Chuyên đề Phương pháp nghiên cứu và thực trạng kế toán các khoản tiền vay tại công ty cổ phần đầu tư và thương mại Hoàng Phú

tiếp đến các khoản vay của doanh nghiệp” - Tài sản dở dang 3 : là tài sản đang trong quá trình đầu tư xây dựng và tài sản đang trong quá trình sản xuất cần có một thời gian đủ dài ( trên 12 tháng ) để có thể đưa vào sử dụng theo mục đích trước hoặc để bán Nội dung các khoản tiền vay Vay ngắn hạn và vay dài hạn là nguồn vốn vay được hình thành trên cơ sở hợp đồng tín dụng, khế ước vay giữa doanh nghiệp với ngân hàng, với các tổ chức kinh tế hoặc cá nhân khác Đặc điểm của các khoản tiền vay ngắn hạn ( 4) : - Trường hợp vay vốn theo từng lần ( Vay ngắn hạn theo món): Áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp không có nhu cầu vay vốn thường xuyên hoặc vay có tính chất thời vụ. Số tiền vay được giải ngân toàn bộ một lần theo hạn mức tín dụng ghi trên hợp đồng tín dụng. Và trả nợ tiền vay một lần khi đáo hạn - Trường hợp vay vốn theo hạn mức tín dụng: áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu vay vốn thường xuyên, có vòng quay vốn nhanh, có khả năng tài chính lành mạnh và có uy tín đối với ngân hàng. Lúc này giữa doanh nghiệp và ngân hàng xác định và thoả thuận một hạn mức tín dụng duy trì trong thời hạn nhất định hoặc theo chu kì sản xuất kinh doanh. Không định kì hạn nợ trong mỗi lần giải ngân. Gốc vay không cố định nên lãi tiền vay được tính và trả hàng tháng theo phương pháp tích số Đặc điểm của khoản vay dài hạn (5) - Đối với vay dài hạn để đầu tư cho máy móc thiết bị, loại tài sản này sau khi 3: Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, Chuẩn mực số 16 4: Bộ Tài chính: Chế độ kế toán doanh nghiệp. Nxb Giao thông vận tải, 2007, tr353 5: Bộ Tài chính: Chế độ kế toán doanh nghiệp. Nxb Giao thông vận tải, 2007, tr371 lắp đặt hoàn thành sẽ sử dụng ngay nên việc trả nợ được thực hiện theo định kỳ dựa trên số tiền khấu hao định lì của máy móc thiết bị và một số nguồn khác - Đối với vay dài hạn để đầu tư xây dựng cơ bản thì trong quá trình xây dựng cơ bản để hoàn thành công trình, lãi tiền vay được tính vào giá trị công trình. Vì vậy toàn bộ quá trình đi vay được chia làm hai giai đoạn + Gai đoạn vay vốn để đầu tư xây dựng cơ bản thông qua từng lần giải ngân trong thời gian xây dựng cơ bản + Giai đoạn xác định lại số tiền vay sau khi hoàn thanh công trình sẽ bằng tổng số tiền của các lần giải ngân cộng thêm lãi tiền vay tính đến thời điểm hoàn thành công trình. Do vậy, sau khi hoàn thành công trình và quyết toán được duyệt, doanh nghiệpu sẽ xác nhận chính thức với ngân hàng số nợ và kì hạn nợ, kế hoạch trả nợ định kì theo số tiền khấu hao của công trình và các nguồn khác Đặc điểm của chi phí đi vay (6) : Chi phí đi vay bao gồm: chi phí lãi tiền vay ngắn hạn, lãi tiền vay trên các khoản thấu chi; chi phí trong quá trình làm thủ tục vay; chi phí lãi thuê tài sản cố định tài chính; phân bổ chiết khấu trái phiếu và phụ trội trái phiếu phát sinh khi vay vốn bằng phát hành trái phiếu - Chi phi đi vay phải ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ khi phát sinh trừ đi khi được vốn hoá theo đúng quy định hiện hành của chuẩn mực kế toán - Chi phí đi vay liên quan đến việc đầu tư xây dựng hoặc tài sản dở dang khi có đủ điều kiện vốn hoá thì đơn vị phải thực hiện theo đúng quy định tại chuẩn mực kế toán “ chi phí đi vay” (7) về định nghĩa tài sản dở dang, xác định chi phí đi vay được vốn hoá, thời điểm bắt đầu vốn hoá, tạm thời ngừng vốn hoá và chấm dứt việc vốn hoá - Chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến việc đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang được tính vào giá trị của tài sản đó (được vốn hoá), bao gồm: + Các khoản lãi tiền vay + Phân bổ các khoản chiết khấu hoặc phụ trội khi phát hành trái phiếu 6, 7. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam: Chuẩn mực số 16 + Các khoản chi phí phát sinh liên qua tới quá trình làm thủ tục vay Doanh nghiệp phải xác định chi phí đi vay được vốn hoá theo đúng quy định hiện hành của chuẩn mực kế toán cho hai trường hợp: +Trường hợp 1: Khoản vay vốn riêng biệt sử dụng cho mục đích đầu tư xây dựng hoặc sản xuất một tài sản dở dang + Trường hợp 2: Các khoản vốn vay chung trong đó có sử dụng cho mục đích đầu tư xây dựng hoặc sản xuất một tài sản dở dang - Việc vốn hoá chi phí đi vay sẽ tạm ngừng lại trong các giai đoạn mà quá trình đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang bị gián đoạn, trừ hi sự gián đoạn đó là cần thiết. - Việc vốn hoá chi phí đi vay sẽ chấm dứt khi các hoạt động chủ yếu cần thiết cho việc chuẩn bị đưa tài sản dở dang vào sử dụng hoặc bán đã hoàn thành. Chi phí đi vay phát sinh sau đó sẽ được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ khi phát sinh Chi phí đi vay Chi phí đi vay Thu nhập phát sinh được vốn hoá = thực tế phát sinh của - từ hoạt động đầu tư cho mỗi kỳ kế toán khoản vay riêng biệt tạm thời của khoản chi phí đi vay Chi phí luỹ kế BQGQ được vốn hoá = do đầu tư xây dựng cơ bản - Tỷ lệ vốn hoá cho mỗi kỳ kế toán sản xuất tài sản dỡ dang đến cuối kỳ kế toán 1.5.2. Phương pháp kế toán các khoản tiền vay tại doanh nghiệp 1.5.2.1. Chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị vay vốn Hợp đồng tín dụng, hợp đồng vay vốn Phiếu thu, báo có; phiếu chi, báo nợ Hoá đơn giá trị gia tăng Phiếu kế toán ( chứng từ tự lập) 1.5.2.2. Tài khoản sử dụng TK 311: “ Vay ngắn hạn” TK 341: “ Vay dài hạn” TK 635: “ Chi phí tài chính” TK 241: “ Xây dựng cơ bản dở dang” TK 627: “ Chi phí sản xuất chung 1.5.2.3. Trình tự hạch toán Trình tự hạch toán các nghiệp vụ vay ngắn hạn, vay dài hạn bằng tiền Việt Nam và ngoại tệ, chi phí đi vay được thể hiện qua các sơ đồ sau:. Sơ đồ 1: Kế toán vay ngắn hạn và dài hạn bằng tiền Việt Nam 8 111,112 311, 341 111, 112 Vay về nhập quỹ Trả nợ vay ngân hàng 152,153,156,241 511,512 Vay để mua hàng hoá Trả nợ tiền khách hàng Vay cho đầu tư xây dựng 121,128,221,222,223,228 131,138 Vay để đầu tư tài chính Trả nợ bằng các khoản phải thu 331,338,315 vay để trả nợ, mua TSCĐ 211, 213 Mua TSCĐ 8: Tác giả tự lập Sơ đồ 2: Kế toán vay ngắn hạn và dài hạn bằng ngoại tệ 9 311,341 111,112 111,112 TGXQ TGGS Vay về nhập quỹ TGTT 515 152,153,156,241 131,138 635 Vay để mua hàng hoá TGGS TK…. 511 TGTT Sơ đồ 3: Kế toán đánh giá lại số dư ngoại tệ vay ngắn hạn và dài hạn cuối kì 10 413 311,341 TGCK < TGGS TGCK >TGGS 515 635 Kết chuyển Kết chuyển 9, 10 : Tác giả tự lập Sơ đồ 4: Kế toán chi phí đi vay được vốn hoá 11 241,627 111,112 (1a) Trả lãi hàng kỳ , chi phí lãi vay 111,112 (1b) Thu nhập 142,242 Trả lãi trước phân bổ lãi Trả lãi sau 335 Hàng kỳ Lãi vay quá hạn 811 Sơ đồ 5: Kế toán chi phí đi vay liên quan trực tiếp đến tài sản dở dang khi ngừng vốn hoá. 12 111, 112 635 Trả lãi hàng kỳ 142, 242 Trả lãi trước phân bổ 335 Trả lãi sau Phân bổ hàng kỳ 11, 12 : Tác giả tự lập Sơ đồ 6: Kế toán chi phí trong quá trình làm thủ tục vay và thu nhập từ đầu tư tạm thời của khoản vay dùng cho mục đích chung 13 515 111,112 635,627, 241 Đầu tư tạm thời Chi phí trong quá trình làm thủ tục vay Trả ngay 142, 242 Trả trước phân bổ 1.5.2.4. Sổ kế toán Có 5 hình thức ghi sổ trong kế toán đối với các tiền khoản vay, tuỳ theo mỗi doanh nghiệp lựa chọn hình thức ghi sổ nào. Sau đây tôi xin được trình bày trình tự ghi sổ của từng hình thức trong kế toán các khoản tiền vay qua các sơ đồ 13: Tác giả tự lập Sơ đồ 7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ bao gồm: - Hợp đồng tín dụng - Phiếu chi, phiếu thu, - Giấy báo nợ giấy báo có Sổ kế toán SỔ NHẬT KÍ CHUNG Nhật kí thu tiền Nhật kí chi tiền Sổ, thẻ kế toán chi tiết các khoản vay, sổ chi tiết chi phí Bảng tổng hợp SỔ CÁI CÁC TK 311, 341, 635, 241, 111, 112 Bảng cân đối SPS BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Đối chiếu Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – chứng từ Chứng từ kế toán - Hợp dồng tín dụng - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy báo có, giấy báo nợ - Chứng từ tự lập - hợp đông Sổ, thẻ kế toán chi tiết tiền vay, chi phí Bảng kê 1, 2 Nhật ký chứng từ số 1, 2, 4, 7, 8 Sổ cái TK 311, 341, 111, 112, 635, 627, 241 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – chứng từ Chứng từ kế toán - Hợp đồng tín dụng - Giấy báo nợ,báo có - Phiếu thu,phiếu chi Sổ thẻ kế toán chi tiết các khoản tiền vay, chi phí vay Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký – Sổ cái Báo cáo tài chính Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán - Hợp dồng tín dụng - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy báo có, giấy báo nợ - Chứng từ tự lập Sổ, thẻ kế toán chi tiết tiền vay, chi phí Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 311, 341, 635,627, 241, 111, 112 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ 11: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính Chứng từ kế toán - Hợp đồng tín dụng - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy báo nợ, báo có - Chứng từ tự lập Sổ kế toán - Sổ kế toán tổng hợp - Sổ kế toán chi tiết các khoản tiền vay, chi phí đi vay PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Báo cáo CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TIỀN VAY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI HOÀNG PHÚ 2.1. Phương pháp nghiên cứu 2.1.1. Phương pháp thu thập dữ liệu - Sử dụng phương pháp điều tra, khảo sát, thiết kế bảng hỏi: phát phiếu điều tra cho các đối tượng được lựa chọn. ( phiếu điều tra theo mẫu ở phần phụ lục) - Sử dụng phương pháp phỏng vấn: chủ yếu là những vấn đề về vốn, sử dụng nguồn vốn và công tác hạch toán các khoản tiền vay ( câu hỏi phỏng vấn ở phần phụ lục) - Sử dụng phương pháp thu thập tài liệu: các chế độ kế toán của Việt Nam, các chuẩn mực kế toán, các bài báo của Tạp chí kế toán, giáo trình kế toán, các tài liêu trên trang web tailieu.vn.... Là những vấn đề liên quan tới các khoản tiền vay trong đó tập trung vào vay ngắn hạn, vay dài hạn, chi phí đi vay. - Đối tượng phát phiếu điều tra và phỏng vấn là những nhân viên của Công ty Hoàng Phú Chị Trần Thị Tuyết Nhung – Kế toán trưởng của công ty Hoàng Phú. Chị Đào Thị Hoa – nhân viên phòng kế toán. Chị Nguyễn Thị Mai Hương – nhân viên phòng kế toán Anh Nguyễn Văn Hào – nhân viên Anh Lê Văn Quân – phó giám đốc công ty 2.1.2. Phương pháp sử lý dữ liệu Đối với phương pháp điều tra khảo sát và phương pháp phỏng vấn là loại thu thập số liệu sơ cấp do đó chúng ta sử lý dữ liệu theo cả phương pháp định tính và phương pháp định lượng. Tổng kết lại kết quả điều tra phỏng vấn, tạo thang điểm cho phù hợp cho từng vấn đề đang được quan tâm, phục vụ cho công tác nghiên cứu vấn đề ở chuyên đề này Sử dụng cả phương pháp tổng hợp, so sánh, đối chiếu với chuẩn mực kế toán Việt Nam 2.2. Đánh giá tổng quan về tình hình nhân tố môi trường ảnh hưởng đến kế toán các khoản tiền vay tại doanh nghiệp cổ phần Đầu tư và Thương mại Hoàng Phú 2.2.1. Tổng quan về công ty Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Hoàng Phú Địa chỉ: Trụ sở chính: P203 – A3 Khu đô thị mới Mỹ Đình 1 – Từ Liêm – Hà Nội Điện thoại : 84422109537 Fax: 84422213677 Email: info@hoangphu.com.vn Loại hình doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty: Thiết kế Website E – Catalogue Hệ quản trị thông tin Website – CMS Giải pháp Quản trị mối quan hệ khách hàng – CRM Sản xuất phần mềm theo yêu cầu của khách hàng Giải pháp lưu trữ thông tin – Web Hosting Giải pháp tổng thể cho việc xây dựng – phát triển, bảo vệ thương hiệu Quy mô của công ty : Tổng số vốn là : 6.000.000.000 đồng ( sáu tỷ đồng) Số lao động của doanh nghiệp là 23 người tỷ lệ 100% Số nhân viên kế toán tốt nghiệp đại học Thương Mại là 1 người Số nhân viên phòng kế toán 3 người, trong đó trình độ đại học trở lên là 3 người, chiếm Chính sách kế toán của công ty: Chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QD/BTC Niên độ kế toán áp dụng bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thức ngày 31 tháng 12 hàng năm Hình thức kế toán áp dụng là Nhật ký – Chứng từ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG Hội đồng quản trị Giám đốc Phòng dự án Phòng RD Phòng test Phụ trách HSC Phụ trách HMC Phòng tư vấn Phòng thiết kế Phòng tư vấn Phụ trách HIC Khối văn phòng Hỗ trợ khách hàng Bộ phận kế toán Sơ đồ 13: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty KẾ TOÁN TRƯỞNG Nhân viên kế toán 1 Nhân viên kế toán 2 KT mua hàng KT TSCĐ và đầu tư dài hạn KT tiền lương và các khoản trích theo lương KT bán hàng và kết quả hoạt động kinh doanh KT nguồn vốn và các quỹ 2.2.2. Nhân tố môi trường ảnh hưởng Nhân tố bên trong: Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh: Là một doanh nghiệp mới thành lập lại kinh doanh trong lĩnh vực công nghệ thông tin – một lĩnh vực đòi hỏi lượng vốn lớn đầu tư mua sắm TSCĐ, công nghệ kỹ thuật, một lĩnh vực đòi hỏi lượng vốn lưu động khá lớn – nguồn lực vốn của doanh nghiệp không thể đáp ứng được nhu cầu này. Do đó, doanh nghiệp đã lựa chọn vay vốn từ các ngân hàng, các tổ chức tín dụng và cá nhân cả vay ngắn hạn và vay dài hạn. Ngoài khoản vay dài hạn thì Hoàng Phú khá chú trọng tới Vay ngắn hạn, và chủ yếu Hoàng Phú lựa chọn vay theo hạn mức tín dụng bởi lẽ Hoàng Phú luôn có nhu cầu vay vốn thường xuyên và đặc biệt là có vòng quay vốn nhanh. Do đó lựa chọn hình thức vay vốn ngắn hạn sẽ đáp ứng được nhu cầu vốn phục vụ cho quá trình kinh doanh Quy mô của công ty: công ty Hoàng Phú có quy mô nhỏ, bộ phận kế toán cũng bị hạn chế về số lượng người ( chỉ có 3 nhân viên ), khối lượng công việc thì khá lớn do đó vai trò, nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi người khá nặng nề. Chỉ một nhân viên kế toán mà đảm nhiệm cả phần nguồn vốn, khối lượng nghiệp vụ khá nhiều do đó sẽ không thể tránh được những sai sót, những thiếu sót trong công tác kế toán tại doanh nghiệp. Trình độ nguồn nhân lực: ảnh hưởng lớn tới công tác kế toán nói chung và kế toán các khoản tiền vay nói riêng. Người nhân viên kế toán phải tính toán và lập kế hoạch vay cho phù hợp với tình hình doanh nghiệp và tình hình chung bên ngoài doanh nghiệp. Ngoài ra kế toán các khoản tiền vay là nghiệp vụ phức tạp bởi vì nó không chỉ liên quan tới bản thân doanh nghiệp mà còn liên quan tới các ngân hàng, các tổ chức tín dụng khác. Chính điều này đòi hỏi người nhân viên phụ trách về phần này phải có trình độ chuyên môn, hiểu biết pháp luật, nhạy bén, khả năng nắm bắt và phân tích tình hình tốt để có thể hoàn thành tốt nghiệp vụ được giao. Ngoài ra người nhân viên phải xây dựng được mối quan hệ tốt với các tổ chức tín dụng để tạo niềm tin có như vậy khả năng tiếp cận các nguồn vốn vay mới cao Loại hình của công ty: Hoàng Phú là công ty Cổ phần do đó có thể lựa chọn huy động vốn theo hình thức cổ phần hay có thể đi vay vốn từ bên ngoài. Khi thị trường chứng khoán phát triển mạnh mẽ thì việc lựa chọn huy động vốn theo hình thức cổ phần rất được ưu chuộng. Song theo kế hoạch phát triển trong năm nay thì Hoàng Phú không có kế hoạch huy động theo hình thức cổ phần bởi lẽ công ty chưa thể đưa ra được một chỉ số ROI thích hợp do đó Hoàng Phú lựa chọn hình thức vay vốn từ ngân hàng và các tổ chức tín dụng bỡi lẽ doanh nghiệp vẫn sẽ chủ động trong hoạt động kinh doanh của mình chỉ có nghĩa vụ phải trả nợ đúng hạn và phần chi phí lãi vay ( được đưa vào phần chi phí kinh doanh 2.2.2.2. Nhân tố bên ngoài Chính sách của nhà nước: tác động rất lớn tới sự phát triển của doanh nghiệp. Các chính sách tiền tệ, chính sách đầu tư, hành lang pháp lý ... tác động trực tiếp tới doanh nghiệp. Những quy định của nhà nước về những vấn đề liên quan tới qui định về kế toán,... vẫn chưa hoàn thiện do đó vẫn có sự thay đổi, đổi mới chính điều này ảnh hưởng tới doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không cập nhật được những thông tin, những thay đổi thì sẽ không thể thực hiện đúng trong công tác kế toán nói riêng và trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung Xu thế phát triển: Với xu thế hội nhập, mở rộng giao lưu, hợp tác kinh tế trên toàn cầu. Đòi hỏi nhà nước và bản thân doanh nghiệp phải có những chính sách, những quy định cho phù hợp với tình hình chung. Các quy định và các chuẩn mực kế toán của Việt Nam phải có sự thống nhất với quốc tế. Để tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển mà không bị cản trở gì Những tác động của nhân tố bên trong và bên ngoài sẽ ảnh hưởng lớn 2.2.3. Thực trạng công tác kế toán tại doanh nghiệp Hoàng Phú 2.2.3.1. Đặc điểm bộ máy kế toán tại doanh nghiệp Hoàng Phú Hoàng Phú với quy mô nhỏ, bộ phận kế toán chỉ có 3 người, đảm nhiệm khá nhiều nhiệm vụ song việc phân rõ nhiệm vụ cho từng nhân viên tại doanh nghiệp Hoàng Phú vì vây tránh được việc chồng chéo trong quá trình hoạt động của mình - Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Là người đứng đầu phòng kế toán, là người có nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát việc chấp hành chế độ hạch toán kế toán theo quy định của nhà nước ban hành. Là người chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về công tác kế toán tài chính. Thực hiện công tác ngoại giao, làm việc với các cơ quan chức năng có liên quan đến tài chính, kế toán của doanh nghiệp Phòng kế toán có 2 nhân viên, được phân công đảm nhiệm, theo dõi các nghiệp vụ kế toán khác nhau. Cụ thể: - Nhân viên kế toán 1: + Kế toán mua hàng: + Kế toán tài sản cố định và đầu tư dài hạn + Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương - Nhân viên kế toán 2: + Kế toán bán hàng và kết quả hoạt động kinh doanh + Kế toán nguồn vốn và các quỹ + Thủ quỹ Vậy kế toán các khoản vay ngắn hạn, dài hạn thuộc kế toán nguồn vốn thuộc phần phụ trách của nhân viên kế toán 2, các vấn đề giao dịch với ngân hàng, các tổ chức tín dụng, cá nhân cho vay sẽ do nhân viên kế toán 2 đảm nhiệm 2.2.3.2. Kế toán vay ngắn hạn, vay dài hạn 2.2.3.2.1. Chứng từ Trong kế toán vay ngắn hạn, dài hạn thường sử dụng một số loại chứng từ như sau: - Hợp đồng tín dụng, Hợp đồng vay vốn - Giấy đề nghị vay vốn - Giấy báo có, Giấy báo nợ - Phiếu thu, phiếu chi 2.2.3.2.2. Tài khoản Theo chế độ kế toán số 15 để phản ánh các khoản vay ngắn hạn và tình hình thanh toán tiền vay của Hoàng Phú kế toán phản ánh vào tài khoản 311 – Vay ngắn hạn. Nội dung ghi chép của tài khoản 311: Bên nợ: Phản ánh số tiền đã trả về các khoản vay ngắn hạn Số tiền nợ vay ngắn hạn giảm do tỷ giá ngoại tệ giảm Bên có: Phản ánh số tiền vay ngắn hạn tăng trong kỳ Số tiền nợ vay ngắn hạn tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng Số dư bên có: Phản ánh số nợ vay ngắn hạn chưa trả TK 311 được chi tiết thành 3 TK cấp hai để theo dõi, phản ánh riêng từng nội dung vay ngắn hạn. Cụ thể: TK 3111: Vay ngắn hạn ngân hàng TK 3112: Vay ngắn hạn các tổ chức tín dụng, các cá nhân TK 3113: Vay ngắn hạn cá nhân trong nội bộ doanh nghiệp Để thuận tiện trong việc theo dõi từng khoản vay, Hoàng Phú còn mở các TK cấp 3, chi tiết hơn cho từng đối tượng vay Kế toán vay dài hạn sử dụng tài khoản 341 – Vay dài hạn. Tài khoản 341 dùng để phản ánh các khoản tiền vay dài hạn và tình hình thanh toán các khoản vay dài hạn của doanh nghiệp. Nội dung ghi chép của TK này như sau: Bên nợ: Phản ánh số tiền đã trả nợ vay dài hạn trong kỳ Kết chuyển số nợ vay dài hạn đến hạn trả sang tài khoản 315 Số giảm nợ vay dài hạn do tỷ giá ngoại tệ giảm Bên có: Phản ánh số tiền vay dài hạn tăng trong kỳ Số tăng nợ do tỷ giá ngoại tệ tăng Số dư bên có: Phản ánh số tiền vay dài hạn còn nợ chưa đến hạn trả Tk 341 được chi tiết thành 3 TK cấp 2 để theo dõi, phản ánh riêng nội dung từng khoản vay. Cụ thể: TK 3411: Vay dài hạn ngân hàng TK 3412: Vay dài hạn các tổ chức tín dụng, cá nhân TK 3413: Vay dài hạn các cá nhận trong nội bộ doanh nghiệp Với TK 341 cũng có TK cấp 3 chi tiết cho từng đối tượng vay 2.2.3.2.3. Trình tự hạch toán Vay ngắn hạn bằng tiền Việt Nam Ngày24/3/2009vay ngắn hạn của Ngân hàng Á Châu số tiền là 100.000.000đ Dùng 1/4 số tiền để mua vật tư, hàng hoá ( thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT). Kế toán ghi: Nợ TK 153: 25.000.000 đ Có TK 3111A: 25.000.000 đ Dùng 1/4 trả nợ nhà cung cấp: Nợ TK 331: 25.000.000 đ Có TK 3111A: 25.000.000 đ Dùng 1/4 trả khoản vay ngắn hạn Nợ TK 311: 25.000.000 đ Có TK 3111A: 25.000.000 đ Trả nợ vay dài hạn đến hạn trả là 20.000.000 đ số còn lại nhập quỹ tiền mặt: Nợ TK 315: 20.000.000 đ Nợ TK 111: 5.000.000 đ Có TK 3111A: 25.000.000 đ Ngày27/3/2009 Xuất quỹ tiền mặt trả nợ khoản vay ngắn hạn cá nhân. Kế toán ghi: Nợ TK 3112: 10.000.000 đ Có TK 111: 10.000.000 đ Vay ngắn hạn bằng ngoại tệ Ngày 2/2/2009 doanh nghiệp vay ngắn hạn ngân hàng Công Thương Việt Nam ngoại tệ để mua một số công cụ dụng cụ dùng cho hoạt động kinh doanh là 10.000 USD giá chưa thuế ( thuế GTGT 10% ) tỷ giá thực tế 17.050 đ/USD Nợ TK 153: 170.500.000 Nợ TK 133: 17.050.000 Có TK 3111V: 187.550.000 Ngày 5/2/2009 dùng tiền gửi ngân hàng là ngoại tệ để thanh toán nợ vay ngắn hạn ngân hàng Đông Á 20.000 USD tiền gốc và tiền lãi là 1600 USD cho kỳ cuối, tỷ giá ghi sổ là 17.040 đ/USD, tỷ giá thực tế 17.030 đ/USD Nợ TK 3111D: 340.080.000 Có TK 112: 340.060.000 Có TK 515: 20.000 Ngày 16/3/ 2009 Vay ngắn hạn 30.000 USD tiền mặt của tổ chức tín dụng Dùng 1/3 để thanh toán các khoản nợ dài hạn. Tỷ giá thực tế ngày giao dịch là 17.000 đ/USD, Tỷ giá ghi sổ kế toán là 16.500đ/USD. Kế toán ghi: Nợ TK 342: 165.000.000 đ Nợ TK 635: 5.000.000 đ Có TK 3112:170.000.000 đ Ngày 17/3 /2009 dùng khoản vay ngắn hạn ngày 16/3/2009 thanh toán cho người bán 10.000 USD ( Tỷ giá thực tế là 16.250 đ/USD) Nợ TK 331: 162.500.000 đ Nợ TK 635: 7.5 00.000 đ Có TK 3112: 170.000.000 đ Số còn lại nhập quỹ tiền mặt Nợ TK 1112: 10.000 USD Có TK 3112: 10.000 USD Ngày 18/3 trả nợ khoản vay ngắn hạn đã vay nhân viên trong công ty làn5.000 USD bằng tiền gửi ngân hàng ( tỷ giá ghi sổ tại thời điểm nợ là 17.020 đ/ USD, tỷ giá ghi sổ tại thời điểm nhập quỹ là 17.000 đ/USD). Kế toán ghi: Nợ TK 3113: 85.100.000 đ Có TK 1122: 85.000.000 đ Có TK 515: 100.000 đ Khoản Vay dài hạn Ngày 1/ 3/2009 Vay dài hạn ngân hàng Á Châu để mua một tài sản cố định du