Chuyên đề Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty cổ phần sản xuất thương mại may Sài Gòn

không chịu trách nhiệm về chất lượng nguyên phụ liệu cũng như thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Dệt may là một trong những ngành có quy định điều khoản NPL trong hợp đồng xuất khẩu. Điều 3. Giao hàng Đây là hợp đồng được ký có hiệu lực trong vòng một năm nên thời gian giao hàng cũng là một năm (từ 01 tháng 03 năm 2010 đến ngày 01 tháng 03 năm 2011) và được phép giao hàng từng phần. Khi nào có đơn đặt hàng chính thức, có phụ kiện thì Công ty sẽ giao hàng theo như quy định trong phụ kiện đó. Trong điều khoản này trên Hợp đồng thiếu tên cảng dỡ hàng, thiếu nghĩa vụ thông báo giao nhận hàng hóa của mỗi bên, phương tiện thông báo, nội dung thông báo như ETD, ETA, số lượng, trọng lượng hàng hóa, tên tàu… Điều khoản này được quy định rõ ràng hơn trong các Purchase Order, các phụ kiện của hợp đồng, khi đó mới biết giao hàng cho nước nào, cảng nào, tàu nào và thời gian giao hàng cụ thể… Điều 4. Quy cách kỹ thuật và mẫu Sản phẩm phải phù hợp với mẫu đã thỏa thuận và hướng dẫn kỹ thuật (nếu có) do bên NEW WAVE cung cấp. Khi khách hàng có ý định đặt hàng sẽ gửi mẫu cho Công ty xem có thể đáp ứng theo nhu cầu của khách hàng không. Sau khi hai bên thỏa thuận xong thì Công ty phải sản xuất theo mẫu đã thỏa thuận đó và theo hưỡng dẫn kỹ thuật của khách hàng. Sau đó Công ty gửi mẫu cho khách hàng xem. Nếu phù hợp thì Công ty sẽ cho sản xuất theo đơn hàng của khách hàng. Điều 5. Nhãn hiệu 5.1. Bên NEW WAVE có trách nhiệm về quyền sử dụng nhãn hiệu và tên nhãn hiệu hàng hóa 5.2. Bên NEW WAVE ủy quyền cho Công ty sử dụng nhãn hiệu đó gắn trên sản phẩm do Công ty sản xuất và bán cho NEW WAVE Điều 6. Thanh toán 6.1. Đồng tiền và phương thức thanh toán: bằng đô la Mỹ theo L/C (trả sau 30 ngày) hoặc TT (trước hoặc trong vòng 90 ngày). 6.2. Ngân hàng bên Công ty: Ngân hàng Đầu tư & Phát triển Việt Nam, TT Giao dịch II Địa chỉ: 117 Nguyễn Huệ, Quận 1, TP.HCM, Việt Nam Tài khoản: 130.10.37.001549.4 Cif no: 0098116 Swift Code: BIDVVNVX130 Một số trong các bên nhận hàng sau sẽ thanh toán trực tiếp vào tài khoản của bên bán thay vì từ tài khoản của bên mua: Breplast Kunststoffspritzguss GmbH (Germany), Craft of Scandinavia AB (Sweden), Craft (Suise), SA (Switzerland), Cyberwave AB (Sweden), D.A.D. Sportswear AB (Sweden), Dahlin & Johansson Frantextil AB (Sweden), Dressmart AB (Sweden), Dressmart GmbH (Germany), GC Sportswear OY (Finland), Hefa AB (Sweden), Jobman Workwear AB (Sweden), Jobman Workwear LTD (Hong Kong), Lensen Toppoint B.V (The Netherlands), Make your Own Design AB (Sweden), Merlinex Pen B.v (The Netherlands), New Wave France SAS (France), New Wave Danmark A/S (Denmark), New Wave Footwear AB (Sweden), New Wave Germany GmbH (Germany), New Wave Group Dhaka Office (Bangladesh), New Wave Group Shanghai (China), New Wave Italia S.R.L (Italy), New Wave Mode AB (Sweden), New Wave Sportswear A/S (Norway), New Wave Sportswear B.V (The Netherlands), New Wave Sportwear LTD (United Kingdom), New Wave Sportwear S.A (Spain), OY Trexet Finland AB (Finland), Pax Scandinavia AB (Sweden), Sagaform AB (Sweden), Sagaform A/S (Norway), Sagaform APS (Denmark), SagaformGmbH (Germany), Sagaform LTD (Geral Britain), Sagaform OY (Finland), Seger Europe AB (Sweden), Seger United AB (Sweden), Stylex Promotion GmbH (Germany), Texet AB (Sweden), Texet Germany GmbH, Texet Benelux NV (Belgium), Texet Harvest Espana S.L (Spain), Texet Norge A/S (Norway), Topline Keramiek B.V (The Netherlands), Totemco B.V (The Netherlands), X-Tend (The Netherlands), A-Sport LTD (Ireland), Craft Sport (Russia), Excel S.C (Poland), MC Sport Mode AG (Switzerland), Michael Berg A/S (Denmark), Momose Corporation (Japan), Noreko Sarl (France), OY Sultrade Ltd (Finland), Pro Montana D.O.O (slovenia), The Europa Company LLC (USA), Texet pty LTD (Australia), Vavrys CZ S.R.O (Czechia), Seefeld OU (Estonia), New Wave Far East Limited (Hong Kong), Cutter & Buck (USA), New Wave Group AB, Karhu International BV. Bên mua sẽ ứng tiền trước cho một số đơn hàng nếu bên bán yêu cầu (nếu có thỏa thuận đồng ý của 2 bên). Bên mua sẽ trừ tiền trong phần thanh toán nếu phát hiện hàng hóa bị lỗi do quá trình sản xuất của bên bán (nếu có thỏa thuận đồng ý của 2 bên). Điều 7. Các điều khoản khác 7.1 Bất kỳ có sự sửa đổi bổ xung nào trong hợp đồng này phải được lập thành văn bản và có chữ ký của hai bên 7.2 Hợp đồng này được lập thành 08 bản bằng tiếng Anh. Bên A giữ 03 bản và bên B giữ 05 bản có giá trị như nhau. Hợp đồng được ký bằng fax hoặc mail và có hiệu lực từ ngày ký đến hết ngày 01 tháng 3 năm 2011. 2.1.4. Phần cuối của hợp đồng Đại diện Công ty Cổ phần Sản xuất – Thương mại May Sài Gòn do Giám đốc Sản xuất ký tên, ghi rõ chức vụ, đóng dấu. Bên Công ty NEW WAVE do Giám đốc ký tên và đóng dấu. 2.1.5 Nhận xét Hợp đồng này thiếu một số điều khoản: bao bì, đóng gói, ký mã hiệu, trọng tài, phạt vi phạm…Các điều khoản tên hàng, số lượng, chất lượng, đơn giá, tổng trị giá, giao hàng, thanh toán…chưa rõ ràng vì các điều khoản này sẽ được quy định cụ thể trong phụ kiện hợp đồng này. Đây là hợp đồng được ký có thời hạn trong một năm, trong thời gian này có thể có rất nhiều phụ kiện được lập. Hai bên sẽ ký riêng Order sheet trong đó quy định rõ tên hàng, số lượng, đơn giá, địa điểm giao nhận hàng, người nhận hàng, phương thức thanh toán. Khi New Wave đưa Order sheet, phòng Kế hoạch và phòng Kinh doanh sẽ tiếp nhận, sau khi đã đồng ý thì phòng Xuất - Nhập khẩu sẽ lập phụ kiện của Hợp đồng dựa trên Hợp đồng và order sheet. Trong các tài liệu kỹ thuật của New Wave sẽ quy định rõ ràng về bao bì, đóng gói, ký mã hiệu. New Wave là khách hàng quen thuộc của Công ty, từ trước tới giờ chưa có tranh chấp xảy ra giữa hai bên nên những điều khoản quy định trong hợp đồng cũng đơn giản hơn. Nhưng nếu là khách hàng mới thì nên quy định cụ thể, rõ ràng để tránh những tranh chấp có thể xảy ra. 2.2. Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Hình 2.1 Sơ đồ thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công Ty NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG NGHIÊN CỨU BẠN HÀNG LẬP PHƯƠNG ÁN KINH DOANH ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG YÊU CẦU BÊN MUA MỞ L/C CHUẨN BỊ HÀNG ĐỂ XUẤT KIỂM TRA HÀNG ĐỂ XUẤT LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN THUÊ PHƯƠNG TIỆN VẬN TẢI GIAO NGƯỜI VẬN TẢI LẬP CHỨNG TỪ THANH TOÁN THANH LÝ HỢP ĐỒNG GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI Sau khi mọi công tác của đàm phám thống nhất và đi đến ký kết hợp đồng . Công ty có nghĩa vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu đã ký kết, để thực hiện hợp đồng đã ký kết thì Công ty thực hiện các công việc sau. 2.2.1.Giấy xin phép xuất khẩu Công ty Garmex Saigon JS sau 35 năm thành lập đã trở nên vững mạnh, việc xin giấy phép xuất khẩu đã được thực hiện ngay từ thời gian đầu thành lập. Với quá trình hiện đại hóa đất nước từ việc Việt Nam là thành viên của khối ASEAN, APEC và mới đây là gia nhập vào tổ chức thương mại thế giới WTO. các chính sách về thuế quan, thủ tục giấy phép thông thoáng để đáp ứng đầy đủ yêu cầu trong quá trình hội nhập của đất nước với thế giới. Cho nên hiện nay việc đơn giản hóa thủ tục giấy phép là vấn đề cấp bách cần được các cấp chính quyền đơn giản hóa nhằm khuyến khích các doanh nghiệp xuất khẩu và thu hút vốn đầu tư nước ngoài. 2.2.2.Thực hiện những công việc đầu tiên của việc thanh toán. Trong kinh doanh xuất khẩu có rất nhiều phương thức thanh toán, mỗi phương thức đều đem lại cho nhà xuất khẩu những thuận lợi và rủi ro khác nhau. Để hạn chế tối đa sự rủi ro thì Công ty phải có sự lựa chọn phì hợp cho công ty mình những phương thức thanh toán hạn chế tối đa sự rủi ro cao nhất nhằm tiết kiệm tối đa các khoản chi phí. Công ty thường dùng phương thức L/C và T/T, mỗi phương thức đều có ưu và nhược điểm. Vì vậy tùy thuộc vào từng trường hợp mà lựa chọn phương thức hạn chế rủi ro tối đa nhất. Đối với khách hàng mới công ty thường dùng phương thức L/C, khách hàng quen có thể dùng phương thức T/T trả sau. Tuy nhiên còn nhiều yếu tố tác động đến việc lựa chọn phương thức thanh toán: Phụ thuộc vào mối quan hệ giữa người bán và người mua Thế lực kinh doanh của công ty Năng lực đàm phán với đối tác Trị giá của thương vụ (nhỏ hay lớn hay vừa) Phụ thuộc vào uy tín của công ty vào đối tác kinh doanh Phụ thuộc vào sự hiểu biết của cán bộ xuất nhập khẩu về phương thức thanh toán Phụ thuộc vào khả năng khống chế đối tác trong việc trả tiền và giao hàng Phụ thuộc vào chính sách thanh toán mà đối tác có quan hệ thương mại với công ty Dựa vào những yếu tố trên mà công ty lựa chọn phương thức thanh toán sao có lợi nhất. Phương thức T/T đã coi là phương thức thiếu an toàn mà công ty đã thỏa thuận trong hợp đồng với một số đối tác. Tuy nó đơn giản, nhanh chóng, thuận lợi, ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian của việc thanh toán nên việc thanh toán dựa vào thiện ý của bên mua nên không đảm bảo an toàn cho bên bán vì dễ bị người mua chiếm dụng vốn. Phương thức T/T chỉ nên sử dụng trong trường hợp: Để trả nợ đến hạn Tiền đặt cọc Tiền ứng trước Bồi thường hàng hóa Trả tiền hàng đã gửi bán Thanh toán tiền mậu dịch Số tiền không quá lớn và thị trường là thị trường của người mua Về việc áp dụng Incoterms trong xuất khẩu Với tình hình hiện tại, phòng xuất nhập khẩu đã thành lập từ lâu, đầy đủ nhân lực để thực hiện một cách có hiệu quả các điều kiện Incoterms trong hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp thì điều kiện FOB vẫn là điều kiện Incoterms dễ áp dụng nhất và phát huy tốt vài trò trong điều kiện hiện nay của doanh nghiệp. Phần lớn đối tác nước ngoài đều chấp nhận điều kiện FOB, tuy vậy có một số đối tác yêu cầu báo giá hàng với điều kiện CIF, CNF Như đã trình bày ở phần Incoterms, trong thời gian tới cần tổ chức tìm hiểu, nghiên cứu vận dụng Incoterm 2000 vào hoạt động xuất khẩu của công ty. Việc áp dụng đa dạng các điều kiện Incoterms 2000 thực chất là đa dạng hóa giá cả và thực hiện các dịch vụ sẽ mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp Chủ động trong việc lập kế hoạch sản xuất, giao hàng Tăng thêm giá trị hàng hóa cho doanh nghiệp Có cơ hội để tăng giá bán Có thêm điều kiện trong thương lượng hợp đồng Thể hiện tính chuyên nghiệp và khả năng đáp ứng như cầu khách hàng Linh hoạt trong giao dịch và làm cơ sở mở rộng cho hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp sau này. Đối với hợp đồng nhập nguyên phụ liệu: Công ty mua nguyên phụ liệu để sản xuất bằng vốn của mình, nhà cung cấp có thể là trong nước hoặc nhập khẩu NPL từ nước ngoài. Vì thế sẽ có nhiều nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp là một hợp đồng mua bán riêng biệt quy định rõ ràng từng điều khoản. Khách hàng có thể chỉ định nhà cung cấp và chất lượng hàng hóa là do khách hàng chịu trách nhiệm. Tuy nhiên công ty cũng chủ động giới thiệu với khách hàng những nhà cung cấp có chất lượng tốt, giá cả cạnh tranh. Đối với hợp đồng xuất khẩu: mỗi khách hàng ký một hợp đồng mua bán riêng biệt quy định rõ thời gian giao hàng, tên hàng hóa, tên và địa chỉ người nhận…nhiều hợp đồng nhập khẩu có thể phục vụ cho một hợp đồng xuất, ngược lại nhiều hợp đồng xuất có thể sử dụng cùng một nguyên phụ liệu. VD. Nhập cùng một lô vải phối để sản xuất xuất khẩu cho hợp đồng xuất của hai khách hàng khác nhau nhưng cùng đặt may sản phẩm có vải phối giống nhau. Thanh toán hợp đồng Xuất khẩu bằng phương thức L/C trả ngay hoặc chuyển tiền trong vòng 30 hoặc 60 ngày sau khi giao hàng, chứng từ thanh toán được giao trong vòng 7 ngày làm việc sau khi giao hàng hoặc theo quy định của L/C. Theo hợp đồng này Công ty áp dụng phương thức thanh toán là L/C (trả sau 30 ngày) hoặc TT (trước hoặc trong vòng 90 ngày). 2.2.3. Thuê tàu và mua bảo hiểm Hàng hóa được giao theo điều kiện FOB hoặc FCA thì thách hàng sẽ có nghĩa vụ thuê tàu, mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình, Công ty không có nghĩa vụ này. 2.2.4.Chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu * Lên kế hoạch sản xuất Sau khi hợp đồng đã hoàn tất thủ tục, bộ phận kế hoạch sẽ đánh giá và lên kế hoạch sản xuất. Căn cứ theo tốc độ dây chuyền sản xuất và thời hạn giao hàng, nhân viên bộ phận kế hoạch sẽ lập bảng báo cáo đánh giá xem cần bao nhiêu chuyền sản xuất cho một lô hàng đã ký hợp đồng. Từ đó sẽ gửi bản kế hoạch sản xuất xuống các xí nghiệp, lãnh đạo xí nghiệp tự phân công sản xuất. * Nhập nguyên phụ liệu, kiểm tra, chuẩn bị sản xuất Các thị trường ở nước ngoài rất đa dạng, năng động và có sự cạnh tranh đến mức nếu như nhà sản xuất ở các nước đang phat triển không có kế hoạch và không có sự chuẩn bị thì không có cơ hội thâm nhập. Cần tuân thủ và thực hiện đúng những điều kiện trong hợp đồng thương mại về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và các điều kiện khác. Để làm tốt điều này trước tiên phải tổ chức tốt hệ thống thu mua nguyên phụ liệu đúng quy cách phẩm chất và đáp ứng đúng thời hạn giao hàng phục vụ cho xuất khẩu. Sau khi nguyên phụ liệu tập kết tại kho, được mua đúng số lượng và KCS kiểm tra chất lượng, sẽ được chuyển vào xưởng để thực hiện công đoạn sản xuất sản phẩm theo đúng hợp đồng. * Triển khai sản xuất, theo dõi Đối với khách hàng ở nước ngoài sản phẩm hàng may mặc qua chế tạo thì cần phải xắp xếp theo đúng quy cách mẫu mã, loại hàng sau đó đóng gói ghi tên sản phẩm, nơi sản xuất, các điều kiện bảo quản sản phẩm, sử dụng, mã số, mã vạch. Công ty tuân thủ rất chặt chẽ những quy định về kiểm tra từng công đoạn đầu đến khi ra thành phẩm, theo dõi tiến độ may hàng ngày và chất lượng sản phẩm. trong quá trình chế tạo và xem xét coi có đạt hiệu quả hay chưa. Vì thế các sản phẩm của Công ty đã tạo dựng được uy tín và vị thế trong khách hàng. * Thành phẩm, kiểm tra, đóng gói và nhập kho Khâu tiếp theo là Công ty phải có trách nhiệm đóng gói bao bì hàng hóa cũng như nhãn hiệu sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng đưa ra. Trong buôn bán quốc tế, khâu đóng gói và bao bì cẩn thận trong quá trình vận chuyển và bảo quản. Vì vậy đòi hỏi công ty phải kiểm tra công đoạn này một cách kỹ lưỡng phù hợp với tính chất hàng hóa, điều kiện vận chuyển, phù hợp quy định của bên đối tác. Khi sản phẩm đã hoàn tất đóng thùng, nhà máy thông báo cho khách hàng kiểm tra. Nếu hàng đạt yêu cầu và thông số kỹ thuật và chất lượng thì xuất hàng. Ngược lại, nếu chưa thì khách hàng yêu cầu nhà máy chỉnh sửa lại cho phù hợp. Khi chỉnh sửa xong báo lại cho khách hàng đến kiểm tra và cuối cùng là nhập kho thành phẩm chờ xuất. Khách hàng thông báo lịch xuất hàng, đơn vị sản xuất cung cấp phiếu đóng gói(P/L, định mức NVL, thông số..) cho nhân viên phòng XNK của Công ty để lập bộ chứng từ xuất khẩu. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu nhận yêu cầu xuất hàng (Shipping request) và đặt chỗ (Booking note) theo chỉ định của khách hàng. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu lập tờ khai Hải quan khi nhận được P/L thực xuất và định mức nguyên phụ liệu từ các đơn vị xuất. Trước khi lập tờ khai hải quan cần chuẩn bị: Kiểm tra tổng quát P/L thực xuất và bảng đinh mức nguyên phụ liệu Kiểm tra hợp đồng / phụ kiện, chi tiết mã, giá Kiểm tra thông tin về phương tiện xuất khẩu để lập Booking đặt chỗ hoặc yêu cầu khách hàng cung cấp Booking note, sau đó xác định cảng và thời gian giao hàng. Kiểm tra L/C 2.2.5. Giục mở L/C, kiểm tra L/C Công ty sẽ yêu cầu khách hàng mở L/C thông qua ngân hàng của mình, sau đó bản L/C nháp sẽ được ngân hàng gửi đến công ty kiểm tra. Công ty sẽ kiểm tra L/C cùng với hợp đồng về số hiệu, địa điểm, ngày mở L/C, tên địa chỉ người thụ hưởng, người yêu cầu mở L/C, ngân hàng mở L/C, ngân hàng thông báo, số tiền trong L/C, loại L/C, ngày và địa điểm hết hiệu lực L/C, thời gian giao hàng, cách giao hàng, cách vận tải, phần mô tả hàng hóa, chứng từ xuất trình và thời hạn, địa điểm xuất trình chứng từ, các chi tiết khác trong L/C. Khi L/C hợp lệ thì công ty sẽ lên kế hoạch sản xuất hàng xuất khẩu. Nếu L/C bất hợp lệ thì sẽ yêu cầu khách hàng tu chỉnh L/C, sau đó gửi qua cho công ty kiểm tra lại. 2.2.6. Thủ tục hải quan Lập tờ khai hải quan tại công ty Khi đã chuẩn bị xong nhân viên chứng từ sẽ lập tờ khai hải quan điện tử qua phần mềm hải quan mà công ty đã đăng ký và được cấp mã số vào mạng khai báo hải quan. Nhân viên chứng từ nhập hết tất cả dữ liệu vào phần mềm thật chính xác, ghi lại và in ra tờ khai hải quan hàng xuất. Sau khi lập tờ khai hải quan, cần phải xắp xếp trình tự bộ chứng từ như sau: Phiếu tiếp nhận hồ sơ Giấy ủy quyền chữ ký Tờ khai hải quan bản lưu hải quan Packing list (1bản chính) Hợp đồng/ phụ kiện Bảng kê khai sản phẩm xuất, các nguyên phụ liệu sử dụng Sau đó lãnh đạo phòng Xuất nhập khẩu kiểm tra và ký nháy, Tổng Giám Đốc hoặc người được ủy quyền ký tờ khai xuất, đóng dấu và hoàn tất khâu chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu để khai hải quan. Những điều cần chú ý khi lập bộ TKHQXK Định mức NPL và PL thực xuất phải được cung cấp chậm nhất 3 ngày làm việc trước ngày xuất hàng đối với hàng xuất bằng tàu biển và trước 5 ngày làm việc đối với hàng xuất bằng máy bay. Đối với hàng đi Mỹ Trên tờ khai hải quan ở ô số 1 “người xuất khẩu” phải khai báo bổ sung mã MID, ô số 2 “người nhập khẩu” khai báo và cập nhập đầy đủ tên, địa chỉ người nhập khẩu theo quy định hiện hành (nếu xuất khẩu cho đối tác thứ 3 theo chỉ định của bên thuê gia công thì khai tên, địa chỉ của người thuê gia công). Tên hàng, quy cách phẩm chất: lưu ý khai báo chính xác mã HTS 10 số của Hoa Kỳ, CAT. Đơn vị tính là “Tá” đối với CAT (trừ CAT 359/659S): quần áo bơi, khai là “Kg”. Thành phần vải thể hiện trên bảng định mức khai hải quan phải giống thành phần vải thể hiện trên chứng từ xin C/O và phù hợp với chủng loại CAT Đối với hàng xuất khẩu bằng máy bay, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải ghi rõ tên đại lý vận tải hàng không và người liên lạc ngoài sân bay trên bộ B/L giao cho nhân viên giao nhận xuất hàng. Khai báo Hải quan Theo quy định thì tất cả các loại hàng hóa khi qua biên giới với mục đích xuất khẩu hay nhập khẩu đều phải làm thủ tục Hải quan. Công việc khai báo cụ thể qua nội dung Tờ khai Hải quan. Tờ khai Hải quan là một văn bản có tính chất pháp lý quan trọng, là cơ sở để xác định trách nhiệm của người khai báo Hải quan trước pháp luật về lời khai báo của mình. Dựa vào tờ khai, cán bộ Hải quan sẽ đối chiếu giữa nội dung khai báo và sự thật hàng hóa muốn xuất khẩu để từ đó xác định hàng khai báo có được xuất hay không. Nhân viên khai báo hải quan của công ty nhận hồ sơ từ nhân viên làm chứng từ vào mỗi đầu giờ sang hoặc trưa, sau đó kiểm tra tổng quát tính hợp lệ của bộ hồ sơ đăng ký Hải quan Nhân viên Hải quan sẽ ghi đầy đủ chi tiết lô hàng theo mẫu trên sổ khai hàng của công ty (số tờ khai, mã hàng, số lượng, trị giá). Hình 2.2. Thủ tục xuất khẩu của Công ty Lấy số liệu từ phòng kinhdoanh Lên chứng từ xuất hàng Khai báo Hải quan Kiểm tra Hàng hóa Giao cho người vận chuyển Thanh lý Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu Trước khi xuất khẩu một lô hàng thì công ty phải đăng ký mức định mức mà mình xuất khẩu, hình thức của công ty là xuất khẩu tự doanh mà có nhập nguyên liệu để sản xuất xuất khẩu phải đến Hải quan để kiểm định mức. Khi đăng ký định mức phải kèm theo hợp đồng và bản báo cáo định mức thực tế mà công ty đã ký kết với đối tác. Cán bộ hải quan tiếp nhận và kiểm tra bản báo cáo định mức dùng nguyên vật liệu thực tế có bằng định mức mà bộ Thương mại duyệt hay không. Nếu hợp lý thì Hải quan xác nhận, cho số định mức, đóng dấu Hải quan lên bảng định mức thực tế và lưu lại đối với sản phẩm xuất khẩu, nhân viên xuất khẩu sẽ đóng dấu “ Chủ hàng” lên bảng định mức thực tế. Một bảng đóng dấu định mức “ chủ hàng” sẽ mang về lưu file của công ty một bản, lưu tại hồ sơ hải quan trong file của công ty Nếu trong quá trình công ty có xuất phi mậu dịch thì phải xin số của công chức hải quan và lưu lại số xin xuất đó trong một file dành riêng cho công ty mình, số của tờ khai phi mậu dịch được cho có ghi số lượng xuất cùng với tờ khai xuất khẩu hàng. Các Bước Khai Báo Hải Quan Bước 1.Tiếp nhận, Đăng ký tờ khai Hải quan và quyết định hình thức kiểm tra hàng hóa. Tùy vào từng loại hình kinh doanh xuất khẩu từng công ty mà sẽ khai báo ở từng bộ phận hải quan có chức trách. Công ty thuộc loại hình “ xuất sản xuất” nên khâu này do nhân viên phụ trách phần “ xuất sản xuất” tiếp nhận. Các bộ Hải quan sẽ tiếp nhận lời khai hải quan, kiểm tra sự đồng bộ và đầy đủ, phù hợp nội dung của tờ khai theo quy định. Đối chiếu các chính sách quản lý xuất khẩu, chính sách về thuế, giá, sau đó sẽ nhập dữ liệu vào máy tính Hải quan và cho số tờ khai hải quan, và cho lệnh hình thức trùng với tờ khai. Sau khi có số, nhân viên xuất nhập khẩu sẽ điền đầy đủ thông tin lên tờ khai nhằm tránh thất lạc các giấy tờ chung với tờ khai, sau đó kèm với lệnh hình thức mà hải quan đã cho số vừa nãy Đóng dấu của nhân viên hải quan và trình lên ký Sau khi nhân viên hải quan ký thì nhân viên XNK chuyển hồ sơ hải quan cho lãnh đạo Cục ký xác nhận đã làm thủ tục hải quan và thông quan hàng hóa miễn thuế và được miễn kiểm tra. Tờ khai sẽ chuyển cho nhân viên XNK đi đóng lệ phí hải quan, sau đó sẽ tách tờ khai hải quan giao cho người vận chuyển xuất hàng tại kho ngoại quan. Trên bộ hồ sơ có đóng dấu có ghi “ Hoàn thành thủ tục khai báo Hải quan”. Chứng từ tách gồm: 01 tờ khai xuất khẩu 01 Packing list 01 biên bản bàn giao cửa khẩu Giấy giới thiệu của công ty trình lên hải quan bên nước người mua và bên cửa khẩu người mua Hàng miễn kiểm thì không có kẹp seal Hải quan nhưng vẫn phải đóng tiền lưu kho bãi của phương tiện khi vào kho Nếu là hàng kiểm tỷ lệ thì xếp chuyển sang cho bên kiểm tra chi tiết hồ sơ (hàng kiểm tỷ lệ) thì các nhân viên bên này sẽ quyết định hình thức, tỷ lệ kiểm tra cho hàng hóa. Bước 2. Kiểm tra thực tế hàng hóa, Kiểm tra tính thuế Kiểm tra tính thuế xuất khẩu. Bộ hồ sơ được chuyển đến bộ phận tính thuế Thời điểm tính thuế xuất khẩu: từ ngày đăng ký tờ khai Hải quan với cơ quan Hải quan. Quá 15 ngày từ ngày nộp tờ khai Hải quan mà chưa có hàng thực tế xuất khẩu, thì tờ khai đã nộp không có giá trị tính thuế.Khi có hàng xuất khẩu thì chủ hàng phải làm lại thủ tục kê khai và thời hạn tính thuế được tính kể từ ngày nộp tờ khai lần sau. Căn cứ vào quy định của pháp luật về thời gian nộp thuế trên cơ sở phải nộp do người khai báo tự tính, cơ quan Hải quan kiểm tra kết quả tự kê khai, tính thuế của người khai báo. Nếu xác định đúng số thuế phải nộp thì ra thông báo thuế trong vòng 8 giờ kể từ khi tờ khai Hải quan được tiếp nhận yêu cầu chủ hàng nộp thuế theo quy định (trong vòng 15 ngày kể từ ngày ra thông báo thuế) . Nếu chủ hàng ghi trên tờ khai chưa đúng thì hải quan sẽ điều chỉnh lại số thuế phải nộp Tùy theo tình trạng của doanh nghiệp, chủ hàng có thể lựa chọn một trong các các trường hợp sau: Nộp thuế hoặc bảo lãnh được chấp nhận đối với hàng phải nộp thuế ngay Xin được ân hạn về thuế Thông thường hàng xuất khẩu được tính giá theo hợp đồng hoặc L/C. Cán bộ thuế hản quan sẽ dựa trên kết quả kiểm tra lại mã số thuế, tính thuế, theo dõi loại thuế xuất khẩu. Thuế xuất khẩu = Trị giá tính thuế x Thuế suất (%) + Thuế giá trị gia tăng Trị giá tính thuế = Đơn giá x Số lượng Ngoài ra còn có các khoản phụ thu, phụ thuế xuất khẩu, để nhà nước lập quỹ bình ổn giá. Nếu đóng thuế trễ, chủ hàng phải nộp phạt 0,2% / ngày cho sự sự chậm trễ. Sau khi nộp thuế hoặc được bảo lãnh thuế xuất khẩu, chủ hàng giao hàng cho người vận tải. Kiểm tra hàng thực tế xuất khẩu Chuẩn bị mẫu lưu TK nhập ( vải chính, vải lót, nhãn chính) Mời Hải quan kiểm hóa đến cảng kiểm tra hàng XK, lúc này hàng đã có tại cảng Mở niêm phong thùng hàng, xuất trình cho HQ, giải thích các tiêu chí kỹ kỹ thuật, trình mẫu so sánh với NPL xuất. Nếu là lô hàng phải kiểm tra tỷ lệ phần trăm (có 3 mức 5%, 10% và toàn bộ) thì chi cục lãnh đạo sẽ cho biết nhân viên kiểm hóa hàng, chuyển hồ sơ cho lãnh đạo đội kiểm tra chi tiết hồ sơ, bên kiểm tả chi tiết sẽ phân cán bộ kiểm hóa, kiểm tra tính thuế để ký xác nhận đã làm thủ tục hải quan. Việc kiểm tra hàng tại kho hàng của Hải quan Tp. Hồ Chí Minh, kiểm tra đại diện 10 % tổng số hàng. Phần dành cho kiểm tra của hải quan rất quan trọng trong khâu kiểm hóa, trên tờ khai sẽ có mức kiểm hóa. Các bước ghi mặt sau tờ khai có 2 trường hợp: a) Nếu là hàng miễn kiểm thì ghi: Hàng đóng trên phương tiện vận tải nào, có kẹp seal Hải quan hay không b) Nếu là hàng kiểm tra tỉ lệ 10% thực tế thì ghi: Mở kiểm tra đại diện 10% = số lượng hàng hóa, bao bì đóng gói là gì, hàng đồng chất hay không Tên hàng hóa xuất khẩu (khối lượng, quy cách hàng) Xuất xứ hàng (ở đâu) Số lượng hàng hóa ( bao nhiêu) Kết luận: hàng xuất khẩu đã kiểm tra đúng khai báo, hàng đóng trên phương tiện vận tải gì, nếu là xe tải ghi rõ số xe, biển số xe, số seal hải quan. Sau khi cán bộ Hải quan kiểm hóa xong, nếu phù hợp thì kết luận và cho xuất khẩu hàng, đóng tiền lưu kho bãi. Khâu cuối cùng là đóng lệ phí hải quan, sau đó đóng dấu nghiệp vụ “ Đã hoàn thành thủ tục Hải quan” vào tờ khai hàng hóa xuất khẩu và trả cho chủ hàng để tiến hành tách tờ khai làm hai phần, một phần giao cho người vận chuyển, một phần hải quan lưu lại. ĐĂNG KÝ TỜ KHAI KIỂM TRA HÀNG HÓA THÔNG QUAN HH HQ Thủ tục kiểm tra hồ sơ Lãnh đạo đội, chi cục phân công Cấp số TK, nhập máy Đóng lệ phí hải quan HQ giám sát, đối chiếu chứng từ Đăng ký lịch kiểm hàng Hình 2.3. Quy trình khai báo hải quan theo phương pháp thủ công. Nguồn: Hải quan Tp. Hồ Chí Mi