Chuyên đề Quản lý chất lượng theo bộ tiêu chuẩn ISO 9001-2000 tại công ty Cổ phần duoc Quang Binh

sản phẩm thực sự đã được nâng cao, và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Vấn đề chất lượng và quản lý chất lượng sẽ phát triển một cách song song đồng thời. Do đó, quản lý chất lượng được nâng cao sẽ kéo theo chất lượng sản phẩm tăng lên. - Nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty : Thực tế công ty duocQuang Binh đang giải quyết vấn đề chất lượng nhằm mục đích cạnh tranh bằng các phương pháp cục bộ, chắp vá mang tính đối phó và chữa cháy. Vì vậy, để phát triển bền vững và tạo điều kiện cho công cuộc cạnh tranh một cách mạnh mẽ và có hiệu quả đòi hỏi phải giải quyết vấn đề chất lượng bằng các phương pháp có tính hệ thống, chủ động. Muốn giải quyết vấn đề đó thì cách tốt nhất là công ty phải áp dụng và có được chứng chỉ ISO. Bởi vì, khi được chứng nhận ISO thì uy tín và khả năng cạnh tranh của công ty tất yếu được nâng cao. Mặt khác, trong bản thân doanh nghiệp đã khắc phục được những yếu kém của mình, chất lượng sản phẩm tăng đồng thời chi phí giảm xuống. Đây được coi là yếu tố hàng đầu trong mọi cuộc cạnh tranh trong giai đoạn hiện nay. - ISO 9001:2000 là cơ sở cho sự phát triển bền vững: Việc áp dụng ISO sẽ tạo nền móng vững chắc cho đà phát triển của công ty trên cơ sở duy trì và liên tục cải tiến. Công ty sẽ luôn theo kịp được xu thế phát triển và cạnh tranh trên thị trường. 3. Những khó khăn khi nghiên cứu triển khai áp dụng ISO 9001:2000 ở công ty duoc Quang Binh. 3.1. Khó khăn bên trong công ty Bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000 được xuất phát từ tiêu chuẩn của các nước Tây Âu nơi các doanh nghiệp có trình độ quản lý, công nghệ đạt trình độ cao nên các yêu cầu về quản lý chất lượng tương đối khó khăn đối với các doanh nghiệp Việt Nam khi áp dụng. Công ty duoc Quang Binh gặp một số khó khăn trở ngại trong việc nghiên cứu triển khai áp dụng ISO 9001: 2000 như: - Về quản lý: Bộ máy quản lý hoạt động chưa thực sự 5 hiệu quả, thể hiện ở việc thiếu sự liên kết một cách chặt chẽ giữa các đơn vị, các chi nhánh, các Công ty với Công ty . Lực lượng cán bộ chưa tinh sảo, vì vậy còn tạo ra nhiều vấn đề bất cập trong việc sử dụng và phân công lao động hợp lý. - Về thị trường: Vấn đề tìm kiếm thị trường chưa được coi trọng, thiếu sự chủ động trong việc tìm kiếm khách hàng. Thiếu các chính sách Marketing căn bản do ít quan tâm tới công tác tìm hiểu thị trường. - Về lao động: thiếu đội ngũ cán bộ chuyên môn về chất lượng, cán bộ chuyên môn về chất lượng sản phẩm có khả năng đáp ứng được nhưng cán bộ chuyên về quản lý chất lượng còn ít. Việc nghiên cứu để được cấp chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng không chỉ đơn giản là tạo ra sản phẩm có chất lượng mà còn phải đáp ứng được các yêu cầu khác như: chi phí, môi trường Nhân viên chưa được đào tạo đầy đủ, chưa hiểu rõ vai trò của mình trong hệ thống chất lượng. Những cản lực đời thường, tâm lý bị làm thêm việc, phải chịu trách nhiệm, các quyền lực được xác định, phải làm việc theo quy trình nên thường gây ra những phản ánh tiêu cực gián tiếp. - Về máy móc thiết bị: Mặc dù trong thời gian gần đây Công ty đã chú trọng đầu tư một số máy móc thiết bị hiện đại nhưng vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của hệ thống. Một số máy móc thiết bị lạc hậu sẽ cản trở việc áp dụng các công nghệ hiện đại vào thi công. Mặt khác, với thiết bị kém chất lượng sẽ kéo theo chất lượng sản phẩm khó được đảm bảo. Việc nghiên cứu hệ thống chất lượng còn khó khăn do thiếu kinh nghiệm. Không chỉ Công ty duoc Quang Binh mà hầu hết các doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm trong việc triển khai áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng. Điều đó là do hầu hết các doanh nghiệp ở Việt Nam mới chỉ quan tâm đến chất lượng trong những năm gần đây, trong khi thế giới đã triển khai áp dụng trước nhiều năm. Quan niệm hướng tới khách hàng nặng về quảng cáo, chưa đặt nặng vấn đề chất lượng của công tác quản trị và chất lượng sản phẩm. 3.2. Khó khăn bên ngoài doanh nghiệp Ở nước ta hiện nay lực lượng giảng viên về quản lý chất lượng, chuyên gia tư vấn về ISO 9001:2000 chưa biết vận dụng tốt nghiệp vụ chuyên môn vào công việc thực tế của doanh nghiệp để cho cách triển khai áp dụng một cách đúng đắn và có hiệu quả. Các tư vấn chưa đi sâu vào thực tế, nội dung hoạt động thực tiễn của doanh nghiệp để đưa vào hệ thống văn bản chất lượng. Vì vậy các quy trình hoạt động chưa được văn bản hóa vào hồ sơ tài liệu. Các tài liệu hướng dẫn, tra cứu còn ít, ít có mô hình ví dụ minh họa. Các tiêu chuẩn của các quốc gia rất khác nhau nên khó có tiêu chuẩn chính xác để đánh giá sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng. Vì vậy không chỉ Công ty duoc Quang Binh mà các doanh nghiệp khác cũng thường gặp phải khó khăn này. 4. Những thuận lợi đối với việc áp dụng ISO 9001:2000 tại Công ty duoc Quang Binh. 4.1. Thuận lợi bên trong Công ty - Nhận thức của lãnh đạo: Lãnh đạo Công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của chất lượng và quản lý chất lượng. Qua quá trình nghiên cứu, giám đốc Công ty đã cam kết bằng văn bản về việc áp dụng ISO 9001:2000, đội ngũ cán bộ đã có sự thống nhất cao về việc nghiên cứu và áp dụng ISO 9001:2000. Qua đó có thể thấy được trình độ nhận thức của cán bộ Công ty đã được nâng cao. Đây là yêu cầu đầu tiên trong việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000. - Yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh: Khoa học kỹ thuật hiện đại dần tác động vào các quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty . Tác động đòi hỏi phải có hệ thống quản lý thích hợp, đáp ứng được yêu cầu của quy trình và kỹ thuật mới. Mặt khác đối với hoạt động sản xuất hiện nay của Công ty đang từng bước cải tiến nhằm hoàn thành và kiểm tra chất lượng sản phẩm ,nghiệm thu đối với từng công đoạn sản xuất, điều đó bắt buộc phải có phương pháp quản lý bằng hệ thống một cách chặt chẽ. - Yếu tố về lao động: Sự cần cù chịu khó học hỏi của công nhân viên là đặc tính ưu việt của người Việt Nam. Đặc biệt những năm gần đây do hiệu quả kinh doanh được nâng cao. Do đó, nhân viên trong Công ty phấn khởi và an tâm hơn trong công việc, có cố gắng quyết tâm hơn. 4.2. Thuận lợi bên ngoài Công ty Trung tâm chứng nhận hệ thống chất lượng của Việt Nam (Quacert) được thành lập giúp Công ty duoc Quang Binh có cơ hội được chứng nhận hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 với chi phí thấp hơn rất nhiều. Hơn nữa, gần đây Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng và các cơ quan khác đã tổ chức nhiều khóa đào tạo về chất lượng nhằm giúp các doanh nghiệp áp dụng ISO 9000 dễ dàng hơn trong việc thực hiện hệ chất lượng, nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, giảm chi phí. Câu lạc bộ chất lượng giúp doanh nghiệp trao đổi kinh nghiệm về quản lý chất lượng trong doanh nghiệp với nhau để có thể học hỏi được những điều tốt, khắc phục những nhược điểm thiếu sót trong hệ thống chất lượng và chất lượng sản phẩm ở doanh nghiệp mình. Trung tâm năng suất Việt Nam (VPC) được thành lập hoạt động là nơi cung cấp các dịch vụ tư vấn về chất lượng và hệ thống chất lượng cho doanh nghiệp. 5. Nội dung của kế hoạch nghiên cứu và xây dựng hệ thống ISO 9001 : 2000 của Công ty duoc Quang Binh. Trong quá trình phát triển cuả Công ty , vấn đề quản lý chất lượng mặc dù đã được ban lãnh đạo quan tâm và đầu tư nhưng chưa được thực hiện một cách đồng bộ và thống nhất. Việc nghiên cứu và áp dụng những mô hình quản lý chất lượng tiên tiến trong các giai đoạn phát triển của quản lý chất lượng chưa được thực hiện. Vì vậy vấn đề quản lý chất lượng đang và sẽ được lãnh đạo Công ty quan tâm hơn nữa, đầu tư đi sát với tình hình thực tế của Công ty để đạt được hiệu quả cao hơn nữa trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Phấn đấu trong những năm tới các sản phẩm của công ty sản xuất ra đều được thị trường hưởng ứng. Đứng trước tình hình đó, lãnh đạo Công ty quyết định tiến hành xây dựng và áp dụng mô hình quản lý chất lượng hiện đại vào Công ty nhằm nâng cao chất lượng mỗi sản phẩm và tăng khả năng hoạt động quản lý chất lượng trong toàn Công ty . Lãnh đạo Công ty đã thấy được ý nghĩa to lớn của việc áp dụng ISO 9001:2000 vào hoạt động quản lý chất lượng, trong việc duy trì và phát triển Công ty ban lãnh đạo đã định hướng cho hoạt động của hệ thống chất lượng, xác định mục tiêu và phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho hoạt động quản lý của mình đem lại hiệu quả thiết thực. Sau khi nghiên cứu nghiêm túc vấn đề, tham khảo kinh nghiệm của các doanh nghiệp, tổ chức đã áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9001:2000, Công ty đã quyết định lựa chọn cho mình tiêu chuẩn phù hợp đó là tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000. Sau khi xác định được tiêu chuẩn và phạm vi áp dụng, lãnh đạo Công ty cam kết thực hiện việc áp dụng ISO 9001:2000 vào hoạt động quản lý chất lượng tại Công ty và tiến hành lập kế hoạch xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000. Nội dung kế hoạch : 5.1. Thành lập ban chỉ đạo Công ty coi việc áp dụng hệ thống ISO 9001 : 2000 là một dự án lớn vì thế Công ty sẽ tìm cách để điều hành dự án có hiệu quả. Để đáp ứng điều này, Công ty thành lập ban chỉ đạo ISO 9001:2000. Cùng với tổ chức tư vấn, Công ty xác định cơ cấu của ban chỉ đạo dự án, xác định thành phần nhân sự của dự án. Ban chỉ đạo dự án gồm Ban giám đốc, cán bộ phụ trách các bộ phận, có thể thêm các thành phần khác do Giám đốc quyết định. Ngay sau khi được thành lập, ban chỉ đạo bắt tay vào đi sâu nghiên cứu, triển khai, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. 5.2. Đào tạo về quản lý chất lượng và các yêu cầu ISO 9001 : 2000 Đào tạo cho ban chỉ đạo là khóa đào tạo đầu tiên của tổ chức tư vấn. Đây là hành động có tính quyết định tới nhận thức về mô hình quản lý chất lượng của toàn Công ty do thành viên của ban chỉ đạo là lực lượng nòng cốt này sẽ đóng vai trò chủ đạo trong việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục nâng cao nhận thức của các thành viên trong Công ty về mô hình quản lý chất lượng. Tổ chức tư vấn sẽ đào tạo cho các thành viên của ban chỉ đạo những kiến thức cơ bản về hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000. Lợi ích của việc áp dụng và các yếu tố cơ bản của hệ thống chất lượng theo ISO 9001:2000, cách thức áp dụng ISO 9001:2000, Sau khi chương trình đào tạo kết thúc, trình độ nhận thức của các thành viên ban chỉ đạo sẽ được đánh giá thông qua kết quả kỳ thi cuối khóa. Và chính những kiến thức này của họ sẽ là nền tảng cơ bản cho quá trình truyền đạt cũng như thực hiện mô hình. 5.3. Khảo sát tình hình thực trạng của Công ty với các yêu cầu tiêu chuẩn Mục đích của việc khảo sát tình hình Công ty nhằm: tìm hiểu hoạt động của Công ty và tình trạng hệ thống chất lượng hiện hành so với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000, sau đó nêu ra các yêu cầu cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng. Xác định các điểm không phù hợp với tiêu chuẩn và giúp cán bộ công nhân viên Công ty làm quen với cách thức tiến hành đánh giá tình hình phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Việc khảo sát tình hình thực trạng sẽ được tiến hành trên cơ sở cách thức đánh giá của bên thứ ba do các chuyên gia tư vấn tiến hành. Sau khi khảo sát tình hình, tổ chức tư vấn sẽ đưa ra "Báo cáo khảo sát tình hình thực trạng Công ty ". Báo cáo này đưa ra kết quả cụ thể theo từng điều khoản của tiêu chuẩn và những giải pháp cần áp dụng. Báo cáo này sẽ được dùng làm cơ sở cho việc xác định khối lượng công việc cụ thể và kế hoạch hành động chi tiết. Cùng với những kết luận rút ra từ quá trình khảo sát tình hình, nhóm khảo sát sẽ đưa ra những khuyến nghị để Công ty có thể nhận thấy và tập trung giải quyết trong quá trình áp dụng nhằm làm cho quá trình này được triển khai nhanh chóng và đem lại hiệu quả cao. Những khuyến nghị này tập trung giải quyết trong quá trình áp dụng nhằm làm cho quá trình này được triển khai nhanh chóng và đem lại hiệu quả. Những khuyến nghị này tập trung vào các vấn đề như: hành động của lãnh đạo, xác định cung cấp nguồn lực cho quá trình áp dụng và sự tham gia của mọi thành viên, trên cơ sở những khuyến nghị này, Công ty sẽ chính sách những hành động thiết thực để giải quyết chúng nhằm chuẩn bị đầy đủ mọi điều kiện cho quá trình áp dụng được thuận lợi. 5.4. Thiết kế hệ thống Đây là bước thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung những gì cần thiết mà đã được xác định trong quá trình khảo sát tình hình Công ty để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Khi thiết kế hệ thống, lãnh đạo Công ty ban chỉ đạo dự án và tổ chức tư vấn sẽ xác định được cấu trúc của hệ thống chất lượng; lập kế hoạch chi tiết và phân công cán bộ chuyên trách từng phần công việc cụ thể. Công ty quán triệt các nguyên tắc sau khi tiến hành thiết kế hệ thống: - Đơn giản, ngắn gọn, rõ ràng - Phản ánh thực tế hoạt động của Công ty - Đáp ứng đúng yêu cầu của tiêu chuẩn - Phải phù hợp với trình độ, kinh nghiệm của người sử dụng - Không sao chép Dưới sự hướng dẫn của tổ chức tư vấn, Công ty sẽ xây dựng văn bản của hệ thống chất lượng gồm 4 tầng tài liệu. Hệ thống phải thể hiện toàn bộ cơ cấu tổ chức, thủ tục và các nguồn lực cần thiết để thực hiện việc quản lý chất lượng. Sơ đồ 2: Cấu trúc của hệ thống chất lượng được mô tả cụ thể như sau: Sổ tay CL Các kế hoạch Các quy trình kỹ thuật Các hướng dãn biểu mẫu Tầng 1: Sổ tay chất lượng Là tài liệu thuộc tầng cao nhất, do ban lãnh đạo Công ty ban hành, trình bày chính sách chung về chất lượng, cơ cấu tổ chức và trách nhiệm của các chức vụ cụ thể của Công ty , các nguyên tắc chung trong việc thực hiện các yêu cầu của hệ thống chất lượng theo ISO 9001:2000. Sổ tay chất lượng là tài liệu bao gồm : * Chính sách chất lượng : Nêu lên chính sách về chất lượng mà công ty đang áp dụng . Chính sách chất lượng của công ty ban hành ngày 1/08/2001 như sau: Lãnh đạo công ty cam kết : 1. Luôn luôn cung cấp sản phẩm và dịch vụ có chất lượng thoả mãn mọi yêu cầu của khách hàng 2. Thực hiện đúng và đầy đủ phương châm : "Vui lòng khách đến , vừa lòng khách đi " . Luôn cải tiến phương thức phục vụ, tôn trọng mọi cam kết của khách hàng . 3. Bằng mọi phương tiện tuyên truyền và giáo dục cho cán bộ công nhân viên hiểu rõ : Chất lượng là sự sống còn của công ty , lao động có nghĩa vụ đồng thời là quyền lợi sát sường của mỗi người . 4. Thường xuyên cải tiên sản phẩm . Thực hiện chiến lược đầu tư đổi mới công nghệ , đào tạo nâng cao năng lực cán bộ công nhân viên : Đáp ứng moi yêu cầu phát triển của công ty . Giám đốc công ty yều cầu mọi cán bộ công nhân viên công ty thực hiện 4 điều cam kết trên mọi lúc , mọi nơi mình làm * Mục tiêu chất lượng và mô tả hệ thống chất lượng của công ty . Mục tiêu chất lượng có thể được thay đối theo từng thời kỳ cho phù hợp với tình hình thực tế . * Cơ cấu tổ chức , chức năng nhiệm vụ từng chức danh và đơn vị chủ yếu . Tầng 2: Các kế hoạch chất lượng Là cách thức để đáp ứng các yêu cầu về chất lượng sản phẩm của Công ty được thể hiện trong các quy trình và hướng dẫn có liên quan. Bao gồm: - Xác định, lập kế hoạch, thiết kế, triển khai, kiểm tra đối với các hợp đồng. - Xác định nhu cầu và cung cấp các nguồn lực, kỹ năng cần thiết. - Xác định và xây dựng hồ sơ chất lượng Tầng 3: Các thủ tục, quy trình kỹ thuật Quy trình là các tài liệu quy định trách nhiệm, cách thức thực hiện và kiểm soát các hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu của chất lượng của Công ty + Trong quy trình trình bày chi tiết các thủ tục thực hiện các quá trình theo yêu cầu của hệ thống chất lượng. + Đối tượng sử dụng tài liệu này là các cán bộ quản lý, nhân viên các phòng ban trong Công ty . Những tài liệu này không được cấp phát cho những người không có nhiệm vụ. Tầng 4: Các biểu mẫu, hướng dẫn công việc Các hướng dẫn, biểu mẫu bao gồm: các hướng dẫn công việc, các quy định, các tài liệu hoặc các biên bản liên quan đến chất lượng là những bằng chứng ghi nhận kết quả thực hiện công việc nêu trong các quy trình. + Đối tượng sử dụng tài liệu này là những người trực tiếp tham gia vào các hoạt động trong Công ty . Những tài liệu này không được cấp phát cho những người không có nhiệm vụ. + Các tài liệu hệ thống chất lượng đều có thể được sửa đổi, cải tiến khi cần thiết. Toàn bộ hệ thống chất lượng mà Công ty thiết kế xây dựng sẽ giúp Công ty quản lý các hoạt động một cách thống nhất, tăng cường chia sẻ kinh nghiệm, giúp cho việc điều hành và đào tạo. Những điều này được xác định khi bắt tay vào xây dựng hệ thống chất lượng nhưng là mục tiêu phải đạt được của việc xây dựng hệ thống chất lượng. 5.5. Phân công viết tài liệu, hướng dẫn viết văn bản. Sau khi tổ chức tư vấn cùng lãnh đạo Công ty đưa ra mô hình hệ thống quản lý chất lượng của Công ty ở dạng văn bản thì Công ty cần phải tiến hành viết tài liệu cụ thể. Công việc viết tài liệu phải được Công ty phân công cán bộ chịu trách nhiệm từng lĩnh vực viết từng tài liệu cụ thể, để đảm bảo thời gian hoàn thành, sát với tình hình thực tế của Công ty . Các chuyên gia tư vấn sẽ hướng dẫn các cán bộ chịu trách nhiệm biên soạn các tài liệu. 5.6. Hướng dẫn Công ty viết tài liệu theo kế hoạch Sau khi tiến hành phân công nhiệm vụ cụ thể đối với từng cán bộ cụ thể, tổ chức tư vấn và ban chỉ đạo sẽ tiến hành hướng dẫn từng cán bộ được phân công biên soạn dự thảo toàn bộ các tài liệu theo kế hoạch đề ra. Dự thảo các tài liệu của Công ty phải đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật, yêu cầu tiêu chuẩn theo kế hoạch đề ra và phải đảm bảo phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty . 5.7. Xem xét, hoàn thiện các văn bản Việc xem xét, hoàn thiện các văn bản sẽ được tổ chức tư vấn cùng cán bộ có thẩm quyền tiến hành xem xét sau khi các dự thảo tài liệu đã được biên soạn. Đây là công việc hết sức cần thiết đảm bảo cho các tài liệu đảm bảo đầy đủ chính xác. Sau đó tổ chức tư vấn, cùng cán bộ có thẩm quyền đề nghị lãnh đạo Công ty phê duyệt và ban hành toàn bộ các tài liệu đã dự thảo. 5.8. Phổ biến tài liệu Khi tài liệu được ban hành, tổ chức tư vấn sẽ hướng dẫn Công ty tổ chức lập kế hoạch và tiến hành phổ biến tất cả các tài liệu cho những người có liên quan để mọi người nắm rõ được các tài liệu đã ban hành để đảm bảo thuận lợi và đạt hiệu quả cao trong quá trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000. Phổ biến tài liệu cần được tiến hành nhanh chóng, chính xác, đảm bảo đủ về số lượng và theo từng lĩnh vực cụ thể. 5.9. Theo dõi việc thực hiện, cải tiến hệ thống văn bản Sau khi phổ biến tài liệu, những người có liên quan cần nghiên cứu cụ thể để có thể góp ý, bổ sung thêm những điều kiện cần thiết phù hợp với tình hình thực tế của mỗi phòng ban cụ thể của Công ty . Tổ chức tư vấn sẽ hướng dẫn Công ty sửa đổi, cải tiến tài liệu qua những ý kiến đóng góp của những người có liên quan, đồng thời theo dõi quá trình thực hiện, góp ý lãnh đạo Công ty thực hiện những biện pháp cần thiết để đảm bảo quá trình thực hiện có hiệu quả và đúng tiến độ. 5.10. Phổ biến ISO 9001:2000 cho tất cả nhân viên Sau khi hệ thống văn bản được xây dựng, xét duyệt và ban hành, Công ty tiến hành tổ chức phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty , nâng cao nhận thức về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 nói chung và ISO 9001:2000 nói riêng. Đồng thời, phối hợp với tổ chức tư vấn đào tạo cách thức tiến hành công việc đã xác định trong văn bản hệ thống chất lượng. Song song với việc đào tạo là tổ chức kiểm tra trình độ nghiệp vụ của từng người tiêu hướng dẫn công việc được giao, cách thức làm việc của mỗi người. Tổ chức thi đua và khuyến khích vật chất các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt quá trình trang bị nhận thức. Phổ biến có thể được tiến hành một lần cho tất cả mọi người hoặc có thể được chia thành một số bước cụ thể. Thời gian cho mỗi lần phổ biến khoảng 0,5 ngày. 5.11. Đào tạo đánh giá viên nội bộ Tổ chức tư vấn sẽ giúp Công ty tiến hành đào tạo về đánh giá viên chất lượng nội bộ, đảm bảo cho các cán bộ chủ chốt của Công ty có đủ năng lực và số lượng để tự đánh giá hệ thống chất lượng theo yêu cầu của tiêu chuẩn. Thiết lập hệ thống đánh giá nội bộ và hệ thống xem xét của lãnh đạo đối với hệ thống chất lượng. Nội dung đào tạo của khóa học là các cách đánh giá chất lượng, sự cần thiết và mục đích của đánh giá chất lượng nội bộ, các kỹ thuật đánh giá, cách thức tìm kiếm điểm không phù hợp và phân loại chúng, cách điều hành quá trình đánh giá các kiến thức mà tổ chức tư vấn trang bị sẽ giúp cho những chuyên gia của Công ty có thể tự mình đánh giá được hệ thống chất lượng của Công ty khi cần thiết. Kết thúc khóa học, các học viên phải trải qua một kỳ thi để có thể được cấp chứng chỉ chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ. Tổ chức tư vấn sẽ cấp chứng chỉ chuyên gia đánh giá chất lượng nội bộ mà từ lực lượng này Công ty có thể độc lập tiến hành đánh giá hệ thống chất lượng của mình. 5.12. Lập kế hoạch, triển khai đánh giá nội bộ Tổ chức tư vấn cùng Công ty sẽ tiến hành phân định trách nhiệm của cán bộ đánh giá, của trưởng nhóm đánh giá, lập kế hoạch đánh giá trước khi bắt tay vào tiến hành đánh giá. Trong kế hoạch đánh giá sẽ xác định rõ mục tiêu, phạm vi các tài liệu, thời gian, địa điểm, nhân lực và sự cần thiết tham gia hợp tác của các cán bộ nhân viên từ các bộ phận. Thông báo tới các bộ phận, cá nhân liên quan tới kế hoạch đánh giá và xác nhận sự nhất trí của các bộ phận, cá nhân này. Sau khi đã lập kế hoạch đánh giá là việc bắt tay vào việc đánh giá. Trước khi tiến hành đánh giá, các cán bộ đánh giá cần nghiên cứu các tài liệu, sổ tay chất lượng và các quy trình, thủ tục chất lượng để hiểu sâu sắc hơn về hệ thống chất lượng của Công ty , các thủ tục, quy trình của hệ thống chất lượng liên quan tới bộ phận sẽ được đánh giá. Xem xét sự phù hợp của hệ thống chất lượng đã được lập thành văn bản theo yêu cầu của ISO 9001:2000, chuẩn bị phiếu ghi chép cho những vấn đề, điểm cần làm sáng tỏ trong quá trình đánh giá. Bước đầu tiên của quá trình đánh giá là họp khai mạc với sự tham gia của nhóm đánh giá, đại diện của các bộ phận được đánh giá. Trưởng nhóm đánh giá trình bày kế hoạch đánh giá, các thành viên của đoàn đánh giá, đại diện các bộ phận được đánh giá và giải thích cách thức tiến hành đánh giá được tiến hành các tài liệu và người liên quan. Khi tiến hành đánh giá, các cán bộ đánh giá sẽ so sánh hệ thống chất lượng đang tồn tại ở Công ty với các yêu cầu của ISO 9001:2000 để thấy sự thực hiện có đúng đắn không, có hiệu quả như thế nào. Công ty cần kết hợp sử dụng tổng hợp các kỹ thuật đánh giá như phỏng vấn, trao đổi xem xét hệ thống tài liệu, quan sát công việc trong quá trình đánh giá. 5.13. Hướng dẫn khắc phục các điểm không phù hợp Việc lập kế hoạch, triển khai đánh giá chất lượng nội bộ sẽ đem lại kết quả mà trong đó sẽ chỉ ra được đâu là những điểm phù hợp với những điểm không phù hợp, tổ chức tư vấn tiến hành khắc phục, bổ sung các điểm không phù hợp này sao cho thành những điểm phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn. 5.14. Họp xem xét của lãnh đạo Công ty Sau khi đã khắc phục được các điểm không phù hợp, Công ty cần phải tổ chức họp ban lãnh đạo và các cán bộ chủ chốt để đánh giá tính hiệu quả của hệ thống chất lượng và xem xét các vấn đề cần cải tiến, điều chỉnh của hệ thống. Họp xem xét của ban lãnh đạo Công ty nên được tổ chức sau các lần đánh giá chất lượng nội bộ. 5.15. Tổ chức đánh giá thử Việc tổ chức đánh giá thử là việc cần thiết trước khi tiến hành đánh giá chính thức đối với việc tiến hành xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000 của Công ty . Tổ chức tư vấn chịu trách nhiệm mời tổ chức chứng nhận tới tiến hành đánh giá thử để xác định mức độ phù hợp của hệ thống đối với yêu cầu tiêu chuẩn đồng thời giúp cán bộ của Công ty làm quen với đánh giá chính thức. 5.16.Xem xét hướng dẫn Công ty khắc phục các lỗi sau đánh giá thử Sau khi đánh giá thử kết thúc, các kết quả đánh giá sẽ được kết luận trong "Báo cáo đánh giá thử". Báo cáo này sẽ liệt kê đầy đủ, chi tiết các lỗi cụ thể phục các lỗi này, để đảm bảo khi tiến hành đánh giá chính thức sẽ không còn phát hiện các lỗi tương tự nữa. 5.17 Hướng dẫn các công việc chuẩn bị cho chứng nhận Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các nội dung sau: - Đánh giá trước chứng nhận: nội dung này nhằm xác định xem hệ thống của Công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa, có được thể hiện một cách hiệu quả không, xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục. Việc đánh giá trước chứng nhận có thể do Công ty tiến hành hoặc do tổ chức bên ngoài thực hiện. - Lựa chọn tổ chức chứng nhận: tổ chức chứng nhận đây đánh giá của bên thứ ba là tổ chức đã được công nhận cho việc thực hiện đánh giá và cấp chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Vì nguyên tắc mọi chứng chỉ ISO 9001:2000 đều có giá trị như nhau, không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp. Công ty có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng chỉ. - Chuẩn bị về mặt tổ chức và nguồn lực để tiến hành đánh giá. 5.18 Đánh giá chứng nhận Tổ chức chứng nhận được Công ty lựa chọn tiến hành đánh giá sự phù hợp và sự thỏa mãn các yêu cầu của tiêu chuẩn. Nếu hệ thống Công ty của Công ty đã đáp ứng hoàn toàn được yêu cầu của tiêu chuẩn, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành chứng nhận chính thức hệ thống chất lượng của Công ty . Sự chứng nhận này là bằng chứng khách quan do bên thứ ba cấp, chứng minh rằng Công ty có đủ khả năng sản xuất sản phẩm và đáp ứng các dịch vụ có chất lượng cho khách h