Chuyên đề Thực hiện hợp đồng nhập khẩu vật tư thiết bị đường sắt tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu và cung ứng vật tư thiết bị đường sắt (VIRASIMEX) - Thực trạng và giải pháp

ồm các nhóm hàng sau: Dụng cụ cơ khí: bao gồm phụ kiện, dụng cụ cơ khí, phụ tùng đầu máy toa xe, thông tin. Kim khí: thép các loại, ray, ghi các loại. Thiết bị. Vật liệu xây dựng: gỗ tròn, gỗ hộp, gỗ xẻ các lạo, tà vẹt, xi măng... Hàng hoá vật tư khác: thạch cao, cao su... Ngoài ra Công ty còn kinh doanh dịch vụ: Du lịch, khách sạn, nhà hàng, dịch vụ xuất khẩu lao động, may trang phục, chế biến các sản phẩm sản xuất từ gỗ tre nứa; sản xuất các sản phẩm phục vụ ngành xây dựng như bê tông, xây dựng công trình... Trong các nhóm mặt hàng trên thì nhóm mặt hàng dụng cụ cơ khí là nhóm hàng chủ đạo trong sản xuất kinh doanh của Công ty, tiếp theo là nhóm mặt hàng kim khí. Hai nhóm hàng này mang lại doanh thu cao nhất cho Công ty. Cụ thể các mặt hàng đạt giá trị cao nhất trong các nhóm mặt hàng đó là: Phụ tùng đầu máy toa xe, và kinh doanh thép, ray ghi. 2.2.1.3 Thị trường của công ty Thị trường chính của công ty là thị trường trong ngành Đường sắt và các ngành khác có nhu cầu sử dụng vật tư thiết bị của ngành đường sắt như: ngành than, ngành khai thác quặng… Sau khi nhập khẩu về Công ty tiến hành phân phối các mặt hàng này cho các đơn vị có nhu cầu: Các đơn vị trong ngành Đường sắt, Các Công ty xây dựng công trình ngoài ngành như: Tổng Công ty xây dựng công trình Thăng long, Công ty xây dựng công trình giao thông Cienco...các hoạt động này thường phụ thuộc vào kế hoạch đấu thầu mua bán của liên hiệp Đường sắt Việt Nam. Còn về dịch vụ xuất khẩu lao động thị trường chính của công ty là: Malaysia, Đài Loan. Hiện nay đã phát triển được sang thị trường mới: Trung Đông, CH Séc. Ngoài ra tùy theo nhu cầu từng năm Công ty còn xuất khẩu dầu cọ sang Đài loan, xuất khẩu cao su sang Trung Quốc 2.2.1.4 Hoạt động kinh doanh nhập khẩu vật tư thiết bị của công ty 2.2.1.4.1 Giá trị các mặt hàng nhập khẩu Hiện nay các mặt hàng Công ty đang tiến hành nhập khẩu là: phụ tùng đầu máy toa xe, tâm ghi, phụ kiện cầu đường, sắt thép nguyên liệu, các thiết bị thông tin tín hiệu và một số mặt hàng khác. Trong những năm gần đây kim ngạch nhập khẩu những mặt hàng chính của Công ty trung bình tăng 8,3triệu USD tương đương 130tỷ đ. Số lượng mặt hàng nhập khẩu lên đến 32 mặt hàng trong đó có 29 mặt hàng thuộc nhóm phụ tùng thiết bị, 3 mặt hàng thuộc nhóm nguyen vật liêu. Số lượng hàng nhập khẩu tăng thêm đó phục vụ chủ yếu cho việc bảo dưỡng sửa chữa Đường sắt, thiết bị sửa chữa Đường sắt. Cụ thể giá trị các mặt hàng nhập khẩu chính của Công ty giai đoạn 2004 - 2007 được thể hiện qua bảng sau: Bảng 2: Giá trị các mặt hàng nhập khẩu từ năm 2004 - 2007 Đơn vị: USD TT Mặt hàng 2004 2005 2006 2007 Phụ tùng toa xe 269.243 1.590.732 2.530.482 2.862.125 Phụ tùng đầu máy 364.144 831.618 1.025.805 1.134.906 Thép các loại 1.187.606 648.033 102.024 Ray P43,24,30 665.734 493.899 680.453 820.064 Phụ kiện cầu đường 519.785 289.745 350.250 470.350 Thạch cao 82.798 259.053 260.670 290.240 Thiết bị bảo dưỡng 118.694 617.867 650.350 815.730 Kích răng 18.873 14.250 22.610 trục bánh toa xe 673.067 496.034 750.000 832.105 Nguồn: Phòng Kế hoạch - Kĩ thuật Qua bảng trên ta thấy việc nhập khẩu phụ tùng đầu máy, toa xe, thiết bị bảo dưỡng,thạch cao là các mặt hàng có xu hướng tăng qua các năm, còn các mặt như Ray, phụ kiện cầu đường, trục bánh toa xe thì gí trị nhập khẩu năm 2005 có giảm hơn so với năm 2004 nhưng năm 2006 và năm 2007 lại có xu hướng tăng. Ví dụ như: giá trị Ray nhập khẩu năm 2005 giảm 171.835 USD(74,2%) so với năm 2004, nhưng năm 2006 lại tăng 186.554 USD(138%) so với năm 2005 và năm 2007 tăng 139.611USD(120,5%) so với năm 2006. 2.2.1.4.2. Thị trường nhập khẩu của Công ty Thị trường nhập khẩu có vai trò rất quan trọng vì nó quyết định đến chất lượng đầu vào của hàng hoá và kết quả đầu ra của Công ty. Vì vậy nên Công ty rất chú trọng vào việc lựa chọn thị trường nhập khẩu, Công ty đã tích cực trong việc đầu tư nghiên cứu, tìm hiểu về khả năng cung cấp, năng lực của những nhà cung ứng. Thị trường quen thuộc của Công ty là: Trung Quốc, Ấn Độ, Bỉ, Pháp, Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc. Giá trị nhập khẩu của Công ty đối với từng thị trường trên được thể hiện thông qua bảng số liệu sau: Bảng 3: Bảng số liệu về thị trường nhập khẩu ở Công ty Virasimex Đơn vị: USD Thị Trường 2005 2006 2007 2006/2005 (%) 2007/2006 (%) Trung Quốc 2.954.456 3.176.616 3.453.579 107,5 108,7 Ấn Độ 567.040 819.372 902.230 144,4 110,1 Bỉ 642.075 1.184.580 1.540.520 184,3 130 Pháp 48.721 50.023 55.300 102,6 110,5 Đài Loan 99.646 188.227 221.762 188,8 117,8 Hàn Quốc 576.138 112.215 Nguồn: Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật Qua bảng số liệu ta thấy: Thị trường Trung Quốc là thị trường lớn nhất của Công ty, giá trị nhập khẩu từ thị trường này có xu hướng tăng qua các năm. Giá trị nhập khẩu các mặt hàng của Công ty từ các thị trường này năm 2007 đều tăng so với năm 2006: Tăng mạnh nhất là từ thị trường Bỉ (tăng 130%), và Đài Loan (tăng 117,8%). Ngoài các thị trường truyền thống trên thì hiện nay Công ty đã mở rộng thị trường nhập khẩu với nhiều thị trường mới như: Italia, Nam Phi, Đức. Tuy trị giá nhập khẩu ở các nước này hiện còn thấp, những mặt hàng nhập khẩu từ những nước này chủ yếu là các phụ tùng thiết bị như: Băng đa đầu nhập khẩu từ Nam Phi trị giá 57.600USD(2005), hay vòng bi toa xe lửa nhập khẩu từ Ý với trị giá 215000 USD(2005). Việc nhập khẩu từ các thị trường này chưa ổn định mà chỉ nhập khẩu nhằm mục đích phục vụ cho một số mặt hàng tại thời điểm nhất định. Nhưng trong tương lai đây sẽ là các thị trường tiềm năng đối với sự phát triển kinh doanh của Công ty. 2.2.2. Thực trạng ký kết hợp đồng nhập khẩu tại công ty VIRASIMEX Ký kết hợp đồng là một trong những khâu mở đầu quan trọng trong hoạt động nhập khẩu. Để ký kết được các hợp đồng TMQT và là những hợp đồng có lợi nhất, có thể thực hiện được, ít rủi ro và mang lại hiệu quả cao trong quá trình kinh doanh là một nghệ thuật đòi hỏi không chỉ ở sự linh hoạt, tinh tế, có kinh nghiệm của đàm phán ký kết mà còn đòi hỏi cả một quá trình chuẩn bị, nghiên cứu, tìm hiểu kỹ các yếu tố liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng. Việc ký kết hợp đồng của công ty được tiến hành dưới nhiều hình thức khác nhau, có thể là hình thức trực tiếp gặp gỡ hoặc thông qua con đường thư điện từ, điện tín. Hoạt động ký kết đi liền với hoạt động đàm phán. Khi đàm phán thành công, nghĩa là bên công ty và bên cung ứng (bên xuất khẩu) đã có sự thống nhất về cách nhận định, quan niệm về các điều khoản nêu ra thì lúc này hai bên sẽ tiến hành ký kết vào làm thành một hợp đồng. Đối với những bạn hàng quen thuộc của công ty như: Trung Quốc, Bỉ, Ấn Độ có quan hệ tốt, tin tưởng lẫn nhau, công ty sử dụng đàm phán bằng thư, điện tín hoặc thư nhanh fax và khi có sự thống nhất của hai bên sẽ tiến hành hoạt động ký kết. Điều này có nghĩa là khi công ty nhận đơn chào hàng của người bán hoặc người bán nhận được đơn đặt hàng của công ty, nếu hai bên thống nhất về mọi điều khoản thì cùng ký vào làm thành một hợp đồng. Việc sử dụng hình thức giao dịch này giúp công ty có nhiều thời gian để nghiên cứu, cân nhắc, suy nghĩ và đưa ra mọi phương án có thể xảy ra. Có 3 hình thức ký kết hợp đồng bao gồm hợp đồng nhập khẩu trực tiếp, hợp đồng nhập khẩu uỷ thác, hợp đồng nhập khẩu liên doanh liên kết, hình thức ký kết trực tiếp được công ty sử dụng duy nhất trong kinh doanh. Hợp đồng của công ty có giá trị rất lớn và hàng nhập khẩu thường đòi hỏi kỹ thuật chính xác theo bản vẽ nên hợp đồng của công ty được rà soát rất kỹ để đem lại hiệu quả cao trong việc nhập khẩu. Như vậy, để thực hiện hợp đồng nhập khẩu được tiến hành tốt, các bên nhanh chóng thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ của mình đòi hỏi các cán bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu của công ty xem xét kỹ lưỡng mọi điều khoản ghi trong hợp đồng trước khi ký kết, cân nhắc xem đã đầy đủ những thoả thuận đã đàm phán chưa. Trong đó, công ty thường chú trọng vào các điều khoản mà nếu thoả thuận, xem xét không kỹ càng sẽ dẫn đến những mâu thuẫn, tranh chấp khó giải quyết như: Điều khoản về giá cả: xác định rõ đồng tiền tính giá là đồng tiền nào, mức giá tính là bao nhiêu, phương pháp quy định giá là giá cố định hay giá linh hoạt. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều quy định đồng tiền tính giá và đồng tiền thanh toán là đôla Mỹ. Ngoài ra, việc xác định mức giá trong hợp đồng, công ty còn căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng. Do hàng hoá của công tu chủ yếu nhập khẩu bằng đường biển, công ty nhập khẩu theo giá CIF Hải Phòng, Cái Lân. Vì vậy, mức giá nhập khẩu của công ty chịu mức giá cao vì khoản chi phí về vận tải, về bảo hiểm, các khoản thuế như thuế nhập khẩu, thuế VAT, các chi phí liên quan khác bên bán đều đưa vào giá. Điều khoản về tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng theo từng mặt hàng nhập khẩu cũng được công ty xem xét kỹ. Ví dụ như: nhập khẩu mặt hàng “Đầu máy toa xe”, số lượng (1 chiếc), loại mấy tấn (5 tấn), công suất bao nhiêu để bên bán giao hàng một cách thuận lợi, nhanh chóng cho công ty. Điều khoản thuê tàu: điều kiện này cũng đòi hỏi công ty phải thoả thuận, xem xét các vấn đề đưa ra một cách thận trọng trong hợp đồng. Các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều thoả thuận ký kết việc thuê tàu là do bên bán. Công ty nhập khẩu hàng theo giá CIF – điều đó có nghĩa là: bên bán phải chịu các chi phí về thuê tàu, về bảo hiểm, chi phí bốc hàng, chi phí dỡ hàng (nếu chi phí này đã nằm trong tiền cước). Nhưng khác với các điều kiện giao hàng khác, khi nhập CIF thì địa điểm phân chia rủi ro và điểm phân chia chi phí là khác nhau, do đó nếu thoả thuận không kỹ nhất là về điều kiện bảo hiểm thì hàng hoá trên đường vận chuyển gặp phải sự cố bất thường thì công ty sẽ phải chịu mức thiệt hại, rủi ro nhiều hơn. Điều khoản trọng tài: Để đảm bảo quyền lợi khi xét xử tranh chấp, công ty VIRASIMEX đã chú ý chọn trọng tài xét xử là trọng tài Việt Nam. Hiện nay, cơ quan là Trung tâm trọng tài quốc tế bên cạnh Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam. Điều khoản bào hành: Đây cũng là một trong các điều khoản mà công ty cũng rất quan tâm vì các sản phẩm nhập khẩu của công ty chủ yếu là đầu máy toa xe, thép, răng kích các loại…và chế độ bảo hành, bảo dưỡng là rất cần thiết. Muốn tạo uy tín với khách hàng, công ty thường xuyên yêu cầu bên cung ứng kéo dài thời hạn bảo hành (1 năm) để đảm bảo hiệu quả sử dụng chúng. Thực trạng thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty VIRASIMEX 2.3.1 Kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty VIRASIMEX Nhìn chung, trong thời gian qua, bằng sự nỗ lực, tích cực của các cán bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu của công ty VIRASIMEX, số lượng hợp đồng mà công ty ký kết và thực hiện đã tăng lên đáng kể. Công ty đã luôn chủ động trong việc tìm kiếm các hợp đồng mới cũng như tích cực trong công tác nghiên cứu thị trường để nhập khẩu các mặt hàng có chất lượng tốt hơn, mẫu mã, chủng loại đa dạng hơn đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước. Số hợp đồng nhập khẩu đã ký kết và thực hiện của công ty từ năm 2005 – 2007: Đơn vị tính: tỷ VND Năm 2005 2006 2007 Số hợp đồng nhập khẩu trực tiếp 108 117 125 Tổng giá trị hợp đồng 88,81 111,86 307,53 Nguồn: Phòng kế hoạch kĩ thuật Từ bảng trên ta thấy: Trong năm 2006, số hợp đồng mà công ty ký kết tăng lên 9 hợp đồng và tổng giá trị các hợp đồng tăng 23,05 tỷ (26%) so với năm 2005. Năm 2007 tăng lên 8 hợp đồng và tổng giá trị các hợp đồng tăng 195,67 tỷ (174,9%) so với năm 2006, điều này đã phản ánh những cố gắng trong công tác thực hiện hợp đồng. Các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều là hợp đồng nhập khẩu trực tiếp, không có hợp đồng nhập khẩu uỷ thác hoặc hợp đồng nhập khẩu liên doanh. Hình thức nhập khẩu này giúp công ty có thể đàm phán trực tiếp với bên cung ứng, thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng một cách trực tiếp, thống nhất, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu được nhanh chóng đông thời công ty cũng chủ động trong hoạt động kinh doanh của mình tại thị trường trong nước, xem xét, nghiên cứu mặt hàng nào đang có nhu cầu tăng để tiến hành ký kết thêm nhiều hợp đồng nhập khẩu. Trước mắt, các đơn vị cung ứng cho công ty thường là những bạn hàng quen thuộc như Trung Quốc, Bỉ,…nên việc nhập khẩu các mặt hàng cung trở nên dễ dàng hơn vì công ty nhiều sự lựa chọn về giá cả, chủng loại. Trong các bạn hàng quen thuộc này thì Trung Quốc vẫn là bạn hàng xuất khẩu nhiều nhất. Giá trị một số hợp đồng còn nhỏ khoảng 45.000 đến 55.000 $, còn hợp đồng với giá trị lớn thường 100.000 đến 150.000 $ (đầu máy toa xe lửa), những hợp đồng lớn này còn chiếm tỷ lệ nhỏ. Trong quá trình thực hiện hiện hợp đồng xuất nhập khẩu hầu hết các hợp đồng mà công ty đã ký kết đều được thực hiện cả. Tuy nhiên không phải hợp đồng nào công ty cũng tiến hành một cách thuận lợi, công ty vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng, đặc biệt là làm thủ tục hải quan, nhận hàng và việc giao nhận hàng thường bị chậm. 2.3.2Quá trình tổ chức thực hiện các hợp đồng Do các mặt hàng nhập khẩu của công ty không nằm trong danh mục các mặt hàng phải xin giấy phép nhập khẩu nên khi thực hiện hợp đồng công việc đầu tiên của công ty là mở L/C. 2.3.2.1 Mở thư tín dụng (L/C) Hầu hết, trong các trường hợp mà công ty VIRASIMEX đã ký kết, bên xuất khẩu đã yêu cầu công ty thanh toán bằng thư tín dụng chứng từ L/C. Chính vì vậy công việc đầu tiên của công ty là tiến hành mở L/C. Căn cứ vào hợp đồng ngoại thương được ký kết giữa hai bên, công ty VIRASIMEX thực hiện các thủ tục mở L/C đến một ngân hàng, trong đơn này công ty nêu rõ chứng từ mà người bán phải xuất trình khi yêu cầu thanh toán. Công ty mở L/C qua ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam. Để mở L/C tại ngân hàng này, công tỷ phải viết đơn xin mở L/C theo mẫu mà ngân hàng này yêu cầu, lệ phí mở L/C là 0,4%, đồng thời trước kia công ty phải ký quỹ cho ngân hàng là 5%. Do hiện nay uy tín của công ty với ngân hàng trong việc thanh toán các khoản nợ đến hạn nên công ty không phải ký quỹ nữa. Trong đơn xin mở L/C của công ty phải ghi rõ các điều kiện: Người hưởng lợi: Người hưởng lợi trong L/C là người bán hàng cho công ty với đầy đủ số tài khoản, tên ngân hàng giao dịch, tên kinh doanh, tên giao dịch quốc tế cũng như tên viết tắt. Số tiền mở trong L/C: được ghi cả bằng số va bằng chữ, tiền trong hợp đồng nhập khẩu của công ty phải ghi bằng số chính xác tuyệt đối. Thời gian giao hàng, điều kiện giao hàng theo đúng như trong hợp đồng mà hai bên ký kết. Công ty chủ yếu vẫn nhập khẩu theo giá CIF Hải Phòng, Cái Lân. Các điều khoản khác như: Mã hiệu tàu, cảng đi, cảng đến, ký mã hiệu hàng hoá bao bì. Đặc biệt, các chứng từ mà người hưởng lợi phải xuất trình đầy đủ với ngân hàng mở L/C bao gồm: + Hoá đơn thương mại + Vận đơn đường biển (vận đơn sach) + Đơn bảo hiểm do cơ quan bảo hiểm cấp + Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng hàng hoá + Giấy chứng nhận hàng hoá đã qua kiểm nghiệm do cơ quan kiểm nghiệm ký phát + phiếu kê khai đóng gói Sau khi nhận được đơn xin mở L/C của công ty, ngân hàng Ngoại Thương tiến hành xem xét và mở một L/C theo đúng yêu cầu của công ty, đồng thời thông báo cho công ty biết việc mở L/C, sau đó phát hành L/C tới ngân hàng thông báo ở nước người bán, nhờ ngân hàng này chuyển bản gốc L/C tới người xuất khẩu. sau khi nhận được L/C gốc từ ngân hàng thông báo, bên bán sẽ tiến hành kiểm tra L/C, xem nội dung có phù hợp với hợp đồng đã ký không. Nếu thấy phù hợp, người bán sẽ thông báo cho công ty VIRASIMEX là hàng chuẩn bị được giao để công ty có kế hoạch chấp nhận. Ngược lại, khi không chấp nhận nội dung trong L/C thì bên bán có quyền yêu cầu công ty và ngân hàng mở L/C sửa đổi thư tín dụng cho phù hợp. 2.3.2.2 Thuê tàu vận chuyển và mua bảo hiểm cho hàng hoá Thuê tàu vận chuyển: Theo thực tế hợp đồng công ty ký kết, công ty thường nhận hàng theo điều kiện CIF, DAF: có nghĩa là người bán phải thuê tàu vận chuyển hàng hoá đến địa điểm giao hàng đã quy định trong hợp đồng. Do đó, công ty không có trách nhiệm thuê tàu vận chuyển hàng hoá. Tuy nhiên, đối với những hợp đồng nhập khẩu hàng hoá từ trung quốc vận chuyển bằng đường bộ và đường sắt, hàng hoá được giao ở km 0 tại biên giới giữa 2 nước. Sau khi hàng hoá đã làm xong thủ tục hải quan, công ty phải thuê phương tiện vận tải vận chuyển hàng hoá về nơi tiêu thụ hay vận chuyển về kho công ty. Thường công ty đặt và thuê toa của công ty Vận tải hàng hoá đường sắt thuộc Tổng công ty Đường sắt Việt Nam. Mua bảo hiểm cho hàng hoá Hàng hoá vận chuyển bằng đường biển thường gặp rất nhiều rủi ro vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương. Trong hợp đồng nhập khẩu, khi giao hàng theo điều kiện CIF thì bên bán phải có trách nhiệm mua bảo hiểm cho lô hàng trên biển để tránh những rủi ro tổn thất, công ty VIRASIMEX không phải mua bảo hiểm cho hàng hoá. Công ty yêu cầu người bán mua bảo hiểm theo 100% giá trị hàng hoá theo điều kiện bảo hiểm mọi rủi ro. 2.3.2.3 Làm thủ tục hải quan Khi nhận được thông báo của hãng tàu là hàng về cảng, công ty sẽ xuất trình bộ vận đơn gốc cho hãng tàu để nhận “lệnh giao hàng”. Lúc này, cán bộ của công ty sẽ cầm bộ chứng từ với “lệnh giao hàng” tiến hành làm thủ tục hải quan và đăng ký mời hải quan kiểm tra hàng hoá của mình. Trình tự tiến hành gồm 3 bước: Bước 1: Khai báo và nộp tờ khai hải quan Cán bộ của phòng Xuất nhập khẩu đầu máy – toa xe sẽ trực tiếp đến trụ sở hải quan để khai báo và kê khai hải quan Bước 2: Xuất trình hàng hoá cho hải quan kiểm tra Là một công ty có uy tín,chưa từng nợ thuế hải quan và vi phạm pháp luật nên hàng hoá của cong ty được xếp vào luồng xanh – miễn kiểm tra thực tế hàng hoá, chỉ kiểm tra hồ sơ. Bước 3: Thực hiện quyết định của hải quan Sau khi kiểm tra hồ sơ nếu thấy phù hợp hải quan sẽ quyết định cho hàng nhập khẩu thông quan. Sau đó, công ty VIRASIMEX sẽ tiến hành thực hiện các quyết định của hải quan như: nộp thuế, chấp hành đúng thời hạn của luật thuế qui định (phạm vi nộp 30 ngày kể từ ngày nhận hàng). Thông thường hàng hoá của công ty được thông quan luôn, nếu có vấn đề phát sinh thì hàng hoá sẽ thông quan chậm nhất sau từ 2 đến 3 ngày với chi phí làm thủ tục hải quan khoảng 1% giá trị hàng hoá. 2.3.2.4 Nhận hàng Quá trình nhận hàng của công ty VIRASIMEX được thực hiện như sau: Sau khi làm các thủ tục hải quan cần thiết, cán bộ của công ty đem bộ chứng từ nhận hàng trong đó có “lệnh giao hàng” của hãng tàu xuống cảng dỡ hàng để nhận hàng của công ty bao gồm: Giấy giới thiệu Giấy đăng ký mã kinh doanh Giấy phép kinh doanh Vận đơn gốc: công ty ký hiệu của ngân hàng Phiếu đóng gói Hoá đơn thương mại Giấy chứng nhận xuất xứ Giấy chứng nhận bảo hiểm Bản sao hợp đồng và L/C Thời gian để công ty tiến hành nhận hàng trong vòng 5 ngày kể từ ngày tàu bắt đầu vào cảng. Trường hợp công ty chậm cử cán bộ đến nhận hàng sẽ phải chịu phí tổn lưu kho, lưu bãi và chịu mọi rủi ro tổn thất do việc chậm trễ đó gây ra. 2.3.2.5 Kiểm tra hàng hoá Khi nhận hàng, nhân viên kiểm hoá, đại diện của đối tác, đại hiện của hãng bảo hiểm và cán bộ của công ty VIRASIMEX sẽ kiểm tra các kiện hàng bằng đối chiếu với vận đơn ở địa điểm dỡ hàng tại cảng. Công ty sẽ tiến hành mở hòm đựng hàng kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách, ký hiệu, xem có đúng như trong hợp đồng đã thoả thuận không. Nếu phát hiện hàng hoá không đảm bảo về chất lượng hoặc số lượng, công ty mời đại diện bên bán để lập biên bản hoặc trong trường hợp cần thiết, công ty mời các cơ quan chức năng cùng tham gia kiểm tra như Vinacontrol, Tổng cục kỹ thuật đo lường và chất lượng. Nếu hàng kiểm tra phù hợp với hợp đông đã ký kết, cán bộ công ty tiến hành sắp xếp hàng đúng như ban đầu và làm hợp đồng với các hãng vận chuyển để đưa hàng về kho. Thông thường, với khác hàng có nhu cầu nhận hàng ngay khi hàng về cảng thì sau khi nhận hàng xong, công ty VIRASIMEX thường bàn giao trực tiếp với khách hàng là những công ty, các đơn vị tư nhân. Số hàng còn lại, công ty sẽ thuê phương tiện vận tải để chuyển hàng về kho số 132 Lê Duẩn – Hà Nội. Khi hàng hoá về nhập kho, thủ kho sẽ tiến hành làm thủ tục nhập kho: kiểm tra hàng thực nhập và đối chiếu chứng từ kèm theo, sau đó nhập số liệu vào sổ lưu kho. Và khi phiếu nhập kho lên tới bộ phận xuất nhập khẩu của công ty thì các bộ phận này có nhiệm vụ soạn chứng từ lưu, cất dữ và gửi xuống phòng kế toán thu hồi để làm các phương tiện hạch toán. 2.3.2.6 Làm thủ tục thanh toán Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của công ty VIRASIMEX, bên bán đều yêu cầu công ty thanh toán bằng L/C trả ngay – không huỷ ngang. Vì vậy, khi nhận được bộ chứng từ cùng với hối phiếu đòi tiền được chuyển từ ngân hàng thông báo bên nước người bán sang ngân hàng Ngoại Thương (mở L/C) của công ty – nếu kiểm tra bộ chứng từ phù hợp với quy định trong L/C, ngân hàng Ngoại Thương (mở L/C) sẽ tiến hành thanh toán bằng cách chuyển tiền sang ngân hàng của nước người bán. Đồng thời, ngân hàng mở L/C sẽ tiến hành chuyển bộ chứng từ để công ty VIRASIMEX tiến hành nhận hàng. Nếu ngân hàng mở L/C kiểm tra không thấy phù hợp sẽ từ chối thanh toán và trả lại toàn bộ chứng từ cho người bán. Nhìn chung, công ty VIRASIMEX rất ít xảy ra trường hợp như vậy, bởi vì các bạn hàng của công ty đều là các đối tác có kinh nghiệm nên họ rất thận trọng trong quá trình lập bộ chứng từ này. Tuy vậy, công ty cũng đã gặp các trường hợp như: các chứng từ mà bên bán gửi sang chưa thật đầy đủ về nội dung như điều kiện giao hàng theo incoterm năm nào vì hay có nhiều sửa đổi trong incoterm các năm hoặc trong các chứng từ gửi sang, nhiều chỗ còn sai lỗi chính tả, ngữ pháp, tên hàng, ký hiệu…nếu không có sự thoả thuận lại gây ra sự hiểu nhầm cho hai bên, vì vậy sẽ gây bất lợi cho hoạt động kinh doanh của công ty. Trong các trường hợp như vậy, khi ngân hàng Ngoại Thương mở L/C nhận được các bộ chứng từ do bên bán cung cấp, họ sẽ tiến hành kiểm tra nội dung, khi phát hiện những sai sót trên họ sẽ thông báo ngay cho công ty. Nếu công ty nhận thấy những lỗi đó không ảnh hưởng tới hoạt động nhập khẩu thì sẽ thông báo cho ngân hàng của mình là chấp nhận nội dung đó và ngân hàng mở L/C tiến hành thanh toán. Ngược lại, khi không chấp nhận ngân hàng mở L/C sẽ yêu cầu bên bán phải tiến hành sửa chữa kịp thời để chuẩn bị cho việc giao nhận hàng được nhanh chóng, lệ phí sửa đổi mà bên bán phải nộp cho ngân hàng mở L/C mỗi lần thường là 5$. Trên thực tế khi nhận được bộ chứng từ, công ty VIRASIMEX thường không thanh toán ngay cho ngân hàng mà thường đề nghị ngân hàng cho nợ trong một khoảng thời gian nào đó, tuỳ theo số tiền thanh toán trong từng hợp đồng để công ty có thời gian tiêu thụ hàng nhập khẩu. Tuy nhiên, trong trường hợp sử dụng hình thức thanh toán bằng TT (transfer telegraph) và thanh toán chậm D/A thì công ty không phải thanh toán trước khi nhận được hàng. Hình thức thanh toán bằng TT được áp dụng trong trường hợp có nhu cầu đột xuất, cách trả tiền này thường nhanh chỉ trong vòng một tuần sau khi hàng đến tay người mua, công ty sẽ điện cho ngân hàng của mình thanh toán cho người bán. Hình thức này có ưu điểm là nhanh, đơn giản, thủ tục gọn nhẹ, phí chuyển tiền ít. Công ty VIRASIMEX chỉ áp dụng khi quan hệ với các đối tác có quan hệ hợp tác lâu dài, đáng tin cậy như các hãng cung ứng Trung Quốc, Bỉ. Trường hợp với nhứng lô hàng nhập về nhưng khó tiêu thụ ngay, vì giá trị hàng lớn và kỹ thuật đòi hỏi cao nên công ty thường yêu cầu bên bán cho dùng hình thức thanh toán chậm D/A. Hình thức này tuy ít được bên bán chấp nhận nhưng khi được thoả thuận trong hợp đồng sẽ tạo điều kiện cho công ty không mất đi một khoản tiền khi phải vay vốn sớm của ngân hàng để thanh toán cho bên bán. 2.3.2.7 Khiếu nại về hàng hoá Trong trường hợp xảy ra tổn thất hay thiệt hại sau khi hàng hoá đến cảng giao hàng (cảng Hải Phòng) thì công ty có quyền khiếu nại bên bán về khối lượng hàng hoá trong vòng 2 tháng kể từ sau khi hàng hoá đến cảng và khiếu nại về chất lượng hàng hoá trong vòng 3 tháng kể từ sau khi hàng hoá đến cảng. Công ty khiếu nại bằng văn bản và gửi kèm theo biên bản giám định hàng hoá (do văn phòng giám định hàng hoá vinacontrol cấp). Biên bản giám định này được coi là văn bản quyết định để giải quyết khiếu nại. Tuy vậy trên thực tế, công ty ít xảy ra trường hợp như vậy. Trường hợp hàng thiếu số lượng thì tuỳ theo yêu cầu của công ty mà người bán có thể giải quyết bằng cách giao đủ số hàng thiếu hoặc trả lại số tiền hàng giao thiếu hoặc khi công ty khiếu nại về hàng thiếu phẩm chất thì công ty có thể yêu cầu người bán phải sửa chữa hàng hỏng của mình hoặc giao hàng tốt thay thế cho hàng kém chất lượng. Vì vậy, chỉ có trường hợp nào cần thiết, công ty mới cần nhờ đến trọng tài. Và bất cứ lúc nào, công ty VIRASIMEX chứng minh được rằng tất cả những khiếu nại trên thuộc trách nhiệm của người bán thì người bán phải tiến hành giải quyết ngay, không được chậm trễ. 2.4 Những tranh chấp điển hình xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty VIRASIMEX Tranh chấp chủ yếu của công ty là về vấn đề bảo hành. Khi thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu bên bán thường để lại 5% giá trị hợp đồng tại ngân hàng để bảo hành cho hàng hoá. Trong một hợp đồng thường có một số hàng hoá có giá trị lớn và