công ty. Các đối tượng lao động trực tiếp thường là công nhân tham gia vào sản xuất, với trình độ dưới cao đẳng hoặc trung cấp, có tay nghề lao động 2.3.3 Sản phẩm của Công ty Trải qua trên 15 năm sản xuất kinh doanh, danh mục các mặt hàng của công ty đã có rất nhiều thay đổi. Hiện nay công ty đã có nhiều mặt hàng đã khẳng định được chỗ đứng trên thị trường Hà Nội cũng như các tỉnh, có nhiều loại được khách hàng bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao trong nhiều năm liên tục. Sản phẩm: Thiết bị và vật tư ngành nhựa, giấy, văn phòng phẩm, thiết bị ngành in. In bao bì và nhãn mác các loại. Mua bán nguyên, nhiên vật liệu phi nông nghiệp. Các sản phẩm chủ yếu: Giấy than đánh máy các màu; Mực viết Cửu Long các loại. Mực dấu các loại; Bao bì PP( Bao đựng xi măng phức giấy Krapt và tráng nhựa lót giấy Krapt, bao dệt không tráng, bao dệt có tráng màng…); Chai PET các loại và phục vụ dung tích tuỳ theo yêu cầu khách hàng… Sản phẩm của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long đang dần khẳng định vị trí và tiếng tăm của mình trên thương trường về chất lượng và mẫu mã. Một số mặt hàng đã liên tục nhiều năm liền lọt vào danh sách “Hàng Việt Nam chất lượng cao”. Sự bình chọn của người tiêu dùng về sản phẩm của công ty đã chứng tỏ được bước tiến bộ rõ rệt trong sản xuất kinh doanh qua các năm nói chung và tình hình tiêu thụ nói riêng ở công ty. Đồng bộ với đầu tư đổi mới công nghệ và cơ sở vật chất, hệ thống quản lý cũng được cấu trúc lại, phương pháp quản lý tiên tiến cũng được áp dụng nhằm mục tiêu chất lượng, hiệu quả và nâng cao sức cạnh tranh. Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long được cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2000. 2.3.4 Nguyên vật liệu Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long có hàng trăm sản phẩm khác nhau vì thế các sản phẩm được tạo lên bởi những nguyên liệu khác nhau: - Nguyên liệu chính: Dây nilon PP, giấy Crapt, mực in bao PP, nhựa các loại… - Nguyên liệu phụ: Keo silicat… - Năng lượng :điện - Các thiết bị, phụ tùng thay thế và các chủng loại vật tư trong việc chế tạo phụ tùng thay thế để bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị, lượng vật tư này cũng chiếm một tỷ lệ khá cao. 2.3.5 Đặc điểm nhà xưởng, máy móc thiết bị Hiện nay, công ty có bốn phân xưởng chính: Trong đó có 3 phân xưởng tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh và 1 phân xưởng phục vụ sản xuất. Do tính đặc thù của mỗi sản phẩm, nên mỗi sản phẩm của công ty được bố trí gói gọn từ đầu vào của nguyên vật liệu đến khâu hoàn thành sản phẩm. Phân xưởng nhựa: sản xuất chủ yếu là bao xi măng, bao tráng trắng, bao dệp PP. . . In Lồng gấp Cắt mở van Xăm Bao gói Sản phẩm Cán Tráng Dệt Tạo sợi Phế Nghiền Xén Khuấy Cán Rọc Hoá chất b. Quy trình công nghệ sản xuất ra giấy than. Phết Sản phẩm Kiểm định Bao gói Bao gói Sản phẩm Hạt nhựa Sấy ép khô Định hình c. Quy trình công nghệ sản xuất ra chai PET. Thổi Máy pha chế Hóa chất Bể lọc Xuống mực Thổi d. Quy trình công nghệ sản xuất ra mực. Kiểm định Bao gói Sản phẩm 2.4 Đặc điểm sản xuất của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long Quy trình công nghệ sản xuất của công ty: Hầu hết các khâu sản xuất đều được xử lý bằng máy móc. Tuy nhiên, do đặc thù của sản phẩm và máy móc của công ty chưa được hiện đại nên còn phụ thuộc nhiều vào tay nghề của công nhân, nhất là khâu bao gói, cấp nhiên liệu cho máy. . . Trong công cuộc CNH – HĐH của đất nước, công ty chú trọng mua mới và cải tiến một số dây truyền nhằm nâng cao hơn nữa chất lương mẫu mã của sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường hàng văn phòng phẩm và nhưa. - Mực viết Cửu Long có phong cách độc đáo riêng: Không cặn, không nhoè, có mùi thơm đặc trưng và đặc biệt khi nhúng vào nước mực viết văn nét không hề phai nhoè. - Giấy than và mực dấu của công ty cũng là sản phẩm chiếm vị trí cao trên thị trường sản phẩm hàng văn phòng phẩm, giấy than Cửu Long để được lâu dài, chữ được đánh ra rất rõ nét, đánh được nhiều lần. - Các sản phẩm như bao PP, chai PET thì không ngừng cải tiến về mặt chất lượng và chủng loại. Mặc dù chức năng của công ty là sản xuất hàng văng phòng phẩm và nhựa, nhưng sản phẩm chủ lực của công ty hiện nay là sản phẩm bao bì xi măng (bao PP). Điều này cũng dễ hiểu bởi vì trong nền kinh tế thị trường hiện nay, để có được lợi nhuận cao thì phải đa dạng hoá sản phẩm và thoả mãn nhu cầu của thị trường, tìm hướng đi đúng đắn cho doanh nghiệp mình. 2.5 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Tổ văn phòng phẩm XN bao bì nhựa Xưởng cơ điện Xưởng sản xuất chai PET Phòng vật tư Phòng kinh doanh, kế hoạch Phòng tổ chức hành chính Giám đốc Phó giám đốc sản xuất kinh doanh Trợ lý giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Sơ đồ phân cấp quản lý của công ty Phòng tài chính kế toán 2.5.1 Ban lãnh đạo: *Giám đốc: - Là người chịu trách nhiệm cao nhất về mặt pháp lý trước pháp luật. Là người đại diện cho toàn bộ cán bộ công nhân viên củ công ty. Giám đốc công ty do hội đồng quản trị của công ty bổ nhiệm. Giám đốc trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty. + Chức năng: Quản lý chỉ đạo toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. +Nhiệm vụ: - Quản lý vốn, tài nguyên, đất đai và các quyền lực khác do Công ty giao và sử dụng theo mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh được Công ty giao, chịu sự điều động vốn, tài sản của Công ty theo phương án được hội đồng quản trị Công ty phê duyệt. - Quyết định về tổ chức bộ máy điều hành, bố trí nhân sự đề bạt cán bộ, quyết định tiền lương, tiền thưởng và sử dụng các quỹ của Công ty. - Quyết định các kế hoạch kinh doanh, tài chính, mở rộng mạng lưới kinh doanh. - Phê duyệt các nội dung, các quy trình, quá trình của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 đang được áp dụng tại Công ty - Kí kết các hợp đồng kinh tế, các dự án lớn - Chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại - Lựa chọn các nhà thầu, nhà cung cấp máy móc thiết bị…. - Lựa chọn các nhà phân phối và các đại lý tiêu thụ sản phẩm. - Quyết định về kế hoạch đào tạo cán bộ, tổ chức thanh tra và xử lý trong phạm vi điều lệ của công ty. - Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty và thực hiện nộp ngân sách hàng năm cho Nhà nước. Giúp giám đốc là 2 phó giám đốc, được giám đốc phân công trực tiếp phụ trách một số phòng ban chuyên môn nghiệp vụ và một số nhiệm vụ cụ thể khác như tham mưu cho giám đốc chủ trương về công tác hành chính quản trị đời sống, tiêu thụ sản phẩm với các cơ quan bên ngoài doanh nghiệp… *Phó giám đốc kĩ thuật: + Chức năng: Giúp việc cho giám đốc công ty về toàn bộ công nghệ sản xuất và công tác kỹ thuật cơ điện. + Quyền hạn: - Kí các văn bản trong phạm vi, nhiệm vụ được giao theo sự uỷ quyền của Giám đốc. - Yêu cầu các trưởng phó phòng báo cáo về công việ liên quan tới các phần chức năng, nhiệm vụ do mình phụ trách. - Kiểm tra việc đảm bảo chất lượng sản phẩm do công ty mình sản xuất ra - Điều động, giao nhiệm vụ cho các cán bộ trong phòng ban thuộc mình trực tiếp phụ trách. + Trách nhiệm: - Điều hành các lĩnh vực kĩ thuật tại Công ty bao gồm:quản lý kĩ thuật các hệ thống thiết bị. máy móc thiết bị, phương tiện phục vụ kinh doanh và hệ thống máy móc. - Quản lý kĩ thuật theo hệ thống điện nước phục vụ cho công việc của Công ty. - Là người thay mặt cho Giám đốc điều hành công tác chất lượng trong Công ty và chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm và dịch vụ. - Chịu trách nhiệm về công tác an toàn lao động, vệ sinh công nghệ và môi trường làm việc - Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc. *Phó giám đốc sản xuất kinh doanh. + Chức năng: Là người phụ trách về công tác điều hành sản xuất và kinh doanh, công tác an toàn, an ninh. - Quyền hạn: + Kí các văn bản theo sự uỷ quyền của giám đốc + Kiểm tra tất cả các khâu trong công ty để đảm bảo chất lượng, thoả mãn yêu cầu của khách hàng. - Trách nhiệm: + Xây dựng chiến lược và chính sách tiêu thụ sản phẩm + Lập kế hoạch tiêu thụ hàng tháng, quý, năm đối với các loại sản phẩm + Xây dựng mạng lưới các nhà phân phối tiêu thụ sản phẩm rộng khắp cả nước. + Duy trì và phát triển thị phần thị trường, đề ra các chính sách củng cố và mở rộng thị trường. + Xây dựng chính sách đối với khách hàng + Đánh giá phân tích, đo lường sự thoả mãn của khách hàng và đề ra các chính sách tạo sự ổn định, tăng cường hợp tác với các khách hàng có quan hệ thương mại với Công ty. + Chỉ đạo các phòng kinh doanh và các đơn vị liên quan giải quyết các khiếu nại của khách hàng + Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc. *Trợ lý giám đốc. Giúp việc cho giám đốc về việc đôn đốc các phòng ban thực hiện các chỉ thị của ban giám đốc. 2.5.2 Phòng tổ chức hành chính: Tổ chức thực hiện nhiệm vụ, xây dựng các nội quy, quy chế để tổ chức và thực hiện các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước tại công ty. Tổ chức nhân sự quản lý công tác đào tạo, tuyể dụng nhân viên. Tổ chức chỉ đạo công tác y tế, xử lý phòng ngừa tai nạn lao động, chăm sóc sức khỏe cho công nhân, theo dõi bảo đảm công tác thu đua khen thưởng. - Chức năng: Tham mưu cho Giám đốc về tổ chức bộ máy kinh doanh, bộ trí nhân sự và các công tác có liên quan tới công tác hành chính. - Nhiệm vụ: + Công tác tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, công tác tuyển dụng và sử dụng lao động, công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. + Công tác lao động tiền lương, công tác thi đua khen thưởng, kỉ luật, công tác an toàn, bảo hộ lao động và thực hiện chế độ thực hiện chính sách đối với người lao động. + Thực hiện công tác pháp chế, kiểm tra, thanh tra, bảo vệ quân sự + Thực hiện công tác quản trị hành chính + Công tác quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, phối hợp các phòng nghiệp vụ xây dựng, thực hiện các chương trình thông tin quảng cáo của Công ty trên các phương tiên thông tin đại chúng như:đài, báo…được lãnh đạo phân công. - Quyền hạn: + Được đề nghị lãnh đạo Công ty bố trí đủ cán bộ, chuyên viên, nhân viên và trang bị điều kiện làm việc để thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao. + Độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, được kiến nghị, tham gia trực tiếp và phối hợp với các phòng nghiệp vụ kiểm tra thực hiện, đề xuất giải quyết các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ của phòng. + Tiếp nhận, trao dổi thông tin và yêu cầu các phòng nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc Công ty cung cấp thông tin, số liệu thuộc lĩnh vực chức năng nhiệm vụ của phòng và các vấn đề liên quan khác. + Được trực tiếp giao dịch với các cơ quan chức năng để thực hiện nhiệm vụ của phòng. -Tình hình bố trí cán bộ công nhân viên trong phòng Phòng gòm có 4 cán bộ trong đó có : + 1 trưởng phòng phụ trách quản lý các công việc trong phòng + 1 phó phòng giúp việc cho trưởng phòng và được phân nhiệm vụ cụ thể + 2 nhân viên nghiệp vụ Trình độ kết cấu phòng tổ chức hành chính Stt Chức danh Số lượng Trình độ Tuổi §H CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1 3 Nhân viên nghiệp vụ 2 2 2 4 Tổng 4 2 2 3 1 Nhận xét: Phòng gồm 4 người trong số đó số người có trình độ đại học là 2 (chiếm 50%), và hai nhân viên nghiệp vụ( chiếm 50%) có trình độ là cao đẳng. Cán bộ công nhân viên trong phòngcó độ tuổi khá trẻ; 1 người có độ tuổi 40-50( chiếm 25%), 3 người ở độ tuổi <40( chiếm 75%). Đây là điều kiện thuận lợi cho Công ty vì nó có đội ngũ cán bộ trẻ đầy nhiệt tình và đầy sáng tạo. - Mối quan hệ của phòng với các phòng khác + Phòng tổ chức hành chính do Công ty trực viếp quản lý do vậy trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo mọi hoạt động có liên quan đến phòng với Công ty và truyền đạt các quyết định của ban lãnh đạo Công ty đến các bộ phận có liên quan Sơ đồ 2. 1 Mối quan hệ phòng tổ chức hành chính với các bộ phận khác Phòng TCHC Kế hoạch SXKD ảnh hưởng đến việc sử dụng lao động Kế hoạch tiền lương,mua sắm thiết bị bảo hộ lao động Kế hoạch SXKD ảnh hưởng đến việc sử dụng lao động Bố trí đề bạt, sử dụng cán bộ Phòng kinh doanh Phòng TCKT Các xưởng,nhà máy sản xất Qua sơ đồ ta thấy phòng tổ chức hành chính có quan hệ mật thiết với các phòng kinh doanh, phòng tài chính kế toán, các phân xưởng nhà máy khác. Thông qua việc bố chí sắp xếp điều chỉnh lao động và các kế hoạch về tiền lương, chính sách đối với người lao dộng. 2.5.3 Phòng vật tư: Cung cấp vật tư nguyên vật liệu cho sản xuất và làm dịch vụ tiêu thụ sản phẩm, giúp giám đốc xây dựng các hợp đồng kinh tế, tiếp thị kinh doanh xuất nhập khẩu. Chức năng: Phòng vật tư ó chức năng thường xuyên theo sát quá trình sản xuất của Công ty để luôn đáp ứng kịp thời các yêu cầu và đòi hỏi về vật tư của quá trình sản xuất ra sản phẩm cũng như dịch vụ tiêu thụ 2.5.4 Phòng TCKT: Thực hiện nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, quản lý và xây dựng các nguồn tài chính của công ty về thực hiện nguyên tắc chế độ hạch toán kinh tế, phân tích tình hình hoạt động của công ty. Thực hiện tổ chức quản lý theo đúng quy định. - Chức năng: Phòng tài chính kế toán của Công ty Văn phòng phẩm Cửu Long có chức năng tham mưu giúp giám đốc công ty chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác tài chính kế toán trên phạm vị toàn công ty theo quy định chung của Công ty và pháp luật. - Nhiệm vụ: + Tổ chức công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán thống kê phối hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý, không ngừng cải tiến bộ máy và công tác kế toán. + Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, tình hình thu nộp và thanh toán kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, sử dụng kinh phí của Công ty. + Thực hiện chế độ thanh toán tiền mặt vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế, tạm ứng và thanh toán lương của cán bộ công nhân viên đúng kì hạn. + Cung cấp kịp thời các chứng từ, tài liệu, số liệu thuộc lĩnh vực tài chính cho các phòng ban liên quan xử lý. -Quyền hạn: + Được tham gia trực tiếp và phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc Công ty trong quá trình xây dựng kế hoạch tài chính tổng hợp các dự án và các kế hoạch có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng. + Được độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, được quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc phòng ban nghiệp vụ Công ty cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin, tài liệu có liên quan đến công tác kế toán và giám sát tài chính của Công ty theo quy định. + Được trực tiếp giao dịch với các cơ quan quản lý Nhà nước để thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng. -Tình hình bố trí cán bộ trong phòng: + 1 trưởng phòng phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi mặt của phòng và các hoạt động khác của Công ty có liên quan đến tài chính. + 1 phó phòng làm công tác kế toán tổng hợp, báo cáo các biểu kế toán và kế toán tài sản cố định đồng thời giúp trưởng phòng tiến hành công việc chung + 4 nhân viên kế toán Trình độ kết cấu phong tài chính kế toán Stt Chức danh Số lượng Trình độ Tuổi §H CĐ TC <40 40-50 >50 1 Trưởng phòng 1 1 1 2 Phó phòng 1 1 1 3 Nhân viên nghiệp vụ 4 2 2 4 4 Tổng 6 6 4 1 1 Phòng tài chính kế toán có 6 người, trong đó có 4 người trình độ đại học. Đây là một điều kiện thuận lợi cho phòng có thể hoàn thành công việc cũng như thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình. Số người 50. - Mối liên hệ của phòng với các phòng khác: Phòng kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc do vậy phòng phải có trách nhiệm thông báo các hoạt động tài chính, kế toán và những thayđổi của phòng cho giám đốc. Sơ đồ 2. 2 Mối quan hệ giữa phòng tài chính kế toán với các phòng khác Phòng Tài chính kế toán Phòng KD Phòng TCHC Vốn cho kinh doanh Kế hoạch SXKD Kế hoạch lương,đào tạo,mua tbị,BHLĐ Qua sơ đồ ta thấy phòng tài chính kế toán có quan hệ chặt chẽ với các phòng tổ chức hành chính, phòng kinh doanh, lập kế hoạch về lương, đào tạo, mua sắm thiết bị và bảo hộ lao động với phòng tổ chức và chuẩn bị vốn, kế hoạch sản xuất kinh doanh với các phòng kinh doanh. 2.5.5 Phòng kỹ thuật sản xuất: Hoàn thiện công nghệ sản xuất hiện có, nghiên cứu ứng dụng công nghệ vào kinh doanh. Xây dựng mức vật tư, nguyên vật liệu, tiêu chuẩn sản phẩm, xác định các kế hoạch điều độ, các nghiệp vụ sản xuất. - Chức năng: Tham mưu giúp Giám đốc chỉ đạo và thực hiện các công tác sau: + Xây dựng kế hoạch trung, dài hạn, kế hoạch hàng năm về đầu tư cơ sở vật chất kĩ thuật toàn Công ty + Các sáng kiến cải tiến kĩ thuật, tiêu chuẩn hoá pháp lệnh đo lường ch