Chuyên đề Quản lý hồ sơ bảo hiểm xã hội

CHUYÊN ĐỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ HƯỞNG BHXH Hồ sơ và hồ sơ hưởng các chế độ BHXH Khái niệm về hồ sơ và hồ sơ BHXH Theo định nghĩa của từ điển tiếng Việt thì hồ sơ là mọi tập tài liệu, giấy tờ có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề hay một người, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, của tổ chức xã hội hay cá nhân. Với định nghĩa về hồ sơ nêu trên thì hồ sơ BHXH là những văn bản, tài liệu, các xác nhận kê khai liên quan đến quá trình làm việc có đóng BHXH của NLĐ để làm căn cứ thực hiện chế độ BHXH đối với NLĐ theo quy định của pháp luật. Hồ sơ BHXH được lập theo đúng trình tự, thủ tục và đủ căn cứ pháp lý theo quy định cụ thể với từng loại chế độ BHXH. Hồ sơ BHXH bao gồm hồ sơ tham gia BHXH và hồ sơ hưởng BHXH; trong chuyên đề này em đi sâu nghiên cứu hồ sơ hưởng BHXH. Tính đặc thù của hồ sơ hưởng BHXH Hồ sơ hưởng BHXH là tổng hợp quá trình và mức độ tham gia BHXH của NLĐ, sự đóng góp của NSDLĐ, trên cơ sở tài liệu gốc như lý lịch, hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc, sổ BHXH… để cơ quan chức năng làm căn cứ lập và xác định các quyền lợi, chế độ BHXH đối với NLĐ. Ngoài những đặc tính chung của hồ sơ tài liệu lưu trữ, hồ sơ hưởng BHXH có những đặc thù riêng như sau: - Hồ sơ hưởng BHXH hình thành khi có phát sinh đối tượng hưởng BHXH. - Hồ sơ hưởng BHXH khi được cơ quan có thẩm quyền xác lập thì đó là cơ sở pháp lý để thực hiện chế độ BHXH. - Phân loai theo thời gian thì hồ sơ hưởng BHXH chia thành 2 loại hồ sơ: +Hồ sơ hưởng các chế độ thường xuyên (hàng tháng) + Hồ sơ hưởng các chế độ một lần Hồ sơ hưởng chế độ BHXH thường xuyên (hàng tháng) là hồ sơ của đối tượng hàng tháng được lĩnh lương hưu hoặc trợ cấp BHXH. Mức lương hưu hoặc trợ cấp hàng tháng của NLĐ được pháp luật quy định theo mức độ tham gia BHXH của người đó. Hồ sơ hưởng BHXH thường xuyên có các loại sau: hưu trí, mất sức lao động, TNLĐ, tử tuất, trợ cấp cho cán bộ xã, phường. Hồ sơ hưởng chế độ một lần là hồ sơ của đối tượng chỉ được lĩnh trợ cấp một lần, mức trợ cấp do pháp luật quy định gồm hồ sơ hưởng các chế độ ngắn hạn: ốm đau, thai sản, trợ cấp dưỡng sức, phục hồi sức khỏe. Vị trí, vai trò của hồ sơ trong tổ chức thực hiện BHXH Nước ta đã xây dựng và thực hiện chính sách BHXH cho NLĐ trên 40 năm nay và đã đạt được những kết quả to lớn trong việc làm ổn đinh đới sống cho hàng chục triệu NLĐ và gia đình họ trong các trường hợp ốm đau, thai snr, TNLĐ, mất sức lao động, hưu trí và tử tuất. Với kết quả đó, chính sách BHXH đã góp phần tích cực động viên cán bộ công nhân viên chức Nhà nước, lực lượng vũ trang và NLĐ tham gia chiến đấu, lao động sản xuất trong sự nghiệp bảo vệ Tổ quốc và phát triển kinh tế - xã hội. Để thực hiện đúng các chế độ BHXH thì hồ sơ hưởng BHXH có vai trò hết sức quan trọng. Vai trò đó được thể hiện qua các nội dung sau: - Trước hết hồ sơ hưởng BHXH là cơ sở pháp lý để thực hiện các chế độ BHXH. Chẳng hạn muốn tính được trợ cấp ốm đau người cán bộ BHXH phải biết được mức tiền lương hoặc tiền công đóng BHXH của tháng liền kề, thời gian đóng BHXH, điều kiện làm việc của đối tượng trước khi nghỉ ốm; hoặc muốn giải quyết được chế độ hưu trí, cán bộ BHXH phải tính được mức tiền lương hoặc tiền công tháng đóng BHXH của những năm cuối trước khi nghỉ hưu, thời gian (số năm) đóng BHXH của đối tượng, điều kiện làm việc... của đối tượng. Những nội dung mà cán bộ BHXH cần đã được phản ánh trong hồ sơ hưởng chế độ ốm đau và hồ sơ hưởng chế độ hưu trí. - Hồ sơ BHXH là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp về BHXH (khiếu nại, tố cáo). Khi có xảy ra tranh chấp về BHXH, chẳng hạn như đối tượng được hưởng chính sách BHXH khiếu nại về việc cơ quan BHXH thanh toán không đúng chế độ cho họ hoặc người dân tố cáo cán bộ của cơ quan BHXH giải quyết cho một số trường hợp hưởng chế độ hưu trí không đúng chế độ…). Để giải quyết được những sự việc nói trên thì thanh tra của BHXH hoặc cơ quan thực thi pháp luật có thẩm quyền trước hết phải thu thập hồ sơ (hồ sơ gốc), tài liệu có liên quan; đói chiếu với các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, từ đó mới đưa ra được các kết luận, giải quyết vấn đề. Hồ sơ BHXH còn là cơ sở để điều chỉnh trợ cấp BHXH, lương hưu cho các đối tượng đang hưởng BHXH giữa các thời kỳ. Cùng với việc đổi mới về kinh tế, trong thời gian qua Đảng và Nhà nước đã có nhiều lần sửa đổi, bổ sung chế độ chính sách BHXH cho phù hợp với tình hình thực tế của đất nước. Chẳng hạn, ngày 18/9/1985 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 236/HĐBT về chế độ lương hưu và các chế độ trợ cấp Thương binh – Xã hội, trong đó có nội dung tính lại lương hưu hàng tháng đối với người đã nghỉ hưu trước ngày 1/9/1985; hoặc ngày 26/01/1995 đã ban hành Nghị định số 12/CP, kèm theo Điều lệ BHXH đối với công chức, công nhân viên chức Nhà nước và NLĐ theo loại hình BHXH bắt buộc và NĐ số 45/CPngày 15/7/1995, thực hiện BHXH đối với sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, hạ sỹ quan, binh sỹ quân đội nhân dân và công an nhân dân. Để đảm bảo mối quan hệ về mức hưởng của người về hưu giữa các thời kỳ, Chính phủ đã phải tăng lương hưu cho các đối tượng nghỉ hưu trước 01/01/1995. Muốn điều chỉnh được lương hưu cho những người về trước 01/9/1985 hoặc trước ngày 01/01/1995 chúng ta phải căn cứ vào hồ sơ. Ngoài ra hồ sơ hưởng BHXH còn là cơ sở để giải quyết một số chính sách xã hội khác như: Chính sách người có công, chính sách nhà đất cho cán bộ công nhân viên đã nghỉ việc hưởng chế độ BHXH,... đồng thời các thông số từ hồ sơ hưởng BHXH còn giúp cho việc nghiên cứu, bổ sung, sửa đổi và hoạch định chính sách BHXH phù hợp với hiện tại và phát triển của BHXH trong tương lai. Với vai trò quan trọng của hồ sơ hưởng BHXH như vậy, đặt ra một số yêu cầu cụ thể đối với công tác quản lý hồ sơ như sau: - Đảm bảo cho mọi đối tượng đang hưởng BHXH phải có hồ sơ, với những hồ sơ chưa hoàn chỉnh phải được bổ sung đầy đủ, hợp lệ. - Việc quản lý và lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo được tính thống nhất trong toàn ngành. - Hồ sơ phải được lưu trữ một cách khoa học và thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ góp phần quản lý ngày một tốt hơn các mặt hoạt động của ngành. - Đảm bảo được độ bền cho hồ sơ trong suốt thời gian hồ sơ còn hiệu lực, thực hiện kịp thời việc hủy hồ sơ đối với hồ sơ hết hiệu lực. Cho ví dụ minh họa hồ sơ hưởng lương hưu hàng tháng, hưởng chế độ tử tuất gồm những loại giấy tờ là: Ví dụ : Ông Đ bị tai nạn lao động tháng 8/2007. Sau khi điều trị ổn định tại bệnh viện, ông Đ được giám định có mức suy giảm khả năng lao động là 20%. Ông Đ có 10 năm đóng bảo hiểm xã hội, mức tiền lương đóng bảo hiểm xã hội tháng 7/2007 là 1.200.000 đồng. Ông Đ thuộc đối tượng hưởng trợ cấp tai nạn lao động một lần với mức trợ cấp được tính như sau: Mức trợ cấp tính theo mức suy giảm khả năng lao động = 5 × 450.000 + (20 – 5) × 0,5 × 450.000 = 5.625.000 (đồng) Mức trợ cấp tính theo số năm đóng bảo hiểm xã hội = 0,5 ì 1.200.000 + (10 – 1) ì 0,3 ì 1.200.000 = 3.840.000 (đồng) Mức trợ cấp một lần của ông Đ là: 5.625.000 đồng + 3.840.000 đồng = 9.465.000 (đồng) Trợ cấp hằng tháng quy định tại khoản 2 Điều 22 Nghị định số 152/2006/NĐ-CP được tính theo công thức sau: Mức trợ cấp hằng tháng Mức trợ cấp tính theo mức suy giảm khả năng lao động Mức trợ cấp tính theo số năm đóng BHXH = + {0,3 x Lmin + (m – 31) x 0,02 x Lmin } = + {0,005 x L + (t – 1) x 0,003 x L} Trong đó: - Lmin : mức lương tối thiểu chung. - m : mức suy giảm khả năng lao động do tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (lấy số tuyệt đối 31 ≤ m ≤ 100). - L : mức tiền lương, tiền công đóng bảo hiểm xã hội của tháng liền kề trước khi nghỉ việc để điều trị. Trường hợp người lao động bị tai nạn lao động ngay trong tháng đầu tham gia bảo hiểm xã hội thì bằng mức tiền lương, tiền công đóng bảo hiểm xã hội của chính tháng đó. - t : số năm đóng bảo hiểm xã hội. Một năm tính đủ 12 tháng, không kể năm đầu đóng bảo hiểm xã hội. Hồ sơ tai nạn lao động một lần trong trường hợp tai nạn lao động xảy ra tại nơi làm việc, trong giờ làm việc gồm: - Sổ bảo hiểm xã hội (01 bản chính); - Văn bản đề nghị giải quyết chế độ tai nạn lao động của người sử dụng lao động (mẫu số 05-HSB, 01 bản chính); - Biên bản điều tra tai nạn lao động (01 bản chính); - Giấy ra viện sau khi đã điều trị thương tật do tai nạn lao động ổn định (01 bản chính); - Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động của Hội đồng Giám định y khoa (01 bản chính) Thực hiện chủ trương cải cách hành chính của chính phủ, của ngành bảo hiểm xã hội với thủ tục giấy tờ quy định hiện hành không thể thể tinh giản được . Vì nếu tinh giảm 1 số giấy tờ trên như : biên bản giám định , biên bản điều tra , giấy ra viện thì dẫn đến tình trạng có thể người lao động sẽ trục lợi BHXH