Chuyên đề Quản lí hồ sơ cán bộ công nhân viên của cục doanh nghiệp nhỏ và vừa thuộc bộ kế hoạch và đầu tư

ng được dựng suốt trong quỏ trỡnh phỏt triển dự ỏn trong giai đoạn đỏnh giỏ yờu cầu. 1.1.2 Cụng việc đỏnh giỏ khả thi - Đỏnh giỏ khả thi của một dự ỏn là xem cú yếu tố nào ngăn cần nhà phõn tớch phải thực hiện, cài đặt một cỏch thành cụng giải phỏp đó đề xuất hay là khụng.Tuy nhiờn là trong quỏ trỡnh phỏt triển hệ thống luụn luụn phải tiến hành việc đỏnh giỏ lại và vấn đề chớnh về khả năng thực thi là khả thi về tổ chức, và tài chớnh khẳ năng về thời hạn và về khẳ thi kỹ thuật. Đỏnh giỏ khả thi là rất quan trọng. Nú đũi hỏi phõn tớch viờn phải hiểu sõu về vấn đề và năng lực thiết kế nhanh cỏc yếu tố của giải phỏp và đỏnh giỏ chi tiột của giải phỏp đú. Nếu đỏnh giỏ nhận định là khụng tớch cực thỡ nhà phõn tớch phải cú đề xuất mới. Cụng việc chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo đỏnh giỏ yờu cầu. Bỏo cỏo cho phộp cỏc nhà quyết định dự ỏn tiếp tục hay ngừng lại. Bỏo cỏo phải cung cấp đầy đủ về tỡnh hỡnh và khuyến nghị những hành động tiếp theo. Bỏo cỏo được trỡnh bày để cỏc nhà ra quyết định cú thể yờu cầu làm rừ thờm nhiều cỏc vấn đố. Sau đú họ sẽ ra quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự ỏn và nội dung yờu cầu của bỏo cỏo gồm cỏc mục sau: - Nhắc lại cỏc yờu cầu. - Cỏc phương phỏp tiến hành đỏnh giỏ yờu cầu. - Mụ tả lại khung cảnh - Tỡm hiểu hệ thống nghiờn cứu - Nờu ra cỏc vấn đề - Đỏnh giỏ tớnh khă thi - Đưa ra cỏ kiến nghị. - Đề xuất dự ỏn. 1.2. Giai đoạn 2: Là phõn tớch chi tiết. Phõn tớch chi tiết tiến hành sau khi cú sự quyết định đỏnh giỏ thuận lợi về yờu cầu và mục đớch chớnh của việc phõn tớch chi tiết là hiểu rừ cỏc vấn đề mà hệ thống đang nghiờn cứu, xỏc định rừ cỏc nghuyờn nhõn đớch thực của cỏc vấn đề đú, xỏc định đựơc những đũi hỏi và ràng buộc ỏp dụng riờng đối với hệ thống và xỏc định được cỏc mục tiờu mà hệ thống thụng tin phải đạt được. Qua đú mà phõn tớch chi tiết cú thể tiếp tục hoặc ngừng phỏt triển hệ thống thụng tin mới.Cụng đoạn thực hiện trong giai đoạn này gồm: Lờn kế hoạch phõn tớch chi tiết gồm. -Tạo lập đội ngũ: phụ thuộc vào nhiều yếu tố như tầm quy mụ hệ thống, khớch cỡ tổ chức cỏch thức quản lớ dự ỏn trong tổ chức sẵn sàng và thờm kinh nghiệm của cỏc thành viờn . - Lựa chọncỏc phương phỏp và cụng cụ, là cỏc phương tiện làm dễ dàng việc thực hiện cỏc nhiệm vụ.cụng cụ thờm là thu thập thụng tin chớnh là qua cỏc cuộc phỏng vấn cỏc phiếu điều tra và quan sỏt nghiờn cứu tài liệu của tổ chức. -Cuối cựng là xỏc định thời hạn :Đú là thực hiện tuõn thủ thời gian đó ấn định. 1.2.2. Nghiờn cứu mụi trương hệ thống thụng tin. Hệ thụng thụng tin chịu ảnh hưởng từ rất nhiều yếu tố bờn ngoài và ngược lại cũng ảnh hưởng tới cỏc nhõn tố đố, và cỏc nhõn tố đú dược gọi là ràng buộc của hệ thống. Nghiờn cứu nú là đỏnh giỏ mức độ phự hợp của hệ thống và cỏc ràng buộc của mụi trường, được chia thành ba lĩnh vực sau: 1.2.2.1.Mụi trường bờn ngoài. -Là cỏc hoạt động sản phẩm hay dịch vụ. -Cỏc nghành hoạt động. -Việc phỏt triển chung của cả ngành. -Cạnh tranh, thị phần. -Cụng nghệ sử dungtrong ngành. -Cỏc luật cơ bản mà ngành phải tuõn thu chấp hành. -Yếu tố trọng điểm của việc thành cụng của cỏc tổ chức. 1.2.2.2. Mụi trường của tổ chức. - Cỏc nhiệm vụ đề ra. - Tỡnh hỡnh lịch sử. - Cỏc kớch cỡ tăng trưởng thị phần và năng lực. - Cỏc vấn đề về khỏch hàng. - Cỏc chớnh sỏch mục tiờu dài hạn nhắn hạn. - Kế hoạch của cụng việc hành động. - Mức độ của việc tập trung trỏch nhiệm. - Việc phõn bổ địa lớ. - Cỏc hoạtt động quản lý. - Cỏc đặc trưng về nhõn sự và tin học. - Tổ chức cụng đoàn. - Tỡnh trang tài chớnh dự kiến ngõn sỏch dự kiến trong việc xử lớ dữ liệu. 1.2.2.3. Mụi trường vật lớ. -Phõn bố của người sử dụng khỏch hàng. -Tổ chức những nơi thực hiện xử lý dữ liệu. -Mức độ an ninh kiểm soỏt. 1.2.2.4 Mụi trường kỹ thuật. - Phần cứng, phần mềm tại chỗ cho xử lý dữ liệu và cỏc thiết bị khỏc cơ sở dữ liệu và cỏc tệp tin học. - Nhõn sự phỏt triển hệ thống khai thỏc. 1.2.3. Nghiờn cứu hệ thống hiện tại. 1.2.3.1. Thu thập thụng tin về hệ thong đang tồn tại. Để cú dược một hỡnh ảnh đầy đủ về cỏc cỏn bộ và của hệ thống và sự vận động thỡ cỏc dữ liệu và cỏc tài liệu kể ra sau đay phải được thu nhập,hoạt động chung của hệ thống,dữ liệu vào, thụng tin ra, xử lý, cơ sở dữ liệu. 1.2.3.2 Vấn đề hệ thống. Nhiệm vụ đặt ra la phải tỡm hiểu cỏc vấn đề cỏc nguyờn nhõn cú thể của nú sõu sắc so với giai đoạn trước. 1.2.3.3 Xõy dựng mụ hỡnh vật lớ ngoài. Để thực hiện cụng việc này thỡ phõn tớch viờn phải dựa vào cỏc dũ liệu mụ tả đó thu nhập được về hệ thống nú tạo thành tư liệu vố hệ thống như nú đang tồn tại và cũng là cơ sơ để kiểm tra sự hiểu biết của phõn tớch viờn về hệ thống với người sử dụng thụng tin được rỳt ra từ cỏc tài liệu đều phục vụ cho việc chuẩn đoỏn về hệ thống đồng thời nú trợ giỳp xỏc định cỏc mục tiờu mà hệ thống mới cần phải đạt được. Những mụ hỡnh vật lớ ngoài và mụ hỡnh logic nú cú giỏ trị khi chỳng phản ỏnh thực tế của hệ thống đang nghiờn cứu. Phõn tớch viờnnhiều lần quay lại với người sử dụng để lấy thụng tin thờm và hợp thức hoỏ mụ hỡnh của mỡnh. 1.2.3.4 Xõy dựng mụ hỡnh lụ gớc. Mụ hỡnh lụgic sẽ đựoc xõy dựng từ mụ hỡnh vật lớ ngoài qua cỏc dữ liệu thu nhập được từ trước. Nú mụ tả hệ thống thực tại cho phõn tớch viờn hợp lệ hoỏ về hệ thống người sử dụng và là cụng cụ để xỏc định những vấn đề thuộc nguyờn nhõn của hệ thống. Mụ hỡnh này cũng để chuẩn đoỏn và xỏc định mục tiờu nhu cầu của hệ thống mới nhưng nú khỏc với mụ hỡnh vật lớ ngoài lien quan vấn đề khỏc trong cựng một thực tế. 1.2.3.5 Cụng việc chuẩn đoỏn và xỏc định cỏc yếu tố giải quyết vấn đề Cụng đoạn này bao gồm ba nhiờm vụ chủ yếu. Đú là việc đưa ra chuẩn đoỏn xỏc định cỏc mục tiờu hệ thống được sửa chữa hoặc hệ thống mới cần phải đạt được và xỏc định cỏc yếu tố của giảu phỏp. 1.2.3.6 Đỏnh giỏ lại tớnh khả thi. Thụng tin thu thập đến thời điểm này vẫn chưa thể đỏnh giỏ tớnh khả thi của dự ỏn mà ta cần phải cú thụng tin tiếp theo về hệ thống sẽ xõy dựng và cài đặt. Đối với mỗi yếu tố trong giải phỏp ta phải xỏc định loại cụng nghệ cần cú để thực thi giải phỏp là đỏnh giỏ nhiệm vụ và thời gian càn cú để thiết kế thực hiện và cài đặt cho giải phỏp cuối cựng xỏc đinh ảnh hưởng của yếu tố giải phỏp lờn tổ chức. 1.2.3.7 Sửa đổi đề xuỏt của dự ỏn. Phần cuối của giai đoạn là sự phỏc hoạ một đề xuất của dự ỏn và đó được những người sử dụng chấp thuận dưới thụng tin vừa mới thu nhập và đỏnh giỏ khả thi lại vừa rồi chỳng ta cần xem xột và sửa đổi lại đề xuất của dự ỏn phải cung cấp những thụng tin rừ nhất cho người ra. quyết định biết được cỏc nhiệm vụ. 1.2.3.8 Khõu chuẩn bị trỡnh bày bỏo cỏo phõn tớch chi tiết. Đõy là một tài liệu rất quan trọng vỡ núphục vụ cho việc tiếp tục hay uỷ bỏ dự ỏn. Bỏo cỏo này phải nờu bật những điều căn bản mà nhúm phõn tớch viờn đó tỡm thấy và bỏo cỏo phải đảm bảo thụng tin chớnh xỏc 1.3 Giai đoạn 3: Là thiết kế logic. Giai đoạn này cú nhiệm vụ xỏc định tất cả cỏc thành phần lụ gớc của một hệ thống cho phộp loại bỏ được cỏc vấn đề của hệ thống hiện tại và đạt những mục tiờu đó đề ra ở giai đoạn trước đú,gồm những cụng đoạn như sau. 1.3.1 Cụng việc thiết kế cơ sở dữ liệu. Là xỏc định yờu cầu cỏcthụng tin của người sử dụng hệ thống thụng tin mới là một cụng việc rất khú khăn nguyờn nhõn để giải thớch sự khú khăn đú: - Đặc điểm của nhiệm vụ mà hệ thống trợ giỳp cũng như kớch cỡ của hệ thống sự phức tạp của hệ thống. - Đặc điểm của người sử dụng. - Đặc điểm của những người phỏt triển hệ thống. Cỏc hỡnh thức cơ bản để xõy dựng hệ thống thụng tin phục vụ việc xõy dựng: Vớ dụ hỏi người sử dụng cần j? Phương phỏp đi từ hệ thống thụng tin đang tồn tại. Tổng hợp từ đặc trưng của nhiờm vụ mà hệ thống thụng tin hỗ trợ,phương phỏp thực nghiệm. Thiết kế cơ sở dữ liệu thụng tin của đầu ra. Bước1 :Xỏc định cỏc đầu ra. Liệt kờ ra toàn bộ cỏc thong tin đàu ra. Nội dung của khối lượng tần xuất và nơi nhõn của chỳng Bước2 : Xỏc định cỏc tiếp cận càn thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. Liệt kờ cỏc phần tử thong tin từ đầu ra. - Thực hiện việc chuẩn hoỏ mức 1 1.NF trong mỗi danh sỏch khụng cho phộp chứa những thuộc tớnh lặp cú phải tỏch ra thành cỏc danh sỏch con rồi gỏn cho nú một tờn tỡm cho nú một thuộc tớnh định danh riờng và cho thờm thuộc tớnh định danh riờng của gốc. - Thực hiện chuẩn hoỏ mức 2 trong một danh sỏch thỡ mỗi thuộc tớnh phải phụ thuộc vào hàm vào toàn bộ khoỏ chứ khụng phụ thuộc vào một phần của khoỏ. Nếu cú sự phụ thuộc đú thỡ phải tỏch những thuộc tớnh phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoỏ thành một danh sỏch con mới, bộ phận đú làm khoỏ cho danh sỏch mới đặt cho danh sỏch này một tờn riờng phự hợp với cỏc nội dung của cỏc thuộc tớnh trong danh sỏch. - Chuẩn hoỏ mức 3: trong một danh sỏch khụng đựoc cú sự phụ thuộc bắc cầu giữa cỏc thuộc tớnh và việc xỏc định khoỏ và tờn cho mỗi danh sỏch mới. Mỗi danh sỏch xỏc định đựoc sau bước chuẩn hoỏ mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu Bước 3: Tớch hợp cỏc tệp chỉ để tạo ra một cơ sở dữ liệu từ mỗi đầu ra của bước 2 sẽ tạo ra nhiều danh sỏch và mỗi danh sỏch tới một đối tượng quản lớ cú sự tồn tai riờng tương đối độc lập. Bước 4: Xỏc cỏc định khối lượng dư liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ - Xỏc định cỏc số lượng cỏc bản ghi cho từng tệp - Xỏc định cỏc độ dài của một thuộc tớnh tớnh độ dài cho bản ghi Bước 5: Xỏc định lụ gớc và lập cỏc sơ đồ cấu trỳc dữ liệu - Xỏc định quan hệ giữa cỏc tệp biểu diễn chỳng bằng cỏc mũi tờn hai chiều 1.3.2. Cụng việc thiết kế logic xử lớ thụng tin - Là cỏc sơ đồ logic của xử lớ làm rừ những quan hệ cú tớnh chất ngữ nghĩa của cỏc dữ liệu do vậy mà để biểu diễn những mối quan hệ này chỳng ta phải cú những sự kiệncụng việc và đạt kết quả - Cỏc sự kiện thực hiện khi đú làm nảy sinh một hoặc nhiều việc khỏc. - Đồng bộ là một kiểu lụgic kết hợp cỏc sự kiện thể hiện cỏc quy tắc quản lớ mà hệ thống phải kiểm tra để khởi sinh cỏc loại cụng việc - Cụng việc : Là một tập hợp cỏc xử lý cú thể thực hiện cú cỏc sự kiện khởi sinh. - Quy tắc ra: Đú là điều kiện thể hiện cỏc quy tắc quản lý, quy định việc cho ra kết quả của một cụng việc. - Kết quả của sản phẩm của cụng việc thực hiện kết quả cú chung một bản chất là cỏi phỏt sinh vịờc thực của một việc khỏc.Trong giai đoạn này cần thực hiện: - Phõn tớch tra cứu : Đõy là cụng việc tỡm hiểu xem bằn cỏch nào để cú thụng tin đầu ra từ cỏc tệp đó thiết kế phần thiết kế cơ sở dữ liệu kết quả cụng việc này được thực hiện bằng sơ đồ phõn tớch tra cứu và đưa ra cỏc phớch xử lớ trong từ điển hệ thống thụng tin. - Phõn tớch cập nhật: Thụng tin trong cơ sở dữ liệu là phải được cập nhật thường xuyờn và đảm bảo cơ sở dữ liẹu phản ỏnh tỡnh trạng mới nhất mà nú quản lý và được tiến hành theo cỏc bước sau: Tạo ra cỏc bảng sự kiện cập nhật. Xỏc định ra cỏc cỏch thức hợp lệ hoỏ dữ liệu cập nhật. 1.4. Giai đoạn 4: Là đề xuất ra cỏc phương ỏn của giải phỏp Khi mụ hỡnh được xỏc định và thụng qua người sử dụng thỡ cụng việc tiếp theo là xõy dựng cỏc phương ỏn tiếp theo và phõn tớch viờn phải đỏnh giỏ cỏc chi phớ và lợi ớch của phương ỏn và đưa ra cỏc khuyến nghị cụ thể.một cho số cụng doạn trong giai đoạn này là: - Xỏc định ra cỏc ràng buộc tin học và rang buộc tổ chức. - Xõy dựng ra cỏc phương ỏn của giải phỏp. - Đưa ra cỏc nhận xột đỏnh gỏi cỏc phương ỏn của giải phỏp. - Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo của cỏc giai đoạn đề xuất cỏc phương ỏn của giải phỏp. 1.5. Giai đoạn 5: Là giai đoạn thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn này đó được thực hiện sau khi phương ỏn đó được lựa chọn, thiết kế vật lý ngoài gồm một tài liệu chứa tất cả cỏc đặc điểm của hệ thống mới cần thiết cho việc thực hiện hệ thống kỹ thuật và tài liệu dành cho người sur dụng, nú mụ tả cỏc phần thủ cụng và cả những giao diện với những phần tin hoc hoỏ nú bao gồm nững cụng đoạn sau: - Lờ kế hoạch vạt lý ngoài - Tạo ra chi tiết cỏc giao diện vào ra - Tạo ra cỏc cỏch thức tương tỏc với phần tin học hoỏ - Tạo ra cỏc tục thủ cụng - Cuối cựng là chuẩn bị và trinh bày bỏo cỏo về thiết kộ vật lý ngoài 1.6. Giai đoạn 6: Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống Gồm cỏc cụng đoạn. - Tạo lập kế hoạch thực hiện kế hoạch - Thực hiện thiết kế vật lý trong - Thực hiện lập trỡnh lập trỡnh - Cuối cựng là chuẩn bị tài liệu 1.7. Giai đoạn 7: Giai đoạn cài đặt và khai thỏc hệ thống Đõy là pha trong giai đoạn chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được tiến hành cụng việc chuyển đổi diễn ra thuận lợi thỡ phải lập kế hoạch cẩn thận bao gồm: - Lờn kế hoạch cài đặt - Thực hiện cụng việc chuyển đổi - Thực hiện khai thỏc và bảo trỡ - Thực hiện cụng việc đỏnh giỏ Chương 3 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý hỒ SƠ CáN Bộ CÔNG NHÂN VIÊN CụC DOANH NGHIệP NHỏ Và VừA THUộC Bộ Kế HOạCH & ĐầU TƯ 1. PHÂN TíCH Mục đích Và MÔ Tả hệ thống THÔNG TIN. 1.1. Mục đích Hệ thống quản lý nhân sự được thiết kế nhằm mục đích chính trợ giúp nhân viên phụ trách quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp, hệ thống gồm các chức năng sau. - Hệ thống lưu trữ, quản lý đầy đủ và một cách khoa học các thông tin về nhân viên như, thông tin về lý lịch, thông tin về các hồ sơ nhân viên, các thông tin về quá trình đào tạo, kỷ luật khen thưởng… - Hệ thống cung cấp các chức năng về tìm kiếm, giúp cho việc tìm kiếm nhân viên tại mọi thời điểm, một cách khoa học và tin cậy. - Hệ thống cung cấp khả năng cập nhật mới bổ sung thông tin nhân viên tại mọi thời điểm một cách khoa học. - Hệ thống cung cấp khả năng trợ giúp nhân viên lên báo cáo, nhanh chóng và chính xác. 1.2. Mô tả hệ thống thông tin. 1.2.1 Thông tin danh mục. Các thông tin danh mục cung cấp cho hệ thống các danh mục trợ giúp hệ thống nhập dữ liệu, để tạo các thông tin ra, thông tin danh mục sử dụng cho nhiều đối tượng khác nhau, với các thông tin biểu diễn khác nhau, được quy định thống nhất và sử dụng cho việc nhập dữ liệu, quản lý, khai thác và theo dõi tình hình cung cấp dữ liệu được dễ dàng hơn, cũng như tạo điều kiện cho việc tra cứu và lên báo cáo một cách đồng nhất về dữ liệu và khoa học. Với mỗi hệ thống nhu cầu sử dụng danh mục khác nhau, dựa vào nhu cầu quản lý tại công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp các danh mục cần thiết sau. mục chức vụ: Danh mục chức vụ bao gồm các chức vụ chủ yếu sau: tổng giám đốc, phó giám đốc, trưởng phòng, phó phòng, nhân viên… các thông tin cần lưu trữ. - Mã chức vụ. - Tên chức vụ. Vidu: 01:Tổng giám đốc. 02: Trưởng phòng. mục phòng ban: Danh mục phong ban bao gồm các phòng ban chủ yếu sau: phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm, phòng cung cấp giải pháp cho doanh nghiệp, phong tư vấn và hỗ trợ khách hàng, phòng dự an, phòng giám đốc, các thông tin cần lưu trữ. - Mã phòng ban. - Tên phòng ban. Vi dụ: 01:Phòng giám đốc. 02:Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm. mục chức danh: gồm các chức danh theo quy định của việt nam như: giáo sư, tiến sĩ khoa học, cử nhân, kỹ sư, phó giáo sư tiến sĩ khoa học, nghệ sỹ nhân dân, nhà giáo ưu tú, hoạ sĩ, nhà giáo ưu tú,… các thông tin cần lưu trữ. - Mã chức danh. - Tên chức danh. Ví dụ: 01: Giáo sư tiến sĩ khoa học. 02: Giáo sư tiến sĩ. mục chuyên môn: Gồm các chuyên môn chủ yếu như : ngữ văn, toán học, tin học, hoá sinh, sinh học, địa lý, lịch sử kinh tế vận tải,… các thông tin cần lưu trữ. - Mã chuyên môn. - Tên chuyên môn. ví dụ: 01: Ngữ văn. 02: Tóan học, sinh học. mục dân tộc: Gồm các dân tộc trong cộng đồng các dân tộc viêt nam như: bana, brâu, chăm, cơ ông, giao, gia lai, kinh, tày, việt,… các thông tin cần lưu trữ. - Mã dân tộc. - Tên dân tộc. Ví dụ: 01: Kinh 02: Tày mục hình thức tuyển: Gồm các cách để tuyển nhân viên mới như: tuyển thẳng, thi tuyển, tham gia sáng lập, hình thức tuyển khác. các thông tin cần lưu trữ. - Mã hình thức tuyển. - Tên hình thức tuyển. Ví dụ: 01: Tuyển thẳng. 02: Thi tuyển. mục ngạch: Như chuyên viên cao cấp, kỹ thuật viên, nhân viên đánh máy, nhân viên văn thư,… các thông tin cần lưu trữ. - Mã ngạch. - Tên ngạch. - Thời hạn. - Bậc 1,2,3…15. mục ngoại ngữ: Gồm các ngoại ngữ như :tiếng anh, tiếng pháp, tiếng nhật, tiếng trung, tiếng hàn quốc,… các thông tin cần lưu trữ. - Mã ngoại ngữ. - Tên ngoại ngữ. Ví dụ: 01: Tiếng anh. 02: Tiếng pháp. mục quốc gia: Gồm các quốc gia như : anh, pháp, việt nam, trung quốc, lào, thái lan, nhật bản, mỹ,… các thông tin cần lưu trữ. - Mã quốc gia. - Tên quốc gia. Ví dụ: 01: Việt nam. 02: Nhật bản. mục trình độ chuyên môn: Gồm các chuyên môn như: sau đại học, đại học, cao đẳng, trung cấp, sơ cấp, chính chỉ nghề, lao động phổ thông. Các thông tin cần lưu trữ. - Mã trình độ chuyên môn. - Tên trình độ chuyên môn. ví dụ: 01: Sau đại học. 02: Đại học. mục trình độ ngoại ngữ: Như trình độ A, trình độ B, Trình độ C, đại học hoặc tương đương, sử dụng thành thạo, tốt, trung, bình, khá. Các thông tin cần lưu trữ. - Mã trình độ ngoại ngữ. - Tên trình độ ngoại ngữ. Ví dụ : 01: Trình độ A. 02: Trình độ B. mục trình độ tin học: Như trình độ A, trình độ B, C, đại học hoặc tương đương, khác. các thông tin cần lưu trữ. - Mã trình độ tin học. - Tên trình độ tin học. Ví dụ : 01: Trình độ A. 02: Trình độ B. mục trình độ văn hoá: Gồm các trình độ như: lớp 1/10, lớp 1/12, lớp 10/10, lớp 2/12, mù chữ,… các thông tin cần lưu trữ. - Mã trình độ văn hoá. - Tên trình độ văn hoá. Ví dụ: 01: Lớp 1/12. 02: Lớp 1/10. mục tôn giáo: Gồm các tôn giáo như: phật giáo, công giáo, cao đài, tin lành, hồi giáo,… các thông tin cần lưu trữ. - Mã tôn giáo. - Tên tôn giáo. ví dụ: 01: Phật giáo. 02: Tin lành. mục tình trạng công việc: Như đang làm việc, đã nghỉ,… các thông tin cần lưu trữ. - Mã tình trạng công việc. - Tên tình trạng công việc. Ví dụ: 01: Đang làm việc. 02: Đã nghỉ làm. 1.2.2 Thông tin vào. Dữ liệu vào là dữ liệu phục vụ cho mục đích xử lý của hệ thống từ đó dùng để lên các báo cáo, các thông tin tìm kiếm. Tuỳ thuộc vào thông tin cần lấy ra mà yêu cầu dữ liệu vào là khác nhau, do nhu cầu quản lý tại công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp có những đặc chưng riêng lên dữ liệu vào chủ yếu như sau. *Thông tin chung. Đây là các thông tin ban đầu về nhân viên, phục vụ cho quá trình quản lý nhân viên. Các thông tin cần lưu trữ. - Mã nhân viên. - Họ đệm. - Tên. - Bí danh. - Ngày sinh. - Số điện thoại. - Địa chỉ. - Quê quán. - Email. - Giới tính. - Số chứng minh thư. - Ngày cấp. - Nơi cấp. - Dân tộc. - Tôn giáo. *Hồ sơ ngoại ngữ. - Ngoại ngữ. - Trình độ ngoại ngữ. - Nước đào tạo. *Hồ sơ hợp đồng lao động: Bao gồm các thông tin cần lưu trữ sau. - Mã hợp đồng lao động. - Loại ký hợp đồng lao động. - Ngày ký hợp đồng lao động. - Người ký hợp đồng lao động. *Hồ sơ kỷ luật: Bao gồm các thông tin cần lưu trữ sau. - Mã nhân viên. - Loại kỷ luật. - Ngày kỷ luật. - Diễn giải. *Hồ sơ khen thưởng: Bao gồm các thông tin cần lưu trữ sau. - Mã nhân viên. - Loại khen thưởng. - Ngày khen thưởng. - Diễn giải *Hồ sơ lương. - Nhân viên. - Ngày tăng lương. - Bậc lương. - Hệ số lương cơ bản. *Hồ sơ gia đình. - Nhân viên. - Bố, mẹ. - Anh em. - Quê quán. - Nghề nghiệp. *Hồ sơ đào tạo: Bao gồm các thông tin cần lưu trữ sau. - Hình thức đào tạo. - Chuyên môn. - Nước đào tạo. - Trình độ chuyên môn. - Trình độ tin học. - Trình độ ngoại ngữ. *Hồ sơ chức danh. - Chức danh. - Ngày phong chức danh. - Nước phong chức danh. *Hồ sơ công tác: Bao gồm các thông tin cần lưu trữ sau. - Quyết định công tác. - Ngày quyết định. - Chức vụ. - Phòng ban. Phân tích thông tin ra. Thông tin ra chủ yếu là các báo cáo phục vụ cho công tác quản lý nhân sự tại công ty. Các báo cáo phục vụ cho công tác quản lý của lãnh đạo như báo cáo lương nhân viên, báo cáo lý lịch nhân viên, báo cáo, báo cáo theo một số chỉ tiêu. Các báo cáo cung cấp thông tin cho các phòng ban. Các thông tin trợ giúp cho quá trình quản lý. Các thông tin trợ giúp quản lý. Các thông tin tổng hợp. Các thông tin ra có thể được lấy trực tiếp từ các bảng dữ liệu hoặc có thể lấy từ nhiều bẳng dữ liệu khác nhau. 2. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản Hồ SƠ 2.1 Sơ đồ phân rã chức năng. 2.1.1 Các chức năng. - Thông tin về nhân viên. Gồm hai loại: thông tin ban đầu về nhân viên và thông tin bổ sung trong quá trình làm việc tại công ty. Nhập thông tin ban đầu liên quan đến bản thân nhân viên: Chức năng được sử dụng phục vụ cho bộ phận quản lý nhân viên, để nhập các thông tin ban đầu về nhân viên như: Tên, họ đệm, ngày sinh, quê quán, giới tính, dân tộc, tôn giáo, địa chỉ, số điện thoại, trình độ văn hoá, nghề nghiệp trước khi tuyển, ngày bắt đầu làm,.. Mỗi nhân viên trước khi được nhận vào làm việc phải cung cấp đầy đủ các thông tin cá nhân cho bộ phận quản lý nhân viên. Mọi thông tin cá nhân của nhân viên, được hệ thống lưu trữ trên bảng hồ sơ nhân viên và các bảng liên quan trong cơ sở dữ liệu để theo dõi. Các thông tin này là các thông tin gắn liền với bản thân mỗi nhân viên giúp cho phân biệt các nhân viên với nhau. Nhập các thông tin ban đầu liên quan đến quá trình công tác của nhân viên: sau khi đã nhập các thông tin về bản thân của nhân viên thì bộ phận quản lý nhân viên nhập tiếp các thông tin về quá trình công tác của nhân viên, các thông tin này tương ứng với mỗi nhân viên. Chức năng sử dụng để nhập các thông tin ban đầu của quá trình công tác như: phòng ban, đơn vị, phân công công tác, chuyên môn, khen thưởng kỷ luật, quá trình đào tạo,… - Cập nhật thông tin bổ sung về nhân viên. Trong quá trình làm việc thường có một số thông tin biến động về bản thân của mỗi nhân viên. Các thông tin biến động có thể là các thông tin từ chính bản thân nhân viên. Các thông tin cập nhật có thể là thêm, bổ sung, tích luỹ các thông tin mới về nhân viên, hay sửa đổi bổ sung các thông tin đã nhập trước đó Phòng tổ chức cán bộ sẽ tiếp nhận thông tin thay đổi để cập nhật thông tin. Chức năng này sẽ cập nhật các thông tin biến động trên bảng Hồ sơ công tác và các bảng lưu quá trình công tác. Đầu vào của quá trình này là các thông tin biến động và đầu ra là các thông tin thay đổi của nhân viên được lưu trên bảng. Thông tin biến động về nhân viên là những thông tin gắn liền với mỗi nhân viên, nhằm mô tả quá trình thay đổi bản thân của nhân viên như: Trình độ ngoại ngữ, trình độ chính trị, hợp đồng lao động, lý lịch đoàn,...Thông tin biến động về quá trình công tác, thông tin thay đổi bổ sung: Quá trình khen thưởng kỷ luật, quá trình đào tạo. Thông tin thay đổi về quan hệ giữa nhân viên và các phòng ban. - Tìm kiếm thông tin nhân viên. Tìm kiếm nhân viên cho phép tìm kiếm nhân viên một cách nhanh chóng, chính xác, kịp thời, đồng thời cho người sử dụng biết được trạng thái của thông tin trong hệ thống. Chức năng tìm kiếm cho phép tìm kiếm theo các chỉ tiêu khác nhau, tạo lên sự đa dạng trong hệ thống. - Chức năng tạo báo cáo. Chức năng này cho phep nhân viên quản lý nhân sự lên các báo cáo nhanh chóng, chính xác nộp cho bộ phận lãnh đạo. Căn cứ vào các thông tin đầu vào dùng để tổng hợp lên các báo cáo, lên các thông tin đầu vào luôn phải được cập nhật một cách thường xuyên.  Quản lý nhân sự 1.0 Lập danh mục 2.0 Cập nhật thông tin nhân viên 3.0 Tìm kiếm thông tin nhân viên 4.0 Báo cáo 2.0 Cập nhật bổ sung 2.0 Cập nhật mới 2.1..2.Sơ đồ phân rã chức năng.  - Sơ đồ phân rã chức năng lập danh mục. 1.0 Lập danh mục 1.1 Danh mục ưu tiên 1.8 Danh mục quốc gia 1.2 Danh mục tôn giáo 1.3 Trình độ văn hoá 1.5 Trình độ tin học 1.4 Tinh trạng công việc 1.7 Trình độ chuyên môn 1.6 Trình độ ngoại ngữ 1.15 Danh mục ngoại ngữ 1.16 Danh mục ngạch 1.14 Hình thức tuyển dụng 1.10 Danh mục chuyên môn 1.9 Danh mục chức danh 1.11 Danh mục chức vụ 1.13 Danh mục đơn vị 1.12 Danh mục dân tộc -sơ đồ phân rã chức năng tìm kiếm thông tin nhân viên. 3.0 Tìm kiếm thông tin nhân viên 3.2 Tìm kiếm nhân viên theo phòng ban 3.1 Tìm kiếm nhân viên theo giới tính 3.4 Tìm kiếm nhân viên theo văn hoá 3.6 Tìm kiếm nhân viên theo chuyên môn 3.3 Tìm kiếm nhân viên theo chức danh 3.5 Tìm kiếm nhân viên theo ngoại ngữ 3.7 Tìm kiếm nhân viên theo đơn vị 3.8 Tìm kiếm nhân viên theo tên 3.9 Tìm kiếm nhân viên theo đơn vị - Sơ đồ phân rã chức năng tổng hợp báo cáo. 4.0 Báo cáo 4.1 Báo cáo theo phòng ban 4.2 Báo cáo theo giới 4.3 Báo cáo theo đơn vị 4.5 Báo cáo theo trình độ văn hoá 4.8 Báo cáo theo quốc gia 4.7 Báo cáo theo chức vụ 4.4 Báo cáo theo chuyên môn 4.6 Báo cáo theo hợp đồng lao động 4.11 Báo cáo theo dân tộc 4.10 Báo cáo theo trình độ ngoại ngữ 4.9 Báo cáo theo hình thức tuyển 2.3 .Sơ đồ luồng dữ liệu. Quản lý nhân sự Bộ phận quản lý nhân viên Lãnh đạo Các Phòng ban khác Hồ sơ nhân viên Thông tin bổ xung Thông tin bổ xung Thông tin nhân viên Nhân viên Yêu cầu tìn kiếm Thông tin tìm kiến Yêu cầu báo cáo Các báo cáo Thông tin bổ xung Hồ sơ nhân viên Các báo cáo Yêu cầu hồ sơ nhân viên Nhân Viên Thông tin bổ xung 2.3.1 Sơ đồ ngữ cảnh 2.3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0. Lãnh đạo 1.0 Danh mục 4.0 Báo cáo 3.0 Tìm kiếm thông tin nhân viên 2.0 Cập nhật thông tin nhân viên Nhân viên Danh mục Nhân viên Thông tin danh mục Hồ sơ nhân viên Thông tin nhân viên Thông tin nhân viên Nhân viên Các báo cáo Thông tin