Chuyên đề Tầm quan trọng của Marketing quốc tế trong việc đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu sang thị trường Mỹ của tổng công ty cổ phần dệt may Hà Nội

nh của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội Tổng công ty dệt may Hà Nội là một công ty thành viên lớn trực thuộc Tập đoàn dệt may Việt Nam (Viet Nam Textile & Garment Group- VINATEX). Được chính thức thành lập từ ngày 21/11/1984 với tiền thân là Nhà máy sợi Hà Nội nay đổi tên là Tổng công ty Dệt may Hà Nội, và lấy tên giao dịch đối ngoại là : Hanoi Textile-Garment Joint Stock Corporation ( viết tắt là: HANOSIMEX) 2.1.1.2.Các giai đoạn phát triển của Tổng công ty cổ phần D ệt may Hà Nội Từ khi đi vào hoạt động đến nay trải qua 24 năm, HANOSIMEX đã có 14 thành viên. Bao gồm 2 nhà máy sợi, 3 nhà máy dệt và nhuộm, 1 nhà máy giặt và 8 nhà máy may mặc nằm trên khu đất rộng 24 ha với hơn 6000 công nhân và kĩ sư lành nghề. Nhưng để đạt được những thành công bước đầu này Tổng công ty đã phải trải qua rất nhiều giai đoạn. Giai đoạn 1: từ khi thành lập đến ngày 28/02/2000 Tổng công ty đã trải qua nhiều lần đổi tên như: Vào ngày 30/04/1991: Nhà máy sợi Hà Nội được đổi tên thành Xí nghiệp Liên hợp Sợi - Dệt Kim Hà Nội, tên giao dịch quốc tế là HANOSIMEX . Đến ngày 19/06/1995: Công ty đổi tên từ Xí nghiệp Liên hợp Sợi- Dệt Kim Hà Nội thành công ty Dệt Hà Nội. Và vào ngày 28/02/2000: Một lần nữa công ty được đổi tên thành Công ty Dệt may Hà Nội. Giai đoạn 2: từ năm 2000 đến năm 2005 Đây là giai đoạn tiếp tục phát triển không ngừng trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, chuyển đổi mô hình doanh nghiệp và mở rộng hoạt động kinh doanh. HANOSIMEX là doanh nghiệp Nhà nước lớn hoạt động tại Hà Nội, doanh thu trong giai đoạn 2000-2003 tăng khoảng 20%. Tuy nhiên mức tăng này không kéo theo sư gia tăng lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh bởi hiện tại, Công ty vẫn chỉ hoà vốn. Mặc dù sản lượng tăng, nhưng lợi nhuận thu về từ việc bán hàng lại giảm 14% năm 2002 xuống còn 12% năm 2003. Tỷ suất vốn lưu động trên nguồn vốn kinh doanh (các khoản phải thu và vòng quay hàng tồn kho) vẫn còn cao và cần được cải thiện. Chính vì vậy, các chuyên gia trong lĩnh vực tài chính cho rằng, tiến hành chuyển HANOSIMEX thành “Công ty mẹ - Công ty con” sẽ giúp Công ty hoạt động độc lập hơn theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, đồng thời cũng là một cách để tách một phần hoạt động chủ chốt (các bộ phận may mặc), là một bước quá độ tiến tới cổ phần hoá và nâng cao các cơ hội thu hút vốn từ bên ngoài… Vì vậy theo Quyết định số 113/2003/QĐ-TTG ngày 09/06/2003 của Thủ tướng Chính Phủ, Công ty Dệt may Hà Nội ( HANOSIMEX ) được phép xây dựng thí điểm theo mô hình “ Công ty mẹ - Công ty con” trực thuộc Tổng công ty Dệt may Việt Nam (VINATEX). Để trở thành công ty mẹ, HANOSIMEX sẽ tiến hành cổ phần hoá các đơn vị trực thuộc cùng với việc mua lại hoặc tiếp nhận các doanh nghiệp Nhà nước khác. Với cách thức triển khai đạt tới quy mô của công ty mẹ, trong tương lai HANOSIMEX sẽ trở thành đơn vị sản xuất kinh doanh chính trong chủ trương xây dựng nhóm ngành dệt kim của Tập đoàn kinh tế VINATEX.     Và phương án để hình thành nên công ty mẹ HANOSIMEX được dự kiến như sau: 4 đơn vị phụ thuộc là Nhà máy Kéo sợi Hà Nội, Nhà máy Dệt kim và nhuộm Hà Nội, Xí nghiệp May số 1,2,3 Hà Nội, hệ thống kho bãi Hà Nội sẽ được sáp nhập vào để hình thành nên công ty mẹ HANOSIMEX . Tiếp đến là thực hiện chuyển Công ty Kéo sợi Vinh thành Công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên, trong đó HANOSIMEX sở hữu 100% vốn đồng thời sáp nhập với Công ty Dệt kim Hoàng Thị Loan, một đơn vị thành viên VINATEX.     Đối với đơn vị phụ thuộc là Công ty Dệt Hà Đông và Nhà máy Dệt vải bò cũng sẽ chuyển thành Công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên do HANOSIMEX sở hữu 100% vốn và di dời đến Khu công nghiệp Phố Nối vào năm 2005. Riêng đơn vị phụ thuộc là Nhà máy May Đông Mỹ, Nhà máy May hàng thời trang và toàn vộ 10 cửa hàng bán lẻ sẽ được chuyển thành công ty cổ phần, trong đó HANOSIMEX sở hữu 51% vốn.     Các đơn vị phụ thuộc còn lại là bộ phận dịch vụ cơ khí và bộ phận sản xuất ống giấy sẽ hợp thành một công ty cổ phần, trong đó HANOSIMEX sở hữu 35% vốn. Thời gian tiến hành được tính đến năm 2005.     Một vấn đề nổi cộm trong phương án sắp xếp giai đoạn này của HANOSIMEX là việc sáp nhập Công ty Dệt kim Hoàng Thị Loan. Qua đánh giá ban đầu, đây là một công ty nhỏ làm ăn thua lỗ với vốn chủ sở hữu âm (ngay cả sau khi thực hiện chuyển nợ thành vốn chủ sở hữu năm 2002). HANOSIMEX là khách hàng và nhà cung cấp lớn nhất hiện nay của Công ty này để sáp nhập. Tuy nhiên, nhiều ý kiến cũng để xuất rằng, chỉ nên sáp nhập những tài sản và nguồn lực phục vụ sản xuất cũng như một số công nợ nhất định của Công ty Dệt kim Hoàng Thị Loan vào HANOSIMEX . Đến năm 2005, tuy vẫn gặp phải nhiều khó khăn, thách thức trong cạnh tranh trên thị trường trong nước, khu vực và trên thế giới nhưng HANOSIMEX đã vượt lên với những con số đầy ngoạn mục : ♦ Tổng doanh thu đạt : 1.430.168 triệu đồng tăng 30,3% so với năm trước ♦ Kim ngạch xuất khẩu đạt : 35,218 triệu USD, tăng hơn năm trước 34,7% ♦ Lợi nhuận đạt : 7.761 triệu đồng ♦ Nộp ngân sách Nhà nước : 6.805 triệu đồng Giai đoạn 3: từ năm 2005 đến nay Tập trung cho việc triển khai thực hiện mô hình “Công ty mẹ - Công ty con” và thực hiện cổ phần hoá Tổng công ty cùng các công ty thành viên. Cụ thể Tổng công ty đã tiến hành thực hiện những công việc sau: Từ năm 2005, HANOSIMEX chính thức chuyển sang hoạt động theo mô hình “Công ty mẹ, công ty con”, và đã xây dựng định hướng phát triển đến năm 2010 và những năm tiếp theo với mục tiêu chủ yếu là đa dạng hoá sản phẩm mẫu mã đẹp, đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc tế, giá bán có khả năng cạnh tranh trên thị trường trong nước, khu vực và thế giới, tiếp tục giữ vững doanh nghiệp mạnh hàng đầu ở Việt Nam về lĩnh vực hàng dệt may. Trên cơ sở đó, Công ty đã tổ chức sắp xếp lại sản xuất hợp lý từ Công ty mẹ đến các Công ty con để khai thác đạt hiệu quả cao mọi nguồn lực hiện có và đầu tư đồng bộ thiết bị hiện đại, công nghệ tiên tiến cho tất cả các khâu kéo sợi, dệt nhuộm hoàn tất và may hoàn chỉnh sản phẩm nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm tăng năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành hàng hoá để tăng nhanh năng lực cạnh tranh, khi đất nước hội nhập một cách đầy đủ thị trường quốc tế. Nhưng một bước ngoặt lớn đối với Tổng công ty Dệt may Hà Nội là vào ngày 11/01/2007 Bộ công nghiệp đã có quyết định về việc chuyển đổi doanh nghiệp Nhà nước từ Tổng công ty Dệt May Hà Nội thành Tổng công ty cổ phần Dệt may Hà Nội, với tên giao dịch đối ngoại là : Hanoi textile- garment joint stock corporation ( viết tắt là : HANOSIMEX) Cùng với đó Tổng công ty cũng tiến hành luôn việc cổ phần hoá các công ty thành viên như : Tổng công ty cũng đã tiến hành sáp nhập Nhà máy sợi Vinh vào Công ty Dệt May Hoàng Thị Loan và Cổ phần hoá doanh nghiệp này, Công ty mẹ giữ vai trò sở hữu Nhà nước chiếm 55% tổng số vốn điều lệ. Tổng công ty tiếp tục tiến hành cổ phần hoá Công ty Dệt Hà Đông và Công ty May Đông Mỹ, trong đó Công ty mẹ chiếm 51-49% tổng số vốn điều lệ. Cùng với đó Tổng công ty đã tiếp nhận, củng cố xong và đang cổ phần hoá Công ty sản xuất, xuất nhập khẩu Hải Phòng; đồng thời mua 30% tổng số cổ phần Công ty Dệt-May Huế. Thêm nữa Tổng công ty cũng đã tổ chức di dời các nhà máy dệt nhuộm hoàn tất vải dệt kim ở nội thành Hà Nội về khu Công nghiệp dệt-may tại Phố Nối (Hưng Yên) đã có đầy đủ cơ sở hạ tầng kỹ thuật xử lý môi trường để đảm bảo phát triển ổn định bền vững lâu dài. Nhà máy này sẽ đảm bảo cung ứng đầy đủ kịp thời 2.300 tấn vải dệt kim chất lượng tốt cho 4 xí nghiệp chuyên may quần áo dệt kim phục vụ xuất khẩu là chủ yếu, bao gồm May I, May 2, May Đông Mỹ và May thời trang với tổng năng lực trên 6,5 triệu sản phẩm/năm. Với hàng loạt hoạt động hiệu quả được thực hiện bài bản công ty đã đạt được những kết quả đáng kể : ♦ Tổng doanh thu đạt : 1.939.755 triệu đồng ♦ Lợi nhuận đạt : 17.000 triệu đồng ♦ Nộp ngân sách Nhà nước : 23.000 triệu đồng. 2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Tổng công ty cổ phần dệt may Hà Nội 2.1.2.1.Nội dung hoạt động sản xuất kinh doanh Từ một đơn vị chủ yếu sản xuất mặt hàng sợi cung cấp cho thị trường, sau chặng đường đổi mới, đầu tư phát triển với tinh thần dám nghĩ, dám làm, đến nay, Tổng công ty Dệt - May Hà Nội đã tạo dựng được nhiều chủng loại sản phẩm đa dạng, chất lượng cao đáp ứng tốt cho nhu cầu tiêu dùng ở cả trong nước và trên thế giới. Những mặt hàng mà Tổng công ty chuyên sản xuất- kinh doanh- xuất nhập khẩu bao gồm: Các loại nguyên liệu bông, sơ, sợi, vải dệt kim và sản phẩm may mặc dệt kim, vải denim và các sản phẩm may dệt thoi; các loại khăn bông, nguyên phụ liệu, hoá chất (trừ những loại bị Nhà nước cấm kinh doanh), thuốc nhuộm, thiết bị, phụ tùng, động cơ, vật liệu, điện tử, nhựa, cao su, các mặt hàng tiêu dùng khác. Cùng với đó, Tổng công ty còn tiến hành các hoạt động kinh doanh kho vận, vận tải, cho thuê văn phòng, nhà xưởng; kinh doanh cơ sở hạ tầng; kinh doanh nhà hàng, khách sạn; siêu thị; các dịch vụ vui chơi giải trí ( không bao gồm kinh doanh quán bar, phòng hát Karaoke, vũ trường). Ngoài ra, HANOSIMEX còn cho hoạt động dịch vụ đào tạo, đào tạo công nhân ngành dệt may, dịch vụ khoa học, công nghệ, sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị (chỉ hoạt động sau khi được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép); lắp đặt thiết bị công nghiệp, hệ thống điện lạnh, thiết bị phụ trợ ngành dệt may. Không chỉ dừng lại ở đó, với lộ trình liên tục đầu tư mở rộng sản xuất mặt hàng mới gắn liền với việc hoàn thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm sẽ góp phần giúp Tổng công ty vừa giữ được chữ tín với khách hàng, vừa không ngừng nâng cao khả năng cạnh tranh cho sản phẩm của mình trên tất cả các thị trường mà công ty đang hoạt động. 2.1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu của Tổng công ty cổ phần dệt may Hà Nội Tổng công ty Dệt may Hà Nội được tổ chức theo mô hình “Công ty mẹ- Công ty con” với công ty mẹ là HANOSIMEX cùng các công ty con là: Nhà máy sợi, Các nhà máy may dệt kim, Nhà máy may dệt thoi, Trung tâm dệt kim Phố Nối, Nhà máy dệt vải denim, Trung tâm cơ khí- tự động hoá, Công ty cổ phần dệt Hà Đông, Công ty cổ phần may Đông Mỹ, Công ty dệt may Hoàng Thị Loan, Công ty cổ phần thương mại Hải Phòng HANOSIMEX, Siêu thị Vinatex Hà Đông. Tất cả đều được tổ chức và quản lí theo đúng quy định của Nhà nước lại vừa đảm bảo phù hợp với phương thức hoạt động của Tổng công ty. ♦ Ban lãnh đạo Tổng giám đốc Điều hành mọi hoạt động của Tổng công ty Phó tổng giám đốc- Điều hành sợi Quản lí, điều hành công tác kĩ thuật, sản xuất, đầu tư và môi trường thuộc lĩnh vực Sợi, hoạt động lĩnh vực công nghệ thông tin. Phó tổng giám đốc- Điều hành dệt nhuộm Quản lí, điều hành công tác kĩ thuật, sản xuất, đầu tư và môi trường thuộc lĩnh vực Dệt nhuộm. Phó tổng giám đốc- Điều hành may kiêm đại diện lãnh đạo phụ trách hệ thống quản lí chất lượng Quản lí, điều hành công tác kĩ thuật, sản xuất, đầu tư và môi trường thuộc lĩnh vực May và Trung tâm đào tạo công nhân may. Thay mặt Tổng giám đốc điều hành việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lí chất lượng theo tiêu chuẩn ISO-9001:2000. Phó tổng giám đốc- Điều hành công tác xuất nhập khẩu Quản lí, điều hành các công việc liên quan đến lĩnh vực Xuất Nhập khẩu, công tác Hợp tác quốc tế, công tác Mẫu thời trang, hệ thống Kho tàng. Phó tổng giám đốc- Điều hành tiêu thụ nội địa Quản lí, điều hành lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm Dệt may nội địa, hoạt động kinh doanh Siêu thị Tổng hợp; Kiểm tra, đánh giá doanh nghiệp. Phó tổng giám đốc- Điều hành quản trị nguồn nhân lực và hành chính kiêm đại diện lãnh đạo phụ trách hệ thống trách nhiệm xã hội Quản lí, điều hành lĩnh vực lao động tiền lương, chế độ, chính sách, bảo vệ quân sự, đời sống, hành chính. Thay mặt Tổng giám đốc điều hành việc xây dựng và áp dụng hệ thống trách nhiệm xã hội SA8000, WRAP. ♦ Các phòng ban Trung tâm công nghệ thông tin Giúp Tổng giám đốc thống nhất quản lí hoạt động, vận hành cơ sơ hạ tầng kĩ thuật công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin vào phục vụ công tác quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh trong toàn Tổng công ty. Phòng quản trị hành chính Văn thư lưu trữ, phục vụ, khánh tiết, quản lí đội xe con, công tác bảo vệ công sự và phòng chống cháy nổ. Phòng thương mại Tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và hoạt động ở nội địa nói riêng. Phòng kế hoạch thị trường Lập các kế hoạch cho Tổng công ty trong thời gian ngắn, trung và dài hạn tuỳ theo tình hình của doanh nghiệp trong những giai đoạn khác nhau. Phòng xuất nhập khẩu Tham mưu giúp việc cho tổng giám đốc về công tác xuất nhập khẩu bao gồm: Tổ chức nghiên cứu đánh giá thị trường, bạn hàng để tìm kiếm, giao dịch với đối tác xuất khẩu và nhập khẩu. Tổ chức đàm phán và làm các thủ tục ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu và triển khai cho các đơn vị liên quan thực hiện. Phòng kế toán tài chính Tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác Kế toán tài chính của công ty nhằm sử dụng đồng vốn hợp lí, đúng mục đích, đúng chế độ. Phòng kĩ thuật đầu tư Tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác tìm kiếm địa điểm và mức độ đầu tư thích hợp với nguồn lực của doanh nghiệp Phòng quản trị nhân lực Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác quản trị nguồn nhân lực, hành chính quản trị và an ninh an toàn của công ty bao gồm: Tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, đào tạo nguồn nhân lực, chế độ chính sách đối với người lao động, cổ phần hoá doanh nghiệp. Phòng đời sống Tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác quan tâm chăm sóc đến đời sống của đội ngũ cán bộ, công nhân viên của doanh nghiệp. Trung tâm y tế Tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác chăm sóc sức khoẻ ban đầu và tổ chức khám sức khoẻ định kì cho người lao động, chịu sự chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ chủa Sở y tế Hà Nội và sự quản lí của ngành, của Trung tâm y tế Tổng công ty Dệt may Việt Nam. Trung tâm thí nghiệm và kiểm tra chất lượng sản phẩm Tham mưu giúp việc cho Tổng giám đốc về công tác thí nghiệm và kiểm tra chất lượng sản phẩm. Tổng công ty Dệt may Hà Nội tổ chức bộ máy quản lí theo mô hình rực tuyến chức năng gồm những phòng ban với những chức năng, chuyên ngành riêng biệt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của ban lãnh đạo( gồm tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc). Mối quan hệ giữa các phòng ban trong Tổng công ty là mối quan hệ bình đẳng, hợp tác và cùng giúp đỡ lẫn nhau dựa trên cơ sở là những chức năng, nhiệm vụ đã được giao để cùng thực hiện tốt những nhiệm vụ chung của cả Tổng công ty. Kiểu cơ cấu tổ chức này rất linh hoạt và mang lại hiệu quả cao, phù hợp với hoạt động kinh doanh đa dạng với quy mô lớn của Tổng công ty. Nó vừa phát huy được tính chủ động của từng bộ phận vừa mang tính thống nhất trong hoạt động của toàn bộ Tổng công ty. Phó TGĐ - XNK Phó TGĐ - May Phó TGĐ - Sợi Phó TGĐ - Dệt, nhuộm Tổng giám đốc Phó TGĐ - tiêu thụ nội địa Phó TGĐ - nhân sự Phòng QTNS Trung tâm Thương Mại Phòng XNK Phòng KTTC Phòng Kỹ thuật May Phòng KTĐT Trung tâm CNTT Phòng QT - HC Siêu thị Vinatex HĐ T.Tâm TKế thời trang T.Tâm TN & KTCLSP Nhà máy Dệt Denim T.Tâm Y Tế Phòng kinh doanh N/m May 1 Nhà máy sợi Trung tâm Dệt kim PN Phòng KH - VT N/m May 2 Phòng Đời Sống Chi nhánh HCM N/m May 3 Trung tâm Cơ khí TĐH Cty CP May Đông Mỹ Hanosimex Cty CP TM Hải Phòng Hanosimex Cty CP Yên Mỹ Cty CP Dệt Hà Đông Hanosimex May Thời Trang Cty CP Dệt May HTL Cty CP coffee Indochine May Hải Phòng Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Tổng công ty Dệt may Hà Nội Ghi chú: : Điều hành trực tuyến : Điều hành hệ thống QLCL và Hệ thống TNXH :Tham gia quản lý, điều hành, đại diện vốn Nhà nước hoặc vốn Hanosimex, liên kết kinh doanh 2.1.3.Hình thức tổ chức bộ máy Xuất nhập khẩu 2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy Xuất nhập khẩu *Chức năng nhiệm vụ Trưởng phòng Chức năng: Tham mưu cho Tổng Giám Đốc về công tác Xuất nhập Khẩu Nhiệm vụ Điều hành toàn bộ hoạt động của phòng theo quy chế của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội Công ty, theo luật pháp hiện hành và chức năng, nhiệm vụ được giao. Phụ trách trực tiếp những công việc sau: + Công tác hành chính: tổ chức tiền lương, khen thưởng, quản lí tài liệu, gửi đi, đến. + Công tác xuất khẩu: Xuất khẩu sản phẩm may dệt kim, xuất khẩu vải dệt thoi, hoàn thuế các đơn hàng xuất SXXK, thanh khoản các hợp đồng gia công. + Công tác nhập khẩu: Nhập khẩu nguyên liệu, bông xơ, hoá chất thuốc nhuộm, các dự án đầu tư có liên quan đến công việc của phòng, cân đối tiến độ thanh toán chung + Công tác thị trường Cụ thể như sau: Nghiên cứu đánh giá thị trường, bạn hàng đối với những mặt hàng xuất khẩu và nhập khẩu, báo cáo Tổng Giám đốc những thông tin cần thiết trong việc định hướng phát triển sản xuất hàng xuất khẩu. Giao dịch, tiếp đón, đàm phán với các đoàn khách nước ngoài liên quan đến chức năng của phòng. Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục về hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách, trình Tổng Giám đốc kí. Phối kết hợp với các đơn vị trong Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội để triển khai, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các công việc có liên quan. Theo dõi chặt chẽ việc thực hiện các hợp đồng xuất, nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách ( kể cả xuất, nhập khẩu uỷ thác cho đơn vị khác), giải quyết kịp thời những thủ tục và những khiếu nại phát sinh. Quản lí, theo dõi, đôn đốc việc hoàn miễn thuế các hợp đồng nhập nguyên phụ liệu sản xuất hàng xuất khẩu, thanh lý các hợp đồng gia công. Đề xuất và thực hiện các biện pháp khắc phục và phòng ngừa liên quan. Lập báo cáo xuất nhập khẩu Lập danh sách nhà thầu phụ, xem xét quá trình thực hiện và báo cáo lên Tổng Giám đốc quyết định duy trì hay hỷ bỏ nhà thầu phụ đó. Tham gia xây dựng các văn bản thuộc hệ thống quản lí chất lượng, hệ thống trách nhiệm xã hội có liên quan. Tham gia việc đánh giá chất lượng nội bộ trong Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội . Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ, các vấn đề thuộc hệ thống quản lí chất lượng và trách nhiệm xã hội cho cán bộ trong phòng. Thực hiện tốt công tác chăm sóc khách hàng. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Tổng Giám đốc. Phó phòng 1 Chức năng: Tham mưu, giúp việc cho Trưởng phòng, giải quyết các công việc được Tổng Giám đốc và trưởng phòng phân công, đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao theo đúng quy định của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội và luật pháp hiện hành. Nhiệm vụ: Giải quyết công việc liên quan đến các lĩnh vực được phân công. Phụ trách trực tiếp các công việc sau: + Công tác xuất khẩu: Xuất khẩu sản phẩm khăn, sản phẩm sợi + Công tác nhập khẩu: Nhập khẩu thiết bị, phụ tùng + Công tác thị trường + Quản lí phòng mẫu + Báo cáo tổng hợp. Cụ thể như sau: Lên kế hoạch thực hiện công việc được phân công và thực hiện kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt. Phân công, kiểm soát công việc và đào tạo nghiệp cụ cho các nhân viên thuộc lĩnh vực phụ trách. Phối hợp với các bộ phận khác trong Phòng và các đơn vị có liên quan để triển khai, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các công việc có liên quan, bảo đảm thực hiện tốt công việc được giao. Nghiên cứu đánh giá thị trường, bạn hàng đối với những mặt hàng Xuất khẩu và Nhập khẩu, Báo cáo Tổng Giám đốc, Trưởng phòng những thông tin cần thiết trong việc định hướng phát triển sản xuất hàng xuất khẩu. Giao dịch, tiếp đón, đàm phán với các đoàn khách nước ngoài liên quan đến công việc được phân công. Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục về hợp đồng xuất, nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách, trình Tổng Giám đốc kí. Theo dõi chặt chẽ việc thực hiện các hợp đồng xuất, nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách ( kể cả xuất, nhập khẩu uỷ thác cho các đơn vị khác), giải quyết kịp thời những thủ tục và những khiếu nại phát sinh. Thực hiện tốt công tác chăm sóc khách hàng Kiểm soát toàn bộ hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong phạm vi công việc được phân công. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc và Trưởng phòng. Quyền hạn: + Được quyền kí những văn bản có liên quan đễn công việc được phân công và chịu trách nhiệm về nội dung các văn bản này. + Giải quyết công việc của phòng theo uỷ quyền khi Trưởng phòng đi vắng. + Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công. Phó phòng 2 Chức năng: Tham mưu, giúp việc cho Trưởng phòng, giải quyết các công việc được Tổng Giám đốc và Trưởng phòng phân công đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao theo đúng quy định của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội và pháp luật hiện hành. Nhiệm vụ: Giải quyết công việc có liên quan đến các lĩnh vực được phân công. Trực tiếp chịu trách nhiệm các công việc sau: + Công tác thị trường + Xuất khẩu: Sản phẩm may dệt thoi + Tiêu thụ hàng sau xuất khẩu + Hệ thống quản lí chất lượng ISO 9001-2000, hệ thống trách nhiệm xã hội SA, hệ thống WRAP của phòng. + Hệ thống mạng thông tin nội bộ. Cụ thể như sau: Lên kế hoạch thực hiện công việc được phân công và thực hiện kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt. Phân công, kiểm soát công việc và đào tạo nghiệp vụ cho các nhân viên thuộc lĩnh vực mình phụ trách. Phối hợp với các bộ phận khác trong Phòng và các đơn vị có liên quan để triển khai theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các công việc có liên quan, bảo đảm thực hiện tố công việc được giao. Nghiên cứu, đánh giá thị trường, bạn hàng đối với những mặt hàng xuất, nhập khẩu, báo cáo Tổng Giám đốc, Trưởng phòng những thông tin cần thiết trong việc định hướng phát triển sản xuất hàng xuất khẩu, phân khúc thị trường. Triển khai tìm kiếm khách hàng mới, thị trường mới mở rộng thị trường. Tìm kiếm các sản phẩm mới, các loại vải mới phục vụ sản xuất tại các nhà máy của Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội Giao dịch, tiếp đón, đàm phán với các đoàn khách nước ngoài liên quan đến công việc được phân công. Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục về hợp đồng xuất, nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách, trình Tổng Giám đốc kí. Theo dõi chặt chẽ việc thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu trong lĩnh vực trực tiếp phụ trách, giải quyết kịp thời những thủ tục và những khiếu nại phát sinh. Thực hiện tốt công tác chăm sóc khách hàng Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công cảu Tổng Giám đốc và Trưởng phòng Quyền hạn: + Được quyền kí những văn bản có liên quan đến công việc được phân công và chịu trách nhiệm về nội dung các văn bản này. + Giải quyết công việc của phòng theo uỷ quyền khi Trưởng phòng đi vắng. + Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và Trưưỏng phòng về nhiệm vụ được phân công. Ngoài ra, nhiệm vụ và chức năng của các nhân viên trong phòng Xuất Nhập khẩu cũng được quy định rõ ràng trong bảng mô tả công việc. Nhóm trưởng Nhiệm vụ: + Có kế hoạch hàng tuần của từng thành viên trong nhóm + Bao quát, điều phối công việc trong nhóm một cách hiệu quả + Chủ động giải quyết các công việc của nhóm trong thẩm quyền. + Đề xuất lãnh đạo phòng những biện pháp nhằm giải quyết công việc của nhóm hiệu quả. + Báo cáo tuần công việc của nhóm + Quản lí ngày công trong nhóm. Cụ thể như sau: Họp nhóm định kì 1 tuần /1 lần vào thời điểm được ấn định, yêu cầu mọi thành viên sắp xếp công việc tham gia và có báo cáo đầy đủ. Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của từng thành viên. Yêu cầu thành viên báo cáo khó khăn trong công việc thực hiện nhiệm vụ. Kiểm soát được công việc của mọi thành viên đảm bảo rằng các đơn hàng phụ trách được thực hiện theo đúng quy trình ( xem xét, chào hàng, kí kết, giao hợp đồng và chứng từ cho các đơn vị có liên quan, triển khai sản xuất, kiểm tra L/C, thanh toán…). Nắm được tình hình sản xuất, giao hàng, thanh toán, những vướng mắc có liên quan (mẫu, nguyên phụ liệu, ngày giao hàng, bôk tàu, thông báo giao hàng, chứng từ, tiền về…) Chấm công hàng ngày Báo cáo Trưởng phòng và nhóm khi nghỉ phép/ ốm đau. Quản lí đơn hàng Nhiệm vụ: + Liên hệ giao dịch với khách hàng để có được đơn hàng theo quy định từng tháng cụ thể của lãnh đạo phòng. + Triển khai thực hiện hợp đồng + Kiểm soát việc thực hiện đơn hàng + Kiểm soát giao hàng + Kiểm soát việc doanh thu tuần/ tháng, thanh toán, tiền về + Hoàn tất bộ hồ sơ miễn thuế chuyển bộ phận miễn thu thuế + Giao chứng từ cần thiết cho các đơn vị liên quan + Giải quyết các khiếu nại và các tồn tại liên quan đơn hàng (nếu có) + Tham dự các cuộc họp hàng tuần và báo cáo theo yêu cầu của trưởng nhóm và lãnh đạo phòng. + Các việc khác theo phân công của nhóm trưởng chính. Cụ thể như sau: Chủ động liên hệ khách hàng, giải quyết các thông tin trong 1 ngày làm việc; tính giá và kiểm tra với các đơi vị liên quan để đảm bảo tính giá đúng; xem xét đơn hàng, chào hàng - lập báo cáo TGĐ duyệt giá, hợp đồng… TB mẫu, TB sản xuất, giải quyết các công việc phát sinh trong quá trình thực hiện đơn hàng – Là đầu mối để xử lí thông tin giữa khách hàng và Tổng công ty cổ phần Dệt May Hà Nội để các đơn hàng trôi chảy. Lập bảng theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng ( mẫu, nguyên phụ liệu, L/C…) để xác nhận mọi điều kiện cho sản xuất đúng hạn. Bao gồm việc cân đối nguyên phụ liệu và tiến độ giao hàng với các đơn vị có liên quan đảm bảo giao hàng đúng hạn và kiểm soát việc đặt nguyên phụ liệu của các đơn vị; kiểm soát mẫu trước khi gửi