Chuyên đề Phương pháp tập hợp phân bổ chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty Đầu Tư Sản Xuất và Xuất Nhập Khẩu Cà Phê – Cao Su Nghệ An

ng 2 Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công Ty Đầu Tư Sản Xuất và Xuất Nhập Khẩu Cà Phê – Cao Su Nghệ An. 2.1. Đặc điểm và tổ chức quản lý lao động – tiền lương của công ty. 2.1.1. Đặc điểm lao động và phân loại tại công ty. Có thể nói rằng lực lượng cán bộ quản lý trong công ty không đông về số lượng nhưng lại có tính chất quyết định đối với sự thành bại của công ty. Người quản lý trong cơ chế thị trường không chỉ thực hiện những công việc “thành tên” và còn phải năng động sáng tạo trong những tình huống khó khăn bất ngờ. Do đó đòi hỏi không ngừng nâng cao nhận thức, trình độ. Mặt khác, sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ đòi hỏi công ty có sự đầu tư thích đáng cho đào tạo cán bộ nghiên cứu và ứng dụng khoa học. Họ sẽ là người đem tri thức mới và tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh và để vận hành được máy móc thiết bị hiện đại, bắt kịp với trình độ sản xuất tiên tiến thì nâng cao tay nghề của công nhân cũng là một yếu tố khách quan. Con người là nhân tâm của mọi quá trình sản xuất, khi trình độ, kỹ năng của người lao động tăng lên kéo theo năng suất lao động tăng lên dẫn đến lực lượng sản xuất phát triển và ngược lại. Xuất phát từ quan điểm đó, công ty ĐTSX và XNK cà phê – cao su Nghệ An từ khi thành lập cho đến nay luôn tâm bồi dưỡng phát triển nguồn nhân lực và đặc biệt trong vài năm trở lại đây cùng với sự phát triển sản xuất, đội ngũ những người lao động trong công ty đã tăng cả về số lượng và chất lượng. Bên cạnh việc phát triển lực lượng lao động bằng cách thu hút nguồn nhân lực từ các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp và dạy nghề công ty còn thực hiện đào tạo, bồi dưỡng tay nghề cho cán bộ công nhân viên ở từng phân xưởng cũng như từng đơn vị sản xuất. Khi công ty mới được thành lập, đội ngũ lao động chỉ có 262 cán bộ công nhân viên trong đó chỉ có 2cán bộ có trình độ trung cấp,không có ai tốt nghiệp đại học. Đến nay, công ty ĐTSX và XNK cà phê – cao su Nghệ An đã có một lực lượng lao động hùng hậu, trình độ tăng lên gấp nhiều lần điều đó thể hiện qua bảng sau: Bảng 2.1: BẢNG PHÂN LOẠI LAO ĐỘNG STT Chỉ tiêu Số CNV (Người) Tỷ trọng 1 Lao động trực tiếp 1.987 93,55% - Nam 1234 62,1% - Nữ 753 37,9% 2 Lao động gián tiếp 137 6,45% - Nam 79 57,66% - Nữ 67 48,90% (Bảng nguồn từ phòng tổ chức hành chính công ty ĐTSX và XNK cà phê – cao su Nghệ An) Bảng 2.2: BẢNG THỐNG KÊ TÌNH HÌNH LAO ĐỘNG GIÁN TIẾP CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY Tháng 1 Năm 2010 STT Chỉ tiêu Số CNV (Người) Tỷ trọng 1 Tổng số CNV 137 100% - Nam - Nữ 79 67 57,66% 48,09% 2 Trình độ - Thạc sĩ - Đại học - Cao đẳng, trung cấp 2 118 17 1,46% 86,13% 12,41% (Bảng nguồn từ phòng tổ chức hành chính công ty ĐTSX và XNK cà phê – cao su Nghệ An) Tình hình lao động hiện tại trong công ty tháng 1 năm 2010 như sau: Tổng số lao động là 2124 người, trong đó lao động trực tiếp là 1987 người chiếm tỷ trọng 93,55%; lao động gián tiếp là 137 người chiếm 6,45% tỷ trọng lao động toàn công ty. Bộ phận lao động trực tiếp : trong số 1987 công nhân trực tiếp sản xuất, khối sản xuất thì có 1234 lao động nam chiếm 62,1% và 753 lao động nữ chiếm 37,9% tổng số bộ phận lao động trực tiếp toàn công ty. Bộ phận lao động gián tiếp : trong số 137 công nhân viên khối văn phòng thì có 79 lao động nam chiếm 57,66% và 67 lao động nữ chiếm 48,09% tổng số bộ phận lao động gián tiếp của toàn công ty. Về trình độ của CNV: CNV của công ty chủ yếu là có trình độ đại học. Hiện công ty đang có 2 lao động có trình độ thạc sĩ chiếm 1,46%; 118 lao động trình độ đại học chiếm 86,13%; còn lại 17 lao động có trình độ cao đẳng, trung cấp chỉ chiếm 12,41%. 2.1.2. Các hình thức trả lương của công ty. Công ty áp dụng 2 hình thức trả lương chính là trả lương theo thời gian đối với bộ phận lao động gián tiếp và hình thức trả lương theo sản phẩm đối với công nhân trực tiếp sản xuất, khối sản xuất. Hình thức trả lương theo thời gian : Được áp dụng đối với khối văn phòng, lao động gián tiếp, là tiền lương trả cho người lao động theo bậc lương, hệ số lương cơ bản quy định trên hợp đồng lao động gồm có tiền lương theo cấp bậc và các khoản phụ cấp khác (nếu có). Hình thức trả lương theo sản phẩm : Được áp dụng đối với công nhân trực tiếp sản xuất, khối sản xuất, được cắn cứ vào bảng chấm công,vào số lượng sản phẩm và vào đơn giá tiền lương của một sản phẩm. 2.1.3. Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương tại công ty. * Quỹ BHXH : Dùng để chi trả cho 1 người lao động trong thời gian nghỉ do ốm đau theo chế độ hiện hành. BHXH phải được tính là 22% trên tổng quỹ lương trong đó 16% tính vào chi phí kinh doanh của công ty. 6% do người lao động góp trừ vào lương công ty sẽ nộp hết 22% cho cơ quan bảo hiểm. * Quỹ BHYT : Dùng để chi trả cho người tham gia đóng góp trong thời gian khám chữa bệnh. BHYT được tính 4.5% trên tổng quỹ lương trong đó: - 3% tính vào chi phí của công ty - 1.5% tính vào lương của CNV * KPCĐ : Dùng để duy trì hoạt động của công đoàn công ty được tính 2% trên tổng quỹ lương, 1% nộp cho công đoàn cấp trên, 1% giữ lại tại công ty.2% này được tính hết vào chi phí. * BHTN : Quỹ BHTN được hình thành từ việc trích lập theo quy định trên tổng quỹ tiền lương. Theo chế độ quy định hiện hành, BHTN được trích theo tỷ lệ 3% trên tổng quỹ tiền lương công ty phải trả cho người lao động. Trong đó, công ty chịu 1% tính vào chi phí, người lao động chịu 1% tính trừ vào lương và 1% do ngân sách nhà nước hỗ trợ. 2.1.4. Tổ chức quản lý lao động và tiền lương tại công ty. Hiện tại công ty có phòng tổ chức hành chính phụ trách việc tuyển dụng và quản lý lao động. Việc quản lý lao động được thực hiện một cách nghiêm túc, chặt chẽ không những theo quy định, sổ theo dõi theo quy định mà còn theo cách riêng của Công ty như phân cấp quản lý theo phòng, cấp sổ lao động, có mã số lao động.... Công ty cũng có chế độ thưởng, phạt thích đáng đối với lao động, khuyến khích sáng tạo, ý tưởng cũng như có sáng kiến nhằm nâng cao năng lực sẵn có của Công ty, tăng khả năng cạnh tranh. Trong công ty, phòng tổ chức hành chính tổ chức việc quản lý lao động theo bảng mẫu sau: Bảng số 2.3: BẢNG THEO DÕI DANH SÁCH LAO ĐỘNG TRONG CÔNG TY Đơn vị Họ và tên Ngày sinh Quê quán Trình độ Phòng KTTC Cao Thị Hải Anh 27/1/1982 Nghệ An Đại học Phòng TCHC Hà Văn Hải 19/5/1969 Nghệ An Thạc sĩ Phòng KTCN Tạ Tuấn Linh 25/6/1978 Nghệ An Cao đẳng ................ ................ ................ ................ Việc quản lý tiền lương và các khoản trích theo lương được giao cho phòng kế toán đảm nhiệm. Mà chủ yếu ở đây là nhiệm vụ của kế toán tiền lương. 2.2. Kế toán tiền lương tại Công Ty Đầu Tư Sản Xuất và Xuất Nhập Khẩu Cà Phê – Cao Su Nghệ An. 2.2.1.Chứng từ sử dụng. Theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính quy định về chế độ chứng từ kế toán lao động tiền lương, kế toán tiền lương tại công ty sử dụng các chứng từ sau: + Bảng chấm công số 01a – LĐTL + Bảng thanh toán lương số 02 – LĐTL + Bảng thanh toán tiền thưởng 03 – LĐTL + Phiếu xác nhận SP hoặc công việc hoàn thành số 05 – LĐTL + Bản thanh toán tiền thuê ngoài số 07 – LĐTL + Hợp đồng giao khoán số 08 – LĐTL + Biên bản thanh lý nghiệm thu hợp đồng giao khoán số 09 – LĐTL + Bảng kê trích nộp các khoản theo lương số 10 – LĐTL + Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội số 11 – LĐTL Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số chứng từ và giấy tờ liên quan khác như: Giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, … để làm căn cứ xét duyệt trả tạm ứng và thanh toán lương cho người lao động trong kỳ 2.2.2. Phương pháp tính lương. Hình thức trả lương theo thời gian. Bộ phận áp dụng. - Hình thức trả lương thời gian áp dụng đối với khối văn phòng, lao động gián tiếp. Thủ tục chứng từ. - Căn cứ vào bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ để ghi nhận số công thực tế của từng người lao động. - Căn cứ vào hệ thống thang bảng lương doanh nghiệp áp dụng. - Căn cứ vào các khoản phụ cấp được hưởng. - Căn cứ vào mức lương tối thiểu do nhà nước quy định. - Căn cứ vào hệ số điều chỉnh được nhà nước cho phép. Phương pháp tính. Tiền lương thời gian=(hệ số lương * mức lương tối thiểu doanh nghiệp áp dụng * số ngày làm thực tế) / 22 ngày công. mức lương tối thiểu doanh nghiệp áp dụng cho từng vùng = mức lương tối thiểu theo vùng do nhà nước quy định * hệ số điều chỉnh. mức lương nhỏ nhất chung của nhà nước : ( 01/01/08 => 30/04/2009 ) : 540.000 đồng. Mức lương theo vùng do nhà nước quy định được áp dụng: Năm 2008 : 620.000 đ. Năm 2009 : 800.000 đ. Từ 01/05/2011 :830.000 đ. Lương lễ, phép = (hệ số lương * mức lương tối thiểu doanh nghiệp áp dụng cho từng vùng * số ngày nghỉ lễ, phép) / 22 ngày công. phụ cấp trách nhiệm = lương tối thiểu chung * hệ số phụ cấp. tiền ăn ca = số ngày công * mức tiền ăn ca / 1 ngày công. tổng cộng lương = lương thời gian + lương lễ, phép + ăn ca + phụ cấp + bổ sung (lương bổ sung hoặc thưởng nếu có). Ví dụ về tính lương thời gian. Tính lương cho anh nguyễn hồng phong – phòng tổ chức hành chính (bảng chấm công và bảng thanh toán lương tháng 12/2009 của phòng tổ chức hành chính ). - Dựa vào bảng chấm công. Số công hưởng lương thời gian trong tháng : 21 công. Số công làm thêm giờ quy đổi : 1 * 200% = 2công. Tổng số công làm việc trong tháng = 21 + 2 = 23công. Số công nghỉ phép (hưởng 100% lương) = 2công. * Bảng thanh toán tiền lương. Mức lương tối thiểu doanh nghiệp áp dụng cho từng vùng = mức lương tối thiểu theo vùng do nhà nước quy định * hệ số điều chỉnh = 620.000 * 1,1 = 682.000 đ. Tiền lương thời gian = (4,32 * 682.000 * 23) / 22 =3.080.160 đ. Lương lễ, phép = (4,32 * 682.000 * 2) / 22 =267.840 đ. Phụ cấp trách nhiệm = 0,3 * 800.000 = 240.000 đ Tiền ăn ca = 22 ngày * 20.000 đ/ ngày = 440.000 đ. Tổng cộng lương = 4.710.000 đ. Hình thức trả lương theo sản phẩm: Bộ phận áp dụng. - Hình thức trả lương theo sản phẩm áp dụng đối với công nhân trực tiếp sản xuất , khối sản xuất. Thủ tục chứng từ. - Căn cứ vào bảng chấm công. - Căn cứ vào số lượng sản phẩm. - Căn cứ vào đơn giá tiền lương của 1 sản phẩm. Phương pháp tính. Tiền lương sản phẩm = đơn giá * số lượng sản phẩm hoàn thành. Trong từng tháng khác nhau, đơn giá tiền lương của một sản phẩm trả cho người lao động là khác nhau, đơn giá này được phòng kế hoạch kỹ thuật xây dựng dựa trên tình hình cân đối doanh thu và chi phí đầu vào để sản xuất sản phẩm đối với từng thời kỳ.hiện tại đơn giá mà công ty đang áp dụng để tính trả lương cho công nhân sản xuất là 5.500 đ / sản phẩm. Căn cứ vào phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành của từng tổ sản xuất và số công theo bảng chấm công theo định mức lao động của từng cá nhận trong tổ để tính ra tiền lương sản phẩm của từng người lao động. tiền lương ( của cả tổ ) = đơn giá * số lượng sản phẩm hoàn thành (của cả tổ ). tiền lương sản phẩm = (tiền lương sản phẩm của tổ sản xuất * số công của người sx) / tổng số công thực hiện của tổ sản xuất. phụ cấp độc hại = hệ số phụ cấp * mức lương tối thiểu. Ví dụ về tính lương sản phẩm. Tính lương cho anh Nguyễn Văn Tiến - tổ sản xuất 1 - số sản phẩm hoàn thành của tổ = 1.480 sản phẩm. Tiền lương của cả tổ sản xuất = 1.450 * 5.500 = 7.975.000 đ. Tiền lương sản phẩm ( A.Tiến ) = (7.975.000 * 25) / 119 = 1.675.420 đ. Phụ cấp độc hại = 0,2 * 540.000 = 108.000 đ. Ăn ca = 22 * 20.000 = 440.000 đ. Tổng cộng lương = 2.223.420 đ. 2.2.3. Tài khoản sử dụng. Tk 334 : Phải trả người lao động. Tk 622 : Chi phí nhân công trực tiếp. Tk 627 : Chi phí sản xuất chung. Chi tiết : Tk 6271 : Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng. Tk 641 : Chi phí bán hàng. Chi tiết : Tk 6411 : Chi phí nhân viên bán hàng. Tk 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi tiết : Tk 6421 : Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp. 2.2.4. Quy trình kế toán. 2.2.4.1. Đối với bộ phận lao động trực tiếp Căn cứ vào doanh thu của từng dự án, hợp đồng giao khoán nội bộ, kế toán tiến hành chia lương khoán theo sản lượng cho từng lao động tham gia trực tiếp vào dự án. Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, từng tháng kế toán lập bảng tạm ứng lương khoán theo công trình cho lao động trực tiếp. Khi dự án hoàn thành, kế toán tiền lương lập bảng tính lương khoán theo từng công trình rồi chuyển sang cho kế toán trưởng duyệt. Sau khi được duyệt, kế toán tiền lương nhận tiền từ thủ quỹ và thanh toán lương cho người lao động 2.2.4.2. Đối với bộ phận lao động gián tiếp - Bước 1: Khi công nhân viên đi làm, bộ phận chấm công tiến hành chấm công hàng ngày cho nhân viên và gửi bảng chấm công cho kế toán tiền lương vào cuối tháng. - Bước 2: Sau đó kế toán tiền lương tiến hành tập hợp bảng chấm công và các chứng từ liên quan. Kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng và các khoản phải nộp, sau đó chuyển cho kế toán trưởng. - Bước 3: Sau khi nhận được bảng lương, kế toán trưởng sẽ tiến hành kiểm tra lại bảng lương, có hai trường hợp có thể xảy ra: + Trường hợp 1: Kế toán trưởng không đồng ý duyệt bảng lương thì bảng lương sẽ được chuyển lại cho kế toán tiền lương, kế toán tiền lương sẽ điều chỉnh và lập lại bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản phải nộp. Sau đó lại chuyển cho kế toán trưởng duyệt lại. + Trường hợp 2: Kế toán trưởng đồng ý duyệt bảng lương, thì bảng lương sẽ được chuyển cho Giám đốc. - Bước 4: Sau đó giám đốc xem xét và ký duyệt bảng lương rồi chuyển lại cho kế toán trưởng. - Bước 5: Kế toán trưởng nhận lại bảng lương và chuyển lại cho kế toán tiền lương. Kế toán tiền lương sẽ căn cứ vào bảng lương đã duyệt và tiến hành trả lương cho nhân viên. - Bước 6: Nhân viên ký nhận vào bảng lương sau khi đã nhận lương và hoạt động tiền lương kết thúc. Bảng 2.4 : Bảng chấm công bộ phận lao động gián tiếp Đơn vị: Công ty ĐTSX va XNK Cà Phê – Cao Su Nghệ An. Mẫu số 01a- LĐTL (Ban hành theo QĐ 48/2006/QĐ- BTC) BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 12 Năm 2010 STT Họ và Tên Ngày trong tháng Quy ra công 1 2 3 4 5 6 7 8 … 27 28 Số công hưởng lương thời gian Số công nghỉ việc hưởng …% lương Số công hưởng BHXH 1 Hoàng Tuấn Anh k k k k k k x x … h x 18 0 0 2 Nguyễn Văn Nam k k k k k k x x … x x 19 0 0 3 Cao Thị Hải Anh k k k k k k x x … x x 19 0 0 … 14 Cao Xuân Chung k k k k k k x x … x x 19 0 0 Trong đó: x là lương thời gian K là nghỉ không lương Ô là ốm, điều dưỡng H là họp, hội nghị P là phép Người chấm công Phụ trách bộ phận Người duyệt (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Bảng 2.5 : Bảng Thanh Toán Tiền Lương Tháng 12/2010 STT Họ và Tên Lương Sản Phẩm và Lương Lễ Phép Phụ Cấp Độc Hại Tiền Ăn Ca Tổng Cộng Tạm Ưng Số Còn Được Lĩnh Số Công Thực Hiện Số Công Lễ,Phép Tổng Số Công Số Tiền Hệ Số Số Tiền Số Tiền Ký 1 Nguyễn Tuấn Anh 23 2 25 1.675.420 0,2 108.000 330.000 2.113.420 1.100.000 921.020 2 Trần Văn Linh 22 1 23 1.541.387 0,2 108.000 330.000 1.979.387 0 1.886.987 3 Phạm Tuấn Tú 22 1 23 1.541.387 0,2 108.000 330.000 1.979.387 0 1.886.987 4 Hoàng Tuấn Anh 27 27 1.809.454 0,2 108.000 375.000 2.292.454 1.200.000 1.000.054 5 Lê Mạnh Hoạt 21 21 1.407.353 0,2 108.000 315.000 1.830.353 0 1.737.953 6 Tổng Cộng 115 4 119 7.975.000 1 540.000 1.680.000 10.195.000 2.300.000 Ngày 30 Tháng 12 Năm 2010 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký tên) (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu) Bảng 2.6: Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương Đơn vị: Công ty ĐTSX và XNK cà phê – cao su nghệ an. Bảng Tổng Hợp Thanh Toán Tiền Lương Tháng 2 năm 2009 STT Tên Bộ Phận Tiền Lương Phụ Cấp Ăn Ca Tổng Cộng Tạm ứng Trừ BHXH,BHYT( 6% ) Số Còn Lĩnh 1 Xưởng Sản Xuất 47.689.890 3.816.000 9.885.000 60.760.890 21.300.000 2.726.784 36.734.106 2 Bộ Phận Quản Lý 9.005.190 867.000 1.035.000 10.607.190 4.500.000 443.232 5.663.958 3 Phòng Tổ Chức Hành Chính 10.224.730 162.000 1.350.000 11.736.730 400.000 458.784 7.277.946 4 Phòng Kế Toán Tài Chính 10.377.560 162.000 1.680.000 12.219.560 4.700.000 488.916 7.030.644 5 Phòng Kỹ Thuật Công Nghệ 6.466.910 162.000 1035.000 7.663.910 0 303.588 7.360.322 6 Phòng Kế Hoạch Đầu Tư 23.145.840 1.824.000 3.510.000 28.479.840 12.800.000 1.038.096 14.641.744 7 Khác 9.251.724 300.000 1.698.000 11.246.724 2.300.000 500.928 8.445.796 Tổng Cộng 116.161.844 6.363.000 20.190.000 142.714.844 49.600.000 5.960.328 87.154.516 Bảng 2.7 : Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Tháng 12 năm 2010 STT TK Có TK Nợ TK 334 TK 338 Tổng cộng Tiền lương Phụ cấp Cộng Có TK334 KPCĐ TK3382 BHXH TK3383 BHYT TK3384 BHTN TK3389 Cộng Có TK338 A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 TK 622 43.065.000 2.916.000 45.981.000 919.620 10.115.820 2.069.145 919.620 14.024.205 60.005.205 2 TK 627 4.624.890 270.000 4.894.890 97.897,8 1.076.875,8 220.270,05 97.897,8 1.492.941,45 6.387.831,45 3 TK 641 23.577.754 1.400.000 24.977.754 499555,08 5.495.105,08 1.123.998,93 499555,08 7.618.214,17 32.595.998,17 4 TK 642 44.894.200 1.777.000 46.761.200 933.424 10.267.664 2.100.204 933.424 14.234.716 60.905.916 5 TK 334 6 TK431 26.800.000 26.800.000 Tổng cộng 116.164.844 6.363.000 149.324.844 2.450.496,88 26.955.464,88 5.513.617,98 2.450.496,88 37.370.076,62 186.694.920,6 Ngày 30 Tháng 12 Năm 2010 Người lập bảng (Ký, họ tên) Trong đó : KPCĐ : KPCĐ cột 334 * 2%. BHXH :lấy cộng có 334 * 22%. BHYT : cộng có 334 * 4,5%. BHTN : cộng có 334 * 2%. Kế toán trưởng (Ký, họ tên) * Bảng tổng hợp hệ số lương : Bảng tổng hợp này do phòng tổ chức hành chính lập ra và theo dõi tình hình nhân sự của công ty, tình hình thay đổi bậc lương, hệ số lương của công nhân viên đồng thời cũng là cơ sở để kế toán tiền lương, tính thưởng, các khoản phụ cấp, tính trích các khoản trích theo tiền lương cho công nhân viên của công ty. Bảng 2.8 : Trích bảng tổng hợp hệ số lương TT Họ và Tên Giới Tính Chức Vụ Trình Độ Chuyên Môn Hệ Số Lương Nam Nữ I Phòng Tổ Chức Hành Chính 1 Nguyễn Văn Bình Nam Trưởng Phòng Đại học 4,32 2 Lê Thị Hạnh Nữ Nhân viên Cao đẳng 3,67 3 Trần Thuỳ Lam Nữ Nhân viên Cao đẳng 3,03 4 Nguyễn Xuân Ngọc Nam Nhân viên Cao đẳng 2,86 Tổng Cộng 13,86 II Phòng Kế Toán Tài Chính ………….. * Danh sách ứng lương của từng kỳ : Công ty không thực hiện trả lương tháng thành nhiều kỳ, mà chỉ trả một lần vào đầu tháng sau, do đó xảy ra trường hợp nhân viên trong công ty tạm ứng trước từng tháng khi có nhu cầu riêng. số nhân viên xin tạm ứng lương cũng như số lượng xin tạm ứng trước từng tháng là không giống nhau, do đó kế toán lập ra bảng danh sách ứng lương hàng tháng để theo dõi việc tạm ứng lương, phục vụ cho việc tính toán tiền lương còn phải trả cũng như thực hiện việc thanh toán lương nhân viên của công ty trong tháng đó. Khi muốn tạm ứng người xin tạm ứng lập giấy đề nghị tạm ứng có xác định của người phụ trách bộ phận. trong giấy đề nghị tạm ứng phải ghi rõ số tiền tạm ứng và lý do tạm ứng. sau đó giấy đề nghị này được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị giám đốc duyệt chi, sau khi được duyệt, kế toán tiến hành lập phiếu chi và chuyển chứng từ cho thủ quỹ làm thử tục xuất quỹ. * Bảng chấm công : Căn cứ đầu tiên để thựuc hiện việc tính lương là bảng chấm công, bảng chấm công được sử dụng để theo dõi thời gian làm việc thực tế trong tháng của cán bộ công nhân viên tại từng phòng ban, từng tổ đội sản xuất một cách công khai. Hàng ngày, căn cứ vào sự có mặt của từng thành viên, người phụ trách chấm công đánh dấu lên bảng chấm công ghi nhận sự có mặt của thành viên đó, các trưởng phòng, xưởng trưởng và các tẩttưởng sản xuất chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra sự chính xác của bảng chấm công tại bộ phận mình phụ trách. cuối tháng tổng cộng số công của từng thành viên cũng như của cả phòng, chuyển cho phòng tổ chức hành chính duyệt, sau đó chuyển về phòng kế toán làm căn cứ tính lương, tính thưởng và tổng hợp thời gian lao động sử dụng trong công ty ở mỗi bộ phận. kế toán căn cứ vào số công trên bảng chấm công để lập các bảng tính lương cho người lao động trong công ty. * Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành : Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành là chứng từ sử dụng để hạch toán kết quả lao động của công nhân trực tiếp sản xuất trong công ty, đây là chứng từ xác nhận khối lượng công việc hoàn thành của từng đơn vị, tổ đội sản xuất trong công ty. * Bảng thanh toán tiền lương : Các bảng tính lương sau khi lập xong phải có đủ chữ ký của trưởng phòng tổ chức hành chính, kế toán trưởng và ký duyệt của giám đốc. sau đó được chuyển trả lại phòng kế toán để tiến hành các loại sổ sách có liên quan và thanh toán cho cán bộ công nhân viên. Sau khi lập các bảng thanh toán tiền lương cho các bộ phận, kế toán liên bảng tổng hợp thanh toán tiền lương của toàn công ty. * Phiếu chi, giấy tạm ứng : Khi thanh toán, chứng từ được sử dụng là phiếu chi và giấy thanh toán tạm ứng. Kế toán lập phiếu chi, sau đó chuyển cho thủ quỹ để xuất tiền thanh toán số lương còn phải trả cho người lao động, người lao động nhận lương và ký nhận vào danh sách thanh toán tiền lương của từng phòng. 2.3. Kế toán các khoản trích theo lương tại Công Ty Đầu Tư Sản Xuất và Xuất Nhập Khẩu Cà Phê – Cao Su Nghệ An. 2.3.1. Chứng từ sử dụng. Trong tháng, khi CBNV nộp giấy, hóa đơn, chứng từ xác nhận thuộc diện được hưởng BHXH, căn cứ vào mức lương cơ bản, số ngày nghỉ, mức ưu tiên. Kế toán phụ trách BHXH (kế toán tổng hợp), tính toán để lập phiếu thanh toán trợ BHXH. Để hạch toán các khoản trích theo lương công ty sử dụng các chứng từ sau: Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội: Là chứng từ làm căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương cho người lao động, lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý cấp trên. Tùy thuộc vào số người phải thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương trong tháng của đơn vị, kế toán có thể lập bảng này cho từng phòng ban bộ phận hay cho toàn đơn vị. Cơ sở để lập bảng này là “ Phiếu nghỉ hưởng BHXH”, khi lập bảng phải ghi chi tiết từng trường hợp nghỉ và trong mỗi trường hợp phải phân ra số ngày, số tiền trợ cấp BHXH trả thay lương. Cuối tháng kế toán tính tổng số ngày nghỉ và số tiền được trợ cấp trong tháng và luỹ kế từ đầu năm đến tháng báo cáo cho từng người và cho toàn đơn vị. Bảng này được chuyển cho trưởng ban BHXH xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi. Ngoài ra còn sử dụng những chứng từ, sổ sách sau: Phiếu nghỉ hưởng BHXH Biên bản điều tra tai nạn lao động Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Sổ chi tiết TK 3382, 3383, 3384, 3389 Sổ tổng hợp TK 338 + Đối với trợ cấp ốm đau: - Nếu người lao động đóng BHXH <10 năm được hưởng 20 ngày/năm. - Nếu người lao động đóng BHXH >10 năm được hưởng 25 ngày / năm. + Đối với người có con ốm được nghỉ và hưởng trợ cấp: 25 ngày/năm với: tuổi con <24 tháng. 15ngày/năm với: 24tháng < tuổi con <48 tháng. 5 ngày/năm với: tuổi con >48 tháng * Mức trợ cấp: 70% lương cơ bản. + Đối với trợ cấp thai sản đối với lao động nữ sinh con thứ 1, 2: Được nghỉ 135 ngày Mức trợ cấp lương = 75% lương cơ bản Bảng 2.9 : Bảng thanh toán tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên (nhân dịp tết dương lịch 2010) (trích) STT Họ và Tên Số Tiền Thưởng Ghi Chú Ký Nhận I Phòng TCHC 2.000.00 1 Nguyễn Văn Bình 500.000 2 Lê Thị Hạnh 500.000 3 Trần Thuỳ Lam 500.000 4 Nguyễn Xuân Ngọc 500.000 II Phòng KT - TC 2.500.000 ………. Tổng cộng 26.800.000 2.3.2. Tài khoản sử dụng. Để hạch toán các khoản trích theo lương của người lao động, kế toán sử dụng tài khoản 338 “ Phải trả, phải nộp khác” Kết cấu và nội dung phản ánh TK 338 TK 3382: KPCĐ TK 3383: BHXH TK 3384: BHYT TK 3389: BHTN * Bên Nợ: Phản ánh số BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ cấp trên. * Bên Có: - Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, KPCĐ, BHTN vào chi phí sản xuất kinh doanh. - Trích BHXH, BHYT,BHTN khấu trừ vào lương của người lao động. - KPCĐ vượt chi được cấp bù. - Số BHXH đã chi trả cho người lao động khi cơ quan BHXH thanh toán * Số dư Có: - BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý hoặc KPCĐ được để lại cho đơn vị chưa chi hết. 2.3.3. Quy trình kế toán Hàng tháng căn cứ vào chứng từ lao động tiền lương, kế toán tiến hành phân loại và tổng hợp tiền lương phải trả theo đối tượng lao động. Đối với đối tượng lao động gián tiếp trong công ty thì căn cứ để trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN là lương thời gian mà công ty trả theo cho người lao động và được tiến hành theo tháng. Còn đối với lao động trực tiếp, căn cứ vào lương thực khoán theo công trình (lương sản phẩm) mà người lao động đựợc hưởng, mà kế toán tiến hành hạch toán trích lập các khoản trên trừ vào lương người lao động. * Luân chuyển và lưu trữ chứng từ: - Bảng tính và phân bổ lương BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN do kế toán tiền lương lập xong trình lên cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ khấu trừ lương của CNV - Bảng tính và phân bổ lương BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN được lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ liên qu