Chuyên đề Quy trình nhập khẩu tại công ty thiết bị điện Việt Á- Thực trạng và giải pháp

m lượng kĩ thuật cao, chứng chỉ này chính là cơ sở để kiểm tra chất lượng kĩ thuật của thiết bị và là cơ sở để giải quyết nếu xảy ra tranh chấp. - Cần chú ý thời gian giao hàng, do thời gian giao hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc có giao hàng kịp thời gian đã kí trong hợp đồng đầu ra hay không., nếu giao hàng không kịp dự án sẽ chậm trễ và bị phạt rất nặng. Thông thường, nếu hợp đồng đầu ra đặt 10 tủ thì cần 1 tháng, do vậy cần chú ý thời gian giao hàng để có vật tư về đúng tiến độ sao cho nhà máy kịp lắp và giao hàng đúng thời gian cam kết trong hợp đồng đầu ra. - Đối với điều khoản bảo hành, do đặc điểm hàng nhập khẩu của Việt á là hàng thiết bị kỹ thuật có hàm lượng công nghệ cao nên điều khoản bảo hành rất quan trọng, nó liên quan đến chi phí bảo hành và thời hạn bảo hành. Khi soạn điều khoản này cán bộ vật tư rất chú ý tới những cam kết về điều khoản bảo hành trong hợp đồng đầu ra Việt á từ đó đàm phán với nhà cung cấp cho phù hợp. Thông thường nếu mua hàng theo điều kiện cơ sở giao hàng nào thì sẽ bảo hành theo điều kiện cơ sở giao hàng đó, nhưng với một số nhà cung cấp như AREVA, Siemens cán bộ vật tư đã đàm phán được hàng bảo hành sẽ giao theo điều kiện DDP, điều này đã tiết kiệm được cho Việt á rất nhiều tiền vận chuyển cũng như các thủ tục phức tạp như thông quan hàng bảo hành ( thuộc nhóm hàng phi mậu dịch ). - Điều khoản ký mã hiệu và đóng gói ngoài việc đảm bảo các yêu cầu trong vận chuyển cũng cần qui định cụ thể phù hợp với hợp đồng cũng như với qui định hải quan để giúp cho quá trình làm thủ tục hải quan được nhanh chóng và thuận lợi. Điều đặc biệt lưu ý khi mở hợp đồng là cần phải xem xét kĩ hợp đồng đầu ra để trong hợp đồng với nhà cung cấp ( hợp đồng đầu vào ) qui định được đầy đủ các điều kiện về chứng từ, về thời hạn giao hàng, cũng như về điều kiện bảo hành đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng trong hợp đồng đầu ra để tạo điều kiện thuận lợi cho Việt á trong qua trình thực hiện hợp đồng. 2.4. Ký kết hợp đồng nhập khẩu Sau khi công ty và đối tác đã hoàn thành việc đàm phán thì tiến hành ký kết hợp đồng. Khi ký hợp đồng với phía đối tác nước ngoài công ty luôn chú ý: - Khi ký hợp đồng với đại diện văn phòng nước ngoài ở Việt Nam, yêu cầu phải có giấy uỷ quyền cuả Giám đốc công ty đó và Giám đốc công ty đó sẽ đứng tên người bán trong hợp đồng. Do mặt hàng kinh doanh của công ty là thiết bị điện cần có sự chính xác cao về chi tiết kỹ thuật, điều kiện chất lượng luôn được đặt lên hàng đầu nên điều khoản về hàng hoá, bảo hành, kiểm tra phải được lập chi tiết, cụ thể và rõ ràng, từ ngữ dùng phải thoát ý, tránh hiểu nhầm, hiểu sai.Chi tiết cụ thể của hợp đồng tham khảo phần Phụ lục. Mọi hợp đồng của công ty đều được ký trên văn bản. Riêng với những hợp đồng ký bằng fax ( áp dụng với những hợp đồng có giá trị nhỏ ), ngay sau khi ký thì phải gửi ngay văn bản gốc cho đối tác để đối tác ký và gửi trả lại cho công ty nhằm có bộ hồ sơ gốc lưu trữ lâu dài, đề phòng có những bất trắc trong tranh chấp về sau. Bảng 5: Số lượng hợp đồng, kim ngạch nhập khẩu được thực hiện. Đơn vị tính VNĐ Năm 2004 2005 2006 Số hợp đồng được thực hiện 15 28 46 Kim ngạch nhập khẩu 6,356,086,500 22,849,320,900 29,595,389,380 Nguồn: Báo cáo tình hình nhập khẩu của công ty từ năm 2004 đến 2006 Nhìn vào bảng trên ta thấy số lượng của các hợp đồng được ký kết tăng lên theo các năm, chứng tỏ hiệu quả kinh doanh cũng như uy tín của công ty tới mặt hàng thiết bị điện ngày càng tăng 3. Tổ chức thực hiện hợp đồng 3.1 Lập phương án vay vốn Sau khi mở được tất cả các hợp đồng nhập khẩu và hợp đồng cũng như đơn hàng trong nước thì cán bộ vật tư phụ trách dự án phải lên một phương án vay vốn để chuyển cho phòng kế toán để phòng kế toán thực hiện vay vốn ngân hàng ( nếu vốn tự có của công ty không đủ để thanh toán toàn bộ giá trị hợp đồng đầu vào ) hoặc dùng vốn tự có, nếu vay vốn ngân hàng cần chú ý vốn vay không được vượt quá 75% giá trị hợp đồng đầu ra. Trong phương án vốn cán bộ vật tư phải nêu rõ được số hợp đồng, tên nhà cung cấp/ thiết bị nhập khẩu hoặc mua trong nước, giá trị hợp đồng, phương thức thanh toán ( qua L/ C hay T.T.R) thời hạn mở L/ C hay thời hạn chuyển tiền, ghi chú ( do một số nhà cung cấp như ABB chỉ giao hàng rơle 10 tuần sau ngày mở L/ C hoặc T.T.R, Siemens chỉ sản xuất hàng sau khi mở L/C, nên cần chú ý kế toán để mở L/C hoặc chuyển tiền cho đúng thời hạn yêu cầu ). Sau khi lập xong phương án vốn cán bộ vật tư chuyển các bản copy hợp đồng và đơn hàng cho kế toán ngân hàng để kế toán ngân hàng làm thủ tục vay vốn ngân hàng. Còn bản gốc được chuyển cho kế toán vật tư (chú ý yêu cầu kế toán kí nhận) để kế toán sẽ làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp, cán bộ vật tư giữ lại một bộ copy hợp đồng và đơn hàng để theo dõi hàng. 3.2 Mở L/C hoặc chuyển tiền T.T.R - Mở L/C là việc đầu tiên và quan trọng để người nhập khẩu thực hiện được các hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán bằng L/C. Đối với các hợp đồng thanh toán qua L/C thì cán bộ vật tư cần lập đơn đề nghị mở L/C gửi cho phòng kế toán để phòng kế toán chịu trách nhiệm mở L/C thanh toán cho nhà cung cấp ( đơn đề nghị mở L/C xem phụ lục số 2 ). Theo như việc đàm phán trước khi ký hợp đồng, công ty và đối tác nước ngoài đã thoả thuận mở L/C tại ngân hàng xác định, do đó sau khi ký hợp đồng công ty chỉ việc chuẩn bị các giấy tờ cần thiết mang đến ngân hàng đó để làm thủ tục xin mở L/C. Các ngân hàng mà công ty Việt á thường mở là ngân hàng Cổ phần thương mại quân đội (MCSB), ngân hàng cổ phần nhà Hà Nội (HABUBANK), các ngân hàng đầu tư và phát triển, ngân hàng ngoại thương ( Vietcombank) Để tiến hành mở L/C, công ty căn cứ vào các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu để đến ngân hàng làm đơn xin mở L/C (theo mẫu in sẵn của từng ngân hàng). Trong đơn xin mở L/C phải đề cập đầy đủ những nội dung chính theo quy định. Ngoài đơn xin mở L/C cùng với các chứng từ khác như bản sao hợp đồng nhập khẩu, giấy cam kết thanh toán của công ty được chuyển đến ngân hàng mở L/C cùng với 2 uỷ nhiệm chi: một uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Thông thường phí để trả cho ngân hàng về việc mở L/C là 0,35% giá trị hợp đồng, mức ký quỹ là 10% giá trị hợp đồng đối với những hợp đồng được mở tại ngân hàng Cổ phần thương mại quân đội, ngân hàng cổ phần nhà Hà Nội (HABUBANK), các ngân hàng đầu tư và phát triển. Cũng có trường hợp công ty không cần ký quỹ khi công ty và ngân hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên và đã hoàn toàn tin tưởng vào nhau như ngân hàng Ngoại thương (VIETCOMBANK). Hoặc cũng có trường hợp công ty phải ký quỹ 100% khi công ty và ngân hàng lần đầu tiên giao dịch với nhau hoặc hai bên chưa có đủ độ tin cậy nhất định. Ví dụ trong hợp đồng số 02-CT-005/VA- oristar ngày 23 tháng 4 năm 2002, oristar là đối tác mới, độ tin cậy chưa cao và đối tác lại yêu cầu mở L/C tại ngân hàng thương mại cổ phần á Châu Hà Nội (ACB Hà Nội) là ngân hàng mà công ty chưa mở tài khoản nên khi tiến hành mở L/C công ty phải ký quỹ 100%. Sau khi đã làm xong mọi thủ tục mở L/C, ngân hàng sẽ phát hành một L/C, công ty phải kiểm tra nếu thấy L/C đúng thì yêu cầu ngân hàng chuyển cho bên xuất khẩu, nếu thấy chưa đúng yêu cầu ngân hàng sửa đổi. ( mẫu L/C xem phụ lục số 3) Với những hợp đồng thanh toán bằng phương thức chuyển tiền thì cán bộ vật tư làm đơn đề nghị chuyển tiền rồi chuyển lên cho kế toán để kế toán làm thủ tục chuyển tiền. Sau khi chuyển tiền cán bộ vật tư cần bản T.T.R ngân hàng chứng nhận đã chuyển tiền vào tài khoản người hưởng lợi để scan lên rồi gửi cho nhà cung cấp làm bằng chứng mình đã chuyển tiền và yêu cầu nhà cung cấp chuyển hàng và gửi invoice, packing list để cán bộ vật tư liên hệ với hãng vận tải để thuê phương tiện vận tải ( với những hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng EXW hay FOB). ( mẫu T.T.R xem phụ lục số 4 ) 3.3. Thuê phương tiện vận tải Khi kí kết các hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng EXW hay FOB thì Việt á cần liên hệ với các hãng vận tải để thuê phương tiện vận tải Bảng 6: Số lượng hợp đồng được thực hiện. Đơn vị: hợp đồng Năm 2004 2005 2006 Số hợp đồng được thực hiện 15 28 46 Số hợp đồng ký kết theo điều kiện FOB, EXW 4 6 8 Tỷ lệ (%) 22% 23% 18% Nguồn: báo cáo tình hình nhập khẩu từ năm 2004-2006. Một số công ty hàng hải mà công ty có quan hệ giao dịch đó là: công ty thuê tàu và môi giới hàng hoá (Vietfracht), công ty đại lý tàu biển (VOSA) và các hãng vận tải nước ngoài có đại lý tại Việt Nam. Khi nhà cung cấp thông báo hàng đã sẵn sàng được giao thì cán bộ vật tư sẽ yêu cầu nhà cung cấp cung cấp những thông tin cần thiết như trọng lượng hàng, kích thước của hàng ( chiều dài, chiều rộng, chiều cao ) để có thông tin yêu cầu các hãng vận tải báo mức cước phí, cán bộ vật tư cần yêu cầu ít nhất 3 hãng vận tải báo cước phí vận tải. Sau khi nhận được báo giá của các hãng vận tải cán bộ vật tư lập bảng đánh giá nhà cung cấp để so sánh lựa chọn hãng vận tải phù hợp nhất đó là hãng vận tải chào được mức cước tốt nhất cũng như có khả năng giao hàng cho Việt á trong thời gian ngắn nhất. Sau khi chọn được hãng vận tải phù hợp, cán bộ vật tư gửi chấp nhận chào giá vận tải cho hãng tàu, khi hãng tàu nhận được thông báo chấp nhận chào giá vận tải của Việt á thì hãng tàu sẽ fax cho Việt á “ booking note “ ( mẫu booking note xem phụ lục số 5) lúc này có thể coi như hợp đồng vận tải đã được kí kết giữa hãng tàu và Việt á. 3.4. Mua bảo hiểm hàng hoá Khi kí kết các hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện cơ sở giao hàng CIP hay CIF thì Việt á sẽ thực hiện nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá. Công ty TNHH thiết bị điện Việt á thường mua bảo hiểm hàng hoá nhập khẩu tại công ty bảo hiểm Việt Nam - Bảo Việt, do đây là công ty Nhà nước được công ty tín nhiệm, bên cạnh đó công ty cũng mua bảo hiểm của công ty cổ phần bảo hiểm Bưu điện. Thông thường công ty mua bảo hiểm chuyến, với trách nhiệm đối với tổn thất cả hàng nhập khẩu của công ty trong phạm vi một chuyến hàng theo điều khoản từ kho đến kho, còn công ty cũng có nghĩa vụ phải nộp phí bảo hiểm cho chuyến hàng đó, với công ty Bảo Việt thì tỷ lệ phí bảo hiểm là 0,35% giá trị bảo hiểm, còn đối với công ty cổ phần bảo hiểm Bưu điện thì tỷ lệ phí bảo hiểm là 0,50% giá trị bảo hiểm. Khi đó, công ty Việt á gửi “giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hoá” đến công ty Bảo Việt theo mẫu của họ để yêu cầu bảo hiểm cho hàng nhập khẩu trong chuyến đó. Sau đó, công ty bảo hiểm sẽ cung cấp cho công ty một “đơn bảo hiểm hàng hoá” dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà công ty gửi đến. Nội dung của đơn bảo hiểm dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà công ty gửi đến. Trong quá trình thực hiện khâu này, công ty luôn cố gắng để mua được bảo hiểm một cách sớm nhất có thể, nộp phí và lệ phí bảo hiểm đầy đủ và đúng hạn đề phòng những bất trắc có thể xảy ra. Khi lập chứng từ bảo hiểm cán bộ công ty thường lưu ý các điểm sau: + Giá trị bảo hiểm thường bằng 110% trị giá CIF hoặc CIP của hàng nhập khẩu. + Đồng tiền sử dụng trong đơn bảo hiểm phải cùng loại với đồng tiền sử dụng trong L/C. + Tên tàu chở hàng và cảng đến phải được nêu đích xác. + Các rủi ro được bảo hiểm phải khớp với các điều quy định của L/C. + Các đặc điểm của hàng phải khớp với các đặc điểm ghi trong vận đơn. + Hợp đồng hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm phải ghi người thụ hưởng là người được bảo hiểm và phải được người này ký hậu trống. + Chứng từ bảo hiểm phải được đề ngày không trễ hơn ngày gửi hàng như đã thể hiện trong vận đơn. 3.5. Làm thủ tục hải quan Sau khi thực hiện các bước trên, để chuẩn bị cho việc nhận hàng, công ty tiến hành mở tờ khai hải quan để thực hiện thủ tục hải quan ngay khi nhận được thông báo từ hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu là hàng đã về đến cảng. Mẫu tờ khai hải quan hiện tại công ty sử dụng là HQ2002-NK, với mã số thuế là 0900223538. Trước khi làm thủ tục hải quan cán bộ vật tư cần kiểm tra xem doanh nghiệp mình còn nợ thuế không thì yêu cầu kế toán trả hết thuế rồi mới có thể làm thủ tục hải quan để tiếp tục nhập khẩu hàng hoá. Qui trình làm thủ tục hải quan cụ thể theo các bước sau: Bước 1: Khai báo Hải quan: Trong bước này, công ty thực hiện theo từng giai đoạn sau: Cán bộ vật tư tự kê khai, áp mã, và tính thuế XNK, tự kê khai đầy đủ, chính xác những nội dung ghi trên tờ khai hải quan, nếu có nhiều mục hàng hoá thì cần kèm theo phụ lục tờ khai hải quan để khai được chi tiết đơn giá của hàng hoá, ngoài ra còn có tờ khai trị giá tính thuế hàng nhập khẩu ( nếu hàng nhập khẩu được áp mức thuế suất = 0% thì không cần loại tờ khai này ), tất cả các tờ khai đều cần làm hai bản, 1 bản Việt á giữ còn 1 bản sẽ lưu tại chi cục hải quan. Ngoài ra bộ chứng từ đi kèm theo tờ khai hải quan là : hợp đồng nhập khẩu 1 bản sao ( chú ý danh mục vật tư đặt hàng trên hợp đồng phải thể hiện được đơn giá cho từng loại thiết bị, nếu không hợp đồng này sẽ không được hải quan chấp nhận ), hoá đơn thương mại 1 bản gốc, 1 bản sao, bản kê chi tiết đóng gói hàng hoá , B/ L hoặc AWB 1 bản gốc một bản copy. Chú ý trên tất cả các bản copy đều phải có dấu sao y bản chính và có dấu giáp lai. - Khi khai tờ khai hải quan cần chú ý ngày hết hạn L/C, ngày tàu đến trên vận đơn và ngày hết hạn giao hàng trên hợp đồng phải khớp nhau, nếu không khớp nhau thì bộ chứng từ đó sẽ không hợp lê. Nhân viên Hải quan kiểm tra tờ khai hải quan và bộ hồ sơ, nếu đầy đủ và hợp lệ theo từng loại hình XNK thì cho đăng ký mở tờ khai. - Nhận thông báo thuế của Hải quan và tổ chức để Hải quan kiểm hoá hàng. Bước 2: Căn cứ vào kết quả kiểm hoá và khai báo của công ty, Hải quan sẽ xác định chính xác số thuế mà công ty phải nộp và ra quyết định điều chỉnh số thuế phải nộp nếu cần. Đối với việc nộp thuế lúc này sẽ có hai trường hợp xảy ra : nếu công ty đang bị cưỡng chế thuế ( đang nợ thuế ) thì công ty phải nộp ngay thuế của lô hàng đang làm thủ tục hải quan đó, còn nếu công ty không bị cưỡng chế thuế và doanh nghiệp có thẻ ưu tiên thì tiền thuế của lô hàng đang làm thủ tục hải quan được phép nộp chem. trong vòng 30 ngày. Nếu có mâu thuẫn giữa hải quan và doanh nghiệp về mã số thuế áp cho hàng hoá trong hợp đồng nhập khẩu thì hàng sẽ được đưa về trung tâm thí nghiệm điện I tại Hoàng Quốc Việt hay tại Gia Lâm để giám định. Kết luận của trung tâm giám định sẽ là kết quả cuối cùng. Bước 3: Sau khi đã hoàn tất thủ tục hải quan, Hải quan đóng dấu “đã làm thủ tục hải quan” lên trang đầu tờ khai và giao cho công ty nhận một bản. Từ đây, hàng của công ty đã được giải phóng. 3.6. Nhận hàng Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, công ty tiến hành nhận hàng. Tuỳ thuộc vào loại mặt hàng và quốc gia xuất khẩu mặt hàng đó mà công ty nhận được hàng hoá ở những địa điểm khác nhau. Thông thường, hình thức nhận hàng chủ yếu là bằng đường biển và đường hàng không. Nếu công ty nhập khẩu hàng hoá với khối lượng nhỏ thì hình thức vận chuyển hàng bằng đường hàng không và nhận tại sân bay Nội Bài. Nếu công ty nhập khẩu hàng với số lượng lớn thì hàng được vận chuyển bằng đường biển và nhận tại cảng Hải Phòng, cảng Đà Nẵng... Do cảng có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu từ tàu nước ngoài, bảo quản hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi nên công ty Việt á phải ký kết hợp đồng uỷ thác cho cảng thực hiện công việc này. Trước khi tàu đến, đại lý tàu sẽ gửi “Giấy báo hàng đến” cho công ty biết và đến nhận “Lệnh giao hàng” - D/O tại đại lý tàu. Khi đi nhận hàng D/O cần mang theo “Vận đơn gốc” - OB/L và “Giấy giới thiệu của đơn vị”. Đại lý tàu giữ lại OB/L và trao 3 bản D/O cho chủ hàng đồng thời thu phí nhận D/O. Nếu hàng đến nhưng bộ chứng từ chưa đến thì công ty phải đến ngân hàng mở L/C xin giấy bảo lãnh của ngân hàng để đi nhận hàng. Kèm theo Giấy bảo lãnh của ngân hàng là một bản B/L gốc ( mẫu B/L xem phụ lục số 6), cùng với các Chứng từ khác (có thể là bản sao) do người bán gửi đến bằng một con đường nào đó như bằng DHL, hoặc gửi kèm theo hàng...Cán bộ vật tư đến cảng hoặc hãng tàu (nếu hãng tàu đã thuê bao kho) để đóng phí lưu kho và phí xếp dỡ, lấy biên lai. Sau đó mang “Biên lai thu phí lưu kho”, 4 bản D/O, Invoice, Packing list đến đại lý tàu xác nhận D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu 1 D/O, cán bộ vật tư mang 2 D/O còn lại đến bộ phận kho làm thủ tục xuất kho để nhận hàng. Đến hải quan cảng, mời hải quan kiểm hoá, sau khi hải quan xác nhận “Hoàn thành thủ tục hải quan”, hàng được xuất kho. 3.7. Làm thủ tục thanh toán a) Nếu việc thanh toán được thực hiện bằng phương thức tín dụng chứng từ: Khi bộ chứng từ gốc của nhà cung cấp nước ngoài về đến ngân hàng mở L/C, công ty sẽ phải kiểm tra chứng từ và nếu chứng từ hợp lệ thì công ty trả tiền cho ngân hàng b) Nếu thanh toán bằng phương thức chuyển tiền T.T.R: Sau khi công ty tiến hành kiểm tra bộ chứng từ hợp lệ thì công ty sẽ ra lệnh cho ngân hàng của mình chuyển trả tiền cho nhà cung cấp hàng nhập khẩu 3.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Trong quá trình nhận, kiểm tra hàng hoá nếu phát sinh các trường hợp phải khiếu nại, công ty sẽ lập hồ sơ khiếu nại, bao gồm: Thư dự kháng, các loại biên bản cần thiết, vận đơn, hoá đơn thương mại, hợp đồng nhập khẩu và chứng nhận bảo hiểm. Do mặt hàng nhập khẩu của công ty đa dạng, có nhiều hàng hoá phức tạp nên thời gian và cách giải quyết khiếu nại, người bị khiếu nại rất da dạng, phong phú. - Đối với những hàng hoá bằng trực quan có thể phát hiện ra ngay không đúng quy định thì thời hạn khiếu nại thường là 7 ngày. - Đối với các máy móc, thiết bị chỉ đến khi đưa vào sử dụng, lắp ráp, vận hành mới phát hiện không đúng quy cách hoặc thiếu linh kiện, phụ tùng thì thời hạn khiếu nại thường dài hơn. Khi có các trường hợp khiếu nại xảy ra, nếu đó là trách nhiệm của người vận tải hay các tổn thất là do các rủi ro đã được bảo hiểm gây ra thì công ty gửi bộ hồ sơ khiếu nại đến người vận tải hoặc công ty bảo hiểm. Nếu trách nhiệm thuộc về bên xuất khẩu thì công ty thường đề nghị ngay cách giải quyết trên tình thần hợp tác, cố gắng giảm phiếu chi phí cho cả hai bên nhằm mục đích duy trì quan hệ tốt đẹp với bạn hàng. Nếu sau khi thuê Vinacontrol giám định và kết luận đó là lỗi của nhà cung cấp thì cán bộ vật tư sẽ gửi bản chứng nhận này cho nhà cung cấp ( nếu biên bản này cấp bằng tiếng việt thì cán bộ vật tư sẽ dịch sang tiếng Anh và gửi cho nhà cung cấp ). Khi nhận được biên bản giám định nhà cung cấp đồng ý gửi hàng bảo hành thì sẽ xác nhận qua email đồng thời gửi hoá đơn thương mại và phiếu đóng gói chi tiết để cán bộ vật tư chuẩn bị nhận hàng bảo hành cho kịp tiến độ dự án. - Hàng bảo hành là hàng phi mậu dịch nên khi nhận hàng cần thực hiện các thủ tục hải quan sau Nếu cán bộ vật tư trực tiếp đi lấy hàng thì sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ cho hàng phi mậu dịch và ra cửa khẩu lấy hàng. Bộ hồ sơ cho hàng phi mậu dịch bao gồm: công văn xin nhập hàng phi mậu dịch, hoá đơn thương mại trong đó ghi rõ hàng hoá đó là hàng bảo hành cho hợp đông nào, số hợp đồng và cần phải đem hợp đồng đó đi đối chiếu xem hàng ghi trong hoá đơn thương mại có thuộc danh mục vât tư của hợp đồng không, bản kê chi tiết đóng gói hàng hoá, tờ khai hải quan cho hợp đồng có hàng bảo hành, B/L hoặc AWB gửi cho hàng bảo hành. Nếu hàng đã về mà bộ chứng từ nhà cung cấp gửi qua chuyển phát nhanh chưa tới thì cán bộ vật tư cần phải làm công văn xin nợ chứng từ gốc ( hóa đơn thương mại và bản kê chi tiết đóng gói hàng hoá ), sau khi chứng từ gốc về cần hoàn trả ngay chứng từ gốc cho hải quan. Nếu Việt á nhờ chính hãng chuyển phát nhanh bộ chứng từ gồm hoá đơn thương mại và phiếu đóng gói chi tiết hàng hóa nhận hàng hộ thì cần chuẩn bị bộ chứng từ như trên kèm theo giấy uỷ quyền cho hãng chuyển phát nhanh khai báo hải quan giúp Việt Á, ứng trước thuế cho hãng chuyển phát nhanh hoặc hãng chuyển phát nhanh sẽ ứng trước thuế cho Việt á và sau đó sẽ trưng thu thuế của Việt Á khi giao hàng - Sau khi đã nhận được đầy đủ hàng cần làm thông báo hàng về kho và danh mục vật tư phân bổ cho từng dự án gửi cho phòng kế hoạch dưới nhà máy để phòng kế hoạch có kế hoạch tiếp nhận hàng về và phân bổ vật tư sản xuất.II. II. Đánh giá chung về quy trình nhập khẩu tại công ty thiết bị điện Việt á 2.1 Đánh giá chung 2.1.1. Ưu điểm - Nhìn chung, các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều được thực hiện đúng với những điều khoản đã ký kết, hạn chế tới mức tối đa các trường hợp sai sót về nghiệp vụ. - Công tác giao nhận hàng hoá tại sân bay, bến cảng và làm thủ tục hải quan mặc dù còn có nhiều khó khăn song công ty đã có những biện pháp thích hợp hoàn thành nhanh chóng, hàng nhập về đúng thời hạn quy định, đúng số lượng và chất lượng vận chuyển tới chân công trình. - Riêng đối với nghiệp vụ thanh toán hợp đồng, công ty luôn thanh toán đúng hạn và đầy đủ, tạo lập được uy tín với bạn hàng do đó luôn nhận được sự ưu đãi của đối tác trong việc gia thời hạn thanh toán. - Cập nhật các thông tin về chính sách thuế cho các mặt hàng kịp thời. 2.1.2. Nhược điểm - Khi công ty trúng thầu một công trình, dự án cung cấp thiết bị điện thì để tiến hành việc cung cấp thiết bị cho dự án đó thì chủ nhiệm dự án yêu cầu phòng kỹ thuật bóc tách vật tư và đưa chỉ tiêu nhập khẩu cho phòng xuất nhập khẩu. Do đó việc này phụ thuộc rất nhiều vào trình độ, năng lực của chủ nhiệm dự án và của phòng kỹ thuật. Nếu như chủ nhiệm dự án bóc tách nhanh chóng, chính xác thì việc đặt hàng sẽ được suôn sẻ và thuận lợi. Còn nếu chủ nhiệm dự án tiến hành chậm, không chính xác thì việc thực thi sẽ chậm, làm giảm tiến độ, mất nhiều thời gian cho việc thay đổi. - Về công tác nghiên cứu thị trường: Cho đến nay, công ty vẫn chưa thành lập bộ phận nghiên cứu thị trường riêng mà nhiệm vụ này do các đơn vị kinh doanh phối hợp thực hiện nên việc thu thập thông tin về thị trường chưa thật hiệu quả. Vấn đề nghiên cứu nhu cầu khách hàng về các mặt như thị hiếu, thói quen tiêu dùng hoặc tâm lý mua hàng... chưa được công ty chú ý. - Việc thanh toán bằng L/C: tuy hạn chế được nhiều rủi ro, đảm bảo an toàn cho cả hai bên, có thể sử dụng phổ biến với cả bạn hàng cũ và mới nhưng thủ tục thanh toán và nhận tin còn rườm rà. Nếu thay đổi bất kỳ một nội dung nào trong hợp đồng đều phải làm thủ tục sửa đổi L/C và phải chịu một khoản phí sửa đổi L/C cho ngân hàng. Mặt khác, trong quá trình mở L/C, nhiều khi đơn xin mở L/C không đúng hợp đồng dẫn đến sai sót làm cho bên đối tác không chấp nhận giao bộ chứng từ cho công ty dẫn đến việc công ty phải trả một khoản lệ phí tốn kém cho ngân hàng do việc kéo dài thời gian mở L/C và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của công ty. - Về thủ tục hải quan: Một số bộ chứng từ có nhiều sai sót về số liệu, thông tin trên chứng từ không phù hợp với nhau, đây là một trong những tồn tại làm ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu của công ty. Đơn cử có trường hợp công ty nhập hàng về làm mẫu nên không cần làm hợp đồng nhập khẩu mà chỉ cần giao dịch qua thư và làm Invoice. Đây là lô hàng vi mạch chuyển đổi nguồn (UPS module) và vi mạch vi xử lý (CPU module) cho máy ngắt điện tự đóng lặp lại bằng chân không 38kV được giao theo điều kiện DDP nhưng cán bộ hải quan UPS - Hà Nội vẫn không công nhận trường hợp giao theo điều kiện này vì trên Invoice gửi kèm theo lô hàng mà phía nước ngoài gửi kèm chỉ ghi theo điều kiện DDP mà không nói rõ là theo Incoterm năm nào và trên Invoice có ghi thuế nhập khẩu bằng 0, chi phí vận chuyển cũng ghi bằng 0 - dựa vào chi tiết này nên cán bộ hải quan không công nhận đây là hàng nhập theo điều kiện DDP và yêu cầu nhập theo điều kiện FOB (Chi tiết xem phần Phụ lục). Do vậy, phía công ty lại phải yêu cầu bên đối tác làm thư xác nhận và làm công văn giải trình. Điều này gây mất rất nhiều thời gian, công sức nhất là những thiết bị mà công ty đang cần gấp. Và một số trường hợp do không chuẩn bị kĩ nên khi làm thủ tục hải quan mới phát hiện ra công ty vẫn đang còn nợ thuế nhập khẩu của các lô hàng trước dẫn đến việc thông quan các lô hàng mới gặp nhiều khó khăn và chậm trễ. 2.2. So sánh quy trình nhập khẩu đang được áp dụng tại công ty thiết bị điện Việt Á và quy trình nhập khẩu trên lý thuyết Từ quy trình nhập khẩu hiện đang được công ty thiết bị điện Việt á áp dụng, thực hiện phép so sánh giản đơn giữa quy trình mà công ty đang áp dụng với quy trình nhập khẩu lý thuyết vốn được coi là quy trình chuẩn mực ta có thể rút ra một số nhận xét cơ bản như sau: Về quy trình nhập khẩu trên lý thuyết, các bước trong quy trình nhập khẩu bao gồm: Bước 1: Chuẩn bị để giao dịch Nghiên cứu thị trường Lập phương án kinh doanh Hỏi hàng Đàm phán để kí kết hợp đồng Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu Bước 3: Mở L/C Bước 4: Thuê tàu hoặc lưư cước Bước 5: Mua bảo hiểm Bước 6: Làm thủ tục hải quan Bước 7: Nhận hàng, kiểm tra hàng hoá Bước 8: Làm thủ tục thanh toán Bước 9: Khiếu nại về hàng hoá Trong khi đó quy trình nhập khẩu đang được triển khai áp dụng tại công ty thiết bị điện Việt Á bao gồm các bước va theo quy trình như sau: Bước 1: Nghiên cứu thị trường Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu ( đối với các mặt hàng phải xin phép nhập khẩu Bước 3: Đàm phán và kí kết hợp đồng 3.1. Tổng hợp các vật tư thiết bị cần mua 3.2. Hỏi hàng và đàm phán giá 3.3. Đàm phán các điều khoản trong hợp đồng 3.4.