Chuyên đề thực tập văn thư – lưu trữ tại Công ty Thượng mại Bình Minh Việt –Hà Nội

ể giao cho cấp dưới như phó giám đốc, thừa lệnh những văn bản không quan trọng. Đặc điểm ở các công ty tư nhân là quyền hạn ban hành các loại văn bản chỉ trong phạm vị nhỏ chủ yếu nhằm đáp ứng những hoạt động kinh doanh của công ty. Nên bộ phận này ngoài nhiệm vụ soạn thảo văn bản quản lý văn bản đi, đến và quản lý con dấu, còn thêm cả tư vấn và đi giao dịch với khác hàng. Để giúp cho công tác văn thư được tốt và không ngừng đưa công tác văn thư vào nề nếp, ngoài việc tổ chức các khậu nghiệp vụ cũng phải tổ chức hợp lý khoa học nơi làm việc. Phòng làm việc của văn thư được bố trí ở tầng hai tiện cho khác đến cơ quan giao dịch gần với phòng giám đốc để công việc chỉ đạo được tiến hành nhanh chóng. Trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư: phòng hành chính văn phòng của công ty được cung cấp đầy đủ mọi loại trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư khá hiện đại như: máy tính có nối mạng, máy photo, máy fax, điện thoại… và các loại dụng cụ khác phục vụ cho công tác văn thư, còn công tác lưu trữ cũng được trang bị đầy đủ như: giá đựng tài liệu, tủ, cặp, ghim, kẹp…. Cũng được trang bị đầy đủ. Công tác kiểm tra: Để nắm bắt được tình hình công tác văn thư của cơ quan, phó phòng hành chính đã lập kế hoạch kiểm tra định kỳ thường xuyên pháp hiện ra những sai xót để đưa ra các biện pháp khắc phục.Bên cạnh đó cũng có chế độ khen thưởng và kỷ luật đổi với công tác văn thư để công tác văn thư tốt hơn phục vụ cho hoạt động của cơ quan. Hình thức tổ chức công tác văn thư của công ty là hình thức văn thư tập trung.Tất cả các văn bản đi và đến được tập trung ở bộ phận văn thư. Sau đó bộ phận văn thư dóng dấu văn bản và chuyển văn bản đến các cơ quan,đối tác hoặc cá nhân Công ty thương mại Bình Minh Việt có cơ cấu tổ chức cũng không quá phức tạp nên công tác văn thư được tổ chức theo hình thức tổng hợp chính vì vậy văn phòng được bố tri như sau: STT Công việc phụ trách Trình độ Đại học Cao đẳng Trung cấp 1 - Trưởng phòng 01 2 - Chánh văn phòng 01 3 - Công tác lưu trữ 01 4 - Công tác văn thư 01 5 - Đánh máy, in ấn 01 Cách tổ chức và bố trí cán bộ văn thư, đã đáp ứng yêu cầu giải quyết lượng công việc của công ty, tuy nhiên, trình độ cán bộ còn chữ đồng đều nên ảnh hưởng đến chất lượng chung trong công việc. Ví dụ: Cán bộ phụ trách công tác văn thư nghỉ đột xuất thì khá năng thay thế rất khó khăn ảnh hưởng tới chất lượng công việc chung. 2. Công tác soạn thảo: Thẩm quyền ban hành loại văn bản Do đặc điểm là công ty tư nên các loại văn bản quy phạm phát luật không được ban hành mà chỉ nhận văn bản như quyết định chỉ thị nghị quyết của nhà nước về chính sách kinh tế. Cụ thể công ty ban hành các loại văn bản hành chính thông thường như: Thông báo, báo cáo, hợp đồng, kế hoạch, giấy mời, tờ trình, hướng dẫn, công điện, sao lục. Hầu hết các văn bản ban hành đều phù hợp với chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước và sự chỉ đạo của lãnh đạo, đúng thảm quyền và thể thức quy định. 2.2 Tình hình soạn thảo văn bản Công tác soạn thảo và quy trình soạn thảo văn bản của Công ty Thương mại Bình Minh Việt do cán bộ văn thư tại phòng văn thư đảm nhiệm.Với những văn bản chuyên ngành về kinh doanh như hợp đồng thì có bản thảo mang tính chất công việc của thư ký làm căn cứ. Tuy đặc điểm và nội dung của từng văn bản có khác nhau nhưng hậu hết việc soạn thảo văn bản được tuân thủ theo qui trình sau: Xác định mục đích, tính chất của văn bản. Xác định tên loại văn bản Thu thập và xử lý thông tin. Xây dựng để cường và việt bản thảo. Nhân bản văn. ban hành văn bản. Qui trình soạn thảo văn bản của công ty như sau: Hoạt động của công ty chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh nên để có một văn bản sát với nội dung công việc thì người chịu trách nhiệm công việc đó sẽ phác thảo một bản rùi trình cho lãnh đạo duyệt và đồng ý thì thư ký hoặc người đó chuyển cho phòng văn thư đưa cho cán bộ chuyên viên đánh máy lần cuối. Người soạn thảo văn bản có trách nhiệm soát lại văn bản in trước khi trình ký. 2.3. Thể thức văn bản của công ty: Về thể thức văn bản của công ty đang sử dụng mẫu trình bày văn bản của nhà nước theo tiêu chuẩn VN: 6909: 2001, bảo đảm tính trang trọng nghiêm túc theo đúng quy định của nhà nước. Quốc hiệu Tên cơ quan Số và kí hiệu Địa danh và ngày tháng Tên loại và trích yếu Nội dung văn bản Chữ ký Dấu cơ quan Nơi nhân Ngoài ra còn có các thành phần bổ sung là: Dấu chỉ mức độ mật, chỉ mức độ khẩn Văn bản đánh máy thống nhất trong khổ A4, cách trình bày như sau: Trang mặt trước: Lề bên trái cách 2,5 cm Lề dưới cách 2,0 cm Lề trái cách 3,5 cm Lề phải cách 2,0 cm Trang mặt sau: Lề bên trái cách 2,5 cm Lề bên dưới cách 2,0 cm Lề trái cách 2,0 cm Chữ trình bày trong các văn bản của công ty thống nhất VnTime hoặc VnTime cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, khi xuống dồng phải cách dòng, đầu dòng phảI viết hoa,đánh lùi vào cách lề 1 tab và không được viết tắt những chữ không thông dụng. Vị trí trình bày các thành phần thể thức 1 Quốc hiệu:Được trình bày về phía phảI, trang củ văn bản dòng trên trình bày bằn phôn chữ VnTimeH cỡ chữ 13,kiểu chữ đậm, dòng dưới trình bày bằn phông chữ VnTime, cỡ chữ 14 kiểu chữ đậm, giữa các cụm từ có các gạch nối, phía dưới có dòng kẻ ngang bằn độ dài của dòng dưới. VD: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - tự do - hạnh phúc 2.Tác giả văn bản: Được trình bày ở góc bên trái trên trang đầu của văn bản, bằn phôn chữ VnTimeH, cỡ chữ 13 đậm, phía dưới có đường gạch ngang, nét liền. VD : Công ty thương mại Bình Minh Việt số và ký hiệu văn bản Được trình bày ở góc dưới văn bản, số ngăn cách với ký hiệu bằng 1 gạch chéo, băng phông chữ VnTime cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng. Địa danh, ngày tháng văn bản Được trình bày dưới quốc hiệu văn bản, bằn phông chữ VnTime cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng.Tên địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy. Số ngày tháng ban hành văn bản phải viết bằng số ả rập. VD: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do - hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm Tên loại và trích yếu nội dung: - Tên loại: Trình bày ở chính giữ, dưới địa danh bằng phông chữ VnTimeH kiểu chữ đứng đậm. - Trích yếu: Trình bày dưới tên loại, băng phông chữ VnTime kiểu chữ đứng đậm. VD: Quyết định của…… Về việc ………….. Đối với văn bản không có tên loại trích yếu nội dung được tricnhf bày ở góc tráI số kí hiệu văn bản bằng phông chữ VnTime, cỡ chữ 14, nghiêng. Nội dung Được trình bày bằng phông chữ VnTime, cỡ chữ 14, trình bày ngắn gọn xác định, đúng trọng tâm, trọng điểm, không tráI pháp luật một số văn bản được trình bày bằng cả hai thứ tiếng (hợp đồng). Chữ ký : Được trình bày ở dưới góc phải của văn bản Thể thức đề ký được quy định. VD: Giám đốc (Ký tên, đóng dấu) - Giám đốc ký trực tiếp hoặc theo thể thừa lệnh những văn bản theo quy định VD: TL. Giám đốc Chánh văn phòng (Ký tên,đóng dấu) Dấu của cơ quan Dấu được coi là tư cách pháp nhân của cơ quan ban hành văn bản. Dấu của cơ quan có 2 loại: dấu chức danh và dấu cơ quan. Ngoài ra còn có dấu chỉ mức độ mật, khẩn.Dấu chỉ được đóng lên văn bản khi đã có chữ ký và dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng, trùm 1/3 bên trái chữ ký. Nơi nhận Được trình bày ở góc trái cuối trang văn bản, bằng phông chữ VnTime cỡ chữ 12 kiểu chữ nghiêng đậm, phía được trình bày tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhân văn bản bằng phông chữ VnTime, cỡ chữ 11, kiểu đứng.Đối với văn bản có tên loại có thêm cụm từ “như trên”. VD: Nơi nhận Nơi nhận: - Các phòng ban, công ty Nhận xét về công tác soạn thảo văn bản Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản tại một công ty tư nhân khá ngắn gọn phù hợp với yếu tố công việc nhưng không thiếu sự chặt chẽ và nghiêm túc: từ soạn thảo, đánh máy, kiểm tra trước khi ký… góp phần nâng cao năng chất lượng công việc. 3.Quản lý văn bản đi, đến 3.1. Chuyển giao văn bản đi Tất cả văn bản do cơ quan ban hành và gửi đến cơ quan, đơn vị, đối tác thì gọi là công văn đi. Việc quản lý văn bản đi của công ty do cán bộ văn thư phụ trách. Cán bộ văn thư có trách nhiệm giao cho cán bộ đánh máy, đánh máy và in văn bản. Các tủ tục chuyển giao văn bản đi Bước 1: trình văn bản đi Văn bản đi của cơ quan sau khi được soạn thảo và in ấn song thì phải trình cho chánh văn phòng xem xét sau đó mới trình cho ban lãnh đạo là giám đốc ký chính thức. Bước 2: Xem lại thể thức, ghi sổ, ngày tháng văn bản Văn thư có nhịêm vụ soát lại lần cuối tất cả các yếu tố và thể thức văn bản theo quy định hịên hành, những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phảI sửa lại trước khi chuyển giao đến người có trách nhiệm giải quýêt . Bước3: Nhân bản, ký, đóng dấu văn bản đi - Nhân bản : là văn bản được photo theo đúng thành phần nơi nhận. - Sau khi soạn thảo và in ấn song thì chánh văn phòng phải xem xét lại rồi mới trình lên giám đốc. - Đón dấu: Việc đóng dấu văn bản do cán bộ văn thư đóng dấu công văn đI văn bản có chữ ký hợp lệ và có chữ ký nháy ở cuối văn bản thì mới đúng với thể thức.dấu đóng phải rõ ràng đúng màu mực quy định. Bước 4: Đăng ký văn bản đi Tất cả văn bản đi do cơ quan phát hành được đăng ký thống nhất vào sổ công văn đi của cơ quan để tiện theo dõi, quản lý văn bản được chặt chẽ. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức đăng ký văn bản bằng số. Qua khảo sát tìm hiểu và được làm thực tế tại công ty tôi thấy phương pháp đăng ký văn bản đi của công ty so với lý thuyết đã được học giống nhau. Mẫu sổ đến có 8 cột: Cột thứ nhất là:Ngày, tháng của văn bản Cột thứ hai là: Số ký hiệu văn bản Cột thứ ba là: Tên loại và trích yếu nội dung Cột thứ tư là: Người ký Cột thứ năm là: Nơi nhân Cột thứ sáu là: Đơn vị hoặc người nhân bản lưu Cột thứ bảy là: Số lượng văn bản Cột thứ tám là: Ghi chú Bước 5: Chuyển, giao văn bản Khi chuyển giao văn bản đi thì văn bản phải được cho vào phong bì, dán cẩn thận và ngoài bì ghi rõ nơi nhận. Cuối cùng văn thư chuyển văn bản qua đường bưu điện hoặc trực tiếp đưa đến địa chỉ nơi nhận, tất cả các loại văn bản đều phải vào sổ. Chuyển, giao công văn đi có kèm theo phiếu gửi để cán bộ văn thư dễ theo dõi, kiểm tra chặc chẽ việc vận chuyển để nắm chắc kết quả giao, nhận, kịp thời phát hiện xử lý trường hợp chậm trễ, thất lạc. Bước 6: Lưu công văn đi Mỗi công văn đề lưu ít nhất 2 lần: 1 bản để lập hộ sơ theo dõi công văn ở cá nhân hoặc đơn vị soạn thảo văn bản, bản ký chính thức được sắp xếp theo thừng văn bản để tra tìm, phục vụ khi cần. Những bản lưu được sắp xếp theo từng loại, tháng, năm và sau 3 tháng được bàn giao vào lưu trữ. Số lượng văn bản ban hành 2006-2007 là 988 văn bản Quyết định : 105 văn bản Báo cáo : 97 văn bản Thông báo : 230 văn bản Công văn : 350 văn bản Giấy mời họp : 79 văn bản Và một số loại văn bản khác Nhận xét: ưu điểm: Văn bản của công ty đã áp dụng sổ đăng ký công văn đi để đảm bảo cho công tác quản lý công văn giấy tờ của cơ quan được chặt chẽ, tránh thất thoát góp phần giải quyết công việc được thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng năng cao hiệu quả công việc. Nhược điểm: Văn thư của công ty đôi khi đánh máy còn thừa văn bản hoặc thiếu văn bản làm ảnh hưởng chất lượng chất công việc. Do tính chất công việc kinh doanh cần tính chính xác và nhanh chóng nên cán bộ văn thư đôi lúc còn bỏ qua nhiều khâu. 3.2. Quản lý văn bản đến Văn bản đến là văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng con đường trực tiếp hay qua đường bưu điện. Văn thư ở công ty là nơi tiếp nhận tất cả các loại công văn giấy tờ đến cơ quan. Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận và chuyển văn bản đến các phòng, cá nhân để giải quyết. Nguồn văn bản đến của công ty không rộng chủ yếu là các hợp đồng ký kết trong kinh doanh, các đơn vị có liên quan đến lĩnh vực kinh tế, số ít là của các UBND mà công ty có cơ sở đóng tại đó. Văn thư đảm nhiệm công việc nhận văn bản đến, ký nhận sau đó chuyển tới người có trách nhiệm giải quyết.Trong trường hợp giám đốc đi vắng chánh văn phòng có thể trực tiếp bọc bì văn bản đến của công ty. 3.3. Tiếp nhận và chuyển văn bản để giải quyết Cán bộ văn thư sau khi nhận công văn từ chánh văn phòng,từ đây chánh văn phòng căn cứ chức năng nhiệm vụ quyền hạn của cá nhân để phân phụ trách giải quyết sau đó nhân viên trong phòng tiến hành đóng dấu đến vào số ký hiệu, trích yếu nội dung … từ đó nhân viên căn cứ vào ý kiến của chánh văn phòng và chuyển giao văn bản: thời gian, địa chỉ chuyển đến cho ai, phòng nào để giải quyết. Thực tế cho thấy việc bóc bì văn bản so với kiến thức được học có sự khác nhau. Đối với công ty thì giám đốc trực tiếp bóc bì tất cả các giấy tờ, công văn gửi đến, rồi cho ý kiến chỉ đạo giải quyết. Chánh văn phòng nhận và mới chuyển cho cán bộ văn thư vào sổ, photo và chuyển giao. Còn theo lý thuyết được học sau khi văn bản đến cơ quan cán bộ văn thư là người trực tiếp bóc bì văn bản, phân loại văn bản sau đó vào sổ quản lý văn bản đến rồi chuyển lãnh đạo cơ quan xem xét cho ý kiến giải quyết. Từ đó cán bộ văn thư căn cứ vào đó để chuyển văn bản tới người có trách nhiệm giải quyết. So với lý thyết vào thực tiễn tuy khác nhau nhưng chất lượng giải quyết công việc trong công ty vẫn đạt hiệu quả cao. Việc đóng dấu đến sau khi nhận văn bản từ chánh văn phong rồi văn thư tiến hành đóng dấu đến và vào sổ quản lý văn bản đến. Điều này nhằm mục đích kiểm soát được toàn bộ khối lượng văn bản đến công ty vào ngày nào, số lượng văn bản là bao nhiêu, cần photo gửi đi đến cá nhân nào,đối tác và đơn vị nào. Bảng kê số lượng các văn bản đến của công ty trong năm 2006- 2007: Trong quá trình kinh doanh và giao dịch công ty tiếp nhận 264 văn bản đến bao gồm: 12 văn bản của thành phố,phương. 210 văn bản của đối tác làm kinh doanh. 42 của bộ thương mại. Nhận xét: Thực tế việc tiếp nhận quản lý văn bản đến của công ty cho thấy văn thư công ty làm rất tốt khâu này ngày từ khâu tiếp nhận văn bản và chuyển giao văn bản tới người giải quyết. Cũng như văn bản đi, sổ ghi văn bản đến mỗi năm của công ty cũng được thay đổi.Việc theo dõi giải quyết văn bản đến sau khi chuyển giao cho các phòng cá nhân để giải quyết chánh văn phòng là người có trách nhiệm theo dõi kiểm tra đôn đốc thực hiện văn bản đó. 4. Quản lý con dấu. Trong công ty tư con dấu không chỉ là yếu tố thể thức văn bản mà còn thể hiện tính chân thực và hiệu lực pháp lý của mọi giấy tờ công văn của công ty. Quản lý con dấu của công ty được thực hiện theo văn bản hướng dẫn của nhà nước: Nghị định của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Công ty không phải cơ quan nhà nước nên không có nhiều thẩm quyền chỉ được dùng nhưng con dấu theo quy định của nhà nước cho phép sử dụng cụ thể là dấu chức danh, dấu thể hiện hiệu lực của công ty. * Quản ký và sử dụng con dấu Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm về quản lý con dấu trước công ty. Cán bộ văn thư là người được giao giữ và sử dụng con dấu và chịu trách chánh nhiệm trước chánh văn phòng Các văn bản khi được giám đốc ký thì được mang đến phòng văn thư đóng dấu. Con dấu luôn được cán bộ văn thư có trách nhiệm bảo quản trong hộp và khi dóng dấu song và hết giờ làm việc hộp dấu được đưa vào tủ khóa cẩn thận, con dấu được quản lý rất chặc chẽ, văn thư không cho ai mượn con dấu khi không có ý kiến của cấp trên nếu có thì phải có biên bản bàn giao. Thực tế công việc không nhiều cho văn thư trong công ty nên công việc quản lý con dấu là khá tốt và cẩn thận.Dấu dóng theo đúng quy định của nhà nước đóng dấu chùm 1/3 chữ ký. Công ty không có hiện tưởng đóng dấu khống và khi đóng dấu,đóng dấu thì phải có chữ ký của giám đốc hoặc người được ủy quyền mới được đóng dấu. 5. Công tác lập hồ sơ và lưu ở công ty Lập hồ sơ là khâu cuội cùng trong công tác văn thư và nó là mắt xích, là cầu nối liền giữa công tác văn thư và lưu trữ vì thế công ty cũng có một số quy định về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ như sau: Công ty chỉ có một phòng chuyên làm công tác văn thư và khối lượng văn bản không đồ sộ nên việc thu thập các văn bản rất dễ dàng.Nhận thấy đặc điểm vậy,Cán bộ văn thư chỉ cần tổng hợp lại dựa trên những sổ đã lập ở đầu năm và có trách nhiệm lập hồ sơ đối với những văn bản chưa được lập hồ sơ. - Chỉ lưu lại những văn bản phản ánh đến chức năng nhiệm vụ quyền hạn của công ty. - Hồ sơ được lập ra phải được biên nhận đầy đủ và chính xác. - Việc lập hồ sơ hiện hành của công ty được tiến hành vào thời gian cuối năm hoặc sau khi một kế hoạch kết thúc.Các phòng, cá nhân căn cứ vào những công việc được giao và những văn bản hình thành trong quá trình giải quyếtt công việc để phân loại ra từng vấn đề. Cách biên nhận bên trong, bên ngoài hồ sơ * Biên mục bên ngoài bìa hồ sơ công ty dùng bìa hồ sơ theo dúng mẫu quy định, gồm các thành phần - Tên cơ quan hình thành phông: khi lập hồ sơ đơn vị, cá nhân ghi đầy đủ, chính xác tên cơ quan. Công ty thương mại Bình Minh Việt -Tên đơn vị: ghi tên đơn vị lập hồ sơ Phòng Kế hoạch - Tiêu đề hồ sơ: Ghi ngắn gọn, phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung vấn đề hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Ví dụ: Hồ sơ về tổ chức nhân viên của toàn công ty - Thời gian bắt đầu và kết thúc: Được ghi phía dưới tiêu đề hồ sơ Từ ngày 1/1/2005 đến 1/1/2007 - Tờ số: là tờ văn bản trong hồ sơ Ví dụ: Hồ sơ có 80 văn bản - Thời hạn bảo quản: Được qui định theo 3 mức tạm thời vĩnh viễn, lâu dài. - Số lưu trữ: Gồm số phông - Mục lục số - Hồ sơ số * Biên mục bên trong hồ sơ - Viết mục lục văn bản : kể tất cả những văn bản có trong hồ sơ và tờ mục lục văn bản (theo mẫu) S TT Số KH Văn bản Ngày tháng văn bản Tác giả văn bản Tên loại và trích yếu ND Tờ số Ghi số 1 2 3 4 5 6 7 - Ghi chứng từ kết thúc: Là ghi những thông tin cần thiết về hồ sơ Ví dụ : Đơn vị bảo quản có 27 tờ Mục lục văn bản có 01 tờ Đặc điểm trạng thái văn bản A: Không bị nấm mốc, ố vàng Hà Nội, ngày tháng năm Người lập hồ sơ II. Quản trị văn phòng 1. Mô hình văn phòng Trụ sở của công ty tuy không rộng nhưng các phòng được bố trí khá thích hợp và khoa học cho hoạt đông kinh doanh. Do tích chất là công ty tư nên chỉ có khác của công ty chứ không tiếp nhân dân như các văn phòng, cơ quan của nhà nước chính vì vậy phòng văn thư được bố trí ở tầng hai và gần với phòng giám đốc nhầm thuận tiện cho quá trình giải quyết công việc. Cách bố trí làm việc vủa cán bộ văn thư rất kéo và khoa học phù hợp với diện thích 17 m2, trong phòng có 3 bàn làm việc 1 bàn lớn được đặt đối diện cửa vào, sát tường.Đây là bàn làm việc của người phục trách của phòng(chánh văn phòng)2 bàn nhỏ hơn được kê đối nhau làm ở hai bên của bàn lớn, là bàn làm việc của nhân viên.Phòng còn có bàn uống nước để tiếp khác của công ty.Những trang thiết bị văn phòng khá đầy đủ và hiện đại: Máy vi tính,máy photo, máy Fax, máy in, quạt, điều hòa, tủ đựng tài liệu, hộp đựng con dấu, điện thoại.Cửa văn phong là kính cách âm,phù hợp cho văn phong gần đường hạn chế được tiếng ồn do xe gây ra tạo môi trường làm việc yên tĩnh cho nhân viên. 2.Tổ chức lao động khoa học Hiện nay công ty có 148 nhân viên, đảm nhiệm các công việc khác nhau của công ty trong đó có 3 nhân viên phụ trách công tác giấy tờ( hành chính văn thư). Người đứng đầu Công ty là Giám đốc Châu Bá Minh – chánh văn phòng là người phụ trách công tác văn thư – lưu trữ dưới có hai nhân viên trợ giúp.Công việc chuyên môn không nhiều nên bộ phận văn thư còn là lực lượng tham mưu trong công việc kinh doanh cho giám đốc. VD: Có những chuyến đi công tác tìm kiếm mặt hàng thì nhân viên phòng văn thư đôi lúc cũng đi cùng Tuy là tuyển người làm ở cả hai lĩnh vực văn thư và lưu trữ nhưng cán bộ vẫn làm lẫn công việc của nhau, nhiều lúc việc cấp bách cần giải quyết sớm thì phải sử dụng tất cả nhân lực.Đây có thể là điểm khác giữa bộ phận văn thư của các cơ quan nhà nước với công ty tư nhân VD: văn phòng HĐND – UBND Huyện Từ Liêm có cán bộ làm văn thư riêng và công tác lưu trữ riêng văn phòng bố trí cán bộ làm việc đúng chuyên môn, đúng với nghiệp vụ. III.Tình hình công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước hay một xã hội nhằm tổ chức khoa học các tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan các cá nhân nổi, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng của công dân.Tuy nghiên công tác lưu trữ trong công ty thương mại Bình Minh Việt chỉ nhằm phục vụ chính nhu cầu của các nhân viên làm việc trong công ty, chứ không mở rộng như tài liệu cơ quan nhà nước. 1. Cán bộ làm công tác lưu trữ: Nhưng công tác này không phải không được thực hiện. Định kỳ quý I hàng năm bộ phận lưu trữ cũng là bộ phận văn thư kiểm tra tài liệu tại phòng đã thu thập ở các phòng, các bộ phận của công ty.Phân loaị, chỉnh lý sắp xếp biên mục và đưa vào lưu trữ theo đúng quy định pháp lệnh lưu trữ. Các tài liệu lưu trữ sắp xếp gọn gàng theo thứ tự của văn bản, có mục lục văn bản, được bảo quản trong cặp hộp có đánh cặp số để thuận tiện cho việc theo dõi và tra cứu, được sắp xếp gọn gàng trên giá tại văn phòng. Tài liệu lưu trữ đều có công cụ tra cứu theo khối, theo từng năm nên việc khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho công việc kinh doanh đạt hiệu quả,tăng nguồn thu cho công ty cũng như phát triển kinh tế dễ dang nhanh chóng thuận tiện. 2.Công tác thu thập bổ sung và chỉnh lý khoa học tài liệu Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và phông lưu trữ quốc gia ,lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theo thẩm quyền và phạm vi đã được nhà nước quy định. Lại phải đề cập là công ty tư ít tài liệu 1năm chỉ có hơn chục tài liệu hành chính,giá trị tài liệu thuộc phạm vi cơ quan. Nguồn thu thập và bổ sung là các lạo tài liệu hình thành trong quá trình kinh doanh sản xuất của công ty,được thu thập từ các phòng,các đối tác và các đơn vị nhà nước Cán bộ lưu trữ chỉ thu thập, bổ sung những tài liệu đã giải quyết song và được lập thành hồ sơ. * Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu trong phòng theo một phương pháp khoa học trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ (đơn vị bảo quản). Xác định gí trị tài liệu làm công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu. Trong quá trình hoạt động của công ty đã sinh ra một lượng tài liệu nhất định, vì vậy chỉnh lý sổ tài liệu đó là nhiệm vụ cần thiết để hệ thống hóa sồ sơ theo phương án phân loại khoa học, sửa chữa phục hồi những hồ sơ kém chất lượng để thực hiện tối ưu hóa tài liệu. Vì thời gian thực tập có hạn nên em không có điều kiện tham gia chỉnh lý khối tài liệu của công ty. Em xin đưa ra phương án phân loại tài liệu đối với tài liệu của phòng văn thư nơi em đã thực tập phương án: cơ cấu tổ chức – thời gian 3. Công tác bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ và bảo quản an toàn cho tài liệu phục vụ tốt cho yêu cầu nghiên cứu, khai thác tài liệu. Để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu, cơ quan tiến hành các biện pháp kiểm tra, bảo quản, chống nấm mốc, chống côn trùng phá hại bắng các biện pháp khoa học. Các trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản được trạng bị tương đối đầy đủ: Cặp, hộp, tủ tài liệu, giá, quạt thông gió, ánh sáng thích hợp, thiết bị chống cháy. Với các biện pháp bảo quản và trang bị hiện đại nên tài liệu của cơ quan không có hiện tượng nấm mốc,mối mọt phá họai.Ngoài ra phòng lưu trữ còn có nội quy trong phòng. Mặc dù khối lượng tài liệu không nhỏ nhưng tình trạng tài liệu còn rất tốt không bị sát hại phục vụ thuận lợi cho khai thác, sử dụng. 4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan. Công cụ phục vụ khai thác bằng mục lục hồ sơ, theo từng khối từng năm, số công văn đi, đến. Mỗi năm có rất nhiều các cá nhân trong cơ quan các phòng tìm nghiên cứu tài liệu để phục cho công việc của mình. Nhận xét chung về công tác lưu trữ của công ty Nhìn chung công tác lưu trữ tại công ty đã đi vào nề nếp và thực hiện nghiêm túc và đầy đủ theo đúng quy định của nhà nước.Tài liệu được bảo quản tốt, có các trang thiết bị bảo quản, sắp xếp tài liệu một cách khoa học, phục vụ kịp thời cho tra tìm và khai thác tài liệu được lưu trữ những tài liệu có gí trị.Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế như: Tài liệu thu về lưu trữ một số ít được lập hồ sơ ngay cho nên vẫn bị bó gói. Khối tài liệu nhiều cho nên gí đựng tài liệu vẫn còn nhiều. Chương III. Thu hoạch của bản thân I. Những thu hoạch của bản thân qua đợt thực tập Trải qua hơn một tháng thực tập tại phòng văn thư của Công ty, em đã trực tiếp nghiên cứu khảo sát hoạt động của công ty cùng với sự quan tâm giúp đỡ nhiệt tình của Ban Giám đốc và các nhân viên của công ty. Em đã vận dụng được lý thuyết, bài giảng vào thực tiễn và học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý giá. Qua đó em đã nhận thực được đầy đủ hơn về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ tuy là ở công ty tư nhân. Đồng thời em có thể hiểu biết rộng hơn về thực tiễn công tác văn phòng của công ty, em đã tiếp thu được hinh nghiệm cần phải có đối với một ng