Chuyên đề Ra quyết định trên cơ sở chi phí

pháp ABC Như vậy, về cơ bản phương pháp ABC khác với phương pháp truyền thống ở hai điểm. Thứ nhất, giá thành sản phẩm theo ABC bao gồm toàn bộ các Tổng chi phí phát sinh Hoạt động 1 Hoạt động 2 Hoạt động 3 Sản phẩm 2 Sản phẩm 1 Bước 1 Bước 2 Kế toán quản trị Chuyên đề 4: Cơ sở chi phí ra quyết định 10 chi phí phát sinh trong kỳ, kể cả các chi phí giá tiếp như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Thứ hai, phương pháp ABC phân bổ chi phí phát sinh vào giá thành mỗi sản phẩm dựa trên mức chi phí thực tế cho mỗi hoạt động và mức độ đóng góp của mỗi hoạt động vào quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Nói cách khác, phương pháp ABC phân bổ chi phí vào giá thành sản phẩm dựa trên mối quan hệ nhân quả giữa chi phí - hoạt động - sản phẩm. Kết quả là giá thành sản phẩm phản ánh chính xác hơn mức chi phí thực tế kết tinh trong mỗi đơn vị sản phẩm. 2.2.1.3 Phân bổ chi phí sản xuất chung theo mô hình ABC Việc vận dụng mô hình ABC phụ thuộc vào đặc điểm cụ thể về công tác tổ chức quản lý sản xuất, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, năng lực quản lý của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, có thể khái quát quá trình vận dụng mô hình này thành 4 bước cơ bản sau: Bước 1: Xác định các hoạt động chính Bước 2: Phân bổ các CPSXC vào các hoạt động Bước 3: Tính CPSXC cho một đơn vị hoạt động Bước 4: Phân bổ CPSX theo hoạt động vào các đối tượng chịu chi phí 2.2.1.4 Ưu - nhược điểm và điều kiện vận dụng mô hình ABC a)Ưu điểm - Cung cấp thông tin về giá thành sản phẩm với độ chính xác cao hơn hệ thống chi phí truyền thống - Cung cấp thông tin phục vụ cho việc đánh giá hiệu quả hoạt động và ra quyết định kinh doanh. - Cung cấp một sự hiểu biết cụ thể hơn về mối quan hệ CVP. - Phục vụ cho công tác quản lý trên toàn doanh nghiệp. b) Nhược điểm - Chi phí để phát triển hệ thống ABC là rất lớn. - Một số khoản chi phí sản xuất chung phân bổ khó khăn - Lệ thuộc vào qui trình sản xuất kinh doanh. - Vận dụng ABC có thể làm thay đổi cơ cấu tổ chức. - Kém chính xác trong ngắn hạn c) Vận dụng Kế toán quản trị Chuyên đề 4: Cơ sở chi phí ra quyết định 11 Với những ưu, nhược điểm như vậy, mô hình ABC có thể được vận dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có các điều kiện như sau: - Sản phẩm được sản xuất có sự đa dạng về chủng loại, mẫu mã, phức tạp về kỹ thuật. Quy trình chế tạo sản phẩm đòi hỏi phải có sự kết hợp nhiều giai đoạn công nghệ, nhiều hoạt động, - Chi phí sản xuất chung chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí sản xuất và ngày càng có xu hướng tăng lên. - Tính không chính xác của mô hình mà doanh nghiệp đang áp dụng khá lớn làm cho thông tin được cung cấp ít có tác dụng đối với các nhà quản trị trong việc ra quyết định. 2.2.1.5 Ví dụ minh hoạ cho phương pháp ABC trong việc phân bổ CPSXC Một công ty X sản xuất 2 loại sản phẩm L và M sử dụng chung các thiết bị và qui trình công nghệ. Dữ liệu sản xuất trong kỳ như sau: Sản phẩm Tiêu chí L M Số lượng sản phẩm 5.000 7.000 Số giờ lao động 1 sản phẩm 1 2 Số giờ máy hoạt động cho 1 sản phẩm 3 1 Số lần chuẩn bị sản xuất 10 40 Số đơn hàng(bốc dỡ hàng) 15 60 Chi phí sản xuất chung theo các hoạt động(triệu đồng) Vận hành máy móc 4.400 Chuẩn bị sản xuất 400 Bốc dỡ(đơn đặt hàng) 900 Theo phương pháp truyền thống (phân bổ CPSXC theo giờ lao động trực tiếp) Sản phẩm Thời gian lao động (giờ) Tỷ lệ phân bổ/giờ lđ (triệu đồng) CPSXC phân bổ/sp (triệu đồng) L 5.000 0,3 0,3 M 14.000 0,3 0,6 Kế toán quản trị Chuyên đề 4: Cơ sở chi phí ra quyết định 12 Theo phương pháp ABC (phân bổ CPSXC theo hoạt động) Hoạt động Số lần thực hiệnhoặc công việc Tổng CPSXC (triệu) CPSXC đơn vị (triêu) Vận hành máy(giờ) 22.000 4.400 0,2 Chuẩn bị sản xuất(lần) 50 400 8 Bốc dỡ(lần) 75 900 12 Tổng CPSXC (triệu) CPSXC/sp (triệu) Hoạt động L M L(5.000sp) M(7.000sp) Vận hành máy 3.000 1.400 0,6 0,2 Chuẩn bị sản xuất 80 320 0,016 0,0457 Bốc dỡ 180 720 0,036 0,1028 Tổng 3.260 2.440 0,652 0,3485 Sản phẩm HTCP truyền thống ABC L 0,3 0,652 M 0,6 0,3485 Qua kết quả tính toán ở trên cho thấy, nếu công ty X phân bổ chi phí sản xuất chung theo phương pháp truyền thống thì chi phí sản xuất chung phân bổ cho một đơn vị sản phẩm L là 0,3 và M là 0,6 triệu đồng, trong khi đó lẽ ra phải phân bổ cho sản phẩm L là 0,652 triệu đồng và cho sản phẩm M là 0,3485 đồng. Vậy, theo cách chọn chi phí nhân công trực tiếp (số giờ công lao động trực tiếp) làm tiêu thức phân bổ chi phí sản xuất chung cho 2 sản phẩm trên đã làm cho chi phí sản xuất của sản phẩm M tăng thêm và làm cho chi phí sản xuất sản phẩm L giảm xuống. Kết quả là làm cho chi phí đơn vị sản phẩm thiếu chính xác. Khi định giá bán, công ty sẽ bị lỗ ở sản phẩm L mà không biết (vì chi phí đơn vị sản phẩm L bị tính thấp đi). Vì vậy, bằng cách phân bổ chi phí sản xuất chung dựa trên hoạt làm căn cứ chúng ta sẽ có thể xác định chi phí sản xuất chung cho từng loại sản phẩm và do vậy các số liệu chi phí đơn vị sẽ chính xác hơn. Tóm lại: phương pháp kế toán chi phí dựa trên các hoạt động đã cải tiến các hệ thống xác định chi phí của một doanh nghiệp, đó là: - Phương pháp xác định chi phí này làm thay đổi căn cứ để phân bổ các chi phí chung cho các sản phẩm. Hay nói đúng hơn là thay vì các chi phí được Kế toán quản trị Chuyên đề 4: Cơ sở chi phí ra quyết định 13 phân bổ theo lao động trực tiếp thì chúng được phân bổ theo các phần của các nhân tố nguyên nhân được dùng cho sản phẩm hoặc công việc đòi hỏi. - Phương pháp xác định này thay đổi về bản chất rất nhiều loại chi phí sản xuất chung ở chỗ là những chi phí này được xem là có bản chất gián tiếp nhưng nay được gắn liền với các hoạt động riêng biệt và do vậy được tính trực tiếp vào từng sản phẩm. 2.3 PHƯƠNG PHÁP CHI PHÍ CHU KỲ SỐNG(LCC-Life Cycle Costing) 2.3.1 Chu kỳ sống Chu kỳ sống của thiết bị thường gồm sáu giai đoạn: a- Ý tưởng: đây là giai đoạn mà ý tưởng của dự án được đưa ra. Trong thực tế chưa có điều gì được thực hiện trong dự án này.[5, tr.61] b- Yêu cầu kỹ thuật: đây là giai đoạn mà mọi thứ có từ giai đoạn ý tưởng được ghi lên giấy để mô tả các đặc tính kỹ thuật.[5, tr 61] c- Thiết kế: đây là giai đoạn thiết bị được thiết kế phù hợp với các đặc tính kỹ thuật. Tất cả các bản vẽ chi tiết, các bản vẽ lắp và các bản vẽ thiết kế được hình thành trong giai đoạn này.[5, tr 61] d- Chế tạo: phù hợp với các đặc tính kỹ thuật và bản thiết kế. Tiếp theo là giai đoạn chọn mua. Điều quan trọng là xem xét chất lượng thiết bị từ quan điểm bảo trì. Thiết bị cần có giá rẻ nhưng đòi hỏi quan trọng hơn là về khả năng bảo trì. Có thể mua thiết bị với giá đắt hơn nhưng phải thỏa mãn các yêu cầu tối thiểu về bảo trì. Từ đó hình thành khái niệm chi phí chu kỳ sống, bao gồm giá mua cộng với các chi phí phát sinh gắn liền suốt thời gian tồn tại của thiết bị.[5, tr. 61] e- Vận hành: đây là giai đoạn của người sử dụng. Thiết bị được sử dụng và bảo trì cho đến hết tuổi thọ của nó. Tuổi thọ có thể là tuổi thọ kỹ thuật hay là tuổi thọ kinh tế. Khi hết thời hạn sử dụng về mặt kỹ thuật thì thiết bị sẽ hư hỏng và không thể tiếp tục sử dụng được nữa. Khi đến hết thời hạn sử dụng về mặt kinh tế thì thiết bị vẫn có thể hoạt động được nhưng cần được thay thế vì không mang lại hiệu quả kinh tế.[5, tr.61] f- Ngừng hoạt động: đây là giai đoạn mà thiết bị không còn hoạt động được nữa. Có hai trường hợp xảy ra[5, tr 62] Kế toán quản trị Chuyên đề 4: Cơ sở chi phí ra quyết định 14 - Thiết bị sẽ bị loại bỏ - Thiết bị được phục hồi lại. Chi phí để thực hiện một thay đổi nào đó sẽ được phân bố như sau: Bảng 3: Chi phí theo các giai đoạn của sản phẩm[1, tr. 68] GIAI ĐOẠN CHI PHÍ 1 Không đáng kể 2 Cao hơn 1 lần 3 Cao hơn 10 lần 4 Cao hơn 100 lần 5 Cao hơn 1.000 lần Trong nhiều trường hợp, có thể gặp những thiết bị giá rẻ nhưng sẽ phát sinh nhiều vấn đề hơn và làm cho các chi phí cao hơn, vì vậy sẽ tốn kém hơn thiết bị giá đắt. Để tránh mua lầm thiết bị, người ta sử dụng khái niệm chi phí chu kỳ sống để mua thiết bị mới hoặc phụ tùng thay thế cho công ty. 2.3.2 Chi phí chu kỳ sống (LCC) Chi phí chu kỳ sống được định nghĩa là toàn bộ các loại chi phí mà khách hàng (người mua, người sử dụng) phải trả trong thời gian sử dụng sản phẩm. Chi phí chu kỳ sống bao gồm chi phí đầu tư ban đầu, chi phí vận hành, chi phí bảo trì, chi phí thanh lý và một số chi phí khác. 2.3.3 Đường cong dạng bồn tắm Hình 2: Sơ đồ các giai đoạn trong chu kỳ sống của thiết bị Kế toán quản trị Chuyên đề 4: Cơ sở chi phí ra quyết định 15 Đường cong dạng bồn tắm mô tả chi phí của thiết bị trong suốt chu kỳ sống của nó (từ lúc bắt đầu vận hành đến khi thanh lý). Ở đầu giai đoạn vận hành, chi phí tương đối cao bởi các hoạt động chạy rà. Sau đó thì chi phí giảm xuống và ổn định. Trước khi thiết bị đến thời điểm loại bỏ thì chi phí lại gia tăng do các chi phí phát sinh khi sắp đến hết hạn sử dụng. Mức của đường nằm ngang trong biểu đồ dạng bồn tắm phụ thuộc rất lớn vào sự thành công của quá trình mua thiết bị. Thiết bị chất lượng thấp thì mức chi phí cao và ngược lại. 2.3.4 Lợi nhuận chu kỳ sống Khi mua thiết bị mới, điều cần thiết là quan tâm đến cả tổng chi phí chu kỳ sống lẫn tổng thu nhập chu kỳ sống. Tuy nhiên, điều quan tâm cơ bản không phải là chi phí chu kỳ sống hay thu nhập chu kỳ sống mà là khoảng giữa chúng, tức là lợi nhuận chu kỳ sống. Dựa vào hình trên cho biết nếu muốn thiết bị được bảo trì dễ dàng và đạt chỉ số khả năng sẵn sàng cao thì có thể phải mua với giá đắt. Tuy nhiên, trong thời gian hao mòn của thiết bị, nếu chưa tìm được những thiết bị cùng loại có Hình 3: Đường cong bồn tắm[1, tr.69] Hình 4: Lợi nhuận chu kỳ sống[5, tr.69] Kế toán quản trị Chuyên đề 4: Cơ sở chi phí ra quyết định 16 chất lượng tốt hơn thì chưa cần thiết phải thay mới thiết bị sớm. Bởi vì khi thay thế thiết bị chất lượng kém hơn lúc đầu sẽ phát sinh thêm chi phí vận hành và chi phí bảo trì cho thời gian sống của thiết bị sẽ cao hơn. 2.3.5 Ý nghĩa của việc sử dụng LCC: LCC thường dùng để: - Lãnh đạo của doanh nghiệp sản xuất công nghiệp: để ra quyết định mua thiết bị nào có chi phí chu kỳ sống thấp nhất - Nhà chế tạo thiết bị: để cải thiện thiết bị nhằm đạt chi phí chu kỳ sống thấp nhất có thể được và nhờ vậy được khách hàng chọn lựa. - Phòng bảo trì: nâng cao hiệu quả công tác bảo trì, giảm thời gian ngừng máy, giảm thiệt hại do ngừng máy và giảm chi phí chu kỳ sống đến mức tối thiểu. 2.3.6 Tính toán chi phí chu kỳ sống Chi phí chu kỳ sống có thể tính bằng công thức sau LCC = CI + NY (CO + CM + CS) trong đó: LCC - chi phí chu kỳ sống CI - chi phí đầu tư NY - số năm tính toán CO - chi phí vận hành máy mỗi năm CM - chi phí bảo trì mỗi năm CS - chi phí do ngừng máy mỗi năm. Tính toán LCC được thực hiện để so sánh và lựa chọn các giải pháp khác nhau về mặt hiệu quả kinh tế toàn bộ trong giai đoạn lập dự án hoặc mua sắm. Khó khăn nhất trong quá trình tính toán là tìm đúng dữ liệu để đưa vào công thức. Có một số phương án để tìm ra dữ liệu thích hợp cho thiết bị cần mua. Cách thông thường nhất là dùng kinh nghiệm đã có trước đây trong công tác bảo trì và sản xuất ở nhà máy để mua thiết bị hay phụ tùng và tính toán LCC. Người mua cũng có thể sử dụng thông tin và dữ liệu thu thập được từ thiết bị đang có trong các công ty khác. Điều quan trọng là cần có mối quan hệ tốt với người bán để được cung cấp những dữ liệu quan trọng cho quá trình tính toán. Cần phải có quy định trong hợp đồng mua bán là người bán phải có trách nhiệm cung cấp dữ liệu cần thiết để người mua tính toán LCC. Kế toán quản trị Chuyên đề 4: Cơ sở chi phí ra quyết định 17 Đôi khi có thể khó nhận được dữ liệu từ các nhà cung cấp nhưng nếu chúng ta không yêu cầu họ, chúng ta sẽ không bao giờ nhận được dữ liệu để tính toán. Chi phí đầu tư, CI CI = CIM + CIB + CIE + CIR + CIV + CID + CIT trong đó: CIM - đầu tư cho thiết bị sản xuất, máy móc, thiết bị điện và điều khiển, CIB - đầu tư cho xây dựng và hệ thống giao thông, CIE - đầu tư cho lắp đặt hệ thống điện, CIR - đầu tư cho phụ tùng thay thế, CIV - đầu tư cho dụng cụ và thiết bị bảo trì, CID - đầu tư cho tài liệu kỹ thuật, CIT - đầu tư cho đào tạo, huấn luyện. Chi phí vận hành hàng năm, CO CO = COP + COE + COM + COF + COT trong đó: COP - chi phí công lao động cho người vận hành, COE - chi phí năng lượng, COM - chi phí nguyên vật liệu, COF - chi phí vận chuyển, COT - chi phí đào tạo thường xuyên (liên tục) người vận hành. Chi phí bảo trì hàng năm, CM CM = CMP + CMM + CPP + CPM + CRP + CRM + CMT trong đó: CMP - chi phí công lao động cho bảo trì phục hồi, CMM - chi phí vật tư, phụ tùng cho bảo trì phục hồi, CPP - chi phí công lao động cho bảo trì phòng ngừa, CPM - chi phí vật tư, thiết bị cho bảo trì phòng ngừa, CRP - chi phí công lao động cho tân trang, CRM - chi phí vật tư cho tân trang, CMT - chi phí cho đào tạo thường xuyên nhân viên bảo trì. Chi phí do ngừng máy hàng năm, CS CS = NT x MDT x CLP Trong đó: Kế toán quản trị Chuyên đề 4: Cơ sở chi phí ra quyết định 18 NT - số lần ngừng máy để bảo trì hàng năm MDT - thời gian ngừng máy trung bình (giờ) CLP - chi phí tổn thất sản xuất hoặc các tổn thất do việc bảo trì (đồng/giờ) 2.3.7 Ví dụ về ứng dụng của chi phí chu kỳ sống Một cơ XYZ đang xem xét mua các thiết bị mới cho phân xưởng mới theo 2 phương án như sau: Phương án thứ nhất: có các dữ liệu về kinh tế cho một năm hoạt động là: Giá mua 1.111.500.000đ Chi phí bảo trì 800.000.000đ Tổn thất điện năng 1.950.000.000đ Tổng chi phí 3.861.500.000đ Phương án thứ hai: mua của một hãng khác với các dữ liệu về kinh tế như sau Giá mua 1.287.000.000đ Chi phí bảo trì 200.000.000đ Tổn thất điện năng 1.950.000.000đ Tổng chi phí 3.437.000.000đ Phương án thứ hai tuy có giá mua đắt hơn 16% nhưng tổng chi phí thấp hơn 424.500.000đ. Do vậy loại máy biến thế theo phương án thứ hai sẽ được chọn mua. 2.4 CHI PHÍ CHẤT LƯỢNG (COST OF QUALITY) Để sản xuất một sản phẩm có chất lượng , chi phí để đạt được chất lượng đó phải được quản lý một cách hiệu quả. Những chi phí đó chính là thước đo sự cố gắng về chất lượng. Sự cân bằng giữa hai nhân tố chất lượng và chi phí là mục tiêu chủ yếu của một ban lãnh đạo có trách nhiệm. Theo ISO 8402, chi phi chất lượng là toàn bộ chi phí nảy sinh để tin chắc và đảm bảo chất lượng thỏa mãn cũng như những thiệt hại nảy sinh khi chất lượng không thỏa mãn. Theo tính chất, mục đích của chi phí, chúng ta có thể phân chia chi phí chất lượng thành 3 nhóm: ¾ Chi phí sai hỏng: bao gồm chi phí sai hỏng bên trong và chi phí sai hỏng bên ngoài. Kế toán quản trị Chuyên đề 4: Cơ sở chi phí ra quyết định 19 ¾ Chi phí thẩm định. ¾ Chi phí phòng ngừa. 2.4.1 Chi phí sai hỏng 2.4.1.1 Chi phí sai hỏng bên trong Sai hỏng bên trong bao gồm: - Lãng phí: Tiến hành những công việc không cần thiết, do nhầm lẫn, tổ chức kém, chọn vật liệu sai,v.v. Ở các nhà máy, xí nghiệp, sự lãng phí trong các hoạt động thường ngày thường bị bỏ qua hay ít được quan tâm đúng mức nên thường khó tránh khỏi. Tuy loại hình sản xuất kinh doanh khác nhau, nhưng có 7 loại lãng phí phổ biến thường gặp: + Lãng phí do sản xuất thừa: Lãng phí do sản xuất thừa phát sinh khi hàng hóa được sản xuất vượt quá nhu cầu của thị trường khiến cho lượng tồn kho nhiều, nghĩa là: 9 Cần mặt bằng lớn để bảo quản. 9 Có nguy cơ lỗi thời cao. 9 Phải sửa chữa nhiều hơn nếu có vấn đề về chất lượng. 9 Nguyên vật liệu, sản phẩm xuống cấp. 9 Phát sinh thêm những công việc giấy tờ. Sản xuất trước thời biểu mà không do khách hàng yêu cầu cũng sinh lãng phí kiểu nầy. Hậu quả là cần nhiều nguyên liệu hơn, tốn tiền trả công cho những công việc không cần thiết, tăng lượng tồn kho, tăng khối lượng công việc, tăng diện tích cần dùng và tăng thêm nhiều nguy cơ khác. + Lãng phí thời gian: Lãng phí thời gian cũng rất thường gặp trong nhà máy và nhiều nơi khác nhưng rất nhiều khi chúng ta lại xem thường chúng. Người ta thường chia làm 2 loại chậm trễ : Bình thường và bất thường. Kế toán quản trị Chuyên đề 4: Cơ sở chi phí ra quyết định 20 9 Chậm trễ bình thường: chủ yếu xuất hiện trong qui trình sản xuất và ít được nhận thấy. Ví dụ công nhân phải chờ đợi khi máy hoàn thành một chu kỳ sản xuất, trong khi thay đổi công cụ hay cơ cấu lại sản phẩm. 9 Chậm trễ bất thường : nảy sinh đột xuất và thường dễ nhận thấy hơn loại trên. Ví dụ, đợi ai đó, đợi vì máy hỏng, nguyên vật liệu đến chậm. 9 Các nguyên nhân của lãng phí thời gian là: 9 Hoạch định kém, tổ chức kém. 9 Không đào tạo hợp lý. 9 Thiếu kiểm tra. 9 Lười biếng. 9 Thiếu kỹ luật. Nếu có ý thức hơn và hiểu biết hơn về lãng phí kiểu nầy và tổ chức hành động ngay để thay đổi sẽ giúp chúng ta cải tiến được các kỹ năng giám sát và quản lý. Bằng cách sắp xếp tiến hành nhiều nhiệm vụ cùng một lúc, chúng ta có thể giảm được thời gian chờ đợi. + Lãng phí khi vận chuyển: Trong thực tế, sự vận chuyển hay di chuyển mọi thứ một cách không cần thiết, xử lý lập lại các chi tiết sản phẩm...cũng là lãng phí do vận chuyển. + Lãng phí trong quá trình chế tạo: Lãng phí trong quá trình chế tạo nảy sinh từ chính phương pháp chế tạo và thường tồn tại trong quá trình hoặc trong việc thiết kế sản phẩm và nó có thể được xóa bỏ hoặc giảm thiểu bằng cách tái thiết kế sản phẩm, cải tiến qui trình. Ví dụ: ¾ Thông qua việc cải tiến thiết kế sản phẩm, máy chữ điện tử có ít bộ phận hơn máy chữ cơ học. ¾ Hệ thống mã vạch dùng để đẩy mạnh thông tin và máy thu ngân tự động dùng để xử lý các giao dịch tài chính. + Lãng phí kho: Hàng tồn kho quá mức sẽ làm nảy sinh các thiệt hại sau: 9 Tăng chi phí. 9 Hàng hóa bị lỗi thời. 9 Không đảm bảo an toàn trong phòng chống cháy nổ. 9 Tăng số người phục vụ và các công việc giấy tờ liên quan. 9 Lãi suất. Kế toán quản trị Chuyên đề 4: Cơ sở chi phí ra quyết định 21 9 Giảm hiệu quả sử dụng mặt bằng. Muốn làm giảm mức tồn kho trong nhà máy, trước hết mỗi thành viên đều phải nỗ lực bằng cách có ý thức, trước hết không cần tổ chức sản xuất số lượng lớn các mặt hàng bán chậm, không lưu trữ lượng lớn các mặt hàng, phụ tùng dễ hư hỏng theo thời gian, không sản xuất các phụ tùng không cần cho khâu sản xuất tiếp theo. Những nguyên liệu lỗi thời theo cách tổ chức nhà xưởng cũ cần được thải loại và được tiến hành quản lý công việc theo 5S. + Lãng phí động tác: Mọi công việc bằng tay đều có thể chia ra thành những động tác cơ bản và các động tác không cần thiết, không làm tăng thêm giá trị cho sản phẩm. Thí dụ, tại sao cứ dùng mãi một tay trong khi bạn có thể dùng hai tay để sản xuất. + Lãng phí do chất lượng sản phẩm kém: Sản xuất ra sản phẩm chất lượng kém, không sản xuất theo đúng tiêu chuẩn đăng ký hoặc bắt buộc và các bộ phận có khuyết tật là một dạng lãng phí thông dụng khác. Ví dụ, thời gian dùng cho việc sửa chữa sản phẩm (có khi phải sử dụng giờ làm thêm), mặt bằng để các sản phẩm nầy và nhân lực cần thêm để phân loại sản phẩm tốt, xấu. Lãng phí do sự sai sót của sản phẩm có thể gây ra sự chậm trễ trong việc giao hàng và đôi khi chất lượng sản phẩm kém có thể dẫn đến tai nạn. Ngoài ra cũng còn những lãng phí khác như: Sử dụng mặt bằng không hợp lý, thừa nhân lực, sử dụng phung phí nguyên vật liệu... - Phế phẩm: Sản phẩm có khuyết tật không thể sữa chữa, dùng hoặc bán được. - Gia công lại hoặc sửa chữa lại: Các sản phẩm có khuyết tật hoặc các chỗ sai sót đều cần phải gia công hoặc sửa chữa lại để đáp ứng yêu cầu. - Kiểm tra lại: Các sản phẩm sau khi đã sửa chữa cũng cần thiết phải kiểm tra lại để đảm bảo rằng không còn sai sót nào nữa. - Thứ phẩm: Là những sản phẩm còn dùng được nhưng không đạt qui cách và có thể bán với giá thấp, thuộc chất lượng loại hai. - Phân tích sai hỏng: Kế toán quản trị Chuyên đề 4: Cơ sở chi phí ra quyết định 22 Là những hoạt động cần có để xác định nguyên nhân bên trong gây ra sai hỏng của sản phẩm. 2.4.1.2 Sai hỏng bên ngoài Sai hỏng bên ngoài bao gồm: + Sửa chữa sản phẩm đã bị trả lại hoặc còn nằm ở hiện trường. + Các khiếu nại bảo hành những sản phẩm sai hỏng được thay thế khi còn bảo hành. + Khiếu nại : mọi công việc và chi phí do phải xử lý và phục vụ các khiếu nại của khách hàng. + Hàng bị trả lại : chi phí để xử lý và điều tra nghiên cứu các sản phẩm bị bác bỏ hoặc phải thu về, bao gồm cả chi phí chuyên chở. + Trách nhiệm pháp lý : kết quả của việc kiện tụng về trách nhiệm pháp lý đối với sản phẩm và các yêu sách khác, có thể bao gồm cả việc thay đổi hợp đồng. 2.4.2 Chi phí thẩm định Những chi phí nầy gắn liền với việc đánh giá các vật liệu đã mua, các quá trình, các sản phẩm trung gian, các thành phẩm...để đảm bảo là phù hợp với các đặc thù kỹ thuật. Công việc đánh giá bao gồm: + Kiểm tra và thử tính năng các vật liệu nhập về, quá trình chuẩn bị sản xuất, các sản phẩm loạt đầu, các quá trình vận hành, các sản phẩm trung gian và các sản phẩm cuối cùng, bao gồm cả việc đánh giá đặc tính sản phẩm so với các đặc thù kỹ thuật đã thỏa thuận, kể cả việc kiểm tra lại. + Thẩm tra chất lượng : kiểm nghiệm hệ thống thống chất lượng xem có vận hành như ý muốn không. + Thiết bị kiểm tra : kiểm định và bảo dưỡng các thiết bị dùng trong hoạt động kiểm tra. + Phân loại người bán : nhận định và đánh giá các cơ sở cung ứng. 2.4.3 Chi phí phòng ngừa Những chi phí này gắn liền với việc thiết kế, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng tổng hợp. Chi phí phòng ngừa được đưa vào kế hoạch và phải gánh chịu trước khi đi vào sản xuất thực sự. Công việc phòng ngừa bao gồm: Kế toán quản trị Chuyên đề 4: Cơ sở chi phí ra quyết định 23 + Những yêu cầu đối với sản phẩm : xác định các yêu cầu và sắp xếp thành đặc thù cho các vật liệu nhập về, các quá trình sản xuất, các sản phẩm trung gian, các sản phẩm hoàn chỉnh. + Hoạch định chất lượng : đặt ra những kế hoạch về chất lượng, về độ tin cậy, vận hành sản xuất và giám sát, kiểm tra và các kế hoạch đặc biệt khác cần thiết để đạt tới mục tiêu chất lượng. + Bảo đảm chất lượng : thiết lập và duy trì hệ thống chất lượng từ đầu đến cuối. + Thiết bị kiểm tra : thiết kế, triển khai và mua sắm thiết bị dùng trong công tác kiểm tra. + Đào tạo, soạn thảo và chuẩn bị các chương trình đào tạo cho người thao tác, giám sát viên, nhân viên và cán bộ quản lý. + Linh tinh : văn thư, chào hàng, cung ứng, chuyên chở, thông tin liên lạc và các hoạt động quản lý ở văn phòng có liên quan đến chất lượng. Mối liên hệ giữa chi phí phòng ngừa, chi phí thẩm định và chi phí sai hỏng với khả năng tổ chức đáp ứng những nhu cầu của khách hàng được biểu thị như sau : Hình 5: Mối liên hệ giữa các loại chi phí chất lượng Kế toán quản trị Chuyên đề 4: Cơ sở chi phí ra quyết định 24 Ví dụ minh họa: Công ty ABC năm 2009 với tổng doanh thu là 127 triệu USD. Hàng năm, công ty thường trích 14% doanh thu cho chi phí chất lượng. Cụ thể như sau: ¾ Chi phí phòng ngừa: 20% tương đương với 3.6 triệu USD ¾ Chi phí thẩm định: 2% tương đương với 0.04 triệu USD ¾ Chi phí sai hỏng nội bộ: 45% tương đương với 8 triệu USD ¾ Chi phí sai hỏng bên ngoài: 33% tương đương với 5.9 triệu USD ¾ Tổng chi phí chất lượng: 17.8 triệu USD 2.5 PHƯƠNG PHÁP CHI PHÍ TAGUCHI 2.5.1 Sơ lược về tác giả Gen’ichi Taguchi sinh năm 1924 tại Nhật Bản, là kỹ sư và nhà thống kê. Từ năm 1950 tới nay Taguchi phát triển phương pháp áp dụng thống kê để cải thiện chất lượng của sản phầm sản xuất. Các phương pháp của Taguchi gây nên sự tranh cãi của các nhà thống kê phương Tây. Ông là thành viên danh dự của Hiệp hội kiểm soát chất lượng Nhật, ngoài ra ông còn vinh dự được nhận rất nhiều giải thưởng danh giá như: • Indigo Ribbon từ Hoàng gia Nhật. • Huy chương Willard F. Rockwell của Viện kỹ thuật quốc tế. • Huy chương Shewhart của Hiệp hội chất lượng Mỹ (1995). 2.5.2 Quan điểm của Taguchi về chi phí chất lượng Theo Hiệp hội chất lượng của Mỹ (ASQC) định nghĩa chất lượng là toàn bộ các tính năng và đặc điểm của một sản phẩm hoặc dịch vụ có khả năng đáp ứng được nhu cầu. Riêng Taguchi, ông đã trình bày một định nghĩa khác về chất lượng. Định nghĩa của ông nhấn mạnh những thiệt hại liên quan đến sản phẩm. Taguchi đã nói rằng: chất lượng là sự mất một sản phẩm gây ra cho xã hội sau khi được vận chuyển trừ các tổn thất gây ra bởi các chức năng nội tại của nó. Ông khẳng định rằng thiệt hại trong định nghĩa của mình nên được giới hạn trong hai loại: • Thiệt hại do biến đổi chức năng. • Thiệt hại gây ra bởi tác dụng phụ có hại. Kế toán quản trị Chuyên đề 4: Cơ sở chi phí ra quyết định