Chuyên đề Quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại công ty Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu Bao bì Hà Nội

4305277537 7 952207922 1672565559 1597618375 4222391856 8 1051250700 1675755857 1375755857 4102762414 9 1157241730 1447271774 1432968893 4037482397 10 1006200025 1676175450 1306368048 3988743523 11 1103641843 1576444816 1147271774 3827358433 12 1025050662 1620061870 1620061870 4265174402 Tổng 11471815973 18008807314 15508807314 44989430601 Qua bảng thống kê trên ta thấy rõ tính mùa vụ của hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty SX & XNK Bao bì Hà Nội. Giá trị NVL 4 tháng đầu năm thường chỉ chiếm ít hơn 30% giá trị sản lượng NVL trong cả năm cụ thể trong năm 2005 chiếm 26,77% trong đó tất nhiên là phải kể đến tác động của việc thay đổi giá cả NVL tuy nhiên thường thì trong một năm giá cả không có nhiều đột biến vì thế kết quả sử dung NVL chủ yếu phụ thuộc vào tính mùa vụ của sản phẩm. Việc sản xuất bận rộn vào 8 tháng cuối năm và nhàn rỗi vào 4 tháng đầu năm là một sự phân bố sản xuất không hợp lý, lãng phí nguồn lực và gây khó khăn cho các nhà quản lý, Vì vậy chủ trương của công ty là cố gắng khắc phục ảnh hưởng mùa vụ càng nhiều càng tốt, bởi điều này có thể được khắc phục bởi sự nỗ lực của công ty, vấn đề này sẽ được đề cập tiếp trong mục giải pháp. II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY SX & XNK BAO BÌ HÀ NỘI 1.Chính sách mua sắm và dự trữ nguyên NVL Chính sách mua sắm và dự trữ NVL là hệ thống các quy định mang tính nguyên tắc, chi phối hoạt động mua sắm và dự trữ NVL của công ty đảm bảo cho NVL mua sắm phù hợp về chất lượng, thời gian, đạt hiệu quả về chi phí, đảm bảo cho sản xuất diễn ra liên tục 1.1.Công tác xây dựng chính sách: Chính sách mua sắm, dự trữ NVL của công ty thường là những quy định mang tính lâu dài, ít thay đổi, nó được xây dựng dựa trên yêu cầu về NVL trong sản xuất, dựa trên mối quan hệ của công ty với các nhà cung ứng NVL và quy trình mua sắm, dự trữ NVL…Vì tính mùa vụ của hoạt động sản xuất kinh doanh nên công ty xây dựng những chính sách mua sắm và dự trữ NVL khác nhau theo từng mốc thời điểm trong năm. 1.1.1.Bốn tháng đầu năm Đây là thời kỳ nhu cầu về sản phẩm của công ty ít nhất trong năm, đây là khoảng thời gian các doanh nghiệp tiêu dùng sản phẩm của Pakexim mới tổng kết một năm tài chính, bắt đầu bước vào một năm kinh doanh mới, bắt đầu bắt tay vào thực hiện các kế hoạch tìm kiếm, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của họ nên chưa thực sự hình thành kế hoạch sản xuất cụ thể vì thế cũng chưa có nhu cầu thực sự về bao bì, trừ các hợp đồng sản xuất cố định nhiều năm trong thời kỳ này của các khách hàng truyền thống và do vậy cường độ sản xuất của Pakexim trong thời kỳ này thường thấp với nhu cầu NVL ít. Tuy vậy đây lại là thời kỳ biến động nhu cầu lớn nhất do đây mới là lúc các doanh nghiệp thực hiện sản xuất bổ sung để khắc phục các đơn hàng không đạt yêu cầu về chất lượng sản phẩm, cũng là thời kỳ sản xuất các đơn hàng bổ sung của các doanh nghiệp đang phát triển nóng, có sự gia tăng nhu cầu đột xuất vào cuối năm. Chính sách mua sắm và dự trữ của Pakexim trong thời kỳ này là dự trữ với lượng dự trữ bảo hiểm.Lượng dự trữ bảo hiểm được tính toán thông qua, nhu cầu cố định, thống kê tình hình sử dụng NVL cùng kỳ năm trước : QDTBH = QDTDH + QDTNT QDTBH : Dự trữ bảo hiểm QDTDH : Lượng NVL để sản xuất theo đơn hàng cố định QDTNT : Lượng NVL dự trữ trung bình 4 tháng đầu năm trước Tuỳ tình hình tiêu dùng NVL 4 tháng dầu năm trước ổn định hay bất ổn và các yếu tố gây ảnh hưởng có tính dài hạn hay ngắn hạn để cán bộ kỹ thuật tính QDTN theo phương pháp bình quân giản đơn hay bình quân có trọng số. Quy trình mua sắm hàng hoá giai đoạn này được rút ngắn tối đa và thực hiện cùng những nhà cung ứng truyền thống nhằm đảm bảo tính ổn định, khắc phục tính bất ổn của nhu cầu nhờ các mối quan hệ lâu dài để có thể dễ dàng mua sắm thêm hoặc hoàn trả lại NVL trong những trường hợp bắt buộc. Tận dụng thời gian kho tàng và xưởng sản xuất rảnh rỗi để thực hiện việc sữa chữa và nâng cấp chuẩn bị cho thời kỳ sản xuất cường độ lớn trong những tháng tiếp theo. 1.1.2.Giai đoạn từ tháng 5 đến hết tháng 12 Đây là giai đoạn nhu cầu về bao bì tăng cao, từ cuối tháng tư công ty bắt đầu nhận được các bản dự trù nhu cầu của các khách hàng truyền thống và hầu hết các khách hàng lẻ đã hợp tác với công ty trong một vài năm gần đây, những thông tin này sẽ hỗ trợ đắc lực cho công tác lập kế hoạch mua sắm và dự trữ NVL cụ thể hàng tháng của công ty. Trong giai đoạn này tất cả các yếu tố sản xuất phải được chuẩn bị sẵn sàng để bước vào một thời kỳ sản xuất căng thẳng, công nhân các phân xưởng cũng sẵn sàng để tăng ca theo quy định của nhà nước. Chính sách mua sắm, dự trữ NVL của công ty trong thời kỳ này là kết hợp thông tin từ khách hàng, thông tin từ bộ phận marketing (thực hiện việc tìm kiếm, mở rộng thi trường) thực hiện lập kế hoạch dự trữ NVL, thực hiện dự trữ sẵn sàng cho sản xuất, không cần đa dạng NVL nhưng phải đảm bảo cung cấp đủ cho sản xuất kể cả có phải sử dụng những loại NVL không hoàn toàn phù hợp về mặt kích cỡ. Kết hợp chính sách dự trữ đầy đủ với việc nghiên cứu thị trường tìm kiếm nhà cung ứng mới nhằm giảm chi phí cho sản xuất. Tiếp tục duy trì chính sách rút ngắn thời gian mua sắm NVL, thực hiện khoán chi phí trong mỗi lần mua sắm cho cán bộ vật tư nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm đồng thời khuyến khích tính sáng tạo trong công việc của họ. Về kho tàng, phải thường xuyên kiểm kê số lượng, chất lượng NVL trong kho, kiểm tra cách sắp xếp sao cho đảm bảo tính khoa học, giảm thời gian lưu chuyển NVL, thành phẩm,hàng hoá trong nội bộ công ty. Nói chung sẽ có vô số quy định về công tác mua sắm và dự trữ NVL của công ty tuy nhiên các chính sách trên đây là những quy định mang tính tổng quát nhất sẽ là kim chỉ nan để các cán bộ vật tư tuân thủ thực hiện. Thông qua các hợp đồng, chứng từ sổ sách, công tác tiếp nhận, kiểm tra, kiểm kê NVL… cán bộ quản trị sẽ đánh giá hiệu quả thực hiện chính sách này, phát hiện sai sót, tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời. 1.2.Tổ chức thực hiện và quản lý việc thực hiện các chính sách Các chính sách mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu được thống nhất trong toàn bộ công ty, phổ biến từ trên xuống nên mọi cá nhân có trách nhiệm liên quan đều phải tuân thủ nghiêm ngặt. Với thực tiễn của công ty để quản lý việc thực hiện các chính sách này thì tất cả mọi chứng từ phát sinh trong quá trình mua sắm đều được giao nộp cho trưởng phòng vật tư để đối chiếu, tổng hợp, đánh giá rồi đưa ra kiến nghị trình lên PGĐ kinh doanh nhận quyết định trực tiếp. Qua các chứng từ liên quan (hoá đơn mua hàng, vận chuyển, phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản kiểm nghiệm….) để kiểm tra thời gian, chi phí mua hàng, chi phí lưu kho, hao hụt NVL…, thực hiện khen thưởng cho những cán bộ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, tiết kiệm chi phí cho công ty và ngược lại trừng phạt đích đáng những người cố tình vi phạm quy định, chính sách chung. 2. Công tác xây dựng và thực hiện kế hoạch mua sắm, dự trữ & sử dụng NVL Pakexim là một công ty cổ phần nhà nước nên hàng năm sẽ được bộ Thương Mại giao các chỉ tiêu chủ yếu về doanh thu, lợi nhuận, do đó căn cứ đầu tiên mà công ty xem xét đến chính là nhiệm vụ mà nhà nước giao cho. Do cơ cấu tổ chức của công ty có các phòng ban phụ trách chung toàn công ty và các XN thành viên nên thường có hai cấp chịu trách nhiệm lập kế hoạch cung ứng NVL : Cấp công ty & cấp XN. Các XN là những đơn vị sản xuất trực tiếp sẽ tự xây dựng kế hoạch nhu cầu NVL cho đơn vị mình rồi gửi lên phòng kinh tế kỹ thuật đầu tư hợp tác kho vận để tổng hợp và xây dựng thành kế hoạch cung ứng NVL năm cấp công ty. Xây dựng kế hoạch cấp Xn & công ty đều phải qua trình tự hai bước: Bộ phận lập kế hoạch (Cấp XN là phòng Kế hoạch – vật tư, cấp công ty là Phòng kinh tế – kĩ thuật - đầu tư hợp tác – kho vận) lập kế hoạch nhu cầu NVL rồi trình lên Ban giám đốc công ty và XN phê duyệt. Phòng kinh tế – kĩ thuật - đầu tư hợp tác – kho vận sau khi nhận kế hoạch cung ứng NVL của các XN nếu phát hiện ra điểm bất hợp lý sẽ đề nghị sửa đổi đồng thời thực hiện tư vấn về mặt kỹ thuật cho cán bộ phòng kế hoạch vật tư của XN đó. Sau đây là sơ đồ quá trình xây dựng kế hoạch cung ứng NVL năm của Công ty SX & XNK Bao bì Hà Nội. Sơ đồ 3: Quá trình xây dựng kế hoạch vật tư hàng năm Ban GĐ các XN Phòng Kế hoạch vật tư Phòng KTKT ĐT HT KV Ban GĐ công ty Đề nghị phương án cung ứng NVL tại Xn Đề nghị sửa đổi/ phê duyệt KH Đề cung nghị ứng sửa NVL đổi cấp XN KH cấp công ty KH cung ứng NVL năm Đề nghị sửa đổi Rõ ràng quy trình xây dựng kế hoạch cung ứng NVL cả năm của Công ty SX & XNK Bao bì Hà Nội sẽ phát huy được tính độc lập năng động sáng tạo của từng XN và căn cứ sâu sát hơn với tình hình sản xuất thực tế mặt khác các kế hoạch đều trải qua nhiều khâu kiểm tra điều chỉnh, có tư vấn trực tiếp về mặt kỹ thuật nên bản kế hoạch do đó cũng có chất lượng cao hơn phục vụ đầy đủ và kịp thời hoạt động sản xuất của các XN. Quy trình đặt ra là như thế tuy nhiên trên thực tế việc lập kế hoạch nhiều khi không tuân thủ hoàn toàn về mặt kỹ thuật (ở đây gồm có kỹ thuật về sản xuất sản phẩm và kỹ thuật xây dựng kế hoạch) cũng như không dựa trên các thông tin về dự báo nhu cầu thị trường mà vẫn dựa vào kinh nghiệm và nhận thức chủ quan nên hiệu quả lập kế hoạch cung ứng NVL của Công ty SX & XNK Bao bì Hà Nội trên thực tế là chưa cao đòi hỏi phải nâng cao hơn nữa nhận thức về tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch đối với cán bộ quản trị của công ty. 2.1. Căn cứ xây dựng kế hoạch. Về nguyên tắc có các căn cứ chủ yếu sau: - Các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh được giao - Lượng NVL đang tồn kho - định mức thành phẩm - Số liệu theo dõi tình hình sử dụng, dự trữ cho sản xuất, hao hụt do khâu bảo quản và khâu sản xuất - Các thông tin thu thập được từ thị trường NVL, từ các nhà cung cấp thường xuyên - Thông tin từ công tác nghiên cứu khách hàng tiềm năng 2.2.Lập kế hoạch mua sắm dự trữ, sử dụng NVL tại các XN thành viên Thực tế công tác lập kế hoạch mua sắm và dự trữ NVL của công ty chỉ chủ yếu dựa trên đơn hàng trực tiếp và định mức thành phẩm từng loại sản phẩm cộng với một tỷ lệ dự trữ bảo hiểm cho phép để đảm bảo đáp ứng được các đơn hàng lẻ phát sinh có yêu cầu gấp về thời gian giao hàng mà công ty không tích luỹ đủ thời gian để tiến hành đặt mua NVL phù hợp nhất, xét về mặt kích cỡ. Đặc điểm sản phẩm của công ty là không phức tạp về NVL sử dụng tuy vậy lại rất đa dạng về, chủng loại kích cỡ vì thế nên công ty không có định mức NVL cụ thể cho mỗi loại sản phẩm nhất định, trừ những sản phẩm cung cấp thường xuyên cho khách hàng truyền thống là được xây dựng một cách khoa học để đáp ứng yêu cầu của chính khách hàng và các cơ quan liên quan như hải quan hay trung gian tài chính (ngân hàng)… Đối với mỗi loại sản phẩm cụ thể cán bộ kỹ thuật sẽ trực tiếp xác định khối lượng 1 đơn vị sản phẩm (thông qua thực tế sản xuất của các xí nghiệp) và gọi đó là định mức thành phẩm. Với mỗi loại bao bì kích cỡ khác nhau thì sẽ có một loại NVL có kích cỡ phù hợp nhất, tuy nhiên không phải lúc nào loại NVL đó cũng sẵn có trong kho để mỗi xí nghiệp sử dụng cho các đơn đặt hàng lẻ vì thế loại NVL nào phù hợp nhất trong số NVL đang được dự trữ trong kho sẽ được chọn để sử dụng, và chắc chắn lúc này tỷ lệ NVL hao phí sẽ lớn hơn và dễ dàng được xác định thông qua định mức sản phẩm và kích cỡ NVL. Tỷ lệ hao phí do công nghệ sẽ được xác định thông qua theo dõi quy trình sản xuất các sản phẩm và phế liệu thu hồi từ các công đoạn đó. Tổng hợp từ định mức sản phẩm, tỷ lệ hao phí NVL do đặc tính công nghệ, do kích cỡ NVL và một tỷ lệ hao phí cho phép do trình độ công nhân sản xuất sẽ xác định được lượng NVL cần thiết cho sản xuất sản phẩm từ đó sẽ lám căn cứ lập kế hoạch mua sắm, hoặc mua sắm bổ sung NVL nếu thực hiện mua sắm mà vẫn có đủ thời gian giao hàng đúng thoả thuận, kiểm tra lượng NVL tồn kho và NVL tại xưởng để lập kế hoạch xuất dùng NVL. Riêng đối với một số khách hàng truyền thống lớn như Canon công ty đã có hệ thống định mức NVL cho từng loại, kích cỡ sản phẩm để phục vụ cho nhu cầu lớn và đều đặn của khách hàng. 3.Tổ chức hoạt động mua sắm NVL Công ty SX & XNK Bao bì Hà Nội sản xuất với ba loại bao bì chính từ ba xí nghiệp thành viên bao gồm : - bao bì carton sóng 3-5 lớp do phân xưởng sóng sản xuất - bao bì bằng chất dẻo gồm túi đơn và túi phức hợp (90% có in) do phân xưởng bao bì nhựa sản xuất - bao bì in hộp và các ấn phẩm in do phân xưởng in hộp sản xuất Số chủng loại NVL sử dụng trong Công ty SX & XNK Bao bì Hà Nội có thể nói là không nhiều. NVL chính: Xí nghiệp carton là giấy các loại, xí nghiệp in là các loại mực in, bản in, film…, xí nghiệp nhựa là hạt nhựa, màng nhựa các loại và các NVL phục vụ in bao bì. Tuy nhiên điều đó không có nghĩa là công tác hoạch định cung ứng và sử dụng NVL của công ty là đơn giản bởi vì yêu cầu về kích cỡ, chất lượng của chúng lại rất đa dạng. 3.1.Nghiên cứu thị trường NVL và lựa chọn nhà cung cấp Công tác nghiên cứu thị trường là một nhiệm vụ cơ bản của quy trình mua sắm NVL. Để thực hiện được nhiệm vụ này một cách có phương pháp và hiệu quả cán bộ vật tư của Pakexim sẽ luôn phải cập nhật các thông tin về: Kế hoạch cung ứng NVL, tình hình sử dụng NVL của xí nghiệp mình trong thời gian gần đây… để có những đánh giá, dự báo ban đầu từ đó sẽ có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ của mình và xác định cách thức, phương pháp làm việc hiệu quả. Đối với hạng mục NVL nhập khẩu thì quy trình mua sắm sẽ do phòng XNK phụ trách dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế của các phân xưởng, nhờ có tư cách nhập khẩu trực tiếp nên công ty thường dễ dàng nhập khẩu NVL với giá rẻ và chất lượng tốt đồng thời tiến hành nhập khẩu uỷ thác để tăng thêm lợi nhuận cho công ty, còn với các loại NVL mua trực tiếp trong nước cán bộ vật tư của từng xí nghiệp sẽ chịu trách nhiệm phụ trách một cách độc lập 3.1.1.Các phương thức để tiến hành nghiên cứu thị trường của công ty Nghiên cứu thị trường cung ứng NVL là việc thu thập thông tin về các nhà cung cấp. Công ty vừa khuyến khích vừa bắt buộc cán bộ vật tư phải nghiên cứu thị trường qua nhiều kênh thông tin khác nhau, có như vậy mới đảm bảo sự so sánh chính xác giữa các nhà cung cấp NVL làm cơ sở lựa chọn đối tác phù hợp nhất. Thông qua các mối quan hệ truyền thống: Đối với mỗi loại NVL cần thiết cho sản xuất công ty thường xây dựng mối quan hệ lâu dài với một số nhà cung ứng, duy trì một lượng đặt hàng nhất định hàng năm, qua đó có thể có những trao đổi thông tin định kỳ cần thiết. Tuỳ tính chất của các loại NVL hàng tháng hoặc quý sẽ có những thông tin cần thiết từ các nhà cung ứng này thông qua các bảng báo giá, thư mời, thư ngỏ…Cán bộ vật tư thông qua những tài liệu này sẽ tổng hợp lại thành những thông tin đầy đủ nhưng ngắn gọn để kết hợp cùng những thông tin thu thập được qua những kênh thông tin khác đưa ra đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Cứ định kỳ đầu mỗi năm tài chính công ty tiến hành đánh giá các nhà cung ứng đã hợp tác cùng công ty thông qua tình hình cung ứng NVL của họ trong thời gian hợp tác và những định hướng thay đổi của họ trong tương lai để xác định một hệ thống chỉ tiêu như: Giá cả, uy tín, năng lực, thời hạn cung ứng, chất lượng NVL, tiến độ thực hiện hợp đồng…để xác định lại các nhà cung ứng truyền thống tốt nhất. Với mỗi loại NVL công ty thường có từ 2 – 3 nhà cung ứng truyền thống có thể là trong hoặc ngoài nước vì thế tình hình cung ứng NVL hiện nay của công ty vẫn có nhiều thuận lợi hơn so với nhiều đối thủ cạnh tranh khác. Tuy nhiên để duy trì lợi thế cạnh tranh này công ty phải thường xuyên vun đắp củng cố quan hệ cùng có lợi với các đối tác cung ứng NVL. Bảng 12 :Một số nhà cung ứng truyền thống của công ty STT Nhà cung ứng Danh mục NVL Sử dụng cho 1 Nhà máy giấy Việt Trì Giấy krap; Giấy Duplex XN Carton 2 Nhà máy giấy Sông Lam Giấy krap; Giấy Duplex XN Carton 3 Công ty giấy Anh Quân Giấy krap; Giấy Duplex XN Carton 4 Công ty giấy Hồng Vương Giấy krap; Giấy Duplex XN Carton 5 Công ty Siam Kraft Industry Thái Lan Giấy krap; Giấy Duplex XN Carton, XN IN 6 Công ty Hanson Giấy, mực in các loại XN Carton, XN IN 7 Công ty Jampoo Đài Loan Các loại Hạt, Màng nhựa XN In, XN Nhựa 8 Công ty Misubishi Nhật Bản Các loại Hạt, Màng nhựa XN In, XN Nhựa Từ bảng trên rõ ràng hầu hết các nhà cung ứng truyền thống của Pakexim đều là những công ty có uy tín trên thị trường, NVL do họ cung cấp thường có chất lượng tốt và giá cả hợp lý. Do đó Pakexim vẫn phải tiếp tục duy trì các mối quan hệ này bằng những chính sách hợp tác hợp lý đôi bên cùng có lợi. - Thông qua việc chủ động tìm hiểu thông tin qua các hình thức khác: Hiện nay các phương tiện truyền thông đại chúng đang phát triển rất mạnh mẽ tạo điều kiện cho việc tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn, lượng thông tin cần thu thập sẽ phong phú hơn. Vì vậy thông qua các hình thức như sách, báo, tạp chí, truyền hình, mạng Internet… công ty luôn có thể tìm kiếm được những thông tin bổ ích biết đến nhiều hơn các nhà cung cấp tốt. Tuy nhiên so với nhiều công ty khác Pakexim lại thiếu một kênh trao đổi thông tin hữu hiệu với các nhà cung ứng và cả khách hàng và các đối tượng khác đó là trao đổi thông tin qua Internet (Website, email) bởi hiện nay công ty vẫn chưa xây dựng Web, chưa lập địa chỉ mail cho riêng mình, vì thế việc tìm hiểu thị trường NVL của công ty vẫn phần nào mang tính bị động, thiết nghĩ công ty nên xem xét vấn đề này để khắc phục điểm yếu của chính mình. Hiện nay toàn bộ mạng máy tính của công ty đã hình thành một liên mạng nội bộ và kết nối Internet nên việc tìm hiểu thông tin trên mạng càng trở nên thuận tiện hơn, góp phần giảm thời gian và chi phí cho công tác nghiên cứu thị trường; các thông tin thu thập được có thể được trao đổi giữa các cá nhân liên quan trong công ty thông qua mạng nội bộ, tăng tốc độ truyền tin và giảm hao phí nguồn lực do việc nhiều người cùng tìm kiếm một loại thông tin. Tuy vậy việc tìm được quá nhiều thông tin cộng với hạn chế về năng lực xử lý thông tin nhiều khi làm cho tiện ích của các phương tiện truyền thông có tác dụng ngược lại. Trong những trường hợp thông tin vượt ra ngoài khả năng xử lý của công ty như vậy cũng như hạn chế về năng lực tìm kiếm thông tin thì công ty sẽ có giải pháp mua thông tin từ các cơ quan, chuyên gia tư vấn kinh tế. Việc mua thông tin chỉ được thực hiện khi có yêu cầu mua NVL từ xưởng với số lượng xác định và thường mất chi phí lớn nên cán bộ vật tư phải trình kiến nghị và nhận sự phê duyệt của cấp trên thì mới được phép tiến hành. 3.1.2.Lựa chọn nhà cung ứng tiềm năng Với công tác nghiên cứu thị trường thường xuyên sẽ đảm bảo cho công ty có sự hiểu biết tổng quát về thi trường NVL Sau khi đã có lượng thông tin cần thiết thông qua các phương thức thu thập trên, nhận phiếu yêu cầu mua NVL, hoạch định lượng NVL bảo hiểm cho các trường hợp mất mát, hao phí… các cán bộ vật tư sẽ phải tiến hành so sánh, đánh giá các đối tác thông qua các tiêu chí như: Chất lượng, số lượng, giá cả NVL, chiết khấu thương mại, hình thức/thời gian giao hàng, phương thức vận chuyển, điều kiện thanh toán, Các dịch vụ sau bán hàng như: vấn đề thu đổi phế liệu, khuyến mãi, Tiềm năng hợp tác lâu dài…. Việc đánh giá để lựa chọn các nhà cung cấp nhiều khi không chỉ dựa trên các thông tin, số liệu thu thập được phản ánh trên sổ sách mà đối với các nhà cung ứng trong nước cán bộ vật tư có thể phải khảo sát tận nơi để trực tiếp kiểm chứng chất lượng NVL đối với những đối tác mới chưa có mối quan hệ lâu dài và chưa khẳng dịnh được uy tín với công ty. Cuối cùng kết quả nghiên cứu thị trường và đánh giá các nhà cung cấp sẽ được tổng kết thành bảng danh sách đề cử từ 2 – 3 nhà cung cấp với những ưu, nhược điểm của họ, cùng những điều kiện hợp tác với các chi phí phải bỏ ra và lợi ích thu được của công ty, trình lên Giám đốc xí nghiệp để xin ý kiến và kinh phí giao dịch đàm phán để lựa chọn nhà cung ứng cuối cùng. 3.2.Tổ chức hoạt động mua sắm NVL Hoạt động mua sắm của Công ty SX & XNK Bao bì Hà Nội được tiến hành sau khi đã lựa chọn được nhà cung ứng và có phiếu yêu cầu mua vật tư từ các xí nghiệp cùng những số liệu cụ thể về dự trữ bảo hiểm trong kỳ. Quy trình mua sắm NVL trong nước và nhập khẩu cũng khác nhau, và khâu quan trọng nhất trong quá trình mua sắm NVL là thủ tục đàm phán giữa hai bên, được coi là quyết định nhất đến sự thành công và hiệu quả một quá trình mua sắm NVL. Đối với NVL nhập khẩu các hình thức đàm phán công ty đã và đang áp dụng là: đàm phán giữa cán bộ phòng XNK với đại diện công ty nước ngoài ở Việt Nam, đàm phán gián tiếp qua fax điện thoại, hoặc đơn giản là thực hiện theo các hợp đồng trước đây với sự thay đổi về số lượng. Đối với NVL trong nước thì thực hiện hình thức đàm phán trực tiếp giữa hai bên hoặc thực hiện như các hợp đồng hợp tác trước đây. Các cuộc đàm phán trực tiếp có thể thực hiện ở nơi làm việc hoặc trong các cuộc chiêu đãi của một trong hai bên, điều này công ty thường quyết định dựa trên tính chất mối quan hệ thân sơ với nhà cung ứng. Sơ đồ 4: Quy trình mua sắm NVL nhập khẩu Phiếu y/c Đàm phán 30 – 40 ngày Xưởng Phòng XNK Ký hợp đồng ngoại Mở L/C Thuê V/C Hàng về Kho Mở tài khoản hải quan Ngân hàng Sơ đồ 5: Quy trình mua NVL trong nước Phiếu y/c Đàm phán Vận chuyển Xưởng Phòng Vật tư Ký hợp đồng Kho Quy trình nhập khẩu NVL thường được thực hiện trong 45 – 60 ngày, nhiều khi còn kéo dài hơn vì những mâu thuẫn lợi ích trong quá trình đàm phán (mức độ nhẹ thì chỉ kéo dài thời gian mua hàng, nặng thì phải thay đổi quyết định lựa chọn nhà cung ứng và thực hiện quy trình đặt hàng từ đầu), vì sự khan hiếm NVL hay vì phải qua quá nhiều thủ tục điều này tuỳ theo nguyên nhân khách quan hay chủ quan sẽ quy trách nhiệm cho các cán bộ vật tư vì sự tìm hiểu khách hàng không kỹ càng, đánh giá sai lầm đối tác…, để khắc phục luôn công ty phải hoạch định nhu cầu NVL nhập khẩu từ trước ít nhất là 2 tháng để tích luỹ đủ thời gian đặt hàng và nhận hàng do đó việc lập kế hoạch cung ứng NVL nhập khẩu thường rất khó khăn, tuy vậy hầu như chỉ dựa trên tình hình sử dụng các kỳ trước đó, cùng kỳ những năm trước và các đơn hàng có sẵn nên nhiều khi lượng nhập chênh lệch rất nhiều so với nhu cầu thực. Trung gian tài chính của Pakexim là Ngân hàng Ngoại thương hoặc Ngân hàng Công thương Việt Nam, một lần nữa sẽ đảm bảo độ tin cậy cho khách hàng nhờ vào uy tín của 2 ngân hàng lớn nhất Việt Nam. Đối với quy trình nhập NVL trong nước thì đơn giản hơn rất nhiều và thường thì các nhà cung ứng sẽ phụ trách vận chuyển tận kho các xí nghiệp, thực hiện thanh toán trực tiếp hoặc qua trung gian tài chính. Thường thì công ty sẽ thanh toán trước một phần hợp đồng và hoàn thành nghĩa vụ thanh toán khi nhận hàng và phiếu giao hàng tức là đã kiểm tra, giao nhận theo đúng thời gian, địa điểm, chất lượng đã quy định trong hợp đồng. Bảng 14: Lượng mua, và sử dụng của loại NVL 1885 (giấy Krap vàng) 6 tháng đầu năm 2005 Ngày Đơn vị Mua vào Xuất dùng Tồn kho 1/1 kg 27446 1/22 kg 8339 35785 1/24 kg 3112 38897 1/31 kg 340 39237 1/31 kg 18306 20931 2/28 kg 15169 36100 2/28 kg 2165 38265 2/28 kg 8799 29466 2/28 kg 585 28881 3/8 kg 13434 42315 3/28 kg 13707 56022 3/31 kg 13055 69077 3/31 kg 18408 50669 3/31 kg 273 50396 4/28 kg 20869 71265 4/30 kg 14619 56646 5/31 kg 19650 36996 5/31 kg 3411 33585 6/15 kg 12046 45631 6/27 kg 17896 63527 6/30 kg 576 64103 6/30 kg 34284 29819 Tổng kg 120708 118335 Từ bảng số liệu trên ta thấy lượng mua sắm NVL ký hiệu 1885 không sát với lượng sử dụng thực tế , tồn kho quá lớn với lượng trung bình là 43 866,3 kg gấp đến 2,22 lần lượng NVL sử dụng trung bình trong tháng (19 722,5 kg) kết hợp với lượng NVL mỗi lần mua sắm ta thấy rõ ràng đây là một tỷ lệ hoàn toàn không hợp lý bởi dự trữ lớn trong khi lượng mua thì nhỏ nhặt, liên tục nên chi phí dự trữ không thể giảm trong khi chi phí mua hàng cũng chắc chắn lớn bởi số lấn mua hàng quá nhiều, số lượng ít, cho dù nhà cung ứng NVL là nhà cung ứng truyền thống dễ dàng đặt và mua hàng đi nữa thì hình thức mua hàng như vậy vẫn là không hợp lý và đòi hỏi những người chịu trách nhiệm phải tìm cách khắc phục. 3.3. Công tác tiếp nhận NVL Công tác tiếp nhận NVL ở công ty là bước chuyển giao giữa nhà cung ứng (nếu NVL được giao trực tiếp đến công ty), bộ phận mua, vận chuyển và quản lý NVL Công tác tiếp nhận và kiểm tra NVL của công ty được tiến hành một cách rất kỹ càng. Đối với NVL nhập khẩu thì sau khi giao hàng ở cảng thường không chuyển trực tiếp về kho của các xí nghiệp bởi vì hàng nhập khẩu thường sử dụng cho nhu cầu sản xuất trong thời gian dài, hơn nữa phải có thời gian để phân phối NVL đúng nhu cầu đến từng xí nghiệp. Công ty thường phải liên hệ thuê kho ngoài để bảo quản tạm thời, điều này đòi hỏi công ty phải có một chính sách riêng để bảo quản và tiếp nhận NVL nhập khẩu. Cán bộ phòng XNK phải trực tiếp chịu trách nhiệm với lượng NVL mình nhập khẩu, mỗi người phải góp phần xây dựng mối quan hệ lâu dài với một số kho hàng chất lượng tốt ở ngoài công ty và tiến hành các thủ tục kiểm tr