Chuyên đề Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty TNHH Quảng Cáo và Thương Mại Thanh. Những giải pháp hoàn thiện

t Nam, họp từ xa không có gì lạ vì họ cũng đã từng tiến hành hội họp qua Internet từ lâu, nhưng chủ yếu vẫn mang tính nội bộ hoặc ban giám đốc họp với đối tác nước ngoài. Hình thức hội thảo khoa học trực tuyến có sự tham gia của đại biểu từ nhiều nước vẫn chưa diễn ra ở Việt Nam. Khi được hỏi lý do tại sao, một số doanh nghiệp trả lời rằng về công nghệ, Việt Nam hoàn toàn có thể hội thảo trực tuyến ở quy mô lớn nhưng do doanh nghiệp chưa quen với hình thức này. Thật ra, hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến đã bắt đầu nhen nhóm từ lâu ở Việt Nam, cũng khoảng gần hai năm, phổ biến nhất là trên các diễn đàn, chỉ khác là quy mô còn rất nhỏ. Cách đây hơn một năm, một số diễn đàn của các bạn trẻ yêu thích công nghệ thông tin, thay vì mỗi tuần hay mỗi tháng phải tổ chức họp mặt ban quản trị rất tốn kém mà không khả thi do một số thành viên ở quá xa, các thành viên quyết định hẹn nhau họp mặt trên mạng. Cứ vào buổi tối theo thời gian đã định, ban quản trị vào chức năng conference của Yahoo để chat bàn công việc. Không chỉ họp mặt, một số diễn đàn còn tổ chức các buổi thảo luận trên mạng về công nghệ mới với số lượng người tham gia đôi khi chỉ có mười mấy người. Mục đích của các cuộc hội họp dạng này chỉ nhằm phục vụ cho diễn đàn, hoàn toàn không vì lợi nhuận. Trong tương lai, hình thức hội họp sơ khai này sẽ phát triển thành các cuộc hội thảo trực tuyến mang tính quốc tế. b. Các yếu tố chi phối - Về sự tăng trưởng kinh tế: Những năm trở lại đây, tổng sản phẩm nội địa (GDP) tăng trưởng khá cao và ổn định, khoảng trên 7% hằng năm. Cùng với kinh tế phát triển, thu nhập bình quân đầu người ngày càng tăng. Khi nền kinh tế tăng trưởng mạnh, thu nhập của người dân cao, đời sống vật chất được đảm bảo trong khi đó có nhiều sự kiện liên quan đến họ hàng ngày, hàng giờ, hàng tháng phải tổ chức với những mục đích nhất định. Mỗi sự kiện họ tổ chức đều muốn tốt đẹp và có tác động mạnh đến đối tượng nhận tin mà họ hướng tới. Cho nên họ sẵn sàng đầu tư trong lĩnh vực này. Như vậy với sự phát triển lạc quan của nền kinh tế đã, đang và sẽ ảnh hưởng tích cực đến thị trường tổ chức sự kiện. - Yếu tố chi phối từ phía luật pháp: Từ khi Việt Nam gia nhập AFTA và WTO thì các quy định của luật pháp càng khắt khe hơn đối với các doanh nghiệp. Điều này có tác động tích cực là giúp các doanh nghiệp cạnh tranh lành mạnh hơn. Tuy nhiên nhiều những quy định pháp lý còn chồng chéo, chưa rõ ràng cho nên nhiều lúc hay gây ra tranh chấp, đối đầu giữa các doanh nghiệp tổ chức sự kiện. - Yếu tố về thị trường: Trên thị trường hiện nay đang có sự biến động mạnh về giá cả, do đó tác động đến lợi nhuận của các doanh nghiệp. Đa số các doanh nghiệp theo đó cũng tăng giá cả. Việc tăng giá trên đã liên tục khiến các công ty thay đổi bảng giá. Điều này nhiều khi gây khó khăn cho các doanh nghiệp vì các khách hàng thường kêu ca, phàn nàn nhiều. Nhưng nếu không tăng giá thì lại ảnh hưởng đến lợi nhuận công ty. Do đó cần thời gian để khách hàng thích nghi dần với giá cả tăng cao. - Yếu tố hội nhập: Việt Nam gia nhập WTO hứa hẹn tăng trưởng mạnh hơn về khoa học công nghệ, sự giúp đỡ của các chuyên gia nước ngoài, tạo điều kiện cho các nhân sự nâng cao trình độ và sự chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. 1.2. Hoạt động kinh doanh của công ty 1.2.1 Các lĩnh vực hoạt động Thế mạnh của công ty Thanh's là các sản phẩm Thiết kế và Dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp. Điều này không đồng nghĩa với việc Thanh's là nhà sản xuất không suất sắc. Mọi thành viên của Thanh's đều hiểu, yêu quý và trân trọng sản phẩm của mình. Vì vậy, công ty luôn đem lại cho Các Quý Khách hàng những sản phẩm có Hiệu quả kinh tế - mỹ thuật cao nhất + Tư vấn xây dựng và Quản trị thương hiệu doanh nghiệp: Đây là lĩnh vực hoạt động được Ban Quản trị Doanh nghiệp đặc biệt chú trọng. Từ thời điểm năm 1996, khi những vấn đề liên quan đến hoạt động quảng cáo còn manh nha ở Việt Nam, những sáng lập viên Công ty Quảng cáo Thanh's đã tập trung tích luỹ, nghiên cứu, phân tích và xử lý các thông tin liên quan đến hoạt động xây dựng Thương hiệu Doanh nghiệp. Với mong muốn hỗ trợ tốt nhất cho doanh nghiệp, đặc biệt các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp đã thực hiện các chương trình nghiên cứu, tổng kết và phản hồi thông tin 02 năm 1 lần, với sự tham gia nhiệt tình của gần 500 doanh nghiệp. Hiện nay, hoạt động Tư vấn của Thanh's tập trung vào hai mảng chính: Tư vấn, hỗ trợ hoạt động xây dựng và quản trị thương hiệu Dành cho các Doanh nghiệp vừa và nhỏ thông qua các chương trình nghiên cứu và phản hồi thông tin; các chương trình cung cấp miễn phí tư liệu tư vấn (đã chuyển tư liệu đến hơn 500 doanh nghiệp qua đường thư tín, cập nhật 06 tháng/ lần)... Cung cấp Bộ nhận diện thương hiệu Tiêu chuẩn và Tài liệu “Cook-book”. + Tổ chức Sự kiện: Tham gia tài trợ, tổ chức sự kiện… được xem là chìa khoá kết nối, thiết lập luồng thông tin nhiều chiều giữa các tổ chức, các Doanh nghiệp, Thương hiệu với công chúng và khách hàng mục tiêu. Hiểu rõ điều này, công ty quảng cáo Thanh’s luôn đặt tính Bản sắc và chất lượng thực hiện sự kiện là yếu tố Tiên quyết. + Thiết kế - In: Tôn chỉ trong hoạt động thiết kế của công ty là: Không chỉ đáp ứng yêu cầu của Khách hàng, mà còn khơi gợi và mở rộng mong muốn của Khách hàng ở mức tối ưu. Nhờ những lợi thế trong hoạt động tư vấn xây dựng thương hiệu, các nhà sáng tạo của công ty luôn nỗ lực xây dựng và khắc hoạ Bản sắc văn hoá kinh doanh và Hỉnh tượng thương hiệu Doanh nghiệp trong các sản phẩm Thiết kế của mình. + Thiết kế - thi công Showroom - Hội chợ - Nội Thất Sản xuất Bảng hiệu quảng cáo 1.2.2 Mô hình bộ máy tổ chức GĐ điều hành Phòng kế toán GĐ kinh doanh Ban tư vấn xây dựng thương hiệu Bộ phận tài chính – hành chính Bộ phận sản xuất Phòng thiết kế Phòng dịch vụ khách hàng Phòng tổ chức sự kiện Phòng marketing Ban vận động tài trợ sự kiện Xưởng in máy Xưởng in lưới Các nhà cung cấp 1.2.3 Nhiệm vụ các phòng ban 1.2.3.1 Phòng dịch vụ khách hàng - Nhiệm vụ chung: + Chủ động liên lạc và trao đổi công việc với các đối tượng khách hàng theo định hướng của công ty và theo kế hoạch do trưởng phòng dịch vụ khách hàng hoạch định + Chủ động quản lý hệ thống khách hàng. Ví dụ: khách hàng mục tiêu loại 1/loại 2/loại 3… + Chủ động xây dựng các chương trình hỗ trợ, phục vụ và cảm ơn khách hàng dựa trên kế hoạch định hướng. Trường hợp cần xây dựng chương trình tổng thể, phòng dịch vụ khách hàng cần có sự trao đổi cụ thể với giám đốc + Tuỳ từng trường hợp cụ thể có trách nhiệm cùng với các bộ phận khác thực hiện các công việc chung hoặc hỗ trợ công việc cho các bộ phận khác Công việc cụ thể + Với khách hàng cũ: Ø Trường hợp là nhân viên mới được giao nhiệm vụ quản lý khách hàng cũ, cần chủ động liên lạc với khách hàng, giới thiệu bản thân: tên/điện thoại liên lạc, xin thời gian thích hợp để đến và làm quen với khách hàng Ø Đối với nhân viên phòng dịch vụ khách hàng nói chung: cần tận dụng các mối quan hệ với khách hàng cũ để nghe các phản hồi về: ü Sản phẩm dịch vụ của Thanh’s ü Quan điểm của khách hàng về định hướng mục tiêu của Thanh’s ü Tìm hiểu nhu cầu thực sự của các “thân chủ” để hỗ trợ khách hàng trong khả năng hiện thời của Thanh’s ü Tìm hiểu thêm về ngành kinh doanh của khách hàng: các bạn hàng, đối thủ cạnh tranh của những vấn đề đang là cấp thiết của ngành hàng Ø Mọi thông tin liên quan đến khách hàng cần được thể hiện trong báo cáo tổng kết hoặc trong các báo cáo cá nhân gửi giám đốc Ø Thông tin mới trao đổi với khách hàng cũ: thư cảm ơn, thiệp chúc mừng, thư giới thiệu khách hàng mới, dự án mới của công ty Thanh’s + Với khách hàng mới: Ø Khách hàng mục tiêu: Thông tin về khách hàng mục tiêu được phòng marketing cập nhật theo từng quý hoặc từng mùa vụ cụ thể. Phòng dịch vụ khách hàng có trách nhiệm khai thác tốt lượng thoong in đó để mở rộng đối tượng khách hàng tiềm năng. Trong giai đoạn 2005-2006 ban giám đốc và phòng marketing vẫn tiếp tục tham gia hỗ trợ trực tiếp hoạt động này cung với phòng dịch vụ khách hàng Ø Khách hàng lẻ: thông tin về khách hàng lẻ có thể được cập nhật theo nhiều nguồn (qua truyền thông, quan hệ cá nhân), trao đổi những thông tin về công ty với khách hàng mới. + Đàm phán và ký hợp đồng + Sản phẩm thiết kế: khách hàng phải được xem market cuối cùng và phải ký xác nhận về nội dung trước khi sản xuất hàng loạt. Kể cả với các sản phẩm thường xuyên sản xuất cho khách hàng + Giao hàng: hàng chỉ được giao sau khi đã đóng gói, kiểm kê, dán tem theo tiêu chuẩn của công ty Thanh + Sau bán hàng: người nhận hàng có trách nhiệm trao đổi lại với khách hàng về chất lượng sản phẩm hàng hoá, thời hạn thanh toán, gửi thư cảm ơn khách hàng. + Dịch vụ chăm sóc khách hàng: dịch vụ sau bán hàng có thể được thực hiện bằng nhiều hình thức như thư chúc mừng khách hàng vào các dịp nhất định, thư và quà riêng cho từng cá nhân, cung cấp các thông tin hữu ích hỗ trợ khách hàng, các hình thức giảm giá, khuyến mại cho từng đối tượng,.. 1.2.3.2 Phòng marketing Là bộ phận nghiên cứu và phân tích thông tin: giúp công ty có những chính sách cụ thể, đúng thời điểm Tổng hợp, thu thập, phân tích các kết quả điều tra để đưa ra: các bảng tổng kết tình hình của khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đối thủ của khách hàng…Công việc thu thập và tổng kết thông tin được thực hiện theo các yêu cầu của phòng dịch vụ khách hàng hoặc do giám đốc chỉ định Lập các dự án với các khách hàng mới Lập kế hoạch thực hiện chào hàng theo các dự án để dần chiếm lĩnh các thị trường mục tiêu 1.2.3.3 Phòng thiết kế Có trách nhiệm thiết kế mọi yêu cầu hợp lý, đủ thông tin do người đề nghị thiết kế yêu cầu. Sản phẩm thiết kế phải đảm bảo các yêu cầu về thời gian, nội dung, chất lượng như đã được đề nghị Khi sản phẩm thiết kế đã hoàn thành, bộ phận thiết kế có trách nhiệm yêu cầu người đề nghị thiết kế xem lại bản thiết kế trên máy, hoặc bản in nhập trước khi chuyển giao cho khách hàng. Bộ phận thiết kế có trách nhiệm sửa đổi market theo yêu cầu của người đề nghị thiết kế sao cho bản market gửi cho khách hàng ở tình trạng tốt nhất có thể Khi đã nhận được yêu cầu hoàn thiện để đi in, bộ phận thiết kế có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các yêu cầu của phụ trách sản xuất sao cho công việc được tiến hành thuận lợi, đúng tiến độ và đạt chất lượng Với các sản phẩm in can, cắt chữ, in phun bạt..bộ phận thiết kế có trách nhiệm nhắc nhở người thiết kế và phụ trách sản xuất kiểm tra lại toàn bộ nội dung trước khi đưa vào sản xuất 1.2.3.4 Bộ phận sản xuất - Có trách nhiệm theo dõi quá trình sản xuất bắt đầu từ khi nhận được lệnh sản xuất do người nhận hàng hoặc người được uỷ quyền viết - Cùng với người nhận hàng và thiết kế kiểm tra lại các phần nội dung, lỗi chính tả…trước khi tiến hành sản xuất dựa trên market đã ký duyệt. Chịu trách nhiệm đối với các sai hỏng về phim: nhầm ảnh, thiếu nội dung, sai mẫu - Có trách nhiệm kiểm soát quá trình sản xuất đạt yêu cầu chất lượng và tiến độ như đề nghị sản xuất. Trong trường hợp thời gian giao hàng được đề nghị trong lệnh sản xuất không hợp lý, cần trao đổi ngay với người nhận hàng để giải quyết - Có trách nhiệm giao hàng đầy đủ, đúng hẹn cho khách hàng. Khi giao hàng có biên bản giao nhận, biên bản này được giao cho phòng kế toán quản lý làm chứng từ thanh toán - Có trách nhiệm thu thập thông tin về các nhà cung cấp vệ tinh, mẫu vật liệu, mẫu hàng hoá theo yêu cầu của người giám đốc và người nhận hàng - Tuỳ từng trường hợp cụ thể, có trách nhiệm cùng với các bộ phận khác thực hiện các công việc hoặc hỗ trợ công việc cho các bộ phận khác. 1.2.4 Các khách hàng chính của công ty 1.2.4.1 Các thân chủ Các khách hàng của công ty có ở hầu hết các ngành: - Trong ngành thực phẩm: Công ty thực phẩm Hà Nội - Ngành xây dựng: Công ty cổ phần sơn châu Á, công ty cổ phần đầu tư và phát triển đô thị Long Giang, công ty xây dựng Trường Giang, Công ty Mộc Đông Á - Ngành ngân hàng: ngân hàng Nam Á - Ngành dệt may: công ty Hafasco, công ty Thaloga - Ngành công nghiệp: Vimatcorp, Fujitsu, Faber - Ngành dịch vụ: công ty cổ phần Hà nội Golf Club, công ty du lịch Hà Nội 1.2.4.2 Các đối tác vàng - Công ty cổ phần Thủy Tạ - Công ty cổ phần Mặt Trời Vàng - Công ty TNHH Vạn An - Công ty liên doanh Ausnam - Công ty TNHH Weldtec 1.2.5 Về quảng cáo và tổ chức sự kiện 1.2.5.1 Doanh thu qua các năm: Đơn vị: triệu đồng 2004 2005 2006 2007 Tư vấn 100 230 200 In 310 420 500 430 Sự kiện 200 415 500 Bảng biển 200 300 500 400 Tổng doanh thu 510 1020 1730 1530 Chi phí thuần 250 700 1000 1000 Chi phí quản lý 110 200 400 420 Lợi nhuận 150 120 245 110 1.2.5.2 Phân tích biến động trong doanh thu và lợi nhuận Từ năm 2000 – 2003 doanh số của công ty thấp nhưng lợi nhuận lại tương đối ổn định. Có được như vậy là do vào thời điểm đó nguyên vật liệu giá vẫn còn rẻ nên lợi nhuận rất tốt. Hơn nữa công ty còn thực hiện được những chính sách ưu đãi đối với người lao động để khuyến khích họ ngày càng làm việc tốt hơn. Năm 2004 đến 2005: lợi nhuận là 120 triệu, so với giai đoạn trước thì giảm 30 triệu. Nguyên nhân của nó là do giai đoạn này công ty tập trung nhiều vào đào tạo đội ngũ nhân viên của công ty để nâng cao nghiệp vụ đồng thời tuyển thêm những nhân viên mới vào làm để mở rộng quy mô. Do đó đã làm tăng chi phí quản lý. Thêm vào đó là các quỹ của công ty: quỹ quảng cáo chiếm 30% lợi nhuận, quỹ phúc lợi chiếm 15%, quỹ thưởng chiếm 20%, quỹ phòng trừ rủi ro 5%, quỹ thoái đầu tư 10%, lợi nhuận được chia 20%. Năm 2005, công ty đã bắt đầu hoạt động thêm ở lĩnh vực tổ chức sự kiện với ưu thế là có xưởng in ấn và có đội ngũ tư vấn về xây dựng thương hiệu. Tuy nhiên mới bước chân vào thị trường này nên gặp nhiều khó khăn do đó doanh thu năm này cũng mới đạt được 200 triệu. Đến năm 2006, sau một năm hoạt động trong lĩnh vực này, các nhân viên trong công ty đã nỗ lực không ngừng làm việc và học hỏi kinh nghiệm, doanh thu năm này tăng gấp hai lần ngoài dự đoán của công ty. Hàng loạt các sự kiện của các công ty đã được công ty Thanh đứng ra tổ chức và đạt được sự thành công rực rỡ. Công ty đã có sự tín nhiệm của nhiều bạn hàng và nhiều đối tác Năm 2007, lợi nhuận cũng thấp vì nguồn nguyên liệu tăng giá. Trong khi công ty vẫn duy trì giá cố định cho khách hàng vì công ty đã cam kết không tăng giá hai năm cho các khách hàng truyền thống.Nhưng riêng về lĩnh vực tổ chức sự kiện, vẫn với tiến độ họat động mạnh của năm 2006, công ty tiếp tục duy trì và mở rộng hơn nữa về mức độ bao phủ. Vì nhiều bạn hàng sau khi đã thuê công ty tổ chức, họ thấy hài lòng và giới thiệu cho những người bạn của họ, nhờ đó mà công ty không chỉ có được khách hàng trung thành mà còn thêm nhiều khách hàng mới. 1.2.5.3 Những đánh giá, kết luận, nhận xét về hoạt động kinh doanh Với sự nỗ lực của tất cả các nhân viên trong công ty cùng với những chiến lược đã đưa ra mà công ty đã, đang và sẽ thực hiện, công ty đã đạt được những thành tựu: + Công ty đã xây dựng các nội dung về xây dựng chiến lược và thực hiện chiến lược với nhiều vấn đề lý luận và quan điểm khác nhau trong hoạt động xây dựng và quản trị thương hiệu. Phần xây dựng chiến lược bao gồm về xây dựng thương hiệu, thiết kế logo, sáng tạo slogan, xây dựng hình tượng thương hiệu, định vị thương hiệu, chiến lược phát triển thương hiệu và đánh giá thương hiệu – tất cả những nội dung này đều nhằm mục đích tạo nên một thương hiệu vững mạnh. Sau đó, phần thực hiện chiến lược đi sâu cụ thể vào các chiến lược trong marketing để xây dựng thương hiệu: gồm dự báo và lập kế hoạch, chiến lược sản phẩm, chiến lược giá, chiến lược phân phối, chiến lược xúc tiến bán, định vị thương hiệu và chiến lược về nhân sự và hướng vào phương châm:”bám rễ vào tâm lý khách hàng mục tiêu” + Đến nay công ty quảng cáo Thanh đã có được rất nhiều sự hỗ trợ và tín nhiệm từ bạn hàng: gồm rất nhiều các thân chủ trong nhiều ngành như:ngành thực phẩm, ngành xây dựng, ngành ngân hàng, ngành dệt may, ngành công nghiệp, ngành dịch vụ. + Công ty cũng có nhiều đối tác vàng là các công ty có tên tuổi đó là: công ty cổ phần Thủy Tạ, công ty cổ phần Mặt Trời Vàng, công ty TNHH Vạn An, công ty liên doanh Golf Hà Nội,… + Đặc biệt công ty đã tổ chức thành công nhiều sự kiện trong năm 2007 như giải bóng đá công an, các chương trình hoà nhạc đặc biệt và chương trình gây quỹ học bổng. Nhưng bên cạnh đó, trong quá trình thực hiện công ty cũng gặp những phải những khó khăn và đó chính là điểm hạn chế của công ty: Công ty Thanh làm về lĩnh vực tư vấn thương hiệu và tổ chức sự kiện là mới mẻ nhưng lại không có các chuyên gia tư vấn nước ngoài nên không có sự chuyên nghiệp cao. Đặc biệt là về tổ chức sự kiện, nếu có được sự tư vấn của họ thì tổ chức sự kiện có được tính chuyên nghiệp cao hơn nữa đồng thời các nhân viên của công ty có thể học hỏi và tích lũy thêm được kinh nghiệm trong lĩnh vực này CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA CÔNG TY 2.1 Khái quát về tổ chức sự kiện Trung bình hàng năm các doanh nghiệp chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD vào hoạt động tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm... Tuy nhiên, hầu hết những người làm công tác tiếp thị đều không ý thức được một cách rõ ràng đâu là lợi ích mà khoản đầu tư đó mang lại. Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp. - Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa bán hàng và hoạt động tiếp thị: Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó. - Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị hỗn hợp: Xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. - Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” đến đâu, bất kể tạo ra được ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu. Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một sự kiện, cần lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Điều quan trọng là phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến họ. - Đặt mục tiêu cụ thể: Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để doanh nghiệp đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất cần thiết, vì doanh nghiệp cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành. - Tổ chức sự kiện phải có ngân sách phù hợp với mục đích cụ thể: Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu chỉ gói gọn trong việc xây dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương. Có những lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Do đó, nếu đối thủ cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức sự kiện thì doanh nghiệp cũng không nên quá lo lắng mà nên quan tâm vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải. - Quảng bá sự kiện: Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, doanh nghiệp càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự. - Thiết lập và theo sát các mối liên hệ: Nếu triển lãm thương mại đang diễn ra, doanh nghiệp nên dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện thương mại như thế, doanh nghiệp phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự cho mình. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu doanh nghiệp chưa chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó mà cần phải làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để đầu tư vào việc tổ chức một sự kiện khác. - Nhân lực là yếu tố quan trọng: Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin. Thành công sẽ nằm ở việc xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng doanh nghiệp mình trong sự kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này cũng không kém phần quan trọng. - Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh: Tổ chức thực hiện một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt khác.Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược. - Sự liên hệ trong khi sự kiện được tổ chức + Liên hệ với người phát biểu, người đọc diễn văn Người phát biểu và người đọc diễn văn tại chương trình sẽ phải được lựa chọn để đảm bảo rằng chương trình được diễn ra theo đúng tiến độ. Trong một số trường hợp cần phải quan tâm tới giọng điệu của người phát biểu, người phát biểu phải phù hợp với giới tính và tiêu đề đang được thảo luận. Nếu một sự kiện được thiết kế chỉ xoay quanh người phát biểu chính thì phải liên hệ và thảo luận với họ trước khi sự kiện xảy ra. Nếu mà có sự phát biểu của chủ tịch, bộ trưởng thì phải luôn luôn có một sự hỗ trợ trong trường hợp họ kết thúc bài phát biểu. Người phát biểu sẽ được lựa chọn dựa trên kinh nghiệm và khả năng họ thể hiện sự chuyên nghiệp. Bởi vì họ có liên quan đến giới nghe nhìn, truyền thông. Những người phát biểu tiềm năng sẽ được liên hệ qua điện thoại với những thông tin phác thảo về chủ đề sự kiện, nội dung cụ thể đã được gửi tới họ bằng Email hoặc bằng thư trước đó. Một khi những người phát biểu đã được lựa chọn, nhất thiết phải gửi cho họ một mẫu yêu cầu để họ lựa chọn và điền vào + Liên hệ với đoàn chủ tịch Một ban chủ tịch làm việc tốt sẽ đóng góp sự thành công rất lớn cho sự kiện diễn ra theo đúng chương trình đã vạch. Ban chủ tịch sẽ được cung cấp một bản viết vắn tắt về sự kiện. Nội dung bản vắn tắt đó bao gồm: ∙ Thời gian và địa điểm của sự kiện ∙ Mục tiêu của sự kiện – Sự kiện nhằm đạt được điều gì ∙ Tiểu sử chi tiết về những người sẽ phát biểu, những điểm chính trong bài phát biểu của họ ∙ Danh sách các đại biểu tham dự ∙ Một bản copy lịch trình sự kiện ∙ Những câu hỏi dự định sẽ dành cho ban chủ tịch để trả lời sau mỗi bài phát biểu ∙ Quản lý thông tin chung để nhắc nhở khán giả về: tắt điện thoại di động, nơi để bình cứu hỏa, nơi vệ sinh…Nhắc nhở người phát biểu giữ đúng thời gian và yêu cầu các đại biểu điền vào mẫu đánh dấu sau cuối sự kiện ∙ Những thông tin để liên hệ khác bao gồm cả số điện thoại di động của người tổ chức sự kiện để dành trong trường hợp có vấn đề rắc rối nảy sinh trong ngày diễn ra sự kiện + Liên hệ với các đại biểu Các vị đại biểu đã được cung cấp những thông tin chủ yếu về sự kiện trước ngày sự kiện diễn ra. Tuy nhiên, một túi đựng tài liệu liên quan đến sự kiện cũng vẫn phải được cung cấp cho các đại biểu ngay k