Chuyên đề Thiết kế hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm cho ngân Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam, chi nhánh huyện Thanh Trì

ăn khớp của chi tiết trên các chứng từ tiên quan đến gửi tiết kiệm của khách hàng. Quản lý mẫu chữ ký của khách hàng và tài khoản tiết kiệm của Quầy Tiết Kiệm, chịu trách nhiệấcco nhất về sự chính xác giữa chữ ký mẫu của khách hàng và chữ ký trên các chứng từ giao dịch của khách hàng với ngân hàng. ỹ Chịu trách nhiệm cung cấp và quản lý chứng từ đã được phê duyệt liên quan đến giao dịch tiền gửi tiết kiệm của khách hàng. ỉ Thủ quỹ: ỹ Thu nhận, chi trả bằng tiền mặt cho khách hàng gửi tiền tiết kiệm và chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm đếm, phân loại tiền theo đúng quy định hiện hành của Ngân Hàng Nông Nghiệp Việt Nam về quản lý quỹ nghiệp vụ. ỹ Ký xác nhận các chứng từ thu chi tiền mặt. ỹ Thực hiện cập nhật, hạch toán các giao dịch ngân quỹ với khách hàng trên hệ thống tin học của Ngân Hàng Nông Nghiệp Việt Nam theo quy định của phân hệ ngân quỹ. Lập sổ và đối chiếu số liệu giao dịch tiền mặt hằng ngày với giao dịch nghi chép của kế toán. III. Những nghiệp vụ tiền gửi chủ yếu. Việc kinh doanh của các đơn vị tài chính - ngân hàng chủ yếu là huy động vốn và sử dụng vốn huy động đó để cho vay hay đầu tư vào các dự án mà đơn vị có thể tham gia. Các đơn vị có thể huy động vốn từ các nguồn sau đây: ỉ Tiền gửi thanh toán không kỳ hạn của khách hàng (pháp nhân hay thế nhân). ỉ Tiền gửi có kỳ hạn. ỉ Tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, chứng chỉ tiền gửi, trả góp v.v. ỉ Vốn bảo đảm thanh toán của khách hàng. ỉ Vốn huy động từ các nguồn khác như: vay từ các tổ chức, ngân hàng, tin dụng trong và ngoài nước. 1. Quy định chung. ỉ Huy động tiền gửi tiết kiệm là nghiệp vụ huy động vốn bằng đồng tiền Việt Nam(VND) và đô la Mỹ(USD) của Ngân Hàng Nông Nghiệp Việt Nam từ các tầng lớp nhân dân dưới hình thức tiết kiệm. ỉ Kỳ hạn của tiền gửi được quy định theo đơn vụ tháng hoặc năm. lãi suất tiền gửi tính theo % tháng hoặc & năm và quy định trong từng thời kỳ phù hợp với thị trường lãi suất: ỹ 01 tháng được tính bằng 30 ngày. ỹ 01 năm được tính bằng 365 ngày. ỹ Kỳ hạn được bắt đầu và kết thúc vào ngày làm việc của chi nhánh. Trong trường hợp ngày đến hạn rơi vào ngày nghỉ của ngân hàng(Chủ nhật, ngày lễ, tết,…) thì ngày được quy định là ngày làm việc đầu tiên tiếp theo của ngày đó. ỉ Nghiệp vụ huy động tiết kiệm được tổ chức thành từng quầy, gọi là Quầy Tiết Kiệm, được quản lý an toàn và chặt chẽ bằng hệ thống tin học. ỉ Nguồn huy động tiền gửi tiết kiệm là nguồn vốn kinh doanh của chi nhánh NHNo&PTNT Việt Nam. 2. Chứng từ và hồ sơ nghiệp vụ trong huy động tiền gửi tiết kiệm (1). Giấy gửi tiết kiệm: là chứng từ khách hàng kê khai khi nộp tiền mặt vào quỹ nghiệp vụ theo mẫu in sẵn. (2). Phiếu thu tiền mặt: là chứng từ của quỹ nghiệp vụ NHNo&PTNT cấp sau khi đã thu nhận xong tiềnmặt do khách hàng nộp. Chứng từ này được in từ máy tính và được các bên liên quan khi giao dịch ký xác nhận. (3). Giấy lĩnh tiến tiết kiệm: là chứng từ chi tiền mặt cho khách hàng khi ngân hàng hoàn trả gốc hoặc lãi suất gửi tiết kiệm đến hạn. (4). Đăng kí giao dịch gửi tiết kiệm: là chứng từ do kế toán chuẩn bị cho khách hàng sau khi có phiếu thu tiền mặt. Chứng từ này được in từ máy tính và được các bên liên quan khi giao dịch ký xác nhận. (5). Giấy chứng nhận tiền gửi: là chứng từ do ngân hàng cấp cho khách hàng gửi tiền mặt sau khi đăng ký giao dịch gửi tiết kiệm được phê duyệt. (6). Yêu cầu chi tìn mặt(nội bộ ngân hàng): là chứng từ mà quầy tiết kiệm yêu cầu quỹ nghiệp vụ chi tiền mặt cho người gửi khi ngân hàng hoàn trả lại gốc, lãi tiền gửi tiết kiệm đến hạn. (7). Bảng liệt kê giao dịch tiền gửi tiết kiệm: là chứng từ liệt kê các phất sinh gửi, rút, trả lãi suất tiết kiệm trong ngày giao dịch tại quầy tiết kiệm. (8). Phiếu nhận tiền lãi: là chứng từ tính toán tiền lãi phải trả cho người gửi đến hạn. Chứng từ này được in từ máy tính và được các bên kí xác nhận khi giao dịch. (9). Phiếu chuyển kỳ hạn: là chứng từ chuyển kỳ hạn mới do ngân hàng lập theo cam kết và ủy thác của khách hàng khi gửi tiền trong trường hợp người gửi không đến rút tiền khi đến hạn. (10). Thông báo mất giấy chứng nhận tiền gửi: là chứng từ do người sử dụng khai báokhi mất giấy chứng nhận tiền gửi. (11). Giấy xác nhận mất giấy chứng nhận tiềng gửi: là chứng từ cấp cho người gửi xác nhận việc đăng ký báo mất gấy chứng nhận tiền gửi. (12). Giấy ủy quyền rút tiền: là chứng từ do người gửi ủy quyền cho người khác rút tiền khi đến hạn. 3. Ghi chép kế toán giao dịch tiền gửi tiết kiệm. ỉ Ghi chép với khách hàng của quầy tiết kiệm. ỹ Mọi giao dịch của khách hàng với quầy tiết kiệm được ghi chép đầy đủ trên hệ thống tin học của NHNo&PTNT Thanh Trì. ỹ Các giao dịch chi tiết liên quan đến hạch toán kế toán của khách hàng gửi tiết kiệm được thực hiện duy nhất theo mã giao dịch do quầy tiết kiệm cung cấp cho mỗi khách hàng trong mẫi lần giao dịch gửi tiền. Mã giao dịch bao gồm: ký hiệu của chi nhánh NHNo&PTNT, ký hiệu của quầy tiết kiệm thuộc chi nhánh NHNo&PTNT và số thứ tự của mỗi khách hàng trong mỗi lần giao dịch gửi tiền tại quầy tiết kiệm, mã giao dịch này được hệ thống phần mềm đảm bảo không trùng lặp trong mỗi quầy tiết kiệm của chi nhánh. ỉ Ghi chép đối với quầy tiết kiệm của chi nhánh. ỹ Các giao dịch chi tiết của khách hàng tại mỗi quầy tiết kiệm được ghi chép tổng hợp tài khoản tiền gửi tiết kiệm và tài khoản trả lãi tiết kiệm tại chi nhánh NHNo&PTNT. ỹ Tài khoản tiền gửi tiết kiệm, tài khoản trả lãi tiết kiệm được mở chi tiết theo kỳ hạn, loại tiền và mỗi quầy tiết kiệm của chi nhánh. ỹ Việc ghi chép của kế toán tại quầy tiết kiệm và chi nhánh phải đảm bảo cho việc báo cáo chi tiết đến giao dịch gửi, rút tiền, tính lãi và trả lãi đối với từng khách hàng gửi tiết kiệm cũng như kỳ hạn, loại tiền gửi của khách hàng. Đồng thời phải đảm bảo cho việc báo cáo tổng hợp liên quan đến nghiệp vụ huy động tiền tiền gửi tiết kiệm tại chi nhánh NHNo&PTNT Việt Nam. 4. Quy trình thu - nhận tiền gửi. (Sơ đồ hình 1) ỹ Khách hàng tiếp nhận sự hướng dẫn của kế toán, kê khai vào giấy nộp tiền và nộp tiền vào quỹ. ỹ Kế toán tiếp nhận giấy nộp tiền và hồ sơ, mở sổ tiết kiệm trên máy tính. Kiểm tra tính khớp đúng và chỉnh sửa (nếu cần), tiếp nhận yêu cầu về kỳ hạn, lãi suất, hình thức trả lãi. In hai bản đăng ký giao dịch đăng ký giao dịch gửi tiết kiệm; một chuyển cho khách hàng và một chuyển cho thủ quỹ. ỹ Thủ quỹ tiếp nhận giấy nộp tiền, giấy tuỳ thân và tiền mặt từ khách hàng. Thủ quỹ kiểm tiền, kiểm tra tính khớp đúng ghi trên giấy nộp tiền, viết biên lai thu tiền và trả lại giấy tờ cho khách hàng. ỹ Kế toán trình trưởng quầy các hồ sơ, chững từ, phiếu thu tiền mặt, báo cáo... ỹ Khi khớp đúng, trưởng quầy ký duyệt vào chứng từ và in duy nhất một giấy chứng nhận gửi tiền và các chứng từ kèm theo cho kế toán để kết thúc giao dịch. ỹ Kế toán kiểm tra lại và ký nhận trên giấy chứng nhận tiền gửi sau đó chuyển đến khách hàng các giấy tờ cần thiết. Lưu một bản đăng ký giao dịch gửi tiền tiết kiệm trong hồ sơ giao dịch với khách hàng và phiếu thu tiền mặt là chứng từ lưu kế toán cuối ngày. 5. Quy trình trả tiền tiết kiệm. ỉ Khách hàng rút tiền gốc và lãi: ỹ Kế toán hướng dẫn khách hàng làm thủ tục. Khách hàng lập yêu cầu rút tiền bằng cách kê khai vào giấy chứng nhận tiền gửi. Người gửi uỷ nhiệm cho người khác rút tiền, ngoài chứng từ trên thì người rút phải suất trình giấy ủy quyền rút tiền. ỹ Kế toán tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra, đối chiếu hợp lệ đúng với chữ ký. Kế toán tính tiền gốc và lãi, lập và in hai bản in theo yêu cầu chi tiền mặt. Toàn bộ chứng từ được chuyển cho trưởng quầy phê duyệt. ỹ Trưởng quầy kiểm soát tính hợp lệ, chính xác rồi chuyển lại cho kế toán . ỹ Kế toán phân loại hồ sơ, chuyển một bản yêu cầu chi tiền mặt và giấy tờ tuỳ thân của khách hàng cho thủ quỹ. ỹ Thủ quỹ thực hiện kiểm tra, chi tiền mặt, giao lại giấy tờ tuỳ thân cho khách hàng và giữ lại phiếu chi tiền mặt, yêu cầu chi tiền mặt có chữ ký của hai bên làm chứng từ gốc. ỉ Khách hàng rút tiền lãi: Quy trình chi trả tiền lãi tương tự như trên nhưng khách hàng kê khai rút tiền lãi và yêu cầu trả lãi. ỉ Trả tiền cho người thừa kế: của người gửi được lĩnh tiền gốc và lãi theo đúng quy định hiện hanhf của pháp luật. 6. Chuyển kỳ hạn mới cho sổ tiết kiệm đã gửi. ỉ Khi tiền gửi tiết kiệm đến hạn, khách hàng có nhu cầu chuyển kỳ hạn mới thì yêu cầu NHNo&PTNT làm thủ tục trực tiếp hoặc ủy thác cho NHNo&PTNT theo đăng ký giao dịch gửi tiết kiệm khi gửi tiền. ỹ Đối với chuyển kỳ hạn theo ủy thác của khách hàng: Quầy tiết kiệm của chi nhánh NHNo&PTNT chuyển số tiền gốc và lãi sang kỳ hạn mới có thời gian bằng kỳ hạn ban đầu và lãi suất theo quy dịnh tại thời điểm chuyển kỳ hạn mới. Thời điểm chuyển kỳ hạn mới theo quy định của ngân hàng. Căn cứ vào thông báo của máy tính, kế toán quầy tiết kiệm mở hồ sơ tiết kiệm của ngân hàng trên máy tính và hồ sơ lưu bằng văn bản, thực hiện kiểm tra và cập nhật kỳ hạn mới, in một phiếu chuyển kỳ hạn, ký tên trên chứng từ này và chuyển đến trưởng quầy duyệt. Trưởng quầy thực hiện kiểm tra bảo đảm khớp đúng và kỹ phê duyệt trên chứng từ. Các chứng từ và hồ sơ giao dịch tiền gửi của khách hàng được quản lý, theo dõi bằng văn bản tại quầy tiết kiệm và trên máy tính cho đến khi khách hàng rút tiền và tất toán giao dịch. ỉ Đối với chuyển kỳ hạn theo yêu cầu trực tiếp tại quầy tiết kiệm, kế toán quầy tiết kiệm trực tiếp hướng dẫn khách hàng làm thủ tục. 7. Tính lãi tiền gửi tiết kiệm. ỉ nguyên tắc tính lãi(cho một kỳ hạn): ỹ Đối với tiền gửi là VND, lãi suất được tính theo tháng. ỹ Đối với tiền gửi là USD, lãi suất được tính theo tháng. ỉ Phương pháp tính lãi: ỹ Trường hợp rút lãi khi gửi hoặc khi đến hạn: Tiền lãi = Tiền gốc *Lãi suất tháng ỹ Trường hựop rút lãi hàng tháng: Công thức tính lãi được tính như trên, nhưng thời gian tính lãi của các kỳ trả lãi (trừ kỳ cuối là 30 ngày). Đến ngày trả lãi hàng tháng rơi vào các ngày nghỉ thì tiền lãi được trả vào ngày làm việc đầu tiên tiếp theo của ngày nghỉ đó. 8. Đối chiếu và lưu trữ cuối ngày. ỉ Để đảm bảo an toàn và giữ bí mật tiền gửi của khách hàng, trong mỗi chi nhánh chỉ có giám đốc hoặc người uỷ quyền, trưởng phòng kế toán, trưởng quầy, kế toán quầy tiết kiệm là những người được phép truy cập vào chương trình quản lý tiền gửi tiêt kiệm để theo dõi quàn lý trên màn hình (không được sửa đổi ). ỉ Cuối ngày giao dịch, kế toán quầy tiết kiệm thực hiện in bảng liệt kê giao dich phát sinh trong ngày, kiểm tra đối chiếu, kí xác nhận và chuyển cho trưởng quầy cùng các chứng từ lư kế toán để phê duyệt . ỉ Trưởng quầy thực hiện kiểm tra, kiểm soát khớp đúng kí xác nhận trên bảng liệt kê giao dịch kèm chứng từ gốc của Quầy Tiết Kiệm và chuyển đến phòng kế toán hoặc phòng giao dịch để đối chiếu khớp đúng với các bộ phận liên quan. ỉ Trong quá trìng tổng hợp, đối chiếu cuối ngày nếu phát sinh các sai sót thì phòng kế toán/phòng giao dịch của chi nhánh NHNGVN phải yêu cầu các bên kiểm tra và xử lý trước khi lưu trữ cuối ngày . 9. Những vấn đề liên quan dén tiền gửi và giấy chứng nhận tiền gửi. ỉ Giấy chứng nhận tiền gửi: Là một chứng chỉ tiền gửi có giá trị rút tiền trong phạm vi các chi nhánh của NHNo&PTNT Việt Nam. Vì vậy, giấy chứng nhận tiện gửi phải còn nguyên vẹn, phát hành thống nhất theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam và phần chứng nhận được in từ máy tính đã được mã hoá thì mới có giá trị rút tiền, cầm cố, chiết khấu. ỉ Không cho người khác rút tiền: Việc không cho rút tiền gửi tiết kiệm được ngân hàng thực hiền theo yêu cầu của khách hàng khi báo mất. Việc rút tiền gửi tiết kiệm được thực hiện lại khi có yêu cầu của khách hàng công nhận là hợp lệ hoặc ngân hàng cấp lại giáy mới. ỉ Thông báo và đăng kí giấy chứng nhận tiền gửi : ỹ Khi mất giáy chứng nhận tiền gửi, người gửi phải thông báo ngay cho quầy tiết kiệm nơi gửi tiền trong vong 24 giờ. NHNo&PTNT không chịu trách nhiệm về viẹc giấy chứng nhận tiền gửi đã rút tiền trước khi nhận được thông báo mất giấy chứng nhận này của khách hàng . ỹ Kế toán quầy tiết kiệm nhận thông báo mât giấy chứng nhận tiền gửi từ khách hàng, thực hiện kiểm tra, đối chiếu với đang kí giao dịch gửi tiết kiệm đã đăng ký. Nếu đúng, thực hiện mở hồ sơ tiền gửi tiết kiệm của khách hàng trên máy tính để đăng ký báo mất sổ dưới hình thức phong toả tiền gửi tiết kiệm của khách hàng.In hai bản giấy xác nhận báo mất giấy chứng nhận tiền gửivà trinh trưởng quầy tiết kiệm phê duyệt. ỹ Sau khi kiểm tra thông báo mất giấy chứng nhận tiền gửi và xác nhận báo mất, nếu khớp đúng, trưởng quầy ký xác nhận phong toả tiền gửi trên máy tính. ỹ Khi việc phong toả tiền gửi được phê duyệt, kế toán quầy tiết kiệm chuyển một giấy xác nhận báo mất giấy chứng nhận tiền gửi của khách hàng, một bản lưu lại kế toán quầy tiết kiệm cùng thông báo mất giấy chứng nhận tiền gửi của khách hàng. ỹ Việc chấm dứt phong toả tiền gửi do mất giấy chứng nhận tiền gửi chỉ được thực hiện khi người gửi tiền tìm thấy giấy chứng nhận tiền gửi và xuất trình cùng giấy xác nhận báo mất giấy chứng nhận tiền gửi cho quầy tiết kiệm để sử lý giải toả tiền gưit tiết kiệm theo bước tương tự như khi phong toả. Quầy tiết kiệm thu hồi lại giấy xác nhận báo mất giấy chứng nhận tiền gửi từ khách hàng và có xác nhận đă giao cho họ. ỹ NHNo&PTNT Việt Nam chỉ trả cho người bị mất giấy chứng nhận tiền gửi khi hội đủ các điều kiện sau: Người rút tiền đúng là người gửi tiền khi đăng ký giao dịch gửi tiền. Có giấy xác nhận báo mất giấy chứng nhận tiền gửi do quầy tiết kiệm phát hành. Sau 15 ngày kể từ ngày đến hạn trong đăng ký giao dịch gửi tiền, việc chi trả cho người gửi này được thực hiện tương tự như các bước đă quy định, nhưng người quyết định chi trả là giám đốc chi nhánh NHNo&PTNT Việt Nam hoặc là người ủy quyền thay thế. Bản gốc thông báo mất giấy chứng nhận tiền gửi là chứng từ lưu kế toán thay thế cho giấy chứng nhận tiền gửi. ỉ Cầm cố, chiết khấu giấy chứng nhận tiền gửi tại NHNo&PTNT. ỹ Người gửi tiền theo giấy chứng nhận tiền gửi do quầy tiết kiệm phát hành có thể cầm cố, chiết khấu tại chi nhánh NHNo&PTNT cho quầy tiết kiệm đó theo quy định về nghiệp vụ cầm cố, chiết khấu hiện hành của NHNo&PTNT Việt Nam. ỹ Ngoài việc cân đối nguồn vốn, chi nhánh NHNo&PTNT phải thực hiện kiểm tra, đối chiếu với quầy tiết kiệm đă phát hành giấy chứng nhận tiền gửi trước khi quyết định thực hiện cầm cố, chiết khấu giấy chứng nhận tiền gửi này. Chi nhánh chỉ giao dịch nghiệp vụ này trực tiếp với người gửi trong giấy chứng nhận tiền gửi. ỹ Quầy tiết kiệm căn cứ vào bản đề nghị, yêu cầu của khách hàng về cầm cố, chiết khấu giấy chứng nhận tiền gửi để kiểm tra, đối chiếu như quy định về chi trả tiền gửi tiết kiệm ở phần trên. Nếu khớp đúng thì thực hiện phong toả tiền gửi và xác nhận phong toả cho bên liên quan. Chương II Thiết kế chương trình quản lý tiền gửi tiết kiệm tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn thanh trì. 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá. a. Những khái niệm về thông tin và cơ sở dữ liệu. Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm thường được dùng lẫn lộn dù chúng là hai khái niệm khác nhau. Dữ liệu là các con số, các dữ liệu về một đối tượng nào đó. Thông tin có thể coi như dữ liệu đã xử lí ở dạng tiện dùng, dễ hiểu. Như vậy thông tin có thể ví như đầu ra còn dữ liệu giống như đầu vào. Người ta còn định nghiã thông tin là sự phản ánh và biến thành tri thức mới của chủ thể phản ánh. Qua các định nghĩa đó ta có thể thấy thông tin luôn được gắn với sự tiện dùng, có ích đối với chủ thể nhận tin. Khái niệm dữ liệu và thông tin là hai khái niệm cơ bản dùng trong hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin(HTTT) là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lí, lưu trữ và phân phối thông tin để nhằm mục đích hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối kiểm soát tình hình hoạt động của cơ quan. Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lí dữ liệu trong những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng các dữ liệu cần thiết. Nếu kho dữ liệu này được cài đặt trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảo quản nhờ các chương trình của máy tính(phần mềm quản trị dữ liệu) thì được gọi là ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu. Nếu ta ứng dụng tin học vào công tác quản lí thư viện thì hệ thống thông tin của thư viện sẽ được lưu trữ trong các phương tiện nhớ của máy tính điện tử, kho dữ liệu của hệ thống thông tin thư viện sẽ được được bảo quản bởi một chương trình, chương trình này cho phép lưu trữ, tìm kiếm, thêm, xoá... thuận tiện mà không cần phải lưu trữ ra giấy. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được tổ chức có cấu trúc, được lưu trữ trên những phương tiện trữ tin thoả mãn một cách đồng thời và có chọn lọc cho nhiều người dùng khác nhau và cho những mục đích khác nhau. Đặc tính của cơ sở dữ liệu là giảm trùng lặp dữ liệu, chia sẻ cho nhiều người dùng, truy suất dễ dàng. Dữ liệu đảm bảo tính nhất quán, bảo mật và có thể phục hồi. b. Các thành phần cơ sở dữ liệu: ỹ Ngôn ngữ mô tả dữ liệu: Bao gồm mô tả cấu trúc của cơ sở dữ liệu và mô tả các liên hệ của dữ liệu, các loại ràng buộc. ỹ Ngôn ngữ sử dụng dữ liệu: có đặc tính như ngôn ngữ lập trìnhdùng để: truy xuất, cập nhật và khai thác dữ liệu. ỹ Từ điển dữ liệu: là nơi tập trung lưu trữ về thành phần cấu trúc của cơ sở dữ liệu, chương trương trình, mã bảo mật và thẩm quyền sử dụng. c. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu. ỹ Hệ quản tri CSDL: là các phần mềm cho phép xây dựng CSDL và cung cấp công cụ để thao tác trên CSDL đó. Các hệ quản trị CSDL hiện nay gồm có Access, Visual Fox, SQL server.. ỹ Các mức biểu diễn của CSDL. Mức biểu diễn ngoài hay gọi là lược đồ ngoài: đây là mức đặc tả dữ liệu theo quan niệm của người dùng. Mức biểu diễn trong hay lược đồ vật lý trong: dặc tả dữ liệu được lưu trữ phù hợp với thiết bị lưu trữ tin hoặc tổ chức lưu trữ của hệ điều hành. Mức biểu diễn quan niệm hay lược đồ quan niệm: là quá trình diễn đạt thế giới thực bằng ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu. ỹ Ngôn ngữ mô tả dữ liệu (Data Definition Language - DDL)gồm: Mô tả cấu trúc của CSDL. Mô tả các liên hệ của dữ liệu, các loại ràng buộc. ỹ Ngôn ngữ sở dụng dữ liệu (Data Manipulation Language – DML): có đặc tính như ngôn ngữ lập trình dùng để Truy xuất dữ liệu. Cập nhật dữ liệu. Khai thác dữ liệu. ỹ Từ điển dữ liệu (Data Dictionnary – DD): là nơi tập trung lưu trữ về: Thành phần cấu trúc của CSDL (thuộc tính., mối quan hệ v.v...) Chương trình. Mã bảo mật, thẩm quyền sử dụng. ỹ Các khái niệm cơ bản: Thực thể (entity) hay đối tượng (object): là khái niệm để chỉ một vật cụ thể hay trừu tượng trong thế giới thực. Ta có thể phân biệt thực thể này hay thực thể khác. Thuộc tính (attribute): là các tính chất của thực thể. Thực thể có chung thuộc tính: thành lập tập các thực thể hay tập các đối tượng mà các thuộc tính đó luôn luôn phải có. 2. Cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm. a. Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý tiết kiệm. ỉ Các ký pháp của sơ đồ: ỹ Sử lý: Thủ công Giao tác người – máy Tin học hoá ỹ Kho lưu trữ dữ liệu: Thủ công Tin học hoá ỹ Dòng thông tin: Tài liệu ỉ Quy trình lập sổ tiền gửi tiết kiệm: Quy trình lập sổ tiết kiệm được thực hiện thông qua các bước: ỹ Khách hàng gọi sổ tiết kiệm và điền các thông tin vào phiếu yêu cầu theo sự hướng dẫn của nhân viên kế toán. ỹ Phiếu yêu cầu sau đó được chuyển đến cho kế toán kiểm tra, nếu phát hiện sai sót sẽ yêu cầu khách hàng lập lại phiếu. Sau khi kiểm tra song, kế toán tến hành cập nhật dữ liệu vào cơ sở dữ liệu khách hàng. Từ cơ sở dữ liệu này tiến hành lập sổ tiết kiệm cho khách hàng rồi chuyển cho trưởng quầy phê duyệt. ỹ Trưởng quầy tiết kiệm phê duyệt sau đó chuyển sang cho thủ quỹ, hệ thống chuyển sang bước hai. Khách hàng Kế toán Trưởng quầy Thủ quỹ Điền phiếu yêu cầu Phiếu yêu cầu Kiểm tra phiếu y/c Phiếu hợp lệ Phiếu y/c không hợp lệ Kho DL Sổ tiết kiệm Duyệt sổ tiết kiệm Sổ tiết kiệm đă duyệt Thu nhận tiền gửi Lập sổ tiết kiệm Cập nhật dữ liệu Sơ đồ luồng thôgn tin trong hệ thống thu nhận tiền gửi tiết kiệm. ỉ Quy trình thu nhận tiền gửi: ỹ Sau khi trưởng quầy chuyển sổ tiết sang, thủ quỹ tiến hành kiểm tra sổ tiết kiệm, viết hoá đơn và thu tiền của khách hàng. ỹ Khách hàng nộp tiền cho thủ sau đó nhận lại sổ tiết kiệm và hoá đơn thu tiền. Nộp tiền cho thủ quỹ Trưởng quầy Thủ quỹ Khách hàng Kiểm tra sổ tiết kiệm Hoá đơn Sổ tiết kiệm Sổ tiết kiệm Thu tiền của khách hàng Viết hoá đơn Sơ đồ luồng thông tin trong hệ thống thu nhận tiền gửi tiết kiệm. ỉ Quy trình chi - trả tiền gửi tiết kiệm. Khách hàng Kế toán Trưởng quầy Thủ quỹ Yêu cầu rút tiền Kiểm tra chứng từ Kiểm tra giấy tờ tuỳ thân Phiếu yêu cầu rút tiền Yêu cầu chi tiền mặt cho khách hàng Sổ tiết kiệm Chứng từ, sổ tiết kiệm Phê duyệt Chi trả tiết kiệm Chứng từ đã phê duyệt Giấy tờ tuỳ thân Tiền mặt và giấy tờ khác Nhập kho dữ liệu Tính toán và ghi sổ DL Sổ hết hạn bị loại bỏ Sơ đồ luông thông tin trong hệ thống chi, trả tiết kiệm. Quy trình chi trả tiết kiệm được thực hiện thông qua các bước sau: ỹ Khách hàng gửi yêu cầu rút tiền và sổ tiết kiệm cho kế toán ỹ Kế toán kiểm tra chứng từ và sổ tiết kiệm, sau đó nhập dữ liệu, tính toán và ghi sổ tiết kiệm, cuối cùng chuyển sổ cho trưởng quầy kiểm soát. ỹ Trưởng quầy phê duyệt sau đó chuyển cho thủ quỹ kèm theo yêu cầu chi tiền mặt. ỹ Thủ quỹ nhận chứng từ đã phê duyệt và yêu cầu khách hàng cho kiểm tra giấy tờ tuỳ thân. Cuối cùng trả tiền giấy tờ tuỳ thân cho khách hàng. Trả sổ tiết kiệm hết hạn về cho kế toán. ỉ Quy trình chuyển kỳ hạn. Khách hàng Kế toán Trưởng quầy Phiếu yêu cầu chuyển kỳ hạn Sổ tiết kiệm Báo cáo Kiểm tra sổ và phiếu yêu cầu chuyển kỳ hạn Kho DL Lập sổ mới Lâp báo cáo Sổ tiết kiệm Sơ đồ luông thông tin trong hệ thống chuyển kỳ hạn. ỹ Khi muốn chuyển kỳ hạn khách hàng gửi phiếu yêu cầu tới nhân viên kế toán. ỹ Kế toán tiếp nhận phiếu yêu cầu và sổ tiết kiệm. Kiểm tra sổ tiết kiệm, tiến hành cập nhật dữ liệu và chuyển kỳ hạn cho sổ tiết kiệm sau đó báo cáo cho trưởng quầy. ỹ Khách hàng nhận lại sổ tiết kiệm với kỳ hạn mới đã chuyển. b. Sơ đồ luồng dữ liệu: ỉ Sơ đồ luồng dữ liệu: dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. ỉ Các ký pháp dùng trong sơ đồ DFD: Tên người/ Bộ phận phát/ nhận tin Tên dòng dữ liệu Tiến trình sử lý Tệp dữ liệu ỉ Sơ đồ ngữ cảnh(DFD mức 0). Hệ thống xử lý tiết kiệm Khách hàng Kế toán Trưởng quầy Các yêu cầu lập sổ, gửi, rút tiền. Chi trả tiền và ct Các yêu cầu lập phiếu, tra cứu.. Trả lời Các yêu cầu lập bảng, tra cứu… Trả lời Sơ đồ ngữ cảnh ỉ DFD mức 1: Sử lý gọi tiết kiệm Sử lý rút tiền Hệ thống tra cứu Hệ thống thống kê Lập bảng thiết kế giao dịch Sử lý chuyển kỳ hạn Khách hàng Nhân viên quầy tiết kiệm Trưởng quầy, kiểm soát Khách hàng Sổ tiết kiệm Nhân viên Khách hàng Sổ tiết kiệm Giao dịch Khách hàng Giao dịch (2) (5) (4) (6) (9) (10) (13) (12) (15) (18) (16) (19) (20) (21) (22) (27) (23) (26) (29) (30) (28) (17) (14) (7) (24) (25) (31) (32) (36) (37) (33) (34) (8) (11) (35) (1) (3) Hệ thống DFD mức 1 Chú thích sơ đồ hệ thống DFD mức 1: Yêu cầu gọi tiết kiệm. Thông báo và gọi tra hồ sơ. Yêu cầu kiểm tra và lập phiếu. Trả hai bản chi tiền mặt. Cập nhật danh sách. ,(17),(32)Danh sách khách hàng. ,(11),(34) Danh sách hoặc mã sổ tiết kiệm. Cập nhật danh sách sổ tiết kiệm. Danh sách nhân viên. Danh sách mã khách hàng. Mã nhân viên. Yêu cầu rút tiền. Trả giấy và tiền mặt. Yêu cầu kiểm tra phiếu gọi và chữ ký. In hai bản chi tiền mặt. (18),(20) Yêu cầu chuyển kỳ hạn. (19),(21) Thông báo kỳ hạn đã chuyển. (22),(24) Yêu cầu tra cứu thông tin. (23),(25) Các thông tin tra cứu. (26) Yêu cầu lập bảng liệt kê giao dịch. (27) Bảng liệt kê giao dịch. (28) Thông tin của phiên giao dịch. (29) Cập nhật danh sách giao dịch. (30),(33) Danh sách các giao dịch. (31) Yêu cầu lập bảng liệt kê giao dịch. (34) Thông tin về sổ tiết kiệm. (35) Yêu cầu thống kê. (36) Trả lời thống kê. ỉ Hệ Thống DFD mức 2. Từ hệ thống DFD mức 1, ta phân rã thành các hệ thống DFD mức 2 bao gồm: hệ thống mở sổ tiết kiệm, hệ thống sử lý rút tiền, hệ thống sử lý chuyển kỳ hạn và hệ thống tra cứu. ỹ Hệ thống gửi tiết kiệm: 1.0 Hệ thống giao dịch tiết kiệm 2.0 Hệ thống mở sổ tiết kiệm 3.0 Hệ thống lập phiên giao dịch Khách hàng Nhân viên quầy tiết kiệm Nhân viên Sổ tiết kiệm Khách hàng Lãi suất Giao dịch (1) (3) (2) (5) (4) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) DFD mức 2 (Sơ đồ hệ thống gửi tiết kiệm) Là hệ thống DFD mức 2, mô tả luồng dữ liệu vào, ra trong hệ thống nhận gửi tiết kiệm. Sơ đồ này được phân rã từ sơ đồ DFD mức 1. Chú thích sơ đồ: (1). Yêu cầu gọi tiết kiệm. (2). Yêu cầu kiểm tra và lập phiếu. (3). Hồ sơ không hợp lệ. (4). Trả