Chuyên đề Quy trình tổ chức sự kiện của công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf – thực trạng và giải pháp

các lĩnh vực hay quyền hạn mà mình quản lý. Các phòng ban gồm có: Phòng tổ chức sự kiện gôm 4 người, phòng kinh doanh gồm 3 người, phòng hành chính nhân sự gồm 3 người, phòng kế toán gồm 2 người, phòng PR Hà Nội gồm 2 người, phòng thiết kế gồm 1 người, tại chi nhánh TP HCM bao gồm phòng hành chính kế toán 2 người, phòng PR và Event 2 người. Biểu đồ số 2.1: Biểu đồ cơ cấu lao động của các phòng ban trong công ty (nguồn: phòng Giám đốc diều hành) Phòng Hành chính nhân sự : Nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự : Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Xây dựng và kiện toàn cơ cấu tổ chức, quy chế quản lí, quy trình tác nghiệp và nội quy làm việc. Quản trị hành chính- văn phòng, cung cấp các dịch vụ hỗ trợ và hậu cần cho các phong ban. Làm việc với các cơ quan truyền thông về hoạt động của công ty, các cơ quan Nhà nước về các vấn đề lao động, hành chính... Phòng kinh doanh : Gồm những nhân viên là những người trẻ tuổi năng động, nhạy bén tróng công việc.TAF đã sử dụng những người mẫu có năng lực thực sự và hiểu sâu về lĩnh vực họ hoạt động như người mẫu Minh Đức, người mẫu Quang Trung và Ngọc Bích nhằm mục đích tạo ấn tượng và tiết kiệm chi phí đào tạo chuyên môn, tận dụng người của công ty. Nhiệm cụ cơ bản của phòng kinh doanh: Quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty, đưa ra các dự án chiến lược kinh doanh cho công ty,tìm kiếm khách hàng và làm việc trực tiếp với khách hàng. Tư vấn cho lãnh đạo công ty về việc phê duyệt và kiểm soát dự án đầu tư Hướng dẫn đào tạo những nhân viên kinh doanh, bán hàng trực tiếp cho công ty. Xây dựng các kế hoạch phát triển, mở rộng thêm khách hàng,tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Xây dựng các chiến lược và thủ thuật thực hiện hoạt động chăm sóc khách hàng,tìm hiểu những vấn đề còn gây trở ngại trong hoạt động kinh doanh của công ty. Phòng Tổ chức sự kiện: Nhiệm vụ của phòng tổ chức sự kiện: Tổ chức và thực hiện nhưng sự kiện do công ty tổ chức cũng như sự kiện công ty được thuê tổ chức Viết kịch bản , ý tưởng cho một chương trình sự kiện Dự toán được chi phí và những vấn đề liên quan đến mỗi sự kiện Phòng thiết kế: Thiết kế những maket quảng cáo cho khách hàng , thiết kế trang trí không gian sự kiện,... Phòng truyền thông: Xây dựng hình ảnh qua trang Web hay hoạt động quảng cáo và phát triển hình ảnh công ty . Quản lý các tài liệu truyền thông, quản lý thông tin trên website công ty, mở rộng và phát triển quan hệ truyền thông của doanh nghiệp. Phối hợp với các bộ phận triển khai tổ chức các sự kiện nội bộ và các sự kiện mà công ty tham gia và tổ chức như tiệc cuối năm hay tiệc đầu năm,tiệc sinh nhật công ty... Thực hiện viết bài và xuất bản báo chí . Tham gia xây dựng các mối quan hệ công chúng Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian từ năm 2006 - 2008 Những dự án tiêu biểu Qua mấy năm hoạt động công ty đã đạt được tương đối những thành tích tiêu biểu,nhiều sự kiện mà TAF tổ chức được mọi người biết đến không chỉ qua kenh thông tin báo chí mà còn được trình chiếu trên truyền hình. Dưới đây là một số dự án mà TAF thực hiện: - Giải thưởng người mẫu Việt Nam - Giải thưởng quảng cáo sáng tạo Việt Nam - Khu vui chơi cao cấp Tuần Châu và khu biệt thự Hồng Châu - Trung tâm thương mại Vincom CityTowers - Dịch vụ quảng cáo truyền thông tổng thể cho thương hiệu VINPEARL ( khu du lịch 5 sao ) tại Việt Nam. - Xây dựng chiến lược PR, đưa ra giải pháp tổng thể cho khu vui chơi cao cấp Tuần Châu và khu biệt thự Hồng Châu - Dịch vụ quảng cáo, xây dựng hình ảnh, tổ chức sự kiện khai trương cho trung tâm thương mại Vincom CityTowers - Tổ chức biểu diễn với quy mô lớn : Giải thưởng Người mẫu VN 2008, Wedding Gala 2008,Thời Trang Doanh nhân tổ chức Thường niên, Giải thưởng quảng cáo sáng tạo Việt Nam - Cung cấp dịch vụ quảng cáo & truyền thông cho dự án bất động sản Hacinco - Chiến dịch ra mắt sản phẩm rượu vang Morgan Wines Australia - Tổ chức các tiệc chiêu đãi, hội nghị khách hàng cho các đối tác trong và ngoài nước - Khai trương trung tâm Thương mại Rubi Plaza - Khai trương cổng thanh toán điện tử Vietpay- Techcombank - Tổ chức và thực hiện Giải thưởng quảng cáo Sáng tạo Việt Nam 2007 - Phối hợp tổ chức giải thưởng 500 thương hiệu nổi tiếng 2008 Kết quả hoạt động kinh doanh trong thời gian 3 năm gần đây Sau 4 năm hoạt động tại thị trường Việt Nam và Hà Nội là thị trường mục tiêu trong những năm đầu phát triển, Hoạt động kinh doanh của Taf đã mang lại những kết quả đáng kể. Dưới đây là thông tin về kết quả hoạt động kinh doanh của TAF trong 3 năm gần đây: Bảng số 2.3; 2.4; 2.5: Báo cáo tài chính năm 2006 ,2007 và 2008: ( Đơn vị: nghìn đồng ) Chỉ tiêu Mã số Năm nay Luỹ kế cuối năm 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 4,325,450,508 4,325,450,508 2. Các khoản giảm trừ 03 1,253,161 1,253,161 + Chiết khấu thương mại 04 0 0 + Giảm giá hàng bán 05 1,253,161 2,518,114 + Hàng bán bị trả lại 06 0 0 + Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng 07 0 0 3Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ. 10 4,325,450,508 4,325,450,508 4. Gía vốn hàng bán 11 2,534,763,250 2,534,763,250 5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 20 1,790,687,258 1,790,687,258 6. doanh thu từ hoạt động tài chính 21 1,565,455 1,565,455 7. chi phí tài chính 22 2,320,127 2,320,127 - Trong đó: chi phí lãi vay. 23 1,365,534 1,365,534 8. Chi phí bán hàng 24 320,125,243 320,125,243 9. chi phí quản lý doanh nghiệp 25 845,902,157 845,902,157 Chia lãi vay 0 0 10. Lợi nhuần thuần từ hoạt động kinh doanh 30 282,242,560 282,242,560 11.Thu nhập khác 31 152,684,579 152,684,579 12. Chi phí khác 32 36,583,458 36,583,458 13. Lợi nhuận khác 40 42,570,436 42,570,436 14. Tổng lãi thuần trước thuế 50 440,914,117 440,914,117 15. Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 7,825,356 7,825,356 16. Lợi nhuận còn lại 60 433,088,761 433,088,761 Công ty lãi: 580,620,553 580,620,553 Chỉ tiêu Mã số Năm nay Luỹ kế cuối năm . Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 5,531,994,309 5,531,994,309 Lãi tổng 511 01a 5,531,994,309 5,531,994,309 Lãi tổng 512 01b 0 0 2. Các khoản giảm trừ 03 2,518,114 2,518,114 + Chiết khấu thương mại 04 0 0 + Giảm giá hàng bán 05 2,518,114 2,518,114 + Hàng bán bị trả lại 06 0 0 + Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng 07 0 0 - Lãi từ 511,3332 07a 0 0 - Lãi từ 512,3332 07b 0 0 - Lãi từ 511,3333 07c 0 0 - Lãi từ 512,3333 07d 0 0 - Lãi từ 511,3331 07e 0 0 3Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ. 10 5,529,476,195 5,529,476,195 4. Gía vốn hàng bán 11 3,706,574,074 3,706,574,074 5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 20 1,822,902,121 1,822,902,121 6. doanh thu từ hoạt động tài chính 21 2,950,988 2,950,988 7. chi phí tài chính 22 3,240,845 3,240,845 - Trong đó: chi phí lãi vay. 23 2,395,556 2,395,556 8. Chi phí baùn haøng 24 410,034,599 410,034,599 - Lãi từ 641 24a 410,034,599 410,034,599 - Lãi từ 14221 24b 0 0 9. chi phí quản lý doanh nghiệp 25 1,025,610,167 1,025,610,167 - Lãi từ 642 25a 1,025,610,167 1,025,610,167 - Lãi từ 14222 25b 0 0 Chia lãi vay 0 0 10. Lợi nhuần thuần từ hoạt động kinh doanh 30 369,867,498 369,867,498 11.Thu nhập khác 31 113,214,561 113,214,561 12. Chi phí khác 32 46,233,569 46,233,569 13. Lợi nhuận khác 40 66,980,992 66,980,992 14. Tổng lãi thuần trước thuế 50 436,848,490 436,848,490 15. Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 7,610,256 7,610,256 16. Lợi nhuận còn lại 60 429,238,234 429,238,234 Công ty lãi: 690,710,132 690,710,132 Chỉ tiêu Mã số Năm nay Luỹ kế cuối năm 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 9,245,758,232 9,245,758,232 Lãi tổng 511 01a 9,245,758,232 9,245,758,232 Lãi tổng 512 01b 0 0 2. Các khoản giảm trừ 03 3,490,583 2,518,114 + Chiết khấu thương mại 04 0 0 + Giảm giá hàng bán 05 3,490,583 3,490,583 + Hàng bán bị trả lại 06 0 0 + Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng 07 0 0 - Lãi từ 511,3332 07a 0 0 - Lãi từ 512,3332 07b 0 0 - Lãi từ 511,3333 07c 0 0 - Lãi từ 512,3333 07d 0 0 - Lãi từ 511,3331 07e 0 0 3Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ. 10 9,224,267,649 9,224,267,649 4. Gía vốn hàng bán 11 5,832,167,295 5,832,167,295 5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 20 3,492,100,354 3,492,100,354 6. doanh thu từ hoạt động tài chính 21 5,680,450 5,680,450 7. chi phí tài chính 22 3,490,594 3,490,594 - Trong đó: chi phí lãi vay. 23 2,596,474 2,596,474 8. Chi phí bán hàng 24 640,750,940 640,750,940 - Lãi từ 641 24a 640,750,940 640,750,940 - Lãi từ 14221 24b 0 0 9. chi phí quản lý doanh nghiệp 25 1,425,410,359 1,425,410,359 - Lãi từ 642 25a 1,425,410,359 1,425,410,359 - Lãi từ 14222 25b 0 0 Chia lãi vay 0 0 10. Lợi nhuần thuần từ hoạt động kinh doanh 30 1,428,128,911 1,428,128,911 11.Thu nhập khác 31 70,550,486 70,550,486 12. Chi phí khác 32 48,353,490 48,353,490 13. Lợi nhuận khác 40 22,196,996 14. Tổng lãi thuần trước thuế 50 1,450,325,907 1,450,325,907 15. Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 12,570,640 12,570,640 16. Lợi nhuận còn lại 60 1,437,755,267 1,437,755,267 Công ty lãi: 1,437,755,267 1,437,755,267 Biểu đồ số 2.2: Biểu đồ doanh thu các năm 2006, 2007, 2008 (nguồn cung cấp : Phòng Giám đốc điều hành) Doanh thu của công ty đã tăng dần qua các năm, năm 2006 là 4,3 tỷ, năm 2007 là 5,5 tỷ đến năm 2008 là 9,2 tỷ, tăng gần gấp đôi so với cùng kỳ năm trước. Điều này chứng tỏ sự tiến bộ vượt bậc của công ty qua các năm, đồng thời khẳng định những bước đi thành công của công ty, của đội ngũ cán bộ nhân viên công ty. Nhìn vào bảng kết quả hoạt động kinh doanh của TAF trong năm 2007(Nguồn thông tin: phòng kế toán công ty TAF) trong mảng tổ chức sự kiện ta có thể thấy được lợi nhuận của TAF trong mảng TCSK là khá lớn. Đây là một lĩnh vực mà TAF chú trọng phát triển trong tương lai. Các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty Khách hàng và đối tác Khách hàng Khách hàng thân thiết của TAF : Vincom, Mobifone, FPT, BMW, Vinpearl resort & spa, Pacific Airlines, Doublerich, Vertu, Rubu, Nokia, công ty chuyên doanh acer, Giovanni, Mitsustar, Techcombank Vincom: Là một khách hàng lớn của công ty. Vincom là một thương hiệu hàng đầu Việt Nam trên linh vực đầu tư bất động sản, cho thuê văn phòng, Với thành công được minh chứng bằng tháp đôi Vincom City Towers. Bên cạnh đó, Vincom còn hoạt động đầu tư kinh doanh bổ trợ như tài chính – chứng khoán, ngân hàng; công nghiệp năng lượng.Vincom đã được nhà nước chứng nhận là Công ty Cổ phần Vincom nằm trong bảng xếp hạng 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam năm 2007, với số vốn điều lệ 1200 tỷ đồng. Mobifone: Là một nhà cung cập mạng di động lớn trong nước, là mạng di động được yêu thích nhất cả nước và là đối tác quan trọng của công ty. FPT: FPT là công ty đa quốc gia, hiện đang hoạt động trên bốn lĩnh vực: Công nghệ thông tin và viễn thông; Tài chính và ngân hàng; Bất động sản; Giáo dục và đào tạo. Đây cũng là một trong những khách hàng lớn của công ty. Tập đoàn FPT trong năm 2008 đã đạt kết quả kinh doanh rất khả quan, với sự tăng trưởng của hầu hết các chỉ số tài chính. Doanh thu thuần năm 2008 đạt trên 16.806 tỷ đồng tương đương với trên 1 tỷ USD, tăng trưởng 21% so với năm 2007 và vượt 12,4% kế hoạch năm đã đề ra…. Ngoài ra, Những khách hàng như: RuBu, Nokia… cũng là khách hàng lớn và quan trọng của công ty. Khách hàng của TAF là những doanh nghiệp tương đối lớn, có nhu cầu thường xuyên về quảng cáo truyền thông . Việt Nam đang trong giai đoạn kinh tế phát triển ( đặc biệt mới gia nhập WTO ) nên sức cạnh tranh trên thị trường là rất khốc liệt, doanh nghiệp nào muốn tồn tại được đều phải thường xuyên đổi mới , sáng tạo ,luôn luôn tạo ấn tượng cho khách hàng , vì thế quảng cáo truyền thông đang trở thành nhu cầu cấp thiết và là cách thức trong chiến lược định vị của mỗi thương hiệu dù là lớn hay nhỏ. Thị trường khách hàng của TAF ở cả Bắc ( thị trường chính ) và Nam là tương đối rộng và khách hàng mà TAF hướng tới không chỉ là những tổ chức , cá nhân trong nước mà cả những doanh nghiệp có trụ sở tại Việt Nam. Do vậy TAF vừa cố gắng mở rộng thị trường khách hàng của mình nhưng vẫn cố gắng tập trung quan tâm đến từng khách hàng để khách hàng cảm thấy mình luôn được ưu đãi hơn cả. Đối tác Đối tác chủ yếu của TAF là : FPT, Vn Media , Thời trang trẻ, Diễn đàn thời trang , Diễn đàn doanh nghiệp, TV Plus, 24h, VTV, Golf, VTC… Ngay từ cái tên ta có thể thấy được TAF đã và đang tạo ra rất nhiều mối quan hệ tạo thuận lợi trên bước đường tiến tới thành công của mình . Những đối tác luôn tạo ra sự hỗ trợ đắc lực cho hoạt động của TAF.Những sự kiện mà TAF tổ chức và hướng tới thường mang tính chất có ảnh hưởng lớn rộng không chỉ trong mà cả ra ngoài khu vực. Do vậy TAF cần rất nhiều sự giúp đỡ từ bên ngoài . Nhưng không phải vì vậy mà TAF không hề độc lập tự chủ trong mọi chiến lược kinh doanh của mình.Luôn chủ đông và thường xuyên tạo ấn tượng mạnh là những gì TAF đã làm được. Hợp tác cùng có lợi cùng với sự tuân thủ luật chơi đẹp, không lợi dụng mà chỉ tận dụng là phương châm kinh doanh của TAF. Đối thủ cạnh trạnh trên thị trường - Ogilvy & Mather Việt Nam: Ogilvy & Mather Việt Nam hiện là một trong những công ty truyền thông hàng đầu Việt Nam, thành viên của Ogilvy & Mather Worldwide – một trong 8 tập đoàn quảng cáo lớn nhất thế giới với 474 văn phòng chi nhánh tại 120 quốc gia. Họ là đơn vị thực hiện Chiến dịch truyền thông cổ động đội mũ bảo hiểm tại Việt Nam và giành hai giải thưởng danh giá tại IPA Effectiveness Awards: đó là giải Bạc tại IPA Effectiveness Awards (Giải thưởng Hiệu quả truyền thông IPA) và giải “Tiếp thị hiệu quả trên thị trường đơn nhất quốc tế” (Best International Single Market) vì hiệu ứng xã hội sâu sắc mà chiến dịch này mang lại cho Việt Nam. Đây là đối thủ rất mạnh, có sức mạnh thị trường, tiềm lực lớn về tài chính, công nghệ sẽ rất khó để Taf có thể đưa ra chiến thuật đối đầu với đối thủ này. -Công Ty Quảng Cáo Mỹ Thuật Ánh Sáng Đẹp: Sản Xuất Phim - Quảng Cáo Đa Truyền Thông - Tổ Chức Sự Kiện; ASD Productions chuyên sản xuất phim ,ảnh quảng cáo,thiết kế mỹ thuật đa truyền thông, tổ chức sự kiện . Đội ngũ chuyên nghiệp với phim trường, phòng chụp hình và phòng dựng phim và kỹ xảo tại công ty. Đây là đối thủ khá mạnh trong lĩnh vực truyền thông quảng cáo và tổ chức sự kiện, có thương hiệu mạnh, sẽ cạnh tranh gay gắt với công ty trên thị trường Hà Nội. - Công ty Quảng cáo và truyền thông Tiêu Điểm: Công ty Quảng cáo & Truyền Thông Tiêu Điểm là một trong những Công ty đầu tiên ở Việt Nam xây dựng nên những thương hiệu mạnh, khẳng định Giá trị, Khát vọng và Tài năng của các Doanh nhân Việt nam trên con đường chinh phục thị trường trong nước và quốc tế. Đây là một công ty quảng cáo truyền thông hoạt động tương đối rộng, bao phủ thị trường, và rất có tiềm lực. Nhưng vì thế mà sức cạnh tranh của nó trên thị trường Hà Nội không quá lớn mạnh, sức mạnh của nó bị phân tán trên nhiều thị trường, và là cơ hội tôt để Taf có cơ hội tiếp cận và chiếm lĩnh một phần thị trường Hà Nội. - Ngoài ra còn rất nhiều đối thủ mạnh trong và ngoài nước như: Goldsun, Quảng cáo Lạc Việt… theo những mức độ cạnh tranh khác nhau. Thực trạng hoạt động Marketing của công ty Mục tiêu chiến lược Marketing Mục tiêu Marketing của công ty Ngay từ khi thành lập vào năm 2005 với một nguồn lực nhỏ bé và mong muốn sử dụng những nguồn tài nguyên này để đạt được mục tiêu doanh nghiệp là đến năm 2010 trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực truyền thông và tổ chức sự kiện tại Việt Nam với doanh thu lên tới 40 triệu USD/ năm vào năm 2011 và với mức lợi nhuận là 15 triệu USD. Với mục tiêu doanh nghiệp như vậy công ty cũng định hướng mục tiêu Marketing của mình là tổ chức được 10 sự kiện tầm cỡ quốc gia và hàng trăm sự kiện lớn nhỏ khác. Ngoài ra, công ty còn cố gắng phát triển các lĩnh vực nghành nghề khác như là đào tạo ca sĩ, người mẫu, diễn viên… các lĩnh vực thiết kế sân khấu, làm album… Chiến lược Marketing của công ty Trước hết công ty đã xác định rất rõ ráng con đường đi để đạt được mục tiêu Marketing. Công ty đã lựa chọn thị trường chính là Hà Nội và TP Hồ Chí Minh. Bên cạnh đó cũng không thể bỏ qua những thị trường đầy tiềm năng như Hải Phòng, Quảng Ninh, Đà Nẵng…Dù vậy, công ty vẫn lựa chọn thị trường chính cho mình là thị trường miền bắc. Một nhân tố quan trọng mà công ty đã xác định ngay từ đầu đó là khách hàng của công ty. Khách hàng của công ty chủ yều là các tổ chức, các công ty, các ngân hàng… Công ty cũng định vị sản phẩm của mình một cách rõ nét với việc xác định tầm quan trọng trong chiến lược định vị. Công ty thường xuyên đổi mới sử dụng các thiết bị công nghệ tiên tiến trong các sự kiện được tổ chức tạo sự khác biệt hơn so với các đối thủ cạnh tranh. Tiếp theo công ty thường xuyên cải tiến, thay đổi các cách thức tổ chức các sự kiện của mình làm phong phú hấp dẫn hơn các sự kiện, góp phần thắng lợi trên thị trường cạnh tranh. Chính sách Marketing – Mix TAF là công ty về dịch vụ là chủ yếu , công ty chưa có phòng marketing và được thay bằng phòng kinh doanh và bộ phận sáng tạo thiết kế. song hoạt động marketing và truyền thông cho chính công ty TAF cũng được trú trọng . Công cụ marketing mà công ty sử dụng đó là : Marketing quan hệ và marketing sản phẩm. Khi mới thành lập, công ty đã xác định cho mình những công cụ Marketing hiệu quả nhất sao cho thích hợp vơí điều kiện của công ty khi đó mới là lính mới trên thị trường. Công ty đã sử dụng hai công cụ Marketing là Marketing quan hệ và Marketing sản phẩm. Marketing quan hệ tập trung vào một nhóm nhu cầu khách hàng hiện hữu, dự báo sự phát triển của nhóm nhu cầu này và thoả mãn một cách tốt nhất. Xu hướng hiện nay trong marketing quan hệ là Marketing chuyên biệt cho từng khách hàng. Công ty sẽ xây dựng các hồ sơ riêng cho từng khách hàng và dựa trên hồ sơ đó sẽ có những động thái marketing, sales cho từng khách hàng. Việc này giúp cho việc duy trì và thoả mãn khách hàng một các tốt nhất do Marketing nắm rõ các nhu cầu, sở thích cũng như khả năng của khách hàng. Vì vậy, Marketing quan hệ rất khác với Marketing truyền thống chỉ tồn tại 4P. Marketing quan hệ phải gắn liền với tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp, quan trọng nhất là Quản lý chất lượng sản phẩm, dịch vụ cung cấp, chăm sóc khách hàng và tiếp thị, trong đó tiếp thị và chăm sóc khách hàng cần có sự quan hệ hết sức mật thiết với nhau.Trong Marketing quan hệ có sử dụng Marketing nội bộ, một phương thức hiệu quả để tạo chất lượng ngay từ đội ngũ cán bộ của công ty. Marketing nội bộ nghĩa là áp dụng các kỹ thuật marketing ngay trong nội bộ doanh nghiệp vì có rất nhiều phương thức marketing phục vụ bên ngoài cũng có thể áp dụng cho nội bộ vì bất cứ ai trong doanh nghiệp, từ nhân viên, đội nhóm, hay phòng ban,lãnh đạo đều vừa là nhà cung cấp vừa là khách hàng. Với hai công cụ Marketing đó cùng với việc nâng cao chất lượng sản phẩm, quảng cáo thông qua khách hàngTAF đã có những bước phát triển nổi bật trong năm hoạt động thứ hai. Trong một chuỗi giá trị, thì tất cả thành viên đều sẽ cung cấp và nhận lại những dịch vụ từ những thành viên khác. Marketing quan hệ trong nội bộ sẽ giúp nhân viên nhận biết được giá trị của họ trong một tổ chức và ảnh hưởng của họ tới các cá nhân, đơn vị phòng ban cũng như sự phát triển của toàn doanh nghiệp. Công ty khi đó chưa có được chỗ đứng trên thị trường, điều tất yếu là công ty phải tìm kiếm nhứng khách hàng ban đầu thông qua các mối quan hệ và từ những khách hàng đó cũng quảng bá được cho hình ảnh của công ty. Nhưng để sử dụng được công cụ này công ty phải kết hợp với Marketing sản phẩm, tức là cung cấp những sản phẩm có chất lượng tốt nhất, có khả năng cạnh tranh nhất, vì đó là thế mạnh duy nhất của công ty lúc bấy giờ. Sử dụng những lợi thế của sản phẩm: từ chất lượng, giá cả hay cách thực hiện để tạo điểm mạnh cho mình.. Không những thế công ty có riêng phòng PR để thực hiện các cuộc họp báo, chuẩn bị các bài viết về công ty… Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty từ năm 2006 đến nay Thiết lập mục tiêu tổ chức sự kiện Ý nghĩa của mục tiêu Công ty luôn xác định rõ ràng mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực phải đảm bảo cho tổ chức sự kiện thành công cao và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu, giành được thiện cảm của những thành viên và các đối tượng quan tâm. Tính rõ ràng của mục tiêu Các mục tiêu tổ chức sự kiện của công ty luôn rõ ràng, thể hiện rõ bản chất của sự vật hiện tượng, phù hợp với xu thế vận động của sự vật hiện tượng. Điều này sẽ tránh được thất bại, lãng phí ngân sách và những hậu quả không mong muốn. Một trong những điều tối kỵ mà công ty xác định đó là không dùng sự kiện để làm bình phong che dấu mưu đồ riêng của mình. Công ty sẽ không nhân lời tổ chức cho một sự kiện tốn kém mà sản phẩm giới thiệu là sản phẩm yếu, kém sức cạnh tranh không tiêu thụ được trên thị trường. Dù doanh nghiệp có đưa ra mục tiêu cao siêu đến đâu cũng không cải thiện được vị trí và làm tăng sức cạnh tranh của hàng hóa đó. Bởi lẽ hàng hóa đó vốn đã có khuyết điểm làm nó giảm sức cạnh tranh. Doanh nghiệp càng tổ chức sự kiện này trọng đại càng mất uy tín và tốn kếm ngân sách của nó. Thứ bậc mục tiêu Một sự kiện tổ chức thường hướng tới một số mục tiêu. Công ty luôn xác định cho mình những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên trong thực hiện. Đồng thời cũng xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp không? Số lượng mục tiêu, mức độ phức tạp của mục tiêu gắn liền với quy mô và ngân sách tổ chức sự kiện. Các mục tiêu đều thể hiện mục đích rõ ràng, tập trung. Quy trình tổ chức sự kiện Quy trình tổng thể. Mặc dù được thành lập từ năm 2005, nhưng công ty đã bắt đầu hoạt động kinh doanh tổ chức sự kiện ngay, xét quy trình tổng thể về tổ chức sự kiện thì công ty chưa được chuyên nghiệp cho lắm, công ty mới chỉ dừng lại ở việc viết kịch bản, thiết kế và dàn dựng, thuê hộ các dịch vụ phụ kèm cho chủ thể sự kiện. Còn những dịch vụ nhỏ lẻ như âm thành, ánh sáng, lễ tân, MC, địa điểm tổ chức… thì công ty phải để thuê ngoài …mà những dịch vụ thuê ngoài phần nhiều là các công ty tổ chức dịch vụ khác cung cấp cho công ty rất hiếm khi làm trọn gói từ A-> Z mà chỉ làm một phần công đoạn nào đó thôi bởi vì nếu là các công ty lớn mới trả chi phí trọn gói sự kiện. Một giao dịch dịch vụ tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf có thể mô tả theo sơ đồ như sau: Sơ đồ 2.2: Sơ đồ mô tả quy trình tổ chức sự kiện: Tìm kiếm KH Gửi báo giá và kí HĐ Thiết kế tổng thể kịch bản công tác chuẩn bị Quyết toán chi phí thực tế . a) Tìm kiếm khách hàng Là một công ty mới gia nhập thị trường về lĩnh vực kinh doanh tổ chức sự kiện, vì thế mà công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf chưa được nhiều người biết đến với khả năng kinh doanh ngành dịch vụ này mà chỉ biết đến công ty cổ phần truyền thông và sự kiện Taf là một công ty chuyên về truyền thông và quảng cáo, vì vậy việc tìm kiếm khách hàng được đặt ra trọng trách lên vai phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh đảm nhận vai trò tìm kiếm khách hàng về cho công ty, công việc này rất khó khăn vì tìm được các khách hàng có nhu cầu lớn đã khó, và để thuyết phục sử dụng dịch vụ của công ty mà không phải là dịch vụ của một đối thủ cạnh tranh thì càng khó khăn hơn, phòng kinh doanh bao gồm những nhân viên có kinh nghiệm và có kỹ năng thuyết phục, đàm phán với các khách hàng, kỹ năng đàm phán thuyết trình để các khách hàng thấy được quyền lợi trong việc sử dụng dịch vụ của công ty, và kỹ năng thuyết phục các khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện của bản thân công ty mình. Việc tìm kiếm khách hàng có thể tiến hành theo nhiều cách, và sử dụng nhiều nguồn thông tin như thông tin trên sách, báo, cho đến Internet… Khi xác định xem đối tượng khách hàng và nhìn nhận khả năng của khách hàng phù hợp với khả năng của công ty, các nhân viên kinh doanh tiến hành công việc tiếp xúc với khách hàng, các nhân viên kinh doanh tiến hành giao dịch với khách hàng thông qua điện thoại, thư điện tử sắp xếp một cuộc hẹn gặp mặt, nói chuyện về dịch vụ tổ chức sự kiện, giao dịch có thể được ngay khi mà họ đang có nhu cầu thực sự và lưu ý họ khi mà họ chưa có nhu cầu, việc làm này cũng giống như gửi một cataloge cho khách hàng để khách hàng tiến hành lựa chọn, và họ sẽ mua khi có nhu cầu có thể ngay tức thì hoặc sau đó, thông báo với công ty đó về sự có mặt của công ty, và lưu ý họ sử dụng dịch vụ của chúng ta khi mà họ đang muốn tổ chức một sự kiện. b) Gửi báo giá và kí kết hợp đồng. Dựa vào giá thị trường đang có về dịch vụ tổ chức sự kiện công ty luôn tham khảo các giá cả dịch vụ phụ kèm, tham khảo giá của các dịch vụ tổ chức sự kiện của các công ty cạnh tranh, các công ty tổ chức sự kiện quốc tế, cộng thêm phí dịch vụ, mà phòng kinh doanh gửi cho khách hàng một bảng báo giá cho khách hàng, các nhân viên kinh doanh tiến