Chuyên đề Thực tế vận dụng các kĩ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán tài chính do Công ty TNHH dịch vụ tư vấn tài chính kế toán

xuất đều qua ban bảo vệ kiểm tra sát sao. Bộ phận bảo vệ ký duyệt vào phiếu nhập xuất và hóa đơn nếu có khi hàng tồn kho vào hoặc ra khỏi công ty. Bên cạnh đó, kiểm toán viên thực hiện kiểm kê chọn mẫu đối với một số loại hàng tồn kho. Kiểm toán viên sẽ chọn mẫu kiểm đếm một số mặt hàng tại hiện trường và một số mặt hàng trong biên bản kiểm kê. Kiểm toán viên sẽ độc lập sử dụng phiếu kiểm kê để kiểm kê và phản ánh trên giấy làm việc kiểm kê chọn mẫu sau : KTV chứng kiến kiểm kê Nguyễn Văn C Tên khách hàng : Công ty cổ phần thiết bị chiếu sáng A Trang : 7 Tham chiếu S2 Kho : CS2- BN Nhà 4 Tầng 1 Bộ phận:SX Phòng ban : ĐV2 Ngày Thời gian Từ 17h30’ đến 18h45’ ngày 31/12/2008 Mức độ hoàn thành, mô tả, điều kiện, … Số phiếu kiểm kê Tên hàng tồn kho Đơn vị Số lượng 103 Đế tắc te TQ Cái 3795 1 104 Đui đôi 006-M8 Bộ 976 2 105 Axit HCl Kg 689 3 ………. 4 Bảng 2.5 : Giấy làm việc kiểm kê chọn mẫu Kiểm toán viên đối chiếu các mặt hàng đã được kiểm kê chọn mẫu với sổ kế toán của đơn vị và bảng kiểm kê tổng hợp mà đơn vị cung cấp để xác định tính chính xác trong hạch toán và thủ tục kiểm kê của đơn vị. Đối chiếu giữa bản kiểm kê mẫu của mình và bản kiểm kê của đơn vị khách hàng, kiểm toán viên phát hiện có chênh lệch giữa hai bản đối với hàng tồn kho : Axit HCl. Trong biên bản kiểm kê của đơn vị, khối lượng hàng tồn kho này là 680 kg thiếu so với kiểm kê mẫu của kiểm toán viên là 9 kg. Nhân viên kiểm kê đã tiến hành cân đo lại và phát hiện chênh lệch là do nhân viên đã thiếu sót không cân đo một lượng hàng tồn kho này. Kiểm toán viên thực hiện cân đo lại và đưa đến kết luận cuối cùng : do thiếu sót trong quá trình kiểm kê, nhân viên đã bỏ sót 9 kg Axit HCl, nhóm kiểm kê cần có những điều chỉnh thích hợp trong kết luận kiểm kê. Song song với cách thức này, kiểm toán viên tiến hành đối chiếu với sổ sách kế toán để xem liệu số điều chỉnh có quá lớn. Sau quá trình kiểm kê, kiểm toán viên cần tiến hành thu thập toàn bộ chứng từ liên quan để đảm bảo không có danh mục hàng tồn kho nào được thêm vào, kiểm toán viên thu thập danh mục các phiếu kiểm kê và copy các biên bản kiểm kê. Biên bản kiểm kê cuối năm v/v : Kiểm kê nguyên vật liệu tại kho CS2-BN Hôm nay hồi 17h ngày 31/12/2008 Địa điểm : Kho CS2-BN Thành phẩm kiểm kê bao gồm : P TKKTTC : Bùi Văn N Văn phòng 2 : Trần Hạ L Phòng quản lý kho : Nguyễn Thị M Đã tiến hành kiểm kê toàn bộ nguyên vật liệu tại kho CS2-BN Kết quả kiểm kê như sau : Tên sản phẩm Đơn vị Tồn sổ sách Tồn thực tế Chênh lệch Thừa Thiếu Đầu đèn E27 có dây Cái 894.560 894.560 - - Ống gió fi 10 Mét 80 80 - - Đế tắc te TQ Cái 3795 3795 - - Đui đôi 006-M8 Bộ 976 976 - - Axít HCl Kg 689 689 - - ………........ Chữ ký những người liên quan : Thủ kho Kế toán HTK Nhân viên Nguyễn Thị M Bùi Văn N Trần Hạ L Bảng 2.6 : Biên bản kiểm kê cuối năm Cuối cùng, kiểm toán viên thu thập thông tin bổ sung : như cách quy đổi đơn vị đo lường để so sánh giữa các phương thức đo lường khác nhau. Dựa trên những nhận xét trong biên bản ghi nhớ chứng kiến kiểm kê như trên, kiểm toán viên đưa ra những cách thức cải thiện thủ tục kiểm kê của đơn vị khách hàng trong tương lai. Đặc biệt, những cách thức cần khắc phục được các khuyết điểm đã liệt kê : như chưa phân công trách nhiệm để có người kiểm soát phẩm chất hàng tồn kho khi kiểm kê, hay chưa kiểm soát lượng hàng của bên thứ ba ở kho công ty A cũng như hàng tồn kho của Công ty A tại bên thứ ba và nhân viên kiểm kê còn những thiếu sót trong quá trình kiểm kê ảnh hưởng đến kết quả kiểm kê. 2.2.Quan sát Kiểm toán viên thực hiện hai công việc chính trong kĩ thuật này đối với kiểm toán hàng tồn kho : quan sát vật chất và quan sát thủ tục kiểm soát do đơn vị tiến hành. Kiểm toán viên xác định được kỹ thuật công nghệ của Công nghệ khá phức tạp và có quy mô lớn dẫn đến quá trình hạch toán hàng tồn kho có những đặc điểm riêng. Kiểm toán cần đi tham quan nhà xưởng, quan sát quá trình sản xuất từ đầu vào đến thành phẩm để hiểu sâu hơn quá trình hạch toán tương ứng. Kiểm toán tiến hành cuộc tham quan cùng với kế toán hàng tồn kho và kĩ thuật viên trong xưởng. Trong quá trình quan sát, kiểm toán ghi chép các thông tin quan sát kèm theo những nhận xét và đánh giá. Ví dụ kiểm toán viên có thể phản ánh quy trình sản xuất theo sơ đồ như sau : Cắt ống Uốn ống Tráng HQ Sấy khử keo Chùi cổ Hàn vít miệng Hàn nối nhánh Rút khí Luyện nghiệm Lắp ghép ống đèn và chụp đèn Châm keo Hàn Ballast điện tử và ống đèn Lắp chụp nhựa dưới Hàn và nối đầu đèn và ballast Bấm đầu đèn Luyện nghiệm Kiểm tra thông số điện Đóng gói Nhập kho Chăng tóc Làm trụ Làm loa Sơ đồ 2.1 : Quy trình sản xuất đèn compact Quan sát đem đến cho kiểm toán viên những bằng chứng đáng tin cậy, cái nhìn thực tế về đơn vị, nhất là trong quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Quá trình thực nghiệm kiểm soát sử dụng nhiều kỹ thuật quan sát. Kiểm toán viên thực hiện quan sát khi tiến hành thử nghiệm kiểm soát với nghiệp vụ sản xuất và lưu kho vật tư, hàng hóa. Đối với nghiệp vụ sản xuất, các chứng từ phục vụ cho kiểm soát là : phiếu xin lĩnh vật tư, đơn đặt hàng sản xuất, các bảng tập hợp chi phí và các báo cáo kiểm định sản phẩm. Kiểm toán viên cần phải quan sát việc các tài liệu này được thực hiện như thế nào. Xét với Công ty A, kiểm toán viên nhận thấy các tài liệu này có đánh số liên tục và đủ các chữ ký phê duyệt liên quan. Đây là một cơ sở chứng minh cho độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ, hỗ trợ cho kiểm toán viên giảm nhẹ khối lượng công việc. Còn với nghiệp vụ lưu kho, kỹ thuật quan sát được thực hiện nhiều hơn để xét sự tồn tại và tính hiệu quả của các hoạt động kiểm soát. Trước hết, kiểm toán viên quan sát vấn đề phân li trách nhiệm giữa người ghi sổ sách kế toán và người quản lý hàng tồn kho. Xét trong công ty A, kiểm toán viên ghi nhận việc ghi sổ sách và quản lý hàng tồn kho được hai nhân viên riêng biệt thực hiện. Theo kinh nghiệm của mình, hai nhân viên không có dấu hiệu liên kết để biển thủ hàng tồn kho. Đó là nhận xét chủ quan của kiểm toán viên, chính vì thế kiểm toán viên tiến hành kết hợp giữa các kỹ thuật để đưa ra bằng chứng kiểm toán hoàn toàn tin cậy. Bên cạnh đó, kiểm toán viên quan sát việc sử dụng kho bãi và nhân viên bảo vệ. Sau quá trình quan sát, kiểm toán viên nhận thấy hệ thống kho bãi được bảo quản tốt, có những hàng tồn kho đặc biệt như Axit HCl được bảo quản và lưu kho an toàn và trong điều kiện tốt, không bị giảm phẩm chất. Các loại hàng tồn kho được sắp xếp khoa học theo từng loại và không ảnh hưởng đến phẩm chất của nhau. Ví dụ : các hóa chất độc hại được để cách biệt và trong điều kiện bảo đảm an toàn cho người sử dụng, hay các loại hàng tồn kho như nguyên vật liệu, thành phẩm, công cụ dụng cụ được xếp ở các kho riêng biệt. Hệ thống kho bãi luôn được bảo vệ tối ưu để tránh mất cắp, mất trộm. Chìa kho kho bãi chỉ do thủ kho và bảo vệ giữ. Hơn nữa, mỗi lẫn nhập xuất đều cần sự ký duyệt của thủ kho và bảo vệ. Ngoài bảo vệ tại kho,Công ty còn sắp xếp kiểm soát hàng tồn kho tại cửa công ty. Mỗi lần hàng nhập xuất đều cần đủ giấy tờ để ban bảo vệ ký duyệt mới có khả năng vào hoặc ra khỏi công ty. Ngoài ra, các nhân viên khi qua cổng bảo vệ cần kiểm tra túi và cốp xe. Thủ tục kiểm soát bảo vệ kho bãi được thực hiện một cách chặt chẽ. Trong nghiệp vụ lưu kho, kiểm toán viên quan sát tính liên tục của các chứng từ: phiếu xuất kho, lệnh xuất, phiếu lĩnh vật tư, và lệnh sản xuất. Kiểm toán đã nhận thấy những chứng từ này của Công ty A đã được đánh số liên tục, tránh việc trùng lắp với các sản phẩm lưu kho. Đồng thời, kiểm toán viên quan sát dấu hiệu kiểm soát nội bộ của công việc đối chiếu giữa chứng từ gốc với sổ chi tiết và sổ chi tiết với sổ cái. Qua quan sát chứng từ sổ sách cũng như quá trình làm việc của các nhân viên tại công ty A, kiểm toán viên nhận thấy có dấu vết đối chiếu, điều này làm tăng tính tin cậy cho các tài liệu mà khách hàng cung cấp, giảm được khối lượng kiểm tra cho kĩ thuật xác minh tài liệu. Hơn nữa, kiểm toán viên quan sát thấy các hàng tồn kho đều có dấu riêng của Công ty A, đây là thủ tục hiệu quả để tránh nhầm lẫn với hàng tồn kho của các đơn vị khác. 2.3. Điều tra Điều tra dưới hình thức phỏng vấn được thực hiện kết hợp với các kĩ thuật thu thập khác để có bằng chứng kiểm toán thuyết phục nhất. Thông qua phỏng vấn các nhân viên trong Công ty khách hàng, kiểm toán viên có cái nhìn tổng quát nhất về công ty hoặc nhân viên hướng dẫn được kiểm toán viên về hình thức kế toán và các thủ tục của công ty, tạo thuận lợi cho công việc. Hoạt động phỏng vấn đã giúp kiểm toán có cái nhìn sâu hơn về công ty nói chung và quy trình hàng tồn kho nói riêng. Kiểm toán viên thực hiện phỏng vấn trong thử nghiệm kiểm soát là chủ yếu. Kiểm toán viên tiến hành phỏng vấn về các thủ tục liên quan đến việc kiểm tra vật chất hàng tồn kho, phỏng vấn nhân viên tham gia kiểm kê; phỏng vấn nhân viên kiểm tra kho bãi, phỏng vấn những người trực tiếp quản lý kho bãi; phỏng vấn ban giám đốc; tìm hiểu các thủ tục nhập xuất hàng, quy trình sản xuất sản phẩm của đơn vị; phỏng vấn nhân viên kế toán về phương pháp hạch toán hàng tồn kho, sổ sách hàng tồn kho bao gồm cả sổ chi tiết, sổ tổng hợp, 2.3.1. Nghiệp vụ lưu kho hàng hóa, vật tư Khi vận dụng kĩ thuật tham gia kiểm kê vật chất, kiểm toán viên đã trình bày từng bước công việc cụ thể. Khi thực hiện những công việc đó, kiểm toán viên sử dụng kết hợp cả kĩ thuật phỏng vấn. Kiểm toán viên phỏng vấn các thành viên trong nhóm kiểm kê về các thủ tục mà họ đã thực hiện trong cuộc kiểm kê đặc biệt là nhân viên kiểm kê. Sau đây là ví dụ một phần bảng câu hỏi với nhân viên kiểm kê X mà kiểm toán viên đã sử dụng tại công ty A : Câu hỏi Có Không Ghi chú 1. Hàng tồn kho được kiểm kê có thuộc quyền quản lý của nhân viên này không ? P Nhân viên này phụ trách quản lý thành phẩm tham gia kiểm kê nguyên vật liệu 2. Có sử dụng các phương pháp đo lường phù hợp với đặc điểm của hàng tồn kho không ? P Nhân viên đã thực hiện các phương pháp đúng theo hướng dẫn kiểm kê, theo danh mục hàng tồn kho và các phương pháp đo lường tương ứng 3. Khi kiểm đếm hàng tồn kho có đánh dấu những hàng tồn kho đã được kiểm đếm ? P Nhân viên này đã đánh dấu mỗi hàng tồn kho qua kiểm đếm 4. Mỗi hàng tồn kho có được kiểm đếm lại bởi nhân viên độc lập khác ? P Nhân viên này cho biết còn nhân viên Y khác phụ trách kiểm đếm lại một cách độc lập 5. Khi tiến hành kiểm kê, có sổ sách kế toán nào được mang theo không ? P Nhân viên khẳng định là không mang theo sổ sách kế toán 6. Khi kiểm kê có chịu sự giám sát của ai không ? P Có một người khác giám sát quá trình kiểm kê 7. Khi kiểm kê, có phát hiện ra những hàng tồn kho được đánh dấu là của đơn vị khác ? P Nhân viên có phát hiện ra một lượng hàng tồn kho của đơn vị M khác …. Bảng 2.7.Bảng câu hỏi với nhân viên kiểm kê Trong quá trình giám sát kiểm kê hay tham quan nhà xưởng, kiểm toán viên sẽ kết hợp phỏng vấn thủ kho. Kiểm toán viên tiến hành phỏng vấn về việc phân công trách nhiệm cũng như thủ tục nhập xuất có được tiến hành đúng quy định. Sau đây là bảng câu hỏi mà kiểm toán viên xây dựng để phỏng vấn nhân viên K-thủ kho kho CS2-BN của Công ty A : Câu hỏi Có Không Ghi chú 1. Có ký nhận hàng tồn kho đã nhập kho ? P 2. Có lập phiếu xuất kho cho các nghiệp vụ xuất kho căn cứ theo lệnh xuất P Mỗi khi nghiệp vụ xuất phát sinh, lệnh xuất được chuyển đến thủ kho, từ đó thủ kho lập phiếu xuất kho 3. Có tham gia ghi sổ sách kế toán không ? P Không tham gia công việc kế toán ghi sổ 4. Hệ thống kho bãi được bảo vệ như thế nào ? Thủ kho và bảo vệ cầm chìa khóa, cửa được lắp dày dặn chắc chắn. Hàng ngày có nhân viên phụ trách làm vệ sinh kho bãi dưới sự giám sát của thủ kho 5. Các hàng tồn kho được sắp xếp như thế nào ? Hàng tồn kho được phân loại, sắp xếp theo khu vực. Một số hàng tồn kho đặc biệt được bảo quản trong điều kiện đặc biệt : Axit HCl được đặt trong phòng riêng có các biện pháp an toàn. ….. Bảng 2.8. Bảng câu hỏi với thủ kho Kiểm toán viên tiến hành phỏng vấn kế toán hàng tồn kho để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ về hạch toán trong nghiệp vụ lưu kho. Sau khi phỏng vấn nhân viên Z– kế toán hàng tồn kho, kiểm toán viên đã có những kết luận sơ bộ : + Nhân viên Z và nhân viên K – thủ kho được cách li trách nhiệm và không có mối quan hệ quá thân thiết để nghi ngờ có hiện tượng câu kết. + Các sổ chi tiết được đối chiếu với sổ tổng hợp, các chứng từ được đối chiếu với các sổ chi tiết một cách độc lập sau mỗi ngày + Các chi phí về hàng tồn kho đều được thông qua bởi kế toán trưởng + Công ty A sử dụng phần mềm kế toán do chính công ty thiết kế, nhưng chương trình chưa hoàn thiện. Đối với hàng tồn kho, Công ty sử dụng phần mềm kết hợp với sổ sách bên ngoài và các nghiệp vụ được cập nhật thường xuyên theo ngày. + Sổ sách chứng từ về hàng tồn kho được lưu theo tập, xếp theo thứ tự từng tháng một. Các sổ sách chứng từ này được đóng cẩn thận tránh được thất lạc. Kế toán hàng tồn kho chịu trách nhiệm sắp xếp chứng từ của hàng tồn kho và lưu trư các sổ sách liên quan + Các nghiệp vụ phát sinh chỉ được hạch toán khi có đầy đủ giấy tờ hợp lý, hợp lệ. + Kế toán xác định giá trị hàng tồn kho theo giá gốc + Giá trị nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm cuối kỳ được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền từng tháng. + Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên + Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định là chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. 2.3.2. Nghiệp vụ sản xuất Đây là nghiệp vụ cơ bản trong chu trình hàng tồn kho, kiểm toán viên luôn chú trọng các nghiệp vụ sản xuất. Chính vì thế, kiểm toán viên thực hiện nhiều thử nghiệm kiểm soát khác nhau, trong đó sử dụng nhiều đến kĩ thuật phỏng vấn. Kiểm toán viên tiến hành phỏng vấn đối với kế toán chi phí và giá thành sản phẩm và cả kế toán hàng tồn kho và đưa các kết luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ sản xuất. Sau đây là ví dụ tại Công ty A : + Kế toán hàng tồn kho và kế toán chi phí giá thành sản phẩm đều khẳng định các phiếu lĩnh vật tư, đơn đặt hàng sản xuất, các bảng tập hợp chi phí và báo cáo kiểm định sản phẩm đều được đánh số và được phê chuẩn trước. + Kế toán chi phí giá thành sản phẩm đã đối chiếu chi phí nhân công sản xuất, chi phí sản xuất chung với bảng tính lương và chi phí chung đã xảy ra. + Tiến hành phỏng vấn về hệ thống định mức chi phí, kế toán chi phí và giá thành sản phẩm đã có hệ thống này và dựa đó phân tích được sự chênh lệch giữa thực tế ghi sổ so với định mức. Nhân viên kế toán này trình bày là các định mực chi phí đều được các kỹ thuật viên có trình độ ước lượng theo tính toán. kinh nghiệm và hoàn cảnh cụ thể. + Kế toán chi phí và giá thành sản phẩm đã tiến hành đối chiếu sản phẩm dở dang, sản phẩm hoàn thành trong sản xuất với sản phẩm hoàn thành nhập kho. + Kiểm toán viên phỏng vấn về việc cập nhật thông tin cho hàng tồn kho để đưa vào sản xuất. Nhân viên kế toán đưa ra các thông tin cụ thể về hàng tồn kho và chất lượng đầu ra như thế nào ? Nhân viên này đã cập nhật thông tin để xác định định mức sản xuất và số lượng sản xuất. + Để xác định lượng hàng tồn kho tiêu thụ, tránh tồn đọng hàng, Công ty A sử dụng hệ thống dự báo doanh thu. Theo các nhân viên, hệ thống tồn tại và hoạt động và có hiệu quả. + Ngoài ra, qua phỏng vấn nhân viên và ban giám đốc, kiểm toán viên nhận thấy Công ty A đã có các chính sách thiết lập về chuẩn mực kĩ thuật và chính sách kiểm tra chất lượng các sản phẩm. Chính sách này được ban quản lý và ban kĩ thuật kết hợp để xác định chất lượng các sản phẩm. + Về quá trình hạch toán, kiểm toán viên phỏng vấn nhân viên kế toán và được biết Công ty A đã có cách thức sử dụng hệ thống tài khoản của đơn vị trong chu trình hàng tồn kho. Các tài khoản chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung, chi phí nguyên vật liệu được mã hóa cụ thể. Ví dụ được trình bày như sơ đồ tài khoản sau tại công ty A: + Cuối cùng, kiểm toán viên phỏng vấn về danh mục các vấn đề khai báo và rà sót lại khai báo. Nhân viên công nhận không liệt kê danh mục này. 2.4.Xác nhận Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên nhận thấy có hàng tồn kho của đơn vị khác trong kho Công ty A và xác định có lượng hàng tồn kho của Công ty A được gửi bán tại đơn vị khác. Công ty A đã tiến hành gửi thư xác nhận đến một số khách hàng và nhà cung cấp của công ty nhưng số dư của những đối tượng đó không cao. Chính vì thế, song song với quá trình kiểm kê và đối chiếu biên bản kiểm kê với sổ sách để xác định số dư cuối kỳ, kiểm toán viên quyết định gửi thư xác nhận tới Công ty thương mại Thiên đường với số dư hàng gửi bán được ghi nhận trong sổ sách là 83.563.783 VNĐ, và một thư xác nhận về lượng hàng giữ hộ của Công ty Nhựa Niềm tin tại kho của Công ty A – Lượng hàng giữ hộ này có giá trị : 35.873.291 VNĐ. Thư xác nhận được kiểm toán viên lập và chuyển cho Công ty A để gửi đến hai công ty này. Nếu xác nhận về lượng hàng tồn kho, Công ty thương mại Thiên đường và Công ty Nhựa Niềm tin sẽ đóng dấu xác nhận, nếu không phải ghi rõ lý do cho sự chênh lệch giữa sổ sách của họ với giá trị trong thư xác nhận. Sau đây là kết quả thu được: Ngày 09 tháng 04 năm 2009 Kính gửi: Công ty thương mại Thiên đường Địa chỉ: số 342 đường Dĩ vãng, quận Ba Đa, Hà Nội Fax: 84-4-48746907 Theo yêu cầu kiểm toán, chúng tôi kính đề nghị Quý công ty căn cứ số dư trên sổ kế toán của công ty tại thời điểm ngày 31/12/2008 và xác nhận số dư hàng gửi bán giữa công ty chúng tôi với Quý công ty là 83.563.783 VNĐ ( tám mươi ba triệu năm trăm sáu mươi ba ngàn bảy trăm tám mươi ba đồng). Thư xác nhận gửi trực tiếp hoặc fax cho kiểm toán viên của chúng tôi theo địa chỉ ghi dưới. Đây chỉ là thư xác nhận số dư hàng gửi bán. Giám đốc hoặc người đại diện (Họ tên, chữ ký và đóng dấu) Minh Trần Thông Minh Kính gửi: Công tyTNHH dich vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán-AASC (Họ và tên kiểm toán viên: Phạm Thanh H) Địa chỉ: Phòng kiểm toán 3 – Công ty AASC Fax: 84-4-48560975 Chúng tôi xác nhận số dư trên sổ sách kế toán ngày 31/12/2008 của chúng tôi là: 83.563.783 VNĐ ( tám mươi ba triệu năm trăm sáu mươi ba ngàn bảy trăm tám mươi ba đồng) Giám đốc hoặc người đại diện (Họ tên, chữ ký và đóng dấu) Hùng Nguyễn Hào Hùng Bảng 2.9.Thư xác nhận đối với hàng gửi bán của Công ty A Ngày 09 tháng 04 năm 2009 Kính gửi: Công tyNhựa Niềm tin Địa chỉ: số 26 đường Thắng Lợi, quận Thành Công, Hà Nội Fax: 84-4-48547862 Theo yêu cầu kiểm toán, chúng tôi kính đề nghị Quý công ty căn cứ số dư trên sổ kế toán của công ty tại thời điểm ngày 31/12/2008 và xác nhận số dư hàng mà chúng tôi đang giữ hộ Quý công ty là 35.873.291 VNĐ( Ba mươi năm triệu tám trăm bảy mươi ba ngàn hai trăm chín một đồng). Thư xác nhận gửi trực tiếp hoặc fax cho kiểm toán viên của chúng tôi theo địa chỉ ghi dưới. Đây chỉ là thư xác nhận số dư hàng gửi bán. Giám đốc hoặc người đại diện (Họ tên, chữ ký và đóng dấu) Lam Trần Mỹ Lam Kính gửi: Công tyTNHH dich vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán-AASC (Họ và tên kiểm toán viên: Phạm Thanh H) Địa chỉ: Phòng kiểm toán 3 – Công ty AASC Fax: 84-4-48560975 Chúng tôi xác nhận số dư trên sổ sách kế toán ngày 31/12/2008 của chúng tôi là: 35.873.291 VNĐ( Ba mươi năm triệu tám trăm bảy mươi ba ngàn hai trăm chín một đồng) Giám đốc hoặc người đại diện (Họ tên, chữ ký và đóng dấu) Phúc Nhã Văn Phúc Bảng 2.10.Thư xác nhận về hàng giữ hộ Công ty Nhựa Niềm tin tại Công ty A Từ những thư xác nhận này, kiểm toán viên kết luận lượng hàng tồn kho gửi bán và giữ hộ là có thật và lượng hàng này được đối chiếu là chính xác với bên thứ ba. 2.5.Phân tích Kĩ thuật phân tích được kiểm toán viên vận dụng chủ yếu trong phân tích sơ bộ khi lập kế hoạch. Ngoài ra, kiểm toán viên còn áp dụng trong thử nghiệm cơ bản và giai đoạn soát xét tổng thể cuộc kiểm toán, đặc biệt phân tích các yếu tố bất thường xảy ra. Dưới đây là phân tích các khoản mục trên báo cáo tài chính của năm nay so với năm trước, đặc biệt chú trọng đến các chỉ tiêu của hàng tồn kho : Nội dung 31/12/2007 31/12/2008 Chênh lệch giá trị Chênh lệch (%) I/ Tài sản 802.647.102.029 872.811.859.642 70.164.757.613 8,74% A/ TSLĐ và ĐTNH 652.306.381.516 694.149.724.152 41.843.342.636 6,41% 1/ Tiền 170.171.427.788 49.635.321.740 -120.536.106.048 -70,83% 2/ Các khoản phải thu 251.146.195.214 215.731.630.372 -35.414.564.842 -14,10% 3/ Hàng tồn kho 226.287.660.039 422.622.330.328 196.334.670.289 86,76% Hàng mua đang đi đường 4.708.374.740 1.255.816.980 -3.452.557.760 -73,33% Nguyên vật liệu tồn kho 98.522.891.354 187.800.020.988 89.277.129.634 90,62% Công cụ dụng cụ 116.915.267 195.840.796 78.925.529 67,51% Chi phí sản xuất KD dở dang 22.485.453.079 22.892.145.285 406.692.206 1,81% Thành phẩm tồn kho 100.228.783.382 226.086.022.335 125.857.238.953 125,57% Hàng gửi bán 225.242.217 225.242.217 0 0,00% Dự phòng (15.832.758.273) (15.832.758.273) 4/ Tài sản lưu động khác 4.701.098.475 6.160.441.712 1.459.343.237 31,04% B/ TSCĐ và ĐTDH 150.340.720.513 178.662.135.490 28.321.414.977 18,84% II/ NV 802.647.102.029 872.811.859.642 70.164.757.613 8,74% 1/ Nợ phải trả 413.743.980.949 459.639.793.972 45.895.813.023 11,09% 2/ VCSH 388.903.121.080 413.172.065.670 24.268.944.590 6,24% Bảng 2.11.Bảng phân tích sơ bộ bảng cân đối kế toán của Công ty A Chỉ tiêu 2007 2008 chênh lệch VNĐ Chênh lệch (%) 1. Doanh thu thuần về bán hàng 788.062.842.924 832.598.057.646 44.535.214.722 5,65% 2. Giá vốn hàng bán 637.124.729.782 638.687.904.571 1.563.174.789 0,25% 3. Lợi nhuận gộp về bán hàng 150.938.113.142 193.910.153.075 42.972.039.933 28,47% 4. Doanh thu hoạt động tài chính 835.343.339 3.604.454.540 2.769.111.201 331,49% 5.Chi phí tài chính 35.192.387.385 46.442.825.240 11.250.437.855 31,97% 6. Chi phí bán hàng 44.417.116.864 77.272.045.723 32.854.928.859 73,97% 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 21.292.407.963 29.144.852.867 7.852.444.904 36,88% 8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD 50.871.544.269 44.654.883.785 -6.216.660.484 -12,22% 9. Lợi nhuận khác 2.689.844.160 398.056.867 -2.291.787.293 -85,20% 10. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 53.561.388.429 45.052.940.652 -8.508.447.777 -15,89% 11. Tổng lợi nhuận sau thuế 53.561.388.429 45.052.940.652 -8.508.447.777 -15,89% Bảng 2.12.Bảng phân tích sơ bộ về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty A Chỉ tiêu 2007 2008 chênh lệch Tổng HTK/ Tổng TS 28,19% 48,42% 20,23% Tổng HTK/ Tổng DT thuần 28,71% 50,76% 22,05% Tổng HTK/ Tổng GVHB 35,52% 66,17% 30,65% Bình quân HTK 202.690.865.847 324.454.995.184 121.764.129.337 Tỷ lệ vòng quay HTK 3,14 1,97 -1,17 Bảng 2.13.Bảng các chỉ tiêu phân tích về hàng tồn kho Từ các bảng phân tích trên, kiểm toán viên có cái nhìn tổng quát về tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, và nhất là sự biến động của hàng tồn kho tại đơn vị A giữa năm 2008 với năm 2007. Từ bảng phân tích về bảng cân đối kế toán của Công ty A, kiểm toán viên nhận thấy lượng hàng tồn kho tăng đột biến : 196.334.670.289 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng 86,76 %. Yếu tố ảnh hưởng nhất đến sự tăng đột biến này là lượng thành phẩm tồn kho tăng hơn gấp đôi, tăng 125.857.238.953 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng 125,57 %. Tiếp theo là lượng nguyên vật liệu tồn kho tăng 89.277.129.634 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng là 90,62 %. Yếu tố ảnh hưởng thứ ba là lượng công cụ dung cụ tồn kho, tăng 78.925.529 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng 67,51%. Trong khi đó lượng hàng mua đi đường giảm 3.452.557.760 VNĐ tương ứng với tốc độ giảm 73,33 %. Còn lượng hàng gửi bán không biến động, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang tăng nhẹ chỉ có 1,81%. Bên cạnh đó, năm 2008 ghi nhận một khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, còn năm 2007, dự phòng giảm giá hàng tồn kho bằng 0. Kết hợp với bảng phân tích báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty A, kiểm toán viên thấy giá vốn hàng bán tăng 1.563.174.789 VNĐ tương ứng với tốc độ tăng 0,25%. Chứng tỏ lượng hàng bán ra và giá vốn cho một đơn vị sản phẩm không có sự biến động lớn. Ngoài ra, từ bảng phân tích đó, kiểm toán viên nhận thấy doanh thu thuần tăng nhanh so với giá vốn hàng bán. Kiểm toán viên có thể dự đoán lượng hàng bán ra ít thay đổi mà Công ty A tăng giá bán. Đối chiếu với thực trạng lượng hàng tồn kho tăng quá lớn và tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho giảm, kiểm toán viên xét thấy Công ty đã có kế hoạch tăng lượng hàng sản xuất nhưng lượng cung tăng cao so với cầu, dẫn tới còn tồn tại lượng lớn thành phẩm tồn kho và nguyên vật liệu tồn kho. Xét thấy các chỉ tiêu trong bảng phân tích năm 2008 đều tăng khoảng gấp đôi năm 2007 do lượng hàng tồn kho tăng mạnh. Kiểm toán viên xem xét các chỉ tiêu này của cả ngành, nhận thấy đó là thực trạng chung của cả ngành, nhưng đơn vị nên điều chỉnh hợp lý lượng hàng tồn kho hơn. Nguyên nhân là do nền kinh tế thế giới khủng hoảng, kinh tế Việt Nam chịu ảnh hưởng, nên lượng cầu giảm mạnh. Nhưng Công ty A lại tiến hành tă