Chuyên đề Thực tế và giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện nhập khẩu ủy thác ở Công ty cổ phần đầu thư thương mại xuất nhập khẩu Sao Việt

i rõ bên A ủy thác cho bên B nhập khẩu mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu, đơn giá và giá trị toàn bộ lô hàng nhập khẩu. Giá cả thường được viết kèm điều kiện giao hàng ( vd USD/ CIF Hải Phòng) và ghi rõ giá cả của từng đơn vị hàng hóa cũng như tổng giá trị. Điều 2: về quy cách, phẩm chất hàng nhập khẩu Bên B có trách nhiệm tìm nguồn hàng nhập theo yêu cầu về quy cách, phẩm chất và bao bì theo đúng nội dung đặt hàng của bên A. Trong trường hợp hợp đồng uỷ thác nhập khẩu phải ghi rõ tiêu chuẩn, quy định, phẩm chất hàng hoá có thể căn cứ vào mẫu hàng đã có sẵn, tài liệu kỹ thuật, nhãn hiệu hàng hoá hay căn cứ vào các tiêu chuẩn đã được công nhận theo tập quán thương mại quốc tế. Trong hợp đồng còn phải ghi rõ bên A được bên B mời tham gia giao dịch mua hàng với nước ngoài vào những ngày quy định, bên B có trách nhiệm hưóng dẫn cho bên A lựa chọn mua những loại hàng nhập với những điều khoản có lợi nhất cho bên A. Để giữ vững uy tín, hình ảnh công ty, quy cách phẩm chất hàng hóa nhập khẩu thường dựa vào mẫu mã và được quy định chặt chẽ nhằm ràng buộc trách nhiệm của bên ủy thác về chất lượng của hàng hóa Điều 3: Phương thức giao hàng Nội dung của điều khoản này thường là sự xác định thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng và thông báo giao hàng. - Thời hạn giao hàng: từ ngày/ tháng/ năm đến ngày/ tháng/ năm - Địa điểm giao hàng: tại kho bên B chỉ định tại Hải Phòng - Thông báo giao hàng: Bên B có tránh nhiệm thông báo cho bên A trước ngày giao hàng x ngày bằng điện hoặc fax. Điều 3: Về chi phí ủy thác Ở đây quy định rõ mức phí ủy thác với từng lô hàng, phương thức thanh toán và số tiền dùng để thanh toán phí nhập khẩu ủy thác. Tùy từng lô hàng mà công ty quy định phí ủy thác và các chi phí khác nhau nhưng thông thường thì mức phí ủy thác là 1% trị giá lô hàng. Điều 4 : Thanh toán Trong điều khoản này, công ty Sao Việt sẽ thống nhất với khách hàng về đồng tiền thanh toán, thời hạn và phương thức trả tiền: Về đồng tiền: thông thường phí ủy thác được trả bằng VN đồng, tuy nhiên công ty cũng chấp nhận khách hàng thanh toán bằng ngoại tệ với điều kiện đảm bảo tỷ giá hối đoái. Về thời hạn: khách hàng sẽ thanh toán phí nhập khẩu cho công ty Sao Việt ngay sau khi nhận được thông báo từ ngân hàng Về phương thức thanh toán: thông thường phí ủy thác sẽ được thanh toán bằng phương thức chuyển khoản ( trong một số trường hợp có thể thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt) Điều 5: Trách nhiệm giải quyết khiếu nại với đối tác nước ngoài Trong hợp đồng quy định rõ ràng, trong trường hợp khi nhận hàng phát hiện hàng nhập về không đúng quy cách, phẩm chất, số lượng thì bên ủy thác có trách nhiệm giữ nguyên hiện trạng, mời cơ quan giám định kiểm tra, xác nhận. Về phía mình, công ty Sao Việt sẽ chịu trách nhiệm liên hệ khiếu nại đòi bồi thường với bên nước ngoài trong thời hạn quy định Điều 6: Trách nhiệm của các bên trong việc thực hiện hợp đồng: Trong điều khoản này, trách nhiệm của mỗi bên được thỏa thuận và ghi trong hợp đồng. Nếu vi phạm thì theo thông tư 18/1998/TT-BTM sẽ đưa ra tòa án kinh tế để giải quyết. Cụ thể như sau: Nếu bên A miêu tả sai về mẫu mã, chất lượng, số lượng hàng hóa dẫn tới bên nước ngoài giao hàng kém phẩm chất thì bên A chịu hoàn toàn trách nhiệm. Trong trường hợp bên B ( công ty Sao Việt) có sự móc nối với nước ngoài, giao hàng kém phẩm chất thì bên A có quyền từ chối nhận hàng, nếu nhận hàng có quyền yêu cầu bên B bồi thường mọi thiệt hại về chênh lệch giá so với thực tế, đồng thời bên B còn phải chịu phạt một mức nhất định tính trên giá trị lô hàng nhập. Nếu bên A đến nhận hàng chậm so với hợp đồng thì sẽ phải chịu mọi chi phí liên quan tới việc nhận hàng chậm. Bao gồm các chi phí mà công ty Sao Việt bỏ ra để bảo quản hàng, lưu kho bãi, cảng phí và các khoản khác. Trong trường hợp phía công ty Sao Việt không làm hết trách nhiệm trong việc thụ lí, giải quyết các khiếu nại liên quan đến hàng hóa của bên A để có kết quả thực tế bảo vệ quyền lợi của bên A thì công ty Sao Việt sẽ chịu phạt một mức nhất định tính trên tổng giá trị lô hàng nhập đồng thời thay phía đối tác nước ngoài đền bù hàng hóa cho bên A Nếu bên A thanh toán chậm tiền hàng cho đối tác nước ngoài gây ảnh hưởng tới uy tín công ty, bên A phải bồi thường theo quy định Trường hợp thanh toán chi phí ủy thác nhập khẩu so với thời hạn quy định sẽ bị phạt theo lãi suất tín dụng quá hạn theo quy định hiện hành của Nhà nước là... % tổng giá trị chi phí ủy thác. Bên nào đã ký hợp đồng mà không thực hiện hoặc đơn phương đình chỉ thực hiện hợp đồng không có lý do chính đáng thì bị phạt vi phạm là... % tổng giá trị chi phí ủy thác và bồi thường các khoản phạt cùng các chi phí thực tế khác mà bên bị vi phạm có thể gánh chịu do hậu quả của sự vi phạm hợp đồng này do bên kia gây ra. Nếu xảy ra trường hợp có một bên đồng thời gây ra nhiều loại vi phạm, thì chỉ phải chịu một loại phạt có số tiền phạt ở mức cao nhất theo các mức phạt mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng này. Điều 7: Thủ tục giải quyết tranh chấp trong hợp đồng Hia bên cam kết thực hiện nghiêm chỉn và đày đủ các điều khoản của hợp đòng, mỗi sự thay đổi đều phải làm bằng văn bản và có xác nhận của các bên. Trong quá trình thực hiện nếu có tranh chấp xảy ra, cả bên ủy thác và công ty Sao Việt sẽ cùng nhau thương lượng, giải quyết, nếu không tự giải quyết được bên bị thiệt hại có quyền đưa ra tòa án kinh tế.Phán quyết của tòa án kinh tế có giá trị bắt buộc với hai bên. ( Phí kiểm tra, xác minh và lệ phí tòa án sẽ do bên có lỗi chịu ). Điều 9 : Thời hạn hiệu lực của hợp đồng Hợp đồng có hiệu lực từ ngày kí đến khi hai bên hoàn thành mọi nghĩa vụ của minh. Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị như nhau. 2.3.2. Đặt hàng Căn cứ vào hợp đồng ủy thác và các thông số kĩ thuật về hàng hóa, công ty sẽ tiến hành lựa chọn, tìm kiếm đối tác nước ngoài đồng thời thiết lập bản đặt hàng để gửi tới các đối tác. Trong đơn đặt hàng công ty Sao việt sẽ nêu rõ yêu cầu về mẫu mã, chất lượng, tên hàng, quy cách phẩm chất, giá cả, số lượng, thời hạn giao hàng, điều kiện giao hàng, bao bì, kí mã hiệu… Thông thường, đối với bạn hàng thân thiết, đã nhiều lần giao dịch, có điều kiện chung giao hàng điều chỉnh thì đặt hàng chỉ cần nêu những nội dung cần thiết cho lần giao dịch đó ( ví dụ: tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng) 2.3.3. Đàm phán Thông thường để tiết kiệm chi phí, công ty thường không tiến hành đàm phán trực tiếp mà qua điện thoại, email và fax. Việc đàm phán quan e-mail và fax với đối tác nước ngoài là phổ biến hơn cả vì so với việc đàm phán quan điện, qua email và fax có thể nói cụ thể và chính xác về các yêu cầu, trách những nhầm lẫn đáng tiếc. 2.3.4. Kí kết hợp đồng nhập khẩu Sau khi thống nhất với đối tác nước ngoài về tất cả các điều khoản, công ty sẽ thay mặt bên ủy thác kí kết với đối tác nước ngoài hợp đồng nhập khẩu hàng hóa. Hình thức hợp đồng : văn bản Ngôn ngữ được sử dụng: tiếng Anh Nội dung của hợp đồng bao gồm: - Số hiệu của hợp đồng - Ngày, địa điểm kí kết hợp đồng - Địa chỉ các bên tham gia: Quốc tịch, số điện thoại, fax, số tài khoản… - Các điều khoản của hợp đồng: + Tên hàng, quy cách, số lượng, chất lượng, bao bì, kí mã hiệu, giá cả, đóng gói: trong điều khoản này, các thông số phải được ghi chính xác như trong hợp đồng ủy thác nhập khẩu công ty đã kí với bên ủy thác. Ví dụ : nếu trong hợp đồng ủy thác công ty được ủy thác nhập khẩu màn hình vi tính đã qua sử dụng thì trong hợp đồng ngoại thương, phần tên hàng cũng phải được ghi chính xác kèm những thông số kĩ thuật cần thiết. + Thời hạn, địa diểm, phương thức giao hàng : Thời hạn giao hàng phụ thuộc vào nhu cầu đối với hàng nhập khẩu của bên A, khi nào bên A cần hàng thì thời điểm đó sẽ được ghi trong hợp đồng ngoại. Để đảm bảo quyền lợi cho khách hàng của mình , công ty Sao Việt thường có những tính toán chính xác thời điểm giao hàng để hạn chế tối đa sự chậm trễ. Địa điểm giao hàng : Cảng Hải Phòng + Điều kiện thanh toán, đồng tiền thanh toán : thông thường công ty sẽ chấp nhận thanh toán bằng L/C không hủy ngang + Giải quyết tranh chấp, khiếu nại và luật áp dụng : Trong trường hợp có tranh chấp, khiếu nại thì luật áp dụng sẽ là luật quốc tế. + Các thoả thuận khác: Những điều khoản được thoả thuận trong hợp đồng nhập khẩu bắt buộc phải dựa trên cơ sở nội dung của hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Nếu điều khoản nào trái với nội dung trong hợp đồng uỷ thác thì hợp đồng nhập khẩu đó sẽ vô hiệu hoặc gây thất bại trong việc thực hiện hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. 2.3.5. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu Sơ đồ quá trình các bước thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty Sao Việt Kí kết hợp đồng nhập khẩu Xin giấy phép nhập khẩu Mở L/C( nếu HĐ yêu cầu) Thuê tàu, lưu cước Mua bảo hiểm hàng hóa Làm thủ tục Hải quan Nhận hàng từ tàu Kiểm tra hàng hóa Làm thủ tục thanh toán Giải quyết khiếu nại ( nếu có) 2.3.5.1. Kí kết hợp hợp đồng nhập khẩu Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng và những điều khoản trên hợp đồng ủy thác, công ty tiến hành kí kết hợp đồng nhập khẩu như trên. 2.3.5.2. Xin giấy phép nhập khẩu 2.3.5.3. Mở L/ C ( nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C) Trong các hợp đồng nhập khẩu kí với nhà cung ứng nước ngoài, phương thức thanh toán chủ yếu của công ty là phương thức thanh toán bằng thư tín dụng nên để thanh toán tiền hàng trước hết công ty tiến hành nghiệp vụ mở L/C. Đồng thời với việc xin giấy phép nhập khẩu, công ty phải tiến hành mở L/C nếu như hợp đồng quy định. Hiện tại, công ty đang sử dụng tài khoản tại ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Vietcombank. Việc thực hiện các nghiệp vụ này đều do phòng tài chính chịu trách nhiệm tuy nhiên việc thực hiện yêu cầu các phòng phải có sự phối hợp chặt chẽ thì mới có thể thực hiện chính xác được. Thông thường để mở L/ C công ty sẽ phải nộp cho ngân hàng các loại giấy tờ sau: - Đơn xin mở L/ C ( theo mẫu của ngân hàng). Đơn này phải được viết cụ thể, chính xác dựa trên cơ sở là hợp đồng nhập khẩu của công ty Sao Việt đã kí kết với đối tác nước ngoài. Do đây là hoạt động nhập khẩu ủy thác nên trên đơn xin mở L/C cần có đủ 4 chữ kí : chữ kí của giám đốc và kế toán trưởng ủy thác và chữ kí của giám đốc và kết toán trưởng của công ty nhận ủy thác. - Bản sao hợp đồng nhập khẩu kí kết với đối tác nước ngoài - Giấy phép nhập khẩu ( nếu hàng hóa được quản lí bằng giấy phép) Việc kí quỹ mở L/ C của công ty: do công ty có tài khoản ở ngân hàng ngoại thương nên việc kí quỹ sẽ được tiến hành thông qua các nghiệp vụ chuyển khoản của ngân hàng. Trêm thực tế, khi nhận được đơn xin mở L/ C của doanh nghiệp, nhân viên phòng thanh toán quốc tế của ngân hàng sẽ kiểm tra rất kĩ lại thư tín dụng của công ty gửi đến nên trường hợp xảy xa sai sót gây hận quả đáng tiếc 2.3.5.4. Thuê tàu, lưu cước Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào ba căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc điểm hàng mua bán và điều kiện vận tải. Chẳng hạn nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CIF hoặc C and F (cảng đến) hoặc của hợp đồng nhập khẩu là FOB ( cảng đi) thì chủ hàng xuất nhập khẩu phải thuê tàu biển để chở hàng. Tàu này có thể là tàu chuyến nếu hàng có khối lượng lớn và để trần (bulk cargo). Do đó có thể có tàu chợ (liner) nếu hàng lẻ tẻ, lặt vặt, đóng trong bao kiện (general cargo) và trên đường hàng đi có chuyến tàu chợ (regular line). Việc thuê khoang tàu chợ còn gọi là lưu cước (Booking a ship’s space). Nếu ở điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CPT (cảng đến) hoặc CIP (cảng đến) hoặc của hợp đồng nhập khẩu là FCA (cảng đi), thì chủ của hàng xuất nhập khẩu phải thuê container hoặc tàu Ro/Ro để chở hàng. Trong trường hợp chuyển chở hàng bằng container, hàng được giao cho người vận tải theo một trong hai phương thức: Nếu hàng đủ một container (Full container load - FCL), chủ cửa hàng phải đăng ký thuê container, chịu chi phí chở container rỗng từ bãi container (Container yard Cy) về cơ sở của mình, đóng hàng vào container, rồi giao cho người vận tải. Nếu hàng không đủ một container (less than container load - LCL), chủ cửa hàng phải giao hàng cho người vận tải tại ga container (container freight station - CFS). Thông thường, việc thuê tàu, lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, đồng thời có thông tin về thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu, vì vậy công ty thường ủy thác việc thuê tàu, lưu cước cho các đơn vị hàng hải như : Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải ( Vietfracht ), Công ty đại lí tàu biển ( VOSA) 2.3.5.5. Mua bảo hiểm hàng hóa Hàng hoá chuyển chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương. Các chủ hàng xuất nhập khẩu của ta, khi cần mua bảo hiểm đều mua tại công ty Việt Nam. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao (open policy) hoặc là hợp đồng bảo hiểm chuyến (voyage policy). Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng (tức đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu) ký hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là: "Giấy báo bắt đầu vận chuyển" khi mua bảo hiểm chuyến, chủ hàng phải gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là: "Giấy yêu cầu bảo hiểm ". Trên sở "Giấy yêu cầu..."này, chủ hàng và công ty bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm. Ở công ty Sao Việt, trong các hợp đồng nhập khẩu kí kết theo điều kiện CIF cảng đến nên việc mua bảo hiểm sẽ do bên bán chịu trách nhiệm. 2.3.5.6. Làm thủ tục Hải quan Quy trình làm thủ tục Hải quan với hàng hóa nhập khẩu ủy thác của Công ty Sao Việt được tiến hành đúng theo quy định của pháp luật theo các bước sau Bước 1 : Khai báo Hải quan Khi hàng tới cảng, công ty sẽ cử nhân viên chuyên làm nghiệp vụ xuống làm việc với cơ quan Hải quan. Trước tiên , sẽ khai chi tiết về hàng hóa lên tời khai để cơ quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Việc khai báo luôn được đảm bảo trung thực và chính xác, đảm bảo uy tín của công ty với cơ quan Hải quan. Nội dung tờ khai thông thường bao gồm các mục như : Loại hàng, tên hàng, số lượng, giá trị lô hàng, tên phương tiện vận tải, nhập khẩu từ nước nào… Đồng thời với việc khai trên tờ khai Hải quan, sẽ phải xuất trình kèm theo một số chứng từ khác theo yêu cầu như : giấy phép xuất nhập khẩu của công ty, hóa đơn phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết hàng hóa…để hoàn thành bộ hồ sơ Hải quan. Theo quy định của Hải quan Việt Nam, hồ sơ hải quan với hàng nhập khẩu sẽ bao gồm : Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu Hóa đơn thương mại Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng. Giấy phép của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu theo quy định của pháp luật; Bản sao vận đơn Bản kê chi tiết hàng hoá đối với lô hàng có nhiều chủng loại. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) Giấy xác nhận đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa của tổ chức giám định hàng hóa hoặc giấy thông báo của nhà nước về việc miễn kiểm tra về chất lượng ở cấp nhà nước. Chứng từ khác theo quy định của pháp luật đối với từng mặt hàng cụ thể Bước 2: Xuất trình hàng hóa Hàng hóa nhập khẩu của công ty sẽ được sắp xếp theo trật tự thuận tiện nhất cho việc kiểm tra, kiểm soát của cơ quan Hải quan. ( với các chi phí và nhân công cho việc mở, đóng các kiện hàng và phí Hải quan cho việc kiểm tra, giám sát sẽ do Công ty chịu- các chi phí này đã được tính vào chi phí ủy thác đối với khách hàng của công ty) Bước 3 : Thực hiện các quyết định của Hải quan Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định như: Cho hàng được phép ngang qua biên giới (thông quan), cho hàng đi qua một cách có điều kiện (như phải sửa chữa, phải bao bì lại...) cho hàng đi qua sau khi chủ hàng đã nộp thuế; lưu kho ngoại quan (bonded warehouse) hàng không được xuất (hoặc nhập) khẩu... Công ty luôn thực hiện nghiêm túc các quyết định trên. 2.3.5.7. Nhận hàng từ tàu Các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của tổng công ty đã nhập hàng từ đó. Trong khâu này, công ty Sao Việt sẽ trực tiếp thực hiện, không thông qua đơn vị ủy thác giao nhận. Nhân viên công ty sẽ đảm bảo theo dõi việc nhận hàng, đôn đốc cơ quan vận tải về việc lập những biên bản (nếu cần) về hàng hóa và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong giao nhận. Các bước công việc tiến hành cụ thể bao gồm: Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải (ga, cảng) về việc giao nhận hàng từ tàu ở nước ngoài về. Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩu từng năm, từng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển giao nhận. Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá (như vận đơn, lệnh giao hàng...) nếu tàu biển không giao những tài liệu đó cho cơ quan vận tải. Thông báo cho khách hàng ủy thác nhập khẩu về dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng hoặc ngày toa xe chở hàng về sân ga giao nhận. Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp bảo quản và vận chuyển hàng nhập khẩu. Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập những biên bản (nếu cần) về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận. 2.3.5.8. Kiểm tra hàng hóa: Theo tinh thần các quy định của Việt Nam, hàng nhập khẩu về qua các cửa khẩu cần được kiểm tra kĩ càng, mỗi cơ quan ( bao gồm cảng, doanh nghiệp và cơ quan kiểm dịch ) tùy theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó. Đối với công ty Sao Việt , với tư cách là đơn vị nhập khẩu, đứng tên trên vận đơn sẽ phải lập thư dự kháng (letter of reservation), trường hợp nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất sau đó phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định (Survey report), nêu tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo hiểm. Trong những trường hợp khác, công ty sẽ yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập chứng thư giám định (Inspection certificate). Đây là khâu quan trọng có ý nghĩ chiến lược trong việc làm ăn lâu dài của công ty nên công ty rất chú trọng việc kiểm tra chất lượng và đặt yếu tố chất lượng lên hàng đầu. Việc kiểm tra luôn được coi là khâu quan trọng,có ý nghĩa chiến lược trong việc làm và lâu dài của công ty nên công ty hết sức chú trọng, để đảm bảo quyền lợi chính đáng cho khách hàng ủy thác trong trường hợp hàng giao không đảm bảo chất lượng, số lương, quy cách như trong hợp đồng. 2.3.5.9. Làm thủ tục thanh toán Thông thường các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều quy định thực hiện thanh toán bằng thư tín dụng. Sau khi giao hàng xong Công ty nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán nhằm để xuất trình ở ngân hàng và thu tiền về, tránh cô đọng vốn nhằm giúp cho bạn hàng của mìh quay vòng vốn nhanh, tạo sự tín nhiệm cho mối quan hệ lâu dài với công ty. Thông thường, bộ chứng từ thanh toán của công ty bao gồm các giấy tờ sau: Hóa đơn thương mại: 4 bản Trọn bộ gồm 3 bản gốc vận đơn hoàn hỏa đã bốc hàng ghi rõ “ cước đã trả” Hối phiếu trả tiền ngày ký phát cho bên mua Phiếu đóng gói: 2 bản Giấy chứng nhận kiểm định: 2 bản Giấy chứng nhận xuất xứ : 2 bản Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm: 2 bản 2.3.5.10. Giải quyết khiếu nại và thanh lí hợp đồng. Khi có khiếu nại ,công ty thường hợp tác cùng phía khách hàng ủy thác làm các thủ tục khiếu nại và có sự xác nhận của công ty luôn tiến hành các thủ tục khiếu nại một cách kịp thời nhằm tránh bỏ lỡ thời hạn khiếu nại và thương lượng đấu tranh tích cực với đối tác nước ngoài để đảm bảo quyền lợi chính đáng của người ủy thác Hợp đồng sẽ được công ty và đối tác tiến hành thanh lí trong vòng 10 ngày kể từ ngày hoàn tất thủ tục thanh tóa. 2.4. Giao hàng cho đơn vị ủy thác, nhận phí ủy thác và thanh lý hợp đồng Sau khi hoàn thành các thủ tục Hải quan, công ty một lần nữa tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi giao cho đơn vị ủy thác. Việc giao hàng sẽ tùy theo thỏa thuận mà tiến hành ở cảng hoặc kho của người ủy thác. Nếu người ủy thác tiến hành nhận hàng ở cảng thì trách nhiệm của công ty coi như đã hết, trong trường hợp đơn vị ủy thác yêu cầu giao hàng tại kho của họ thì công ty sẽ bố trí phương tiện vận tải chuyên chở hợp lí. Khi đảm bảo chắc chắn hàng hóa đã giao tận tay nhà ủy thác theo đúng số lượng, chất lương, quy cách, phẩm chất, thời hạn như trong hợp đồng ủy thác ban đầu thì công ty sẽ yêu cầu đơn vị ủy thác thanh toán toàn bộ phí ủy thác và các chi phí khác liên quan quy định trong hợp đồng. Chương 3: Các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu ủy thác tại Công ty cổ phần đầu tư thương mại xuất nhập khẩu Sao Việt 3.1. Phương hướng và mục tiêu phát triển của công ty trong thời gian tới 3.1.1.Mục tiêu của công ty trong thời gian tới Công ty cổ phần đầu tư thương mại xuất nhập khẩu Sao Việt là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, hạch toán kinh doanh độc lập, có tư cách pháp nhân trước nhà nước và pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động kinh doanh của mình. Mục tiêu trước mắt và lâu dài của công ty cũng giống như nhiều công ty khác là thu được lợi nhuận cao. Mọi hoạt động của công ty đề có nhằm vào việc tìm kiếm lợi nhuận cao nhất bằng việc phát triển kinh doanh, mở rộng thị trường, nâng cao uy tín, khả năng cạnh tranh của công ty trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Trong dài hạn, công ty đặt ra mục tiêu là khẳng định thương hiệu của mình trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và nhập khẩu ủy thác nói riêng. Về lâu dài, công ty muốn tạo được thế mạnh của mình trên thị trường, mở rộng quy mô kinh doanh bằng việc tiến hành liên doanh, liên kết với các công ty giao nhận, thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp trong và ngoài nước đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của mình. Trong ngắn hạn, mục tiêu của công ty là không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên, nâng cao chất lượng hoạt động xuất nhập khẩu và đầu tư để củng cố niềm tin của khách hàng vào chất lượng dịch vụ. Đồng thời với đó là việc không ngừng tìm kiếm, khai thác khách hàng mới, thị trường xuất khẩu mới. 3.1.2. Phương hướng của công ty trong thời gian tới Để hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng tăng trưởng và phát triển, thích ứng với môi trường kinh doanh ngày càng biến động, đồng thời để khẳng định vị thế của mình trên thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, công ty đề ra một số phương hướng, nhiệm vụ cho giai đoạn tới như sau: Thứ nhất về công tác kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung cần tiến hành theo hướng duy trì , giữ vững khách hàng và thị phần cũ đồng thời tiến hành tìm kiếm, mở rộng thị trường mới một cách tích cực. Đối với hoạt động xuất nhập khẩu ủy thác cần hết sức chú trọng. Với hoạt động xuất khẩu ủy thác cần chú ý chất lượng hàng xuất để đảm bảo uy tín với nhà nhập khẩu nước ngoài. Với hoạt động nhập khẩu ủy thác, cần nắm bắt, bám sát tình hình nhu cầu nhập khẩu trong nước để tiến hành tìm kiếm những nhà cung cấp nước ngoài phù hợp, đồng thời hết sức chú trọng tới thời gian, thời hạn ,chất lượng hàng nhập để đảm bảo quyền lợi của nhà ủy thác. Thứ hai, về phía đội ngũ nhân viên, phương hướng của công ty trong thời gian tới là cùng với sự mở rộng về quy mô của công ty sẽ tiến hành phát triển bộ máy nhân sự cả về chiều rộng và chiều sâu. Một mặt tiến hành đào tạo, củng cố nghiệp vụ cho nhân viên cũ, đồng thời sẽ tuyển thêm cán bộ nhân viên mới có trình độ chuyên môn phù hợp với tiến trình phát triển của công ty. Từng bước phấn đấu nâng cao thu nhập cho nhân viên công ty. Thứ ba, về công tác tài chính. Công ty sẽ duy trì sự tín nhiệm và mối quan hệ với khách hàng cũng như bạn hàng để kịp thời huy động vốn đáp ứng nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty. Đồng thời với đó là việc thực hiện chi tiêu tiết kiệm, đảm bảo hiệu quả kinh doanh với tài sản và nguồn vốn. Trong thời gian tới, công ty cũng đề ra mục tiêu từng bước tăng vốn điều lệ bằng sự đóng góp từ các thành viên trong ban giám đốc. 3.2. Các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu ủy thác tại công ty cổ phần đầu tư thương mại xuất nhập khẩu Sao Việt Căn cứ vào thực trạng công tác nhập khẩu ủy tác tại công ty Sao Việt (như đã phân tích ở chương 2) và mục tiêu, định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới ( đã nêu ở trên), nhằm nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh nhập khẩu ủy thác tại công ty Sao Việt, tôi xin mạnh dạn đề xuất hai nhóm giải pháp như sau: 3.2.1. Nhóm giải pháp từ phía công ty 3.2.1.1. Nghiên cứu, mở rộng thị trường. Nghiên cứu thị trường Trong cơ chế thị trường, bất kì hoạt động kinh doanh nào cũng gắn với thị trường. Sự nắm vững thị trường quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thì công tác nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước cần được quan tâm thỏa đáng. Đối với công tác nhập khẩu ủy thác, vấn đề cần quan tâm khi tiến hành nghiên cứu thị trường là việc xác định n