Chuyên đề Tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm dầu nhờn tại công ty Cổ phần dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ (VietMyLube)

vấn đề thương lượng để giới thiệu các bên. Mục đích của giai đoạn này đó là xây dựng bầu không khí thân thiện hợp tác với đối tác trước khi bước vào công tác đàm phán. Giai đoạn trao đổi thông tin: Trong giai đoạn này, những người đàm phán cung cấp và thu nhận thông tin về nội dung của cuộc đàm phán để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo. Những thông tin này nhằm làm sáng tỏ những quan điểm, củng cố một số luận chứng…có thể được cung cấp bằng lời nói, hoặc không bằng lời nói. Chính vì vậy, các nhà đàm phán phải thật khéo léo để có được những thông tin từ phía đối tác, có được những thông tin thực sự đầy đủ, dễ hiểu và có tính thuyết phục cao. Giai đoạn thuyết phục: Trên cơ sở các thông tin đã cung cấp cho đối tác và các thông tin nhận được từ phía đối tác, các nhà đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánh mục tiêu, quyền lợi, chiến lược, những điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so với mình để đưa ra quyết định thuyết phục nhượng bộ theo quan điểm của mình. Thực chất giai đoạn thuyết phục là giai đoạn giành dật, bảo vệ quyền lợi của mình làm cho đối tác phải chấp nhận các quan điểm, lập trường của mình. Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận: Kết quả của quá trình đàm phán là kết quả của những thỏa hiệp và nhượng bộ lẫn nhau. Sau giai đoạn thuyết phục sẽ xác định được tất cả những mâu thuẫn còn tồn tại giữa hai bên mà cần phải có sự nhượng bộ và thỏa thuận giữa các bên thì mới đưa cuộc đàm phán đến thành công. Kết thúc đàm phán: Kết thúc quá trình đàm phán trong TMQT có thể xảy ra hai trường hợp sau: - Đàm phán thành công, các bên đi đến ký kết hợp đồng. Trong trường hợp các bên đạt được những thỏa thuận nhất định và cần có đàm phán tiếp theo mới có thể dẫn tới ký kết hợp đồng thì các bên phải tiến hành xác nhận những thỏa thuận đã đạt được. - Đàm phán không đi đến thống nhất khi bên đối tác đưa ra những đề nghị không thể chấp nhận được, hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện những thông tin làm cho những thỏa thuận đối với ta không còn tính hấp dẫn nữa... Khi rút khỏi đàm phán thì cần phải tìm lý lẽ giải thích một cách hợp lý về việc không thể tiếp tục đàm phán mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt giữa các bên. Giám sát, điều hành, đánh giá và rút kinh nghiệm Giám sát quá trình đàm phán: Giám sát là chức năng vô cùng quan trọng trong hoạt động quản trị quy trình đàm phán. Trong công tác quản trị quy trình đàm phán, cần phải tiến hành giám sát thường xuyên, liên tục các nội dung như: - Giám sát quá trình thu thập và xử lý thông tin: thông tin thu thập từ những nguồn nào? xử lý thông tin như thế nào? - Nội dung đàm phán: nội dung cụ thể, các phương án để thực hiện các nội dung - Nhân sự đàm phán: thành phần đoàn đàm phán, trưởng đoàn đàm phán là ai? - Lịch trình đàm phán: địa điểm đàm phán, thời gian đàm phán - Giám sát quá trình tiến hành đàm phán... Để giám sát quá trình đàm phán, có thể sử dụng các phương pháp như: Hồ sơ theo dõi, phiếu giám sát, phiếu chỉ số giám sát và các phương pháp sử dụng máy vi tính. Điều hành Điều hành quá trình đàm phán là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết những vấn đề không tính trước được hoặc không giải quyết được một cách đầy đủ trong thời gian lập kế hoạch đàm phán. Điều hành quá trình đàm phán tập trung giải quyết những vấn đề như: - Sự thay đổi về thông tin trong quá trình đàm phán. - Có sự thay đổi hình thức giao dịch, đàm phán thuận lợi cho hai bên. - Đưa ra giải pháp điều chỉnh khi có sự thay đổi về chiến thuật, kỹ thuật đàm phán. - Cách giải quyết khi có sự thay đổi về địa điểm và thời gian đàm phán: có thể do bên công ty hoặc bên đối tác thay đổi vì nhiều lý do. - Điều chỉnh về đoàn đàm phán, thành phần đoàn đàm phán - Có sự thay đổi về chương trình làm việc mà không được báo trước… Khi có các tình huống phát sinh trong quá trình quản trị quy trình đàm phán, các nhà quản trị phải nhận dạng được các tình huống, các thông tin và dữ liệu cần thiết. Từ đó, căn cứ vào tình hình thực tế tiến hành phân tích đưa ra các phương án có thể và lựa chọn các phương án tối ưu nhất để giải quyết các tình huống đó thông qua mô hình điều chỉnh. Đánh giá và rút kinh nghiệm Sau mỗi lần đàm phán bao giờ các nhà đàm phán cũng cần phải phân tích đánh giá kết quả của cuộc đàm phán so với mục tiêu đề ra và rút ra bài học kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán tiếp theo. CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM TỪ CHÂU ÂU TẠI CÔNG TY CP VIỆT MỸ &*& 2.1 Phương pháp nghiên cứu Chuyên đề được xây dựng dựa trên những cơ sở lý luận và thực trạng về công tác quản trị quy trình đàm phán TMQT. Quá trình nghiên cứu để hình thành nên luận văn này đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như: 2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu: Để phục vụ cho quá trình nghiên cứu đề tài này, em đã tiến hành thu thập dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp. Dữ liệu sơ cấp: em tiến hành thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua hai phương pháp: Phương pháp phỏng vấn chuyên gia và phương pháp điều tra trắc nghiệm. Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: Với phương pháp này em trực tiếp phỏng vấn sâu một số nhân viên trực tiếp tham gia vào quá trình đàm phán của công ty CP Việt Mỹ như: Giám đốc kinh doanh, Trưởng phòng, phó phòng XNK và nhân viên kinh doanh XNK. Cụ thể sử dụng phương pháp phỏng vấn chuyên gia trong quá trình nghiên cứu đề tài “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ(VietMyLube)”. - Bước 1: Xây dựng bản phỏng vấn: + Đưa ra dự trù về thời gian, địa điểm, đối tượng phỏng vấn: Đối tượng phỏng vấn ở đây là: Giám đốc kinh doanh, trưởng phòng và nhân viên xuất nhập khẩu, … + Chuẩn bị bảng câu hỏi: Các câu hỏi phải liên quan chặt chẽ đến vấn đề nghiên cứu và phù hợp với đối tượng được hỏi. - Bước 2: Phỏng vấn: + Thông báo trước cho người được phỏng vấn, hẹn gặp. + Tiến hành phỏng vấn theo kịch bản phỏng vấn đã xây dựng hoặc tuỳ thuộc quá trình phỏng vấn, các phát hiện mới mà có thể đưa ra thêm các câu hỏi để hiểu sâu hơn vấn đề nghiên cứu. - Bước 3: Viết biên bản phỏng vấn: Tổng kết các kết quả phỏng vấn được, ghi rõ thời gian, địa điểm, đối tượng phỏng vấn. Phương pháp điều tra trắc nghiệm : Để làm rõ hơn vấn đề mà thông tin từ phỏng vấn chuyên gia chưa rõ thì ta có thể sử dụng phiếu điều tra, trình tự các bước tiến hành như sau: - Xác định mục đích điều tra: tìm hiểu thêm về thực trạng công tác quản trị quy trình đàm phán với đối tác châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ. - Xác định đối tượng điều tra: Một số cán bộ lãnh đạo và nhân viên trong công ty. Từ đó xác định số lượng phiếu điều tra sẽ phát (phát 10 phiếu) - Thiết kế phiếu điều tra: Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế với 12 câu dưới dạng các câu hỏi trắc nghiệm và đánh giá cho điểm. - Phát và thu hồi phiếu điều tra, trên cơ sở những phiếu điều tra đã thu thập được tiến hành tổng hợp và phân tích. - Tổng hợp và phân tích phiếu điều tra: Trên cơ sở các phiếu thu về, kiểm tra các phiếu hợp lệ, loại bỏ các phiếu không hợp lệ. Từ đó tổng hợp kết quả phiếu điều tra (có trong Phụ lục) Đánh giá cho điểm kết quả các hoạt động của công tác quản trị quy trình đàm phán theo thang điểm gồm năm mức từ 1 đến 5 tương đương với các mức đánh giá sau: Rất tốt = 5 điểm, Tốt = 4 điểm, Khá = 3 điểm, Trung bình = 2 điểm, Yếu = 1 điểm. Dữ liệu thứ cấp: Dữ liệu thứ cấp là những dữ liệu được thu thập từ những nguồn có sẵn như báo cáo kinh doanh, tài liệu thống kê, Internet,… Mục đích sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp là nhằm tìm hiểu về năng lực và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty. Qua đó, có thể nhận thấy những tồn tại trong công tác quản trị quy trình đàm phán với đối tác châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ có thể xuất phát từ chính bản thân công ty hay là do môi trường bên ngoài. Qua quá trình thu thập thông tin tại công ty, em đã thu thập được số liệu thứ cấp là: - Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty các năm 2007 – 2009 - Mẫu hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu - Số lượng hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu trong các năm 2007 – 2009. - Số lượng nhân viên, công nhân của công ty giai đoạn 2007 – 2009. 2.1.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu: Sau khi thu thập dữ liệu thì tiến hành phân tích, xử lý dữ liệu đó. Việc phân tích, xử lý dữ liệu là rất quan trọng. Dữ liệu sơ cấp: - Tiến hành xử lý và phân tích các phiếu điều tra bằng kỹ thuật lập bảng, thống kê bằng phần mềm chuyên dụng Excell. Lập các bảng biểu, thống kê các hoạt động liên quan đến quản trị quy trình đàm phán nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu và trên cơ sở đó phân tích thực trạng của hoạt động này tại công ty. - Tổng hợp kết quả phỏng vấn các chuyên gia để tiến hành phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản trị quy trinh đàm phán nhập khẩu sản phẩm với đối tác châu Âu tại công ty. Dữ liệu thứ cấp: - Phương pháp so sánh: Khi nghiên cứu bản báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, các báo cáo về tình hình nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công ty thì tiến hành thống kê, so sánh để thấy được sự tăng/giảm qua các thời kỳ nghiên cứu hay thống kê rồi so sánh các kết quả thực hiện được với kế hoạch, chỉ tiêu đã đề ra để thấy được những mặt được, chưa được, từ đó đưa ra các giải pháp khắc phục, hoàn thiện ... Phương pháp tổng hợp dữ liệu: Trên cơ sở các dữ liệu thu thập được theo các phương pháp trên, tư các tài liệu khác như: Internet, sách, báo, báo cáo tài chính, website của công ty…, ta tiến hành tổng hợp lại để có thể đi đến những kết luận đúng đắn về vấn đề nghiên cứu . 2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ. 2.2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty CP Việt Mỹ Tên Công ty : Công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ Tên giao dịch : Viet My International Oil, JSC Tên viết tắt : VIETMYLUBE Trụ sở chính 529-Hoàng Hoa Thám- Quận Ba Đình-Hà Nội Tel : 04. 3761 7099 Fax : 04. 3761 7090 Email : contact@vietmylube.com.vn Website : Tài khoản : 001568410001 tại NH Thương Mại CP Đông Á Thành phần kinh tế : Ngoài quốc doanh Hình thức pháp lý : Công ty Cổ phần Sản phẩm chủ yếu : Dầu nhờn công nghiệp, dầu Oto-xe máy, dầu Hàng hải-Hàng không, vòng bi FAG. Công ty cổ phần dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ được thành lập ngày 14 tháng 12 năm 2006, bởi 3 cổ đông sáng lập: Công ty Vĩnh Đạt, Công ty Vinatranco và Công ty D&T. Các công ty trên đều là các công ty có uy tín, kinh nghiệm hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh dầu nhớt tại Việt Nam.Vì thế,mặc dù mới được thành lập và đi vào hoạt động được 5 năm nhưng công ty đã hoạt động ổn định và ngày càng phát triển về mọi mặt,cơ sở vật chất ngày càng lớn. 2.2.2 Hoạt động kinh doanh Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty CP Việt Mỹ là: Nhập khẩu sản phẩm phục vụ cho nhu cầu trong nước và tái xuất khẩu sản phẩm ra thị trường nước ngoài. Hiện nay, Công ty là đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp trọn gói sản phẩm dầu nhờn và vòng bi bôi trơn cho nhiều doanh nghiệp,tập đoàn sản xuất công nghiệp lớn trong cả nước. Bên cạnh đó, hoạt động xuất khẩu cũng ngày càng được quan tâm và phát triển hơn tại công ty. Thị trường xuất khẩu của công ty chủ yếu là các doanh nghiệp chuyên về sản xuất sản phẩm công nghiệp nặng và hàng không,hàng hải ở các nước thuộc khu vực Đông Nam Á và đang rất được tín nhiệm. Để có được những sản phẩm chất lượng cao làm hài lòng khách hàng, công ty rất quan tâm đến nguồn cung cấp những sản phẩm đó. Vì thế, công ty chủ yếu nhập khẩu sản phẩm từ tập đoàn Exxon Mobile châu Âu và vòng bi từ tập đoàn Schafler ở Đức,1 phần nhập khẩu từ Singapore,Mỹ. Trong đó, nguồn sản phẩm nhập khẩu từ thị trường châu Âu chiếm hơn 30% tổng nguồn nguyên liệu công ty nhập khẩu hàng năm. 2.2.2.1 Kết quả hoạt động nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ trong thời gian qua. Công ty từ lâu đã nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động nhập khẩu sản phẩm đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Chính vì lẽ đó mà công ty luôn chú trọng quan tâm tới hoạt động nhập khẩu sản phẩm để phục vụ cho hoạt động phân phối và tái xuất của công ty. Biểu đồ 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty (Đơn vị: USD) (Nguồn: Báo cáo của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu) Trong vòng 3 năm, từ năm 2007 đến năm 2009 tổng giá trị nhập khẩu của năm sau bao giờ cũng cao hơn so với năm trước. Năm 2007 tổng giá trị sản phẩm nhập khẩu là 18.962.190 USD, đến năm 2008 tổng giá trị sản phẩm nhập khẩu là 22.997.875USD tăng 21,28% so với năm 2007. Năm 2009 tổng giá trị sản phẩm nhập khẩu là 27.155.361USD tăng 18,08% so với năm 2008. Nhìn ở bảng trên ta thấy tổng giá trị sản phẩm nhập khẩu tăng dần theo từng năm một phần là do công ty mở rộng quy mô cho nên khối lượng sản phẩm nhập khẩu cũng tăng lên, một phần là do sự tăng lên của giá cả của các hàng hóa đầu vào. Biểu đồ 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu của công ty giai đoạn 2007 – 2009 (Đơn vị tính: USD) (Nguồn: Báo cáo kết quả của phòng kinh doanh XNK) Còn đối với nguồn sản phẩm nhập khẩu từ thị trường châu Âu cũng tăng lên theo từng năm. Năm 2007 tổng giá trị sản phẩm nhập khẩu từ thị trường châu Âu là 6.972.404USD (chiếm 36,77% tổng giá trị sản phẩm nhập khẩu của công ty), đến năm 2009 con số đó là 11.311.296 USD (chiếm 41,65% tổng giá trị sản phẩm nhập khẩu của công ty) tăng 62,22% so với năm 2007. Ta có thể thấy, tỷ trọng sản phẩm nhập khẩu từ thị trường châu Âu có xu hướng tăng lên theo từng năm. Bởi vì, châu Âu có lợi thế rất lớn trong vấn đề sản xuất sản phẩm dầu nhờn bôi trơn, hơn nữa nguồn hàng của thị trường châu Âu rất phong phú đa dạng. 2.2.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản trị quy trình đàm phán để ký hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ. Những nhân tố chủ quan ở công ty: Các nhân tố thuộc môi trường nội lực bên trong của công ty có ảnh hưởng tới công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm với đối tác châu Âu bao gồm: Nguồn lực tài chính: Nguồn lực tài chính là nguồn lực quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp. đối với công ty CP Việt Mỹ cũng không phải ngoại lệ. Hoạt động nhập khẩu sản phẩm phục vụ cho quá trình phân phối và tái xuất được đánh giá là hoạt động rất quan trọng nên vấn đề về vốn có tác động rất lớn tới hoạt động kinh doanh của công ty. Vì là đơn vị trực tiếp nhập khẩu sản phẩm từ nước ngoài và trực tiếp tham gia hoạt động phân phối cho nên công ty rất cần có nguồn vốn lớn đáp ứng hoạt động kinh doanh của mình. Do đó, khi tham gia đàm phán để nhập khẩu sản phẩm với đối tác châu Âu, đối tác rất quan tâm đến nguồn lực tài chính cũng như khả năng thanh toán tiền hàng của công ty. Nguồn nhân lực: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty gồm có 6 người: Trưởng phòng, phó phòng phụ trách các nghiệp vụ liên quan đến hải quan, một nhân viên phụ trách các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng và 3 nhân viên phụ trách các hoạt động hỗ trợ khác. Họ đều có trình độ học vấn từ đại học trở lên cho nên khả năng nắm bắt, phân tích thông tin, khả năng lập kế hoạch khá tốt. Trình độ, khả năng của các nhà quản trị tạo rất nhiều thuận lợi trong công tác quản trị quy trình đàm phán thông qua việc vạch ra được kế hoạch hành đồng hiệu quả, nắm bắt thời và phát hiện rủi ro từ đó điều chỉnh kịp thời những phát sinh bất lợi. Tuy nhiên, do hạn chế về mặt số lượng và thiếu kỹ năng đàm phán thực tế là những yếu điểm của các nhà quản trị đã gây cản trở trong hành động của họ. Thực tế, quá trình thực hiện không đạt như mong muốn họ vạch ra. Cơ sở vật chất: Các phòng ban của công ty đều được trang bị máy tính, máy in, máy fax, máy photo, camera, điện thoại….Những trang thiết bị kỹ thuật này đã hỗ trợ cho các cán bộ nhân viên thực hiện chuyên môn hóa nghiệp vụ của mình được nhanh chóng và chính xác. Đặc biệt là đối với công tác quản trị quy trình đàm phán thì nó giúp cho các nhà quản trị tìm kiếm thông tin được dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn. Với sự hỗ trợ của máy tính, điện thoại, máy fax và mạng Internet đã giúp cho công việc trao đổi thông tin với nhà cung ứng dễ dàng hơn. Đối với một số đối tác không có điều kiện gặp mặt trực tiếp, công ty có thể tiến hành đàm phán gián tiếp với đối tác nhờ các thiết bị này. Những nhân tố thuộc môi trường kinh doanh: Các nhân tố thuộc môi trường kinh doanh ảnh hưởng tới công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty bao gồm: Đối thủ cạnh tranh Công ty CP Việt Mỹ là một trong những công ty hoạt động trong lĩnh vực phân phối ở Việt Nam. Đối thủ cạnh tranh của công ty chính là những công ty hoạt động trong cùng lĩnh vực cũng như các công ty chế biến và sản xuất sản phẩm tương tự thay thế ngay trong nước….Hiện nay, các công ty phân phối sản phẩm dầu nhờn đang cạnh tranh gay gắt với nhau để có được nguồn sản phẩm tốt đáp ứng cho nhu cầu khách hàng. Điều này đã ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản trị quy trình đàm phán của công ty. Công ty phải bỏ ra rất nhiều thời gian và chi phí để bàn bạc, thỏa thuận đi lại với đối tác. Trong một số trường hợp, công ty phải chịu sức ép về giá của các đối tác châu Âu và phải nhượng bộ, chấp nhận mức giá cao để có được nguồn hàng. Nhà cung ứng Nhà cung ứng của công ty trong hoạt động nhập khẩu sản phẩm bao gồm nhà cung ứng từ châu Âu,châu Á và cả châu Mỹ. Trong đó, công ty chủ yếu nhập khẩu nguyên liệu từ thị trường nước ngoài là châu Âu.Do đó, quá trình đàm phán không bị tác động bởi các rào cản về văn hóa, chính trị, xã hội và pháp luật. Các chính sách, quy định của nhà nước: Mỗi quốc gia đều có những quy định, chính sách khác nhau. Những quy định, chính sách này có tác động rất lớn đến công tác quản trị quy trình đàm phán bởi sự khác biệt về quốc tịch. Những chính sách, quy định của Việt Nam và EU có tác động rất lớn đến công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm của công ty. Chẳng hạn như quy định về thuế xuất nhập khẩu, hạn ngạch, thủ tục thông quan,… đều ảnh hưởng tới quản trị quy trình đàm phán, cụ thể như nội dung đàm về giá cả, về số lượng… 2.3 Tình hình quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ. Trong quá trình điều tra, nghiên cứu em đã phát 10 phiếu điều tra trắc nghiệm, kết quả thu về được 10 phiếu. Số phiếu được điền chiếm 100% số phiếu được phát. Qua quá trình điều tra, phỏng vấn trực tiếp, tổng hợp phân tích những thông tin thu thập được của công ty CP Việt Mỹ, em đã có được những kết quả đánh giá về công tác quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập khẩu sản phẩm với đối tác châu Âu của công ty CP Việt Mỹ trong thời gian gần đây như sau: Với 100% ý kiến cho rằng công tác quản trị quy trình đàm phán rất được cấp quản lý của công ty quan tâm. Các hoạt động của công tác quản trị quy trình đàm phán được đánh giá tương đối khá tốt và kết quả đánh giá các hoạt động đó được thể hiện trong bảng tổng kết kết quả phiếu điều tra, phỏng vấn và bảng đánh giá tại phần phụ lục. Lập kế hoạch đàm phán Vì nhận thức được tầm quan trọng của công việc lập kế hoạch cho quá trình đàm phán cho nên trước bất kỳ một cuộc đàm phán nào, công ty luôn vạch ra các kế hoạch đàm phán như xác định mục đích và mục tiêu đàm phán với đối tác châu Âu là gì, lập kế hoạch hành động bao gồm kế hoạch về chiến lược, kế hoạch về nhân sự và chương trình làm việc. (với 100% ý kiến cho rằng đây là công tác quan trọng đối với mỗi cuộc đàm phán mà công ty quan tâm) Đối với các đối tác châu Âu, chiến lược đàm phán mà công ty thường sử dụng là chiến đàm phán kiểu nguyên tắc và chiến lược đàm phán kiểu mềm (với tỷ lệ sử dụng lần lượt là 55% và 40%), rất ít sử dụng chiến lược đàm phán kiểu cứng. Khi lập kế hoạch chiến lược đàm phán, các nhà quản trị thường dựa vào mối quan hệ, mục tiêu đàm phán của hại bên để đưa ra chiến lược phù hợp. Chẳng hạn, công ty sử dụng kết hợp chiến lược kiểu nguyên tắc và kiểu mềm khi đàm phán với đối tác là tập đoàn Exxon Mobil.Về kế hoạch nhân sự, các nhà quản trị sẽ vạch ra kế hoạch đoàn đàm phán gồm mấy người và thành phần như thế nào tùy theo từng đối tác. Sau đó sẽ bố trí, sắp xếp vị trí của từng thành viên trong đoàn bao gồm: Trưởng đoàn đàm phán, thư ký, đàm phán viên. Nhưng hầu như đoàn đàm phán của công ty thường gồm có 3 thành phần: chuyên gia pháp lý, chuyên gia thương mại và nhân viên kỹ thuật. Còn đối với các đối tác như: Schaffler thì thường do trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành đàm phán qua thư tín. Ngoài ra, việc lập kế hoạch về địa điểm và thời điểm tiến hành đàm phán cũng được các nhà quản trị công ty quan tâm. Đối với đối tác là Exxon Mobil thì công ty thường đàm phán gặp gỡ trực tiếp vì số vốn sẽ bỏ ra là rất lớn, cho nên việc xác định địa điểm và thời điểm đàm phán tạo thuận lợi cho cả hai bên là rất quan trọng. Hàng năm, địa điểm đàm phán có thể tại công ty hoặc tại trụ sở của đối tác ở châu Âu tùy thuộc vào sự thống nhất của hai bên. Và cuối cùng, các nhà quản trị sẽ hoạch định một chương trình làm việc phù hợp với công ty. Do đó, có thể thấy công tác lập kế hoạch đàm phán được các nhà quản trị của công ty CP Việt Mỹ thực hiện tương đối khá với mức điểm tương ứng là 3.2 điểm. Tổ chức đàm phán 2.3.2.1 Chuẩn bị đàm phán Trước bất kỳ một cuộc đàm phán nào thì công tác chuẩn bị luôn đóng vai trò rất quan trọng. Chuẩn bị thông tin đàm phán: Chuẩn bị thông tin trước khi tiến hành đàm phán là một khâu mà công ty CP Việt Mỹ luôn thực hiện khi tiến hành đàm phán với các đối tác châu Âu cho dù đó là khách hàng quen biết lâu năm. Nếu công ty đàm phán với đối tác cũ thì công ty chủ yếu chuẩn bị các thông tin về hàng hóa (chất lượng, giá cả,..), về thị trường và thông tin về các đối tác khác. Còn nếu công ty đàm phán với các đối tác mới thì công ty chuẩn bị chu đáo các thông tin về đối tác. Thông tin chuẩn bị trước mọi cuộc đàm phán với đối tác châu Âu đều do Trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu kết hợp với bộ phận cung ứng vật tư của phòng kế hoạch vật tư thu thập, nghiên cứu và phân tích. Các thông tin cần thiết được thu thập từ các nguồn như: sách báo, tạp chí chuyên ngành, Internet (với 80% ý kiến), từ các tổ chức chuyên ngành quốc tế (với 20% ý kiến), từ bộ Công thương, hiệp hội các nhà phân phối Việt Nam (với 60% ý kiến), từ lưu trữ nội bộ của công ty (với 80% ý kiến) và từ nguồn khác như các hợp đồng của một số đối thủ canh tranh. Công tác chuẩn bị thông tin của công ty được coi là vấn đề thường gặp khó khăn (với 80% ý kiến) trong công tác chuẩn bị cho quá trình đàm phán. Bởi vì, mỗi đối tác sản xuất và kinh doanh các sản phẩm hoàn toàn khác nhau. Các thông tin về đối tác mà công ty thu thập được chủ yếu thông quan những người môi giới hoặc từ trang web của đối tác. Công tác chuẩn bị thông tin đàm phán của công ty còn thiếu tính đồng bộ và chỉ được đánh giá ở mức khá tương ứng với 3.2 điểm. Chuẩn bị chiến thuật, kỹ thuật đàm phán: Cách tiếp cận mà công ty sử dụng khi đàm phán với các đối tác châu Âu thường là cách tiếp cận hợp tác. Tuy nhiên, để hợp tác với đối tác trên bàn đàm phán thì đòi hỏi việc chuẩn bị các chiến thuật, kỹ thuật đàm phán là vô cùng quan trọng. Theo kết quả phỏng vấn và tìm hiểu tại công ty, công tác chuẩn bị các kỹ thuật đàm phán của công ty chỉ đạt mức khá (với 3.1 điểm). Cụ thể: - Kỹ thuật mở đầu đàm phán: tạo bầu không khí tin tưởng hợp tác với các đối tác. - Kỹ thuật truyền đạt và thu nhận thông tin: các nhà quản trị sẽ tiến hành bàn bạc với nhau để đưa ra các câu hỏi hiệu quả, xây dựng kỹ năng lắng nghe và cách trả lời câu hỏi phù hợp. - Kỹ thuật lập luận trong đàm phán: các nhà quản trị, đặc biệt là đoàn đàm phán sẽ tiến hành chuẩn bị các dẫn chứng và luận cứ để trình bày và giải thích nhằm làm cho đối tác hiểu được quan điểm và mục tiêu công ty đưa ra, hoặc nhằm làm vô hiệu hóa ý kiến của đối tác. Chuẩn bị nội dung đàm phán: Theo kết quả điều tra, phỏng vấn thì có tới 80% ý kiến cho rằng khâu chuẩn bị nội dung đàm phán mà công ty thường gặp khó khăn nhất. Song công tác này công ty lại thực hiện tốt nhất đạt 3.6 điểm. Cho dù là bạn hàng làm ăn quen biết từ trước hay bạn hàng mới thì trước mỗi cuộc đàm phán với đối tác châu Âu, công ty thường xác định một cách chi tiết các nội dung cần bàn bạc trong cuộc đàm phán đó. Các thương vụ khác nhau thì nội dung đàm phán là khác nhau. Khi đàm phán với các đối tác châu Âu có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty thì nội dung đàm phán chỉ xoay quanh các nội dung về giá sản phẩm, thời gian giao hàng hóa; còn các nội dung khác được thực hiện như các hợp đồng đã ký trước đó. Còn với các đối tác mới thì các nội dung đàm phán cần chuẩn bị sẽ nhiều hơn bao gồm: mục đích của hợp đồng, tên, số lượng, giá cả hàng hóa, thời gian và địa điểm giao hàng, điều kiện thanh toán,… Chuẩn bị nhân sự đàm phán: Về vấn đề chuẩn bị nhân sự đàm phán cho cuộc đàm phán với đối tác châu Âu thì trưởng đoàn đàm phán có vai trò quyết định thường là giám đốc kinh doanh của công ty. Trưởng phòng kinh doanh xuất nhập khẩu cũng là thành phần không thể thiếu, thường xuyên có mặt trong đoàn đàm phán