Chuyên đề Thực trạng đàm phán, ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu của công ty Technoimport

doanh của Công ty vẫn luôn đạt được những kết quả đáng khích lệ. Để đạt được những kết quả đó, trước hết phải nói rằng đó là cả một sự nỗ lực phấn đấu của toàn Công ty cũng như của mỗi cán bộ nhân viên trong Công ty mà cụ thể là: Công ty đã luôn bám sát theo dõi mọi diễn biến của thị trường, thực hiện các biện pháp thâm nhập và phát triển thị trường không ngừng duy trì và mở rộng thị trường truyền thống, thâm nhập vào các thị trường mới một cách có hiệu quả. Bên cạnh đó Công ty cũng chú trọng quan tâm tới công tác tiếp thị, khai thác các mặt hàng nhằm mở rộng thị trường trong và ngoài nước. Qua (Bảng1- phần phụ lục) ta thấy tổng doanh thu của Công ty qua các năm là rất lớn, lớn nhất là vào năm 2001 với doanh thu thực hiện là 452,367 tỷ đồng và năm 1998 thấp nhất là 356,71 tỷ đồng. So sánh tổng doanh thu năm 2001/2000 ta thấy doanh thu tăng với số tiền là 22,624 tỷ đồng tương ứng là 103,5% so với năm 2000. Doanh thu thuần của Công ty tăng dần qua các năm: Năm 1998 là 354,526 tỷ đồng, năm 1999 là 407,186 tỷ đồng, năm 2000 là 426,993 tỷ đồng và năm 2001 là 441,856 tỷ đồng. Tổng kim nghạch XNK hàng hoá của Công ty trong một số năm được thể hiện qua (Bảng 2- phần phụ lục) cho thấy: Đối với hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty trong khi tổng kim ngạch hàng năm trước đây luôn ở mức lớn hơn 120 triệu USD thì trong bốn năm gần đây chỉ đạt trên dưới 100 triệu USD. Đây vẫn có thể coi là một thành tích đáng kể của doanh nghiệp bởi doanh nghiệp không còn được độc quyền xuất nhập khẩu máy móc thiết bị toàn bộ như trước nữa. Sự giảm sút trong kim nghạch xuất nhập khẩu cũng như một số chỉ tiêu kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây có thể được lý giải bởi một số lý do khách quan: việc Nhà nước sửa đổi cơ chế chính sách xuất nhập khẩu tạo ra sự thiếu đồng bộ khiến một số khâu như thủ tục Hải quan, nộp thuế, vận tải... phức tạp và phiền hà gây tốn kém và suy sụp của rất nhiều nền kinh tế trong đó có rất nhiều nước là bạn hàng và là thị trường của Công ty. Cuộc khủng hoảng này gây nên rất nhiều sự tiêu cực đối với hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Technoimport nói riêng. Tỷ giá USD có biến động, biên độ giao động lớn (10%) đã tạo nên cơn sốt ngoại tệ dẫn đến có nhiều dự án trước đây được ngân hàng bảo lãnh nhưng sau đó bị từ chối, do đó mặc dầu Technoimport đã ký kết được hợp đồng để xuất nhập khẩu hàng hoá uỷ thác cho hàng chục công trình trị giá lớn cũng bị mất không. II. Thực trạng đàm phán ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuât nhập khẩu của công ty Technoimport 1. Đối với công tác đàm phán: Trước hết Công ty xác định thời gian và địa điểm đàm phán. Tuỳ từng loại hợp đồng mà Công ty xác định việc đàm phán tại Việt nam hay ở nước ngoài, thông thường thì Công ty thoả thuận đàm phán tại Việt nam. Tiếp theo đó là công tác tiếp đón, bố trí nơi ăn nghỉ cho bên đối tác và quan trọng nhất là công tác chuẩn bị nhân sự cho đoàn đàm phán. Thường thì đoàn đàm phán của Công ty bao gồm: Trưởng đoàn, cán bộ phiên dịch và các thành viên khác. Việc lựa chọn các thành viên cho đoàn đàm phán, trước hết Công ty căn cứ vào trình độ ngoại thương của họ đồng thời cũng căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá và thị trường giao dịch. Nếu mặt hàng có liên quan đến máy móc thiết bị kỹ thuật thì nhất thiết trong đoàn đàm phán phải có ít nhất một cán bộ kỹ thuật, sau đó mỗi thành viên sẽ được giao những nhiệm vụ nhất định như điều tra về thị trường, văn hoá, tôn giáo của phía bên kia. Các thông tin này Công ty thường thu thập chủ yếu từ báo chí, từ phòng Thương mại và Công nghiệp Việt nam, hoặc từ các văn phòng đại diện của Công ty ở nước ngoài nếu Công ty có văn phòng đại diện tại nước của bên đối tác tham gia đàm phán. Bước tiếp theo Công ty tiến hành dự trù kinh phí cho việc đàm phán. Để dự trù nguồn kinh phí này, Công ty thường dựa trên các chỉ tiêu như: Tính chất của cuộc đàm phán, số lượng các công việc phải đàm phán, khối lượng các thương vụ, đối tượng khách hàng. Bước cuối cùng Công ty tiến hành đặt ra các mục tiêu cho cuộc đàm phán như: Thu hồi lợi nhuận tốt nhất có thể được, tạo lập các mối quan hệ làm ăn mới. Công ty thường tiến hành các bước giao dịch chủ yếu sau: * Trong trường hợp Công ty là nhà xuất khẩu: Với tư cách là nhà xuất khẩu, khi giao dịch với các đối tác Công ty thường tiến hành các bước công việc sau: Chào hàng: Trong bước này Công ty tiến hành soạn thảo một bản chào hàng (bằng tiếng Anh) và gửi đến cho bên đối tác, bản chào hàng của Công ty thường gồm những nội dung sau: Tên địa chỉ giao dịch của Công ty, tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì và kỹ mã hiệu, thể thức giao hàng. Theo kinh nghiệm của Công ty thì: Thứ nhất: Khi chào hàng thì bản chào hàng cần được làm bằng giấy tốt, trình bày lịch sự in một mặt và bên cạnh mặt hàng chào bán thì có thể gửi kèm theo catalogue của các mặt hàng khác mà Công ty kinh doanh. Vì thế, nếu Công ty không nhận được đơn đặt hàng từ việc gửi kèm catalogue của mặt hàng đó thì rất có thể việc đó sẽ được thực hiện trong một thương vụ khác khi lần sau họ cần đến sản phẩm của Công ty thì họ sẽ tiến hành đặt hàng. Thứ hai: Công ty cần tiến hành lựa chọn thời điểm chào hàng cho phù hợp. Thông thường là khi Công ty dự đoán thấy nguồn hàng và giá cả đang lên. Thứ ba: Theo Công ty chúng ta không nên chào hàng với một khách hàng duy nhất (như đối với sản phẩm cao su và đối với các sản phẩm nông sản khác Công ty thường gửi đơn chào hàng đến khách hàng Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Singapore). Làm như vậy Công ty sẽ lựa chọn được đơn đặt hàng tốt nhất vì luôn có sự chênh lệch về giá giữa các nước nhất là đối với các sản phẩm nông sản. Thứ tư: Theo Công ty, cũng không nên gửi quá nhiều thư chào hàng tức gửi tràn lan không có chọn lọc, vừa tốn kém chi phí vừa không có hiệu quả mà phải biết được mỗi mặt hàng có một khách hàng riêng. Công ty thường gửi đơn chào bán than cho bạn hàng Nhật Bản, Hàn Quốc, bia chai cho Mỹ, Canađa, Pháp, đồ mây tre đan cho Đức, làm như vậy một mặt Công ty đã thể hiện được sự hiểu biết của mình về thị hiếu của đối tác, mặt khác tạo thuận lợi cho Công ty trong công tác tổ chức nguồn hàng, vận chuyển hàng hoá và bảo quản hàng hoá. Trong trường hợp Công ty và bên đối tác đã có quan hệ giao dịch từ trước thì bản chào hàng chỉ có nội dung cần thiết như: Tên hàng, số lượng, phẩm chất, giá, thời hạn giao hàng. Còn những điều khoản khác sẽ được áp dụng như những hợp đồng đã được ký kết trước đó hoặc theo những quy ước chung giữa Công ty với phía đối tác. Hoàn giá: Trong bước này Công ty và phía đối tác tiến hành thoả thuận các điều khoản liên quan đến hợp đồng. Các mặt hàng xuất khẩu của Công ty là cao su, hàng nông sản, thủ công mỹ nghệ và các mặt hàng này phần lớn chỉ qua sơ chế, bởi vậy họ thường mua với giá rất thấp. Do đó, theo kinh nghiệm của Công ty thì việc hoàn giá phải được tiến hành từ từ, nhượng bộ dần dần và phải có giới hạn trong hạ giá. Chúng ta có thể nhượng bộ trong điều khoản này nhưng lại chủ động giữ giá ở điều khoản khác làm như vậy vừa giữ được chân khách vừa có thể đạt được những thoả thuận khác có lợi cho Công ty. Chấp nhận: Để đạt được đến bước này Công ty và phía đối tác đã có sự đồng ý hoàn toàn các điều kiện liên quan đến đơn chào hàng. Trong ví dụ cụ thể trên, đó là sự đồng ý về tên hàng, phẩm chất, số lượng, giá cả và phương thức thanh toán. Xác nhận: Sau khi thống nhất thoả thuận với nhau về các điều khoản giao dịch, Công ty thường lập bản xác nhận bán hàng gửi đến cho bên mua để họ xác nhận lại những điều đã thống nhất. Bản xác nhận này thường được Công ty lập thành hai bản và mỗi bên giữ một bản. Đặc biệt các Công ty ở Nhật Bản, Pháp rất coi trọng khâu này. Bởi vậy việc xác nhận cần làm khẩn trương song phải chính xác và đầy đủ, tránh bỏ sót các điều khoản của bản chào hàng. * Trong trường hợp Công ty là nhà nhập khẩu: Khi Công ty là nhà nhập khẩu Công ty thường tiến hành giao dịch như sau: Hỏi giá: Theo Công ty việc hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm của người hỏi giá. Do đó nên hỏi nhiều nơi nhằm nhận được nhiều bản chào hàng cạnh tranh nhau để so sánh lựa chọn bản chào hàng thích hợp nhất. Tuy nhiên, cũng không nên hỏi nhiều nơi quá sẽ gây nên thị trường ảo tức là nhu cầu về mặt hàng đó quá căng thẳng dẫn đến giá sẽ cao và không có lợi cho mình. Thông thường nội dung bản hỏi giá có thể gồm: tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, giá cả, điều kiện thanh toán, giao hàng... Đặt hàng: Sau khi xác định thị trường mua, Công ty tiến hành lập một đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp đó với nội dung như sau: tên và địa chỉ giao dịch của Công ty, số hiệu tài khoản và ngân hàng giao dịch, số và ngày tháng lập đơn đặt hàng, tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, chất lượng, đơn giá, thời hạn và địa điểm giao hàng. Trong bước này theo kinh nghiệm của Công ty người mua hàng là người có quyền quyết định. Bởi vậy, trước khi đặt hàng, Công ty thường khảo sát kỹ giá cả các mặt hàng mà mình sẽ nhập khẩu. Song khi đưa ra mức giá thì Công ty thường đưa ra mức giá thấp hơn giá thị trường và cũng như chào hàng, Công ty không đặt hàng ở một nhà cung cấp mà là nhiều nơi. Tuy nhiên, việc xác định quy mô, khối lượng đặt hàng trước hết phải căn cứ vào nhu cầu trong nước. Đối với các mặt hàng mang tính kỹ thuật (sắt, thép, thiết bị toàn bộ, thiết bị lẻ, phụ tùng, nguyên vật liệu) thì trong đơn đặt hàng Công ty thường đề cập một cách chi tiết hơn về các tiêu chuẩn kỹ thuật, nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá, điều kiện bảo hành. Mặt khác, do cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của Công ty rất đa dạng như: sắt, thép, nhôm, que hàn và thị trường nhập khẩu của Công ty cũng rất rộng: Hàn Quốc, Singapore, Nhật Bản... do dó theo kinh nghiệm của Công ty thì mỗi mặt hàng cũng nên có nhà cung cấp riêng của nó. Chẳng hạn khi nhập khẩu que hàn Công ty thường gửi đơn đặt hàng đến Singapore còn khi nhập khẩu máy chế biến gỗ Công ty thường gửi đơn đặt hàng đến Hà Lan, Hàn Quốc. Các bước giao dịch tiếp theo tương tự như trường hợp Công ty là nhà xuất khẩu chỉ có bước "xác nhận" Công ty sẽ lập văn kiện với tên"Giấy xác nhận mua hàng". 2. Đối với công tác ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu Sau khi kết thúc giai đoạn đàm phán, Công ty thực hiện bước tiếp theo là ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu. Hợp đồng mua bán quốc tế có thể được ký kết dưới nhiều hình thức khác nhau: bằng một văn bản, bằng nhiều văn bản, bằng Fax, ở Công ty Technoimport chủ yếu sử dụng hình thức hợp đồng gồm một văn bản. Theo Công ty thì phải có sự thoả thuận thống nhất với nhau tất cả mọi điều khoản trước khi tiến hành ký kết vì khi đã ký kết rồi thì việc thay đổi một điều khoản nào đó sẽ rất khó khăn và bất lợi. Do vậy, trước khi ký kết thì phải xem xét lại kỹ lưỡng, cẩn thận đối chiếu với những thoả thuận đã đạt được trong đàm phán, tránh việc đối phương có thể thêm vào hợp đồng một cách khéo léo những điểm chưa thỏa thuận và bỏ qua không ghi vào những điều đã thống nhất. Những điều khoản trong hợp đồng phải xuất phát từ những đặc điểm của hàng hoá định mua bán, từ những điều kiện, hoàn cảnh tự nhiên xã hội... của nước người bán, người mua, từ đặc điểm và quan hệ giữa hai bên. Trong hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật lệ hiện hành ở nước người bán hoặc ở nước người mua. Người ký kết hợp đồng phải là người có đúng thẩm quyền ký kết. Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng nên là thứ ngôn ngữ mà cả hai bên cùng thông thạo. Thông thường một hợp đồng mua bán ngoại thương gồm những phần sau: Số hợp đồng, ngày và nơi ký kết, tên và địa chỉ của các bên ký kết cùng với các điều khoản của hợp đồng như tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, bao bì kỹ mã hiệu, giá cả, thời hạn và địa điểm giao hàng, điều kiện giao nhận, điều kiện thanh toán, điều kiện khiếu nại, trọng tài, điều kiện bất khả kháng... chữ ký của hai bên. Với những hợp đồng phức tạp nhiều mặt hàng thì có thêm các phụ kiện là bộ phận không tách rời của hợp đồng. Đối với việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu: 3.1.Đối với hợp đồng xuất khẩu: Kiểm tra L/C: Đây là bước quan trọng đối với công tác hợp đồng xuất khẩu vì nó quyết định tới việc hợp đồng có được thực hiện và đem lại kết quả hay không. Quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Công ty Technoimport được ban giám đốc đưa ra và áp dụng đối với các đơn vị thành viên trong từng hoạt động xuất khẩu. Sau khi ký kết hợp đồng thì Công ty tiến hành kiểm tra việc mở L/C của bên nhập khẩu, đối chiếu, so sánh với nội dung của hợp đồng đã ký kết. Nếu có sai thì Công ty yêu cầu người nhập khẩu sửa, tu chỉnh bằng văn bản. Việc kiểm tra thường được thông qua một số ngân hàng như: Vietcombank, EXimbank, Vietincombank. Chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu: Khi Công ty là nhà xuất khẩu thì Công ty phải tiến hành các bước sau: - Ký hợp đồng xuất khẩu uỷ thác với doanh nghiệp Việt nam, chủ yếu là các mặt hàng như than, cao su, bao PP và một số sản phẩm công nghiệp khác. - Cử cán bộ của Công ty tiến hành ký kết và thu mua các loại vật tư hàng hoá của hợp đồng ở trong nước của các cá thể cũng như các doanh nghiệp nhằm tập trung đủ lượng hàng hoá. - Tiến hành đóng gói bao bì, kẻ ký mã hiệu và đưa hàng ra cảng quy định. Làm thủ tục Hải quan: Do trong quá trình ký kết thực hiện các hợp đồng uỷ thác và hợp đồng trong nước đã có sự giám sát chặt chẽ của cán bộ Technoimport, ngoài ra Technoimport thường bán theo giá FOB do đó không phải thực hiện nghiệp vụ thuê tàu và mua bảo hiểm nên bước tiếp theo là làm thủ tục hải quan. Hàng xuất khẩu của Công ty thường được tiến hành theo các cửa khẩu chính là: đường bộ có Hữu nghị quan, đường biển có cảng Hải phòng, cảng TP HCM. Quá trình làm thủ tục tục như sau: - Technoimport tiến hành kê khai chi tiết hàng hoá xuất khẩu lên tờ khai của Hải quan. - Đối với những hàng hoá khối lượng không quá lớn thì Technoimport tiến hành vận chuyển hàng hoá xuất khẩu tới kho Hải quan cửa khẩu để Hải quan tiến hành kiểm lượng và làm thủ tục Hải quan. Tuy nhiên đối với một số hợp đồng có giá trị khối lượng là tương đối thì Technoimport thường mời cán bộ Hải quan tới kiểm lượng và thực hiện chế độ niêm phong kẹp chì. Giao hàng: Hàng sẽ được giao theo địa điểm của Hợp đồng xuất khẩu, thông thường Technoimport thường giao tại Cầu cảng (đối với hàng hoá vận chuyển bằng đường biển) và cửa biên giới (đối với hàng hoá vận chuyển bằng đường bộ). Sau khi giao hàng, cán bộ Technoimport sẽ lấy biên lai thuyền phó và đổi lấy vận đơn sạch, sau đó vận đơn này được chuyển gấp về bộ phận kế toán để lập bộ chứng từ thanh toán. Thanh toán: Với hợp đồng xuất khẩu thì Công ty thường thoả thuận với đối tác sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C hoặc TTR, việc thanh toán thường được thực hiện thông qua Vietcombank, Exim bank, Incombank. Công ty sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng tiến hành lập bộ chứng từ thanh toán hợp lệ với L/C và hợp đồng xuất khẩu sau đó gửi tới các Ngân hàng của mình để uỷ thác việc thanh toán. Việc thanh toán được coi là hoàn chỉnh khi Technoimport nhận được thông báo của các Ngân hàng là đã trả tiền cho Technoimport. 3.2. Đối với hợp đồng nhập khẩu: Như đã phân tích ở trên, hoạt động nhập khẩu là hoạt động chủ yếu của Technoimport kể cả về mặt quy mô và giá trị của các hợp đồng. Do đó, việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu là rất quan trọng. Mở L/C: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, việc đầu tiên Technoimport làm đó là mở L/C tại Ngân hàng cho người hưởng thụ nước ngoài (nếu phương thức thanh toán là L/C). Thông thường đối với bạn hàng mới hoặc giá trị hợp đồng lớn, Technoimport thường áp dụng phương thức thanh toán bằng L/C không huỷ ngang, còn đối với những bạn hàng quen thuộc, đáng tin cậy, giá trị hợp đồng nhỏ thì Công ty áp dụng phương thức thanh toán TTR. Theo quy định của Nhà nước, việc thanh toán cho nước ngoài bắt buộc phải thực hiện qua Ngân hàng của Việt Nam, vì thế Technoimport thường mở L/C tại Vietcombank, exim bank, Ngân hàng đầu tư và phát triển. Hồ sơ xin mở L/C bao gồm: Bản sao hoặc bản chính của hợp đồng nhập khẩu. Đơn xin mở L/C. Để đề phòng việc giao hàng thiếu, bị hư hỏng, đổ vỡ hoặc không đúng quy định, Technoimpt thường chỉ mở L/C có giá trị khoảng 80% trị hợp đồng, phần còn lại sẽ được thanh toán nốt cho người bán nước ngoài bằng TTR khi hàng được nhận đủ và đúng quy định. Sau khi mở, L/C sẽ được chuyển đến người xuất khẩu thông qua Ngân hàng thông báo ở nước xuất khẩu, Ngân hàng sẽ thanh toán cho người xuất khẩu để đổi lấy bộ chứng từ. Làm thủ tục Hải quan: Cũng như xuất khẩu, Technoimport thường nhập khẩu theo giá CIF hoặc CFR nên bỏ qua được nghiệp vụ thuê tàu và mua bảo hiểm. Hàng nhập khẩu của Công ty thường được nhập qua Hữu nghị quan, cảng Hải Phòng, cảng TP Hồ Chí Minh, Cảng Đà Nẵng. - Khi nhận được thông báo, Công ty nhanh chóng cầm vận đơn gốc (Original B/L) đến đại lý tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (Delivery order - D/O ). - Cầm bộ chứng từ nộp cho cơ quan Hải quan để làm thủ tục Hải quan. Bộ chứng từ gồm: Tờ khai Hải quan, Hợp đồng ngoại thương, giấy chứng nhận hàng. Lệnh giao hàng, Hoá đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), chứng từ bảo hiểm, vận đơn gốc (Original B/L), giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty, L/C, quota (nếu có). Khi nhận bộ hồ sơ này, Hải quan sẽ đóng dấu, ký xác nhận vào tờ khai. Nếu qua 5 ngày nhận được thông báo hàng về, Technoimport mới đến nhận hàng thì Technoimport sẽ phải nộp tiền lưu kho, lưu bãi và các chi phí khác cho cảng. Hải quan sẽ cử cán bộ kiểm hoá đem bộ chứng từ cùng với người của Technoimport khi nhận hàng tại kho, mở hàng kiểm tra đối chiếu với bộ chứng từ. Trong trường hợp không phù hợp với bộ chứng từ, Hải quan sẽ không cho phép nhận hàng cho tới khi mọi thứ đều hợp lệ. Khi đó Technoimport phải lập lại tờ khai hải quan (nếu tờ khai không khớp) hoặc phải khiếu nại với người bán. Thủ tục Hải quan sẽ hoàn thành khi tờ khai được ký và đóng dấu xác định "đã phúc tập". Kể từ thời điểm này hàng được phép lưu hành trong nước. Nhận hàng và giao hàng cho người uỷ thác (nếu là nhập khẩu uỷ thác): Công ty thường nhận hàng tại cảng Hải Phòng, cảng TP.Hồ Chí Minh, cảng Đà Nẵng hoặc cửa khẩu Hữu Nghị. Nếu là hợp đồng uỷ thác nhập khẩu, hàng sẽ được giao tại địa điểm do bên uỷ thác yêu cầu. Quy định trong hợp đồng uỷ thác thông thường Technoimport giao hàng tại cảng sau khi đã hoàn tất thủ tục Hải quan hoặc cũng có thể Công ty sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển lô hàng đó tại địa điểm quy định uỷ thác để kiểm tra hàng, ký vào biên bản xác nhận với nhân viên của Technoimport khi hoàn tất việc kiểm tra. Thanh toán: - Thanh toán cho người bán ở nước ngoài Việc thanh toán được tiến hành thành nhiều đợt vừa để đảm bảo an toàn cho Công ty vừa để tránh những khó khăn về vốn. Ký kết hợp đồng nhập khẩu thanh toán 10-15% trị giá hợp đồng như một khoản tiền đặt cọc để cam kết mua hàng. Khi nhận bộ chứng từ thì thanh toán 75 - 80% giá trị hợp đồng. Sau khi nhận đủ hàng, sẽ thanh toán nốt phần còn lại bằng TTR. Nếu giao hàng thiếu, đổ vỡ hay không đúng quy định Công ty sẽ thoả thuận với người bán để thay thế, bổ sung, sửa chữa hay trừ đi một số tiền tương ứng. Riêng với việc nhập khẩu thiêt bị toàn bộ hay dây truyền công nghệ 10% còn lại sẽ được thanh toán thành hai đợt: 5% khi ký kết biên bản nghiệm thu với chủ đầu tư trong nước, 5% khi hết hạn bảo hành mà không có bất kỳ một sự cố nào xảy ra. - Thanh toán với người uỷ thác (nếu là nhập khẩu uỷ thác): Thông thường được áp dụng theo hai phương thức: + Thanh toán qua tài khoản của Technoimport tại ngân hàng. Người uỷ thác phải thanh toán bằng séc hoặc chuyển khoản bằng VND được quy ra ngoại tệ theo tỷ giá của ngân hàng Ngoại Thương tại thời diểm tiền được chuyển vào tài khoản của Công ty. + Thanh toán trực tiếp của người nước ngoài (trong trường hợp người uỷ thác và Technoimport cùng tham gia ký kết hợp đồng ngoại thương). Trong cơ chế quản lý kế hoạch hoá tập trung, chủ thể hợp đồng của các hợp đồng là hai chính phủ của hai nước, các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu thực chất chỉ thực hiện kế hoạch nhà nước giao về số lượng, quy cách chất lượng. Vì vậy, việc ký kết hợp đồng hầu như đã theo một khuôn mẫu sẵn và tương đối đơn giản. Sau những thay đổi cơ bản của nền kinh tế, cho đến nay Công ty đã tự mình giao dịch với khách hàng để ký kêt hợp đồng, không còn thụ động, trông chờ vào nhà nước như trước kia nữa. Bằng uy tín và mọi sự cố gắng nỗ lực của mọi thành viên trong Công ty, các khách hàng đã đến với Công ty tăng dần và số lượng hợp đồng ký kết qua các năm ngày càng tăng. Qua bảng ba (phần phụ lục) ta thấy thị trường xuất khẩu chính của Công ty là các nước Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Singapore, Trung Quốc... Số hợp đồng xuất nhập khẩu ký kết tăng dần qua các năm, chẳng hạn năm 1999 số hợp đồng ký kết được trong thị trường Nhật Bản (về mặt hàng than) là 34 hợp đồng, năm 2000 là 45 hợp đồng và đến năm 2001 số hợp đồng được ký kết là 64 hợp đồng: Đối với hàng công nghiệp, ở thị trường Liên bang Nga năm 1999, Công ty đã ký được 12 hợp đồng, con số này trong năm 2001 là 32 hợp đồng. Còn ở bảng bốn (phần phụ lục) ta thấy thị trường nhập khẩu chính của Công ty là các nước như: Pháp, Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, Trung Quốc, số hợp đồng ký kết với các nước này cũng tăng dần qua các năm, cho thấy nhu cầu về các mặt hàng nhập khẩu ngày càng tăng thể hiện rõ sự tăng trưởng phát triển nền kinh tế nước ta và đời sống của nhân dân ngày càng được ổn định và phát triển. Tuy nhiên, không phải bất cứ hợp đồng nào mà Công ty tham gia ký kết đều thực hiện được. Theo số liệu của Công ty thì có khoảng 3% trong tổng số hợp đồng đã ký không thực hiện được. Điều này có thể được lý giải bởi một số lý do khách quan: Việc Nhà nước sửa đổi một số cơ chế chính sách xuất nhập khẩu tạo sự thiếu đồng bộ khiến một số khâu như thủ tục hải quan, nộp thuế phức tạp và phiền hà hơn gây tốn kém và thiệt hại cho doanh nghiệp nhưng một lý do quan trọng khác là cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ ở khu vực Châu á vừa qua đã gây nên sự yếu kém và suy sụp của rất nhiều nền kinh tế trong đó có rất nhiều nước là bạn hàng và là thị trường của Technoimport. Cuộc khủng hoảng này gây nên rất nhiều tác động tiêu cực đối với hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Tecnoimport nói riêng. Tỷ giá USD có biến động, biên độ giao động lớn (10%) đã tạo nên cơn sốt ngoại tệ dẫn đến có nhiều dự án trước đây được ngân hàng bảo lãnh nhưng sau đó bị từ chối do đó mặc dù Technoimport đã ký kết được hợp đồng để xuất nhập khẩu hàng uỷ thác cho hàng chục công trình trị giá 50 triệu USD cũng đã bị mất không. Không như một số Công ty khác chỉ tập trung vào các thị trường quen thuộc, thị trường truyền thống một cách bảo thủ. Công ty Technoimport đã và đang vươn tới các thị trường mới ở Châu Âu, Châu Mỹ. Đây là những thị trường có tiềm năng rất lớn, song rất khó tính mặc dù vậy một số hợp đồng ký kết của Công ty sang các thị trường này ngày một tăng, ví dụ như Mỹ, Pháp, Thuỵ Điển, Hà Lan. III. Nhận xét đánh giá chung về công tác đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu của công ty Technoimport 1. Những thuận lợi đối với việc ký kết thực hiện hợp đồng của Công ty Kể từ khi Việt Nam trở thành thành viên chính thức của khối ASEAN và đến năm 2006, Việt Nam sẽ áp dụng hiệp định chung về ưu đãi thuế quan (CEPT) của khối với biểu thuế xuất nhập khẩu từ 0-5% và hàng rào phi thuế quan bị cắt bỏ. Do vậy, trong giai đoạn từ nay đến năm 2006 nhu cầu của nền kinh tế về nhập khẩu các loại máy móc thiết bị, dây chuyền công nghệ tiên tiến có khả năng sản xuất ra những mặt hàng có sức cạnh tranh là rất lớn. Hoạt động thương mại giữa Việt Nam và các nước ASEAN sẽ ngày càng thuận lợi và dễ dàng hơn. Do đó trước mắt các doanh nghiệp Việt nam kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ có lợi rất nhiều. Qua 40 năm hoạt động, Technoimport đã khẳng định được uy tín của mình với khách hàng trong và ngoài nước. Là một Công ty hàng đầu về nhập khẩu thiết bị toàn bộ, có thời gian hoạt động lâu dài do đó tích luỹ được rất nhiều kinh nghiệm trong kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương. Nắm vững tâm lý của mọi khách nước ngoài mà Công ty có cách giao tiếp và ứng xử phù hợp. Đối với mỗi loại thiết bị toàn bộ Công ty biết mua ở thị trường nào là có lợi nhất, Công ty có đủ kinh nghiệm trong việc giao dịch và đàm phán nhằm đưa ra các điều kiện có lợi nhất. Công ty có đội ngũ cán bộ chuyên môn đông đảo, có đủ trình độ để thực hiện các công việc phức tạp trong hoạt động thương mại quốc tế: Giao dịch, đàm phán, thanh toán quốc tế. Một phòng xuất nhập khẩu các trưởng, phó phòng đều có thể giao dịch trực tiếp với khách hàng nước ngoài bằng một trong hai thứ tiếng thông thạo là tiếng Anh và tiếng Pháp. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trong việc chủ động làm ăn với khách hàng nước ngoài, tiết kiệm thời gian và chi phí trong giao dịch và đàm phán. Công ty có một hệ thống các chi nhánh, VPĐD ở trong và ngoài nước. Hệ thống chi nhánh và văn phòng này tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyên môn hoá trong hoạt động của Công ty. Các VPĐD của Công ty ở nước ngoài giúp cho việc thu thập thông tin của khách hàng, giám sát việc thực hiện hợp đồng cũng như đảm bảo quyền lợ